 |
Ausgabe vom 16. März
2005 |
| In dieser
Ausgabe |
Outlook-News & Downloads
- Spotlight: Diagramme in TV-Qualität für Excel &
PowerPoint
- Download-Tipp: Über 1.000 neue Icons für Ihre
Symbolleisten in Outlook
- News: Aktualisierung des Junk-Mail-Filters von
Outlook 2003
Outlook-Helpline
Newsletter-Tipp
| Outlook-News &
Downloads |
Spotlight: Diagramme in TV-Qualität für Excel & PowerPoint
Endlich professionelle Geschäftsgrafiken in Ihren Excel-Tabellen und PowerPoint-Präsentationen: Mit Amigo 2000 steht eine leistungsfähige Erweiterung zur Verfügung, die Ihnen mit minimalem Aufwand die Erstellung professioneller Diagramme in verblüffender Qualität ermöglicht.
Amigo 2000 wurde in der Ausgabe 3/2004 der Fachzeitschrift "c't" getestet und für gut befunden. In dem Artikel, in dem verschiedene Office-Erweiterungen vorgestellt wurden, heißt es unter anderem:
"Mit Amigo 2000 gibt es jedoch eine Möglichkeit, auch Excel-Zahlen in sehenswerte Diagramme zu überführen, die man sonst in Hochglanzmagazinen oder TV-Wahlanalysen sieht."
Der Schlüssel dabei ist die integrierte "Rendering-Funktion". Per Mausklick wird das komplette Diagramm neu berechnet und erscheint dann in einem raffinierten 3D-Look. Dabei benötigen Sie keine spezielle 3D-Grafikkarte, sondern können das Programm auf jedem System nutzen, auf dem auch Office 97, 2000, XP oder 2003 im Einsatz sind. Weitere Informationen und viele Beispiele finden Sie unter:
http://www.add-in-world.com/katalog/amigo2000/
Download-Tipp: Über 1.000 neue Icons für Ihre Symbolleisten in Outlook
Versionen: Outlook 2000, 2002/XP und 2003
Sie suchen nach aussagekräftigen Icons für Ihre selbst definierten Symbolleisten? Die standardmäßig von Outlook angebotene Auswahl ist sehr bescheiden und so müssen Sie schon selber künstlerisch tätig werden, um zum Ziel zu kommen. SmartTools Iconhelp hilft weiter: In Outlook finden Sie über 1.000 verschiedenen Schaltflächen-Symbole, die Sie mit unserem kostenlosen Tool übersichtlich anzeigen und durchblättern können. Damit Sie nicht den Überblick verlieren und jederzeit die wichtigsten Symbole wieder finden, können Sie auf Wunsch Stichworte zuordnen und die komfortable Suchfunktion einsetzen.
Möchten Sie eines der Icons nutzen, klicken Sie es einfach an, rufen das Kontextmenü Symbol in Zwischenablage kopieren auf und weisen es dann Ihrer eigenen Schaltfläche zu. Der besondere Bonus für VBA-Entwickler: SmartTools Iconhelp für Outlook kann auch direkt aus der Entwicklungsumgebung gestartet werden und zeigt die "FaceID" zu jedem Symbol an, die Sie für die Erstellung von Symbolleisten per Makro benötigen. Das Gratis-Tool finden Sie unter der folgenden Adresse:
 |
SmartTools
Iconhelp für Outlook |
News: Aktualisierung des Junk-Mail-Filters von Outlook 2003
Auch in diesem Monat hat Microsoft den Junk-E-Mail-Filter für Outlook 2003 wieder aktualisiert. Das neueste Update vom 8.3.2005 inklusive aller vergangenen Aktualisierungen finden Sie unter:
Junk-E-Mail-Filter für Outlook 2003
| Outlook-Tipp der
Woche |
Der Abfrage-Generator: Undokumentierte Hilfe zum Suchen und Filtern in Outlook , Teil 2
Versionen: Outlook 98, 2000, 2002/XP und 2003
Setzen Sie häufig die "Erweiterte Suche" oder die Filterfunktion für Ordneransichten ein? Dann sind Sie sicher auch schon an die jeweiligen Grenzen gestoßen. Manche Suchkriterien lassen sich einfach nicht definieren, weil Sie keinen Einfluss auf die logischen Verknüpfungen der einzelnen Bedingungen nehmen können und weil Sie mehrere Einzelbedingungen nicht miteinander kombinieren können.
Dabei besitzt Outlook eigentlich ein entsprechendes Hilfsmittel, und zwar den so genannten "Abfrage-Generator". Dieser ist standardmäßig aber nicht aktiv, - angeblich weil die Programmstabilität nicht hundertprozentig gewährleistet ist. Wir konnten bislang allerdings keine Probleme feststellen und meinen deshalb, dass sich ein Versuch lohnt, den Abfrage-Generator einmal auszuprobieren.
Im ersten Teil des Tipps in der letzten Woche haben wir gezeigt, wie Sie den Abfrage-Generator über eine kleine Anpassung der der Registry aktivieren, eine eigene Suche definieren und mehrere Kriterien "und" bzw. "AND" oder mit einem "oder" respektive "OR" verknüpfen. (Ob deutsche oder englische Operatoren angezeigt werden, richtet sich nach Ihrer Outlook-Version.)
Das allein kann schon sehr hilfreich sein, wenn Sie zum Beispiel nach E-Mail-Nachrichten mit bestimmten Betreffzeilen suchen wollen und wenn in den Betreffzeilen zwei verschiedene Suchbegriffe enthalten sein sollen. Bei der normalen Suchfunktion von Outlook führen zwei Suchbedingungen wie
Betreff enthält Rechnung
Betreff enthält 2004
dazu, dass alle Mails gefunden werden, die ENTWEDER "Rechnung" ODER "2004" in der Betreffzeile haben. Mit dem Abfrage-Generator können Sie die beiden Bedingungen so formulieren, dass Sie mit einem logischen "und"/"AND" verknüpft sind. Das heißt, Sie finden tatsächlich nur die Mails, die SOWOHL "Rechnung" ALS AUCH "2004" im Betreff haben.
Aber der Abfrage-Generator kann noch mehr. Wenn Sie mindestens drei Bedingungen zur Liste hinzufügen, können Sie verschachtelte Suchbedingungen aufstellen. Angenommen etwa, Sie wollten alle Mails suchen, die von einer Person namens "Schumann" kommen und entweder "München" oder "Sedlmayer" im Betreff haben oder denen Sie - unabhängig vom Absender - die Kategorie "Projekt München" zugewiesen haben. Das erreichen Sie folgendermaßen:
- Rufen Sie die "Erweiterte Suche" auf und wechseln Sie auf die
Registerkarte Abfrage-Generator (bzw.
Abfrage-Editor in Outlook 98).
- Geben Sie zunächst die vier generellen Abfragekriterien
ein:
Von - enthält - Schumann
Betreff - enthält - München
Betreff - enthält - Sedlmayer
- Nun stufen Sie die Kategorien-Bedingung eine Stufe herauf, indem Sie
sie in der Liste markieren und die Schaltfläche Nach oben anklicken.
- Verfahren Sie genau so mit der Von-Bedingung.
- Da die Kategorie für sich stehen muss und nur die Betreffzeilen vom
Absender "Schumann" abhängig sein sollen, müssen Sie die
Kategorie-Bedingung erneut eine Stufe heraufsetzen. Verwenden Sie dafür
wieder die Nach oben-Schaltfläche.
- Das Listenfeld des Abfrage-Generators enthält jetzt drei
Kriteriengruppen, die jeweils als "und"/"AND"-Verknüpfungen definiert
sind. Sie wollen aber gar nicht alle Mails finden, auf die alle vier
Bedingungen zutreffen. Als erstes Unterscheidungsmerkmal soll die
Kategorie ODER der Absender dienen. Dazu ändern Sie die logische
Verknüpfung über der Kategorie-Bedingung. Markieren Sie also das "und"
bzw. "AND" oberhalb der Kategorie-Zeile und wählen Sie dann im
Dropdown-Feld Logische Gruppe den
Operator "oder" bzw. "OR" aus.
- Die logische Und-Verknüpfung über der Von-Zeile können Sie
beibehalten, denn Sie wollen nicht sämtliche E-Mails des Absenders
"Schumann" finden, sondern nur die mit bestimmten Betreffzeilen.
Folglich sind die Von-Zeile und die darunter stehenden
Betreff-Bedingungen logisch per "und"/"AND" verbunden.
- Nur in den Betreffzeilen suchen Sie jetzt nicht alle Mails, die
sowohl "München" als auch "Sedlmayer" enthalten, sondern solche, in
denen entweder der eine Text oder der andere steht. Das bedeutet, Sie
müssen die Und-Verknüpfung über den Betreff-Bedingungen in eine
Oder-Verknüpfung umwandeln, indem Sie die Zeile mit dem entsprechenden
"und" bzw. "AND" markieren und dann per Dropdown-Feld Logische Gruppe in ein "oder" bzw. "OR"
ändern.
- Damit haben Sie das verschachtelte Such-/Filterkriterium
eingerichtet, sodass Sie nur noch die Suche starten oder den Filter
einschalten müssen.
|
ANZEIGE Outlook-Daten komfortabel und automatisch
sichernWas würde passieren, wenn Ihre Outlook-Daten plötzlich und unerwartet verloren gehen? Sie verlieren meistens nicht nur E-Mails, sondern auch wichtige Adressen, Termine aus dem Kalender, Aufgaben und Notizen. Hinzu kommt ein erheblicher Einrichtungsaufwand, um alle Filter und Regeln, Kategorien, Signaturen, Symbolleisten und E-Mail-Konten so einzurichten, dass Sie wieder wie gewohnt arbeiten können. Mit dem brandneuen SmartTools Outlook Backup haben Sie diese Probleme zuverlässig im Griff:
http://www.add-in-world.com/katalog/outlook-backup/ |
| Outlook-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Outlook 97, 98, 2000, 2002/XP oder 2003? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an:
outlook-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Outlook-Daten an andere Anwender weitergeben
Versionen: Outlook 98, 2000, 2002/XP und 2003
FRAGE: Vor dem Arbeitsplatzwechsel in eine andere Abteilung möchte ich alle geschäftlich relevanten E-Mails, Adressen und Aufgaben aus Outlook an meinen Nachfolger weitergeben. Auf meine "Persönlichen Ordner" habe aber nur ich Zugriff. Wie schaffe ich es trotzdem, die Informationen aus meinen Outlook-Ordnern möglichst verlustfrei an einen anderen Anwender zu übergeben?
C. Brenker
ANTWORT: Sie müssen Ihre "Persönlichen Ordner" bzw. Ihr Exchange Server-Postfach in eine unverschlüsselte PST-Datei exportieren. Diese kann von anderen Anwendern direkt geöffnet oder in die jeweils eigenen Outlook-Ordner importiert werden. Hier die Schritte im Einzelnen:
- Wählen Sie in Outlook Datei-Importieren/Exportieren an.
- Auf der ersten Seite des Import/Export-Assistenten markieren Sie die
Option "Export(ieren) in eine Datei". Dann klicken Sie auf Weiter.
- Als Dateityp aktivieren Sie "Persönliche Ordner-Datei (*.pst)", was
Sie erneut mit Weiter bestätigen.
- Nun markieren Sie Ihren "Persönlichen Ordner" oder, wenn Sie mit
Exchange Server arbeiten, Ihr eigenes "Postfach". Außerdem aktivieren
Sie das Kontrollkästchen Untergeordnete Ordner
einbeziehen respektive Unterordner
einbeziehen (in Outlook 2002/XP und 2003). Mit der
Schaltfläche Weiter gehen Sie zum
nächsten Schritt des Assistenten.
- Klicken Sie auf Durchsuchen, um
Zielordner und Dateinamen der exportierten PST-Datei festzulegen.
Anschließend wählen Sie noch eine der Duplikatoptionen aus und starten
den Exportvorgang mit der Schaltfläche Fertig
stellen.
- Bevor die Datei auf die Festplatte geschrieben wird, können Sie
jetzt noch angeben, wie der Name lauten soll, der später in der
Ordnerliste von Outlook angezeigt wird (beispielsweise "Persönliche
Ordner - Martin Mustermann"). Wichtig ist dann, dass Sie die Option
Keine Verschlüsselung anwählen. So
werden die Daten in einem Format gespeichert, das universell gelesen
werden kann. Auch die Kennwort-Felder lassen Sie leer. Sobald Sie auf
Ok klicken, beginnt der eigentliche
Exportvorgang, der je nach Umfang Ihres Outlook-Postfachs einige Zeit in
Anspruch nehmen kann.
- Nach Abschluss des Vorgangs beenden Sie Outlook.
|
ANZEIGE Serienmails jetzt ganz einfach und komfortabel mit Word
verschickenVergessen Sie den umständlichen Versand von Serienbriefen per Post! Ab sofort können Sie Angebote, Preislisten, Newsletter, Ankündigungen usw. direkt aus Word ganz einfach per E-Mail verschicken. Der SmartTools Serienmailer ist direkt in Word integriert und mit wenigen Mausklicks startbereit:
http://www.add-in-world.com/katalog/word-serienmailer/ |
Lookout mit Exchange Server
Versionen: Outlook 2000, 2002/XP und 2003
FRAGE: Sie haben vor einiger Zeit das Suchwerkzeug Lookout vorgestellt (Anm. der Redaktion: Kostenloser Download unter http://www.lookoutsoft.com/Lookout/download.html). Die Informationen zu dem Produkt hören sich viel versprechend an. Meine Frage nun: Ist das Tool auch für Anwender interessant, die mit einem Exchange Server arbeiten?
M. Elberg
ANTWORT: Definitiv ja! Im Prinzip macht es überhaupt keinen Unterschied, ob Sie Lookout mit einer "Persönlichen Ordnerdatei" (PST-Datei) oder mit einem Exchange Server-Postfach einsetzen. Die entsprechenden E-Mail-, Kontakte-, Kalender-Ordner usw. werden automatisch in die Indizierung eingeschlossen, um anschließend optimale Suchergebnisse zu liefern.
Wer mit einem Exchange Server arbeitet, greift häufig aber auch auf Öffentliche Ordner zu. Auch das ist kein Problem für Lookout. Alle Ordner, die Sie über die Ordnerliste von Outlook erreichen, können Sie auch in die Lookout-Suche einbeziehen. Normalerweise müssen Sie Lookout aber erst mitteilen, dass Öffentliche Ordner auf einem Exchange Server für die Suchfunktion indiziert werden sollen.
Dazu klicken Sie in der Lookout-Symbolleiste auf Options. Anschließend setzen Sie ein Häkchen neben den Eintrag "Öffentliche Ordner". Oder wenn Sie nicht alle Öffentlichen Ordner durchsuchen wollen, blenden Sie die untergeordneten Ebenen ein und kreuzen Sie dann gezielt die Ordner an, die beim Suchen verfügbar sein sollen.
Für die Suche selbst macht es ebenfalls keinen Unterschied, ob Sie mit oder ohne Exchange Server arbeiten. Die Syntax ist in beiden Fällen identisch, sodass Sie zum Beispiel problemlos gezielt in einem speziellen Öffentlichen Ordner auf dem Exchange Server suchen können. Tipps zur Suchstrategie hatten wir bereits in früheren Ausgaben von Outlook Weekly veröffentlicht.
| Newsletter-Tipp |
Access-Tipps kostenlos per E-Mail
SmartTools Access Weekly ist ein kostenloser wöchentlicher Newsletter mit interessanten Tipps für Anwender und Entwickler von Access 97, 2000, 2002/XP und 2003:
- Aktuelle Informationen über Bugs und Patches
- Helpline für Ihre Fragen zu Access
- Tipps für effektivere Arbeitstechniken
- Undokumentierte Parameter und Funktionen
- Nützliche VBA-Prozeduren
- Download-Links zu Access-Erweiterungen
| Abonnementverwaltung |
Um SmartTools Outlook Weekly abzubestellen, senden Sie einfach das Kommando "unsubscribe" an die Adresse
outlook-weekly-html-request@smarttools.de
Bitte beachten Sie, daß das Kommando im Nachrichtentext stehen muß (nicht im Betreff) und Sie keine Mail im HTML-Format senden dürfen. Weitere Informationen zur Verwaltung der Liste erhalten Sie mit dem Kommando "help" an dieselbe Adresse.
|
Copyright © 2005 SmartTools Publishing Thomas
Tai