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Ausgabe vom 16. März
2006 |
| In dieser
Ausgabe |
News & Downloads
- News: Adressen mit wenigen Mausklicks nach Outlook
übernehmen
- Download-Tipp: Kategorien jetzt so schnell und
einfach wie nie zuweisen
- News: Neue Updates beheben sechs Sicherheitslücken
in Office 2003, XP und 2000
- News: Endgültiges Design der neuen Outlook-Version
vorgestellt
Outlook-Helpline
- Getrennte PST-Dateien für private und geschäftliche
Nachrichten
- Mehrere E-Mails in einem Vorgang
ausdrucken
| News &
Downloads |
News: Adressen mit wenigen Mausklicks nach Outlook übernehmen
Unser beliebter SmartTools Adress-Assistent 2.0 für Outlook steht jetzt auch in einer erweiterten Pro-Version zur Verfügung. Die pfiffige Outlook-Erweiterung bietet zunächst einmal alle Funktionen der kostenlosen Version:
- Markieren Sie einfach eine Adresse im Text einer Mail und rufen Sie
den Assistenten auf.
- Die Markierung wird analysiert und auf die entsprechenden Felder
"Anrede", "Firma", "Strasse", "Ort", "Telefon", "E-Mail" usw.
verteilt.
- Korrekturen oder Erweiterungen nehmen Sie bei Bedarf mit wenigen
Mausklicks vor und lassen den entsprechenden Kontakt dann voll
automatisch in Outlook anlegen.
- Integration in den Internet Explorer - Markieren Sie eine Adresse
auf einer Internetseite und übernehmen Sie sie über das Kontextmenü
(Klick mit der rechten Maustaste) aus dem Internet Explorer nach
Outlook
- Stimmen Sie Ihren Adress-Assistenten individuell auf spezielle
Adressformate ab, mit denen Sie es immer wieder zu tun haben.
- Wählen Sie einen beliebigen Kontakte-Ordner aus, in dem der
Assistent den neuen Kontakt speichern soll.
- Automatische Korrektur von Umlauten und kleingeschriebenen
Adressen
- Automatische Aufteilung mit Leerzeichen getrennten Adressblöcken in
Einzelzeilen.
- Direkte Übernahme eines Kontaktes nach Word oder
Excel.
http://www.add-in-world.com/katalog/ol-adressass-pro/
Download-Tipp: Kategorien jetzt so schnell und einfach wie nie zuweisen
Mit Hilfe von Kategorien können Sie Kontakte, Aufgaben, Termine, E-Mails usw. in Outlook noch effektiver organisieren. Nutzen Sie die neue Version des kostenlosen SmartTools Kategorie-Assistenten, um die Zuordnung von Kategorien in Zukunft noch schneller vorzunehmen. Nach der automatischen Installation wählen Sie zunächst in einem aus der kompletten Kategorienliste die Kategorien aus, die Sie immer wieder benötigen.
In Zukunft können Sie Ihre Kategorien dann so schnell und einfach wie nie zuweisen: markieren Sie einfach die gewünschte E-Mails, den Termin, die Aufgabe oder den Kontakt (auf Wunsch natürlich auch mehre Elemente) und klicken Sie die gewünschte Kategorie in der neuen Liste Kategorie zuordnen an, die unser Assistent automatisch installiert hat. Und das war's schon. Sie müssen keine Dialoge mehr aufrufen, sondern sind bereits mit zwei Mausklicks am Ziel!
Sie finden den kostenlosen Download unter:
 |
SmartTools
Kategorie-Assistent kostenlos
herunterladen! |
News: Neue Updates beheben sechs Sicherheitslücken in Office 2003, XP und 2000
In dem aktuellen Security Bulletin für den März hat Microsoft gleich auf sechs neu entdeckte Sicherheitslücken in verschiedenen Office-Applikationen hingewiesen:
Security Bulletin von Microsoft
Fünf der Probleme beziehen sich ausschließlich auf Excel, wobei in jedem Fall eine manipulierte Excel-Arbeitsmappe dafür sorgen kann, dass unbemerkt schädlicher Programmcode ausgeführt wird. Auf diese Weise können beispielsweise Daten ausgespäht, Dateien gelöscht oder unerwünschte Programme installiert werden. Die sechste Sicherheitslücke betrifft alle Office-Anwendungen: durch die Manipulation des so genannten "Routing Slips" in Office-Dateien ist ebenfalls kann es ebenfalls zur Ausführung von unerwünschten Programmen kommen.
Die Sicherheitslücken werden alle als "Kritisch" oder "Wichtig" eingestuft, so dass Sie die in dem Security Bulletin angegebenen Updates schnellst möglich installieren sollten.
News: Endgültiges Design der neuen Outlook-Version vorgestellt
Im September 2005 hat Microsoft erstmals die neue Benutzeroberfläche von Office 2007 vorgestellt. Seitdem konnte eine ausgewählte Gruppe von Anwendern die erste Beta-Version testen und Erfahrungen an das Entwicklungsteam weitergeben. Das Design wurde daraufhin noch einmal überarbeitet und nun in seiner endgültigen Form präsentiert. Outlook 2007 ist von den Änderungen nur teilweise in einigen Programmteilen wie dem E-Mail-Editor betroffen:
Design von Outlook 2007
Der direkte Vergleich zwischen dem ersten und dem aktuellen Entwurf zeigt, dass es noch eine Reihe von gravierenden Änderungen gegeben hat:
Design: Vergleich der Entwürfe
Die Symbole sind nun klarer organisiert und Beschriftungen am unteren Rand des "ribbon" verdeutlichen die Inhalte der einzelnen Gruppen.
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| Outlook-Tipp der
Woche |
Anzahl der Einträge für Verteilerlisten ermitteln
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP und 2000
Wenn Sie mit Verteilerlisten arbeiten, werden Sie sich sicherlich schon darüber geärgert haben, dass Outlook keine Auskunft darüber gibt, wie viele Einträge eine Verteilerliste umfasst. Nach Änderungen können Sie also nur durch manuelles Abzählen prüfen, ob eine bestimmte Anzahl an Empfängern gelöscht oder hinzugefügt wurde. Besonders ärgerlich: Bei einigen Providern können Sie aus Gründen des Spamschutzes nur eine bestimmte Anzahl von Nachrichten in einem Vorgang übermitteln. Aufgrund der fehlenden Informationen und Kontrollfunktionen ist es also sehr aufwendig, Verteilerlisten genau mit der entsprechenden Anzahl von Empfängern beispielsweise für den Versand von Newslettern, Angeboten oder Update-Benachrichtigungen einzurichten. Mit einem kleinen Makro schaffen Sie komfortabel Abhilfe:
- Wechseln Sie mit Alt+F11 in die VBA-Entwicklungsumgebung.
- Klicken Sie nun mit der rechten Maustaste auf "VbaProject.OTM" und
wählen Sie das Kontextmenü Einfügen-Modul an.
- Drücken Sie F4 und benennen Sie das Modul
"modCountDLMembers".
- Kopieren Sie die folgende Prozedur "CountDLMembers" in das
Modul:
Dim objInsp As Outlook.Inspector
Dim objExpl As Outlook.Explorer
Dim objTmp As Object
Dim objDL As Outlook.DistListItem
Dim Cnt As Long, Total As Long
Dim strMsg As String, intIcon As Integer
On Error Resume Next
Cnt = 0
intIcon = vbInformation
Set objExpl = Application.ActiveExplorer
If objExpl.Selection.Count > 0 Then
For Each objTmp In objExpl.Selection
If objTmp.Class = olDistributionList Then
Set objDL = objTmp
strMsg = strMsg & CStr(objDL.MemberCount) & _
" Einträge in " & objDL.DLName & vbCrLf
Total = Total + objDL.MemberCount
Cnt = Cnt + 1
End If
Next objTmp
If Cnt > 1 Then
strMsg = strMsg & vbCrLf & CStr(Total) & _
" Einträge in " & CStr(Cnt) & _
" Verteilerlisten..."
End If End If
If Cnt = 0 Then 'Keine DL(s) in Übersicht markiert
Err = 0
Set objInsp = Application.ActiveInspector
Set objDL = objInsp.CurrentItem
If Err <> 0 Then
strMsg = "Keine Verteilerliste markiert " & _
"oder geöffnet..."
intIcon = vbExclamation
Else
strMsg = "Die Verteilerliste '" & _
objDL.DLName & "' hat " & _
CStr(objDL.MemberCount) & " Einträge..."
End If
End If
Beep
MsgBox strMsg, vbOKOnly + intIcon, "Anzahl Einträge:"
Set objDL = Nothing
Set objExpl = Nothing
Set objInsp = Nothing
End Sub
Basis der Lösung ist die Eigenschaft "MemberCount" einer "DistributionList", also einer Verteilerliste. Diese Eigenschaft gibt Auskunft darüber, wie viele Einträge eine Verteilerliste umfasst. Den Inhalt dieser Eigenschaft summieren wir entweder für eine oder mehrere, in einem Kontakteordner markierte Verteilerlisten oder für die aktuelle geöffnete Verteilerliste. Den Einbau der dazu notwendigen Symbole erläutern wir weiter unten.
Sichern Sie das Modul mit einem Klick auf das Speichern-Symbol und verlassen Sie die VBA-Entwicklungsumgebung wieder. Zurück in Outlook wird nun wie folgt ein Symbol für den Aufruf des Makros angelegt:
- Öffnen Sie einen beliebigen Kontakte-Ordner.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige
Symbolleiste, wählen Sie das Kontextmenü Anpassen im an und wechseln im dann
folgenden "Anpassen"-Dialog auf die Registerkarte "Befehle".
- Markieren Sie in der Liste Kategorien den Eintraf "Makros" ein und
ziehen Sie den Eintrag "Modulname.CountDLMembers" aus der Liste Befehle in die gewünschte Symbolleiste.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das neue Symbol und nehmen
Sie im Eigenschaften-Menü die gewünschten Einstellungen vor, indem Sie
beispielsweise "Name" auf "Anzahl?" oder "Anzahl Empfänger?" setzen und
als Schaltflächensymbol das gelbe Fragezeichen wählen.
- Klicken Sie im "Anpassen"-Dialog auf die Schaltfläche Schließen.
- Öffnen Sie nun eine beliebige Verteilerliste und wiederholen Sie
Schritt 2. bis 6.
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| Outlook-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Outlook 2003, 2002/XP, 2000 oder 97/98? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte keine Dateien schicken!) an:
outlook-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe eine oder mehrere Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Getrennte PST-Dateien für private und geschäftliche Nachrichten
Versionen: Outlook 2003 und 2002/XP
FRAGE: Ich möchte dienstliche und private E-Mails in separaten PST-Dateien und nicht nur in verschiedenen Ordnern einer einzigen PST-Datei speichern. Ich habe bereits zwei PST-Dateien eingerichtet und die Unterscheidung zwischen dienstlicher und privater E-Mail ist auch kein Problem, da ich verschiedene E-Mail-Konten besitze. Die Schwierigkeit besteht darin, die Nachrichten passend zu verteilen, denn Outlook lässt immer nur eine PST-Datei als Standardablage zu. Das bedeutet, dass alle eingehenden und gesendeten Nachrichten zum Beispiel immer in den Ordnern der dienstlichen PST-Datei landen. Und wenn ich die Nachrichtenübermittlung ändere, landen alle E-Mails in den Ordnern der privaten PST-Datei. Wie kann ich dieses Problem lösen?
S. Schreiter
ANTWORT: Da Sie die Inhalte der dienstlichen und der privaten PST-Datei wahrscheinlich gleichzeitig einsehen wollen, ist Ihnen nicht damit geholfen, unterschiedliche Outlook-Profile einzurichten, mit der Sie jeweils einzeln auf die dienstliche oder die private PST-Datei zugreifen.
Wenn in Outlook beide PST-Dateien parallel verfügbar sein sollen, müssen Sie mit Regeln arbeiten, die die Verteilung der ein- und ausgehenden E-Mails übernehmen. Voraussetzung dafür ist der Einsatz von Outlook 2002/XP oder höher, da erst ab dieser Version sowohl Posteingangs- als auch Postausgangsregeln verfügbar sind, die zwischen verschiedenen E-Mail-Konten unterscheiden.
Prinzipiell richten Sie dann per Extras-Regeln und Benachrichtigungen (Outlook 2003) bzw. Extras-Regel-Assistent (Outlook 2002/XP) Regeln mit folgenden Beschreibungen ein (die Ausdrücke in eckigen Klammern sind als Platzhalter zu verstehen):
1.) Versandkopie - dienstlich:
- Nach dem Senden einer Nachricht
- über Konto [Firmen-E-Mail-Kontoname]
- diese als Kopie in den Ordner ["Gesendete Objekte" in der
dienstlichen PST-Datei] verschieben
- und keine weiteren Regeln anwenden
- Nach dem Senden einer Nachricht
- über Konto [privater E-Mail-Kontoname]
- diese als Kopie in den Ordner ["Gesendete Objekte" in der privaten
PST-Datei] verschieben
- und keine weiteren Regeln anwenden
- Nach Erhalt einer Nachricht
- über Konto [Firmen-E-Mail-Kontoname]
- diese in den Ordner ["Posteingang" der dienstlichen PST-Datei]
verschieben
- Nach Erhalt einer Nachricht
- über Konto [privater E-Mail-Kontoname]
- diese in den Ordner ["Posteingang" der privaten PST-Datei]
verschieben
Damit trotz separater Versandregeln nicht doch alle gesendeten E-Mails im Ordner "Gesendete Objekte" der Standard-PST-Datei landen, müssen Sie noch Extras-Optionen aufrufen, auf der Registerkarte Einstellungen die Schaltfläche E-Mail-Optionen anklicken und dann das Kontrollkästchen Nachrichtenkopien im Ordner Gesendete Objekte speichern ausschalten. Nachdem Sie alle geöffneten Dialogfenster mit Ok bestätigt haben, steht einer effektiven E-Mail-Verteilung nichts mehr im Wege.
Beachten Sie aber, dass es - wie Sie in Ihrer Frage richtig anmerkten - immer nur eine Standardablage, also quasi eine einzige "Haupt-PST-Datei", geben kann. Denken Sie daran, wenn Sie mit dem Kalender, dem Aufgabenordner usw. arbeiten, da Sie für diese Ordner keine Verteilungsregeln aufstellen können.
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Mehrere E-Mails in einem Vorgang ausdrucken
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 97/98
FRAGE: Ich suche nach einer Möglichkeit, mehrere E-Mails auf einmal auszudrucken. Wenn ich eine E-Mail im Nachrichtenfenster öffne, erhalte ich ja keinen Zugriff auf die nächsten E-Mails, um sie ebenfalls für den Druck vorzumerken. Wissen Sie eine Lösung?
R. Helmberg
ANTWORT: Wie so oft ist die Lösung sehr nahe liegend, man muss nur erst darauf kommen. Wenn Sie mehrere E-Mails auf einmal ausdrucken wollen, müssen Sie sie gar nicht erst in eigenständigen Nachrichtenfenstern öffnen. Wechseln Sie einfach in Ihren E-Mail-Ordner - zum Beispiel den "Posteingang" - und lassen Sie sich die normale Nachrichtenliste anzeigen. Dann markieren Sie die auszudruckenden Mails per Mausklick, wobei Sie die Strg-Taste gedrückt halten. Auf diese Weise können Sie beliebige Einträge in der Liste markieren, auch wenn Sie nicht direkt aufeinander folgen.
Nach erfolgter Mail-Auswahl wählen Sie im Outlook-Menü Datei den Befehl Drucken an. Im Dialogfeld Drucken schalten Sie das "Memoformat" ein. Darüber hinaus können Sie einstellen, ob jede Mail auf einer eigenen Seite beginnen soll und ob die Anlagen gedruckt werden sollen. Sobald Sie die Druckoptionen mit Ok bestätigen, startet Outlook mit der Ausgabe auf Ihrem Drucker.
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