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Ausgabe vom 17. November
2004 |
| In dieser
Ausgabe |
Outlook-News & Downloads
- Spotlight: Endlich erinnert Outlook Sie an Aufgaben,
Termine und Nachverfolgungen aus jedem beliebigen(!) Ordner
- Download-Tipp: Wochen- und Monatsübersichten Ihrer
Outlook-Termine per Mausklick erstellen
- News: Erste Bilder von MSN Desktop
Search
Outlook-Helpline
Newsletter-Tipp
| Outlook-News &
Downloads |
Spotlight: Endlich erinnert Outlook Sie an Aufgaben, Termine und Nachverfolgungen aus jedem beliebigen(!) Ordner
Wenn Sie Outlook dazu nutzen, um sich an wichtige anstehende Termine und Aufgaben oder die Nachverfolgung von E-Mails und Kontakten erinnern zu lassen, kennen Sie das Problem:
Die Erinnerung funktioniert nur dann, wenn sich die entsprechenden Elemente in einem der vorgegebenen Standardordner befinden. Sobald Sie neue Ordner anlegen, um Mails, Termine, Aufgaben und Adressen besser zu organisieren, steht die Erinnerungsfunktion nicht mehr zur Verfügung.
Hier ist endlich die Lösung für dieses Problem:
Der Reminder Manager...
...ersetzt die Erinnerungsfunktion von Outlook 2000, 2002/XP und 2003
...erinnert Sie an JEDEN Termin und JEDE Nachverfolgung, die sich in IRGENDEINEM ORDNER befindet, auf den Sie zugreifen können
...ermöglicht die Organisation Ihrer Mails, Aufgaben, Termine und Kontakte samt Erinnerungen in beliebige Unterordner
...kann auch an Termine aus anderen PST-Dateien erinnern, die Sie in Outlook geöffnet haben
...kann sogar Termine aus öffentlichen Ordnern vom Exchange Server berücksichtigen
...bietet ein übersichtliches und komfortables Dialogfeld zur Verwaltung aller fälligen Termine und Erinnerungen
...kann Erinnerungen voll automatisch per E-Mail an jede beliebige Adresse versenden. So können Sie sich beispielsweise auch per SMS erinnern lassen
...wird automatisch installiert und ist vollständig in Outlook integriert
Der Reminder Manager ist ab sofort zu einem Einführungspreis mit 25% Rabatt verfügbar. Weitere Informationen finden Sie unter:
http://www.add-in-world.com/katalog/ol-reminder/
Download-Tipp: Wochen- und Monatsübersichten Ihrer Outlook-Termine per Mausklick erstellen
Outlook bietet Ihnen zwar bereits standardmäßig die Möglichkeit, Terminübersichten auszudrucken, aber für viele Situation ist diese Lösung zu unflexibel. Mit dem Tool "SmartTools Terminübersicht" können Sie Tages-, Wochen- und Monatsübersichten Ihrer Outlook-Termine voll automatisch als Word-Dokument anlegen lassen. Das Ergebnis können Sie dann beliebig formatieren, bearbeiten oder auch per E-Mail verschicken.
Nach der automatischen Installation steht Ihnen in Outlook ein neues Menü SmartTools-Word-Terminlisten-Terminliste Erstellen zur Verfügung, über das Sie die neue Funktion aufrufen können. In einem Dialog können Sie dann nacheinander den gewünschten Kalender, den Zeitraum und das Format auswählen. Ein Mausklick auf Dokument anlegen startet dann Word und schreibt Ihre Termine in ein neues Dokument. Die Vorlagen, die für die Übersichten verwendet werden, sind als separate Dateien auf Ihrer Festplatte gespeichert und können auf Wunsch individuell angepasst werden.
Den kostenlosen Download finden Sie unter:
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SmartTools
Terminübersicht für
Outlook |
News: Erste Bilder von MSN Desktop Search
Wie bereits seit einiger Zeit bekannt, arbeitet auch Microsoft unter Hochdruck an einem Suchprogramm für den lokalen Rechner, das mit Google Desktop Search konkurrieren soll. Eine erste Beta wird in wenigen Wochen noch vor Ende des Jahres erwartet. Außer der Tatsache, dass Microsoft die erst vor wenigen Monaten gekaufte Technologie des Programms LookOut integrieren möchte, war bisher nicht viel über das mit Spannung erwartete Tool bekannt. Vorversionen werden bereits seit einiger Zeit einem ausgesuchten Kreis von Betatestern zur Verfügung gestellt und so war es möglich, dass eine amerikanische Webseite einige nicht ganz offizielle, aber dafür exklusive Abbildungen und Informationen zur "MSN Toolbar Suite" anbieten kann:
Erste Bilder von MSN Desktop Search
Nach dem Bericht der NeoWin-Seite integriert sich die "MSN Toolbar Suite" in Outlook, den Windows-Explorer, den Internet-Explorer und die Taskleiste. Basierend auf einem Index können dann jederzeit Suchvorgänge in den lokalen Dateien, in Outlook oder im Internet gestartet werden.
| Outlook-Tipp der
Woche |
Outlook-Daten suchen mit Google, Teil 3
Versionen: Outlook 2000, 2002/XP und 2003
Google Desktop Search ist ein kostenloses Tool zur blitzschnellen Suche in Ihren E-Mails und anderen Office-Dateien auf Ihrer Festplatte. Das Programm befindet sich zur Zeit im Betastadium, ist aber schon so stabil, dass Sie komfortabel damit arbeiten können. Den Download finden Sie unter:
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Google Desktop
Search |
In den letzten beiden Ausgaben haben wir Ihnen Tipps zur optimalem Installation sowie zur Suche mit Google Desktop Search (GDS) gegeben. Mit diesem dritten Teil schließen wir unsere kleine Serie über diese nützliche Gratis-Erweiterung mit einigen Hinweisen zur individuellen Konfiguration ab.
Bei aller Begeisterung über die komfortablen Möglichkeiten, auch umfangreiche Mail-Archive in den Griff zu bekommen, sollte man den Sicherheitsaspekt nicht vergessen. Wir konnten bei unseren Tests nicht feststellen, dass es eine "Sicherheitslücke" in GDS gibt, die es in irgendeiner Art und Weise ermöglich, dass Daten von Ihnen ausgespäht werden. Aber: Wenn alles so funktioniert wie es soll, genügt die Eingabe einiger Stichworte und Sie finden innerhalb weniger Sekunden passende Mails, Word-Dokumente, Excel-Tabellen usw. Sie sollten sich immer im Klaren darüber sein, dass nicht nur Sie diese Funktion nutzen können, sondern eventuell auch unbefugte Anwender, die auf Ihren Rechner zugreifen.
Wenn Sie während einer Besprechung in Ihrem Büro nur einmal für 5 Minuten den Raum verlassen, ist das aufgrund der Geschwindigkeit von GDS bereits genug Zeit, um Kollegen oder Geschäftspartnern die Möglichkeit zu geben, ganz gezielt nach bestimmten Informationen zu suchen. Nutzen Sie daher die Sicherheitsfunktionen von Windows, um den Zugriff auf Ihren Rechner zu erschweren. Für das beschriebene Szenario wäre es bereits nützlich, eine Reaktivierung per Kennwort im Bildschirmschoner einzustellen (Systemsteuerung, Kategorie "Anzeige", Registerkarte "Bildschirmschoner).
In den meisten Fällen können Sie den Zugriff durch andere Anwender nicht ausschließen. Sie sollten sich daher etwas genauer überlegen, welche Informationen GDS in den Index aufnehmen soll. Zum Aufruf der entsprechenden Konfigurationsseite haben Sie zwei Möglichkeiten:
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das GDS-Icon in der
Windows-Taskleiste und rufen Sie das Kontextmenü Preferences auf.
- Klicken Sie auf den Link "Desktop Preferences" rechts neben dem
Eingabefeld für Suchbegriffe auf einer der GDS-Seiten.
Die Option Web history legt fest, ob GDS grundsätzlich alle Internet-Seiten indizieren soll, die Sie über den Internet Explorer besuchen. Besonders nützlich ist es in diesem Zusammenhang, dass Sie in dem Eingabefeld Don't Search These Items die Adressen von Seiten eingeben können, die Sie von dieser Funktion ausschließen möchten. Geben Sie die entsprechenden URL's einfach untereinander in das Feld ein. Also zum Beispiel:
http://www.firma-mueller.de/statistiken/
http://www.ebay.de
An dieser Stelle können Sie übrigens Festplattenordner bestimmen, die GDS nicht in den Index aufnehmen soll. Es bietet sich an, Verzeichnisse mit Verträgen, Statistiken und anderen vertraulichen Informationen in diese Liste einzutragen, um den Missbrauch von GDS durch unbefugte Anwender an Ihrem Rechner zu vermeiden. Alles, was über GDS nicht gefunden werden soll, speichern Sie dann in Zukunft in diesen Ordnern.
Auf den ersten Blick ist es also recht einfach, wichtige Daten aus dem Index von GDS herauszuhalten, aber die Tücke steckt im Detail. Hier daher einige wichtige Tipps:
- Wenn Sie sich erst nach dem Erstellen des ersten Index dazu
entschließen, beispielsweise keine Word-Dateien mehr in den Index
aufzunehmen, können Sie sich lediglich darauf verlassen, dass neue
Dokumente von GDS nicht berücksichtigt werden und die bereist
indizierten Word-Dateien nicht mehr in den Suchergebnissen erscheinen.
Alle Texte, die sich bereits im Index befinden, bleiben auch dort und
lassen sich wieder abrufen, wenn der entsprechende Eintrag in der
Konfiguration wieder aktiviert wird.
- Bei der Anzeige von Sucherergebnissen bietet GDS rechts neben dem
Eingabefeld einen Link "Remove items" an. Wenn Sie ihn anklicken,
erscheinen Kontrollkästchen vor der aktuellen Ergebnisliste und Sie
können die Einträge markieren, die Sie aus dem Index entfernen
möchten.
- Wirkungsvoll sind die beiden soeben genannten Optionen nur im
Zusammenspiel: Wenn Sie bestimmte Dateitypen in den Optionen
deaktivieren, bleiben Sie im Index und lassen sich jederzeit wieder
abrufen. Entfernen Sie Suchergebnisse über "Remove Items", werden die
entsprechenden Informationen zwar tatsächlich gelöscht, aber sobald Sie
die entsprechende Datei, E-Mail usw. aufrufen, nimmt GDS sie wieder in
den Index auf. Sie löschen Informationen also nur dann zuverlässig, wenn
Sie sowohl die Dateitypen bzw. Verzeichnisse/Webadressen in den
"Preferences" von der weiteren Indizierung ausschließen als auch die
Löschung über "Remove Items" veranlassen.
- Die Arbeitsweise von GDS bringt es mit sich, dass Sie auch beim
Löschen von Dateien besonders sorgfältig sein müssen. Ein vertraulicher
Brief, der spurlos entfernt werden soll, ist nach dem Löschen des
Dokuments zwar nicht mehr als Datei auf der Festplatte vorhanden, aber
er befindet sich weiterhin im Index von GDS und kann gefunden und als
gecachte Version angezeigt werden. Um wirklich sicher zu gehen, sollten
Sie daher nach dem Löschen der Datei eine entsprechende Abfrage in GDS
starten und auch die Einträge aus dem Index entfernen!
- Bei Outlook-Mails lässt sich leider nur grundsätzlich entscheiden,
ob Sie sie indizieren möchten oder nicht. Das gezielte Ausschließen
bestimmter Ordner ist zur Zeit noch nicht möglich.
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zusammenführenDer Synkronizer 8.0 Premium liefert genau die Funktionen, die Microsoft in Excel vergessen hat: Er kann Ihre Kalkulationsmodelle, Tabellen, Listen und Datenbanken in Excel voll automatisch vergleichen, Unterschiede markieren und auf Wunsch zu einer einzigen aktuellen Version zusammenführen. Sparen Sie künftig viele Stunden mühseliger Kleinarbeit, denn der Synkronizer 8.0 Premium wird Ihnen bei der täglichen Arbeit mit Excel immer wieder eine unentbehrliche Hilfe sein. Zum Beispiel:
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| Outlook-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Outlook 97, 98, 2000, 2002/XP oder 2003? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an:
outlook-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Schneller Termineintrag mit Kontaktinformationen
Versionen: Outlook 98, 2000, 2002/XP und 2003
FRAGE: Ich möchte aus dem Kontaktordner direkt einen neuen Termin mit dem ausgewählten Kontakt anlegen. Dafür gibt es ja den Befehl Neuer Termin mit Kontakt im Menü Aktionen. Leider werden dabei aber wichtige Kontaktinformationen wie Anschrift oder Telefonnummer nicht in das Terminformular übernommen. Und auch der Name erscheint nur als Verknüpfung im Feld Kontakte und nicht etwa in der Betreffzeile. Ich fände es überaus praktisch, wenn die genannten Daten automatisch in den Termin übernommen würden und wenn ich sie dann am besten gleich im Outlook-Kalender sehen könnte. Haben Sie eine Lösung für dieses Problem?
B. Johner
ANTWORT: Das Problem lässt sich schnell und einfach ohne irgendwelche Zusatzprodukte lösen, - eine simple Mausaktion genügt:
- Wechseln Sie in Ihren Kontaktordner und suchen Sie den Namen der
Person, mit der Sie einen Termin vereinbaren wollen.
- Ziehen Sie den Eintrag mit der rechten (!) Maustaste aus dem
Kontaktordner auf das Kalendersymbol in der Outlook-Leiste oder, wenn
Sie mit Outlook 2003 arbeiten, auf das Symbol Kalender im Navigationsbereich.
- Sobald Sie die rechte Maustaste über dem Symbol loslassen, erscheint
ein Kontextmenü, in dem Sie den Befehl Hierhin
kopieren als Termin mit Text anwählen.
- Outlook öffnet daraufhin ein neues Terminformular und füllt
automatisch die Betreffzeile mit dem Namen des Kontakts aus. Außerdem
werden die restlichen Kontaktinformationen in den Textbereich des
Termins eingefügt. Sie müssen also nur noch die Zeit festlegen und Ihre
eigenen Termindetails eintragen. Anschließend Speichern und schließen Sie den
Termin.
- Wechseln Sie in den Kalender.
- Öffnen Sie das Menü Ansicht und,
falls Sie mit Outlook 2003 arbeiten, auch noch das Untermenü Anordnen nach. Danach wählen Sie Aktuelle Ansicht und anschließend Tages-/Wochen-/Monatsansicht mit
AutoVorschau an.
- Klicken Sie in der Outlook-Symbolleiste auf Tagesansicht.
- Nun stellen Sie die Genauigkeit der Uhrzeitleiste auf 15 Minuten
oder geringer ein. Dazu klicken Sie die Zeitleiste mit der rechten
Maustaste an und wählen im Kontextmenü 15
Minuten (bzw. 10, 6 oder 5 Minuten) an.
Komfortabler verhalten sich Outlook 2000 und die neueren Versionen: Bei einer Zeiteinteilung von 15 Minuten oder weniger blendet Outlook automatisch ein Popup-Fenster ein, wenn Sie mit der Maus auf einen Termin mit zusätzlichen Detailangaben zeigen. Somit brauchen Sie nur den Kalendereintrag zu suchen, den Sie nach dem oben geschilderten Prinzip angelegt haben, und den Mauszeiger darüber zu schieben. Schon haben Sie alle Infos inklusive Adresse und Telefonnummer im Blick.
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OutlookEndlich: Entfernen Sie mit wenigen Mausklicks doppelte Adressen, Mails, Aufgaben und Termine aus Ihren Outlook-Daten. http://www.add-in-world.com/katalog/olxduplicatepst/ |
Nummer der Kalenderwoche in Outlook anzeigen
Versionen: Outlook 98, 2000, 2002/XP und 2003
FRAGE: Ich vermisse im Outlook-Kalender die jeweiligen Wochennummern (KW 1-52) wie sie in jedem handelsüblichen Kalender zu finden ist. Benötigt man dazu ein Tool oder habe ich eine Einstellung übersehen?
J. Kohlmorgen
ANTWORT: Standardmäßig werden die Kalenderwochen nicht angezeigt, aber Sie können sie ganz einfach aktivieren. Wählen Sie dazu das Menü Extras-Optionen an und wechseln Sie auf die Registerkarte "Einstellungen". Anschließend klicken Sie auf Kalenderoptionen. In dem nachfolgenden Dialogfeld können Sie dann das Kontrollkästchen Wochenzahlen im Datumswechsler anzeigen (Outlook 98) bzw. Wochennummern im Datumsnavigator anzeigen (Outlook 2000, 2002/XP und 2003) aktivieren und die Einstellungen mit Ok bestätigen. In der Monatskalenderübersicht erscheinen anschließend wie gewünscht die Wochennummern.
| Newsletter-Tipp |
Access-Tipps kostenlos per E-Mail
SmartTools Access Weekly ist ein kostenloser wöchentlicher Newsletter mit interessanten Tipps für Anwender und Entwickler von Access 97, 2000, 2002/XP und 2003:
- Aktuelle Informationen über Bugs und Patches
- Helpline für Ihre Fragen zu Access
- Tipps für effektivere Arbeitstechniken
- Undokumentierte Parameter und Funktionen
- Nützliche VBA-Prozeduren
- Download-Links zu Access-Erweiterungen
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