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Ausgabe vom 17. Mai
2006 |
| In dieser
Ausgabe |
News & Downloads
- Spotlight: Erstellen Sie schnell und komfortabel
Notizen und Kommentare zu Ihren E-Mails
- Download-Tipp: Excel-Daten ganz einfach per E-Mail
verschicken
- News: Aktualisierung des Junk-Mail-Filters von
Outlook 2003
Outlook-Helpline
- E-Mails aus einem bestimmten Zeitraum
löschen
- Fremder Kontaktordner nicht als E-Mail-Adressbuch
nutzbar
| News &
Downloads |
Spotlight: Erstellen Sie schnell und komfortabel Notizen und Kommentare zu Ihren E-Mails
Auf dieses pfiffige Tool wollen Sie bei der Bearbeitung Ihrer E-Mails bald nicht mehr verzichten: Mit SmartTools E-Mail-Notizen Pro erstellen Sie ganz einfach per Mausklick einen virtuellen Notizzettel zu jeder beliebigen E-Mail in Outlook 2003, 2002/XP und 2000.
Stichworte zur Beantwortung der Mail, eine Telefon-Notiz oder andere Kommentare zu einer Nachricht gehen nie wieder verloren und können auf Wunsch sogar anderen Anwendern zur Verfügung gestellt werden, ohne die E-Mail selber zu verändern.
Weitere Highlights von SmartTools E-Mail-Notizen Pro:
- Über einen komfortablen Dialog können Sie die Notizen aller E-Mails
durchsuchen und verwalten.
- Definieren Sie mit der Notiz auch gleich eine Erinnerung, um die
Bearbeitung, eine Nachfrage oder einen Anruf zu der Mail nicht zu
vergessen.
- Beim Weiterleiten haben Sie die Wahl: Notiz mit der E-Mail
weitergeben oder vorher löschen. Geben Sie sie weiter kann der Empfänger
auf Ihre Kommentare zugreifen, wenn er ebenfalls SmartTools
E-Mail-Notizen Pro nutzt.
- Wenn Sie einen Exchange-Server einsetzen, können Sie E-Mails
wesentlich komfortabler im Team bearbeiten, indem Sie Kommentare für
Ihre Kollegen hinterlassen.
- Automatische Installation, komplette Integration in Outlook und
einfacher Aufruf per Mausklick
- Schnell und intuitiv ohne lange Einarbeitung zu bedienen (Menüs und
Anleitung in Deutsch)
SmartTools E-Mail-Notizen Pro - Einzelplatzlizenz
SmartTools E-Mail-Notizen Pro - Netzwerklizenz
Download-Tipp: Excel-Daten ganz einfach per E-Mail verschicken
Sie möchten die Rabattstaffel aus einer Excel-Tabelle mit möglichst wenig Aufwand an einen Kunden verschicken? Ein Kollege benötigt ein bestimmtes Tabellenblatt aus einer umfangreicheren Arbeitsmappe? In Zukunft sind dazu nur noch ein paar Mausklicks notwendig: der kostenlose SmartTools Excel-Mailer integriert sich in Excel und lässt sich nach der automatischen Installation jederzeit über das Menü Extras starten.
Sie markieren dann beispielsweise einen beliebigen Tabellenbereich, starten den SmartTools Excel-Mailer und nach zwei Mausklicks erscheint auf dem Bildschirm eine neue Mail in Outlook mit dem gewünschten Tabellenausschnitt inklusive aller Formatierungen.
Auf Wunsch können Sie einen Bereich auch als Anhang verschicken oder wahlweise ein ganzes Tabellenblatt bzw. die komplette Tabelle. Die Konfiguration erfolgt schnell und komfortabel über ein übersichtliches Dialogfeld. Sie finden den kostenlosen Download unter:
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SmartTools
Excel-Mailer kostenlos
herunterladen! |
News: Aktualisierung des Junk-Mail-Filters von Outlook 2003
Microsoft hat den Junk-E-Mail-Filter für Outlook 2003 wieder einmal aktualisiert. Das Update vom 8.5.2006 inklusive aller vergangenen Aktualisierungen finden Sie unter:
Junk-E-Mail-Filter für Outlook 2003
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| Outlook-Tipp der
Woche |
Effektiver Filtern per SQL, Teil 1
Versionen: Outlook 2003 und 2002/XP
Über das Menü Ansicht-Anordnen nach-Aktuelle Ansicht-Aktuelle Ansicht anpassen (Outlook 2003) oder Ansicht-Aktuelle Ansicht-Aktuelle Ansicht anpassen (Outlook 2002/XP) können Sie eine Funktion "Filtern" aufrufen, die zum Beispiel die Übersicht im Posteingang oder Kontakte nach verschiedenen Kriterien filtert. So können Sie sich beispielsweise nur Nachrichten von bestimmten Absendern oder gezielt Kontakte aus bestimmten Kategorien anzeigen lassen. Diese Filterung hat jedoch ihre Grenzen: So sind unter anderem wichtige logische Verknüpfungen mit UND, ODER oder NICHT nicht oder nur eingeschränkt möglich und es können, um zum Beispiel alle Kontakte "Meier", "Meyer", "Maier" oder "Mayer" anzeigen zu lassen, keine Wildcards wie "M??er" eingesetzt werden. Glücklicherweise lässt sich hier aber über eine wenig bekannte und nur spärlich dokumentierte Funktion Abhilfe schaffen: Die Filterung per "SQL".
Bevor wir dazu ins Detail gehen, zunächst ein kleiner Tipp zur Vereinfachung der folgenden Experimente: Um in die Funktion Filtern zu gelangen, müssen Sie sich zunächst durch diverse Menüs hangeln, die Funktion Aktuelle Ansicht Anpassen aufrufen und auf die Schaltfläche Filtern klicken, erst dann können Sie einen Filter definieren. Vereinfachen können Sie den Aufruf der Funktion Filtern wie folgt:
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Symbolleiste und wählen
Sie das Kontextmenü Anpassen an.
- Wechseln Sie auf die Registerkarte "Befehle".
- Markieren Sie in der Liste Kategorien den Eintrag "Ansicht" und ziehen
Sie dann aus der Liste Befehle den
Eintrag "Filtern" an die gewünschte Position in einer der
Symbolleisten.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Schließen.
Kommen wir damit zur SQL-Filterung: Outlook stellt für diesen Zweck im Dialog "Filtern" eine Registerkarte "SQL" zur Verfügung. Hier können Sie eine SQL-ähnliche Abfrage formulieren, nach der dann die jeweilige Übersicht, beispielsweise des Posteingangs, gefiltert wird. Es handelt sich allerdings nicht um das SQL, das Sie eventuell von Access oder dem SQL Server kennen, sondern vielmehr eine Mischung aus SQL und XML.
Die Registerkarte "SQL" steht nicht zusätzlich zur Verfügung, sie lässt sich nur anstelle der anderen Registerkarten nutzen und muss explizit aktiviert werden. Dazu schalten Sie die Option Kriterien direkt bearbeiten am unteren Rand der Registerkarte ein. Wenn Sie anschließend versuchen, auf eine Registerkarte zu wechseln, weist Outlook mit einer Meldung darauf hin, dass ein Wechsel nicht möglich ist. Sie müssen dann die Option Kriterien direkt bearbeiten erst wieder ausschalten.
Mit dem Einschalten der Option Kriterien direkt bearbeiten gibt Outlook das Eingabefeld für die SQL-Abfrage frei. In Outlook 2002/XP wird automatisch eine Zeile "DAV:isfolder" = false AND "DAV:ishidden" = false" vorgegeben. Diese Zeile kann gelöscht werden.
Im Eingabefeld können Sie nun eine SQL-Abfrage wie die folgende formulieren:
"urn:schemas:httpmail:fromemail" LIKE '%@smarttools.de'
Diese Filterung führt dazu, dass in der Übersicht nur Nachrichten angezeigt werden, die von der Domain "smarttools.de" versendet wurden. Wenn Sie also mit mehreren Mitarbeitern einer Firma zusammenarbeiten, können Sie über eine solche Filterung schnell alle Nachrichten der Mitarbeiter einer bestimmten Firma herausfiltern. "fromemail" spezifiziert dabei das abzufragende Feld, "LIKE" definiert eine Mustersuche und das Muster "%@smarttools.de" legt das Vergleichskriterium fest. Das "%"-Zeichen ist eine so genannte "Wildcard" und bedeutet, dass es keine Rolle spielt, wie viele und welche Zeichen an dessen Stelle vorhanden sind. In Kombination mit "@smarttools.de" muss also lediglich das Ende der Absenderadresse "@smarttools.de" lauten.
Damit haben Sie bereits einen ersten Eindruck von den Möglichkeiten bekommen, die Ihnen die Definition eines Filters per SQL bietet. In der nächsten Woche werden wir Ihnen zahlreiche weitere Praxisbeispiele für nützliche Kriterien vorstellen.
Klicken Sie hier, um den Tipp der Woche zu bewerten!
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2.0 von SmartTools Outlook BackupWas würde passieren, wenn Ihre Outlook-Daten plötzlich und unerwartet verloren gehen? Sie verlieren meistens nicht nur E-Mails, sondern auch wichtige Adressen, Termine aus dem Kalender, Aufgaben und Notizen. Hinzu kommt ein erheblicher Einrichtungsaufwand, um alle Filter und Regeln, Kategorien, Signaturen, Symbolleisten und E-Mail-Konten so einzurichten, dass Sie wieder wie gewohnt arbeiten können. Mit SmartTools Outlook Backup 2.0 haben Sie diese Probleme zuverlässig im Griff:
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| Outlook-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Outlook 2003, 2002/XP, 2000 oder 97/98? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte keine Dateien schicken!) an:
outlook-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe eine oder mehrere Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
E-Mails aus einem bestimmten Zeitraum löschen
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 98
FRAGE: Ist es irgendwie möglich, nur die E-Mails, die ich im Jahr 2005 erhalten habe, aus dem Posteingang zu löschen? Oder muss ich tatsächlich alle Nachrichten durchsehen und einzeln löschen?
W. Jürgens
ANTWORT: Am schnellsten sind Sie wahrscheinlich, wenn Sie die Suchfunktion von Outlook einsetzen. Um die Nachrichten eines bestimmten Zeitraums zu löschen, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Wechseln Sie in den Posteingang.
- Wählen Sie Extras-Erweiterte Suche
oder in Outlook 2003 Extras-Suchen-Erweiterte
Suche an.
- Bestimmen Sie die Ordner, in denen Sie Nachrichten löschen wollen,
indem Sie auf der Registerkarte Nachrichten auf die Schaltfläche Durchsuchen klicken.
- Versehen Sie alle Ordner, die durchsucht werden sollen, per
Mausklick mit einem Häkchen. Wenn Sie auch in den jeweiligen
Unterordnern nach älteren Mails suchen wollen, lassen Sie das
Kontrollkästchen Untergeordnete Ordner
durchsuchen (Outlook 98/2000) bzw. Unterordner durchsuchen (Outlook 2002/2003)
aktiviert. Wenn Sie die Unterordner nicht einbeziehen wollen, schalten
Sie das Kontrollkästchen aus. Danach betätigen Sie die Ordnerauswahl mit
Ok.
- Wechseln Sie auf die Registerkarte Erweitert.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Feld und wählen Sie zuerst Häufig verwendete Felder und dann Erhalten aus.
- Aktivieren Sie im Dropdown-Feld Bedingung den Eintrag "zwischen".
- Geben Sie im Feld Wert den zu
löschenden Zeitraum ein; für das Jahr 2005 zum
Beispiel
- Klicken Sie auf Zur Liste
hinzufügen.
- Beginnen Sie den Suchlauf mit einem Mausklick auf Starten (Outlook 98/2000) bzw. Suche starten (Outlook 2002/2003).
- Klicken Sie einen der gefundenen E-Mail-Einträge an und drücken Sie
dann Strg+A, um die komplette Liste zu markieren.
- Zum Löschen der gesamten Markierung drücken Sie die Taste
Entf.
- Schließen Sie das Suchfenster und wählen Sie Extras-Ordner 'Gelöschte Objekte' leeren an,
damit die E-Mails endgültig entfernt werden.
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usw. komfortabel in Word & Excel einfügenSie schreiben Rechnungen, Lieferscheine, Angebote und ähnliche Dokumente mit Word oder Excel und benötigen eine laufende Nummer für jedes neue Dokument? Mit dem SmartTools Rechnungsnummern-Assistenten können Sie Ihre Rechnungen wie bisher mit Word oder Excel schreiben. Die laufende Nummer rufen Sie jederzeit mit zwei Mausklicks ab und fügen Sie ganz einfach an der aktuellen Cursorposition ein:
SmartTools Rechnungsnummern-Assistent für Word SmartTools Rechnungsnummern-Assistent für Excel |
Fremder Kontaktordner nicht als E-Mail-Adressbuch nutzbar
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 98
FRAGE: Wir setzen Outlook in Verbindung mit einem Exchange Server ein. Dabei werden unter anderen die Kontakteordner bestimmter Personen für andere Anwender freigegeben (meist mit der Berechtigungsstufe 7). Es funktioniert dann auch, die entsprechenden Kontakte einzusehen und zu bearbeiten. Nun möchten wir aber auch die E-Mail-Adressen aus den freigegebenen Kontakteordnern nutzen, um sie beim Schreiben einer E-Mail sofort per An-Schaltfläche auswählen zu können. Genau da ist das Problem: Die Ordner anderer Benutzer lassen sich einfach nicht als Adressliste auswählen, was bedeutet, dass Sie über die An-Schaltfläche nicht erreichbar sind. Wie lässt sich dieses Problem lösen?
K. Sell
ANTWORT: Uns ist leider keine Lösung bekannt, die Ihr Problem aus der Welt schaffen könnte. Die Freigabe eines Kontakteordners bewirkt nur, dass andere Personen, die an denselben Exchange Server angeschlossen sind, die vorhandenen Adressen ansehen oder bearbeiten können. Eine direkte Einbindung als E-Mail-Adressbuch gibt es offensichtlich nicht. Alternativ haben Sie nur folgende Möglichkeiten:
Öffnen Sie den freigegebenen Kontakteordner eines anderen Benutzers und markieren Sie in der Adressliste die Personen, an die Sie eine Mail verschicken wollen. Mehrere, nicht direkt untereinander stehende Einträge markieren Sie, indem Sie beim Anklicken die Strg-Taste drücken. Danach rufen Sie im Menü Aktionen den Befehl Neue Nachricht an Kontakt auf. Daraufhin erscheinen die ausgewählten E-Mail-Adressen im An-Feld der Nachricht. Wenn Sie wollen, können Sie weitere Empfänger aus Ihrem eigenen Kontakteordner mit der An-Schaltfläche auswählen.
Die andere Möglichkeit besteht darin, auf dem Exchange Server einen öffentlichen Kontakteordner anzulegen, auf den alle Benutzer zugreifen dürfen. Ein Nachteil dieses Verfahrens ist natürlich, dass Sie den Datenbestand des öffentlichen Ordners separat pflegen müssen.
Beachten Sie bei einem öffentlichen Kontaktordner außerdem: Um ihn als E-Mail-Adressbuch nutzen zu können, müssen Sie erst die entsprechende Ordnereigenschaft aktivieren. Dazu wechseln Sie über die Ordnerliste von Outlook in die Gruppe der "Öffentlichen Ordner", darunter in die Untergruppe "Alle Öffentlichen Ordner" und dann in den gemeinsam genutzten Kontakteordner. Danach wählen Sie Datei-Ordner-Eigenschaften von <Ordnername> an. Jetzt wechseln Sie auf die Registerkarte Outlook-Adressbuch, wo Sie schließlich das Kontrollkästchen Diesen Ordner als E-Mail-Adressbuch anzeigen aktivieren. Zur Bestätigung klicken Sie auf Ok. In Zukunft erreichen Sie den öffentlichen Kontakteordner über die Adresslistenauswahl, die nach Anklicken der An-Schaltfläche zur Verfügung steht.
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