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Ausgabe vom 17. August
2005 |
| In dieser
Ausgabe |
Outlook-News & Downloads
- Spotlight: Mit dem neuen PDFgrabber 2.5 öffnen Sie
PDF-Dateien direkt in Excel und Word
- Download-Tipp: Outlook-Adressen mit wenigen
Mausklicks nach Excel übernehmen
- News: Desktopsuche von Microsoft für
Entwickler
Outlook-Helpline
Newsletter-Tipp
| Outlook-News &
Downloads |
Spotlight: Mit dem neuen PDFgrabber 2.5 öffnen Sie PDF-Dateien direkt in Excel und Word
Der PDFgrabber 2.5 wandelt PDF-Dateien in Word- oder Excel-Dateien um, so dass Sie sie bearbeiten oder in Ihren eigenen Texten und Kalkulationsmodellen verwenden können. Mit der neuen Version 2.5 des bewährten PDFgrabber wurde die Ausgabequalität speziell für Excel noch einmal optimiert und ein Menüpunkt zum Öffnen von PDF-Dateien direkt in Excel und Word integriert.
Für die Umwandlung von PDF-Dokumenten mit dem PDFgrabber 2.5 brauchen Sie nur 3 Schritte:
- Starten Sie den PDFgrabber über das Start-Menü oder direkt aus Word bzw. Excel
über das neu installierte Menü PDF-Datei
öffnen.
- Wählen Sie ein PDF-Dokument aus und legen Sie das gewünschte Format
(Word, Excel, Text, XML) fest.
- Ein Mausklick startet die Umwandlung, die voll automatisch abläuft.
Am Ende steht Ihnen das Word-Dokument oder die Excel-Arbeitsmappe zur
direkten Bearbeitung zur Verfügung.
PDFgrabber 2.5 - Standard für Privatanwender
PDFgrabber 2.5 - Professional für professionelle Anwender
Download-Tipp: Outlook-Adressen mit wenigen Mausklicks nach Excel übernehmen
Beim Schreiben von Rechnungen, Lieferscheinen oder ähnlichen Dateien, bietet es sich an, die Empfängeradresse möglichst komfortabel aus Outlook einzufügen. Eine fertige Funktion bietet Excel dazu nicht, aber das neue SmartTools Outlook-To-Excel 2.0 behebt das Problem: Nach der automatischen Installation steht Ihnen in Excel ein neues Menü Einfügen-Outlook-Adresse zur Verfügung.
Wenn Sie dann in Zukunft den neuen Assistenten nutzen möchten, rufen Sie die neue Funktion auf und es erscheint eine Liste mit allen verfügbaren Adressen aus Outlook angezeigt. Sie markieren dann nur noch den gewünschten Namen, klicken auf Einfügen und schon wird die entsprechende Adresse in die aktuelle Zelle eingefügt.
Die brandneue Version 2.0 des beliebigen Assistenten für Excel bietet jetzt unter anderem:
- Eine komfortable Suchfunktion für die Adressliste
- Jede Adresszeile kann per Mausklick ein- oder ausgeblendet
werden
- Wahlweiser Zugriff auf die Geschäfts- oder Privatadresse
- Auswahl des gewünschten Kontaktordners in einem Dialog
- Verschiedene Optionen zum Einfügen der Adresse in eine einzige oder
mehrere Zellen
- Option zum schnellen Einfügen mehrerer Adressen
nacheinander
SmartTools Outlook-To-Excel 2.0
News: Desktopsuche von Microsoft für Entwickler
Vor einigen Wochen haben wir über die deutsche Version des Windows Desktopsuche von Microsoft berichtet. Mit diesem kostenlosen Tool sind Sie in der Lage, Word-Dokumente, E-Mails und andere Office-Daten auf Ihrem Rechner blitzschnell zu durchsuchen. Genau diese Funktionen stehen ab sofort auch Entwicklern für ihre eigenen Anwendungen zur Verfügung. Nutzen Sie die Windows Desktop Search API's, um individuelle Suchanfragen an das Programm zu schicken, das Ergebnis entgegenzunehmen und innerhalb Ihrer eigenen Anwendung anzuzeigen. Wenn Sie dann auch noch die Möglichkeit nutzen, einen individuellen Filter für ein spezielles von Ihnen genutztes Dateiformat zu erstellen, können Sie die Möglichkeiten der Windows Desktopsuche mit wenig Aufwand für Ihre eigenen Zwecke nutzen. Weitere Informationen finden Sie unter:
Desktopsuche von Microsoft für Entwickler
| Outlook-Tipp der
Woche |
E-Mail-Inhalte ganz einfach an Excel und Word übergeben, Teil 1
Versionen: Outlook, Word und Excel 2003, 2002/XP und 2000
Häufig möchten Sie Passagen aus E-Mails wie Adressen, Produktinfos oder Preise in eine Excel-Tabelle oder ein Word-Dokument übernehmen. Die Zwischenablage ist dabei ein oft genutzter Weg, der allerdings recht umständlich ist. Unser zweiteiliger Tipp der Woche stellt eine "Ein-Mausklick"-Lösung vor. Im ersten Teil vermitteln wir die notwendigen Grundlagen, der zweite Teil zeigt dann die komplette Realisierung eines entsprechenden Add-Ins für Outlook.
Beginnen wir mit einer kleinen Betrachtung der speziellen Problematik einer solchen Lösung. Zuerst einmal müssen Sie auf die aktuell angezeigte Nachricht zugreifen können. Outlook stellt zu diesem Zweck ein Objekt "Inspector" zur Verfügung, bei dem es sich einfach ausgedrückt um ein Fenster handelt, das ein Element aus einem Ordner anzeigt. Der jeweils aktuelle Inspector lässt sich über die Eigenschaft "Application.ActiveInspector" zum Beispiel wie folgt ermitteln:
Dim objInsp As Inspector
Set objInsp = ActiveInspector
Die Objektvariable "objInsp" enthält anschließend eine Referenz auf den aktuellen Inspector, über dessen Eigenschaften und Methoden Sie nun auf das jeweils angezeigte Element, also beispielsweise eine Nachricht, einen Termin, eine Aufgabe, einen Kontakt oder eine Notiz zugreifen kann.
Dazu stellt das "Inspector"-Objekt die Eigenschaft "CurrentItem" zur Verfügung, die eine Referenz auf ein Element des Typs des jeweiligen Ordners liefert. Beim Posteingang wäre dies ein Element vom Typ "olMailItem". Um darauf zugreifen zu können, wäre zum Beispiel eine Initialisierung wie die folgende notwendig:
Dim objInsp As Inspector
Dim objMail As MailItem
Set objInsp = ActiveInspector
Set objMail = objInsp.CurrentItem
Die Objektvariable "objMail" enthält nun eine Referenz auf die aktuelle Nachricht und erlaubt das Auslesen verschiedener Eigenschaften wie zum Beispiel "Subject" für die Betreffzeile oder "Body" für den Text der Nachricht. Die folgenden Anweisungen geben beispielsweise in einer Meldungsbox Betreffzeile und Nachrichtentext der aktuellen Nachricht aus:
Dim objInsp As Inspector
Dim objMail As MailItem
Dim strSubj As String, strText As String
Set objInsp = ActiveInspector
Set objMail = objInsp.CurrentItem
strSubj = objMail.Subject
strText = objMail.Body
MsgBox strSubj & vbCrLf & vbCrLf & _
strText
Um markierten Text oder den kompletten Text einer Nachricht zu übernehmen, ist ein Zugriff auf die Eigenschaft "Body" notwendig. Hier zeigt sich jedoch das nächste Problem: Wenn Sie eine Nachricht anzeigen lassen, kann die Nachricht unterschiedliche Formate haben. Je nach Format der Nachricht zeigt Outlook verschiedene Bearbeitungs-Fenster an: Für das Format "HTML" werden Komponenten des Internet Explorers für die Anzeige herangezogen, für die Formate "RTF" und "Nur-Text" verwendet Outlook einen einfachen, internen Nachrichten-Editor. Etwas anders sieht es aus, wenn Word als E-Mail-Editor eingestellt ist: Für HTML-E-Mails werden nach wie vor Komponenten des Internet Explorers benutzt, für E-Mails im Format "RTF" jedoch der WordMail-Editor und für "Nur-Text"-E-Mails wird teilweise WordMail und teilweise der interne, einfache Editor von Outlook verwendet. Warum Outlook für "Nur Text" mal WordMail und mal den internen Editor für die Anzeige verwendet, konnte anhand der Dokumentation nicht geklärt werden. Es spielt für unsere Lösung zunächst auch keine besondere Rolle, wie wir weiter unten sehen werden.
Abhängig vom Format kommen also verschiedene Editoren beziehungsweise Anzeige-Modi zum Einsatz. Diese lassen sich mit Hilfe von zwei Eigenschaften des "Inspector"-Objektes identifizieren: "EditorType" gibt zunächst über das Format Auskunft. Mögliche Werte sind hier "olEditorHTML", "olEditorRTF", "olEditorText" und "olEditorWord". Über eine "If...Then"-Abfrage wie die folgende kann man also zunächst das Format der aktuellen Nachricht überprüfen und abhängig davon reagieren:
If objInsp.EditorType = olEditorWord Then
...
ElseIf objInsp.EditorType = olEditorHTML Then
...
ElseIf objInsp.EditorType = olEditorRTF Then
...
ElseIf objInsp.EditorType = olEditorText Then
.....
End If
Der Wert "olEditorWord" sagt jedoch noch nicht aus, ob die Nachricht auch tatsächlich in Word angezeigt wird. Dazu muss eine weitere Eigenschaft "IsWordMail" des "Inspector"-Objektes abgefragt werden. Die oben gezeigte Konstruktion sieht dann so aus:
If objInsp.IsWordMail And _
objInsp.EditorType = olEditorWord Then
.....
ElseIf objInsp.EditorType = olEditorHTML Then
.....
ElseIf objInsp.EditorType = olEditorRTF Then
.....
ElseIf objInsp.EditorType = olEditorText Then
.....
End If
Ist das Format der Nachricht und der Typ des gerade verwendeten Editors geklärt, kann es daran gehen, die aktuelle Markierung auszulesen. Hier lauern die nächsten Probleme: Wenn eine Nachricht im internen Editor von Outlook angezeigt wird, kann nur der komplette Nachrichtentext ausgelesen werden, da das Objektmodell einen Zugriff auf markierte Passagen in diesem Modus nicht unterstützt. Wird die Nachricht hingegen im HTML-Modus oder in Word angezeigt, sind verschiedene Methoden des Zugriffs auf Markierungen zu verwenden, da zwei verschiedene Objektmodelle - das vom Internet Explorer und das von Word - zum Einsatz kommen. Glücklicherweise stellt Outlook hier zwei Eigenschaften im "Inspector"-Objekt zur Verfügung, die eine Referenz entweder auf das HTML- oder auf das Word-Dokument enthalten: "HTMLEditor" liefert eine Referenz auf ein "MSHTML.HTMLDocument" und "WordEditor" eine Referenz auf ein "Word.Document". Mit dem Einsatz entsprechender Objektvariablen dieser Datentypen können Sie dann mehr oder weniger einfach auf die jeweilige Markierung in der HTML- oder WordMail-Nachricht zugreifen.
Damit auf HTML- und Word-Dokumente zugegriffen werden kann, sind zunächst Verweise auf beide Objektmodelle zu setzen:
- Wechseln Sie in Outlook mit Alt+F11 in die
VBA-Entwicklungsumgebung.
- Wählen Sie das Menü Extras-Verweise an.
- Setzen Sie eine Referenz auf "Microsoft Word x.0 Object Library",
wobei "x" für "9" bei Word 2000, "10" bei Word 2002/XP oder 11 bei Word
2003 steht.
- Setzen Sie eine weitere Referenz auf "Microsoft HTML Object
Library".
Sub Test()
Dim appWord As Word.Application
Dim objWORDDoc As Word.Document
Dim objHTMLDoc As MSHTML.HTMLDocument
Dim objRange As IHTMLTxtRange
Dim appExcel As Excel.Application
Dim objInsp As Inspector
Dim objMail As MailItem
Dim strText As String, strX As String
On Error Resume Next
Set objMail = Application.ActiveInspector.CurrentItem
If Err <> 0 Then
Beep
MsgBox "Das aktuelle Element ist keine Nachricht.", _
vbOKOnly + vbExclamation, "!!! Problem !!!"
Exit Sub
End If
Hier ermitteln wir zunächst über "ActiveInspector.CurrentItem" eine Referenz auf das aktuelle Element, also auf die jeweils angezeigte Nachricht. Kommt es dabei zu einem Fehler, ist das angezeigte Element keine Nachricht. Wir zeigen eine entsprechende Meldung an und verlassen die Routine dann.
Set objInsp = ActiveInspector
If objInsp.IsWordMail And _
objInsp.EditorType = olEditorWord Then
Set objWORDDoc = objInsp.WordEditor
Set appWord = objWORDDoc.Parent
strText = appWord.Selection.Text
strX = "Word-Mail"
In diesem Bereich holen wir uns zunächst über die "Inspector"-Eigenschaft "WordEditor" eine Referenz auf das Dokument in die Objektvariable "objWORDDoc". Deren Eigenschaft "Parent" erlaubt einen Zugriff auf die verwendete Word-Instanz, die wir in "appWord" ablegen. Darüber lässt sich dann per "Selection.Text" der markierte Text abfragen und in einer Variablen "strText" ablegen. "strX" weisen wir einen "Identifizierer" für die spätere Anzeige einer kleinen Meldung zu - siehe unten.
ElseIf objInsp.EditorType = olEditorHTML Then
Set objHTMLDoc = objInsp.HTMLEditor
Set objRange = objHTMLDoc.Selection.createRange
strText = objRange.Text
strX = "HTML"
Dieser Bereich ist für HTML-Mails zuständig: Zunächst setzen wir hier in die Objektvariable "objHTMLDoc" eine Referenz auf das HTML-Dokument, die uns die "Inspector"-Eigenschaft "HTMLEditor" liefert. Ein direkter Zugriff auf eine Markierung ist hier noch nicht möglich, dazu muss erst über die Methode "createRange" ein "Range"-Objekt initialisiert werden, dessen Eigenschaft "Text" uns dann schließlich den markierten Text liefert.
ElseIf objInsp.EditorType = olEditorRTF Then
strText = objMail.Body
strX = "RTF"
ElseIf objInsp.EditorType = olEditorText Then
strText = objMail.Body
strX = "TXT"
End If
Diese beiden Bereiche sind zuständig für "RTF"- und "Nur Text"-Mails, wenn Word nicht als E-Mail-Editor und/oder der interne Outlook-Editor verwendet wird. Wie bereits erläutert, ist hier ein Zugriff mangels Unterstützung durch das Objektmodell nicht möglich, so dass wir nur den kompletten Text der Nachricht über die Eigenschaft "Body" ermitteln können.
MsgBox strX & ": " & strText
End Sub
Abschließend zeigen wir eine kleine Meldung an, die über "strX" das identifizierte Format - "HTML", "Word-Mail", "RTF", "TXT" - sowie den ausgelesenen Text anzeigt.
Wie Sie sehen, ist der Zugriff auf die aktuell angezeigte Nachricht mit einigen Problemen verbunden, die sich aber im Großen und Ganzen recht einfach durch die Abfrage entsprechender Eigenschaften lösen lassen. Aufbauend auf diesen Grundlagen zeigt der zweite Teil des Tipps der Woche, wie Sie die markierten, ausgelesenen Texte über ein dafür angelegtes Symbol in einer Symbolleiste in eine Excel-Tabelle oder ein Word-Dokument einfügen.
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| Outlook-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Outlook 2003, 2002/XP, 2000 oder 97/98? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an:
outlook-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Fehler bei den Frei-/Gebucht-Informationen
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 98
FRAGE: In unserer Arbeitsgruppe mit Exchange Server erhalten wir manchmal eine Fehlermeldung, dass die Frei-/Gebucht-Informationen nicht aktualisiert werden können. Bislang waren wir nicht in der Lage, diese Fehlermeldung abzustellen. Wissen Sie Rat?
M. Priedigkeit
ANTWORT: Haben Sie es schon einmal mit dem Programmparameter "/cleanfreebusy" probiert? Er sorgt dafür, dass alle Frei-/Gebucht-Informationen zurückgesetzt und neu initialisiert werden. Um Outlook mit diesem Startparameter auszuführen, gehen Sie wie folgt vor:
- Wählen Sie im Windows-Startmenü den Befehl Ausführen an.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen und öffnen Sie die Programmdatei
OUTLOOK.EXE aus Ihrem Office-Verzeichnis. In Outlook 98 und 2000 lautet
der Pfad üblicherweise
oder in Outlook 2002 und 2003:
C:\Programme\Microsoft Office\
Office<Version>\OUTLOOK.EXE
wobei <Version> für die Versionsnummer steht: "10" bei Outlook 2002 oder "11" bei Outlook 2003.
- In der Befehlszeile des Dialogfelds Ausführen geben Sie nun hinter der
Pfadangabe eine Leerstelle und den Parameter "/cleanfreebusy" ein. Das
könnte für Outlook 2000 folgendermaßen aussehen:
Office\OUTLOOK.EXE" /cleanfreebusy
- Starten Sie Outlook mit einem Klick auf Ok.
Sollte der Einsatz des Startparameters nicht zum gewünschten Ergebnis führen, müssen Sie die Konfiguration Ihres Exchange Servers - insbesondere die Eigenschaften des öffentlichen Frei-/Gebucht-Ordners - überprüfen. Weiterführende Hinweise sprengen aber den Rahmen dieses Outlook-Newsletters.
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ANZEIGE Laufende Nummern für Rechungen, Lieferscheine, Angebote
usw. komfortabel in Word & Excel einfügenSie schreiben Rechnungen, Lieferscheine, Angebote und ähnliche Dokumente mit Word oder Excel und benötigen eine laufende Nummer für jedes neue Dokument? Mit dem SmartTools Rechnungsnummern-Assistenten können Sie Ihre Rechnungen wie bisher mit Word oder Excel schreiben. Die laufende Nummer rufen Sie jederzeit mit zwei Mausklicks ab und fügen Sie ganz einfach an der aktuellen Cursorposition ein:
SmartTools Rechnungsnummern-Assistent für Word SmartTools Rechnungsnummern-Assistent für Excel |
E-Mails möglichst einfach erneut versenden
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 98
FRAGE: Es kommt immer mal wieder vor, dass mir ein Mitarbeiter, Kollege, Bekannter etc. mitteilt, dass er eine Mail nicht erhalten hat. Ich möchten sie daher noch einmal verschicken und verwende dazu dann entweder die Zwischenablage oder die Weiterleiten-Funktion. Das kommt mir aber etwas umständlich vor, denn den Empfänger muss ich jeweils erneut eintragen. Kennen Sie eine einfachere Technik?
R. Winkelmann
ANTWORT: Tatsächlich verfügt Outlook über eine Funktion, die Ihnen hier weiterhelfen kann:
- Wechseln Sie in den Ordner "Gesendete Objekte" und öffnen Sie die
Mail, die Sie noch einmal verschicken möchten.
- Wählen Sie das Menü Aktionen-Diese Nachricht
erneut senden an.
- Outlook erstellt daraufhin automatisch eine neue Mail mit dem
vorhandenen Nachrichtentext an die vorherigen Empfänger. Sie können
jetzt auf Wunsch noch eine kurze Anmerkung hinzufügen und die Mail dann
mit Senden auf die Reise
schicken.
| Newsletter-Tipp |
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- Tipps und Workshops zum optimalen Einsatz der erweiterten Funktionen
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- Wichtige Infos und Tipps für den Umstieg von anderen
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