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Ausgabe vom 18. August
2004 |
| In dieser
Ausgabe |
News & Downloads
- Spotlight: Endlich erinnert Outlook Sie an Aufgaben,
Termine und Nachverfolgungen aus jedem beliebigen(!) Ordner
- Download-Tipp: Mailanhänge voll automatisch
speichern
- Webcast: Anti-Spam-Funktionen in Outlook
2003
Outlook-Helpline
- Nachtrag zum automatischen Verschicken einer
Urlaubsmeldung mit Outlook
- Auswahl des Mailkontos für den
Versand
| News &
Downloads |
Spotlight: Endlich erinnert Outlook Sie an Aufgaben, Termine und Nachverfolgungen aus jedem beliebigen(!) Ordner
Wenn Sie Outlook dazu nutzen, um sich an wichtige anstehende Termine und Aufgaben oder die Nachverfolgung von E-Mails und Kontakten erinnern zu lassen, kennen Sie das Problem:
Die Erinnerung funktioniert nur dann, wenn sich die entsprechenden Elemente in einem der vorgegebenen Standardordner befinden. Sobald Sie neue Ordner anlegen, um Mails, Termine, Aufgaben und Adressen besser zu organisieren, steht die Erinnerungsfunktion nicht mehr zur Verfügung.
Hier ist endlich die Lösung für dieses Problem:
Der Reminder Manager...
- ...ersetzt die Erinnerungsfunktion von Outlook 2000, 2002/XP und
2003
- ...erinnert Sie an JEDEN Termin und JEDE Nachverfolgung, die sich in
IRGENDEINEM ORDNER befindet, auf den Sie zugreifen können
- ...ermöglicht die Organisation Ihrer Mails, Aufgaben, Termine und
Kontakte samt Erinnerungen in beliebige Unterordner
- ...kann auch an Termine aus anderen PST-Dateien erinnern, die Sie in
Outlook geöffnet haben
- ...kann sogar Termine aus öffentlichen Ordnern vom Exchange Server
berücksichtigen
- ...bietet ein übersichtliches und komfortables Dialogfeld zur
Verwaltung aller fälligen Termine und Erinnerungen
- ...kann Erinnerungen voll automatisch per E-Mail an jede beliebige
Adresse versenden. So können Sie sich beispielsweise auch per SMS
erinnern lassen
- ...wird automatisch installiert und ist vollständig in Outlook
integriert
http://www.add-in-world.com/katalog/ol-reminder/
Download-Tipp: Mailanhänge voll automatisch speichern
Mit SmartTools AutoSave steht Ihnen endlich ein Outlook-Add-In zur komfortablen Verwaltung Ihrer Mailanhänge zur Verfügung: Anstatt jede Mail einzeln anzuklicken und die entsprechenden Anhänge zu speichern, wartet SmartTools AutoSave im Hintergrund auf neue Mails und sichert die Anhänge voll automatisch in einen beliebigen Ordner. Dabei kann SmartTools AutoSave automatisch Ordner mit dem Eingangsdatum der Mail verwenden oder auch Ordner mit den E-Mail-Adressen der Absender, so dass Sie die Dateien jederzeit ohne Probleme zuordnen können. SmartTools AutoSave löscht die Anhänge auf Wunsch außerdem aus den Mails, so dass sie in Outlook keinen unnötigen Speicherplatz verschwenden.
SmartTools AutoSave wird voll automatisch installiert und steht nach einem Neustart von Outlook sofort zur Verfügung. In einem übersichtlichen Dialog nehmen Sie die gewünschten Einstellungen zur Organisation Ihrer elektronischen Ablage vor. Außerdem können Sie auf Wunsch die automatische Speicherung der Anhänge auch jederzeit nachträglich auf eingegangene Mails anwenden:
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Gratis-Tool:
SmartTools AutoSave |
Webcast: Anti-Spam-Funktionen in Outlook 2003
In einem kostenlosen Webcast widmet sich Microsoft dem leidigen Spam-Problem. Am 25. August zeigt ein Experte in der Zeit von 19 Uhr bis 20 Uhr Gegenmaßnahmen vor, die Sie mit Hilfe verschiedener neuer Funktionen in Outlook 2003 treffen können. Den kostenlosen Webcast erreichen Sie unter der folgenden Adresse:
Webcast am 25. August 2004
| Outlook-Tipp der
Woche |
Kategorien komfortabel zuordnen, Teil 1
Versionen: Outlook 2000, 2002/XP und 2003
Während Sie neue Mails lesen, ordnen Sie sie häufig bestimmten Kategorien zu, um danach beispielsweise in Ansichten filtern oder Nachrichten über die Suchfunktion anhand der Kategorie lokalisieren zu können. Einer Nachricht eine Kategorie zuzuordnen, ist aber recht mühsam: Ansicht-Optionen anwählen, auf die Schaltfläche Kategorien klicken, Kategorie auswählen, auf Ok klicken. In diesem zweiteiligen Tipp der Woche stellen wir Ihnen eine Lösung vor, mit der Sie diese Aufgabe zukünftig mit zwei Mausklicks erledigen können.
Basis der Lösung ist eine UserForm, in der Sie verschiedene Schaltflächen anlegen. Die Beschriftungen der Schaltflächen entsprechen der Kategorie, die nach einem Klick auf die Schaltfläche der Nachricht zugeordnet werden soll. Eine Beschriftung Stammkunden sorgt dann beispielsweise dafür, dass die Kategorie "Stammkunden" zugeordnet wird. Beim Klick auf eine dieser Schaltflächen wird die globale Prozedur "KategorieSetzen" aufgerufen, die die Beschriftung der jeweils angeklickten Schaltfläche auswertet und so die Kategorie ermittelt, die zugeordnet werden soll. Diese Methode hat für Sie den Vorteil, dass Sie bei Änderungen oder Erweiterungen einfach nur die Beschriftung einzelner Schaltflächen anpassen oder neue Schaltflächen mit entsprechender Beschriftung hinzufügen und in deren Ereignisprozedur "Click" den Aufruf der Prozedur "KategorieSetzen" eingeben.
Um eine solche Lösung in Ihr Outlook einbauen, gehen Sie wie folgt vor:
- Wechseln Sie mit Alt+F11 in die VBA-Entwicklungsumgebung.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf "VbaProject.OTM" und
wählen Sie das Kontextmenü Einfügen-UserForm an.
- Benennen Sie die UserForm "frmKatSetzen" (Eigenschaft "Name") und
setzen Sie ihre Beschriftung (Eigenschaft "Caption") auf "Kategorie
setzen:" oder "Kategorie zuordnen:".
- Legen Sie unten rechts eine Schaltfläche an und setzen Sie dafür die
folgenden Eigenschaften:
Caption = Abbrechen
Cancel = True
- Das Setzen der Eigenschaft "Cancel = True" ermöglicht das schnelle
und einfache Schließen des Dialoges per Esc-Taste, falls der
Dialog einmal aus Versehen geöffnet wurde.
- Klicken Sie zweimal auf die Schaltfläche, um den VBA-Editor zu
öffnen und geben Sie für die Prozedur "Click" die folgende Anweisung
ein:
- Klicken Sie auf das Symbol VbapPoject.OTM
Speichern, um Ihre bisherigen Arbeiten zu sichern.
- Klicken Sie nun mit der rechten Maustaste auf "VbaProject.OTM" und
wählen Sie das Kontextmenü Einfügen-Modul an.
- Weisen Sie dem Modul den Namen "modKatSetzen" zu.
- Geben Sie in diesem Modul die folgende Prozedur
ein:
frmKatSetzen.Show
End Sub
- Klicken Sie nochmals auf das Symbol VbapPoject.OTM Speichern, um auch diese
Erweiterung zu sichern.
- Verlassen Sie nun die VBA-Entwicklungsumgebung mit einem Klick auf
das Schließen-Symbol in der
Titelleiste.
- Öffnen Sie eine beliebige Nachricht.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige
Symbolleiste, wählen Sie das Kontextmenü Anpassen an und wechseln im folgenden
"Anpassen"-Dialog auf die Registerkarte "Befehle".
- Stellen Sie die Liste Kategorien
auf "Makros" ein und ziehen Sie den Eintrag "Modulname.KatSetzenShow" in
die gewünschte Symbolleiste.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das neue Symbol und nehmen
Sie im Eigenschaften-Menü die gewünschten Einstellungen vor, indem Sie
beispielsweise "Name" auf "Kategorie" oder "Nachrichten verschieben"
setzen.
- Klicken Sie im "Anpassen"-Dialog auf die Schaltfläche Schließen.
Im zweiten und letzten Teil dieses Tipps in der nächsten Woche erweitern wir die Lösung um die VBA-Routine zum Verschieben der Nachrichten und legen die entsprechenden Schaltflächen für ihren Aufruf an.
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| Outlook-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Outlook 97, 98, 2000 oder 2002? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte keine Dateien schicken!) an:
outlook-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe eine oder mehrere Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Nachtrag zum automatischen Verschicken einer Urlaubsmeldung mit Outlook
Versionen: Outlook 98, 2000, 2002/XP und 2003
FRAGE: In Ihrem Newsletter vom 28.7.2004 beschreiben Sie, wie Outlook automatisch eine Urlaubsnotiz verschicken kann. Ich habe das Verfahren ausprobiert und festgestellt, dass offenbar ein kleiner aber entscheidender Hinweis fehlt: Bevor man die Regel aufstellt, muss man dafür sorgen, dass der Posteingang leer ist. Ansonsten reagiert die Regel auf alle Mails im Posteingang, sodass alle Absender, die Ihnen einmal eine Mail geschickt haben, eine Urlaubsnotiz erhalten. Vielleicht sollten Sie diesen Hinweis in einem der nächsten Outlook Weekly-Ausgaben veröffentlichen.
K. Haessler
ANTWORT: Normalerweise tritt das Problem, das Sie schildern, nicht auf. Wenn Sie nur die Aktionen ausführen, die wir im Tipp "So verschickt Outlook automatisch eine Urlaubsmeldung" vom 28.7.2004 genannt haben, gilt die Regel ausschließlich für neu eingehende Mails und keineswegs für alle im Posteingang vorhandenen Nachrichten.
Dass die Urlaubsmeldung in Ihrem Fall an alle Absender aus dem Posteingang verschickt wurde, liegt vermutlich daran, dass Sie im letzten Schritt des Regel-Assistenten das Kontrollkästchen Diese Regel jetzt auf Nachrichten anwenden, die sich bereits im 'Posteingang' befinden angekreuzt haben. Dieses Kontrollkästchen muss natürlich unbedingt AUSGESCHALTET bleiben. Da dies normalerweise der Fall ist, haben wir die Einstellung nicht näher erläutert.
Was Sie ebenfalls unbedingt vermeiden sollten, ist es, die Regel auf Befehl auszuführen (in Outlook 2000 und 2002 mit der Schaltfläche Jetzt ausführen, in Outlook 2003 per Regeln jetzt anwenden). Wenn Sie die Urlaubsmeldung nicht sofort sondern erst zu einem bestimmten Zeitpunkt aktivieren wollen, versehen Sie den entsprechenden Eintrag im Regel-Assistenten bzw. im Dialogfenster Regeln und Benachrichtigungen einfach mit einem Häkchen und bestätigen Sie die Aktivierung dann mit Ok.
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2003Endlich professionelle Geschäftsgrafiken in Ihren Excel-Tabellen, PowerPoint-Präsentationen und Word-Dokumenten: Mit Amigo 2000 steht eine leistungsfähige Erweiterung zur Verfügung, die Ihnen mit minimalem Aufwand die Erstellung verblüffender Diagramme ermöglicht: http://www.add-in-world.com/katalog/amigo2000/ |
Auswahl des Mailkontos für den Versand
Versionen: Outlook 98, 2000, 2002/XP und 2003
FRAGE: Ich arbeite mit Outlook in Verbindung mit einem Exchange Server. Außerdem habe ich zwei Internet-Mail-Dienste eingerichtet, um per POP3 auf meine privaten E-Mail-Konten zugreifen zu können. Das Abholen der Mails klappt problemlos. Bislang habe ich es aber nicht geschafft, meine Mails über die privaten Internet-Konten zu verschicken. Alle Nachrichten werden immer über den Exchange Server geleitet. Gibt es irgendeine Möglichkeit, in Outlook das Absenderkonto einzustellen? C. Neufert
ANTWORT: Das von Ihnen geschilderte Problem mit dem Absenderkonto betrifft Outlook bis zur Version 2000. Hier müssen Sie beachten, dass es zwei unterschiedliche Installationsmodi gibt: "Nur via Internet" und "Unternehmen oder Arbeitsgruppe". In welcher Form Outlook auf Ihrem Rechner installiert ist, erfahren Sie, wenn Sie das Hilfemenü ? öffnen und den Befehl Info über Microsoft Outlook anwählen. In der zweiten Zeile der Programminformationen verrät Outlook den aktuellen Arbeitsmodus.
Wir werden uns in einer der nächsten Ausgaben näher mit den Vor- und Nachteilen der beiden Modi beschäftigen. An dieser Stelle nur so viel: Ändern Sie den Installationsmodus nicht nach Belieben. Prüfen Sie genau, welcher Modus am besten für Sie geeignet ist, und behalten Sie ihn dann bei. Mitunter haben Sie gar keine Wahl, denn wenn Sie zum Beispiel in einem Netzwerk mit Exchange Server arbeiten, muss Ihr System auf den Modus "Unternehmen oder Arbeitsgruppe" eingestellt sein.
Das führt allerdings auch zu den Schwierigkeiten mit dem Absenderkonto. Im Arbeitsgruppenmodus wird der Exchange Server als Übermittlungsoption bevorzugt, obwohl Sie zusätzliche Internet-Mail-Konten einrichten können. Eine von Mail zu Mail wechselnde Auswahl des Absenderkontos ist nicht möglich. Dennoch gibt es einen Weg, den Dienst, über den die E-Mail verschickt werden soll, einzustellen. Diese Konfiguration gilt dann aber mindestens für die Dauer der nächsten Outlook-Sitzung.
Um den Mailversand zu beeinflussen, wählen Sie Extras-Dienste an. Danach wechseln Sie auf die Registerkarte Übermittlung. Etwa in der Mitte des Dialogfelds sehen Sie eine Liste aller Mail-Dienste, in der Sie auch Ihre privaten Internet-Mail-Konten finden. Wenn die nächsten Nachrichten über eines dieser Konten verschickt werden sollen, verschieben Sie den entsprechenden Listeneintrag mit den rechts daneben stehenden Schaltflächen ganz an den Anfang der Liste. Outlook verwendet immer den ersten Eintrag als Absenderkonto. Danach bestätigen Sie die Änderung mit Ok und starten Outlook noch einmal neu.
Einfacher geht es in Outlook 98 und Outlook 2000 nur, wenn Sie im "Nur via Internet"-Modus arbeiten. Dann können Sie im Nachrichtenfenster jederzeit aus einer Dropdown-Liste auswählen, über welches Konto die Mail verschickt wird. Doch bei angeschlossenem Exchange Server scheidet diese Möglichkeit aus.
Erst Outlook 2002/XP und 2003 vereinen beide Welten. Wenn Sie wollen, können Sie den Nachrichtenaustausch standardmäßig über Ihren Exchange Server laufen lassen. Alternativ können Sie beim Verfassen einer neuen Mail aber wie im Internet-Modus der Vorgängerversionen eine Kontenliste per Dropdown-Feld öffnen, um das Absenderkonto der aktuellen Mail individuell festzulegen.
| Newsletter-Tipp |
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Der SmartTools Office XP Insider ist ein kostenloser E-Mail-Newsletter, der sich ausschließlich mit den neuen Funktionen von Office XP und 2003 beschäftigt:
- Praktische Tipps zur Installation
- Tipps und Workshops zum optimalen Einsatz der neuen Funktionen
- Wichtige Infos und Tipps für den Umstieg von anderen
Office-Versionen
- Download-Links zu aktuellen Erweiterungen und Service Releases für
Office XP/2003
- Helpline für Ihre individuellen Fragen zu Office XP und
2003
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