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Outlook-Helpline Newsletter-Tipp
Spotlight: Endlich erinnert Outlook Sie an Aufgaben, Termine und Nachverfolgungen aus jedem beliebigen(!) Ordner Wenn Sie Outlook dazu nutzen, um sich an wichtige anstehende Termine und Aufgaben oder die Nachverfolgung von E-Mails und Kontakten erinnern zu lassen, kennen Sie das Problem: Die Erinnerung funktioniert nur dann, wenn sich die entsprechenden Elemente in einem der vorgegebenen Standardordner befinden. Sobald Sie neue Ordner anlegen, um Mails, Termine, Aufgaben und Adressen besser zu organisieren, steht die Erinnerungsfunktion nicht mehr zur Verfügung. Hier ist endlich die Lösung für dieses Problem: Der Reminder Manager... ...ersetzt die Erinnerungsfunktion von Outlook 2000, 2002/XP und 2003 ...erinnert Sie an JEDEN Termin und JEDE Nachverfolgung, die sich in IRGENDEINEM ORDNER befindet, auf den Sie zugreifen können ...ermöglicht die Organisation Ihrer Mails, Aufgaben, Termine und Kontakte samt Erinnerungen in beliebige Unterordner ...kann auch an Termine aus anderen PST-Dateien erinnern, die Sie in Outlook geöffnet haben ...kann sogar Termine aus öffentlichen Ordnern vom Exchange Server berücksichtigen ...bietet ein übersichtliches und komfortables Dialogfeld zur Verwaltung aller fälligen Termine und Erinnerungen ...kann Erinnerungen voll automatisch per E-Mail an jede beliebige Adresse versenden. So können Sie sich beispielsweise auch per SMS erinnern lassen ...wird automatisch installiert und ist vollständig in Outlook integriert Der Reminder Manager ist ab sofort zu einem Einführungspreis mit 25% Rabatt verfügbar. Weitere Informationen finden Sie unter: http://www.add-in-world.com/katalog/ol-reminder/ Download-Tipp: Anhangbeschränkungen komfortabel einstellen mit einem kostenlosen Outlook-Tool Nutzen Sie unsere kostenlose Outlook-Erweiterung zur Konfiguration der gesperrten Anhänge von Outlook 2000, 2002/XP und 2003:
Nach dem Download beenden Sie bitte zunächst Outlook und starten erst dann die Installation. Folgen Sie den Anweisungen des Setup-Assistenten und wenn Sie anschließend Outlook wieder starten, finden Sie hier ein neues Menü SSmartTools-Anhang-Sicherheit-Einstellungen. Nachdem die neue Funktion aufgerufen haben, können Sie dann in einem Dialogfeld mit wenigen Mausklicks bestimmen, welche Anhänge Outlook sperren soll und auf welche Dateien Sie uneingeschränkt zugreifen möchten. Unser Anhangsicherheits-Manager geht sogar noch einen Schritt weiter, denn auf Wunsch können Sie weitere Dateikennungen konfigurieren, die in Outlook standardmäßig nicht vorgegeben sind, künftig aber gesperrt sein sollen. Und wenn Sie als Administrator die Sicherheitseinstellungen für andere Anwender konfigurieren und verhindern möchten, dass nachträglich Änderungen vorgenommen werden, lässt sich der Anhangsicherheits-Manager mit einem Kennwort schützen. News: Aktualisierter Junk-E-Mail-Filter für Outlook 2003 Microsoft bringt den Junk-E-Mail-Filter für Outlook 2003 in regelmäßigen Abständen auf den neuesten Stand. Filter werden verbessert und Routinen zur Erkennung aktueller Spam-Mails integriert. Vor wenigen Tagen hat Microsoft ein weiteres Update veröffentlicht:
Sollten Sie eine der übrigen Aktualisierungen nicht heruntergeladen haben, genügt dennoch der neue Download, denn er enthält sämtliche Updates aus den vergangenen Monaten.
Outlook vor unbefugtem Zugriff schützen, Teil 2 Versionen: Outlook 2000, 2002/XP und 2003 Beginnen wir mit einigen Erläuterungen zur Funktionsweise der vorübergehenden Deaktivierung mit den in der letzten Folge vorgestellten VBA-Routinen: Beim Klick auf das Symbol "Outlook schützen" wird die Prozedur "LockOutlook" aufgerufen. Dort halten wir den aktuellen Fenstermodus (maximiert, normal) fest, damit dieser später wieder hergestellt werden kann und legen das Outlook-Fenster minimiert in der Taskleiste von Windows ab. In einer Schleife zeigen wir dann den Dialog zur Eingabe des Kennwortes an. Diese Schleife läuft durch die Bedingung "While strKennwort <> cstrKennwort" normalerweise solange, bis das korrekte Kennwort eingegeben ist. Durch einen bei jeder Eingabe heraufgesetzten Zähler "Cnt" und eine Abfrage des Zählers erlauben wir jedoch nur maximal drei Versuche. Sind diese überschritten, wird Outlook beendet. Ist das Kennwort korrekt, wird das Outlook-Fenster wieder in der ursprünglichen, eingangs festgehaltenen Form angezeigt und es kann weiter mit Outlook gearbeitet werden. Um nun das unbefugte Starten von Outlook zu verhindern und den Zugriff erst nach Eingabe des richtigen Kennwortes freizugeben, nutzen wir eine Besonderheit von Outlook: Über so genannte "Anwendungsereignisse" können eigene VBA-Routinen ausgeführt werden. Eines dieser Ereignisse ist "Startup". Man kann also beim Start von Outlook eine Kennwortabfrage anzeigen. Ist das eingegebene Kennwort falsch, wird Outlook sofort wieder beendet. Andernfalls läuft der Startvorgang normal weiter und es kann wie gewohnt mit Outlook gearbeitet werden. Um diese Kennworteingabe beim Start von Outlook zu aktivieren, gehen Sie wie folgt vor:
Die Abfrage des Kennwortes beim Start von Outlook arbeitet vom Grundsatz her wie die Abfrage des Kennwortes bei vorübergehender Deaktivierung: Zunächst halten wir hier den aktuellen Fenstermodus (maximiert, normal) fest, damit dieser später wieder hergestellt werden kann und legen das Outlook-Fenster dann minimiert in der Taskleiste von Windows ab. Danach wird das Kennwort abgefragt. Ist das Kennwort nicht richtig, wird Outlook direkt wieder beendet. Andernfalls, also bei korrektem Kennwort zeigen wir das Outlook-Fenster in der ursprünglichen Form an, es kann wie gewohnt mit Outlook gearbeitet werden.
Haben Sie Fragen zu Outlook 97, 98, 2000, 2002/XP oder 2003? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an: outlook-helpline@smarttools.de Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter. Doppelte Kennworteingabe beim Abruf von E-Mail-Konten vermeiden Versionen: Outlook 98, 2000, 2002/XP und 2003 FRAGE: Ich habe Outlook so eingestellt, dass beim Starten automatisch die Mails von fünf verschiedenen E-Mail-Konten abgeholt werden. Das Problem dabei ist, dass ich bei einigen Konten immer wieder mein Kennwort eingeben muss, obwohl ich in den Kontoeinstellungen das Kontrollkästchen Kennwort speichern angekreuzt habe. Was kann ich ändern, damit diese doppelte Kennwortabfrage ausbleibt? R. Repp ANTWORT: Dass Sie trotz gespeichertem Kennwort zur manuellen Eingabe Ihres Zugangscodes gefragt werden, liegt vermutlich daran, dass Ihr E-Mail-Anbieter eine Identifizierung zum Senden von Nachrichten verlangt. Da in Outlook aber standardmäßig das Senden vor dem Empfangen von Nachrichten kommt und da Ihre Benutzerdaten erst beim Empfangen übermittelt werden, erhalten Sie eine Aufforderung zur Kennworteingabe. Das können Sie abstellen, indem Sie eine Option in den Einstellungen des E-Mail-Kontos aktivieren. Beachten Sie aber, dass die im Anschluss vorgestellte Verfahrensweise nicht pauschal für alle Provider gilt. Wie der reibungslose E-Mail-Versand und -Empfang mit Outlook funktioniert, kann Ihnen letztendlich nur Ihr E-Mail-Anbieter verraten. Oft gibt es entsprechende Informationen auf den Internetseiten der Firma. Wenn es reicht, die Benutzeridentifizierung für den Versand von Nachrichten einzuschalten, um die doppelte Kennworteingabe zu verhindern, gehen Sie folgendermaßen vor: Outlook 98/2000:
Grafik in Outlook-Formular anzeigen Versionen: Outlook 2000, 2002/XP und 2003 FRAGE: Beim Erstellen eines Formulars in Outlook soll u.a. auch unser Firmenlogo sichtbar sein. Über "Einfügen" habe ich aber keine Möglichkeit dazu gefunden. Was mache ich falsch? V. Waldberg ANTWORT: Sie müssen zunächst ein Steuerelement anlegen, das ein Logo anzeigen kann und diesem dann das Logo zuweisen. Gehen Sie wie folgt vor:
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