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Ausgabe vom 19. Oktober
2005 |
| In dieser
Ausgabe |
Outlook-News & Downloads
- Der neue Reminder Manager 1.5: Endlich erinnert
Outlook Sie an Aufgaben, Termine, und Nachverfolgungen aus jedem
beliebigen(!) Ordner
- Download-Tipp: Gesendete Nachrichten komfortabel
verwalten
- News: Deutsche Version der Google Desktop 2 Beta
verfügbar
Outlook-Helpline
Newsletter-Tipp
| Outlook-News &
Downloads |
Der neue Reminder Manager 1.5: Endlich erinnert Outlook Sie an Aufgaben, Termine, und Nachverfolgungen aus jedem beliebigen(!) Ordner
Wenn Sie Outlook dazu nutzen, um sich an wichtige anstehende Termine und Aufgaben oder die Nachverfolgung von E-Mails und Kontakten erinnern zu lassen, kennen Sie das Problem:
Die Erinnerung funktioniert nur dann, wenn sich die entsprechenden Elemente in einem der vorgegebenen Standardordner befinden. Sobald Sie neue Ordner anlegen, um Mails, Termine, Aufgaben und Adressen besser zu organisieren, steht die Erinnerungsfunktion nicht mehr zur Verfügung.
Hier ist endlich die Lösung für dieses Problem:
Der Reminder Manager...
- ...ersetzt die Erinnerungsfunktion von Outlook 2003, 2002/XP und
2000
- ...erinnert Sie an jeden Termin und jede
Nachverfolgung, die sich in irgendeinem Ordner befindet, auf den
Sie zugreifen können
- ...ermöglicht die Organisation Ihrer Mails, Aufgaben, Termine und
Kontakte samt Erinnerungen in beliebige Unterordner
- ...kann auch an Termine aus anderen PST-Dateien erinnern, die Sie in
Outlook geöffnet haben
- ...kann sogar Termine aus öffentlichen Ordnern vom Exchange Server
berücksichtigen
- ...kann Erinnerungen per E-Mail an jede beliebige Adresse versenden.
Lassen Sie sich so beispielsweise auch per SMS erinnern!
- ...wird automatisch installiert und ist vollständig in Outlook
integriert
Der Reminder Manager 1.5 ist ab sofort zu einem Aktionspreis mit 25% Rabatt verfügbar. Weitere Informationen finden Sie unter:
Reminder Manager 1.5 für Outlook
Download-Tipp: Gesendete Nachrichten komfortabel verwalten
Ab sofort müssen sich Ihre verschickten Mails nicht mehr im Ordner "Gesendete Objekte" ansammeln. Ein komfortables Add-In sorgt für die einfache Archivierung Ihrer versendeten Nachrichten. Nach der voll automatischen Installation erscheint beim Versand jeder Mail ein kleiner Dialog, in dem Sie den gewünschten Ablageordner per Doppelklick auswählen können.
Die Nachrichten, die Sie selber geschrieben haben, sammeln sich also nicht alle unter den gesendeten Objekten, sondern werden ebenfalls in verschiedene Ordner wie "Kunden", "Privat", Angebote" usw. aufgeteilt. Welche Ordner Ihnen dabei zur Verfügung stehen, können Sie übrigens vollkommen frei bestimmen. Außerdem lässt sich der Auswahldialog jederzeit unterdrücken, wenn Sie eine Mail einmal nicht speziell ablegen möchten, indem Sie beim Senden die Strg-Taste gedrückt halten. SmartTools Publishing bietet Ihnen dieses Outlook-Add-In kostenlos zum Download an:
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SmartTools
E-Mail-Archiv für Outlook kostenlos
herunterladen |
News: Deutsche Version der Google Desktop 2 Beta verfügbar
Vor einigen Wochen haben wir über die aktuellste Version von Google Desktop Search berichtet, die als "Google Desktop 2" eine Reihe von interessanten neuen Funktionen anbietet. So steht Ihnen nun eine "Seitenleiste" zur Verfügung, die sich fest auf dem Bildschirm positionieren lässt und die unter anderem die letzten eingegangenen Mails aus Outlook oder Fotos als Slideshow anzeigen, aber auch aktuelle Informationen aus dem Internet (RSS-Feeds, Börsenkurse, Wetterdaten usw.) abrufen kann.
Interessant für Outlook-Anwender ist eine Symbolleiste direkt in Outlook, über die Sie ohne Umwege direkt im Programm nach Mails suchen können. Die Ergebnisse werden dabei auch nicht im Browser, sondern in tabellarischer Form in einem separaten Fenster dargestellt. Google Desktop 2 kann außerdem jetzt nicht nur Outlook-Mails, sondern auch Termine, Aufgaben, Notizen und Kontakte durchsuchen.
Google Desktop 2 steht ab sofort in einer deutschen Betaversion zum kostenlosen Download zur Verfügung:
Google Desktop 2 Beta
| Outlook-Tipp der
Woche |
Wettervorhersage automatisch in den Outlook-Kalender eintragen, Teil 1
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP, 2000, 98 und 97
Der "Infuzer" ist eine wenig bekannte kostenlose Outlook-Erweiterung, die Ihnen eine 5-Tage-Wettervorhersage für eine von mehreren tausend verfügbaren Städten direkt in den Outlook-Kalender einträgt. So können Sie bereits morgens beim Start Ihres Rechners wetterabhängige Aktionen oder Freizeitaktivitäten für die nächsten Tage planen. Die Wettervorhersage für einen Tag bietet Ihnen neben den Temperaturen sogar Informationen zur Luftfeuchtigkeit, Windgeschwindigkeit, Luftdruck und Sichtweite an. Die Texte stehen zwar nur in Englisch zur Verfügung, aber sie sind leicht verständlich. Außerdem werden natürlich zahlreiche deutsche Städte unterstützt. Im Outlook-Kalender erscheint für jeden Tag eine kurze Zusammenfassung für der Wetteraussichten samt Höchst- und Tiefsttemperaturen. Per Doppelklick auf den entsprechenden Eintrag rufen Sie dann ausführliche weitere Informationen ab. Zum Beispiel für "Kiel":
Kiel - Tuesday: Partly Sunny; Hi 65 F ; Lo 55
The forecast for Tuesday:
High 65 F / 18 C
Low: 53 F / 11 C
Current weather in Kiel: M/SUNNY
Temperature: 66 F / 18 C
Humidity: 63 %
Wind speed: 15 mph / 24 kmph
Wind direction: NW
Barometric pressure: 30.01 inHg /762 mHg
Visibility: 14 mi / 22 km
Für die Installation dieses kostenlosen Dienstes gehen Sie folgendermaßen vor:
- Beenden Sie Outlook und öffnen Sie die folgende URL in Ihrem
Browser:
- Klicken Sie auf Weather forecast.
Es sollte nach wenigen Sekunden ein Popup-Fenster erscheinen, das Sie
durch die Installation leitet. Erlauben Sie ggf. das Einblenden von
Popups für die Seite www.infuzer.com.
- Folgen Sie den Anweisungen des Assistenten per Klick auf Continue, Sign
Up und bestätigen Sie die Lizenzinformationen mit I Agree.
- Registrieren Sie sich mit einem beliebigen Passwort und entscheiden
Sie, ob Sie in Zukunft über Neuigkeiten per E-Mail informiert werden
möchten.
- Klicken Sie auf Download, um den
Installationsassistenten des Infuzers zu starten. Bestätigen Sie
eventuell erscheinende Sicherheitswarnungen und setzen Sie die
Installation fort.
- Wählen Sie Ihren unterstützten Kalender aus. Über den Eintrag Show all supported calendars können Sie
optional zusätzliche Kalenderunterstützungen installieren.
- Wählen Sie Install an, und
bestätigen Sie die nachfolgende Willkommensmeldung mit Ok. Im nächsten Fenster können Sie bereits
Ihre erste Wettervorhersage abonnieren.
- Geben Sie im Feld name of place
den Namen der Stadt ein, für die Sie eine Wettervorhersage erhalten
möchten (zum Beispiel 'Karlsruhe'), und klicken Sie auf find my area. Diese Einstellungen lassen
sich später jederzeit ändern. Sollte Ihre Stadt nicht unterstützt
werden, wiederholen Sie bitte die Eingabe, und wählen Sie im
Zweifelsfall die nächst gelegene größere Stadt.
- Selektieren Sie aus der folgenden Städteliste den Eintrag mit dem
Attribut "Germany". Eine eventuell erscheinende Sicherheitswarnung von
Outlook bestätigen Sie bitte, indem Sie den Zugriff auf Outlook für
einige Minuten freigeben.
- Wechseln Sie nun in den Kalender-Ordner von Outlook. Der Infuzer
erstellt nach Abschluss eines Wetterabonnements innerhalb von wenigen
Augenblicken Kalendereinträge für die nächsten 5 Tage, beginnend mit dem
aktuellen Datum.
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| Outlook-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Outlook 2003, 2002/XP, 2000 oder 97/98? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an:
outlook-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Fehlender Speicherplatz beim Einrichten einer Regel
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 98
FRAGE: Wenn ich eine neue Regel anlegen will, erscheint immer eine Fehlermeldung über mangelnden Speicherplatz und Outlook sagt mir, dass die Regel deaktiviert wird. Ich habe tatsächlich schon eine ganze Reihe von Regeln eingerichtet. Aber auf einem modernen PC-System mit reichlich Arbeitsspeicher muss es doch eine Möglichkeit geben, den Platz, den Outlook für Regeln bereitstellt, zu vergrößern. Kennen Sie eine Lösung?
W. Rother
ANTWORT: Leider ist der Speicher für Regeln auf eine Größe von maximal 32 Kilobyte begrenzt. Dieser Wert lässt sich weder in Outlook noch auf einem eventuell verfügbaren Exchange Server ändern.
Sie müssen also versuchen, Ihre Regeln irgendwie zu optimieren. Platz lässt sich unter Umständen einsparen, indem Sie eine Regel, die von mehreren individuellen Absendern abhängig ist, so ändern, dass sie für alle Empfänger einer Verteilerliste gilt. Erstellen Sie dazu im Kontaktordner eine Verteilerliste, der Sie die E-Mail-Absender hinzufügen, die für Ihre Regel ausschlaggebend sind. Anschließend passen Sie die bisherige Regel so an, dass als Absenderkriterium die Verteilerliste geprüft wird.
In Outlook 2003 kann es manchmal hilfreich sein, den Namen einer Regel zu verkürzen. Das erklärt sich dadurch, dass Outlook 2003 den Unicode-Zeichensatz unterstützt, der mehr Platz beansprucht.
Als weitere Maßnahme sollten Sie überprüfen, ob sich einzelne Regeln nicht kombinieren lassen. Da jede Regel für sich Platz benötigt, sparen Sie Ressourcen, indem Sie die Anzahl der Regeln verringern. Das lässt sich natürlich auch dadurch erreichen, dass Sie überflüssige oder ausgediente Regeln konsequent löschen.
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Outlook im Systray ablegen
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 97/98
FRAGE: Wir arbeiten den ganzen Tag mit Outlook, wobei es die meiste Zeit minimiert in der Taskleiste von Windows liegt und dort unnötig Platz für andere Symbole wegnimmt. Kann man Outlook im minimierten Zustand nicht in den Systray verbannen?
Diverse Anfragen
ANTWORT: Die Antwort hängt von der eingesetzten Version ab. Outlook 2003 besitzt diese Möglichkeit bereits standardmäßig: Klicken Sie einfach das Outlook-Symbol im Systray mit der rechten Maustaste an und rufen Sie das Kontextmenü Ausblenden wenn minimiert an.
Für Outlook 2002 können Sie einen undokumentierten Eintrag in die Registry nutzen:
- Wählen Sie das Menü Start-Ausführen an, geben Sie "regedit" ein
und klicken Sie auf Ok.
- Lokalisieren Sie den Abschnitt
"HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\10.0\Outlook\Preferences".
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner "Preferences"
und wählen Sie Neu-DWORD-Wert im
Kontextmenü an.
- Benennen Sie den neuen Eintrag um in "MinToTray".
- Doppelklicken Sie auf den neuen Eintrag und geben Sie als Wert "1"
ein.
- Verlassen Sie den Registrierungseditor.
- Starten Sie Outlook gegebenenfalls einmal neu.
Outlook 97/98 und 2000 kennen einen solchen Registry-Eintrag leider nicht. Hier kann aber eine kleine Systemerweiterung namens "Icon Corral" von Eric Askilsrud helfen. Das Tool legt Symbole beliebiger Anwendungen im Systray ab und kann unter der folgenden Adresse heruntergeladen werden:
'Icon Corral' für Outlook
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Der SmartTools Office Insider ist Ihr monatlicher News-Service für Microsoft Office. Hier finden Sie aktuelle Informationen zu Access, Excel, Word & Co, eine Fülle von Download-Links sowie detaillierte Tipps zu neuen Patches und Updates. So verpassen Sie nichts, was Sie unbedingt zu Microsoft Office wissen müssen.
- Meldungen über neue Lösungen und Add-Ins zu Office 2003, XP, 2000
und 97
- Berichte über Updates und Bugfixes.
- Tipps und effektivere Arbeitstechniken zu Access, Excel, Word &
Co.
- Hinweise auf kostenlose Downloads zu Office 2003, 2002/XP, 2000 und
97
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