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Ausgabe vom 19. Mai
2005 |
| In dieser
Ausgabe |
Outlook-News & Downloads
- Spotlight: Mustertexte, Textbausteine und Formulare
ganz einfach verwalten und abrufen
- Download-Tipp: Der kostenlose
Archivierungs-Assistent für Ihre Outlook-Daten
- News: Aktualisierter Junk-E-Mail-Filter für Outlook
2003
Outlook-Helpline
Newsletter-Tipp
| Outlook-News &
Downloads |
Spotlight: Mustertexte, Textbausteine und Formulare ganz einfach verwalten und abrufen
SmartTools QuickText Pro ist die innovative und genial einfache Lösung, damit Sie auf immer wieder benötigte Musterbriefe, Vorlagen und Textabschnitte in Word schnell und ohne Umwege zugreifen können:
- Sie speichern alle Musterbriefe, Formulare, Textbausteine usw., die
Sie immer wieder benötigen, in einem beliebigen Verzeichnis auf Ihrer
Festplatte oder auf einem gemeinsamen Laufwerk im Netz.
- Wenn Sie bei der Arbeit an einem Dokument auf einen der Mustertexte
zugreifen möchten, klicken Sie die gewünschte Stelle mit der rechten
Maustaste an und rufen das Kontextmenü von QuickText Pro auf.
- An der Cursorposition erscheint eine Liste Ihrer Mustertexte, die
automatisch aus den Dateien Ihrem QuickText-Verzeichnis zusammengestellt
wird. Sie markieren nur noch einen der Einträge und schon erscheint der
entsprechende Text an der aktuellen Cursorposition.
- Die Lösung ist unabhängig von Dokumentvorlagen, in denen Sie
normalerweise Textbausteine über die AutoText-Funktion speichern.
- QuickText Pro-Bausteine können Sie in alle Dokumente einfügen, egal,
auf welcher Vorlage sie basieren.
- QuickTextPro-Dokumente können außerdem mit anderen Anwendern im
Netzwerk geteilt werden, indem Sie ein globales Verzeichnis auf einem
Server anlegen und es als QuickText-Verzeichnis definieren. So lassen
sich Textbausteine für beliebig viele Anwender
standardisieren.
http://www.add-in-world.com/katalog/quicktext-pro/
Download-Tipp: Der kostenlose Archivierungs-Assistent für Ihre Outlook-Daten
Kämpfen Sie mit einem umfangreichen Outlook-Datenbestand, der unbedingt entrümpelt werden müsste? Der kostenlose SmartTools Archivierungs-Assistent hilft Ihnen dabei, E-Mails, Journaleinträge, Notizen, Termine oder Aufgaben, die nicht mehr ständig benötigt werden, im Dateisystem abzulegen, aus den Outlook-Ordnern zu löschen und so die Übersicht in den Outlook-Ordnern wiederherzustellen und die Arbeitsgeschwindigkeit von Outlook zu erhöhen.
Der Archivierungs-Assistent spiegelt dabei die Outlook-Ordnerstruktur 1:1 auf die Festplatte und speichert die Elemente in einem speziellen Outlook-Format, so dass Sie sie jederzeit direkt per Doppelklick öffnen und in Outlook einsehen können.
Der SmartTools Archivierungs-Assistent bietet ein komfortables Setup-Programm und bindet sich automatisch auch in andere Office-Anwendungen ein, wenn Sie auch Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien sichern möchten. Wir stellen Ihnen diesen leistungsfähigen Assistenten zurzeit noch als uneingeschränkte Vollversion kostenlos zur Verfügung:
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SmartTools
Archivierungs-Assistent für
Outlook |
News: Aktualisierter Junk-E-Mail-Filter für Outlook 2003
Microsoft bringt den Junk-E-Mail-Filter für Outlook 2003 in regelmäßigen Abständen auf den neuesten Stand. Das neueste Update vom 10. Mai 2005 inklusive aller vergangenen Aktualisierungen finden Sie unter:
Junk-E- Mail-Filter für Outlook 2003
| Outlook-Tipp der
Woche |
Mailanhänge schneller zuordnen, Teil 1
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP und 2000
Bei der Arbeit mit Outlook erstellen Sie immer wieder Nachrichten mit denselben Anhängen, um beispielsweise die aktuelle Preisliste, eine Techinfo zu einem Problem oder Produktinformationen an Kunden oder Kollegen zu senden. Den jeweiligen Anhang müssen Sie dabei jedes Mal mühsam über das Menü Einfügen-Datei lokalisieren und der Nachricht zuordnen. Mit diesem zweiteiligen Tipp der Woche stellen wir Ihnen eine Lösung vor, die diese Aufgabe durch den Einsatz kleiner VBA-Routinen und Symbolen in einer eigenen Symbolleiste auf einen einzigen Mausklick reduziert.
Beginnen wir mit ein paar Grundlagen: Eine Nachricht ist ein Objekt vom Typ "MailItem" und verfügt über eine Auflistung "Attachments", über die die Anhänge spezifiziert werden. Sie können einer Nachricht bekanntlich beliebig viele Anhänge zuordnen. Die Auflistung "Attachments" besteht deshalb aus einzelnen "Attachment"-Objekten, von denen jedes Objekt einen einzelnen Anhang repräsentiert. Die Anzahl aktuell zugeordneter Anhänge lässt sich über die Eigenschaft "Attachments.Count" abfragen. Mit Hilfe der Methode "Add" kann der Auflistung "Attachments" ein Anhang hinzugefügt und gegebenenfalls über eine Methode "Delete" auch daraus entfernt werden. Der Methode "Add" müssen Sie dabei als Parameter Pfad und Dateiname der anzuhängenden Datei übergeben. Weitere Parameter definieren Art und Position des Anhanges - dazu gleich etwas mehr. Mit einer Anweisung der folgenden Art können Sie also zunächst recht einfach einen Anhang zuordnen:
objMail.Attachments.Add "D:\Daten\Excel\Preisliste.xls"
Dazu muss allerdings zunächst eine Referenz auf die aktuelle Nachricht ermittelt werden. Die Erstellung oder Bearbeitung einer neuen Nachricht erfolgt immer in einem Nachrichten-Fenster, das aus Sicht von Outlook ein "Inspector"-Objekt ist. Das aktuelle Fenster kann über eine Eigenschaft "ActiveInspector" und die darin bearbeitete Nachricht über eine Eigenschaft "CurrentItem" referenziert werden. Die obige Beispielanweisung sähe dann so aus:
ActiveInspector.CurrentItem.Attachments.Add _
"D:\Daten\Excel\Preisliste.xls"
Die Referenzierung der Nachricht und der Zugriff auf deren Anhänge ist also immer identisch, so dass der Einsatz einer globalen Prozedur "AnhangZuordnen", der Sie den jeweiligen Pfad und Dateinamen der anzuhängenden Datei als Parameter übergeben, nahe liegt. Diese globale Prozedur legen Sie wie folgt an:
- Wechseln Sie mit Alt+F11 in die VBA-Entwicklungsumgebung.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Projekt und wählen Sie
das Kontextmenü Einfügen-Modul an.
- Benennen Sie das Modul "modAnhangZuordnen" (gegebenenfalls zunächst
mit F4 das Eigenschaftenfenster anzeigen lassen).
- Geben Sie die folgende Prozedur ein:
Dim objInsp As Inspector
Dim objMail As MailItem
On Error Resume Next
Set objInsp = ActiveInspector
If Err <> 0 Or objInsp Is Nothing Then
Beep
MsgBox "Keine Nachricht geöffnet!", _
vbOKOnly + vbExclamation, "!!! Problem !!!"
Exit Sub
End If
Err = 0
Set objMail = objInsp.CurrentItem
If Err <> 0 Or objMail Is Nothing Then
Beep
MsgBox "Geöffnetes Element ist keine Nachricht!", _
vbOKOnly + vbExclamation, "!!! Problem !!!"
Exit Sub
End If
objMail.Attachments.Add Source:=strFName, _
Type:=olByValue, Position:=99999
Set objMail = Nothing
Set objInsp = Nothing
End Sub
- Speichern Sie die Änderungen.
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http://www.add-in-world.com/katalog/briefman2003/ |
| Outlook-Helpline |
Haben Sie Fragen zu 2003, 2002/XP, 2000 oder 97/98? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an:
outlook-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
'Korrekte' Telefonnummern in Outlook
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 98
FRAGE: Damit es bei der Synchronisation von Outlook und Mobiltelefon keine Probleme gibt, gebe ich Telefonnummern immer in der Form "+<Ländervorwahl> <Ortsvorwahl> <Rufnummer>" ein. Outlook neigt aber dazu, die Ortsvorwahl in Klammern zu setzen, sodass ich diese im Bedarfsfall immer wieder löschen muss. Kann ich das Verhalten von Outlook irgendwie abstellen?
M. J. Schatzmann
ANTWORT: Dieses Verhalten sollten Sie keinesfalls abstellen und Sie sollten auch die Klammern, die Outlook um die Ortsvorwahl setzt, beibehalten. Nur wenn Telefon- und Faxnummern in der Form
+<Ländervorwahl> (<Ortsvorwahl ohne führende Null>) <Rufnummer>-<Durchwahl>
also zum Beispiel als
+49 (89) 12345-67
eingegeben werden, kann Outlook die korrekten Wählregeln anwenden. Zusätzlich muss dafür der aktuelle Standort angegeben werden, was Sie in Outlook 2000 und höher erreichen, indem Sie das Menü Extras und in Outlook 2003 zusätzlich das Untermenü Senden/Empfangen öffnen und danach erst DFÜ-Verbindung und dann Standorteinstellungen anwählen. In Outlook 98 müssen Sie in den Kontaktordner wechseln und in der Symbolleiste auf das (Telefon-)Symbol AutoWählen klicken. Anschließend stellen Sie die Wahlparameter ein.
Sobald Outlook weiß, wo Sie sich befinden, entscheidet das Programm beim Wählen mittels PC selbst, ob die Ländervorwahl und/oder Ortsvorwahl benötigt wird. Gleichzeitig wird dabei das führende Pluszeichen in Deutschland automatisch durch "00" ersetzt und der in Klammern stehenden Ortsvorwahl automatisch eine einfache "0" vorangestellt. Diese "Regeln" sind ins Betriebssystem integriert.
Falls Sie Einsatz und Konfiguration der Wählregeln für überflüssig halten, denken Sie daran, dass auch die Faxfunktion Gebrauch davon macht. Selbst wenn Sie die Telefoniefunktion nicht nutzen, werden Sie vielleicht doch das eine oder andere Fax per Outlook verschicken und somit auf die Wählregeln angewiesen sein.
Ihr Mobiltelefon sollte das alles ohnehin nicht stören, auch wenn die Nummern auf dem Handy-Display womöglich ohne Klammern und Leerstellen erscheinen. Unsere Erfahrungen zeigen, dass einer korrekten Synchronisation dennoch nichts im Wege steht.
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sofort Duplikate in allen OrdnernDer bewährte OLXDuplicateChecker kann jetzt noch mehr! Ab sofort finden und entfernen Sie nicht nur doppelte Adressen, sondern auch beliebige andere Duplikate aus anderen Ordnern in Outlook oder auf dem Exchange Server. Mit wenigen Mausklicks finden Sie:
Den OLXDuplicateChecker gibt es in einer Einzelplatzversion zum Löschen von Duplikaten aus Ihrer persönlichen Ordnerdatei (PST): http://www.add-in-world.com/katalog/olxduplicatepst/ ...und in einer Serverversion, wenn Sie Duplikate aus Ordnern auf dem Exchange-Server entfernen möchten: http://www.add-in-world.com/katalog/olxduplicatesvr/ |
Automatischen Abruf von großen E-Mails blockieren
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP und 2000
FRAGE: Mich ärgert es, dass ich häufig Mails von Kollegen oder Kunden erhalte, die unnötig groß sind. Zum Teil muss ich mehrere MB große Dateien vom Mailserver herunterladen. Kann ich irgendwie erreichen, dass diese umfangreichen Nachrichten zunächst auf dem Server bleiben?
B. Volkerts
ANTWORT: Sie sprechen da ein sehr häufig genanntes Problem an, das vor allem dann ärgerlich ist, wenn Sie sich beispielsweise auf Reisen befinden und mit einer langsamen (und teuren) Leitung arbeiten müssen. Tatsächlich bietet Ihnen Outlook die Möglichkeit, Nachrichten ab einer gewissen Größe gezielt vom Download auszuschließen. Die Vorgehensweise hängt dabei von der verwendeten Outlook-Version ab:
Outlook 2000 (Nur Internet-Modus):
- Wählen Sie das Menü Extras-Optionen an und wechseln Sie auf die
Registerkarte "E-Mail-Übertragung".
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Keine
Nachrichten größer als an und geben Sie die gewünschte Größe
in KB ein.
- Bestätigen Sie Ihre Einstellungen mit Ok.
In den neueren Access-Versionen lässt sich die maximale Nachrichtengröße zum automatischen Download für jedes Konto in jeder Übermittlungsgruppe separat festlegen:
- Wählen Sie das Menü Extras-Optionen an und wechseln Sie auf die
Registerkarte "Mail-Setup" (Outlook 2002/XP) bzw. "E-Mail-Setup"
(Outlook 2003).
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Senden/Empfangen.
- Markieren Sie die gewünschte Übertragungsgruppe und nach Bearbeiten steht Ihnen für jedes Konto die
Option Nur Kopfzeilen downloaden, wenn das
element größer ist als zur Verfügung. Schalten Sie sie
einfach das entsprechende Kontrollkästchen ein und legen Sie die
gewünschte Größe fest.
- Bestätigen Sie zum Abschluss mit Ok und schließen Sie die übrigen
Dialogfelder.
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Word-Tipps kostenlos per E-Mail
SmartTools Word Weekly ist unser aktueller E-Mail-Newsletter, der jede Woche kostenlos Tipps rund um Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97 liefert. Zum Beispiel
- Undokumentierte Parameter und Funktionen
- Berichte über Bugs, Patches und Sicherheitslücken
- Fertige Makros zur Automatisierung häufiger Arbeitsvorgänge
- Perfekte Datensicherung Ihrer Dokumente
- So nutzen Sie Word im Netzwerk
- Helpline für Ihre Fragen zu Word
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