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Ausgabe vom 2. Februar
2006 |
| In dieser
Ausgabe |
News & Downloads
- Spotlight: Mustertexte und Textbausteine für Ihre
Outlook-Mails und Word-Dokumente
- Download-Tipp: Die neue Version 2.0 des beliebigen
Adress-Assistenten für Outlook
- Update: Neuer Hotfix für Outlook 2003
- News: Webcast mit Tipps & Tricks zum Exchange
Server 2003
Outlook-Helpline
Newsletter-Tipp
| News &
Downloads |
Spotlight: Mustertexte und Textbausteine für Ihre Outlook-Mails und Word-Dokumente
Noch nie war es so einfach E-Mails, Briefe, Berichte, Angebote und beliebige andere Dokumente mit wenigen Mausklicks zu erstellen: Mit der brandneuen Version 2.0 von SmartTools QuickText Pro können Sie auf immer wieder benötigte Musterbriefe, Vorlagen und Textbausteine jetzt noch schneller und flexibler zugreifen.
SmartTools QuickText Pro wird voll automatisch in Word integriert und steht Ihnen daher auch zum schnellen Verfassen Ihrer Outlook-Mails zur Verfügung, wenn Sie Word als E-Mail-Editor eingestellt haben.
Das genial einfache und innovative Konzept hat sich bereits bei vielen tausend Anwendern in der Praxis bewährt:
- Jeder Mustertext ist ein eigenes Dokument mit allen Formatierungen,
Grafiken und Tabellen, die Word zu bieten hat. Öffnen, ändern, speichern
- einfacher kann die Bearbeitung von Textbausteinen auch für unerfahrene
Anwender nicht sein.
- Sie haben auch größere Mengen von Mustertexten perfekt im Griff,
denn Sie legen die Dateien einfach in verschiedenen Unterverzeichnissen
ab, die SmartTools QuickText Pro Ihnen dann voll automatisch als
Kategorien im Menü anbietet (auch über mehrere Ebenen!).
- Sie müssen kein neues Programm erlernen, denn SmartTools QuickText
Pro ist fest in die Menüs von Word integriert und lässt sich
kinderleicht bedienen.
- Nutzen Sie Ihre Mustertexte ganz einfach über das Netzwerk auch mit
mehreren Anwendern. Alle Dokumente werden an einer Stelle zentral
abgelegt, so dass Sie einen Mustertext nur ein einziges Mal erstellen
und bearbeiten müssen.
http://www.add-in-world.com/katalog/quicktext-pro/
Download-Tipp: Die neue Version 2.0 des beliebigen Adress-Assistenten für Outlook
Sicherlich kennen Sie das: Sie haben eine E-Mail erhalten, in der sich eine Adresse im Nachrichtentext befindet, die Sie in Ihre Kontakte übernehmen möchten. Wenn keine elektronische Visitenkarte angehängt ist, bleibt Ihnen nichts anderes übrig, als die Daten manuell in einen neuen Kontakt zu übernehmen. Diesen Aufwand können Sie sich in Zukunft sparen!
Markieren Sie doch einfach die gewünschte Adresse im Text der Mail und rufen unseren kostenlosen SmartTools Adress-Assistenten per Mausklick auf. Die Markierung wird daraufhin analysiert und auf die entsprechenden Felder "Anrede", "Firma", "Strasse", "Ort", "Telefon", "E-Mail" usw. verteilt. Korrekturen oder Erweiterungen nehmen Sie bei Bedarf mit wenigen Mausklicks vor und lassen den entsprechenden Kontakt dann voll automatisch in Outlook anlegen. Neu in der aktuellen Version 2.0 ist unter anderem:
- Die automatische Adresserkennung wurde noch einmal deutlich
verbessert: So wird z.B. eine Liste der 1.000 gebräuchlichsten Vornamen
verwendet, um die Adresse noch zuverlässiger analysieren zu können.
- Schnellere und komfortablere Erweiterung und Änderung der
übernommenen Informationen.
- Integration des Assistenten in die Taskleiste (Systray) zum
schnellen Aufruf aus jeder Anwendung.
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Adress-Assistenten
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Update: Neuer Hotfix für Outlook 2003
Microsoft hat einen Bugfix für Outlook 2003 veröffentlicht. Unter der folgenden Adresse finden Sie weitere Informationen. Bitte beachten Sie dabei, dass ein direkter Download nicht angeboten wird; Sie müssen den einen Hotfix explizit beim Support anfordern, wenn Sie von dem Problem betroffen sind:
Outlook 2003 hotfix package vom 16. November 2005
Behobenes Problem: Nachdem Sie Outlook 2003 gestartet und den Regelassistenten aufgerufen haben, stürzt das Programm ab.
News: Webcast mit Tipps & Tricks zum Exchange Server 2003
Am 3. Februar 2006 veranstaltet Microsoft ab 11:00 einen Webcast mit Tipps & Tricks zum Exchange Server 2003. Der Schwerpunkt liegt dabei auf Fragestellungen, die häufig in den Newsgroups diskutiert werden. Zum Beispiel:
- Einrichtung von SMPT-Konnektoren
- Verteilerlisten
- Aktualisierung des Intelligent Message Filter
- Einrichtung von Mailbox-Limits
Webcast zum Exchange Server 2003
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| Outlook-Tipp der
Woche |
Sichere E-Mails mit GnuPG, Teil 3
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 98
Inzwischen haben Sie einen eigenen GnuPG-Schlüssel angelegt, ihn an Ihre E-Mail-Partner verteilt und von diesen Personen ebenfalls GnuPG-Schlüssel erhalten. Nun müssen Sie die Echtheit der fremden Schlüssel kontrollieren.
Da die Kommunikation über das Internet nicht ausreichend sicher ist, sollte die Überprüfung telefonisch, schriftlich oder mündlich erfolgen. Sie müssen dafür nicht etwa den gesamten Schlüssel vergleichen. Vielmehr tauschen Sie nur den "Fingerabdruck" des fraglichen Schlüssels aus. Das ist so etwas wie eine Prüfsumme, die Sie sich in GPGkeys per Schlüssel-Fingerabdruck ansehen können.
Wenn die Fingerabdrücke des Originalschlüssels und des Ihnen zugesandten öffentlichen Schlüssels identisch sind, können Sie dem fremden (öffentlichen) Schlüssel Ihr Vertrauen aussprechen. Das erreichen Sie wie folgt:
- Starten Sie GPGkeys und markieren Sie den Schlüssel, den Sie als
vertrauenswürdig einstufen wollen.
- Wählen Sie in GPGkeys Schlüssel-Signieren an.
- Es öffnet sich ein DOS-Fenster, in dem Sie gefragt werden, ob die
Beglaubigung gleichzeitig mit dem Ablaufdatum des Schlüssels verfallen
soll. Antworten Sie mit "J".
- Auf die Frage "Wirklich unterschreiben?" geben Sie ebenfalls "J"
ein.
- Die Beglaubigung stellen Sie mit Ihrem eigenen Schlüssel aus,
weshalb Sie nun die "Passphrase" (das Kennwort) für Ihren
GnuPG-Schlüssel eingeben müssen.
- GPGkeys signiert den fremden Schlüssel und zeigt dies dadurch an,
dass in der Listenspalte C.trust der
Text "Full" erscheint.
- Als nächstes stellen Sie den Grad des Vertrauens ein. Dazu wählen
Sie Trust-TrustDB aktualisieren
an.
- Geben Sie jetzt die gewünschte Vertrauensstufe ein: "1" für ein
unspezifiertes Vertrauen, "2", um das Vertrauen zu entziehen, "3" für
ein mäßiges Vertrauen und "4" für vollstes Vertrauen. - Nach einem
erfolgreichen und positiven Abgleich der Fingerabdrücke sollten Sie
natürlich Stufe "4" einstellen.
- Anschließend finden Sie auch in der Spalte O.trust den Vertrauensgrad
"Full".
- Starten Sie GPGtray, falls das entsprechende Symbol nicht ohnehin
schon unten rechts in der Windows-Taskleiste angezeigt wird.
- Erstellen Sie wie gewohnt eine E-Mail in Outlook und fügen Sie in
die An-Zeile einen Empfänger ein, von
dem Sie einen öffentlichen GnuPG-Schlüssel besitzen.
- Markieren Sie den gesamten Nachrichtentext, indem Sie den Cursor in
den Textbereich setzen und Strg+A drücken.
- Klicken Sie das GPGtray-Symbol in der Taskleiste mit der rechten
Maustaste an und wählen Sie im Kontextmenü erst Aktuelles Fenster und dann Verschlüsseln und signieren. Alternativ
können Sie die Nachricht natürlich auch nur signieren oder nur
verschlüsseln.
- In einem GPGtray-Fenster markieren Sie nun den Empfänger und klicken
auf Ok.
- Geben Sie zum Signieren der Nachricht die "Passphrase" Ihres eigenen
GnuPG-Schlüssels ein.
- Das Nachrichtenfenster enthält daraufhin nur noch eine
unverständliche Buchstaben- und Zahlenkombination. Der verschlüsselte
Text kann nur noch vom Empfänger mit dem passenden privaten Schlüssel
dechiffriert werden. Klicken Sie auf Senden, um die E-Mail zu
verschicken.
- Öffnen Sie die verschlüsselte E-Mail aus dem
Outlook-Posteingang.
- Drücken Sie Strg + A, um den gesamten Nachrichtentext zu
markieren.
- Wählen Sie Bearbeiten-Kopieren
an.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das GPGtray-Symbol in der
Windows-Taskleiste.
- Rufen Sie den Kontextmenübefehl Zwischenablage entschlüsseln/verifizieren
auf.
- Geben Sie im daraufhin angezeigten DOS-Fenster die Passphrase Ihres
privaten Schlüssels ein.
- Jetzt können Sie den unverschlüsselten Nachrichtentext in einem
separaten Fenster lesen. Nach Durchsicht des Textes klicken Sie auf
Schließen.
- Wechseln Sie im Windows-Explorer in den gewünschten
Festplattenordner und klicken Sie die Datei, die Sie verschlüsseln
wollen mit der rechten Maustaste an.
- Im Kontextmenü wählen Sie erst GPGshell und dann Verschlüsseln und signieren an.
- Markieren Sie den Empfänger, an den Sie die Datei per E-Mail
schicken wollen, und bestätigen Sie die Auswahl mit Ok.
- Geben Sie zum Signieren der Datei die Passphrase Ihres
GnuPG-Schlüssels ein.
- Die GPGshell erstellt daraufhin eine neue Datei mit der Endung GPG.
Diese Datei können Sie nun wie gewohnt aus Outlook heraus als
Dateianhang verschicken.
Das waren nur die grundlegenden Verfahrensweisen, mit denen Sie GnuPG und die Benutzeroberfläche GPGshell zusammen mit Outlook einsetzen können. Wenn Sie sich genauer mit dem Programm auseinandersetzen, werden Sie feststellen, dass es noch zahlreiche Optionen gibt, die die Arbeit erleichtern und die die Gültigkeitsprüfung fremder Schlüssel optimieren. Dazu zählen zum Beispiel die Schlüsselserver, über die Sie GnuPG- Schlüssel schnell und bequem austauschen und verifizieren können.
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| Outlook-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Outlook 2003, 2002/XP, 2000 oder 97/98? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte keine Dateien schicken!) an:
outlook-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe eine oder mehrere Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Tabellarische Kalenderansicht mit Datumsgruppierung
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 98
FRAGE: Ich möchte die Termine in meinem Kalender nach dem Tagesdatum im Feld "Beginn" gruppieren. Dazu habe ich eine neue tabellarische Kalenderansicht angelegt. Wenn ich dann aber das Feld "Beginn" als Gruppierungsebene bestimme, zeigt Outlook jeden Termin als eigene Gruppe an, denn in dem Feld steht nicht nur das Datum sondern auch die Uhrzeit. Wo muss ich ansetzen, um das Problem aus der Welt zu schaffen?
K. Meier
ANTWORT: Leider gibt es für dieses Problem keine einfache Lösung, da es kein reines Datumsfeld für Termine gibt. Das Feld "Beginn" setzt sich immer aus Datum UND Uhrzeit zusammen, was es für eine sinnvolle Gruppierung unbrauchbar macht.
Erst seit Outlook 2003 haben Sie die Möglichkeit, eine rein datumsorientierte Gruppierung zu erreichen, indem Sie die Kalenderansicht nach dem Feld "Beginn" sortieren lassen und danach den Befehl Ansicht-Anordnen nach-In Gruppen anzeigen anwählen. Das Raster dieser Gruppierung ist aber recht grob und nicht tagesgenau. Das heißt, Sie erhalten mit dieser Option Gruppen wie "Nach dem nächsten Monat", "Nächsten Monat", "In drei Wochen" usw.
Wenn Ihnen diese Aufgliederung nicht präzise genug ist oder wenn Sie mit einer älteren Outlook-Version arbeiten, müssen Sie ein neues, benutzerdefiniertes Ordnerfeld anlegen, in das Sie die passende Datumsangabe eintragen. Das wäre sehr komfortabel, wenn Sie dafür ein Formelfeld verwenden könnten - mit einer Formel wie
Format([Beginn], "dd.mm.yyyy")
Das nützt Ihnen aber nichts, denn Formelfelder können Sie nicht als Gruppierungsebene definieren.
Somit bleibt Ihnen nur, das Terminformular zu entwerfen und um ein benutzerdefiniertes Datumsfeld zu ergänzen, in das Sie später manuell das geeignete Datum eingeben. - Benutzerdefinierte Felder mit festen Eingaben können Sie im Gegensatz zu variablen Formelfeldern für die Gruppierung verwenden.
Alternativ können Sie auch ein VBA-Makro schreiben, das automatisch ein benutzerdefiniertes Datumsfeld mit dem Datumsanteil aus dem Feld "Beginn" füllt. Einen einfachen Ansatz demonstriert die folgende Prozedur namens "Kalenderdatum", die Sie in ein Modul des Visual Basic-Editors eingeben und anschließend per Alt + F8 aus Outlook heraus aufrufen können:
Sub Kalenderdatum()
Dim olCal As MAPIFolder
Dim objApptmt As AppointmentItem
Dim objDatefield As UserProperty
Set olCal = Application.GetNamespace("MAPI") _
.GetDefaultFolder(olFolderCalendar)
For Each objApptmt In olCal.Items
With objApptmt
Set objDatefield = .UserProperties _
.Add _
(Name:="Termindatum", _
Type:=olDateTime)
objDatefield.Value = _
Format(.Start, "dd.mm.yyyy")
.Save
End With
Next objApptmt
Set objDatefield = Nothing
Set objApptmt = Nothing
Set olCal = Nothing
End Sub
Die Prozedur bearbeitet jeden Termin im Outlook-Kalender und fügt ihm ein Feld mit dem Namen "Termindatum" hinzu, in das automatisch der Datumsanteil aus dem Feld "Beginn" eingefügt wird. Das Feld "Termindatum" eignet sich dann als Gruppierfeld für eine tabellarische Kalenderansicht.
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Zusatzfunktionen für die tägliche ArbeitSie nutzen die Zellkommentare von Excel? Dann sollten Sie den neuen SmartTools Kommentar-Manager verwenden, der Ihnen die tägliche Arbeit in Zukunft wesentlich erleichtern wird: Legen Sie Formatierung und Größe für Ihre Kommentar-Popups zum Beispiel vollkommen beliebig fest. Alle Kommentare lassen sich per Mausklick einblenden, ausblenden oder komplett löschen. Weitere Highlights:
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Nachtrag: Teile einer E-Mail ausdrucken
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 98
FRAGE: In der Outlook Weekly-Ausgabe vom 26.10.2005 beschreiben Sie, wie man ganz bestimmte Teile eine E-Mail-Nachricht ausdrucken kann, indem man das Nachrichtenformat vorübergehend auf "HTML" umstellt. Dazu muss vorher der Befehl Bearbeiten-Nachricht bearbeiten aufgerufen werden. Dieser Befehl steht bei mir aber nicht zur Verfügung, wobei ich als Grund ausgemacht habe, dass die auszudruckende E-Mail im RTF-Format - und nicht im Text- oder HTML-Format - vorliegt. Was mache ich also, wenn ich Teile einer RTF-Mail ausdrucken möchte?
U. Müller
ANTWORT: Sie haben Recht, bei RTF-Mails steht der Befehl Nachricht bearbeiten im Menü Bearbeiten nicht zur Verfügung. Da RTF aber ein Format ist, das direkt von Word unterstützt wird, ist es dennoch kein Problem, Teile der Mail auszudrucken. Sie müssen nur Word als E-Mail-Editor einstellen oder - in Outlook 2003 und 2002/XP - Word zum Lesen von RTF-Nachrichten verwenden.
Rufen Sie also im Outlook-Menü Extras den Befehl Optionen auf und wechseln Sie auf die Registerkarte E-Mail-Format. In Outlook 2003 und 2002/XP aktivieren Sie dort das Kontrollkästchen Rich-Text-Nachrichten mit Microsoft (Office) Word (2003) lesen. In Outlook 2000 schalten Sie das Kontrollkästchen E-Mail mit Microsoft Word bearbeiten ein. Und in Outlook 98 wählen Sie im Dropdown-Feld Senden im Nachrichtenformat den Eintrag "Microsoft Word" aus.
Nachdem Sie die Einstellung mit Ok bestätigt haben, können Sie auch Teile von RTF-Mails ausdrucken. Dazu öffnen Sie die Nachricht und markieren gegebenenfalls den auszudruckenden Teil. Anschließend wählen Sie Datei-Drucken an. Daraufhin erscheint der Druck-Dialog, den Sie aus Word kennen. Hier können Sie unter Seitenbereich genau bestimmen, was gedruckt werden soll - neben der aktuellen Markierung auch nur ganz bestimmte Seiten.
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