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Ausgabe vom 2. März
2006 |
| In dieser
Ausgabe |
News & Downloads
- News: Der deutsche Reminder Manager 2.0 - Perfektes
Zeitmanagement mit Outlook
- Download-Tipp: Der komfortable Zugriffsschutz für
Outlook
- News: Update mit über 30 Bugfixes für Outlook
2003
Outlook-Helpline
Newsletter-Tipp
| News &
Downloads |
News: Der deutsche Reminder Manager 2.0 - Perfektes Zeitmanagement mit Outlook
Wenn Sie sich von Outlook an wichtige Termine und Aufgaben oder die Nachverfolgung von E-Mails und Kontakten erinnern lassen, kennen Sie das Problem: Die Erinnerung funktioniert nur dann, wenn sich die entsprechende Elemente in einem der vorgegebenen Standardordner befinden. Sobald Sie neue Ordner anlegen, um Mails, Termine, Aufgaben und Adressen besser zu organisieren, steht die Erinnerungsfunktion nicht mehr zur Verfügung. Auch Erinnerungen aus einem öffentlichen Ordner vom Exchange Server kann Outlook standardmäßig nicht anzeigen! Hier ist endlich die Lösung für dieses Problem:
- Der Reminder Manager 2.0 erinnert Sie an Termine und
Nachverfolgungen für Termine, Aufgaben, Mails und Kontakte aus jedem
beliebigen Ordner in einer Outlook-PST-Datei oder auf dem
Exchange-Server.
- Optimieren Sie Ihr Zeitmanagement, denn mit dem Reminder
Manager können Sie endlich alle Termine und Erinnerungen perfekt
organisieren. Die Liste kann nicht nur beliebig formatiert und gruppiert
werden, sondern es lassen sich auch zukünftige Erinnerungen und Termine
anzeigen, so dass eine echte Zeitplanung möglich ist.
- Auch unterwegs nichts verpassen! Der Reminder Manager
2.0 schickt Ihnen auf Wunsch automatisch eine E-Mail, sobald eine
Erinnerung oder Nachverfolgung ansteht. Lassen Sie sich auf diesem Weg
beispielsweise auf dem Mobiltelefon per SMS an wichtige Termine
erinnern.
- Der Reminder Manager ist weltweit bereits bei vielen tausend
Anwendern und Unternehmen im Einsatz. Die Version 2.0 wird jetzt von
SmartTools komplett in Deutsch mit vielen neuen leistungsfähigen
Funktionen angeboten.
http://www.add-in-world.com/katalog/ol-reminder/
Download-Tipp: Der komfortable Zugriffsschutz für Outlook
Wahrscheinlich gehört auch bei Ihnen Outlook zu den Anwendungen, die Sie den ganzen Tag über im Einsatz haben. Wenn Sie nun einmal kurz den Arbeitsplatz verlassen, kann jeder auf Ihre Outlook-Daten zugreifen und sensible Nachrichten lesen, Termine oder Kontakte einsehen. Der Kennwortschutz von Outlook erlaubt leider nur die Abfrage eines Kennworts beim Start von Outlook.
Mit SmartTools LockOutlook können Sie Outlook mit einem einzigen Mausklick vorübergehend deaktivieren und erst nach Kennworteingabe wieder zum Leben erwecken, so dass Ihre Daten optimal geschützt sind, wenn Sie Ihren Arbeitsplatz kurzzeitig verlassen. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, gezielt einzelner Ordner in Ihrer PST-Datei mit einem Kennwort zu schützen.
Nach der automatischen Installation finden Sie in Outlook ein kleines Schloss-Symbol, über das Sie den Schutz aktivieren: bei Klick auf das Symbol wird Outlook minimiert in der Taskleiste von Windows abgelegt und ein Dialog angezeigt. Erst nach der Eingabe des korrekten Kennworts, wird Outlook wieder geöffnet. Zu Ihrer eigenen Sicherheit können Sie übrigens auch eine beliebige Frage samt Antwort hinterlegen, um den Zugriff auch bei vergessenem Passwort zu ermöglichen.
Mit SmartTools LockOutlook schützen Sie auf Wunsch auch gezielt beliebige Outlook-Ordner Ihrer PST-Datei mit einem Kennwort vor unerwünschtem Zugriff. Auf diese Weise können Sie vertrauliche Daten schützen, wenn Sie mit mehreren Anwendern an einem Rechner arbeiten oder Kollegen während Ihrer Abwesenheit Ihre Mails durchsehen müssen.
SmartTools Publishing bietet Ihnen diese Outlook-Erweiterung zum kostenlosen Download an:
 |
LockOutlook
kostenlos
herunterladen! |
News: Update mit über 30 Bugfixes für Outlook 2003
Microsoft hat einen neuen Hotfix für Outlook 2003 veröffentlicht, der über 30 neu entdeckte Fehler aus den unterschiedlichsten Bereichen behebt. Zum Beispiel:
- Eine neu erstellte Ansicht wird im Ansichten-Dialog nicht
angezeigt
- Ihre Signatur wird in einigen Fällen nicht eingefügt, wenn Sie auf
eine Mail antworten.
- Wenn Sie im Navigationsbereich Ordnerebenen geöffnet haben, kann es
beim nächsten Programmstart passieren, dass die Ebenen wieder
geschlossen sind.
- Wenn Sie einen Serientermin bearbeiten, wird die entsprechende
Erinnerung früher als gewünscht angezeigt.
- In einer weitergeleiteten HTML-Mail fehlen unter Umständen Bilder
und Anhänge.
Informationen zum Hotfix
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| Outlook-Tipp der
Woche |
Nachrichten komfortabel auf der Festplatte speichern, Teil 2
Versionen: Outlook 2003, 2002 und 2000
Im ersten Teil dieses Tipps der Woche haben wir den Grundstein für unsere Lösung zur komfortablen Speicherung von Nachrichten im MSG-Format mit der Einbindung des "Speichern unter"-Dialoges aus den Windows Common Dialogs gelegt. In dieser Ausgabe wollen wir die Lösung nun um eine Prozedur ergänzen, die per Mausklick auf ein Symbol in einer Symbolleiste aufgerufen werden kann und das Speichern einzelner oder mehrerer markierter Nachrichten erlaubt:
- Wechseln Sie mit Alt+F11 in die VBA-Entwicklungsumgebung.
- Wählen Sie das Menü Einfügen-Modul
an, drücken Sie Alt+F4 und benennen Sie das Modul
"modSaveAsMSG".
- Kopieren Sie die folgenden Deklarationen, Funktionen und Prozeduren
in das Modul:
Dim objExpl As Explorer
Dim objInsp As Inspector
Dim objItems As Selection
Dim objMail As MailItem
Dim strPath As String, strFName As String
Dim strSubj As String, strTitle As String
Dim strInvalid, I&, K&
Dim strFilter As String
On Error Resume Next
strFilter = "Outlook-Nachrichten (*.msg)" & _
vbNullChar & _
"*.msg" & vbNullChar & _
"Text-Dateien (*.txt)" & vbNullChar & _
"*.txt" & vbNullChar & _
"Word-Dokumente (*.doc)" & vbNullChar & _
"*.doc" & vbNullChar & _
"RTF-Dokumente (*.rtf)" & vbNullChar & _
"*.rtf" & vbNullChar & _
"HTML-Seiten (*.htm, *.html)" & _
vbNullChar & _
"*.htm;*.html" & vbNullChar & _
"Alle Dateien (*.*)" & vbNullChar & _
"*.*" & vbNullChar & vbNullChar
Set objExpl = ActiveExplorer
If Err <> 0 Or objExpl Is Nothing Then
Err = 0
Set objInsp = ActiveInspector
If Err <> 0 Or objInsp Is Nothing Then
Beep
MsgBox "Keine Nachricht markiert oder geöffnet!", _
vbOKOnly + vbExclamation, "!!! Problem !!!"
Exit Sub
Else
Err = 0
Set objMail = objInsp.CurrentItem
End If
Else
Err = 0
If objExpl.Selection.Count > 1 Then
Set objItems = objExpl.Selection
Else
Set objMail = objExpl.Selection(1)
End If
End If
If Err <> 0 Then
Beep
MsgBox "Zugriff auf Nachricht(en) nicht möglich!", _
vbOKOnly + vbExclamation, "!!! Problem !!!"
Exit Sub
End If
strInvalid = "\/:+*?<>|" & Chr$(34)
If Not objMail Is Nothing Then 'Einzelne Nachricht
GoSub SaveOneMail
Else 'Mehrere markierte Nachrichten
For I = 1 To objItems.Count
Set objMail = objItems.Item(I)
GoSub SaveOneMail
Next I
End If
Exit_Proc:
'Interne Vars zurücksetzen
Set objInsp = Nothing
Set objExpl = Nothing
Set objItems = Nothing
Set objMail = Nothing
Exit Sub '!!!!!
SaveOneMail:
strPath = GetSetting("Outlook", "SaveMailAsMSG", _
"Path", "")
If strPath = "" Then strPath = "C:\"
strSubj = objMail.Subject
strFName = strSubj
For K = 1 To Len(strFName)
If InStr(strInvalid, Mid$(strFName, K, 1)) <> 0 Then
Mid$(strFName, K, 1) = "_"
End If
Next K
strFName = AddSlash(strPath) & strFName
strTitle = "Nachricht '" & strSubj & "' speichern:"
strFName = SaveFileDialog(strFName, strTitle, strFilter)
If strFName = "" Then Return 'Nix zu tun...
'Zuletzt verwendeten Ordner für Vorgabe festhalten
SaveSetting "Outlook", "SaveMailAsMSG", _
"Path", PathOnly(strFName)
'Aktuelle Nachricht speichern
Err = 0
Select Case ExtOnly(strFName)
Case "MSG": objMail.SaveAs strFName, olMSG
Case "RTF": objMail.SaveAs strFName, olRTF
Case "DOC": objMail.SaveAs strFName, olDoc
Case "TXT": objMail.SaveAs strFName, olTXT
Case "HTM", "HTML": objMail.SaveAs strFName, olHTML
End Select
'Fehler?
If Err <> 0 Then
Beep
MsgBox "Fehler beim Speichern der Nachricht: " & _
Err.Description, _
vbOKOnly + vbExclamation, "!!! Problem !!!"
End If
Return 'SaveOneMail
End Sub
Private Function AddSlash(aPath As String) As String
AddSlash = aPath
If Trim$(aPath) = "" Then Exit Function
If Right$(aPath, 1) = "\" Then Exit Function
AddSlash = aPath + "\"
End Function
Private Function ExtOnly(aStr As String) As String
Dim I As Integer, L As Integer
ExtOnly = ""
If InStr(aStr, ".") = 0 Then Exit Function
L = Len(aStr)
While Mid$(aStr, L, 1) <> "." And L > 0
L = L - 1
Wend
If L > 1 Then ExtOnly = UCase$(Mid$(aStr, L + 1))
End Function
- Speichern Sie das Modul und verlassen Sie die
VBA-Entwicklungsumgebung wieder.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige
Symbolleiste, wählen Sie Anpassen im
Kontextmenü an und wechseln Sie im dann folgenden "Anpassen"-Dialog auf
die Registerkarte "Befehle".
- Stellen Sie die Liste Kategorien
auf "Makros" ein und ziehen Sie den Eintrag "Modulname.SaveMailAsMSG" in
die gewünschte Symbolleiste.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das neue Symbol und nehmen
Sie im Eigenschaften-Menü die gewünschten Einstellungen vor, indem Sie
beispielsweise "Name" auf "Nachricht als MSG speichern" oder ähnlich
setzen und als Symbol die Diskette mit dem blauen Pfeil wählen.
- Klicken Sie im "Anpassen"-Dialog auf die Schaltfläche Schließen.
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Outlook-MailsNoch nie war es so einfach E-Mails, Briefe, Berichte, Angebote und beliebige andere Dokumente mit wenigen Mausklicks zu erstellen: Mit der brandneuen Version 2.0 von SmartTools QuickText Pro können Sie auf immer wieder benötigte Musterbriefe, Vorlagen und Textbausteine jetzt noch schneller und flexibler zugreifen. SmartTools QuickText Pro wird voll automatisch in Word integriert und steht Ihnen daher auch zum schnellen Verfassen Ihrer Outlook-Mails zur Verfügung, wenn Sie Word als E-Mail-Editor eingestellt haben. Das genial einfache und innovative Konzept hat sich bereits bei vielen tausend Anwendern in der Praxis bewährt:
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| Outlook-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Outlook 2003, 2002/XP, 2000 oder 97/98? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte keine Dateien schicken!) an:
outlook-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe eine oder mehrere Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
E-Mails in Abhängigkeit vom Empfängerkonto verschieben
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 98
FRAGE: Ich rufe E-Mails von mehreren Konten ab und möchte die Nachrichten automatisch in kontospezifische Unterordner des Posteingangs verteilen. Ich könnte mir vorstellen, dass sich dies mit Regeln bewerkstelligen lässt. Bislang habe ich aber keine Lösung gefunden. Wissen Sie einen Weg?
J. Sellin
ANTWORT: Mit Regeln sind Sie schon auf dem richtigen Weg. Die genaue Vorgehensweise richtet sich aber nach Ihrer Outlook-Version.
Outlook 2003, 2002/XP und Outlook 2000 im "Nur via Internet-Modus" machen es Ihnen besonders leicht:
- Wechseln Sie in den Posteingang von Outlook und rufen Sie Extras-Regeln und Benachrichtigungen
(Outlook 2003) bzw. Extras-Regel-Assistent auf.
- Klicken Sie auf Neue Regel
(Outlook 2003) bzw. auf die Schaltfläche Neu. In Outlook 2003 und 2002/XP aktivieren
Sie anschließend die Option Regel ohne Vorlage
erstellen.
- Da der Punkt "Nachrichten bei Ankunft prüfen" automatisch markiert
ist, klicken Sie gleich auf Weiter.
- Auf der nächsten Seite des Regel-Assistenten aktivieren Sie die
Option "über Konto Kontoname" (Outlook 2003 und 2002/XP) bzw. "die über
das Konto angegeben erhalten wurde" (Outlook 2000). - Falls daraufhin
ein Warnhinweis zu Inkompatibilitäten mit früheren Outlook-Versionen
erscheint, quittieren Sie die Meldung mit Ja.
- Klicken Sie im Bereich der Regelbeschreibung auf das unterstrichene
Wort "Kontoname" bzw. "angegeben". Im daraufhin angezeigten
Dialogfenster öffnen Sie das Dropdown-Feld Konto, um den Namen des Kontos auszuwählen,
für das diese Regel gelten soll. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit Ok und fahren Sie im Regel-Assistenten mit
einen Klick auf Weiter fort.
- Versehen Sie die Option "Diese in den Ordner Zielordner verschieben"
mit einem Häkchen, um sie in die Regelbeschreibung zu übernehmen. Darin
klicken Sie auf "Zielordner" und wählen den Ordner aus, in dem alle
Nachrichten von dem zuvor ausgewählten E-Mail-Konto landen sollen.
Alternativ können Sie den Ordner mit der Schaltfläche Neu auch jetzt erst anlegen.
- Fahren Sie im Regel-Assistenten mit Mausklicks auf die Schaltfläche
Weiter fort, bis Sie auf der letzten
Seite angelangt sind. Dort passen Sie gegebenenfalls den Namen der Regel
an und zum Schluss klicken Sie auf Fertig
stellen. - Einen eventuell angezeigten Hinweis, dass es sich
um eine "Nur-Client-Regel" handelt, bestätigen Sie mit Ok.
- Wiederholen Sie die Schritte 2 bis 7 für die restlichen
E-Mail-Konten, von denen Sie Nachrichten abrufen.
- Am Ende verlassen Sie den Regel-Assistenten mit Ok.
Verfahren Sie in diesen Versionen zunächst genau so wie in der oben stehenden Anleitung. In Schritt 4 aktivieren Sie jedoch die Option "mit bestimmten Wörtern in der Empfängeradresse". Unten im Bereich der Regelbeschreibung klicken Sie dann auf den unterstrichenen Begriff "bestimmten Wörtern". Danach geben Sie die Empfängeradresse des Kontos ein, dessen Nachrichten in einen Unterordner verteilt werden sollen - beispielsweise "mustermann@t-online.de". Nach Bestätigung durch Ok fahren Sie im Regel-Assistenten mit der Schaltfläche Weiter fort. Die weitere Vorgehensweise entspricht der obigen Anleitung ab Schritt 6. Bei den Regel-Definitionen der übrigen E-Mail-Konten verwenden Sie jeweils die zugehörigen Empfängeradressen - etwa "mustermann@gmx.de" usw.
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Unerwünschte Sicherheitsmeldung von Outlook
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP und 2000
FRAGE: Ich setze seit neuestem Outlook 2003 ein und erhalte immer wieder die Meldung "Ein Programm versucht auf Ihre in Outlook gespeicherten E-Mail-Adressen zuzugreifen. Möchten Sie dies zulassen?". Ich habe dann die Möglichkeit, den Zugriff für eine begrenzte Zeit freizugeben. Ich kann mich noch erinnern, dass ich diese Meldung unter Outlook 2002/XP mit einem Eintrag in der Registry unterdrücken konnte. Ist das auch unter Outlook 2003 möglich? Und wenn ja: wie geht es?
W. Kamphausen
ANTWORT: Hier verwechseln Sie zwei Sicherheitsmechanismen von Outlook. Es gibt zum einen eine Absicherung, die bestimmte Dateitypen sperrt, wenn Sie sie als Anhang einer E-Mail erhalten. Auf diese Weise soll verhindert werden, dass ein Virus oder Wurm Ihr System infizieren kann, weil Sie einen Dateianhang ohne genaue Prüfung starten. Diese Absicherung lässt sich über die Registry konfigurieren und Sie können alle oder bestimmte Dateitypen von dieser Sperre ausschließen. Das geht entweder manuell oder mit unserem kostenlosen Anhangsicherheits-Manager:
SmartTools Anhangsicherheits-Manager
Die Meldung, die Sie erwähnen, betrifft allerdings eine ganz andere Absicherung von Outlook, denn sie deutet darauf hin, dass ein anderes Programm versucht, auf Ihre Kontakte zuzugreifen. Dabei kann es sich beispielsweise um ein Synchronisationsprogramm handeln oder ein anderes Tool, das Ihre in Outlook gespeicherten Adressen nutzt. Wenn Sie allerdings nicht wissentlich irgendein Programm installiert haben, das zu dieser Meldung geführt hat, sollten Sie dringend Ihr System nach unerwünschten Viren oder Würmern absuchen lassen!
Unabhängig davon, bringt es dieser Sicherheitsmechanismus mit sich, dass er absolut überflüssig wäre, wenn man ihn über die Registry ausschalten könnte. Sie müssen daher herausfinden, welches Programm die Meldung verursacht und es gegebenenfalls deinstallieren, aber Outlook wird sich auch in Zukunft immer melden, wenn es einen Zugriffsversuch auf die Kontakte feststellt.
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