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Outlook-Helpline Newsletter-Tipp
News: Der deutsche Reminder Manager 2.0 - Perfektes Zeitmanagement mit Outlook Wenn Sie sich von Outlook an wichtige Termine und Aufgaben oder die Nachverfolgung von E-Mails und Kontakten erinnern lassen, kennen Sie das Problem: Die Erinnerung funktioniert nur dann, wenn sich die entsprechende Elemente in einem der vorgegebenen Standardordner befinden. Sobald Sie neue Ordner anlegen, um Mails, Termine, Aufgaben und Adressen besser zu organisieren, steht die Erinnerungsfunktion nicht mehr zur Verfügung. Auch Erinnerungen aus einem öffentlichen Ordner vom Exchange Server kann Outlook standardmäßig nicht anzeigen! Hier ist endlich die Lösung für dieses Problem:
http://www.add-in-world.com/katalog/ol-reminder/ Download-Tipp: Der komfortable Zugriffsschutz für Outlook Wahrscheinlich gehört auch bei Ihnen Outlook zu den Anwendungen, die Sie den ganzen Tag über im Einsatz haben. Wenn Sie nun einmal kurz den Arbeitsplatz verlassen, kann jeder auf Ihre Outlook-Daten zugreifen und sensible Nachrichten lesen, Termine oder Kontakte einsehen. Der Kennwortschutz von Outlook erlaubt leider nur die Abfrage eines Kennworts beim Start von Outlook. Mit SmartTools LockOutlook können Sie Outlook mit einem einzigen Mausklick vorübergehend deaktivieren und erst nach Kennworteingabe wieder zum Leben erwecken, so dass Ihre Daten optimal geschützt sind, wenn Sie Ihren Arbeitsplatz kurzzeitig verlassen. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, gezielt einzelner Ordner in Ihrer PST-Datei mit einem Kennwort zu schützen. Nach der automatischen Installation finden Sie in Outlook ein kleines Schloss-Symbol, über das Sie den Schutz aktivieren: bei Klick auf das Symbol wird Outlook minimiert in der Taskleiste von Windows abgelegt und ein Dialog angezeigt. Erst nach der Eingabe des korrekten Kennworts, wird Outlook wieder geöffnet. Zu Ihrer eigenen Sicherheit können Sie übrigens auch eine beliebige Frage samt Antwort hinterlegen, um den Zugriff auch bei vergessenem Passwort zu ermöglichen. Mit SmartTools LockOutlook schützen Sie auf Wunsch auch gezielt beliebige Outlook-Ordner Ihrer PST-Datei mit einem Kennwort vor unerwünschtem Zugriff. Auf diese Weise können Sie vertrauliche Daten schützen, wenn Sie mit mehreren Anwendern an einem Rechner arbeiten oder Kollegen während Ihrer Abwesenheit Ihre Mails durchsehen müssen. SmartTools Publishing bietet Ihnen diese Outlook-Erweiterung zum kostenlosen Download an:
News: Update mit über 30 Bugfixes für Outlook 2003 Microsoft hat einen neuen Hotfix für Outlook 2003 veröffentlicht, der über 30 neu entdeckte Fehler aus den unterschiedlichsten Bereichen behebt. Zum Beispiel:
Informationen zum Hotfix Waren die News & Downloads für Sie hilfreich? Klicken Sie bitte hier!
Nachrichten komfortabel auf der Festplatte speichern, Teil 2 Versionen: Outlook 2003, 2002 und 2000 Im ersten Teil dieses Tipps der Woche haben wir den Grundstein für unsere Lösung zur komfortablen Speicherung von Nachrichten im MSG-Format mit der Einbindung des "Speichern unter"-Dialoges aus den Windows Common Dialogs gelegt. In dieser Ausgabe wollen wir die Lösung nun um eine Prozedur ergänzen, die per Mausklick auf ein Symbol in einer Symbolleiste aufgerufen werden kann und das Speichern einzelner oder mehrerer markierter Nachrichten erlaubt:
Dim objExpl As Explorer Dim objInsp As Inspector Dim objItems As Selection Dim objMail As MailItem Dim strPath As String, strFName As String Dim strSubj As String, strTitle As String Dim strInvalid, I&, K& Dim strFilter As String On Error Resume Next strFilter = "Outlook-Nachrichten (*.msg)" & _ vbNullChar & _ "*.msg" & vbNullChar & _ "Text-Dateien (*.txt)" & vbNullChar & _ "*.txt" & vbNullChar & _ "Word-Dokumente (*.doc)" & vbNullChar & _ "*.doc" & vbNullChar & _ "RTF-Dokumente (*.rtf)" & vbNullChar & _ "*.rtf" & vbNullChar & _ "HTML-Seiten (*.htm, *.html)" & _ vbNullChar & _ "*.htm;*.html" & vbNullChar & _ "Alle Dateien (*.*)" & vbNullChar & _ "*.*" & vbNullChar & vbNullChar Set objExpl = ActiveExplorer If Err <> 0 Or objExpl Is Nothing Then Err = 0 Set objInsp = ActiveInspector If Err <> 0 Or objInsp Is Nothing Then Beep MsgBox "Keine Nachricht markiert oder geöffnet!", _ vbOKOnly + vbExclamation, "!!! Problem !!!" Exit Sub Else Err = 0 Set objMail = objInsp.CurrentItem End If Else Err = 0 If objExpl.Selection.Count > 1 Then Set objItems = objExpl.Selection Else Set objMail = objExpl.Selection(1) End If End If If Err <> 0 Then Beep MsgBox "Zugriff auf Nachricht(en) nicht möglich!", _ vbOKOnly + vbExclamation, "!!! Problem !!!" Exit Sub End If strInvalid = "\/:+*?<>|" & Chr$(34) If Not objMail Is Nothing Then 'Einzelne Nachricht GoSub SaveOneMail Else 'Mehrere markierte Nachrichten For I = 1 To objItems.Count Set objMail = objItems.Item(I) GoSub SaveOneMail Next I End If Exit_Proc: 'Interne Vars zurücksetzen Set objInsp = Nothing Set objExpl = Nothing Set objItems = Nothing Set objMail = Nothing Exit Sub '!!!!! SaveOneMail: strPath = GetSetting("Outlook", "SaveMailAsMSG", _ "Path", "") If strPath = "" Then strPath = "C:\" strSubj = objMail.Subject strFName = strSubj For K = 1 To Len(strFName) If InStr(strInvalid, Mid$(strFName, K, 1)) <> 0 Then Mid$(strFName, K, 1) = "_" End If Next K strFName = AddSlash(strPath) & strFName strTitle = "Nachricht '" & strSubj & "' speichern:" strFName = SaveFileDialog(strFName, strTitle, strFilter) If strFName = "" Then Return 'Nix zu tun... 'Zuletzt verwendeten Ordner für Vorgabe festhalten SaveSetting "Outlook", "SaveMailAsMSG", _ "Path", PathOnly(strFName) 'Aktuelle Nachricht speichern Err = 0 Select Case ExtOnly(strFName) Case "MSG": objMail.SaveAs strFName, olMSG Case "RTF": objMail.SaveAs strFName, olRTF Case "DOC": objMail.SaveAs strFName, olDoc Case "TXT": objMail.SaveAs strFName, olTXT Case "HTM", "HTML": objMail.SaveAs strFName, olHTML End Select 'Fehler? If Err <> 0 Then Beep MsgBox "Fehler beim Speichern der Nachricht: " & _ Err.Description, _ vbOKOnly + vbExclamation, "!!! Problem !!!" End If Return 'SaveOneMail End Sub Private Function AddSlash(aPath As String) As String AddSlash = aPath If Trim$(aPath) = "" Then Exit Function If Right$(aPath, 1) = "\" Then Exit Function AddSlash = aPath + "\" End Function Private Function ExtOnly(aStr As String) As String Dim I As Integer, L As Integer ExtOnly = "" If InStr(aStr, ".") = 0 Then Exit Function L = Len(aStr) While Mid$(aStr, L, 1) <> "." And L > 0 L = L - 1 Wend If L > 1 Then ExtOnly = UCase$(Mid$(aStr, L + 1)) End Function
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Haben Sie Fragen zu Outlook 2003, 2002/XP, 2000 oder 97/98? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte keine Dateien schicken!) an: outlook-helpline@smarttools.de Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe eine oder mehrere Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter. E-Mails in Abhängigkeit vom Empfängerkonto verschieben Versionen: Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 98 FRAGE: Ich rufe E-Mails von mehreren Konten ab und möchte die Nachrichten automatisch in kontospezifische Unterordner des Posteingangs verteilen. Ich könnte mir vorstellen, dass sich dies mit Regeln bewerkstelligen lässt. Bislang habe ich aber keine Lösung gefunden. Wissen Sie einen Weg? J. Sellin ANTWORT: Mit Regeln sind Sie schon auf dem richtigen Weg. Die genaue Vorgehensweise richtet sich aber nach Ihrer Outlook-Version. Outlook 2003, 2002/XP und Outlook 2000 im "Nur via Internet-Modus" machen es Ihnen besonders leicht:
Verfahren Sie in diesen Versionen zunächst genau so wie in der oben stehenden Anleitung. In Schritt 4 aktivieren Sie jedoch die Option "mit bestimmten Wörtern in der Empfängeradresse". Unten im Bereich der Regelbeschreibung klicken Sie dann auf den unterstrichenen Begriff "bestimmten Wörtern". Danach geben Sie die Empfängeradresse des Kontos ein, dessen Nachrichten in einen Unterordner verteilt werden sollen - beispielsweise "mustermann@t-online.de". Nach Bestätigung durch Ok fahren Sie im Regel-Assistenten mit der Schaltfläche Weiter fort. Die weitere Vorgehensweise entspricht der obigen Anleitung ab Schritt 6. Bei den Regel-Definitionen der übrigen E-Mail-Konten verwenden Sie jeweils die zugehörigen Empfängeradressen - etwa "mustermann@gmx.de" usw.
Unerwünschte Sicherheitsmeldung von Outlook Versionen: Outlook 2003, 2002/XP und 2000 FRAGE: Ich setze seit neuestem Outlook 2003 ein und erhalte immer wieder die Meldung "Ein Programm versucht auf Ihre in Outlook gespeicherten E-Mail-Adressen zuzugreifen. Möchten Sie dies zulassen?". Ich habe dann die Möglichkeit, den Zugriff für eine begrenzte Zeit freizugeben. Ich kann mich noch erinnern, dass ich diese Meldung unter Outlook 2002/XP mit einem Eintrag in der Registry unterdrücken konnte. Ist das auch unter Outlook 2003 möglich? Und wenn ja: wie geht es? W. Kamphausen ANTWORT: Hier verwechseln Sie zwei Sicherheitsmechanismen von Outlook. Es gibt zum einen eine Absicherung, die bestimmte Dateitypen sperrt, wenn Sie sie als Anhang einer E-Mail erhalten. Auf diese Weise soll verhindert werden, dass ein Virus oder Wurm Ihr System infizieren kann, weil Sie einen Dateianhang ohne genaue Prüfung starten. Diese Absicherung lässt sich über die Registry konfigurieren und Sie können alle oder bestimmte Dateitypen von dieser Sperre ausschließen. Das geht entweder manuell oder mit unserem kostenlosen Anhangsicherheits-Manager: SmartTools Anhangsicherheits-Manager Die Meldung, die Sie erwähnen, betrifft allerdings eine ganz andere Absicherung von Outlook, denn sie deutet darauf hin, dass ein anderes Programm versucht, auf Ihre Kontakte zuzugreifen. Dabei kann es sich beispielsweise um ein Synchronisationsprogramm handeln oder ein anderes Tool, das Ihre in Outlook gespeicherten Adressen nutzt. Wenn Sie allerdings nicht wissentlich irgendein Programm installiert haben, das zu dieser Meldung geführt hat, sollten Sie dringend Ihr System nach unerwünschten Viren oder Würmern absuchen lassen! Unabhängig davon, bringt es dieser Sicherheitsmechanismus mit sich, dass er absolut überflüssig wäre, wenn man ihn über die Registry ausschalten könnte. Sie müssen daher herausfinden, welches Programm die Meldung verursacht und es gegebenenfalls deinstallieren, aber Outlook wird sich auch in Zukunft immer melden, wenn es einen Zugriffsversuch auf die Kontakte feststellt. War die Helpline für Sie hilfreich? Klicken Sie bitte hier!
Excel-Tipps kostenlos per E-Mail SmartTools Excel Weekly ist ein kostenloser E-Mail-Newsletter, der Ihnen jede Woche interessante Tipps rund um Excel 2003, 2002/XP, 2000 und 97 liefert:
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