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Ausgabe vom 2. Juni
2005 |
| In dieser
Ausgabe |
Outlook-News & Downloads
- Spotlight: Diagramme in TV-Qualität für Excel &
PowerPoint
- Download-Tipp: Anhangbeschränkungen komfortabel
einstellen mit einem kostenlosen Outlook-Tool
- News: Google Desktop Search in Deutsch
verfügbar
Outlook-Helpline
- E-Mail-Adressen aus dem Posteingang per VBA
auslesen
- Schnelles Löschen aller ungelesenen
Nachrichten
| Outlook-News &
Downloads |
Spotlight: Diagramme in TV-Qualität für Excel & PowerPoint
Endlich professionelle Geschäftsgrafiken in Ihren Excel-Tabellen und PowerPoint-Präsentationen: Mit Amigo 2000 steht eine leistungsfähige Erweiterung zur Verfügung, die Ihnen mit minimalem Aufwand die Erstellung professioneller Diagramme in verblüffender Qualität ermöglicht.
Amigo 2000 wurde in der Ausgabe 3/2004 der Fachzeitschrift "c't" getestet und für gut befunden. In dem Artikel, in dem verschiedene Office-Erweiterungen vorgestellt wurden, heißt es unter anderem:
"Mit Amigo 2000 gibt es jedoch eine Möglichkeit, auch Excel-Zahlen in sehenswerte Diagramme zu überführen, die man sonst in Hochglanzmagazinen oder TV-Wahlanalysen sieht."
Der Schlüssel dabei ist die integrierte "Rendering-Funktion". Per Mausklick wird das komplette Diagramm neu berechnet und erscheint dann in einem raffinierten 3D-Look. Dabei benötigen Sie keine spezielle 3D-Grafikkarte, sondern können das Programm auf jedem System nutzen, auf dem auch Office 97, 2000, XP oder 2003 im Einsatz sind. Weitere Informationen und viele Beispiele finden Sie unter:
Amigo 2000
Download-Tipp: Anhangbeschränkungen komfortabel einstellen mit einem kostenlosen Outlook-Tool
Nutzen Sie unsere kostenlose Outlook-Erweiterung zur Konfiguration der gesperrten Anhänge von Outlook 2000, 2002/XP und 2003:
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Anhangsicherheits-Manager
für Outlook |
Nach dem Download beenden Sie bitte zunächst Outlook und starten erst dann die Installation. Folgen Sie den Anweisungen des Setup-Assistenten und wenn Sie anschließend Outlook wieder starten, finden Sie hier ein neues Menü SmartTools-Anhang-Sicherheit-Einstellungen. Nachdem Sie die neue Funktion aufgerufen haben, können Sie dann in einem Dialogfeld mit wenigen Mausklicks bestimmen, welche Anhänge Outlook sperren soll und auf welche Dateien Sie uneingeschränkt zugreifen möchten.
Unser Anhangsicherheits-Manager geht sogar noch einen Schritt weiter, denn auf Wunsch können Sie weitere Dateikennungen konfigurieren, die in Outlook standardmäßig nicht vorgegeben sind, künftig aber gesperrt sein sollen. Und wenn Sie als Administrator die Sicherheitseinstellungen für andere Anwender konfigurieren und verhindern möchten, dass nachträglich Änderungen vorgenommen werden, lässt sich der Anhangsicherheits-Manager mit einem Kennwort schützen.
News: Google Desktop Search in Deutsch verfügbar
Google Desktop Search ist ein kostenloses Tool zur blitzschnellen Suche in den E-Mail und Dateien auf Ihrem Rechner. Nach einigen Monaten Beta-Test steht ab sofort die deutsche Übersetzung in der endgültigen Version zum Download zur Verfügung:
http://desktop.google.de/
Nach der Installation erstellt Google Desktop Search automatisch im Hintergrund einen Index alle wichtigen Daten auf Ihrem System. Zum Beispiel:
- Mails in Outlook, Outlook Express, Netscape Mail oder
Thunderbird
- Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien
- PDF-Dokumente
- AOL Instant Messenger Chats
- Webseiten, die Sie im Internet Explorer ansehen
- HTML-Dateien auf Ihrem Rechner
- reine Textdateien
http://desktop.google.de/plugins.html
| Outlook-Tipp der
Woche |
Outlook-Nachrichten zeitversetzt senden
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP und 2000
Sicherlich kennen Sie die Situation: Sie haben eine Nachricht verschickt, zu der Ihnen später noch Ergänzungen einfallen oder zu deren Inhalt Sie weitere Zusatzinformationen erhalten, die gegebenenfalls eine Änderung des Textes erfordern. Outlook bietet zwar eine Möglichkeit, bereits verschickte Nachrichten zurückzuholen, aber das funktioniert nur, wenn der Empfänger ebenfalls Outlook einsetzt und er die Nachricht noch nicht gelesen hat.
Um solchen Problemen vorzubeugen, können Sie den Versand aller Nachrichten generell um einen gewissen Zeitraum verzögern. Die Nachrichten verbleiben dann für diesen Zeitraum im Postausgang und können somit später noch ergänzt oder geändert werden:
- Wählen Sie das Menü Extras-Regel-Assistent an und erstellen Sie
eine neue Regel.
- Wählen Sie als Art der Regel "Nachrichten nach dem Senden prüfen"
und klicken Sie auf Weiter.
- Auf der folgenden Seite können Sie Bedingungen für die zu prüfenden
Nachrichten spezifizieren und so zum Beispiel festlegen, dass nur
Nachrichten an bestimmte Empfänger verzögert werden sollen. Wenn Sie
keine Bedingung einstellen, erfolgt nach einem Klick auf Weiter ein Sicherheitshinweis, dass alle
Nachrichten behandelt werden. Bestätigen Sie den Hinweis mit Ja.
- Auf der nächsten Seite wählen Sie als Aktion "diese eine Anzahl
Minuten verzögert übermitteln", geben für den Parameter "eine Anzahl
von" zum Beispiel 60 oder 120 Minuten an und klicken auf Weiter.
- Die nachfolgende Seite dient der Spezifikation von Ausnahmen, über
die Sie beispielsweise erreichen können, dass Nachrichten mit Anhängen
sofort versendet werden sollen. Klicken Sie dann auf Weiter.
- Geben Sie auf der letzten Seite einen Namen für die Regel wie zum
Beispiel "60 Minuten verzögert senden" ein und klicken Sie auf Fertigstellen und auf Ok.
Bitte beachten Sie, dass die eingestellte Verzögerung um beispielsweise 60 Minuten erneut greift, wenn Sie eine Nachricht im Postausgang öffnen und nach der Überarbeitung auf Senden klicken. Die Nachricht wird dann frühestens 60 später verschickt. Außerdem ist zu beachten, dass auf diesem Wege keine Nachricht mehr sofort gesendet werden kann. Wenn Sie eine wichtige Nachricht sofort versenden müssen, gehen Sie wie folgt vor:
- Wählen Sie das Menü Extras-Regel-Assistent an.
- Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen vor der Regel "60 Minuten
verzögert senden".
- Klicken Sie auf Ok.
- Klicken Sie dann in der Nachricht auf Senden bzw. öffnen Sie die Nachricht vorher
im Postausgang.
- Starten Sie die E-Mail-Übertragung manuell mit Alle Senden oder Alle
Senden und Empfangen.
- Aktivieren Sie die Regel wieder.
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ANZEIGE Reminder-Manager: Erinnerungen und Nachverfolgungen aus
jedem beliebigen Outlook- oder Exchange-Ordner
anzeigenWenn Sie sich von Outlook an wichtige Termine und Aufgaben oder die Nachverfolgung von E-Mails und Kontakten erinnern lassen, funktioniert das leider nur dann, wenn sich die Elemente in einem der vorgegebenen Standardordner befinden. Hier ist endlich die Lösung für dieses Problem: Der Reminder Manager... ...erinnert Sie an JEDEN Termin und JEDE Nachverfolgung, die sich in IRGENDEINEM ORDNER befindet, auf den Sie zugreifen können ...ermöglicht die Organisation Ihrer Mails, Aufgaben, Termine und Kontakte samt Erinnerungen in beliebige Unterordner ...kann auch an Termine aus anderen PST-Dateien erinnern, die Sie in Outlook geöffnet haben ...kann sogar Termine aus öffentlichen Ordnern vom Exchange Server berücksichtigen ...bietet ein übersichtliches und komfortables Dialogfeld zur Verwaltung aller fälligen Termine und Erinnerungen ...kann Erinnerungen voll automatisch per E-Mail an jede beliebige Adresse versenden. So können Sie sich beispielsweise auch per SMS erinnern lassen Der Reminder Manager ist ab sofort zu einem Einführungspreis mit 25% Rabatt verfügbar. Weitere Informationen finden Sie unter: Reminder Manager für Outlook |
| Outlook-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Outlook 2003, 2002/XP, 2000 oder 98/97? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an:
outlook-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
E-Mail-Adressen aus dem Posteingang per VBA auslesen
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP und 2000
FRAGE: In meinem Posteingang befinden sich zahlreiche E-Mails. Jetzt möchte ich die E-Mail-Adressen der Absender auslesen und zur weiteren Verarbeitung speichern. Wie kann ich dieses Problem lösen?
E. Lopez
ANTWORT: Um den Vorgang zu automatisieren, müssen sie auf jeden Fall ein VBA-Makro anlegen. Allerdings ist es erst seit Outlook 2003 möglich, die E-Mail-Adresse eines Absenders ohne Umwege auszulesen. In Outlook 2000 und Outlook 2002/XP geht das nur über CDO (Collaboration Data Objects). Immerhin wird die CDO-Objektbibliothek normalerweise automatisch mit Outlook installiert, sodass Sie aus einem VBA-Makro auf die entsprechenden Eigenschaften und Methoden zugreifen können.
Der folgende Programmcode demonstriert die generelle Vorgehensweise. Damit überprüfen Sie alle Elemente im Posteingang und schreiben jeweils den Absendernamen sowie seine E-Mail-Adresse in das Direktfenster des Visual Basic-Editors. Das ist zwar nicht sonderlich komfortabel, aber es zeigt, wie Sie an die gewünschten Informationen kommen. Sie können den Code nach Belieben erweitern, um Namen und Adressen zum Beispiel als Kontaktdaten in einem anderen Outlook-Ordner zu speichern.
Den Beispielcode geben Sie folgendermaßen ein:
- Starten Sie Outlook und wechseln Sie mit der Tastenkombination
Alt + F11 in den Visual Basic-Editor.
- Sorgen Sie dafür, dass das Direktfenster sichtbar ist, indem Sie
Ansicht-Direktfenster anwählen.
- Rufen Sie Einfügen-Modul auf.
- Geben Sie in das daraufhin geöffnete Codefenster den Prozedurcode
ein:
Dim olNameSpace As NameSpace
Dim olInbox As MAPIFolder
Dim olItem As Object
Dim cdoSession As Object
Dim cdoFolder As Object
Dim cdoMsg As Object
Dim cdoSender As Object
If Val(Application.Version) >= 11 Then
Set olNameSpace = Application.GetNamespace("MAPI")
Set olInbox = _
olNameSpace.GetDefaultFolder(olFolderInbox)
On Error Resume Next
For Each olItem In olInbox.Items
Debug.Print olItem.SenderName & _
" <" & olItem.SenderEmailAddress & ">"
Next olItem
On Error GoTo 0
Set olItem = Nothing
Set olInbox = Nothing
Set olNameSpace = Nothing
Else
Set cdoSession = CreateObject("MAPI.Session")
cdoSession.Logon "", "", False, False
Set cdoFolder = cdoSession.Inbox
On Error Resume Next
For Each cdoMsg In cdoFolder.Messages
Set cdoSender = cdoMsg.Sender
Debug.Print cdoSender.Name & _
" <" & cdoSender.Address & ">"
Next cdoMsg
On Error GoTo 0
Set cdoMsg = Nothing
Set cdoSender = Nothing
Set cdoFolder = Nothing
cdoSession.Logoff
Set cdoSession = Nothing
End If
End Sub
- Testen Sie den Programmcode durch Aufruf von Extras-Makros und anschließendem Doppelklick
auf den Makronamen "ReadAdrFromInbox".
- Sämtliche Absendernamen und -adressen aus dem Posteingang erscheinen
anschließend im Direktfenster.
- Wenn Sie den VB-Editor wieder schließen wollen, öffnen Sie das Menü
Datei und rufen Sie Schließen und zurück zu Microsoft (Office)
Outlook auf.
Die Eigenschaft "SenderEmailAddress" gab es in früheren Outlook-Versionen noch nicht. Deshalb können Sie die Absenderadresse nur per CDO ermitteln. Dafür initiieren Sie zuerst eine MAPI-Sitzung:
Set cdoSession = CreateObject("MAPI.Session")
cdoSession.Logon "", "", False, False
Danach durchlaufen Sie auch hier alle Elemente im Posteingang ("cdoSession.Inbox"), wobei Sie jeweils auf das "Sender"-Objekt zugreifen. Anzeigename und E-Mail-Adresse erhalten Sie mit den Eigenschaften "Name" und "Address".
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Schnelles Löschen aller ungelesenen Nachrichten
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 98/97
FRAGE: Bei der Bearbeitung meiner Mails ignoriere ich Spam-Mitteilungen und andere unerwünschte Nachrichten ganz einfach und öffne sie erst gar nicht. Haben Sie einen Tipp, wie ich diese ungelesenen Nachrichten möglichst schnell und einfach aus dem Posteingang löschen kann?
N. Berg
ANTWORT: Gehen Sie dazu am besten folgendermaßen vor:
- Wählen Sie das Menü Ansicht-Aktuelle
Ansicht-Ungelesene Nachrichten (bis Outlook 2002) bzw. Ansicht-Anordnen nach-Aktuelle Ansicht-Ungelesene
Nachrichten in diesem Ordner (Outlook 2003) an.
- Outlook blendet daraufhin alle bereits gelesenen Nachrichten aus, so
dass Sie die übrigen Einträge nur noch mit Strg+A markieren und
mit Entf löschen müssen.
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