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Ausgabe vom 2. September
2004 |
| In dieser
Ausgabe |
News & Downloads
- Spotlight: Serienmails komfortabel mit Word
verschicken
- Download-Tipp: Adressen aus E-Mails in Ihre Kontakte
übernehmen
Outlook-Helpline
Newsletter-Tipp
| News &
Downloads |
Spotlight: Serienmails komfortabel mit Word verschicken
Vergessen Sie den umständlichen Versand von Serienbriefen per Post! Ab sofort können Sie Angebote, Preislisten, Newsletter, Ankündigungen usw. direkt aus Word ganz einfach per E-Mail verschicken. Der SmartTools Serienmailer ist direkt in Word integriert und mit wenigen Mausklicks startbereit:
- Das Anschreiben für Ihre Serien-E-Mail erstellen Sie genau wie einen
ganz normalen Serienbrief in Word. Sogar für die Namen und Adressen
stehen Ihnen sämtliche von Word unterstützten Formate zur Verfügung:
Word-Tabelle, Excel, Access, Outlook, SQL-Server usw.
- Sie starten dann den SmartTools Serienmailer aus dem Menü Extras und legen hier das Feld mit der
E-Mail-Adresse sowie den Betreff fest. Auf Wunsch können Sie sogar einen
oder mehrere Anhänge auswählen, die mit dem Anschreiben verschickt
werden sollen.
- Klicken Sie auf Serienmails senden
und der Assistent verschickt voll automatisch eine personalisierte Mail
an jeden Empfänger aus der von Ihnen vorgegebenen Liste. Der komplette
Versand wird unabhängig von Outlook durchgeführt, so dass es keine
Probleme mit lästigen Sicherheitsmeldungen gibt!
http://www.add-in-world.com/katalog/word-serienmailer/
Download-Tipp: Adressen aus E-Mails in Ihre Kontakte übernehmen
Sicherlich kennen Sie das: Sie haben eine E-Mail erhalten, in der sich der Absender oder eine beliebige Adresse im Nachrichtentext befindet, die Sie in Ihre Kontakte übernehmen möchten. Wenn keine elektronische Visitenkarte angehängt ist, bleibt Ihnen nichts anderes, als die Daten manuell in einen neuen Kontakt zu übernehmen. Der kostenlose SmartTools Adress-Assistent hilft weiter:
- Markieren Sie die gewünschte Adresse einfach direkt in der Mail, die
Sie erhalten haben.
- Klicken Sie auf das neue Symbol Adress-Assistent, das automatisch in Outlook
installiert wurde.
- Der Assistent analysiert daraufhin Ihre Markierung und übernimmt
bereits automatisch die erkennbaren Informationen in die entsprechenden
Eingabefelder. So können beispielsweise Telefon- und Fax-Nummern sowie
die E-Mail-Adresse in der Regel eindeutig durch die entsprechenden
Beschriftungen erkannt werden. Andere Daten wir Vor- und Nachname sowie
Firmenbezeichnung lassen sich nicht immer erkennen. Aber auch das ist
kein Problem, denn Sie markieren beispielsweise einfach den Firmennamen
im linken Feld und ziehen ihn dann ganz einfach mit der Maus in das Feld
FIRMA. Mit wenigen Mausklicks haben Sie auf diesem Weg jede beliebige
Adresse sozusagen "mundgerecht" für Outlook aufbereitet. Sie müssen nur
noch auf Kontakt anlegen klicken.
- Nach wenigen Augenblicken erscheint der gewohnte Dialog für neue
Kontakte, in die Informationen aus Ihrer E-Mail bereits korrekt
vorgegeben sind. Sie können noch Ergänzungen oder Änderungen vornehmen,
bevor Sie die Adresse dann speichern. - Einfacher geht es nicht
mehr!
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SmartTools
Outlook Adress-Assistent |
| Outlook-Tipp der
Woche |
'Sie haben Post'-Benachrichtigung konfigurieren
Versionen: Outlook 2000, 2002/XP und 2003
Viele Anwender, die heute mit Outlook arbeiten, haben ihre ersten Schritte in Sachen E-Mail mit "WinCIM", dem Zugangsprogramm von Compuserve oder AOL gemacht. Beim Eingang neuer Nachrichten meldete dort immer eine sympathische Frauenstimme "Sie haben Post!". Von WinCIM musste man inzwischen Abschied nehmen, die Ansage "Sie haben Post!" haben viele Anwender jedoch nicht vergessen und würden sie gerne anstelle des simplen Systemklangs einsetzen. Mit den folgenden Schritten kommen Sie zum Ziel:
- Peter 'Doc Outlook' Raddatz hat den Sound gerettet und stellt ihn
unter der folgenden Adresse zum Download bereit:
- Speichern Sie die WAV-Datei in den Ordner "Media", zu finden unter
"C:\Windows", oder in ein beliebiges anderes Verzeichnis auf Ihrer
Festplatte.
- Öffnen Sie die Systemsteuerung und dort je nach Windows-Version das
Kontrollfeld "Akustische Signale", "Sound & Multimedia" oder "Sounds
& Audiogeräte".
- Wechseln Sie je nach Windows-Version auf die Registerkarte
"Akustische Signale", "Klänge" oder "Sounds".
- Hier finden Sie eine Liste "Ereignisse" sortiert nach Anwendungen
mit Einträgen wie beispielsweise "Neue E-Mail", "Neue Nachricht",
"Benachrichtigung über neue E-Mail", "Posteingangsbenachrichtigung" oder
ähnlich.
- Markieren Sie die Einträge aller Bereiche der Reihe nach, klicken
Sie auf Durchsuchen, lokalisieren Sie
die eben heruntergeladene Datei POST.WAV und übernehmen Sie sie per
Doppelklick.
- Schließen Sie das Kontrollfeld mit einem Klick auf Ok.
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| Outlook-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Outlook 97, 98, 2000 oder 2002? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte keine Dateien schicken!) an:
outlook-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe eine oder mehrere Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
E-Mails vor dem Download prüfen und löschen
Versionen: Outlook 98, 2000, 2002/XP und 2003
FRAGE: In letzter Zeit erhalte ich immer mehr "Spam"-Mails. Das ist lästig, und da ich die Mails jedes Mal über das Internet herunterladen muss, kosten mich die unerwünschten Nachrichten nicht nur Zeit beim Aufräumen sondern auch Geld für den Download. Gibt es in Outlook nicht eine Möglichkeit, den Download zu verhindern und zunächst nur die Nachrichtenkopfzeilen herunterzuladen, um sie dann bei Bedarf direkt auf dem Server zu löschen? So weit ich weiß, bietet ja sogar Outlook Express eine derartige Option. T. Meyer
ANTWORT: Ganz problemlos funktioniert das erst ab Outlook 2002. In Outlook 98 und 2000 ist ein vorheriger Download der Nachrichtenkopfzeilen (Absender und Betreffzeile) nur möglich, wenn Sie Outlook im "Unternehmen oder Arbeitsgruppe-Modus" installiert haben. Im "Nur via Internet-Modus" steht die Option nicht zur Verfügung. Ob sich ein Wechsel des Installationsmodus’ lohnt, müssen Sie selbst entscheiden.
Wenn Sie mit Outlook 98/2000 im "Unternehmen oder Arbeitsgruppe-Modus" arbeiten, rufen Sie die Kopfzeilen mit Hilfe der Remotemail-Funktion ab. Um Nachrichten dann unter Umständen bereits auf dem Server Ihres E-Mail-Providers löschen zu können, müssen Sie das E-Mail-Konto per Modem- (DFÜ-) Verbindung oder über eine manuelle Internetverbindung abfragen. Das stellen Sie in den Eigenschaften des Internet-Kontos, die Sie aus Outlook mit Extras-Dienste und Auswahl der Schaltfläche Eigenschaften erreichen, auf der Registerkarte Verbindung ein.
Anschließend nutzen Sie die Remotemail-Funktion wie folgt:
- Wechseln Sie in den Posteingang und rufen Sie im Menü Extras zuerst Remotemail und dann Verbinden auf.
- Versehen Sie das Konto, von dem Sie vorerst nur die Kopfzeilen
abrufen wollen, per Mausklick mit einem Häkchen. Falls mehrere Konten
zur Verfügung stehen, können Sie auch mehrere Einträge ankreuzen. Danach
klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter.
- Auf der nächsten Dialogfeldseite wählen Sie die Schaltfläche Fertig stellen an.
Beachten Sie auch die zusätzlich eingeblendete Symbolleiste Remote. Sie stellt Symbole zur Verfügung, mit denen Sie die eben empfangenen Mails Zur Übertragung markieren, Zur Übertragung einer Kopie markieren oder (direkt auf dem Server) Löschen können. Nachdem Sie alle heruntergeladenen Kopfzeilen entsprechend markiert und bearbeitet haben, klicken Sie auf das Symbol Verbinden. Danach verfahren Sie wie oben in den Schritten 2 und 3.
In Outlook 2002 und 2003 gibt es keine unterschiedlichen Installationsmodi. So steht die "Remotemail"-Funktion generell zur Verfügung; die Bedienung ist aber komplett anders:
Wechseln Sie in den Posteingang und öffnen Sie im Menü Extras zuerst das Untermenü Senden/Empfangen.
In Outlook 2002 wählen Sie dann Mit Kopfzeilen arbeiten und danach Kopfzeilen downloaden von an. Nun können Sie den Kontonamen anklicken, von dem Sie die Nachrichtenkopfzeilen herunterladen wollen. Oder Sie klicken auf Alle Konten, um alle verfügbaren E-Mail-Konten abzufragen.
In Outlook 2003 rufen Sie nach Extras-Senden/Empfangen entweder gezielt einen Kontonamen an (eines der Untermenüs Nur [Name des Kontos]) und dann den Befehl Kopfzeilen im Posteingang downloaden. Oder Sie verarbeiten alle eingerichteten Kontos mit dem Befehl Kopfzeilen dieses Ordners downloaden.
Die Mails erscheinen daraufhin in Ihrem Posteingang, wobei ein spezielles Symbol darauf hinweist, dass bislang nur die Kopfzeilen geladen wurden. Ob die Nachrichten vollständig heruntergeladen oder direkt auf dem Server Ihres Mail-Providers gelöscht werden sollen, bestimmen Sie über ein Kontextmenü. Dazu klicken Sie die Mail-Einträge mit der rechten Maustaste an.
Nachdem Sie alle Mails gekennzeichnet haben, wählen Sie erneut Extras-Senden/Empfangen an. Danach rufen Sie in Outlook 2002 erst Mit Kopfzeilen arbeiten, danach Markierte Kopfzeilen verarbeiten von und schließlich den Namen des gewünschten E-Mail-Kontos oder Alle Konten auf. In Outlook 2003 öffnen Sie nach Aufruf von Extras-Senden/Empfangen entweder eines der kontospezifischen Untermenüs Nur [Name des Kontos] und wählen dann den Befehl Markierte Kopfzeilen verarbeiten an, oder Sie wählen gleich Alle markierten Kopfzeilen verarbeiten an.
Daraufhin lädt Outlook nur die Nachrichten, die Sie gerade benötigen, und beseitigt die zum Löschen markierten "Spam"-Mails auf dem Server des Providers.
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Probleme mit dem Postausgang beseitigen
Versionen: Outlook 97, 98, 2000 und 2002
FRAGE: Beim Versenden einer Nachricht wurde mir eine Fehlermeldung "Der MAPI-Spooler wurde unerwartet beendet" angezeigt. Anschließende Versuche, die Nachricht erneut zu versenden, sie zu bearbeiten oder im Postausgang zu löschen, haben jetzt eine weitere Fehlermeldung "Zugriff auf die Nachricht nicht möglich, der MAPI-Spooler hat bereits mit der Übertragung begonnen" zur Folge. Auch ein Versuch, den Persönlichen Ordner mit dem Hilfsprogramm SCANPST.EXE zu reparieren, blieb erfolglos. Bei jedem Beenden weist Outlook aber beharrlich daraufhin, dass unversendete Nachrichten vorliegen. Allem Anschein nach gibt es wohl keine Möglichkeit, die blockierte Nachricht und die daraus resultierende Abfrage beim Beenden von Outlook irgendwie loszuwerden, oder?
H. Gabriel
ANTWORT: Helfen können Sie sich hier, indem Sie den Persönlichen Ordner wie folgt neu aufbauen:
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf "Outlook Heute -
[Persönliche Ordner]" und wählen Sie Eigenschaften Für 'Persönliche Ordner' im
Kontextmenü an.
- Klicken Sie im dann angezeigten Dialog "Persönliche Ordner:
Eigenschaften" unten rechts auf die Schaltfläche Erweitert.
- Notieren Sie sich im nun angezeigten Dialog "Persönliche Ordner" die
im Feld "Pfad" angezeigten Informationen (Laufwerk, Pfad und Dateinamen
der aktuellen PST-Datei).
- Verlassen Sie Outlook.
- Starten Sie den Windows-Explorer und lokalisieren Sie das in Schritt
3. ermittelte Verzeichnis.
- Benennen Sie die dort vorhandene PST-Datei in beispielsweise "PST
Org.pst" oder ähnlich um.
- Starten Sie Outlook. Es wird nun eine Meldung "Datei <Name der
alten PST-Datei> nicht gefunden..." angezeigt, die Sie mit einem
Klick auf die Schaltfläche Ok
bestätigen.
- Outlook zeigt jetzt einen Dateiauswahl-Dialog für die Speicherung
einer neu anzulegenden PST-Datei an. Übernehmen Sie das Verzeichnis und
die Vorgabe "outlook.pst" mit einem Klick auf die Schaltfläche Öffnen.
- Den dann folgenden Dialog "Persönlichen Ordner erstellen" bestätigen
Sie mit einem Klick auf die Schaltfläche Ok.
- Den jetzt folgenden Hinweis bezüglich einer Änderung des
Posteingangs-Ordners bestätigen Sie mit einem Klick auf die Schaltfläche
Ja.
- Nun befinden Sie sich in Outlook mit einem vollkommen leeren
Persönlichen Ordner.
- Wählen Sie das Menü Datei-Importieren/exportieren an.
- Im Import/Export-Assistenten markieren Sie in der Liste "Aktion" den
Eintrag "Importieren aus anderen Programmen oder Dateien" und klicken
auf die Schaltfläche Weiter.
- Auf der dann folgenden Seite des Assistenten wählen Sie in der Liste
"Dateityp" den Eintrag "Persönliche Ordner-Datei (.pst)" aus und klicken
auf die Schaltfläche Weiter.
- Auf der dritten Seite des Assistenten klicken Sie auf die
Schaltfläche Durchsuchen, lokalisieren
die in Schritt 6. umbenannte Original-Datei und wählen diese in der
Dateiauswahl per Doppelklick aus. Weitere Einstellungen sind hier nicht
notwendig, da der Persönliche Ordner leer ist. Klicken Sie also auf die
Schaltfläche Weiter.
- Auf der letzten Seite des Assistenten sind ebenfalls keine weiteren
Einstellungen notwendig. Klicken Sie hier nun auf die Schaltfläche Fertigstellen.
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