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Ausgabe vom 20. Oktober
2004 |
| In dieser
Ausgabe |
Outlook-News & Downloads
- Spotlight: OLXTeamOutlook - Outlook-Daten ganz
einfach gemeinsam nutzen
- News: Neues Google-Tool durchsucht auch
Outlook-Daten
- Update: Wichtige Patches für Excel und den
Exchange-Server
Outlook-Helpline
- Posteingangsregel automatisch erstellen
lassen
- Individuelle Rückmeldungen auf regelmäßige
Besprechungsanfragen
| Outlook-News &
Downloads |
Spotlight: OLXTeamOutlook - Outlook-Daten ganz einfach gemeinsam nutzen
Mit der neuesten Generation intelligenter Team-Software für Outlook 97, 98, 2000, 2002/XP und 2003 nutzen Sie Ihre Outlook-Daten in Zukunft noch effizienter:
- Greifen Sie ab sofort im Team auf Ihre Termine, Aufgaben, Kontakte,
E-Mails und Notizen aus Outlook zu.
- Richten Sie mit wenigen Mausklicks öffentliche Ordner für
Gruppentermine, Raumbelegungen, gemeinsamen Firmenadressen usw. ein oder
geben Sie einen oder mehrere Ihrer persönlichen Ordner mit Terminen,
Kontakten, E-Mails etc. für andere Anwender frei.
- Alle Änderungen und Neueingaben in den gemeinsamen Ordnern sind
immer sofort ohne Verzögerung in den Ordnern der anderen
Teilnehmer sichtbar.
- Im nützlichen Gruppenkalender sehen Sie jederzeit die Termine aller
freigegebenen Kalender im Wochenüberblick.
- Sie benötigen keinen Exchange-Server, sondern lediglich ein
freigegebenes Verzeichnis im Netzwerk, auf das alle beteiligten Anwender
zugreifen können. Dieses Verzeichnis muss sich noch nicht einmal auf
einem Server befinden! Jeder beliebige Rechner in Ihrem Netzwerk kann
diese Aufgabe übernehmen.
- Kinderleichte Installation und Einrichtung. Mit ein paar
Mausklicks legen Sie fest, wer bestimmte Ordner zu sehen bekommt und
welche Rechte er bei der Bearbeitung hat.
http://www.add-in-world.com/katalog/olxteamoutlook/
News: Neues Google-Tool durchsucht auch Outlook-Daten
Mit Google Desktop Search steht ab sofort ein kostenloses Tool zum Download bereit, das Ihnen die blitzschnelle Suche in Outlook-Mails und anderen Dateien auf Ihrem Rechner erlaubt:
http://desktop.google.com/
Das Programm befindet sich zur Zeit noch im Betastadium, macht aber nach einem ersten Kurztest einen stabilen Eindruck. Nach der Installation erstellt Google Desktop Search automatisch im Hintergrund einen Index der folgenden Daten:
- Mails in Outlook oder Outlook Express
- Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien
- AOL Instant Messenger Chats
- Webseiten, die Sie im Internet Explorer ansehen
- HTML-Dateien auf Ihrem Rechner
- reine Textdateien
Update: Wichtige Patches für Excel und den Exchange-Server
In dem monatlichen Security Bulletin hat Microsoft wieder auf zahlreiche aktuelle Sicherheitslücken hingewiesen. Besonders schwerwiegend ist ein Problem in Excel 2000 und 2002/XP (SP-2), das beim Öffnen einer Arbeitsmappe zur unbemerkten Ausführung von Code und damit zur kompletten Übernahme der Kontrolle Ihres Rechners führen kann. Nähere Informationen und Links zu den Sicherheitspatches finden Sie unter:
Problem in Excel 2000 und 2002/XP (SP-2)
Zwei weitere Updates betreffen ebenso kritische Sicherheitsupdates bei den Exchange-Server-Versionen 2000 und 2003:
Sicherheitsupdate für Exchange-Server (Teil 1)
Sicherheitsupdate für Exchange-Server (Teil 2)
Darüber hinaus gibt es zahlreiche weitere wichtige Updates zu Windows und den Internet-Explorer. Sie sollten sich daher auch das komplette aktuelle Security Bulletin für den Oktober ansehen:
Security Bulletin Oktober
| Outlook-Tipp der
Woche |
Nachrichten schnell und komfortabel ablegen, Teil 1
Versionen: Outlook 2000, 2002/XP und 2003
Gelesene Nachrichten legen Sie meistens in speziellen Ordnerstrukturen ab. Um eine oder mehrere markierte Nachrichten in einen dieser Ordner zu verschieben, wählen Sie das Menü Bearbeiten-In Ordner verschieben oder In Ordner verschieben im Kontextmenü an. In der folgenden Ordnerauswahl müssen Sie dann den Zielordner suchen und per Doppelklick auswählen. Erst dann werden die Nachrichten aus dem Posteingang (oder einem anderen Nachrichten-Ordner) in den Zielordner verschoben. In diesem zweiteiligen Tipp der Woche möchten wir Ihnen unseren komfortablen "MailMover" vorstellen, der Ihnen die Auswahl des Zielordners mit zwei Mausklicks ermöglicht.
Zunächst einige Worte zum Konzept der Lösung: Grundlage ist eine UserForm, in der Sie verschiedene Schaltflächen anlegen. Die Beschriftungen der Schaltflächen entsprechen dem Pfad des Zielordners, in den Nachrichten nach einem Klick auf die Schaltfläche verschoben werden sollen. Eine Beschriftung Nachrichten-Ablage\\Kunden\\Müller GmbH definiert dann beispielsweise einen Ordner "Müller GmbH" im Ordner "Kunden", der sich wiederum im Ordner "Nachrichten-Ablage" befindet. Beim Klick auf eine der Schaltflächen wird eine globale Prozedur "MoveMailToFolder" aufgerufen, die die Beschriftung der jeweils angeklickten Schaltfläche auswertet und so den Zielordner ermittelt. Diese Methode hat den Vorteil, dass Sie bei Änderungen oder Erweiterungen einfach nur die Beschriftung einzelner Schaltflächen anpassen oder neue Schaltflächen mit entsprechender Beschriftung hinzufügen müssen.
Und so integrieren Sie diese Lösung in Ihr Outlook:
- Wechseln Sie mit Alt+F11 in die VBA-Entwicklungsumgebung.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf "VbaProject.OTM" und
wählen Sie das Kontextmenü Einfügen-UserForm an.
- Benennen Sie die UserForm "frmMailMover" (Eigenschaft "Name") und
setzen Sie deren Beschriftung (Eigenschaft "Caption") auf "MailMover:"
oder "Nachrichten verschieben:".
- Legen Sie unten rechts eine Schaltfläche an und setzen Sie dafür die
folgenden Eigenschaften:
Caption= Abbrechen
Cancel= True
Das Setzen der Eigenschaft "Cancel= True" erlaubt das schnelle Schließen des Dialogs per Esc-Taste, falls der Dialog einmal aus Versehen geöffnet wurde.
- Doppelklicken Sie auf die Schaltfläche, um den VBA-Editor zu öffnen
und geben Sie für die Prozedur "Click" die folgende Anweisung
ein:
- Klicken Sie auf das Symbol VbapPoject.OTM
Speichern, um Ihre bisherigen Arbeiten zu sichern.
- Klicken Sie nun mit der rechten Maustaste auf "VbaProject.OTM" und
wählen Sie das Kontextmenü Einfügen-Modul an.
- Benennen Sie das Modul "modMailMover".
- Geben Sie in diesem Modul die folgende Prozedur
ein:
frmMailMover.Show
End Sub
- Klicken Sie nochmals auf das Symbol VbapPoject.OTM Speichern, um auch diese
Erweiterung zu sichern.
- Verlassen Sie die VBA-Entwicklungsumgebung mit einem Klick auf das
Schließen-Symbol ([X]) in der
Titelleiste.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige
Symbolleiste, wählen Sie Anpassen im
Kontextmenü an und wechseln im folgenden "Anpassen"-Dialog auf die
Registerkarte "Befehle".
- Stellen Sie die Liste "Kategorien" auf "Makros" ein und ziehen Sie
den Eintrag "Modulname.MailMoverShow" in die gewünschte
Symbolleiste.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das neue Symbol und nehmen
Sie im Eigenschaften-Menü die gewünschten Einstellungen vor, indem Sie
beispielsweise "Name" auf "MailMover" oder "Nachrichten verschieben"
setzen.
- Klicken Sie im "Anpassen"-Dialog auf die Schaltfläche Schließen.
Im zweiten Teil in der nächsten Woche erweitern wir die Lösung um die VBA-Routine zum Verschieben der Nachrichten und legen die entsprechenden Schaltflächen für deren Aufruf an.
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| Outlook-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Outlook 97, 98, 2000, 2002/XP oder 2003? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an:
outlook-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Posteingangsregel automatisch erstellen lassen
Versionen: Outlook 98, 2000, 2002/XP und 2003
FRAGE: Ich habe mehrere Ihrer Weekly-Newsletter abonniert und möchte diese gerne getrennt nach Programmen in Unterordner des Posteingangs verschieben. Dafür habe ich verschiedene Regeln mit dem Regel-Assistenten aufgestellt, die aber leider nicht funktionieren. Wissen Sie, wo das Problem liegen könnte? Oder kann ich die vermutlich vollautomatisch verschickten Mailings gar nicht mit dem Regel-Assistenten verarbeiten?
St. Dohms
ANTWORT: Im Prinzip können Sie unsere Newsletter problemlos mit dem Regel-Assistenten aus dem Posteingang in die gewünschten Unterordner verschieben. Woran es in Ihrem Fall scheitert, lässt sich ohne genauere Untersuchungen nur schwer diagnostizieren. Vielleicht haben Sie beim Aufstellen der Regel einfach nur einen Tippfehler eingebaut. Probieren Sie es deshalb mit folgenden Schritten, mit denen Sie Regeln fast ohne eigene Eingaben anlegen können:
- Verschieben Sie eine der Mails, die in Zukunft automatisch
bearbeitet werden sollen, manuell in den gewünschten Zielordner -
beispielsweise einen der "SmartTools Outlook Weekly"-Newsletter.
- Wechseln Sie in den eben benutzten Zielordner und öffnen Sie die
dorthin verschobene Nachricht per Doppelklick.
- Wählen Sie im Nachrichtenfenster Aktionen-Regel erstellen an.
- Kreuzen Sie die gewünschten Bedingungen an und fahren Sie dann wie
gewohnt im Regel-Assistenten fort. Beachten Sie dabei, dass Outlook
automatisch Standardangaben wie Absender- und Empfängeradresse,
Betreffzeile, Zielordner usw. ausgefüllt hat. Sie müssen wirklich nur
noch ankreuzen, unter welchen Bedingungen Outlook eine Nachricht in den
aktuellen Ordner verschieben/kopieren soll.
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Individuelle Rückmeldungen auf regelmäßige Besprechungsanfragen
Versionen: Outlook 98, 2000, 2002/XP und 2003
FRAGE: In unserer Abteilung soll jede Woche zu einer festen Zeit ein Meeting abgehalten werden. Deshalb habe ich im Outlook-Kalender eine Besprechungsanfrage angelegt und diese als wöchentliche Terminserie eingerichtet. Nachdem ich die Anfrage an die Kollegen verschickt hatte, konnten diese wie gewohnt mit den Schaltflächen Zusagen, Mit Vorbehalt und Ablehnen per E-Mail antworten. Den Status der Rückmeldungen kann ich anschließend im Kalender überprüfen. Leider verschickt Outlook die Anfrage aber nicht jede Woche aufs Neue. Alle Rückmeldungen beziehen sich somit auf die komplette Terminserie. Das hilft mir nicht weiter, wenn ein Teilnehmer ein einzelnes Meeting absagen muss. Kann ich Outlook irgendwie so einrichten, dass ich jede Woche eine Zu- oder Absage von den Kollegen erhalte?
H. W. Brandt
ANTWORT: Eine Terminserie wird tatsächlich nur einmal an die gewünschten Teilnehmer verschickt, sodass sich Zu- oder Absagen - genau wie Sie es schildern - auf die komplette Serie beziehen. Die Teilnehmer haben aber von sich aus die Möglichkeit, einen einzelnen Termin aus der Serie abzusagen, selbst wenn sie generell zugesagt hatten.
Dazu doppelklicken sie auf den Kalendereintrag der Besprechungsserie, den sie absagen möchten. Outlook präsentiert daraufhin ein Dialogfenster mit den Optionen Dieses Serienelement öffnen und (Die) Serie öffnen. Hier muss die Option Dieses Serienelement öffnen aktiviert werden. Nach einem Klick auf Ok öffnet Outlook den individuellen Termin. In der Standard-Symbolleiste stehen wie gewohnt die Schaltflächen Zusagen, Mit Vorbehalt und Ablehnen zur Verfügung. Um das Meeting an dem betreffenden Tag abzusagen, muss der Teilnehmer auf Ablehnen klicken. Anschließend kann die Rückmeldung sofort oder nach Bearbeitung (etwa zum Einfügen einer Begründung) gesendet werden.
Als Besprechungsleiter erhalten Sie eine individuelle Absage, die sich nur auf den einzelnen Termin aus der gesamten Serie bezieht. Wenn Sie den aktuellen Status überprüfen wollen, öffnen Sie den Kalendereintrag für das wöchentliche Meeting und lassen sich dabei ebenfalls nur das einzelne Serienelement anzeigen. Auf der Registerkarte Status sehen Sie dann die aktuellen Zu- und Absagen.
Um die Teilnehmer daran zu erinnern, jeden einzelnen Termin zu bestätigen, setzen Sie die Erinnerungszeit Ihrer Besprechungsanfrage zum Beispiel auf "2 Tage" (vor dem Termin). Dadurch erreichen Sie, dass auch alle Teilnehmer 2 Tage vor dem wöchentlichen Meeting daran erinnert werden. Wenn diese dann im Erinnerungsfenster auf die Schaltfläche Element öffnen klicken, zeigt Outlook das einzelne Serienelement - und nicht die gesamte Besprechungsserie - an, sodass sich Zu- und Absagen automatisch auf den korrekten Einzelntermin beziehen.
| Newsletter-Tipp |
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- Meldungen über neue Lösungen und Add-Ins zu Office 97, 2000, XP und
2003
- Berichte über Updates und Bugfixes.
- Tipps und effektivere Arbeitstechniken zu Access, Excel, Word &
Co.
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