Ausgabe vom 20. April 2005  In dieser Ausgabe Outlook-News & Downloads News: Der PDFgrabber 2.0 zum Sonderpreis Öffnen Sie PDF-Dateien direkt in Word und Excel Download-Tipp: Der komfortable Mail-Assistent für Outlook News: Wichtiges Sicherheitsupdate für den Exchange-Server Outlook-Tipp der Woche Gmail - Der kostenlose Mailservice von Google mit Outlook-Anbindung, Teil 2 Outlook-Helpline Wochenende als vollwertige Tage in der Monatsansicht Falsche Ländervorgabe im Dialogfeld zur Eingabe von Telefonnummern Newsletter-Tipp Access-Tipps kostenlos per E-Mail  Outlook-News & Downloads News: Der PDFgrabber 2.0 zum Sonderpreis Öffnen Sie PDF-Dateien direkt in Word und Excel Der PDFgrabber 2.0 wandelt PDF-Dateien in Word- oder Excel-Dateien um, so dass Sie sie bearbeiten oder in Ihren eigenen Texten und Kalkulationsmodellen verwenden können. Mit der neuen Version 2.0 des bewährten PDFgrabber wurde die Ausgabequalität noch einmal optimiert und ein Menüpunkt zum Öffnen von PDF-Dateien direkt in Word und Excel integriert. Für die Umwandlung von PDF-Dokumenten mit dem PDFgrabber 2.0 brauchen Sie nur 3 Schritte: Starten Sie den PDFgrabber über das Start-Menü oder direkt aus Word bzw. Excel über das neu installierte Menü PDF-Datei öffnen. Wählen Sie ein PDF-Dokument aus und legen Sie das gewünschte Format (Word, Excel, Text, XML) fest. Ein Mausklick startet die Umwandlung, die voll automatisch abläuft. Am Ende steht Ihnen das Word-Dokument oder die Excel-Arbeitsmappe zur direkten Bearbeitung zur Verfügung. In einer bis zum 30.4.2005 begrenzten Sonderaktion, können Sie den PDFgrabber 2.0 zurzeit zu einem besonders günstigen Aktionspreis erwerben: PDFgrabber 2.0 - Standard für Privatanwender PDFgrabber 2.0 - Professional für professionelle Anwender Download-Tipp: Der komfortable Mail-Assistent für Outlook Mit dem SmartTools Mail-Assistenten können Sie Outlook um drei nützliche Zusatzfunktionen erweitern: Sicherlich passiert es auch Ihnen immer wieder, dass Sie versehentlich vergessen, eine Anhang mit Ihrer Mail zu verschicken, den Sie dem Empfänger im Text noch angekündigt haben. Der Mail-Assistent prüft automatisch, ob typische Redewendungen wie "anbei erhalten Sie" oder "beigefügt" usw. in Ihrem Mailtext vorhanden sind und zeigt eine entsprechende Warnung an, wenn in diesen Fällen der Anhang fehlt. Sie können dabei frei konfigurieren, auf welche Ausdrücke der Assistent dabei achten soll. Ebenso ärgerlich ist es, Mails mit leerer Betreffzeile zu verschicken. Der Mail-Assistent kann Sie auf Wunsch auf einen vergessenen Betreff hinweisen. Schließlich haben Sie noch die Möglichkeit, jede verschickte Mail voll automatisch per BCC an eine frei konfigurierbare Adresse zu schicken, so dass beispielsweise ein Kollege über alle Vorgänge auf dem Laufenden ist oder Ihre verschickten Mails auch auf einem anderen Account zur Verfügung stehen. SmartTools Publishing bietet Ihnen diese nützliche Outlook-Erweiterung zum kostenlosen Download an: http://www.add-in-world.com/katalog/ol-mailass/ News: Wichtiges Sicherheitsupdate für den Exchange-Server Zusammen mit einigen Updates für Windows und Office hat Microsoft in der letzten Woche auch einen wichtigen Patch für die Exchange-Server Versionen 2000 und 2003 veröffentlicht. Die Links zu den entsprechenden Updates finden Sie unter: Sicherheitsupdate für den Exchange-Server Nähere Informationen über die Sicherheitslücke, die zur Ausführung von schadhaften Programmen über den SMTP-Port führen kann liefert das komplette Security Bulletin: Security Bulletin zur Sicherheitslücke  Outlook-Tipp der Woche Gmail - Der kostenlose Mailservice von Google mit Outlook-Anbindung, Teil 2 Versionen: Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 97 In der letzten Ausgabe haben wir Ihnen Gmail, den kostenlosen Mailservice von Google vorgestellt. Abgesehen von dem mit 2 GB mehr als großzügigen Speicherplatz, der schnellen Suchfunktion, der übersichtlichen Benutzeroberfläche ohne Banner und Popup-Werbung sowie der Outlook-Anbindung, gibt es allerdings ein Problem: Gmail befindet sich seit einem Jahr in der Betaphase und daher sich nicht jeder Anwender anmelden. Sie müssen von einem Gmail-Nutzer eingeladen werden, um zu Ihrer Gmail-Adresse zu kommen. Um möglichst vielen unserer Leser diese Möglichkeit zu bieten, hatten alle Redaktionsmitglieder gesammelt und über 200 kostenlose Einladungen angeboten, aber die riesige Resonanz hat uns doch überrascht. Am Ende waren wir in der Lage, über 400 Einladungen zu sammeln und zu verschicken, aber es sind immer noch mehrere hundert Anfragen unbeantwortet geblieben. Wir möchten Sie daher noch einmal auf den "gmail invite spooler" hinweisen, über den jeden Tag mehrere kostenlos tausend Gmail-Einladungen verteilt werden: http://isnoop.net/gmail/ Sie müssen auf diese Seite lediglich die als Grafik abgebildete Zahl (Anti-bot key) sowie Ihre E-Mail-Adresse eingeben und auf Request invite klicken. In der Regel erhalten Sie dann innerhalb von 24 Stunden eine Einladungsmail mit einem Link, über den Sie Ihren Gmail-Account eröffnen können. Die Anmeldung ist innerhalb weniger Minuten erledigt, da lediglich der gewünschte Username und das Passwort abgefragt werden. Haben Sie sich dann eingeloggt, können Sie die Benutzeroberfläche im ersten Schritt auf "Deutsch" umstellen. In der letzten Ausgabe hatten wir noch erwähnt, dass es Gmail nur in Englisch gibt, aber kurz nach Redaktionsschluss hat Google die Einstellungen um eine "Language"-Option erweitert: Klicken Sie einfach auf Settings und markieren Sie in der Liste Language den Eintrag "Deutsch". Nach einem Klick auf Save Changes, wird die Oberfläche mit der neuen Spracheinstellung geladen und Sie befinden sich wieder im Posteingang. Die Bedienung von Gmail über den Browser ist recht intuitiv und weitgehend selbst erklärend. Hier die wichtigsten Punkt, die bei Gmail zu beachten sind: Gmail kennt keine Ordnerstruktur, wie Sie sie vielleicht von anderen Maildiensten oder aus Outlook gewohnt sind. Alle empfangenen Mails befinden sich entweder im Posteingang oder wurde über die Schaltfläche Archivieren in das interne Archiv verschoben. Über die sehr schnelle Suchfunktion machen Sie jede beliebige Nachricht praktisch per Mausklick ausfindig. Außerdem stehen Ihnen als Hilfsmittel zur Organisation Ihrer Mails so genannte "Label" zur Verfügung. Sie können Label mit den aus Outlook bekannten Kategorien vergleichen. Über Label bearbeiten am linken Fensterrand legen Sie neue Label an und weisen sie dann mit Hilfe der Dropdown-Liste über dem Posteingang allen markierten Mails zu. Um Mails ausfindig zu machen, die einem bestimmten Label zugeordnet wurden, klicken Sie einfach auf den entsprechenden Link in dem grünen Label-Kasten neben dem Posteingang. Alternativ dazu steht Ihnen die Suchfunktion über dem Posteingang zur Verfügung. Geben Sie einfach einen oder mehrere Begriffe ein, klicken Sie auf Nachrichten durchsuchen, und nach wenigen Augenblicken erscheinen alle passenden Mails. Für erweiterte Suchkriterien klicken Sie auf Suchoptionen anzeigen. Mit Filter erstellen können Sie einfache Regeln definieren, nach denen eingehende Mails beispielsweise automatisch gelöscht, sofort archiviert oder mit einem bestimmten Label versehen werden. Besonders interessant für Outlook-Anwender ist die Tatsache, dass Gmail nicht nur als Web-basierter Dienst von jedem beliebigen Browser verwaltet werden kann, sondern auch ein direkter Zugriff auf die Mailserver aus Outlook heraus möglich ist. Sie können also beispielsweise Ihre Mails im Büro mit Outlook empfangen bzw. verschicken und dann im Urlaub, auf Geschäftsreise oder auch einfach von zu Haus die Web-Oberfläche per Browser nutzen. Verloren geht dabei nichts, denn Gmail lässt sich so einrichten, dass alle Mails sowohl über die Mailserver abgerufen als auch weiterhin im Gmail-Archiv gespeichert bleiben. Und so gehen Sie dazu vor: Loggen Sie sich über den Browser in Ihren Gmail-Account ein und klicken Sie auf Einstellungen sowie Weiterleitung und POP. Im Abschnitt "POP-Download" wählen Sie nun die erste oder zweite Option aus; je nachdem, ob Sie mit Outlook auch alle Mails abrufen möchten, die bisher über Gmail empfangen wurden oder nur die Nachrichten, die ab sofort eingehen. Entscheiden Sie über die Dropdown-Liste Bei Zugriff auf Nachrichten per POP, wie Gmail mit den Nachrichten verfahren soll, die Sie mit Outlook abgerufen haben. In der Regel ist es sinnvoll, den Eintrag "Gmail-Kopie archivieren" zu wählen. Die Nachrichten erscheinen dann nicht mehr im Posteingang, sind aber jederzeit über die Suchfunktion von Gmail abrufbar. Nachdem Sie Ihre Einstellungen mit Änderungen speichern bestätigt haben, ist Ihr Gmail-Account für die Zusammenarbeit mit Outlook konfiguriert. Sie können sich daher abmelden und Outlook starten. Die genaue Konfiguration hängt von der eingesetzten Outlook-Version ab: Outlook 2003 und 2002/XP Rufen Sie das Dialogfeld Extras-E-Mail-Konten auf, aktivieren Sie die Option Ein neues E-Mail-Konto hinzufügen und klicken Sie auf Weiter. Aktivieren Sie die Option POP3 und klicken Sie auf Weiter. Geben Sie nun nacheinander Ihren Namen, die Gmail-Adresse, den Gmail-Benutzernamen und Ihr Kennwort in die davor vorgesehenen Eingabefelder ein. Für Posteingangsserver (POP3) geben Sie ein: pop.gmail.com Als Postausgangsserver (SMTP) geben Sie ein: smtp.gmail.com Klicken Sie auf Weitere Einstellungen und wechseln Sie auf die Registerkarte "Postausgangsserver". Schalten Sie das Kontrollkästchen Der Postausgangsserver (SMTP) fordert Authentifizierung ein und stellen Sie sicher, dass die Option Gleiche Einstellungen wie für Posteingangsserver verwenden aktiviert ist. Wechseln Sie auf die Registerkarte "Erweitert" und aktivieren Sie jeweils für den Posteingangs- und den Postausgangsserver das Kontrollkästchen Dieser Server erfordert eine sichere Verbindung (SSL). Die Serveranschlussnummer für den Posteingangsserver wird daraufhin automatisch mit "995" korrekt vorgegeben. Für den Postausgangsserver geben Sie den Wert "465" ein und bestätigen mit Ok. Klicken Sie auf Kontoeinstellungen testen, um eine Testnachricht zu versenden. Wenn die Mailserver erfolgreich kontaktiert und eine Testnachricht verschickt werden konnte, können Sie den Dialog verlassen. Outlook 2000 und 98 Beim Einsatz von Outlook 2000 oder 98 müssen Sie zunächst einmal über das Dialogfeld ?-Info sicherstellen, dass Sie Outlook im Modus "Nur via Internet" nutzen. Wenn das der Fall ist, gehen Sie folgendermaßen vor: Rufen Sie das Dialogfeld Extras-Konten auf und klicken Sie auf Hinzufügen-E-Mail. Geben Sie Ihren Namen und Ihre Gmail-Adresse ein und bestätigen Sie jeweils mit Weiter. Für Posteingangsserver (POP3) geben Sie ein: pop.gmail.com Als Postausgangsserver (SMTP) geben Sie ein: smtp.gmail.com Nach Weiter geben Sie Login-Namen und Kennwort ein und bestätigen erneut mit Weiter. Wählen Sie die Art der Internetverbindung aus, bestätigen Sie mit Fertigstellen, markieren Sie im nachfolgenden Dialog das neu erstellte Konto und klicken Sie auf Eigenschaften. Wechseln Sie auf das Register "Server", aktivieren Sie das Kontrollkästchen Server erfordert Authentifizierung und klicken Sie auf Einstellungen. Stellen Sie sicher, dass die Option Gleiche Einstellungen wie für den Posteingangsserver verwenden ausgewählt ist und bestätigen Sie mit Ok. Wechseln Sie auf die Registerkarte "Erweitert" und aktivieren Sie jeweils für den Postausgang und den Posteingang das Kontrollkästchen Dieser Server erfordert eine sichere Verbindung (SSL). Die Serveranschlussnummer für den Posteingangsserver wird daraufhin automatisch mit "995" korrekt vorgegeben. Für den Postausgangsserver geben Sie den Wert "465" ein und bestätigen mit Ok. Anschließend können Sie das Dialogfeld Internetkonten mit Schließen verlassen. Damit können Sie nun Ihr Gmail-Konto sowohl zum Abruf als auch zum Versenden von Mail über Outlook verwenden. Haben Sie die eingangs erwähnte Einstellung gewählt, bleibt aber eine Kopie jeder empfangenen und verschickten Mail in Gmail erhalten, so dass Sie auch über das Web-Interface jederzeit auf Ihren kompletten Mailbestand zugreifen können. Wir werden Sie in Zukunft über die Entwicklung von Gmail auf dem Laufenden halten und auch in künftigen Ausgaben noch den einen oder anderen Tipp dazu veröffentlichen. In diesem Zusammenhang sind wir natürlich auch an Ihrer Meinung, Ihren Erfahrungen oder Problemen mit Gmail interessiert: outlook.weekly@gmail.com ANZEIGE  Reminder-Manager: Erinnerungen und Nachverfolgungen aus jedem beliebigen Outlook- oder Exchange-Ordner anzeigen Wenn Sie sich von Outlook an wichtige Termine und Aufgaben oder die Nachverfolgung von E-Mails und Kontakten erinnern lassen, funktioniert das leider nur dann, wenn sich die Elemente in einem der vorgegebenen Standardordner befinden. Hier ist endlich die Lösung für dieses Problem: Der Reminder Manager... ...erinnert Sie an JEDEN Termin und JEDE Nachverfolgung, die sich in IRGENDEINEM ORDNER befindet, auf den Sie zugreifen können ...erinnert Sie an JEDEN Termin und JEDE Nachverfolgung, die sich in IRGENDEINEM ORDNER befindet, auf den Sie zugreifen können ...kann auch an Termine aus anderen PST-Dateien erinnern, die Sie in Outlook geöffnet haben ...kann sogar Termine aus öffentlichen Ordnern vom Exchange Server berücksichtigen ...bietet ein übersichtliches und komfortables Dialogfeld zur Verwaltung aller fälligen Termine und Erinnerungen ...kann Erinnerungen voll automatisch per E-Mail an jede beliebige Adresse versenden. So können Sie sich beispielsweise auch per SMS erinnern lassen Der Reminder Manager ist ab sofort zu einem Einführungspreis mit 25% Rabatt verfügbar. Weitere Informationen finden Sie unter: http://www.add-in-world.com/katalog/ol-reminder/  Outlook-Helpline Haben Sie Fragen zu Outlook 2003, 2002/XP, 2000 oder 98? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an: outlook-helpline@smarttools.de Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter. Wochenende als vollwertige Tage in der Monatsansicht Versionen: Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 98  FRAGE:  Da ich auch am Samstag geschäftliche Termine wahrnehme und meine privaten Termine ebenfalls im Outlook-Kalender verwalte, suche ich schon seit langem nach einer Möglichkeit, die Tage des Wochenendes als vollwertige Einträge in der Monatsansicht darzustellen. Normalerweise müssen sich der Samstag und der Sonntag eine Spalte teilen, was dazu führt, dass nicht alle Termine angezeigt werden. Lässt sich da etwas machen? M. Becker  ANTWORT:  Das Problem lässt sich schnell lösen. Sie müssen nur die Einstellungen der Monatsansicht anpassen: Aktivieren Sie die Monatsansicht im Outlook-Kalender. Öffnen Sie das Menü Ansicht und, wenn Sie mit Outlook 2003 arbeiten, auch noch das Untermenü Anordnen nach. Dann rufen Sie nacheinander Aktuelle Ansicht-Aktuelle Ansicht anpassen auf. Klicken Sie auf Weitere Einstellungen. Nun müssen Sie im Bereich Monat das Kontrollkästchen Wochenende komprimiert anzeigen ausschalten. Klicken Sie in den geöffneten Dialogfenstern jeweils auf Ok. - Schon erscheinen Samstag und Sonntag genau so groß wie die anderen Wochentage. ANZEIGE  Erweiterte Version des OLXDuplicateChecker findet ab sofort Duplikate in allen Ordnern Der bewährte OLXDuplicateChecker kann jetzt noch mehr! Ab sofort finden und entfernen Sie nicht nur doppelte Adressen, sondern auch beliebige andere Duplikate aus anderen Ordnern in Outlook oder auf dem Exchange Server. Mit wenigen Mausklicks finden Sie: doppelte E-Mail doppelte Aufgaben doppelte Termine doppelte Journal-Einträge und natürlich doppelte Adressen Mit dem OLXDuplicateChecker können Sie all diese Duplikate innerhalb weniger Sekunden ausfindig machen und löschen. Den OLXDuplicateChecker gibt es in einer Einzelplatzversion zum Löschen von Duplikaten aus Ihrer persönlichen Ordnerdatei (PST): http://www.add-in-world.com/katalog/olxduplicatepst/ ...und in einer Serverversion, wenn Sie Duplikate aus Ordnern auf dem Exchange-Server entfernen möchten: http://www.add-in-world.com/katalog/olxduplicatesvr/ Falsche Ländervorgabe im Dialogfeld zur Eingabe von Telefonnummern Versionen: Outlook 2003 und 2002/XP  FRAGE:  Wenn ich einen neuen Kontakt anlege und dann eine Telefonnummer eingeben will, indem ich das Symbol rechts neben dem Rufnummernfeld anklicke, erscheint im Dialogfeld mit den Telefondetails immer die Ländervorgabe "Vereinigte Staaten von Amerika". Da ich aber meist Telefonnummern mit der Ländervorwahl für "Deutschland" erfasse, möchte ich es gerne so einrichten, dass standardmäßig "Deutschland" als Land ausgewählt ist. Ist das möglich? B. Herrmann  ANTWORT:  Welches Land im Dialogfeld mit den Telefondetails als Vorgabe angezeigt wird, richtet sich nach den Telefonoptionen, die auf Ihrem System eingestellt sind. Sie können diese Optionen aber auch bequem aus Outlook heraus ändern. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor: Wechseln Sie in Ihren Outlook-Kontaktordner. Wählen Sie im Menü Aktionen erst Kontakt anrufen und dann Neuer Telefonanruf an. Klicken Sie auf die Schaltfläche Wählparameter (nicht auf Wähloptionen!). Wahrscheinlich ist in der nun angezeigten Liste ein Standort in den USA aktiviert. Wenn die Liste einen anderen Standort enthält, von dem Sie wissen, dass er mit der Ländervorwahl für "Deutschland" versehen ist, können Sie ihn einfach auswählen und das Dialogfeld mit Ok verlassen. Sobald Sie auch noch das Dialogfeld für den neuen Telefonanruf geschlossen haben, sind keine weiteren Schritte erforderlich. Falls die Standortliste nur einen Eintrag enthält, fahren Sie mit Schritt 5 fort. Klicken Sie auf Neu, um einen neuen Standort anzulegen. Geben Sie einen Standortnamen Ihrer Wahl ein und wählen Sie in der Dropdown-Liste Land/Region "Deutschland" aus. Als Ortskennzahl sollten Sie die Nummer Ihres Wohnorts angeben. Dann bestätigen Sie die neuen Standortangaben mit Ok. In der Standortliste ist automatisch der neue Eintrag aktiviert, sodass Sie die Auswahl direkt mit Ok übernehmen können. Das Dialogfeld Neuer Telefonanruf verlassen Sie mit der Schaltfläche Schließen. Wenn Sie jetzt eine neue Telefonnummer eingeben wollen, indem Sie im Kontaktformular auf das Symbol rechts neben dem Rufnummernfeld klicken, erscheint die Ländervorgabe "Deutschland".  Newsletter-Tipp Access-Tipps kostenlos per E-Mail SmartTools Access Weekly ist ein kostenloser wöchentlicher Newsletter mit interessanten Tipps für Anwender und Entwickler von Access 97, 2000, 2002/XP und 2003: Aktuelle Informationen über Bugs und Patches Helpline für Ihre Fragen zu Access Tipps für effektivere Arbeitstechniken Undokumentierte Parameter und Funktionen Nützliche VBA-Prozeduren Download-Links zu Access-Erweiterungen Klicken Sie hier für Ihr kostenloses Abo!  Abonnementverwaltung Um SmartTools Outlook Weekly abzubestellen, senden Sie einfach das Kommando "unsubscribe" an die Adresse outlook-weekly-html-request@smarttools.de Bitte beachten Sie, daß das Kommando im Nachrichtentext stehen muß (nicht im Betreff) und Sie keine Mail im HTML-Format senden dürfen. 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