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Ausgabe vom 20. April
2005
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Outlook-News &
Downloads
Outlook-Tipp der Woche
Outlook-Helpline
Newsletter-Tipp
News: Der PDFgrabber 2.0 zum Sonderpreis Öffnen Sie PDF-Dateien
direkt in Word und Excel
Der PDFgrabber 2.0 wandelt
PDF-Dateien in Word- oder Excel-Dateien um, so dass Sie sie bearbeiten
oder in Ihren eigenen Texten und Kalkulationsmodellen verwenden können.
Mit der neuen Version 2.0 des bewährten PDFgrabber wurde die
Ausgabequalität noch einmal optimiert und ein Menüpunkt zum Öffnen von
PDF-Dateien direkt in Word und Excel integriert.
Für die Umwandlung
von PDF-Dokumenten mit dem PDFgrabber 2.0 brauchen Sie nur 3
Schritte:
- Starten Sie den PDFgrabber über das Start-Menü oder direkt aus Word bzw. Excel
über das neu installierte Menü PDF-Datei
öffnen.
- Wählen Sie ein PDF-Dokument aus und legen Sie das gewünschte Format
(Word, Excel, Text, XML) fest.
- Ein Mausklick startet die Umwandlung, die voll automatisch abläuft.
Am Ende steht Ihnen das Word-Dokument oder die Excel-Arbeitsmappe zur
direkten Bearbeitung zur Verfügung.
In einer bis zum
30.4.2005 begrenzten Sonderaktion, können Sie den PDFgrabber 2.0 zurzeit
zu einem besonders günstigen Aktionspreis erwerben:
PDFgrabber 2.0
- Standard für Privatanwender
PDFgrabber 2.0
- Professional für professionelle Anwender
Download-Tipp: Der komfortable Mail-Assistent für
Outlook
Mit dem SmartTools Mail-Assistenten
können Sie Outlook um drei nützliche Zusatzfunktionen erweitern:
- Sicherlich passiert es auch Ihnen immer wieder, dass Sie
versehentlich vergessen, eine Anhang mit Ihrer Mail zu verschicken, den
Sie dem Empfänger im Text noch angekündigt haben. Der
Mail-Assistent prüft automatisch, ob typische Redewendungen wie
"anbei erhalten Sie" oder "beigefügt" usw. in Ihrem Mailtext vorhanden
sind und zeigt eine entsprechende Warnung an, wenn in diesen Fällen der
Anhang fehlt. Sie können dabei frei konfigurieren, auf welche Ausdrücke
der Assistent dabei achten soll.
- Ebenso ärgerlich ist es, Mails mit leerer Betreffzeile zu
verschicken. Der Mail-Assistent kann Sie auf Wunsch auf einen
vergessenen Betreff hinweisen.
- Schließlich haben Sie noch die Möglichkeit, jede verschickte Mail
voll automatisch per BCC an eine frei konfigurierbare Adresse zu
schicken, so dass beispielsweise ein Kollege über alle Vorgänge auf dem
Laufenden ist oder Ihre verschickten Mails auch auf einem anderen
Account zur Verfügung stehen.
SmartTools Publishing bietet
Ihnen diese nützliche Outlook-Erweiterung zum kostenlosen Download
an:
http://www.add-in-world.com/katalog/ol-mailass/
News: Wichtiges Sicherheitsupdate für den
Exchange-Server
Zusammen mit einigen Updates für
Windows und Office hat Microsoft in der letzten Woche auch einen wichtigen
Patch für die Exchange-Server Versionen 2000 und 2003 veröffentlicht. Die
Links zu den entsprechenden Updates finden Sie unter:
Sicherheitsupdate
für den Exchange-Server
Nähere Informationen über die
Sicherheitslücke, die zur Ausführung von schadhaften Programmen über den
SMTP-Port führen kann liefert das komplette Security
Bulletin:
Security
Bulletin zur Sicherheitslücke
Gmail - Der kostenlose Mailservice von Google mit
Outlook-Anbindung, Teil 2 Versionen: Outlook 2003,
2002/XP, 2000 und 97
In der letzten Ausgabe haben wir Ihnen Gmail,
den kostenlosen Mailservice von Google vorgestellt. Abgesehen von dem mit
2 GB mehr als großzügigen Speicherplatz, der schnellen Suchfunktion, der
übersichtlichen Benutzeroberfläche ohne Banner und Popup-Werbung sowie der
Outlook-Anbindung, gibt es allerdings ein Problem: Gmail befindet sich
seit einem Jahr in der Betaphase und daher sich nicht jeder Anwender
anmelden. Sie müssen von einem Gmail-Nutzer eingeladen werden, um zu Ihrer
Gmail-Adresse zu kommen. Um möglichst vielen unserer Leser diese
Möglichkeit zu bieten, hatten alle Redaktionsmitglieder gesammelt und über
200 kostenlose Einladungen angeboten, aber die riesige Resonanz hat uns
doch überrascht. Am Ende waren wir in der Lage, über 400 Einladungen zu
sammeln und zu verschicken, aber es sind immer noch mehrere hundert
Anfragen unbeantwortet geblieben. Wir möchten Sie daher noch einmal auf
den "gmail invite spooler" hinweisen, über den jeden Tag mehrere kostenlos
tausend Gmail-Einladungen verteilt werden:
http://isnoop.net/gmail/
Sie
müssen auf diese Seite lediglich die als Grafik abgebildete Zahl (Anti-bot
key) sowie Ihre E-Mail-Adresse eingeben und auf Request invite klicken. In der Regel erhalten
Sie dann innerhalb von 24 Stunden eine Einladungsmail mit einem Link, über
den Sie Ihren Gmail-Account eröffnen können. Die Anmeldung ist innerhalb
weniger Minuten erledigt, da lediglich der gewünschte Username und das
Passwort abgefragt werden.
Haben Sie sich dann eingeloggt, können
Sie die Benutzeroberfläche im ersten Schritt auf "Deutsch" umstellen. In
der letzten Ausgabe hatten wir noch erwähnt, dass es Gmail nur in Englisch
gibt, aber kurz nach Redaktionsschluss hat Google die Einstellungen um
eine "Language"-Option erweitert: Klicken Sie einfach auf Settings und markieren Sie in der Liste Language den Eintrag "Deutsch". Nach einem
Klick auf Save Changes, wird die
Oberfläche mit der neuen Spracheinstellung geladen und Sie befinden sich
wieder im Posteingang.
Die Bedienung von Gmail über den Browser ist
recht intuitiv und weitgehend selbst erklärend. Hier die wichtigsten
Punkt, die bei Gmail zu beachten sind:
- Gmail kennt keine Ordnerstruktur, wie Sie sie vielleicht von anderen
Maildiensten oder aus Outlook gewohnt sind. Alle empfangenen Mails
befinden sich entweder im Posteingang oder wurde über die Schaltfläche
Archivieren in das interne Archiv
verschoben. Über die sehr schnelle Suchfunktion machen Sie jede
beliebige Nachricht praktisch per Mausklick ausfindig.
- Außerdem stehen Ihnen als Hilfsmittel zur Organisation Ihrer Mails
so genannte "Label" zur Verfügung. Sie können Label mit den aus Outlook
bekannten Kategorien vergleichen. Über Label
bearbeiten am linken Fensterrand legen Sie neue Label an und
weisen sie dann mit Hilfe der Dropdown-Liste über dem Posteingang allen
markierten Mails zu.
- Um Mails ausfindig zu machen, die einem bestimmten Label zugeordnet
wurden, klicken Sie einfach auf den entsprechenden Link in dem grünen
Label-Kasten neben dem Posteingang.
- Alternativ dazu steht Ihnen die Suchfunktion über dem Posteingang
zur Verfügung. Geben Sie einfach einen oder mehrere Begriffe ein,
klicken Sie auf Nachrichten
durchsuchen, und nach wenigen Augenblicken erscheinen alle
passenden Mails. Für erweiterte Suchkriterien klicken Sie auf Suchoptionen anzeigen.
- Mit Filter erstellen können Sie
einfache Regeln definieren, nach denen eingehende Mails beispielsweise
automatisch gelöscht, sofort archiviert oder mit einem bestimmten Label
versehen werden.
Besonders interessant für Outlook-Anwender
ist die Tatsache, dass Gmail nicht nur als Web-basierter Dienst von jedem
beliebigen Browser verwaltet werden kann, sondern auch ein direkter
Zugriff auf die Mailserver aus Outlook heraus möglich ist. Sie können also
beispielsweise Ihre Mails im Büro mit Outlook empfangen bzw. verschicken
und dann im Urlaub, auf Geschäftsreise oder auch einfach von zu Haus die
Web-Oberfläche per Browser nutzen. Verloren geht dabei nichts, denn Gmail
lässt sich so einrichten, dass alle Mails sowohl über die Mailserver
abgerufen als auch weiterhin im Gmail-Archiv gespeichert bleiben. Und so
gehen Sie dazu vor:
- Loggen Sie sich über den Browser in Ihren Gmail-Account ein und
klicken Sie auf Einstellungen
sowie Weiterleitung und
POP.
- Im Abschnitt "POP-Download" wählen Sie nun die erste oder zweite
Option aus; je nachdem, ob Sie mit Outlook auch alle Mails abrufen
möchten, die bisher über Gmail empfangen wurden oder nur die
Nachrichten, die ab sofort eingehen.
- Entscheiden Sie über die Dropdown-Liste Bei
Zugriff auf Nachrichten per POP, wie Gmail mit den
Nachrichten verfahren soll, die Sie mit Outlook abgerufen haben. In der
Regel ist es sinnvoll, den Eintrag "Gmail-Kopie archivieren" zu wählen.
Die Nachrichten erscheinen dann nicht mehr im Posteingang, sind aber
jederzeit über die Suchfunktion von Gmail abrufbar.
- Nachdem Sie Ihre Einstellungen mit Änderungen
speichern bestätigt haben, ist Ihr Gmail-Account für die
Zusammenarbeit mit Outlook konfiguriert. Sie können sich daher abmelden
und Outlook starten.
Die genaue Konfiguration hängt von der
eingesetzten Outlook-Version ab:
Outlook 2003 und
2002/XP
- Rufen Sie das Dialogfeld Extras-E-Mail-Konten auf, aktivieren Sie die
Option Ein neues E-Mail-Konto
hinzufügen und klicken Sie auf Weiter.
- Aktivieren Sie die Option POP3 und
klicken Sie auf Weiter.
- Geben Sie nun nacheinander Ihren Namen, die Gmail-Adresse, den
Gmail-Benutzernamen und Ihr Kennwort in die davor vorgesehenen
Eingabefelder ein.
- Für Posteingangsserver (POP3)
geben Sie ein: pop.gmail.com
- Als Postausgangsserver (SMTP)
geben Sie ein: smtp.gmail.com
- Klicken Sie auf Weitere
Einstellungen und wechseln Sie auf die Registerkarte
"Postausgangsserver".
- Schalten Sie das Kontrollkästchen Der
Postausgangsserver (SMTP) fordert Authentifizierung ein und
stellen Sie sicher, dass die Option Gleiche
Einstellungen wie für Posteingangsserver verwenden aktiviert
ist.
- Wechseln Sie auf die Registerkarte "Erweitert" und aktivieren Sie
jeweils für den Posteingangs- und den Postausgangsserver das
Kontrollkästchen Dieser Server erfordert eine
sichere Verbindung (SSL).
- Die Serveranschlussnummer für den
Posteingangsserver wird daraufhin automatisch mit "995" korrekt
vorgegeben. Für den Postausgangsserver geben Sie den Wert "465" ein und
bestätigen mit Ok.
- Klicken Sie auf Kontoeinstellungen
testen, um eine Testnachricht zu versenden. Wenn die
Mailserver erfolgreich kontaktiert und eine Testnachricht verschickt
werden konnte, können Sie den Dialog verlassen.
Outlook
2000 und 98
Beim Einsatz von Outlook 2000 oder 98 müssen Sie
zunächst einmal über das Dialogfeld ?-Info sicherstellen, dass Sie Outlook im
Modus "Nur via Internet" nutzen. Wenn das der Fall ist, gehen Sie
folgendermaßen vor:
- Rufen Sie das Dialogfeld Extras-Konten auf und klicken Sie auf Hinzufügen-E-Mail.
- Geben Sie Ihren Namen und Ihre Gmail-Adresse ein und bestätigen Sie
jeweils mit Weiter.
- Für Posteingangsserver (POP3)
geben Sie ein: pop.gmail.com
- Als Postausgangsserver (SMTP)
geben Sie ein: smtp.gmail.com
- Nach Weiter geben Sie Login-Namen
und Kennwort ein und bestätigen erneut mit Weiter.
- Wählen Sie die Art der Internetverbindung aus, bestätigen Sie mit
Fertigstellen, markieren Sie im
nachfolgenden Dialog das neu erstellte Konto und klicken Sie auf Eigenschaften.
- Wechseln Sie auf das Register "Server", aktivieren Sie das
Kontrollkästchen Server erfordert
Authentifizierung und klicken Sie auf Einstellungen.
- Stellen Sie sicher, dass die Option Gleiche
Einstellungen wie für den Posteingangsserver verwenden
ausgewählt ist und bestätigen Sie mit Ok.
- Wechseln Sie auf die Registerkarte "Erweitert" und aktivieren Sie
jeweils für den Postausgang und den Posteingang das Kontrollkästchen
Dieser Server erfordert eine sichere Verbindung
(SSL).
- Die Serveranschlussnummer für den
Posteingangsserver wird daraufhin automatisch mit "995" korrekt
vorgegeben. Für den Postausgangsserver geben Sie den Wert "465" ein und
bestätigen mit Ok. Anschließend können
Sie das Dialogfeld Internetkonten mit
Schließen verlassen.
Damit
können Sie nun Ihr Gmail-Konto sowohl zum Abruf als auch zum Versenden von
Mail über Outlook verwenden. Haben Sie die eingangs erwähnte Einstellung
gewählt, bleibt aber eine Kopie jeder empfangenen und verschickten Mail in
Gmail erhalten, so dass Sie auch über das Web-Interface jederzeit auf
Ihren kompletten Mailbestand zugreifen können.
Wir werden Sie in
Zukunft über die Entwicklung von Gmail auf dem Laufenden halten und auch
in künftigen Ausgaben noch den einen oder anderen Tipp dazu
veröffentlichen. In diesem Zusammenhang sind wir natürlich auch an Ihrer
Meinung, Ihren Erfahrungen oder Problemen mit Gmail
interessiert:
outlook.weekly@gmail.com
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Reminder-Manager: Erinnerungen und Nachverfolgungen aus
jedem beliebigen Outlook- oder Exchange-Ordner
anzeigen
Wenn Sie sich von Outlook an wichtige
Termine und Aufgaben oder die Nachverfolgung von E-Mails und
Kontakten erinnern lassen, funktioniert das leider nur dann, wenn
sich die Elemente in einem der vorgegebenen Standardordner
befinden.
Hier ist endlich die Lösung für dieses Problem: Der
Reminder Manager...
- ...erinnert Sie an JEDEN Termin und JEDE Nachverfolgung, die
sich in IRGENDEINEM ORDNER befindet, auf den Sie zugreifen
können
- ...erinnert Sie an JEDEN Termin und JEDE Nachverfolgung, die
sich in IRGENDEINEM ORDNER befindet, auf den Sie zugreifen
können
- ...kann auch an Termine aus anderen PST-Dateien erinnern, die
Sie in Outlook geöffnet haben
- ...kann sogar Termine aus öffentlichen Ordnern vom Exchange
Server berücksichtigen
- ...bietet ein übersichtliches und komfortables Dialogfeld zur
Verwaltung aller fälligen Termine und Erinnerungen
- ...kann Erinnerungen voll automatisch per E-Mail an jede
beliebige Adresse versenden. So können Sie sich beispielsweise
auch per SMS erinnern lassen
Der Reminder
Manager ist ab sofort zu einem Einführungspreis mit 25% Rabatt
verfügbar. Weitere Informationen finden Sie unter:
http://www.add-in-world.com/katalog/ol-reminder/
|
Haben
Sie Fragen zu Outlook 2003, 2002/XP, 2000 oder 98? Dann wenden Sie sich
mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!)
an:
outlook-helpline@smarttools.de
Unser
Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an
dieser Stelle im Newsletter.
Wochenende als vollwertige Tage in der
Monatsansicht Versionen: Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und
98
FRAGE: Da ich auch am
Samstag geschäftliche Termine wahrnehme und meine privaten Termine
ebenfalls im Outlook-Kalender verwalte, suche ich schon seit langem nach
einer Möglichkeit, die Tage des Wochenendes als vollwertige Einträge in
der Monatsansicht darzustellen. Normalerweise müssen sich der Samstag und
der Sonntag eine Spalte teilen, was dazu führt, dass nicht alle Termine
angezeigt werden. Lässt sich da etwas machen? M.
Becker
ANTWORT: Das Problem lässt
sich schnell lösen. Sie müssen nur die Einstellungen der Monatsansicht
anpassen:
- Aktivieren Sie die Monatsansicht im Outlook-Kalender.
- Öffnen Sie das Menü Ansicht und,
wenn Sie mit Outlook 2003 arbeiten, auch noch das Untermenü Anordnen nach. Dann rufen Sie nacheinander
Aktuelle Ansicht-Aktuelle Ansicht
anpassen auf.
- Klicken Sie auf Weitere
Einstellungen.
- Nun müssen Sie im Bereich Monat
das Kontrollkästchen Wochenende komprimiert
anzeigen ausschalten.
- Klicken Sie in den geöffneten Dialogfenstern jeweils auf Ok. - Schon erscheinen Samstag und Sonntag
genau so groß wie die anderen Wochentage.
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Erweiterte Version des OLXDuplicateChecker findet ab
sofort Duplikate in allen Ordnern
Der bewährte
OLXDuplicateChecker kann jetzt noch mehr! Ab sofort finden und
entfernen Sie nicht nur doppelte Adressen, sondern auch beliebige
andere Duplikate aus anderen Ordnern in Outlook oder auf dem
Exchange Server. Mit wenigen Mausklicks finden Sie:
- doppelte E-Mail
- doppelte Aufgaben
- doppelte Termine
- doppelte Journal-Einträge
- und natürlich doppelte Adressen
Mit dem
OLXDuplicateChecker können Sie all diese Duplikate innerhalb weniger
Sekunden ausfindig machen und löschen.
Den
OLXDuplicateChecker gibt es in einer Einzelplatzversion zum Löschen
von Duplikaten aus Ihrer persönlichen Ordnerdatei
(PST):
http://www.add-in-world.com/katalog/olxduplicatepst/
...und
in einer Serverversion, wenn Sie Duplikate aus Ordnern auf dem
Exchange-Server entfernen möchten:
http://www.add-in-world.com/katalog/olxduplicatesvr/
| Falsche Ländervorgabe im Dialogfeld zur Eingabe
von Telefonnummern Versionen: Outlook 2003 und
2002/XP
FRAGE: Wenn ich einen neuen
Kontakt anlege und dann eine Telefonnummer eingeben will, indem ich das
Symbol rechts neben dem Rufnummernfeld anklicke, erscheint im Dialogfeld
mit den Telefondetails immer die Ländervorgabe "Vereinigte Staaten von
Amerika". Da ich aber meist Telefonnummern mit der Ländervorwahl für
"Deutschland" erfasse, möchte ich es gerne so einrichten, dass
standardmäßig "Deutschland" als Land ausgewählt ist. Ist das
möglich? B. Herrmann
ANTWORT: Welches Land im
Dialogfeld mit den Telefondetails als Vorgabe angezeigt wird, richtet sich
nach den Telefonoptionen, die auf Ihrem System eingestellt sind. Sie
können diese Optionen aber auch bequem aus Outlook heraus ändern. Dazu
gehen Sie folgendermaßen vor:
- Wechseln Sie in Ihren Outlook-Kontaktordner.
- Wählen Sie im Menü Aktionen erst
Kontakt anrufen und dann Neuer Telefonanruf an.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Wählparameter (nicht auf Wähloptionen!).
- Wahrscheinlich ist in der nun angezeigten Liste ein Standort in den
USA aktiviert. Wenn die Liste einen anderen Standort enthält, von dem
Sie wissen, dass er mit der Ländervorwahl für "Deutschland" versehen
ist, können Sie ihn einfach auswählen und das Dialogfeld mit Ok verlassen. Sobald Sie auch noch das
Dialogfeld für den neuen Telefonanruf geschlossen haben, sind keine
weiteren Schritte erforderlich. Falls die Standortliste nur einen
Eintrag enthält, fahren Sie mit Schritt 5 fort.
- Klicken Sie auf Neu, um einen
neuen Standort anzulegen.
- Geben Sie einen Standortnamen
Ihrer Wahl ein und wählen Sie in der Dropdown-Liste Land/Region "Deutschland" aus. Als Ortskennzahl sollten Sie die Nummer Ihres
Wohnorts angeben. Dann bestätigen Sie die neuen Standortangaben mit
Ok.
- In der Standortliste ist automatisch der neue Eintrag aktiviert,
sodass Sie die Auswahl direkt mit Ok
übernehmen können.
- Das Dialogfeld Neuer Telefonanruf
verlassen Sie mit der Schaltfläche Schließen.
Wenn Sie jetzt eine
neue Telefonnummer eingeben wollen, indem Sie im Kontaktformular auf das
Symbol rechts neben dem Rufnummernfeld klicken, erscheint die
Ländervorgabe "Deutschland".
Access-Tipps kostenlos per
E-Mail
SmartTools Access Weekly ist ein kostenloser
wöchentlicher Newsletter mit interessanten Tipps für Anwender und
Entwickler von Access 97, 2000, 2002/XP und 2003:
- Aktuelle Informationen über Bugs und Patches
- Helpline für Ihre Fragen zu Access
- Tipps für effektivere Arbeitstechniken
- Undokumentierte Parameter und Funktionen
- Nützliche VBA-Prozeduren
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