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Ausgabe vom 20. Juli
2005 |
| In dieser
Ausgabe |
Outlook-News & Downloads
- Neu: SmartTools QuickText Pro 2.0 für Word -
Mustertexte und Vorlagen ab sofort auch in Outlook!
- Download-Tipp: Outlook-Formulare perfekt
drucken
- News: Aktualisierter Junk-E-Mail-Filter für Outlook
2003
Outlook-Helpline
- Effektiver Mailabruf mit Outlook auf Reisen, Teil
1
- Effektiver Mailabruf mit Outlook auf Reisen, Teil
2
| Outlook-News &
Downloads |
Neu: SmartTools QuickText Pro 2.0 für Word - Mustertexte und Vorlagen ab sofort auch in Outlook!
Vergessen Sie die AutoTexte von Word! Noch nie war es so einfach, Briefe, E-Mails, Berichte, Angebote und beliebige andere Dokumente mit wenigen Mausklicks zu erstellen: Mit der brandneuen Version 2.0 von SmartTools QuickText Pro können Sie auf immer wieder benötigte Musterbriefe, Vorlagen und Textbausteine jetzt noch schneller und flexibler zugreifen.
Das genial einfache und innovative Konzept hat sich bereits bei vielen tausend Anwendern in der Praxis bewährt:
- Jeder Mustertext ist ein eigenes Dokument mit allen Formatierungen,
Grafiken und Tabellen, die Word zu bieten hat. Öffnen, ändern, speichern
- einfacher kann die Bearbeitung von Textbausteinen auch für unerfahrene
Anwender nicht sein.
- Sie haben auch größere Mengen von Mustertexten perfekt im Griff,
denn Sie legen die Dateien einfach in verschiedenen Unterverzeichnissen
ab, die SmartTools QuickText Pro Ihnen dann voll automatisch als
Kategorien im Menü anbietet (auch über mehrere Ebenen!).
- Sie müssen kein neues Programm erlernen, denn SmartTools QuickText
Pro ist fest in die Menüs von Word integriert und lässt sich
kinderleicht bedienen.
- Nutzen Sie Ihre Mustertexte ganz einfach über das Netzwerk auch mit
mehreren Anwendern. Alle Dokumente werden an einer Stelle zentral
abgelegt, so dass Sie einen Mustertext nur ein einziges Mal bearbeiten
müssen. Alle Team-Mitglieder nutzen so automatisch immer die neuesten
Textversionen. Mit den AutoTexten von Word ist das ohne SmartTools
QuickText Pro nicht möglich!
- Die neue Version 2.0 bietet viele neue Funktionen und pfiffige
Arbeitserleichterungen, angefangen bei der Unterstützung von Word als
E-Mail-Editor in Outlook über die Verwendung von Dokumentvorlagen und
Verknüpfungen im QuickText-Verzeichnis bis hin zu flexiblen
Zusammenstellungen aus mehreren Textbausteinen.
SmartTools QuickText Pro 2.0
Download-Tipp: Outlook-Formulare perfekt drucken
Wer Outlook individuell erweitern will, kommt nicht an benutzerdefinierten Formularen vorbei. Ernüchterung kehrt erst ein, wenn es ans Drucken der Formularinhalte und ganz besonders der benutzerdefinierten Formular-/Ordnerfelder geht. Wenn Sie in Ihrem Formular Datei-Seitenansicht aufrufen, sehen Sie nur eine nüchterne Liste, in der nicht einmal die Formatierungen der benutzerdefinierten Felder übernommen werden. Leider bietet Outlook keinerlei Funktionen an, mit denen Sie das Drucklayout beeinflussen könnten.
In unserem kostenlosen Download zeigen wir, wie Sie individuell angepasste Formulare so zu Papier bringen, dass das Druckergebnis weitgehend mit der Eingabemaske übereinstimmt:
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Outlook-Formulare
perfekt drucken |
News: Aktualisierter Junk-E-Mail-Filter für Outlook 2003
Microsoft bringt den Junk-E-Mail-Filter für Outlook 2003 in regelmäßigen Abständen auf den neuesten Stand. Das letzte Update vom 12. Juli 2005 inklusive aller vergangenen Aktualisierungen finden Sie unter:
Junk-E-Mail-Filter für Outlook 2003
Weitere Informationen zu dem Update bietet die folgende Techinfo:
Informationen zum Junk-E-Mail-Filter
| Outlook-Tipp der
Woche |
So greifen Sie per VBA auf das Outlook-Adressbuch zu, Teil 1
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP und 2000
Der VBA-Zugriff auf das Adressbuch ist über das Outlook-Objektmodell standardmäßig nicht möglich. Um dennoch eine Adressauswahl in Ihren Prozeduren zu realisieren, können Sie sich aber mit einem Umweg über CDO (Collaboration Data Objects) behelfen. Hier steht Ihnen eine Funktion "AddressBook" zur Verfügung, die als Ergebnis eine "Recipients"-Auflistung mit den gewählten Empfängern liefert. Voraussetzung für die Nutzung dieser Funktion ist zunächst, dass CDO auf dem System installiert ist. Wenn Sie nicht sicher sind, ob das bei Ihnen der Fall ist, öffnen Sie zur Prüfung die VBA-Entwicklungsumgebung, rufen Sie das Dialogfeld Extras-Verweise auf und suchen Sie nach "Microsoft CDO 1.2x Object Library". Ist dieser Eintrag nicht vorhanden, gehen Sie wie folgt vor, um CDO nachträglich zu installieren:
- Beenden Sie Outlook und alle anderen, eventuell laufenden
Office-Anwendungen.
- Legen Sie die Office-CD ein und starten Sie das "Setup".
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Features
Hinzufügen/entfernen.
- Wenn Sie Office 2003 einsetzen, aktivieren Sie die Option Erweiterte Anpassung Von Anwendungen und
klicken Sie dann auf Weiter.
- Aktivieren Sie im Bereich "Microsoft Outlook für Windows" für den
Eintrag "Collaboration Data Objects" die Option Vom Arbeitsplatz Starten.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Jetzt
Aktualisieren und verlassen Sie das Setup anschließend
wieder.
Um das Adressbuch für die Auswahl einer oder mehrere Adressen anzeigen zu lassen, geben Sie folgende Deklarationen und die Funktion "AddrBookTest_1()" in ein vorhandenes oder in ein neues Modul ein:
Option Explicit
Const txtTitel = "Outlook Weekly - AddrBookTest"
Function AddrBookTest_1(OneAddress As Boolean)
Dim objCDO As MAPI.Session
Dim objRecs As MAPI.Recipients
Dim strResult As String, strErr As String, I&
On Error Resume Next
AddrBookTest_1 = "" 'Default: Nichts ausgewählt
Set objCDO = CreateObject("MAPI.Session")
objCDO.Logon "", "", False, False
If Err <> 0 Or objCDO Is Nothing Then
Beep
MsgBox "Fehler bei der Initialisierung " & _
"der CDO-Schnittstelle: " & Err.Description, _
vbOKOnly + vbExclamation, txtTitel
GoTo Exit_Func
End If
With objCDO.Session
Err = 0
Set objRecs = .AddressBook(Title:="Empfänger wählen:")
DoEvents
If Err <> 0 Then
strErr = Err.Description
If InStr(LCase$(strErr), "user_cancel") = 0 Then
Beep
MsgBox "Problem Adressbuch-Aufruf (" & _
strErr & ")...", _
vbOKOnly + vbExclamation, txtTitel
GoTo Exit_Func
End If 'User_Cancel?
End If 'Err<> 0...
End With
If objRecs Is Nothing Then Exit Function
Err = 0
strResult = ""
For I = 1 To objRecs.Count
With objRecs.Item(I)
strResult = strResult & _
Trim$(.AddressEntry.Name) & _
"|" & Trim$(.AddressEntry.Address) & vbCrLf
End With
If OneAddress And I = 1 Then Exit For
Next I
If Err <> 0 Then
strErr = Err.Description
Beep
MsgBox "Problem bei der Übernahme der Adresse (" & _
strErr & ")...", _
vbOKOnly + vbExclamation, txtTitel
Else 'letztes vbCrLf wieder raus
strResult = Left$(strResult, Len(strResult) - 2)
AddrBookTest_1 = strResult
End If
Exit_Func:
objCDO.Logoff
Set objRecs = Nothing
Set objCDO = Nothing
End Function
Diese Funktion initialisiert zunächst eine CDO-Session mit dem Standard-Profil, fängt dabei einen eventuell auftretenden Fehler ab und zeigt ihn gegebenenfalls an. Über diese Session kann dann die Funktion "AddressBook" aufgerufen werden, die als Ergebnis eine "Recipients"-Auflistung liefert. Eventuell auftretende Fehler untersuchen wir auf die Zeichenfolge "user_cancel", die einen Klick auf Abbrechen signalisiert. Alle anderen Fehler werden entsprechend angezeigt, bevor die Routine verlassen wird.
Die Eigenschaft "Count" der "Recipients"-Auflistung gibt Auskunft darüber, wie viele Einträge ausgewählt wurden. Dementsprechend gehen wir in einer Schleife alle Einträge durch und setzen sie zu einem Funktionsergebnis zusammen, das zeilenweise Namen und Adressen durch das Pipe-Zeichen "|" getrennt enthält. Wenn der Parameter "OneAddress" mit "True" angegeben war, verlassen wir die Schleife nach Bearbeitung des ersten Eintrags. Einen eventuell auftretenden Fehler, beispielsweise ausgelöst durch einen Klick auf Nein in der bei Zugriffen auf E-Mail-Adressen angezeigten Sicherheitsabfrage von Outlook, fangen wir ab und zeigen eine entsprechende Meldung an.
Das Funktionsergebnis ist entweder eine Zeichenfolge wie zum Beispiel "Vorname Nachname|nachname@provider.de" (OneAddress= True), also eine Kombination aus dem Namen und der E-Mail-Adresse oder eine per "vbCrLf" getrennte Liste oben genannten Aufbaus (OneAddress= False).
Um auf die einzelnen Einträge der Liste zuzugreifen, wandeln Sie sie zunächst per "Split" in ein Array um und zerlegen Sie dann anhand des Trenners "|" in Name und E-Mail-Adresse:
Sub Test_1a()
Dim strListe As String, X As Variant, I&
Dim strName As String, strEMail As String
strListe = AddrBookTest_1(False)
X = Split(strListe, vbCrLf)
For I = 0 To UBound(X)
strName = Left$(X(I), InStr(X(I), "|") - 1)
strEMail = Mid$(X(I), InStr(X(I), "|") + 1)
Debug.Print strName, strEMail
Next I
End Sub
Eine einzelne Adresse zerlegen Sie wie oben gezeigt per "Left$()" und "Mid$()" in Ihre Bestandteile:
Sub Test_1b()
Dim strAusw As String, strName As String, _
strEMail As String
strAusw = AddrBookTest_1(True)
strName = Left$(strAusw, InStr(strAusw, "|") - 1)
strEMail = Mid$(strAusw, InStr(strAusw, "|") + 1)
Debug.Print strName, strEMail
End Sub
Die hier gezeigte Lösung können Sie mit Outlook 2003, 2002/XP und 2000 einsetzen. Ab Outlook 2002/XP steht eine weitere Zugriffsmöglichkeit auf das Adressbuch zur Verfügung, die wir Ihnen im zweiten Teil nächste Woche erläutern werden.
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ANZEIGE Reminder-Manager: Erinnerungen und Nachverfolgungen aus
jedem beliebigen Outlook- oder Exchange-Ordner
anzeigenWenn Sie sich von Outlook an wichtige Termine und Aufgaben oder die Nachverfolgung von E-Mails und Kontakten erinnern lassen, funktioniert das leider nur dann, wenn sich die Elemente in einem der vorgegebenen Standardordner befinden. Hier ist endlich die Lösung für dieses Problem: Der Reminder Manager... ...erinnert Sie an JEDEN Termin und JEDE Nachverfolgung, die sich in IRGENDEINEM ORDNER befindet, auf den Sie zugreifen können ...ermöglicht die Organisation Ihrer Mails, Aufgaben, Termine und Kontakte samt Erinnerungen in beliebige Unterordner ...kann auch an Termine aus anderen PST-Dateien erinnern, die Sie in Outlook geöffnet haben ...kann sogar Termine aus öffentlichen Ordnern vom Exchange Server berücksichtigen ...bietet ein übersichtliches und komfortables Dialogfeld zur Verwaltung aller fälligen Termine und Erinnerungen ...kann Erinnerungen voll automatisch per E-Mail an jede beliebige Adresse versenden. So können Sie sich beispielsweise auch per SMS erinnern lassen Der Reminder Manager ist ab sofort zu einem Einführungspreis mit 25% Rabatt verfügbar. Weitere Informationen finden Sie unter: Reminder-Manager für Outlook |
| Outlook-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Outlook 2003, 2002/XP, 2000 oder 97/98? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an:
outlook-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Effektiver Mailabruf mit Outlook auf Reisen, Teil 1
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 97
FRAGE: Ich muss im Urlaub ebenfalls per E-Mail erreichbar sein und nehme einen Laptop mit, auf dem auch Outlook installiert ist. Wahrscheinlich wird mir nur eine langsame und teure(!) Verbindung per Modem zur Verfügung stehen. Wie kann ich meine Kosten minimieren? Außerdem stellt sich die Frage, wie bekomme ich die abgerufenen Mails vom Laptop nach dem Urlaub möglichst schnell in mein Outlook auf dem Desktop?
Diverse Anfragen
ANTWORT: Wenn Sie mit Outlook auf Reisen sind, sollten Sie zunächst entscheiden, ob die Mails nach Ihrer Rückkehr noch einmal für den Desktop-Rechner benötigt werden. Hier haben Sie zum einen die Möglichkeit, die entsprechenden Ordner zu importieren bzw. die komplette PST-Datei auszutauschen. Eine interessante Alternative besteht darin, eine Kopie Ihrer Mails auf dem Server zu belassen. Sie rufen Ihre Nachrichten also unterwegs ab und können sie wie gewohnt lesen. Über eine kleine Einstellung erreichen Sie aber, dass Outlook die Mails nicht wie gewohnt löscht, sondern auf dem Server belässt. Wenn Sie dann wieder ins Büro oder nach Hause kommen, können Sie alle Mails, die während Ihrer Abwesenheit aufgelaufen sind, noch einmal auf dem Desktop-Rechner abrufen. Um das zu erreichen, gehen Sie auf dem Laptop folgendermaßen vor (die ersten drei Schritte hängen von Ihrer Outlook-Version ab):
Outlook 2003 und 2002/XP
- Wählen Sie das Menü Extras-E-Mail-Konten an, markieren Sie die
Option Vorhandene E-Mail-Konten anzeigen oder
bearbeiten und klicken Sie auf Weiter.
- Markieren Sie das E-Mail-Konto, das Sie unterwegs abrufen möchten
und klicken Sie nacheinander auf Ändern und Weitere
Einstellungen.
- Wechseln Sie auf die Registerkarte
"Erweitert".
- Wählen Sie das Menü Extras-Konten
an.
- Markieren Sie das E-Mail-Konto, das Sie unterwegs abrufen möchten
und klicken Sie auf Eigenschaften.
- Wechseln Sie auf die Registerkarte "Erweitert".
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Effektiver Mailabruf mit Outlook auf Reisen, Teil 2
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 97
Und damit kommen wir zu der Frage, wie Sie Ihre E-Mails mit einer langsamen Verbindung möglichst schnell und kostengünstig abrufen. Die effektivste Methode besteht darin, Ihre Nachrichten nicht komplett herunterzuladen, sondern sich zunächst einmal nur den Absender, den Betreff und die Größe der Mails anzusehen. Sie können dann das 8 MB-Spaßvideo vom Kollegen, Spam und andere unerwünschte Mail direkt auf dem Server löschen, ohne dass die Nachrichten komplette heruntergeladen werden. Anschließend rufen Sie gezielt nur die Mails über die langsame Verbindung ab, die Sie wirklich lesen möchten.
Outlook bietet diese Möglichkeit seit der Version 98, aber wirklich praxistauglich und empfehlenswert ist der Einsatz erst mit Outlook 2003 und 2002/XP geworden. Sollten Sie Outlook 2000 oder 98 einsetzen, hier nur zwei kurze Hinweise:
- Die wichtigste Voraussetzung zum Einsatz dieser so genannten
"Remote-Mail-Funktion" ist die Installation von Outlook im "Unternehmen
oder Arbeitsgruppe-Modus". Im "Nur via Internet-Modus" steht die Option
nicht zur Verfügung.
- Wenn Sie mit Outlook 98/2000 im "Unternehmen oder
Arbeitsgruppe-Modus" arbeiten, rufen Sie die Kopfzeilen mit Hilfe der
Remotemail-Funktion ab. Wechseln Sie dazu in den Posteingang und rufen
Sie im Menü Extras zuerst Remotemail und dann Verbinden auf. Versehen Sie das Konto, von
dem Sie vorerst nur die Kopfzeilen abrufen wollen, per Mausklick mit
einem Häkchen. Falls mehrere Konten zur Verfügung stehen, können Sie
auch mehrere Einträge ankreuzen. Danach klicken Sie auf die Schaltfläche
Weiter. Auf der nächsten
Dialogfeldseite wählen Sie die Schaltfläche Fertig stellen an. Outlook stellt daraufhin
die Internetverbindung her und lädt die Nachrichtenkopfzeilen herunter.
Sie erscheinen wie normale E-Mails im Outlook-Posteingang. Lediglich das
Symbol unterscheidet sich von herkömmlichen, vollständig
heruntergeladenen Mail-Einträgen. Beachten Sie auch die zusätzlich
eingeblendete Symbolleiste Remote.
- Wechseln Sie in den Posteingang und öffnen Sie im Menü Extras zuerst das Untermenü Senden/Empfangen.
- In Outlook 2002 wählen Sie dann Mit
Kopfzeilen arbeiten und danach Kopfzeilen downloaden von an. Nun können Sie
den Kontonamen anklicken, von dem Sie die Nachrichtenkopfzeilen
herunterladen wollen. Oder Sie klicken auf Alle
Konten, um alle verfügbaren E-Mail-Konten abzufragen. In
Outlook 2003 rufen Sie nach Extras-Senden/Empfangen entweder gezielt
einen Kontonamen an (eines der Untermenüs Nur
[Name des Kontos]) und dann den Befehl Kopfzeilen im
Posteingang downloaden. Oder Sie verarbeiten alle eingerichteten Kontos
mit dem Befehl Kopfzeilen dieses Ordners
downloaden.
- Die Mails erscheinen daraufhin in Ihrem Posteingang, wobei ein
spezielles Symbol darauf hinweist, dass bislang nur die Kopfzeilen
geladen wurden. Ob die Nachrichten vollständig heruntergeladen oder
direkt auf dem Server Ihres Mail-Providers gelöscht werden sollen,
bestimmen Sie über ein Kontextmenü. Dazu klicken Sie die Mail-Einträge
mit der rechten Maustaste an.
Daraufhin lädt Outlook nur die Nachrichten, die Sie gerade benötigen, und beseitigt die zum Löschen markierten "Spam"-Mails auf dem Server des Providers.
Eine besonders interessante Alternative zum Kopfzeilen-Abruf direkt aus Outlook ist der "Mailwasher Pro". Er präsentiert Ihnen ebenfalls vor dem kompletten Abruf eine Liste Ihrer Mails, aber er nimmt außerdem eine Vorsortierung für Sie vor, so dass Spam und andere unerwünschte Mails sofort ersichtlich sind. In der Regel genügen wenige Mausklicks, um Ihr Konto vom unerwünschten Ballast zu befreien und dann die kompletten Mails in Outlook abzurufen. Weitere Informationen finden Sie unter:
'Mailwasher Pro' für Outlook
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- Neue Rechenfunktionen für Ihre Tabellen
- Nützliche VBA-Prozeduren
- Undokumentierte Parameter und Funktionen
- Infos zu Bugs und Patches
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