Outlook-News & Downloads
Outlook-Helpline
Neu: SmartTools QuickText Pro 2.0 für Word - Mustertexte und Vorlagen ab sofort auch in Outlook! Vergessen Sie die AutoTexte von Word! Noch nie war es so einfach, Briefe, E-Mails, Berichte, Angebote und beliebige andere Dokumente mit wenigen Mausklicks zu erstellen: Mit der brandneuen Version 2.0 von SmartTools QuickText Pro können Sie auf immer wieder benötigte Musterbriefe, Vorlagen und Textbausteine jetzt noch schneller und flexibler zugreifen. Das genial einfache und innovative Konzept hat sich bereits bei vielen tausend Anwendern in der Praxis bewährt:
SmartTools QuickText Pro 2.0 Download-Tipp: Outlook-Formulare perfekt drucken Wer Outlook individuell erweitern will, kommt nicht an benutzerdefinierten Formularen vorbei. Ernüchterung kehrt erst ein, wenn es ans Drucken der Formularinhalte und ganz besonders der benutzerdefinierten Formular-/Ordnerfelder geht. Wenn Sie in Ihrem Formular Datei-Seitenansicht aufrufen, sehen Sie nur eine nüchterne Liste, in der nicht einmal die Formatierungen der benutzerdefinierten Felder übernommen werden. Leider bietet Outlook keinerlei Funktionen an, mit denen Sie das Drucklayout beeinflussen könnten. In unserem kostenlosen Download zeigen wir, wie Sie individuell angepasste Formulare so zu Papier bringen, dass das Druckergebnis weitgehend mit der Eingabemaske übereinstimmt:
News: Aktualisierter Junk-E-Mail-Filter für Outlook 2003 Microsoft bringt den Junk-E-Mail-Filter für Outlook 2003 in regelmäßigen Abständen auf den neuesten Stand. Das letzte Update vom 12. Juli 2005 inklusive aller vergangenen Aktualisierungen finden Sie unter: Junk-E-Mail-Filter für Outlook 2003 Weitere Informationen zu dem Update bietet die folgende Techinfo: Informationen zum Junk-E-Mail-Filter
So greifen Sie per VBA auf das Outlook-Adressbuch zu, Teil 1 Versionen: Outlook 2003, 2002/XP und 2000 Der VBA-Zugriff auf das Adressbuch ist über das Outlook-Objektmodell standardmäßig nicht möglich. Um dennoch eine Adressauswahl in Ihren Prozeduren zu realisieren, können Sie sich aber mit einem Umweg über CDO (Collaboration Data Objects) behelfen. Hier steht Ihnen eine Funktion "AddressBook" zur Verfügung, die als Ergebnis eine "Recipients"-Auflistung mit den gewählten Empfängern liefert. Voraussetzung für die Nutzung dieser Funktion ist zunächst, dass CDO auf dem System installiert ist. Wenn Sie nicht sicher sind, ob das bei Ihnen der Fall ist, öffnen Sie zur Prüfung die VBA-Entwicklungsumgebung, rufen Sie das Dialogfeld Extras-Verweise auf und suchen Sie nach "Microsoft CDO 1.2x Object Library". Ist dieser Eintrag nicht vorhanden, gehen Sie wie folgt vor, um CDO nachträglich zu installieren:
Um das Adressbuch für die Auswahl einer oder mehrere Adressen anzeigen zu lassen, geben Sie folgende Deklarationen und die Funktion "AddrBookTest_1()" in ein vorhandenes oder in ein neues Modul ein: Option Explicit Const txtTitel = "Outlook Weekly - AddrBookTest" Function AddrBookTest_1(OneAddress As Boolean) Dim objCDO As MAPI.Session Dim objRecs As MAPI.Recipients Dim strResult As String, strErr As String, I& On Error Resume Next AddrBookTest_1 = "" 'Default: Nichts ausgewählt Set objCDO = CreateObject("MAPI.Session") objCDO.Logon "", "", False, False If Err <> 0 Or objCDO Is Nothing Then Beep MsgBox "Fehler bei der Initialisierung " & _ "der CDO-Schnittstelle: " & Err.Description, _ vbOKOnly + vbExclamation, txtTitel GoTo Exit_Func End If With objCDO.Session Err = 0 Set objRecs = .AddressBook(Title:="Empfänger wählen:") DoEvents If Err <> 0 Then strErr = Err.Description If InStr(LCase$(strErr), "user_cancel") = 0 Then Beep MsgBox "Problem Adressbuch-Aufruf (" & _ strErr & ")...", _ vbOKOnly + vbExclamation, txtTitel GoTo Exit_Func End If 'User_Cancel? End If 'Err<> 0... End With If objRecs Is Nothing Then Exit Function Err = 0 strResult = "" For I = 1 To objRecs.Count With objRecs.Item(I) strResult = strResult & _ Trim$(.AddressEntry.Name) & _ "|" & Trim$(.AddressEntry.Address) & vbCrLf End With If OneAddress And I = 1 Then Exit For Next I If Err <> 0 Then strErr = Err.Description Beep MsgBox "Problem bei der Übernahme der Adresse (" & _ strErr & ")...", _ vbOKOnly + vbExclamation, txtTitel Else 'letztes vbCrLf wieder raus strResult = Left$(strResult, Len(strResult) - 2) AddrBookTest_1 = strResult End If Exit_Func: objCDO.Logoff Set objRecs = Nothing Set objCDO = Nothing End Function Diese Funktion initialisiert zunächst eine CDO-Session mit dem Standard-Profil, fängt dabei einen eventuell auftretenden Fehler ab und zeigt ihn gegebenenfalls an. Über diese Session kann dann die Funktion "AddressBook" aufgerufen werden, die als Ergebnis eine "Recipients"-Auflistung liefert. Eventuell auftretende Fehler untersuchen wir auf die Zeichenfolge "user_cancel", die einen Klick auf Abbrechen signalisiert. Alle anderen Fehler werden entsprechend angezeigt, bevor die Routine verlassen wird. Die Eigenschaft "Count" der "Recipients"-Auflistung gibt Auskunft darüber, wie viele Einträge ausgewählt wurden. Dementsprechend gehen wir in einer Schleife alle Einträge durch und setzen sie zu einem Funktionsergebnis zusammen, das zeilenweise Namen und Adressen durch das Pipe-Zeichen "|" getrennt enthält. Wenn der Parameter "OneAddress" mit "True" angegeben war, verlassen wir die Schleife nach Bearbeitung des ersten Eintrags. Einen eventuell auftretenden Fehler, beispielsweise ausgelöst durch einen Klick auf Nein in der bei Zugriffen auf E-Mail-Adressen angezeigten Sicherheitsabfrage von Outlook, fangen wir ab und zeigen eine entsprechende Meldung an. Das Funktionsergebnis ist entweder eine Zeichenfolge wie zum Beispiel "Vorname Nachname|nachname@provider.de" (OneAddress= True), also eine Kombination aus dem Namen und der E-Mail-Adresse oder eine per "vbCrLf" getrennte Liste oben genannten Aufbaus (OneAddress= False). Um auf die einzelnen Einträge der Liste zuzugreifen, wandeln Sie sie zunächst per "Split" in ein Array um und zerlegen Sie dann anhand des Trenners "|" in Name und E-Mail-Adresse: Sub Test_1a() Dim strListe As String, X As Variant, I& Dim strName As String, strEMail As String strListe = AddrBookTest_1(False) X = Split(strListe, vbCrLf) For I = 0 To UBound(X) strName = Left$(X(I), InStr(X(I), "|") - 1) strEMail = Mid$(X(I), InStr(X(I), "|") + 1) Debug.Print strName, strEMail Next I End Sub Eine einzelne Adresse zerlegen Sie wie oben gezeigt per "Left$()" und "Mid$()" in Ihre Bestandteile: Sub Test_1b() Dim strAusw As String, strName As String, _ strEMail As String strAusw = AddrBookTest_1(True) strName = Left$(strAusw, InStr(strAusw, "|") - 1) strEMail = Mid$(strAusw, InStr(strAusw, "|") + 1) Debug.Print strName, strEMail End Sub Die hier gezeigte Lösung können Sie mit Outlook 2003, 2002/XP und 2000 einsetzen. Ab Outlook 2002/XP steht eine weitere Zugriffsmöglichkeit auf das Adressbuch zur Verfügung, die wir Ihnen im zweiten Teil nächste Woche erläutern werden.
Haben Sie Fragen zu Outlook 2003, 2002/XP, 2000 oder 97/98? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an: outlook-helpline@smarttools.de Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter. Effektiver Mailabruf mit Outlook auf Reisen, Teil 1 Versionen: Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 97 FRAGE: Ich muss im Urlaub ebenfalls per E-Mail erreichbar sein und nehme einen Laptop mit, auf dem auch Outlook installiert ist. Wahrscheinlich wird mir nur eine langsame und teure(!) Verbindung per Modem zur Verfügung stehen. Wie kann ich meine Kosten minimieren? Außerdem stellt sich die Frage, wie bekomme ich die abgerufenen Mails vom Laptop nach dem Urlaub möglichst schnell in mein Outlook auf dem Desktop? Diverse Anfragen ANTWORT: Wenn Sie mit Outlook auf Reisen sind, sollten Sie zunächst entscheiden, ob die Mails nach Ihrer Rückkehr noch einmal für den Desktop-Rechner benötigt werden. Hier haben Sie zum einen die Möglichkeit, die entsprechenden Ordner zu importieren bzw. die komplette PST-Datei auszutauschen. Eine interessante Alternative besteht darin, eine Kopie Ihrer Mails auf dem Server zu belassen. Sie rufen Ihre Nachrichten also unterwegs ab und können sie wie gewohnt lesen. Über eine kleine Einstellung erreichen Sie aber, dass Outlook die Mails nicht wie gewohnt löscht, sondern auf dem Server belässt. Wenn Sie dann wieder ins Büro oder nach Hause kommen, können Sie alle Mails, die während Ihrer Abwesenheit aufgelaufen sind, noch einmal auf dem Desktop-Rechner abrufen. Um das zu erreichen, gehen Sie auf dem Laptop folgendermaßen vor (die ersten drei Schritte hängen von Ihrer Outlook-Version ab): Outlook 2003 und 2002/XP
Effektiver Mailabruf mit Outlook auf Reisen, Teil 2 Versionen: Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 97 Und damit kommen wir zu der Frage, wie Sie Ihre E-Mails mit einer langsamen Verbindung möglichst schnell und kostengünstig abrufen. Die effektivste Methode besteht darin, Ihre Nachrichten nicht komplett herunterzuladen, sondern sich zunächst einmal nur den Absender, den Betreff und die Größe der Mails anzusehen. Sie können dann das 8 MB-Spaßvideo vom Kollegen, Spam und andere unerwünschte Mail direkt auf dem Server löschen, ohne dass die Nachrichten komplette heruntergeladen werden. Anschließend rufen Sie gezielt nur die Mails über die langsame Verbindung ab, die Sie wirklich lesen möchten. Outlook bietet diese Möglichkeit seit der Version 98, aber wirklich praxistauglich und empfehlenswert ist der Einsatz erst mit Outlook 2003 und 2002/XP geworden. Sollten Sie Outlook 2000 oder 98 einsetzen, hier nur zwei kurze Hinweise:
Daraufhin lädt Outlook nur die Nachrichten, die Sie gerade benötigen, und beseitigt die zum Löschen markierten "Spam"-Mails auf dem Server des Providers. Eine besonders interessante Alternative zum Kopfzeilen-Abruf direkt aus Outlook ist der "Mailwasher Pro". Er präsentiert Ihnen ebenfalls vor dem kompletten Abruf eine Liste Ihrer Mails, aber er nimmt außerdem eine Vorsortierung für Sie vor, so dass Spam und andere unerwünschte Mails sofort ersichtlich sind. In der Regel genügen wenige Mausklicks, um Ihr Konto vom unerwünschten Ballast zu befreien und dann die kompletten Mails in Outlook abzurufen. Weitere Informationen finden Sie unter: 'Mailwasher Pro' für Outlook
Excel-Tipps kostenlos per E-Mail SmartTools Excel Weekly ist ein kostenloser E-Mail-Newsletter, der Ihnen jede Woche interessante Tipps rund um Excel 2003, 2002/XP, 2000 und 97 liefert:
Um SmartTools Outlook Weekly abzubestellen, senden Sie einfach das Kommando "unsubscribe" an die Adresse outlook-weekly-html-request@smarttools.de Bitte beachten Sie, daß das Kommando im Nachrichtentext stehen muß (nicht im Betreff) und Sie keine Mail im HTML-Format senden dürfen. Weitere Informationen zur Verwaltung der Liste erhalten Sie mit dem Kommando "help" an dieselbe Adresse.
|