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Gesendet: Mittwoch, 21. September 2005 00:31
An: Outlook Weekly Abonnenten
Betreff: SmartTools Outlook Weekly vom 21.9.2005

 Ausgabe vom 21. September 2005

 In dieser Ausgabe

Outlook-News & Downloads
Outlook-Tipp der Woche
Outlook-Helpline
Newsletter-Tipp
 Outlook-News & Downloads

Spotlight: Komfortable Datensicherung für Outlook - Die Version 2.0 von SmartTools Outlook Backup

Was würde passieren, wenn Ihre Outlook-Daten plötzlich und unerwartet verloren gehen? Wenn Sie regelmäßig mit Outlook arbeiten wäre das ein echtes Problem, denn Sie verlieren meistens nicht nur E-Mails, sondern auch wichtige Adressen, Termine aus dem Kalender, Aufgaben und Notizen.

Hinzu kommt ein erheblicher Einrichtungsaufwand, um alle Filter und Regeln, Kategorien, Signaturen, Symbolleisten und E-Mail-Konten so einzurichten, dass Sie wieder wie gewohnt arbeiten können.

Mit dem SmartTools Outlook Backup 2.0 haben Sie diese Probleme zuverlässig im Griff:

  • Machen Sie sich nie wieder sorgen um Ihre Daten, denn der Backup-Vorgang lässt sich mit wenig Aufwand automatisieren.
  • SmartTools Outlook Backup 2.0 sichert nicht nur einfach die Datendatei, sondern kümmert sich außerdem um Ihre Outlook-Symbolleiste, Kategorien, E-Mail-Kontoeinstellungen, Signaturen, Filter und Regeln.
  • Bei einem Datenverlust sparen Sie viele Stunden Konfigurationsaufwand, denn alle gesicherten Informationen lassen sich mit wenigen Mausklicks wiederherstellen.
  • Die brandneue Version 2.0 von SmartTools Outlook Backup kann Ihre Daten ab sofort noch schneller sichern, Outlook vor der Sicherung beenden und danach neu starten, noch mehr Informationen wie Übertragungseinstellungen, Ansichten und Junk-Mail-Filter sichern bzw. zurückspielen usw.
SmartTools Outlook Backup 2.0 bietet eine übersichtliche Benutzeroberfläche, die auch von weniger erfahrenen Anwendern komfortabel bedient werden kann. Intelligente Assistenten leiten Sie sicher durch das Anlegen und das Wiederherstellen einer Datensicherung.

SmartTools Outlook Backup 2.0 kann zurzeit mit 10% Einführungsrabatt bestellt werden. Weitere Infos finden Sie unter:

SmartTools Outlook Backup 2.0

Download-Tipp: Mailanhänge voll automatisch speichern - Die neue Version 1.5 von SmartTools AutoSave

SmartTools AutoSave ist eines unserer beliebtesten Outlook-Add-Ins zur komfortablen Verwaltung Ihrer Mailanhänge: Anstatt jede Mail einzeln anzuklicken und die entsprechenden Anhänge zu speichern, wartet SmartTools AutoSave im Hintergrund auf neue Mails und sichert die Anhänge voll automatisch in einen beliebigen Ordner. Dabei kann SmartTools AutoSave automatisch Ordner mit dem Eingangsdatum der Mail verwenden oder auch Ordner mit den E-Mail-Adressen der Absender, so dass Sie die Dateien jederzeit ohne Probleme zuordnen können. SmartTools AutoSave löscht die Anhänge auf Wunsch außerdem aus den Mails, so dass sie in Outlook keinen unnötigen Speicherplatz verschwenden. Ab sofort steht die neue Version 1.5 von SmartTools AutoSave zur Verfügung. Die wichtigsten neuen Funktionen:

  • Unterstützung von Outlook 2003 (und wie bisher: 2002/XP sowie 2000)
  • Zusätzliche Option zum Speichern der Anhänge in Ordnern mit den Namen der Absender
  • Öffnen Sie den Ordner mit den gespeicherten Anhängen per Mausklick im Explorer
SmartTools AutoSave wird voll automatisch installiert und steht nach einem Neustart von Outlook sofort zur Verfügung. In einem übersichtlichen Dialog nehmen Sie die gewünschten Einstellungen zur Organisation Ihrer elektronischen Ablage vor. Außerdem können Sie auf Wunsch die automatische Speicherung der Anhänge auch jederzeit nachträglich auf eingegangene Mails anwenden. Sie finden den kostenlosen Download unter:

 SmartTools AutoSave für Outlook kostenlos herunterladen

Bugfix: Probleme beim Duplexausdruck des Kalenders in Outlook 2003

Mit Hilfe des Duplexdrucks sind einige Drucker in der Lage, ein Papier beidseitig zu bedrucken. Wenn Sie diese Möglichkeit in Outlook 2003 verwenden, um Ihren Kalender auszudrucken, kommt es in einigen Fällen zu fehlerhaften Ergebnissen. Die Titelseite wird nicht ausgegeben und Kalender sowie Aufgaben erscheinen auf unterschiedlichen Seiten. Speziell für diesen Fehler und einen anderen Bug hat Microsoft vor einiger Zeit einen Hotfix veröffentlicht. Nähere Informationen dazu finden Sie unter:

Hotfix zum Bug beim Duplexdruck in Outlook 2003

 Outlook-Tipp der Woche

Tipps, Tricks und Techniken rund um Signaturen , Teil 2
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 98

Viele Anwender setzen Word als E-Mail-Editor ein. Natürlich müssen Sie auch dann nicht auf die automatischen E-Mail-Signaturen verzichten. Sie müssen sich nur daran gewöhnen, dass jede Outlook/Word-Kombination ihre eigenen Signatur-Methoden besitzt. Die folgenden Angaben beziehen sich jeweils auf Outlook und Word aus derselben Office-Version - etwa Outlook 2000 mit Word 2000. Wie sich dagegen Outlook 2003 mit Word 97 oder Outlook 2000 mit Word 2003 verträgt, können wir aufgrund der Vielzahl möglicher Kombinationen nicht näher untersuchen.

Outlook 98 / Word 97
Den Anfang macht Outlook 98 mit Word 97 als E-Mail-Editor. Der einfache Weg zu einer Signatur sieht normalerweise wie folgt aus:

  1. Legen Sie in Outlook eine neue E-Mail-Nachricht an, sodass Word als Editor gestartet wird.
  2. Geben Sie im Nachrichtenbereich den Text Ihrer Signatur ein.
  3. Markieren Sie den gesamten Signaturtext.
  4. Wählen Sie im Menü Extras den Befehl AutoSignatur an und beantworten Sie die nachfolgende Frage mit Ja.
  5. Die Bestätigungsmeldung quittieren Sie mit Ok. Danach schließen Sie das Nachrichtenfenster, ohne den Entwurf zu speichern.
Der Nachteil an diesem Verfahren ist, dass Sie nur eine einzige Signatur definieren können, da sie automatisch als AutoText namens "SIGNATUR" in der Standardvorlage NORMAL.DOT gespeichert wird. Wenn Sie verschiedene Signaturen benötigen, etwa einmal für private und einmal für geschäftliche Nachrichten, müssen Sie separate Vorlagendateien einrichten. Damit Ihre Änderungen auf jeden Fall gespeichert werden, erledigen Sie diese Aufgabe am besten direkt in Word. Hier die Schritte im Detail:

  1. Starten Sie Word.
  2. Rufen Sie Datei-Öffnen auf und wählen Sie "Dokumentvorlagen" als Dateityp. Dann wechseln Sie in das Office-Installationsverzeichnis, in dem sich die Vorlagen für den Mail-Versand befinden (standardmäßig ist das C:\PROGRAMME\MICROSOFT OFFICE\OFFICE). Öffnen Sie daraus die Vorlage, der Sie eine Signatur hinzufügen möchten. Normalerweise verwendet Outlook die Vorlage EMAIL.DOT, aber Sie können auch jede andere DOT-Datei bearbeiten.
  3. Geben Sie Ihren Signaturtext ein und markieren Sie ihn anschließend.
  4. Wählen Sie Einfügen-AutoText-AutoText an.
  5. Öffnen Sie unten im Dialogfenster die Dropdown-Liste Suchen, um den Namen der aktuellen Vorlagendatei (DOT-Datei) auszuwählen - beispielsweise EMAIL.DOT.
  6. Weisen Sie dem AutoText die Bezeichnung "Signatur" zu. Nur wenn Sie diese Bezeichnung verwenden, wird die E-Mail-Signatur automatisch eingefügt.
  7. Klicken Sie auf Hinzufügen.
  8. Löschen Sie den Signaturtext aus dem Dokument.
  9. Speichern Sie die Vorlage entweder unter demselben oder unter einem anderen Namen (eine Kopie der normalen E-Mail-Vorlage könnten Sie zum Beispiel unter EMAIL2.DOT speichern).
  10. Schließen Sie die Vorlagendatei.
Wenn Sie verschiedene Vorlagendateien mit Signaturen angelegt haben, können Sie zwischen ihnen wechseln, indem Sie in Outlook die gewünschte Vorlage auswählen. Dazu wählen Sie Extras-Optionen an und wechseln auf die Registerkarte E-Mail-Format. In der Dropdown-Liste Standardvorlage bestimmen Sie nun die Datei mit der passenden Signatur. Anschließend bestätigen Sie die Auswahl mit Ok. Die nächste E-Mail, die Sie schreiben, verwendet die zuletzt eingestellte Standardvorlage, in der automatisch die gewünschte Signatur erscheint.

Outlook 2000 / Word 2000
Etwas komfortabler ist der Umgang mit Signaturen in Outlook/Word 2000. Wie in den Vorgängerversionen werden Signaturen als AutoTexte angelegt. Sie befinden sich jetzt aber allesamt in der Standardvorlage NORMAL.DOT und können beliebige Namen haben. Das Anlegen einer Signatur sieht folgendermaßen aus:

  1. Legen Sie aus Outlook heraus eine neue E-Mail an, woraufhin Word als E-Mail-Editor gestartet wird.
  2. Im Nachrichtenbereich geben Sie nun den Signaturtext ein, den Sie anschließend markieren.
  3. Wählen Sie Extras-Optionen an und wechseln Sie auf die Registerkarte Allgemein.
  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche E-Mail-Optionen.
  5. Im unteren Bereich des daraufhin angezeigten Dialogfensters finden Sie Ihren Signaturtext wieder. Geben Sie also direkt den "Titel für Ihre E-Mail-Signatur" ein - beispielsweise "Firma" oder "Privat".
  6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen.
  7. Entscheiden Sie selbst, ob die soeben erstellte Signatur als Standard verwendet werden soll, und beantworten Sie die entsprechende Frage mit Ja oder Nein.
  8. Überprüfen Sie die Auswahl in den Dropdown-Feldern im Bereich Wählen Sie die standardmäßige E-Mail-Signatur. Stellen Sie gegebenenfalls die Option "(ohne)" für das Antworten und Weiterleiten ein.
  9. Schließen Sie die beiden geöffneten Dialogfenster mit Ok.
  10. Um weitere Signaturen anzulegen, wiederholen Sie die Schritte 2 bis 9.
  11. Am Ende schließen Sie das Word-Nachrichtenfenster.
Sobald Sie eine neue E-Mail mit Word als Editor erstellen, erscheint die Standard-Signatur im Nachrichtenbereich.

Was aber, wenn Sie zwischen verschiedenen Signaturen wechseln wollen? Das geht in Outlook/Word 2000 ganz einfach per Mausklick: Zuerst öffnen Sie eine neue E-Mail-Nachricht. Dann klicken Sie den standardmäßig eingefügten Signaturtext mit der rechten Maustaste an. Daraufhin sehen Sie ein Kontextmenü mit allen verfügbaren Signaturnamen. Sie müssen nur noch den gewünschten Eintrag auswählen, um den Signaturtext zu ersetzen.

Im dritten Teil dieses Tipps erfahren Sie mehr zu den Signaturen in Outlook 2002 und 2003, insbesondere beim Einsatz von Word als E-Mail-Editor.

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Excel-Tabellen automatisch vergleichen und zusammenführen

Der Synkronizer 8.0 Premium liefert genau die Funktionen, die Microsoft in Excel vergessen hat: Er kann Ihre Kalkulationsmodelle, Tabellen, Listen und Datenbanken in Excel voll automatisch vergleichen, Unterschiede markieren und auf Wunsch zu einer einzigen aktuellen Version zusammenführen.

Sparen Sie künftig viele Stunden mühseliger Kleinarbeit, denn der Synkronizer 8.0 Premium wird Ihnen bei der täglichen Arbeit mit Excel immer wieder eine unentbehrliche Hilfe sein. Zum Beispiel:

  • Führen Sie mehrere Versionen der gleichen Tabelle in einer einzigen Datei zusammen, die alle Änderungen der anderen Versionen enthält.
  • Markieren Sie mit wenigen Mausklicks die Unterschiede zwischen zwei Versionen eines Kalkulationsmodells.
  • Arbeiten Sie Änderungen voll automatisch in eine Liste (Priese, Artikel, Aufträge etc.) ein.
  • Erstellen Sie aus mehreren Adresslisten eine einzige Adressliste ohne Duplikate.
  • Kombinieren Sie zwei Listen mit unterschiedlichen Informationen zu einer aussagekräftigen Gesamtliste.
Weitere Informationen zu diesem unentbehrlichen Excel-Tool finden Sie unter:

Synkronizer 8.0 Premium


 Outlook-Helpline

Haben Sie Fragen zu Outlook 2003, 2002/XP, 2000 oder 97/98? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an:

outlook-helpline@smarttools.de

Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.

Kalenderdetails beim Speichern als Webseite unterdrücken
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP und 2000

 FRAGE:  Ich veröffentliche regelmäßig eine Geburtstagsliste, die ich in einen Outlook-Kalender eingetragen habe, per Datei-Als Webseite speichern auf einer geschützten Seite im Internet. Was mich dabei stört, ist die Spalte rechts neben der Monatsübersicht. Dort stehen überflüssige Angaben wie "Geburtstag von XYZ / Ganztägig (jedes Jahr am 15. August)". Kann ich diese Spalte irgendwie unterdrücken?
A. Buschke

 ANTWORT:  Leider können Sie das Layout der Webseitenausgabe nicht beeinflussen. Selbst wenn Sie nach Aufruf von Datei-Als Webseite speichern das Kontrollkästchen Termindetails einbeziehen deaktivieren, gibt Outlook weiterhin die Spalte mit den unerwünschten Angaben aus. Nur die Details, die Sie im Textbereich eines Termins eingegeben haben, erscheinen dann nicht mehr auf der Webseite.

Wenn Sie die Kalender-Webseite individuell gestalten wollen, erreichen Sie das am ehesten mit einer Word-Dokumentvorlage. Die Vorlage muss Makros enthalten, die die gewünschten Outlook-Termine in eine Monatsübersicht in Form einer Word-Tabelle schreiben. Anschließend speichern Sie das Dokument als HTML-Datei.

Eine solche Vorlage gibt es zwar von Microsoft, doch lässt sie sich nur in den englischen Outlook-/Word-Versionen einsetzen. Falls Sie über VBA-Programmierkenntnisse verfügen, können Sie versuchen, die Vorlage und den Makrocode an die deutschen Programmversionen anzupassen. Microsoft bietet die Kalendervorlage auf folgender Internetseite zum Download an:

Kalender-Vorlage von Microsoft

Der Programmcode sollte trotz der Versionsangabe "Word 97" auch in den neueren Word-Versionen lauffähig sein.

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Serienfaxe mit Word und FRITZ!fax verschicken

Verschicken Sie Ihre Serienfaxe ganz einfach in Word und FRITZ!fax: Sie legen nur noch das Seriendokument an und unser Fritzfax-Assistent verschickt automatisch ein Fax nach dem anderen an die gewünschten Empfänger. Weitere Highlights:

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Weitere Infos und eine kostenlose Testversion finden Sie unter:

SmartTools Fritzfax-Assistent


Anzeige der Kalenderwoche
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 97/98

 FRAGE:  Wir vermissen im Outlook-Kalender die Angabe der Kalenderwochen, um beispielsweise sofort zu erkennen, dass der 21. September 2005 in der 38. KW liegt. Gibt es dafür ein Add-On?
B. Schreiber

 ANTWORT:  Dafür brauchen Sie nicht einmal ein Add-On. Die Funktion ist direkt in Outlook integriert, ist standardmäßig aber nicht aktiviert. Um die Anzeige der Kalenderwochen einzuschalten, wählen Sie Extras-Optionen an und wechseln dann auf die Registerkarte Einstellungen. Dort klicken Sie auf die Schaltfläche Kalenderoptionen.

Im daraufhin angezeigten Dialogfeld aktivieren Sie das Kontrollkästchen Wochennummern im Datumsnavigator anzeigen bzw. in Outlook 98 Wochenzahlen im Datumswechsler anzeigen. Damit dabei die landestypische Zählweise berücksichtigt wird, kontrollieren Sie anschließend die Einstellung im Dropdown-Feld Erste Jahreswoche (in Outlook 98: Erste Woche des Jahres). In Deutschland gilt zum Beispiel die "Erste 4-Tage-Woche" als Beginn der KW-Zählung. Danach klicken Sie zwei Mal auf Ok.

Im Outlook-Kalender erscheinen die Wochenangaben nun in der kleinen kalendarischen Monatsübersicht, dem so genannten Datumsnavigator/Datumswechsler.

 Newsletter-Tipp

Office 2003 und XP-Tipps kostenlos per E-Mail

Der SmartTools Office XP Insider ist ein kostenloser E-Mail-Newsletter, der sich ausschließlich mit Office 2003 und XP beschäftigt:

  • Praktische Tipps zur Installation
  • Tipps und Workshops zum optimalen Einsatz der erweiterten Funktionen von Office 2003 und XP
  • Wichtige Infos und Tipps für den Umstieg von anderen Office-Versionen
  • Download-Links zu aktuellen Office-Erweiterungen und Service Releases
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