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Spotlight: Komfortable Datensicherung für Outlook - Die Version 2.0 von SmartTools Outlook Backup Was würde passieren, wenn Ihre Outlook-Daten plötzlich und unerwartet verloren gehen? Wenn Sie regelmäßig mit Outlook arbeiten wäre das ein echtes Problem, denn Sie verlieren meistens nicht nur E-Mails, sondern auch wichtige Adressen, Termine aus dem Kalender, Aufgaben und Notizen. Hinzu kommt ein erheblicher Einrichtungsaufwand, um alle Filter und Regeln, Kategorien, Signaturen, Symbolleisten und E-Mail-Konten so einzurichten, dass Sie wieder wie gewohnt arbeiten können. Mit dem SmartTools Outlook Backup 2.0 haben Sie diese Probleme zuverlässig im Griff:
SmartTools Outlook Backup 2.0 kann zurzeit mit 10% Einführungsrabatt bestellt werden. Weitere Infos finden Sie unter: SmartTools Outlook Backup 2.0 Download-Tipp: Mailanhänge voll automatisch speichern - Die neue Version 1.5 von SmartTools AutoSave SmartTools AutoSave ist eines unserer beliebtesten Outlook-Add-Ins zur komfortablen Verwaltung Ihrer Mailanhänge: Anstatt jede Mail einzeln anzuklicken und die entsprechenden Anhänge zu speichern, wartet SmartTools AutoSave im Hintergrund auf neue Mails und sichert die Anhänge voll automatisch in einen beliebigen Ordner. Dabei kann SmartTools AutoSave automatisch Ordner mit dem Eingangsdatum der Mail verwenden oder auch Ordner mit den E-Mail-Adressen der Absender, so dass Sie die Dateien jederzeit ohne Probleme zuordnen können. SmartTools AutoSave löscht die Anhänge auf Wunsch außerdem aus den Mails, so dass sie in Outlook keinen unnötigen Speicherplatz verschwenden. Ab sofort steht die neue Version 1.5 von SmartTools AutoSave zur Verfügung. Die wichtigsten neuen Funktionen:
Bugfix: Probleme beim Duplexausdruck des Kalenders in Outlook 2003 Mit Hilfe des Duplexdrucks sind einige Drucker in der Lage, ein Papier beidseitig zu bedrucken. Wenn Sie diese Möglichkeit in Outlook 2003 verwenden, um Ihren Kalender auszudrucken, kommt es in einigen Fällen zu fehlerhaften Ergebnissen. Die Titelseite wird nicht ausgegeben und Kalender sowie Aufgaben erscheinen auf unterschiedlichen Seiten. Speziell für diesen Fehler und einen anderen Bug hat Microsoft vor einiger Zeit einen Hotfix veröffentlicht. Nähere Informationen dazu finden Sie unter: Hotfix zum Bug beim Duplexdruck in Outlook 2003
Tipps, Tricks und Techniken rund um Signaturen , Teil 2 Versionen: Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 98 Viele Anwender setzen Word als E-Mail-Editor ein. Natürlich müssen Sie auch dann nicht auf die automatischen E-Mail-Signaturen verzichten. Sie müssen sich nur daran gewöhnen, dass jede Outlook/Word-Kombination ihre eigenen Signatur-Methoden besitzt. Die folgenden Angaben beziehen sich jeweils auf Outlook und Word aus derselben Office-Version - etwa Outlook 2000 mit Word 2000. Wie sich dagegen Outlook 2003 mit Word 97 oder Outlook 2000 mit Word 2003 verträgt, können wir aufgrund der Vielzahl möglicher Kombinationen nicht näher untersuchen. Outlook 98 / Word 97 Den Anfang macht Outlook 98 mit Word 97 als E-Mail-Editor. Der einfache Weg zu einer Signatur sieht normalerweise wie folgt aus:
Outlook 2000 / Word 2000 Etwas komfortabler ist der Umgang mit Signaturen in Outlook/Word 2000. Wie in den Vorgängerversionen werden Signaturen als AutoTexte angelegt. Sie befinden sich jetzt aber allesamt in der Standardvorlage NORMAL.DOT und können beliebige Namen haben. Das Anlegen einer Signatur sieht folgendermaßen aus:
Was aber, wenn Sie zwischen verschiedenen Signaturen wechseln wollen? Das geht in Outlook/Word 2000 ganz einfach per Mausklick: Zuerst öffnen Sie eine neue E-Mail-Nachricht. Dann klicken Sie den standardmäßig eingefügten Signaturtext mit der rechten Maustaste an. Daraufhin sehen Sie ein Kontextmenü mit allen verfügbaren Signaturnamen. Sie müssen nur noch den gewünschten Eintrag auswählen, um den Signaturtext zu ersetzen. Im dritten Teil dieses Tipps erfahren Sie mehr zu den Signaturen in Outlook 2002 und 2003, insbesondere beim Einsatz von Word als E-Mail-Editor.
Haben Sie Fragen zu Outlook 2003, 2002/XP, 2000 oder 97/98? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an: outlook-helpline@smarttools.de Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter. Kalenderdetails beim Speichern als Webseite unterdrücken Versionen: Outlook 2003, 2002/XP und 2000 FRAGE: Ich veröffentliche regelmäßig eine Geburtstagsliste, die ich in einen Outlook-Kalender eingetragen habe, per Datei-Als Webseite speichern auf einer geschützten Seite im Internet. Was mich dabei stört, ist die Spalte rechts neben der Monatsübersicht. Dort stehen überflüssige Angaben wie "Geburtstag von XYZ / Ganztägig (jedes Jahr am 15. August)". Kann ich diese Spalte irgendwie unterdrücken? A. Buschke ANTWORT: Leider können Sie das Layout der Webseitenausgabe nicht beeinflussen. Selbst wenn Sie nach Aufruf von Datei-Als Webseite speichern das Kontrollkästchen Termindetails einbeziehen deaktivieren, gibt Outlook weiterhin die Spalte mit den unerwünschten Angaben aus. Nur die Details, die Sie im Textbereich eines Termins eingegeben haben, erscheinen dann nicht mehr auf der Webseite. Wenn Sie die Kalender-Webseite individuell gestalten wollen, erreichen Sie das am ehesten mit einer Word-Dokumentvorlage. Die Vorlage muss Makros enthalten, die die gewünschten Outlook-Termine in eine Monatsübersicht in Form einer Word-Tabelle schreiben. Anschließend speichern Sie das Dokument als HTML-Datei. Eine solche Vorlage gibt es zwar von Microsoft, doch lässt sie sich nur in den englischen Outlook-/Word-Versionen einsetzen. Falls Sie über VBA-Programmierkenntnisse verfügen, können Sie versuchen, die Vorlage und den Makrocode an die deutschen Programmversionen anzupassen. Microsoft bietet die Kalendervorlage auf folgender Internetseite zum Download an: Kalender-Vorlage von Microsoft Der Programmcode sollte trotz der Versionsangabe "Word 97" auch in den neueren Word-Versionen lauffähig sein.
Anzeige der Kalenderwoche Versionen: Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 97/98 FRAGE: Wir vermissen im Outlook-Kalender die Angabe der Kalenderwochen, um beispielsweise sofort zu erkennen, dass der 21. September 2005 in der 38. KW liegt. Gibt es dafür ein Add-On? B. Schreiber ANTWORT: Dafür brauchen Sie nicht einmal ein Add-On. Die Funktion ist direkt in Outlook integriert, ist standardmäßig aber nicht aktiviert. Um die Anzeige der Kalenderwochen einzuschalten, wählen Sie Extras-Optionen an und wechseln dann auf die Registerkarte Einstellungen. Dort klicken Sie auf die Schaltfläche Kalenderoptionen. Im daraufhin angezeigten Dialogfeld aktivieren Sie das Kontrollkästchen Wochennummern im Datumsnavigator anzeigen bzw. in Outlook 98 Wochenzahlen im Datumswechsler anzeigen. Damit dabei die landestypische Zählweise berücksichtigt wird, kontrollieren Sie anschließend die Einstellung im Dropdown-Feld Erste Jahreswoche (in Outlook 98: Erste Woche des Jahres). In Deutschland gilt zum Beispiel die "Erste 4-Tage-Woche" als Beginn der KW-Zählung. Danach klicken Sie zwei Mal auf Ok. Im Outlook-Kalender erscheinen die Wochenangaben nun in der kleinen kalendarischen Monatsübersicht, dem so genannten Datumsnavigator/Datumswechsler.
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