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Ausgabe vom 22. Dezember
2005 |
| In dieser
Ausgabe |
Outlook-News & Downloads
- Spotlight: Outlook-Daten ganz einfach im Team
nutzen
- Weihnachts-Download: Der SmartTools
Office-Manager
- News: Aktualisierung des Junk-Mail-Filters von
Outlook 2003
Outlook-Tool des Jahres 2005
Newsletter-Tipp
| Outlook-News &
Downloads |
Liebe Leserin, Lieber Leser,
Weihnachten steht vor der Tür und die Redaktion von Outlook Weekly geht in einen kleinen Weihnachtsurlaub. Unser Newsletter wird in der kommenden Woche nicht erscheinen. Sie erhalten die nächste Ausgabe am 5.1.2006.
Zum Ende dieses Jahres möchten wir aber einen Blick zurück werfen und Sie fragen, welche Tipps & Tools aus den vergangenen Ausgaben Ihnen am besten gefallen haben. Wir veranstalten daher erstmals eine Wahl zum "Outlook-Tipp des Jahres 2005" sowie zum "Outlook-Tool des Jahres 2005". Weitere Informationen finden Sie weiter unten in dieser Ausgabe. Es wäre schön, wenn Sie sich einige Minuten Zeit nehmen würden, uns Ihre Meinung mitzuteilen.
Wir möchten uns an dieser Stelle für Ihre Unterstützung bedanken und wünschen allen Lesern ein gesegnetes Weihnachtsfest und ein glückliches Jahr 2006.
Ihre
Outlook Weekly-Redaktion
Spotlight: Outlook-Daten ganz einfach im Team nutzen
Mit OLXTeamOutlook, der neuesten Generation intelligenter Team-Software nutzen Sie Ihre Outlook-Daten in Zukunft noch effizienter:
- Bearbeiten Sie ab sofort Ihre Termine, Aufgaben, Kontakte, E-Mails
und Notizen aus Outlook gemeinsam mit anderen Anwendern im Netzwerk.
- Richten Sie mit wenigen Mausklicks öffentliche Ordner für
Gruppentermine, Raumbelegungen, gemeinsamen Firmenadressen usw. ein oder
geben Sie einen oder mehrere Ihrer persönlichen Ordner mit Terminen,
Kontakten, E-Mails etc. für andere Anwender frei.
- Alle Änderungen und Neueingaben in den gemeinsamen Ordnern sind
immer sofort ohne Verzögerung in den Ordnern der anderen
Teilnehmer sichtbar.
- Im nützlichen Gruppenkalender sehen Sie jederzeit die Termine aller
freigegebenen Kalender im Wochen- oder Jahresüberblick.
- Sie benötigen keinen Exchange-Server, sondern lediglich ein
freigegebenes Verzeichnis im Netzwerk, auf das alle beteiligten Anwender
zugreifen können. Dieses Verzeichnis muss sich noch nicht einmal auf
einem Server befinden! Jeder beliebige Rechner in Ihrem Netzwerk kann
diese Aufgabe übernehmen.
- Die neue Version 1.5 bietet jetzt noch mehr Komfort zum Beispiel mit
dem Ausblenden privater Termine für andere Anwender und der globalen
Erinnerungsfunktion für alle veröffentlichten
Ordner.
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Weihnachts-Download: Der SmartTools Office-Manager
Abwechslung und Entspannung müssen sein! Unser kostenloser SmartTools Office-Manager ist der ideale Spielpartner für ein paar Minuten Ablenkung in der täglichen Arbeitshektik. Sie schlüpfen in die Rolle eines Start-up-Unternehmers und müssen Office-Dokumente durch geschicktes Positionieren von virtuellen "Rohrpostelementen" an die richtigen Arbeitsplätze leiten. Doch Vorsicht: Was am Anfang noch nach einem leichten Job aussieht, entwickelt sich schnell zu einer kniffligen Angelegenheit.
Mit einem Klick auf Start läuft die Uhr und es treffen nach und nach Office-Dokumente ein, die sich entlang des von Ihnen entworfenen "Rohrsystems" bewegen. Ihre Aufgabe besteht nun darin, die verschiedenen Dokumente an die richtigen Arbeitsplätze zu lotsen und eine Prämie pro Datei einzustreichen. Dabei haben Sie allerdings mit einigen Widrigkeiten zu kämpfen...
SmartTools Publishing bietet Ihnen dieses witzige Spiel zum kostenlosen Download an. Viel Spaß!
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SmartTools
Office-Manager kostenlos
herunterladen! |
News: Aktualisierung des Junk-Mail-Filters von Outlook 2003
Auch im Dezember hat Microsoft den Junk-E-Mail-Filter für Outlook 2003 wieder aktualisiert. Das Update vom 13.12.2005 inklusive aller vergangenen Aktualisierungen finden Sie unter:
Junk-E-Mail-Filter für Outlook 2003
| Outlook-Tipp des Jahres
2005 |
Wählen Sie Ihren Lieblingstipp!
In diesem Jahr haben wir in SmartTools Outlook Weekly wieder über 50 Tipps und Kniffe rund um die Arbeit mit allen aktuellen Outlook-Versionen veröffentlicht. Jede Woche erhalten wir natürlich zahlreiche Fragen, Kommentare, Vorschläge und Anregungen zu unseren Tipps, aber das sind natürlich nur einige Anhaltspunkte dafür, welche unserer Tricks Ihnen geholfen haben und was Sie vielleicht nicht so interessant fanden.
Wir haben uns daher in diesem Jahr entschlossen, eine kleine Leserbefragung durchzuführen, um den "Tipp des Jahres 2005" zu küren. Um Ihnen die Auswahl etwas zu erleichtern, wurde der "Wahlzettel" auf die 10 Tipps reduziert, auf die uns die meisten Leseranfragen erreicht haben. Unter der folgenden Adresse finden Sie unseren virtuellen Fragebogen, den Sie ganz kurz mit wenigen Mausklicks ausfüllen können:
Wahl zum Outlook-Tipp des Jahres 2005
Aus Platzgründen finden Sie im Fragebogen nur die Überschriften der ausgewählten Tipps. Eine kurze Beschreibung zu jedem Tipp als Erinnerung haben wir für Sie im Folgenden zusammengestellt:
Outlook vor unbefugtem Zugriff schützen
Sicherlich gehört auch bei Ihnen Outlook zu den Anwendungen, die Sie den ganzen Tag über im Einsatz haben. Wenn Sie einmal kurz den Arbeitsplatz verlassen, kann allerdings jeder auf Ihre Outlook-Daten zugreifen und Nachrichten, Termine oder Kontakte einsehen. Unser zweiteiliger Tipp der Woche stellt eine Lösung vor, mit der Sie Outlook vorübergehend deaktivieren und erst nach Kennworteingabe wieder zum Leben erwecken können. Außerdem erlaubt die Lösung, auch den Start von Outlook per Kennwort zu schützen.
Tipps und Kniffe zur effektiven Aufgabenverwaltung
Der Aufgabenblock, also der Bereich rechts unten im Kalender mit einer Liste der anstehenden Aufgaben, fristet meist ein Schattendasein. Und wenn Sie ihn einmal nutzen, dann liefert er vermeintlich die falschen Resultate. Dann nämlich, wenn Sie ein Datum in der Zukunft markieren und der Aufgabenblock immer noch die Aufgaben von heute anzeigt, obwohl Sie doch eigentlich wissen wollten, welche Aufgaben an dem ausgewählten Datum anstehen. Wir stellen Ihnen nützliche Tipps vor, die ein effektiveres Arbeiten mit dem Aufgabenblock ermöglichen. Richtig eingesetzt, wird ein Wechsel in den eigentlichen Aufgabenordner nahezu überflüssig.
So kommen Sie Problemen beim Mailabruf auf die Spur
Bei der Einrichtung neuer E-Mail-Konten oder später beim Nachrichtenaustausch zeigt Outlook Ihnen unter Umständen rätselhafte Fehlermeldungen wie "Verbindung zum Server konnte nicht hergestellt werden" an. Mangels konkreter Hinweise auf eine mögliche Ursache können Sie mit solchen Meldungen wenig anfangen. In Outlook 2003 und 2002/XP stehen Ihnen Hilfsmittel zur Diagnose von Problemen zur Verfügung, die wir Ihnen in diesem Tipp vorstellen.
Gmail - Der kostenlose Mailservice von Google mit Outlook-Anbindung
Google bietet mit Gmail einen kostenlosen E-Mail-Service an, den Sie auch für den direkten Mailabruf und -versand über Outlook nutzen können. In unserem zweiteiligen Tipp haben wir Ihnen Google Mail nicht nur vorgestellt und die Konfiguration für Outlook erläutert, sondern Ihnen auch gezeigt, wie Sie möglichst einfach zu einem Gmail-Account kommen, denn eine direkte Anmeldung ist derzeit nicht möglich.
Outlook-Nachrichten zeitversetzt senden
Sicherlich kennen Sie die Situation: Sie haben eine Nachricht verschickt, zu der Ihnen später noch Ergänzungen einfallen oder zu deren Inhalt Sie weitere Zusatzinformationen erhalten, die gegebenenfalls eine Änderung des Textes erfordern. Outlook bietet zwar eine Möglichkeit, bereits verschickte Nachrichten zurückzuholen, aber das funktioniert nur, wenn der Empfänger ebenfalls Outlook einsetzt und er die Nachricht noch nicht gelesen hat. Um solchen Problemen vorzubeugen, können Sie den Versand aller Nachrichten generell um einen gewissen Zeitraum verzögern.
Eingehende Mails noch effektiver mit VBA bearbeiten
Seit der Version 2000 können Sie auch in Outlook auf die Standard-Programmiersprache des Office-Pakets - auf VBA - zurückgreifen. Neben vielen anderen Vorzügen ergibt sich dadurch auch die Möglichkeit, flexibel und bedarfsgerecht auf bestimmte Anwendungsereignisse zu reagieren. Das betrifft zum Beispiel die Bearbeitung eingehender Mails. Outlook bietet von Haus aus eine vordefinierte Ereignisroutine, die Sie nur noch mit eigenem Programmcode füllen müssen, um den Nachrichteneingang individuell zu bearbeiten. Dennoch möchten wir Ihnen ein Verfahren vorstellen, das noch effektiver als die eingebaute Routine ist.
So verschickt Outlook automatisch eine Urlaubsmeldung
Es gibt immer wieder Zeiten, in denen Sie Ihre E-Mails nicht regelmäßig abrufen können. Ob Sie in Urlaub fahren oder für eine Woche auf einem geschäftlichen Seminar sind, schön wäre es, wenn sich trotzdem jemand um Ihren Posteingang kümmern könnte. Mit Outlook ist das kein Problem. Lassen Sie eingehende Nachrichten einfach per Regel-Assistent mit einer Abwesenheitsnotiz beantworten. Unser Tipp zeigt, wie Sie eine entsprechende Regel einrichten.
Tipps, Tricks und Techniken rund um Signaturen
Signaturen sind so etwas wie der Absenderstempel unter einer E-Mail. Sie bieten die Möglichkeit, Informationen wie Postanschrift oder Telefon- und Faxnummern an den Empfänger zu übermitteln, Informationen, die mit einer Mail normalerweise nicht übertragen werden. Besonders praktisch daran ist, dass Outlook Signaturen automatisch einfügen kann. Doch da fängt das Dilemma schon an: Die Vorgehensweise unterscheidet sich je nach eingesetzter Outlook-Version und je nachdem, ob Sie Word als E-Mail-Editor einsetzen oder nicht. Grund genug also, einmal einen näheren Blick auf den effektiven Einsatz von Signaturen zu werfen.
Outlook-Kontakte in Buchform ausdrucken
Wenn Sie die Adressen Ihrer Outlook-Kontakte als kleines Booklet im DIN-A6-Format ausdrucken möchten, bietet Outlook zu diesem Zweck ein Druckformat namens "Heft-Format (A6)" an. Vielen Anwendern gefällt das Ergebnis allerdings nicht, da die Seiten fortlaufend gedruckt werden. Für ein echtes Booklet müsste man die Seiten aber beidseitig bedrucken, ineinander legen, dann in der Mitte falten und zusammenheften. Wir zeigen, wie Sie dazu vorgehen müssen.
Kostenloser Schutz vor Viren und Würmern für Outlook und Windows
In SmartTools Outlook Weekly haben wir über den Sober-Wurm berichtet, dessen Auswirkungen viele Leser immer noch in Form von verstopften E-Mail-Postfächern zu spüren bekommen. Aufgrund der großen Resonanz sind wir in einem Tipp der Woche ausführlich auf die Möglichkeiten zum Schutz vor Viren und Würmern einzugehen.
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ANZEIGE Mustertexte und Textbausteine für Ihre Outlook-Mails und
Word-DokumenteNoch nie war es so einfach E-Mails, Briefe, Berichte, Angebote und beliebige andere Dokumente mit wenigen Mausklicks zu erstellen: Mit der brandneuen Version 2.0 von SmartTools QuickText Pro können Sie auf immer wieder benötigte Musterbriefe, Vorlagen und Textbausteine jetzt noch schneller und flexibler zugreifen. SmartTools QuickText Pro wird voll automatisch in Word integriert und steht Ihnen daher auch zum schnellen Verfassen Ihrer Outlook-Mails zur Verfügung, wenn Sie Word als E-Mail-Editor eingestellt haben. Das genial einfache und innovative Konzept hat sich bereits bei vielen tausend Anwendern in der Praxis bewährt:
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| Outlook-Tool des Jahres
2005 |
Welches kostenlose Tool gefiel Ihnen am besten?
Bei SmartTools Publishing finden Sie eine Fülle von kostenlosen Outlook-Erweiterungen. Die fünf beliebtesten davon möchten wir Ihnen für die Wahl zum Outlook-Tool des Jahres 2005 anbieten. Ihren Wahlzettel finden Sie unter:
Wahl zum Outlook-Tool des Jahres 2005
Im Folgenden einige Kurzinfos zu den Tools sowie weiterführende Links mit ausführlichen Beschreibungen, Abbildungen und natürlich dem Downloadlink:
SmartTools Anhang-Assistent
Schneller Zugriff auf Dateianhänge: Mit diesem Assistenten genügt ein einziger Mausklick, um einen vorher definierten Dateianhang (z.B. eine Preisliste, Produktbeschreibung, Setup-Datei etc.) automatisch als Dateianhang in einer neuen Mail zu erzeugen. Alle vordefinierten Dateien können Sie in einem übersichtlichen Menü anwählen.
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SmartTools Iconhelp
Wenn Sie eigene Symbolleiste erstellen, ist dieses Tool eine echte Hilfe: Wählen Sie aus über 1.000 verschiedenen Schaltflächen-Symbolen, die Sie mit diesem Tool komfortabel durchsuchen und per Mausklick einfügen können.
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SmartTools Terminlister 2.0
Mit diesem Tool können Sie Tages-, Wochen- und Monatsübersichten Ihrer Outlook-Termine voll automatisch als Word-Dokument anlegen lassen. Das Ergebnis lässt sich beliebig formatieren, bearbeiten oder auch per E-Mail verschicken.
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SmartTools Adress-Assistent 2.0
Automatische Adresserkennung: Dieser Assistent übernimmt eine beliebige markierte Adresse einer Outlook-Nachricht direkt in einen Dialog, aus dem die einzelnen Adressdaten (Name, Vorname, Straße, PLZ etc.) in die richtigen Adressfelder gelegt und die passende Anrede gesetzt werden. Anschließend können Sie den Kontakt per Mausklick in Outlook speichern.
http://www.add-in-world.com/katalog/ol-adressassistent/
SmartTools Adress-Assistent 2.0
Automatische Adresserkennung: Dieser Assistent übernimmt eine beliebige markierte Adresse einer Outlook-Nachricht direkt in einen Dialog, aus dem die einzelnen Adressdaten (Name, Vorname, Straße, PLZ etc.) in die richtigen Adressfelder gelegt und die passende Anrede gesetzt werden. Anschließend können Sie den Kontakt per Mausklick in Outlook speichern.
http://www.add-in-world.com/katalog/ol-adressassistent/
SmartTools Mail-Verteiler
Mit diesem Tool organisieren Sie Ihre Mails: Zunächst legen Sie fest, an welche Personen Sie regelmäßig Mails weiterleiten müssen. Danach gehen Sie Ihre Mails durch und markieren in der Liste des Mailverteilers den Empfänger, an den Sie weiterleiten möchten. Der Assistent legt dann voll automatisch die Weiterleitung an, trägt die Empfängeradresse ein, verschickt die Mail und legt das Original anschließend im gewünschten Ordner ab.
http://www.add-in-world.com/katalog/ol-mailverteiler/
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Access-Tipps kostenlos per E-Mail
SmartTools Access Weekly ist ein kostenloser wöchentlicher Newsletter mit interessanten Tipps für Anwender und Entwickler von Access 2003, 2002/XP, 2000 und 97:
- Aktuelle Informationen über Bugs und Patches
- Helpline für Ihre Fragen zu Access
- Tipps für effektivere Arbeitstechniken
- Undokumentierte Parameter und Funktionen
- Nützliche VBA-Prozeduren
- Download-Links zu Access-Erweiterungen
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