|
Ausgabe vom 22. März
2006
|
News &
Downloads
Outlook-Tipp der Woche
Outlook-Helpline
Newsletter-Tipp
Spotlight: Adressen aus Outlook und Access ganz einfach nach
Word übernehmen
In Zukunft geben Sie keine Adresse
mehr doppelt ein, denn Sie können nun aus Word heraus direkt auf Ihre
Kontakte in Outlook, in einer Access-Datenbank oder auf dem Exchange
Server zugreifen:
- Per Mausklick in die Symbolleiste des Brief- und Fax-Managers rufen
Sie die Liste der verfügbaren Adressen ab.
- Sie markieren den gewünschten Empfänger.
- Der Assistent öffnet ein neues Dokument auf Grundlage Ihrer
vorbereiteten Brief-Vorlage und fügt die Adresse samt fertiger Anrede
genau an den richtigen Stellen ein.
- Auf Wunsch wird das Dokument automatisch nach dem Brief-Empfänger
sowie dem aktuellen Datum benannt und in einem der vordefinierten
Verzeichnisse gespeichert.
Erledigen auch Sie Ihre
Korrespondenz mit dem SmartTools Brief- und Fax-Manager in Zukunft schnell
und komfortabel. Nutzen Sie außerdem die Sonderaktion mit zur Zeit 25%
Rabatt auf unser beliebtestes Word-Tool:
http://www.add-in-world.com/katalog/briefman2003/
Download-Tipp: Mit wenigen Mausklicks schaffen Sie
Ordnung in Ihrem Posteingang
Mit diesem kostenlosen
Assistenten für Outlook haben Sie die Organisation Ihrer E-Mails optimal
im Griff: In einem komfortablen Dialog legen Sie fest, an welche Personen
oder Abteilungen Sie regelmäßig Mails weiterleiten müssen. Dabei wählen
Sie eine entsprechende E-Mail-Adresse aus und auf Wunsch einen Ordner, in
dem die weitergeleiteten Mails abgelegt werden.
In Zukunft ist Ihr
Posteingang dann in Windeseile aufgeräumt: Sie gehen die einzelnen Mails
durch und markieren in der Liste des Mailverteilers einfach den Empfänger,
an den Sie weiterleiten möchten. Der Assistent legt für Sie voll
automatisch die Weiterleitung an, trägt die Empfängeradresse ein,
verschickt die Mail und legt das Original anschließend im gewünschten
Ordner ab. Einfacher und schneller geht es nicht...
Der nützliche
Helfer kann aber noch mehr: in dem komfortablen Optionen-Dialog können Sie
auch bestimmen, dass die Mail entweder nur weitergeleitet und nicht
abgelegt, weitergeleitet und dann gelöscht oder einfach ohne Weiterleitung
nur abgelegt wird. Sie finden den kostenlosen Download unter:
News: Office 2003-Update mit vielen
Outlook-Bugfixes
Wie in der letzten Ausgabe
berichtet, hat Microsoft mit verschiedenen Updates einige neu entdeckte
Sicherheitslücken in verschiedenen Office-Anwendungen geschlossen. Dabei
ist ein weiteres recht umfangreiches Update für Office 2003 etwas unter
gegangen:
Update
für Office 2003
Auch wenn in der Beschreibung auf der
Download-Seite aus unerfindlichen Gründen nur von der Aktualisierung der
holländischen Rechtschreibprüfung die Rede ist, enthält das Update eine
Reihe von Aktualisierungen für Outlook 2003, die in den letzten Monaten
lediglich als Hotfix veröffentlicht wurden. Eine ausführliche Beschreibung
dazu liefert die folgende Techinfo:
Aktualisierungen
für Outlook 2003
Behoben werden zum Beispiel die folgenden
Bugs:
- Ihrem Profil können keine weiteren PST-Dateien hinzugefügt
werden.
- Probleme beim Versand von Mails an eine Verteilerliste.
- In einigen Fällen lässt sich die Größe der abgerufenen Mails nicht
wie gewünscht beschränken.
Waren die News
& Downloads für Sie hilfreich? Klicken Sie bitte hier!
So können Sie Dokumente und Kalkulationen ganz einfach mit Ihren
Outlook-Kontakten verknüpfen Versionen: Outlook 2003,
2002/XP, 2000 und 97
Bei größeren Projekten oder umfangreichen
Dokumentationen sammeln sich schnell viele Word-Dokumente und
Excel-Arbeitsmappen an, die organisiert abgelegt werden müssen. Für welche
Form der Ablage Sie sich auch entscheiden, so ganz ohne Sucherei geht es
nie. Wurde ein Angebot an die Firma Schmidt & Co beispielsweise im
zentralen Ordner "Angebote" oder im extra für diesen Kunden angelegten
Ordner "Schmidt & Co" gespeichert?
Um dieser Sucherei ein Ende
zu bereiten, können Sie als Organisationshilfe eine spezielle Funktion in
Outlook 2003, 2002/XP und 2000 nutzen. Alle zu einem Projekt, einem
Vorhaben oder einem Kunden gehörenden Dokumente und Dateien lassen sich
hier zentral zusammenfassen und dann ganz einfach per Doppelklick öffnen.
Nehmen wir an, Sie möchten alle Dokumente, die Sie für einen bestimmten
Kunden "Schmidt & Co" erstellen, mit den entsprechenden Kontaktinfos
in Outlook verknüpfen:
- Öffnen Sie Outlook und dort den Ordner "Kontakte".
- Lokalisieren Sie den Kontakt des gewünschten Kunden, klicken Sie ihn
mit der rechten Maustaste an und wählen Sie das Kontextmenü Verknüpfung-Datei.
- Outlook zeigt daraufhin einen Auswahl-Dialog an, über den Sie das
gewünschte Dokument bzw. die Excel-Datei suchen, markieren und mit einem
Klick auf die Schaltfläche Einfügen
dem jeweiligen Kontakt als Journal-Eintrag zuordnen.
- Im dann folgenden Dialog für neue Journal-Einträge geben Sie einen
entsprechenden Betreff wie zum Beispiel "Angebot vom 15.3.2006" ein und
klicken auf Speichern und
Schließen.
- Wenn eine Datei mehr als einem Kunden/Kontakt zuzuordnen ist,
klicken Sie im Journal-Dialog auf die Schaltfläche Kontakte. Outlook zeigt daraufhin einen
Auswahl-Dialog für Kontakte an, in dem Sie weitere Kontakte markieren
und mit Ok übernehmen können.
- Nehmen Sie wie in Schritt 2 bis 5 gezeigt, weitere, zum Kunden
gehörende Dokumente auf.
Um bei Bedarf auf die Dokumente
zuzugreifen, gehen Sie wie folgt vor:
- Öffnen Sie den Kontakt des Kunden per Doppelklick und wechseln Sie
auf die Registerkarte "Aktivitäten". Hier finden Sie nun alle Einträge
der Dokumente, die Sie dem Kunden zugeordnet haben.
- Mit einem Doppelklick können Sie den Eintrag und dann mit einem
weiteren Doppelklick die Datei direkt öffnen.
- Alternativ dazu können Sie auch mit der rechten Maustaste auf einen
Eintrag klicken, Element öffnen, auf das
verwiesen wird anwählen und so das betreffende Dokument
direkt erreichen.
Kontakte müssen nicht unbedingt an einen
Kunden gebunden sein. Sie können beispielsweise genauso gut einen Kontakt
"Technische Doku Produktreihe A7/01" anlegen, die restlichen Felder wie
Adresse und Telefon leer lassen und diesem Kontakt die dazugehörigen
Word-Dokumente zuordnen. Außerdem ist die Zuordnung nicht auf
Word-Dokumente beschränkt. Sie können dem Kontakt selbstverständlich auch
Excel-Arbeitsmappen oder Visio-Pläne zuordnen.
Sollten auf der
Registerkarte "Aktivitäten" Ihrer Kontakte keine Einträge angezeigt
werden, haben Sie wahrscheinlich die betreffenden Kontakte nicht direkt im
Ordner "Kontakte", sondern in einem Unterordner von "Kontakte" abgelegt.
Unterordner werden für die Anzeige von Aktivitäten nicht standardmäßig
durchsucht, sie müssen explizit aufgenommen werden:
- Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf den betreffenden
Unterordner und wählen Sie das Kontextmenü Eigenschaften an. Wechseln Sie auf die
Registerkarte "Aktivitäten". Hier werden nun alle Ordner angezeigt, die
Outlook durchsucht.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu. Im nachfolgenden Auswahl-Dialog geben
Sie eine Bezeichnung wie zum Beispiel "Kunden-Kontakte" ein, aktivieren
das Kontrollkästchen vor dem betreffenden Unterordner und klicken auf
Ok.
Wenn Sie die
Journal-Einträge von Outlook nur für diese Aufgabe einsetzen, können Sie
das Öffnen der verknüpften Dateien wie folgt vereinfachen:
- Wählen Sie in Outlook das Menü Extras-Optionen an, wechseln Sie auf die
Registerkarte "Einstellungen" und klicken Sie hier im Bereich "Kontakte"
auf die Schaltfläche Journaloptionen.
- Aktivieren Sie im Bereich "Doppelklicken auf Journaleinträge" die
Option Öffnet das Element, auf das der
Journaleintrag verweist und bestätigen Sie zweimal mit Ok, um die Änderungen zu
übernehmen.
War der Tipp
der Woche für Sie hilfreich? Klicken Sie bitte hier!
ANZEIGE
Endlich Notizen und Kommentare für Ihre
E-Mails
Auf dieses pfiffige Tool wollen Sie bei
der Bearbeitung Ihrer E-Mails bald nicht mehr verzichten: Mit
SmartTools E-Mail-Notizen Pro erstellen Sie ganz einfach per
Mausklick einen virtuellen Notizzettel zu jeder beliebigen E-Mail in
Outlook 2003, 2002/XP und 2000.
Stichworte zur Beantwortung
der Mail, eine Telefon-Notiz oder andere Kommentare zu einer
Nachricht gehen nie wieder verloren und können auf Wunsch sogar
anderen Anwendern zur Verfügung gestellt werden, ohne die E-Mail
selber zu verändern.
Weitere Highlights von SmartTools
E-Mail-Notizen Pro:
- Ein kleines Symbol und auf Wunsch ein akustisches Signal
zeigen jederzeit an, ob die aktuelle E-Mail eine Notiz enthält
oder nicht.
- Über einen komfortablen Dialog können Sie die Notizen aller
E-Mails durchsuchen und verwalten.
- Definieren Sie mit der Notiz auch gleich eine Erinnerung, um
die Bearbeitung, eine Nachfrage oder einen Anruf zu der Mail nicht
zu vergessen.
- Beim Weiterleiten haben Sie die Wahl: Notiz mit der E-Mail
weitergeben oder vorher löschen. Geben Sie sie weiter kann der
Empfänger auf Ihre Kommentare zugreifen, wenn er ebenfalls
SmartTools E-Mail-Notizen Pro nutzt.
- Wenn Sie einen Exchange-Server einsetzen, können Sie E-Mails
wesentlich komfortabler im Team bearbeiten, indem Sie Kommentare
für Ihre Kollegen hinterlassen.
- Automatische Installation, komplette Integration in Outlook
und einfacher Aufruf per Mausklick
- Schnell und intuitiv ohne lange Einarbeitung zu bedienen
(Menüs und Anleitung in Deutsch
Die Vorgängerversion
von SmartTools E-Mail-Notizen Pro hat sich bereits über
10.000mal im Praxiseinsatz bewährt. Nutzen Sie jetzt die
Einführungsaktion zur erweiterten und optimierten Pro-Version mit
35% Rabatt für Outlook Weekly-Abonnenten:
SmartTools
E-Mail-Notizen Pro - Einzelplatzlizenz
SmartTools
E-Mail-Notizen Pro -
Netzwerklizenz
|
Haben
Sie Fragen zu Outlook 2003, 2002/XP, 2000 oder 97/98? Dann wenden Sie sich
mit einer genauen Problembeschreibung (bitte keine Dateien schicken!)
an:
outlook-helpline@smarttools.de
Unser
Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe eine oder mehrere Fragen aus und
beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Berechtigungen für alle Unterordner
vergeben Versionen: Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und
98
FRAGE: Wir arbeiten in
unserer Firma mit Outlook und sind an einen Exchange Server angebunden.
Die meisten Mitarbeiter haben unter ihrem Posteingang diverse Unterordner
eingerichtet, um eingehende Mails zu sortieren. Damit andere Mitarbeiter
auf diese Mails zugreifen können, sollen Berechtigungen für die
Unterordner zugewiesen werden. Bislang habe ich aber keine Option
gefunden, mit der ich die Berechtigungen für den übergeordneten
Posteingang ganz einfach an die vorhandenen Unterordner weitergebe. Sonst
müsste ich mit einem enormen Arbeitsaufwand jeden einzelnen Unterordner
bearbeiten. Können Sie mir sagen, wo ich den Befehl zur Weitergabe der
Berechtigungen finde? K. Püttner
ANTWORT: Einen solchen
Befehl gibt es in der Tat nicht. Die Berechtigungen für einen Ordner
werden nur an neue Unterordner vererbt. Wenn ein Ordner bereits
Unterordner enthält und Sie die Berechtigungen des Ordners nachträglich
ändern, gelten die neuen Zugriffsrechte ausschließlich für den
bearbeiteten Ordner. Vorhandene Unterordner sind davon nicht
betroffen.
Ihr Exchange Server-Administrator kann über die Active
Directory Benutzerverwaltung höchstens den vollständigen Postfachzugriff
freischalten. Das ist allerdings selten die Berechtigungsstufe, die
gewünscht ist, denn dann erhalten andere Benutzer nicht nur Zugriff auf
die Nachrichten im Posteingang und dessen Unterordner sondern auch auf
Termine, Kontakte, Aufgaben usw.
Eine gezielte Vergabe von
Berechtigungen an einen bestimmten Outlook-Ordner und all seine
Unterordner ist bestenfalls mit Programmen von Drittanbietern möglich. Die
uns bekannten Lösungen verteilen die Berechtigungen aber auf
Administrator-Ebene. Das heißt, der einzelne Postfachinhaber kann nicht
selbst entscheiden, wer Zugriff auf die von ihm eingerichteten Ordner und
Unterordner erhält. Er kann seine Wünsche höchstens an den Administrator
weitergeben und dann von diesem umsetzen lassen.
Zum Schluss aber
noch ein Tipp, falls Sie unter diesen Voraussetzungen dazu tendieren, die
Berechtigungen individuell für jeden vorhandenen Unterordner einzustellen:
Anstatt Berechtigungen für einzelne Mitarbeiter zu erteilen, arbeiten Sie
lieber mit Verteilergruppen, der dann je nach Bedarf Benutzer hinzugefügt
oder aus der Benutzer entfernt werden können. Verteilergruppen meint in
diesem Fall nicht die Gruppen, die Sie in Ihrem Outlook-Kontaktordner
anlegen. Gemeint sind vielmehr Gruppen, die Ihr Netzwerk-Administrator im
Active Directory einrichten muss. Nur so ist die Gruppe verfügbar, wenn
Sie die Eigenschaften eines Outlook-Ordners bearbeiten und auf der
Registerkarte Berechtigungen Einträge
aus der globalen Adressliste hinzufügen wollen. Wenn Sie an dieser Stelle
eine Verteilergruppe auswählen, sind nachträgliche Änderungen der
Ordner-Berechtigungen quasi überflüssig. Die Zugriffsrechte richten sich
allein danach, welcher Benutzer gerade zu der entsprechenden
Verteilergruppe gehört. Und diese Zugehörigkeit kann Ihr
Netzwerk-Administrator jederzeit ändern.
ANZEIGE
PDF-Dateien direkt in Word öffnen - Der PDFgrabber 3.0
Home so günstig wie nie
Der PDFgrabber
wandelt PDF-Dateien in Word-Dokumente um, so dass Sie sie bearbeiten
oder in Ihren eigenen Texten verwenden können. Mit der neuesten
Version 3.0 des bewährten PDFgrabber wurde die
Ausgabequalität noch einmal optimiert und ein Menüpunkt zum Öffnen
von PDF-Dateien direkt in Word integriert.
Für die Umwandlung
von PDF-Dokumenten mit dem PDFgrabber brauchen Sie nur 3
Schritte:
- Starten Sie den PDFgrabber über das Start-Menü oder direkt aus Word über
das neu installierte Menü PDF-Datei
öffnen.
- Wählen Sie ein PDF-Dokument aus.
- Ein Mausklick startet die Umwandlung, die voll automatisch
abläuft. Am Ende steht Ihnen das Word-Dokument zur direkten
Bearbeitung zur Verfügung.
Ganz neu im Angebot von
SmartTools Publishing: mit dem PDFgrabber 3.0 Home war es
noch nie so günstig, PDF-Dateien in Word zu bearbeiten:
http://www.add-in-world.com/katalog/pdfgrabber-home/
| Symbolleiste 'Frage hier eingeben'
ausblenden Versionen: Outlook 2003 und
2002/XP
FRAGE: In Outlook 2003 und
2002/XP befindet sich in der oberen rechten Fensterecke eine
Abfrage-Symbolleiste mit dem Dropdown-Feld "Frage hier eingeben". Ich
nutze diese Symbolleiste nicht und sie stört mich. Wie kann ich sie
ausblenden? H. Gruber
ANTWORT: Abhilfe schafft
hier ein Registry-Eintrag, den Sie wie folgt anlegen:
- Wählen Sie das Menü Start-Ausführen an, geben Sie "regedit" ein
und drücken Sie die Return-Taste oder klicken Sie auf Ok.
- Lokalisieren Sie in RegEdit den folgenden
Abschnitt
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\ Office\x.x\Common\Toolbars\Settings
"x.x" ersetzen Sie "durch 11.0" bei
Outlook 2003 oder "10.0" bei Outlook 2002/XP.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner "Settings" und
wählen Sie das Kontextmenü Neu-DWORD-Wert an.
- Benennen Sie den neuen Eintrag in "Microsoft Outlook
AWDropdownHidden" um.
- Doppelklicken Sie auf den neuen Eintrag und geben Sie den Wert "1"
ein.
- Verlassen Sie RegEdit wieder.
Ab dem nächsten Start von
Outlook wird nun die Abfrage-Symbolleiste "Frage hier eingeben" nicht mehr
angezeigt. Um die Abfrage-Symbolleiste "Frage hier eingeben" in anderen
Office-Anwendungen ebenfalls auszublenden, legen Sie weitere Einträge wie
oben erläutert an, für die Sie dann anstelle von "Outlook" beispielsweise
"Access", "Word", "PowerPoint" oder "Excel" angeben.
War die
Helpline für Sie hilfreich? Klicken Sie bitte hier!
Office-Tipps kostenlos per
E-Mail
Der SmartTools Office Insider ist Ihr
monatlicher News-Service für Microsoft Office. Hier finden Sie aktuelle
Informationen zu Access, Excel, Word & Co, eine Fülle von
Download-Links sowie detaillierte Tipps zu neuen Patches und Updates. So
verpassen Sie nichts, was Sie unbedingt zu Microsoft Office wissen
müssen.
- Meldungen über neue Lösungen und Add-Ins zu Office 2003, XP, 2000
und 97
- Berichte über Updates und Bugfixes.
- Tipps und effektivere Arbeitstechniken zu Access, Excel, Word &
Co.
- Hinweise auf kostenlose Downloads zu Office 2003, 2002/XP, 2000 und
97
- Antworten auf Ihre Fragen zu Microsoft Office
Und das
beste am SmartTools Office Insider: Er ist vollkommen
kostenlos!
Klicken
Sie hier für Ihr kostenloses Abo!
Um
SmartTools Outlook Weekly abzubestellen, senden Sie einfach das Kommando
"unsubscribe" an die Adresse
outlook-weekly-html-request@smarttools.de
Bitte
beachten Sie, daß das Kommando im Nachrichtentext stehen muß (nicht im
Betreff) und Sie keine Mail im HTML-Format senden dürfen. Weitere
Informationen zur Verwaltung der Liste erhalten Sie mit dem Kommando
"help" an dieselbe Adresse.
Copyright © 2006 SmartTools Publishing Thomas
Tai Luisenstrasse 52, 49565 Bramsche Telefon:
05461/9952-0, Fax: 05461/2609 E-Mail: outlook-weekly@smarttools.de Internet:
http://www.smarttools.de/
Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil dieses
Newsletters darf in irgendeiner Form ohne schriftliche
Genehmigung reproduziert, vervielfältigt oder verbreitet
werden. Für die Nutzung der enthaltenen Informationen oder die
fehlerfreie Funktion wird keine Haftung übernommen. Der
Benutzer ist für eventuell entstehende Schäden alleine
verantwortlich.
| | |