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Ausgabe vom 22. März
2006 |
| In dieser
Ausgabe |
News & Downloads
- Spotlight: Adressen aus Outlook und Access ganz
einfach nach Word übernehmen
- Download-Tipp: Mit wenigen Mausklicks schaffen Sie
Ordnung in Ihrem Posteingang
- News: Office 2003-Update mit vielen
Outlook-Bugfixes
Outlook-Helpline
Newsletter-Tipp
| News &
Downloads |
Spotlight: Adressen aus Outlook und Access ganz einfach nach Word übernehmen
In Zukunft geben Sie keine Adresse mehr doppelt ein, denn Sie können nun aus Word heraus direkt auf Ihre Kontakte in Outlook, in einer Access-Datenbank oder auf dem Exchange Server zugreifen:
- Per Mausklick in die Symbolleiste des Brief- und Fax-Managers rufen
Sie die Liste der verfügbaren Adressen ab.
- Sie markieren den gewünschten Empfänger.
- Der Assistent öffnet ein neues Dokument auf Grundlage Ihrer
vorbereiteten Brief-Vorlage und fügt die Adresse samt fertiger Anrede
genau an den richtigen Stellen ein.
- Auf Wunsch wird das Dokument automatisch nach dem Brief-Empfänger
sowie dem aktuellen Datum benannt und in einem der vordefinierten
Verzeichnisse gespeichert.
http://www.add-in-world.com/katalog/briefman2003/
Download-Tipp: Mit wenigen Mausklicks schaffen Sie Ordnung in Ihrem Posteingang
Mit diesem kostenlosen Assistenten für Outlook haben Sie die Organisation Ihrer E-Mails optimal im Griff: In einem komfortablen Dialog legen Sie fest, an welche Personen oder Abteilungen Sie regelmäßig Mails weiterleiten müssen. Dabei wählen Sie eine entsprechende E-Mail-Adresse aus und auf Wunsch einen Ordner, in dem die weitergeleiteten Mails abgelegt werden.
In Zukunft ist Ihr Posteingang dann in Windeseile aufgeräumt: Sie gehen die einzelnen Mails durch und markieren in der Liste des Mailverteilers einfach den Empfänger, an den Sie weiterleiten möchten. Der Assistent legt für Sie voll automatisch die Weiterleitung an, trägt die Empfängeradresse ein, verschickt die Mail und legt das Original anschließend im gewünschten Ordner ab. Einfacher und schneller geht es nicht...
Der nützliche Helfer kann aber noch mehr: in dem komfortablen Optionen-Dialog können Sie auch bestimmen, dass die Mail entweder nur weitergeleitet und nicht abgelegt, weitergeleitet und dann gelöscht oder einfach ohne Weiterleitung nur abgelegt wird. Sie finden den kostenlosen Download unter:
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Mailverteiler
für Outlook kostenlos
herunterladen! |
News: Office 2003-Update mit vielen Outlook-Bugfixes
Wie in der letzten Ausgabe berichtet, hat Microsoft mit verschiedenen Updates einige neu entdeckte Sicherheitslücken in verschiedenen Office-Anwendungen geschlossen. Dabei ist ein weiteres recht umfangreiches Update für Office 2003 etwas unter gegangen:
Update für Office 2003
Auch wenn in der Beschreibung auf der Download-Seite aus unerfindlichen Gründen nur von der Aktualisierung der holländischen Rechtschreibprüfung die Rede ist, enthält das Update eine Reihe von Aktualisierungen für Outlook 2003, die in den letzten Monaten lediglich als Hotfix veröffentlicht wurden. Eine ausführliche Beschreibung dazu liefert die folgende Techinfo:
Aktualisierungen für Outlook 2003
Behoben werden zum Beispiel die folgenden Bugs:
- Ihrem Profil können keine weiteren PST-Dateien hinzugefügt
werden.
- Probleme beim Versand von Mails an eine Verteilerliste.
- In einigen Fällen lässt sich die Größe der abgerufenen Mails nicht
wie gewünscht beschränken.
| Outlook-Tipp der
Woche |
So können Sie Dokumente und Kalkulationen ganz einfach mit Ihren Outlook-Kontakten verknüpfen
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 97
Bei größeren Projekten oder umfangreichen Dokumentationen sammeln sich schnell viele Word-Dokumente und Excel-Arbeitsmappen an, die organisiert abgelegt werden müssen. Für welche Form der Ablage Sie sich auch entscheiden, so ganz ohne Sucherei geht es nie. Wurde ein Angebot an die Firma Schmidt & Co beispielsweise im zentralen Ordner "Angebote" oder im extra für diesen Kunden angelegten Ordner "Schmidt & Co" gespeichert?
Um dieser Sucherei ein Ende zu bereiten, können Sie als Organisationshilfe eine spezielle Funktion in Outlook 2003, 2002/XP und 2000 nutzen. Alle zu einem Projekt, einem Vorhaben oder einem Kunden gehörenden Dokumente und Dateien lassen sich hier zentral zusammenfassen und dann ganz einfach per Doppelklick öffnen. Nehmen wir an, Sie möchten alle Dokumente, die Sie für einen bestimmten Kunden "Schmidt & Co" erstellen, mit den entsprechenden Kontaktinfos in Outlook verknüpfen:
- Öffnen Sie Outlook und dort den Ordner "Kontakte".
- Lokalisieren Sie den Kontakt des gewünschten Kunden, klicken Sie ihn
mit der rechten Maustaste an und wählen Sie das Kontextmenü Verknüpfung-Datei.
- Outlook zeigt daraufhin einen Auswahl-Dialog an, über den Sie das
gewünschte Dokument bzw. die Excel-Datei suchen, markieren und mit einem
Klick auf die Schaltfläche Einfügen
dem jeweiligen Kontakt als Journal-Eintrag zuordnen.
- Im dann folgenden Dialog für neue Journal-Einträge geben Sie einen
entsprechenden Betreff wie zum Beispiel "Angebot vom 15.3.2006" ein und
klicken auf Speichern und
Schließen.
- Wenn eine Datei mehr als einem Kunden/Kontakt zuzuordnen ist,
klicken Sie im Journal-Dialog auf die Schaltfläche Kontakte. Outlook zeigt daraufhin einen
Auswahl-Dialog für Kontakte an, in dem Sie weitere Kontakte markieren
und mit Ok übernehmen können.
- Nehmen Sie wie in Schritt 2 bis 5 gezeigt, weitere, zum Kunden
gehörende Dokumente auf.
- Öffnen Sie den Kontakt des Kunden per Doppelklick und wechseln Sie
auf die Registerkarte "Aktivitäten". Hier finden Sie nun alle Einträge
der Dokumente, die Sie dem Kunden zugeordnet haben.
- Mit einem Doppelklick können Sie den Eintrag und dann mit einem
weiteren Doppelklick die Datei direkt öffnen.
- Alternativ dazu können Sie auch mit der rechten Maustaste auf einen
Eintrag klicken, Element öffnen, auf das
verwiesen wird anwählen und so das betreffende Dokument
direkt erreichen.
Sollten auf der Registerkarte "Aktivitäten" Ihrer Kontakte keine Einträge angezeigt werden, haben Sie wahrscheinlich die betreffenden Kontakte nicht direkt im Ordner "Kontakte", sondern in einem Unterordner von "Kontakte" abgelegt. Unterordner werden für die Anzeige von Aktivitäten nicht standardmäßig durchsucht, sie müssen explizit aufgenommen werden:
- Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf den betreffenden
Unterordner und wählen Sie das Kontextmenü Eigenschaften an. Wechseln Sie auf die
Registerkarte "Aktivitäten". Hier werden nun alle Ordner angezeigt, die
Outlook durchsucht.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu. Im nachfolgenden Auswahl-Dialog geben
Sie eine Bezeichnung wie zum Beispiel "Kunden-Kontakte" ein, aktivieren
das Kontrollkästchen vor dem betreffenden Unterordner und klicken auf
Ok.
- Wählen Sie in Outlook das Menü Extras-Optionen an, wechseln Sie auf die
Registerkarte "Einstellungen" und klicken Sie hier im Bereich "Kontakte"
auf die Schaltfläche Journaloptionen.
- Aktivieren Sie im Bereich "Doppelklicken auf Journaleinträge" die
Option Öffnet das Element, auf das der
Journaleintrag verweist und bestätigen Sie zweimal mit Ok, um die Änderungen zu
übernehmen.
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E-MailsAuf dieses pfiffige Tool wollen Sie bei der Bearbeitung Ihrer E-Mails bald nicht mehr verzichten: Mit SmartTools E-Mail-Notizen Pro erstellen Sie ganz einfach per Mausklick einen virtuellen Notizzettel zu jeder beliebigen E-Mail in Outlook 2003, 2002/XP und 2000. Stichworte zur Beantwortung der Mail, eine Telefon-Notiz oder andere Kommentare zu einer Nachricht gehen nie wieder verloren und können auf Wunsch sogar anderen Anwendern zur Verfügung gestellt werden, ohne die E-Mail selber zu verändern. Weitere Highlights von SmartTools E-Mail-Notizen Pro:
SmartTools E-Mail-Notizen Pro - Einzelplatzlizenz SmartTools E-Mail-Notizen Pro - Netzwerklizenz |
| Outlook-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Outlook 2003, 2002/XP, 2000 oder 97/98? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte keine Dateien schicken!) an:
outlook-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe eine oder mehrere Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Berechtigungen für alle Unterordner vergeben
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 98
FRAGE: Wir arbeiten in unserer Firma mit Outlook und sind an einen Exchange Server angebunden. Die meisten Mitarbeiter haben unter ihrem Posteingang diverse Unterordner eingerichtet, um eingehende Mails zu sortieren. Damit andere Mitarbeiter auf diese Mails zugreifen können, sollen Berechtigungen für die Unterordner zugewiesen werden. Bislang habe ich aber keine Option gefunden, mit der ich die Berechtigungen für den übergeordneten Posteingang ganz einfach an die vorhandenen Unterordner weitergebe. Sonst müsste ich mit einem enormen Arbeitsaufwand jeden einzelnen Unterordner bearbeiten. Können Sie mir sagen, wo ich den Befehl zur Weitergabe der Berechtigungen finde?
K. Püttner
ANTWORT: Einen solchen Befehl gibt es in der Tat nicht. Die Berechtigungen für einen Ordner werden nur an neue Unterordner vererbt. Wenn ein Ordner bereits Unterordner enthält und Sie die Berechtigungen des Ordners nachträglich ändern, gelten die neuen Zugriffsrechte ausschließlich für den bearbeiteten Ordner. Vorhandene Unterordner sind davon nicht betroffen.
Ihr Exchange Server-Administrator kann über die Active Directory Benutzerverwaltung höchstens den vollständigen Postfachzugriff freischalten. Das ist allerdings selten die Berechtigungsstufe, die gewünscht ist, denn dann erhalten andere Benutzer nicht nur Zugriff auf die Nachrichten im Posteingang und dessen Unterordner sondern auch auf Termine, Kontakte, Aufgaben usw.
Eine gezielte Vergabe von Berechtigungen an einen bestimmten Outlook-Ordner und all seine Unterordner ist bestenfalls mit Programmen von Drittanbietern möglich. Die uns bekannten Lösungen verteilen die Berechtigungen aber auf Administrator-Ebene. Das heißt, der einzelne Postfachinhaber kann nicht selbst entscheiden, wer Zugriff auf die von ihm eingerichteten Ordner und Unterordner erhält. Er kann seine Wünsche höchstens an den Administrator weitergeben und dann von diesem umsetzen lassen.
Zum Schluss aber noch ein Tipp, falls Sie unter diesen Voraussetzungen dazu tendieren, die Berechtigungen individuell für jeden vorhandenen Unterordner einzustellen: Anstatt Berechtigungen für einzelne Mitarbeiter zu erteilen, arbeiten Sie lieber mit Verteilergruppen, der dann je nach Bedarf Benutzer hinzugefügt oder aus der Benutzer entfernt werden können. Verteilergruppen meint in diesem Fall nicht die Gruppen, die Sie in Ihrem Outlook-Kontaktordner anlegen. Gemeint sind vielmehr Gruppen, die Ihr Netzwerk-Administrator im Active Directory einrichten muss. Nur so ist die Gruppe verfügbar, wenn Sie die Eigenschaften eines Outlook-Ordners bearbeiten und auf der Registerkarte Berechtigungen Einträge aus der globalen Adressliste hinzufügen wollen. Wenn Sie an dieser Stelle eine Verteilergruppe auswählen, sind nachträgliche Änderungen der Ordner-Berechtigungen quasi überflüssig. Die Zugriffsrechte richten sich allein danach, welcher Benutzer gerade zu der entsprechenden Verteilergruppe gehört. Und diese Zugehörigkeit kann Ihr Netzwerk-Administrator jederzeit ändern.
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Home so günstig wie nieDer PDFgrabber wandelt PDF-Dateien in Word-Dokumente um, so dass Sie sie bearbeiten oder in Ihren eigenen Texten verwenden können. Mit der neuesten Version 3.0 des bewährten PDFgrabber wurde die Ausgabequalität noch einmal optimiert und ein Menüpunkt zum Öffnen von PDF-Dateien direkt in Word integriert. Für die Umwandlung von PDF-Dokumenten mit dem PDFgrabber brauchen Sie nur 3 Schritte:
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Symbolleiste 'Frage hier eingeben' ausblenden
Versionen: Outlook 2003 und 2002/XP
FRAGE: In Outlook 2003 und 2002/XP befindet sich in der oberen rechten Fensterecke eine Abfrage-Symbolleiste mit dem Dropdown-Feld "Frage hier eingeben". Ich nutze diese Symbolleiste nicht und sie stört mich. Wie kann ich sie ausblenden?
H. Gruber
ANTWORT: Abhilfe schafft hier ein Registry-Eintrag, den Sie wie folgt anlegen:
- Wählen Sie das Menü Start-Ausführen an, geben Sie "regedit" ein
und drücken Sie die Return-Taste oder klicken Sie auf Ok.
- Lokalisieren Sie in RegEdit den folgenden
Abschnitt
Office\x.x\Common\Toolbars\Settings
"x.x" ersetzen Sie "durch 11.0" bei Outlook 2003 oder "10.0" bei Outlook 2002/XP.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner "Settings" und
wählen Sie das Kontextmenü Neu-DWORD-Wert an.
- Benennen Sie den neuen Eintrag in "Microsoft Outlook
AWDropdownHidden" um.
- Doppelklicken Sie auf den neuen Eintrag und geben Sie den Wert "1"
ein.
- Verlassen Sie RegEdit wieder.
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