 |
Ausgabe vom 22. Juni
2005 |
| In dieser
Ausgabe |
Outlook-News & Downloads
- Spotlight: OLXTeamOutlook - Outlook-Daten ganz
einfach gemeinsam nutzen
- Download-Tipp: Mailanhänge voll automatisch
speichern
- News: Aktualisierter Junk-E-Mail-Filter für Outlook
2003
Outlook-Helpline
- Erstellungsdatums eines Termins ermitteln
- Nachtrag: Kalenderübersicht mit benutzerdefinierten
Formularfeldern ausdrucken
| Outlook-News &
Downloads |
Spotlight: OLXTeamOutlook - Outlook-Daten ganz einfach gemeinsam nutzen
Mit der neuesten Generation intelligenter Team-Software für Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 97/98 nutzen Sie Ihre Outlook-Daten in Zukunft noch effizienter:
- Greifen Sie ab sofort im Team auf Ihre Termine, Aufgaben, Kontakte,
E-Mails und Notizen aus Outlook zu.
- Richten Sie mit wenigen Mausklicks öffentliche Ordner für
Gruppentermine, Raumbelegungen, gemeinsamen Firmenadressen usw. ein oder
geben Sie einen oder mehrere Ihrer persönlichen Ordner mit Terminen,
Kontakten, E-Mails etc. für andere Anwender frei.
- Alle Änderungen und Neueingaben in den gemeinsamen Ordnern sind
immer sofort ohne Verzögerung in den Ordnern der anderen
Teilnehmer sichtbar.
- Im nützlichen Gruppenkalender sehen Sie jederzeit die Termine aller
freigegebenen Kalender im Wochenüberblick.
- Sie benötigen keinen Exchange-Server, sondern lediglich ein
freigegebenes Verzeichnis im Netzwerk, auf das alle beteiligten Anwender
zugreifen können. Dieses Verzeichnis muss sich noch nicht einmal auf
einem Server befinden! Jeder beliebige Rechner in Ihrem Netzwerk kann
diese Aufgabe übernehmen
- Kinderleichte Installation und Einrichtung. Mit ein paar
Mausklicks legen Sie fest, wer bestimmte Ordner zu sehen bekommt und
welche Rechte er bei der Bearbeitung hat.
Outlook-Daten ganz einfach gemeinsam nutzen
Download-Tipp: Mailanhänge voll automatisch speichern
Mit SmartTools AutoSave steht Ihnen endlich ein Outlook-Add-In zur komfortablen Verwaltung Ihrer Mailanhänge zur Verfügung: Anstatt jede Mail einzeln anzuklicken und die entsprechenden Anhänge zu speichern, wartet SmartTools AutoSave im Hintergrund auf neue Mails und sichert die Anhänge voll automatisch in einen beliebigen Ordner. Dabei kann SmartTools AutoSave automatisch Ordner mit dem Eingangsdatum der Mail verwenden oder auch Ordner mit den E-Mail-Adressen der Absender, so dass Sie die Dateien jederzeit ohne Probleme zuordnen können. SmartTools AutoSave löscht die Anhänge auf Wunsch außerdem aus den Mails, so dass sie in Outlook keinen unnötigen Speicherplatz verschwenden.
SmartTools AutoSave wird voll automatisch installiert und steht nach einem Neustart von Outlook sofort zur Verfügung. In einem übersichtlichen Dialog nehmen Sie die gewünschten Einstellungen zur Organisation Ihrer elektronischen Ablage vor. Außerdem können Sie auf Wunsch die automatische Speicherung der Anhänge auch jederzeit nachträglich auf eingegangene Mails anwenden:
 |
SmartTools
AutoSave für Outlook |
News: Aktualisierter Junk-E-Mail-Filter für Outlook 2003
Microsoft bringt den Junk-E-Mail-Filter für Outlook 2003 in regelmäßigen Abständen auf den neuesten Stand. Das neueste Update vom 14. Juni 2005 inklusive aller vergangenen Aktualisierungen finden Sie unter:
Junk-E-Mail-Filter für Outlook 2003
Weitere Informationen zu dem Update bietet die folgende Techinfo:
Techinfo zum Junk-E-Mail-Filter
| Outlook-Tipp der
Woche |
Kontoeinstellungen komfortabel übernehmen, Teil 2
Versionen: Outlook 2003 und 2002/XP
Im ersten Teil dieses Tipps haben Sie mit Hilfe des Custom Installation Wizard ein Outlook-Profil mit den Einstellungen Ihrer E-Mail-Konten angelegt. Erfahren Sie nun, wie Sie das Profil zur Konfiguration von Outlook nutzen.
Wenn Sie die Kontoeinstellungen auf einen Rechner übertragen wollen, auf dem Outlook bereits fertig konfiguriert ist, genügen normalerweise folgende Schritte:
- Starten Sie den Windows-Explorer und wechseln Sie in den Ordner, in
dem Sie die PRF-Datei mit dem Outlook-Profil gespeichert haben.
- Doppelklicken Sie auf den Dateinamen der PRF-Datei.
- Outlook wird gestartet. Wenn Sie dabei zur Auswahl eines Profils
aufgefordert werden, akzeptieren Sie das vorgeschlagene Standardprofil
mit Ok.
Falls ein Doppelklick im Windows-Explorer nicht zum gewünschten Ergebnis führt oder falls Sie Outlook nach einer Neuinstallation zum ersten Mal starten und dabei gleich Ihre Kontoeinstellungen importieren wollen, können Sie die PRF-Datei auch mittels Startparameter in Outlook integrieren. Dazu legen Sie am besten eine Verknüpfung auf dem Windows-Desktop an:
- Klicken Sie eine beliebige freie Stelle auf dem Desktop mit der
rechten Maustaste an und wählen Sie im Kontextmenü Neu-Verknüpfung an.
- Tragen Sie mit Hilfe der Schaltfläche Durchsuchen den Pfad zur
Outlook-Programmdatei (OUTLOOK.EXE) ein - bei Office XP ist das
standardmäßig "C:\Programme\Microsoft Office\OFFICE10\OUTLOOK.EXE", bei
Office 2003 enthält der Pfad statt "OFFICE10" das Unterverzeichnis
"OFFICE11".
- Ergänzen Sie die Pfadangabe im Eingabefeld um den Startparameter
"/importprf" sowie den vollständigen Pfad zur PRF-Datei mit Ihrem
Outlook-Profil. Die komplette Eingabezeile für die Desktop-Verknüpfung
könnte dann zum Beispiel so aussehen:
"C:\Dokumente und Einstellungen\Mustermann\Eigene Dateien\Meine Konten.prf"
- Klicken Sie auf Weiter und geben
Sie eine Bezeichnung für die Desktop-Verknüpfung ein - beispielsweise
"Outlook mit Profil-Einstellungen". Bestätigen Sie die Eingabe mit der
Schaltfläche Fertig stellen.
- Doppelklicken Sie auf das neue Verknüpfungssymbol, um Outlook mit
den Profil-Einstellungen zu starten. Sollten Sie dabei zur Auswahl eines
Profils aufgefordert werden, übernehmen Sie das Standardprofil per Ok.
Allein die Kennwörter werden nicht im Outlook-Profil gespeichert. Sie müssen sie entweder einzeln in den Kontoeinstellungen nachtragen. Oder Sie geben sie bei jedem E-Mail-Abruf nach Aufforderung ein.
Nachträgliche Änderungen oder Ergänzungen Ihres Outlook-Profils sind jederzeit möglich. Dazu nutzen Sie wieder den Custom Installation Wizard und die damit gespeicherte MST-Datei:
- Starten Sie den Custom Installation Wizard (siehe Teil 1 dieses
Tipps).
- Verfahren Sie zunächst so wie beim Anlegen eines neuen Profils, das
heißt greifen Sie wieder auf die MSI-Datei von der
Office-Installations-CD zurück. Erst in Schritt 3 des Assistenten
aktivieren Sie die Option Open an existing MST
file. Suchen Sie die Datei, die Sie beim ersten Mal mit dem
Custom Installation Wizard gespeichert hatten, mit Hilfe der
Schaltfläche Browse. Anschließend
fahren Sie mit einem Klick auf Next
fort.
- Gehen Sie dann - je nach Office-Version - direkt zu Schritt 16 bzw.
17 des Assistenten, indem Sie über das Dropdown-Feld im oberen Bereich
des Fensters Outlook: Customize Default
Profile anwählen. Die Meldung, dass dabei die bestehende
MST-Datei überschrieben wird, bestätigen Sie mit Ja.
- Nun gehen Sie wie beim ersten Anlegen des Outlook-Profils vor, um
ein Exchange-Postfach oder weitere E-Mail-Konten zu konfigurieren. Der
Custom Installation Wizard zeigt automatisch die bisherigen
Einstellungen an. So können Sie zum Beispiel Änderungen an den
vorhandenen POP3-Konten vornehmen, indem Sie auf der entsprechenden
Seite auf die Schaltfläche Modify
klicken. Oder Sie fügen mit der Schaltfläche Add neue Konten hinzu. Und bei Bedarf
löschen Sie vorhandene Konten per Delete-Schaltfläche.
- Am Ende speichern Sie die neuen Profil-Einstellungen wieder per
Export Profile Settings. Es bleibt
Ihnen überlassen, die alte PRF-Datei zu überschreiben oder eine neue
Datei anzulegen.
- Damit Ihnen die Änderungen für weitere Bearbeitungen zur Verfügung
stehen, speichern Sie auch die MST-Datei, indem Sie im Custom
Installation Wizard auf Finish
klicken. - Anschließend verlassen Sie den Assistenten mit der
Schaltfläche Exit.
Sie müssen dafür nicht einmal den Custom Installation Wizard bemühen. Das Verhalten der PRF-Datei können Sie direkt in der Datei einstellen. Es handelt sich nämlich um eine reine Textdatei, die Sie mit dem Editor von Windows bearbeiten können. Wenn Sie die PRF-Datei mit Ihrem Outlook-Profil im Editor öffnen, sehen Sie zum Beispiel, dass Sie mit folgenden Zeilen beginnt:
;Automatically generated PRF file from the
Microsoft Office Customization and Installation Wizard
;
;
********************************************************
; Section 1 - Profile Defaults
;
********************************************************
Die Datei ist in verschiedene Sektionen aufgeteilt, in denen die Konfiguration über Eigenschaften und Wertzuweisungen definiert wird - etwa "DefaultProfile=Yes". Interessant für das Ladeverhalten der PRF-Datei ist die erste Sektion. Die restlichen Abschnitte stellen Sie sicherer und bequemer in den Dialogfenstern des Custom Installation Wizard ein. So könnte der Abschnitt in Ihrer PRF-Datei aussehen:
[General]
Custom=1
DefaultProfile=Yes
OverwriteProfile=Append
ModifyDefaultProfileIfPresent=TRUE
Indem Sie die Wertzuweisungen ändern oder bestimmte Eigenschaften hinzufügen, können Sie beispielsweise beeinflussen, ob die vorhandenen Kontoeinstellungen überschrieben oder ergänzt werden. Bei der Bearbeitung hilft die folgende Übersicht:
DefaultProfile
Yes - Macht das Outlook-Profil zum Standardprofil beim Starten von Outlook
No - Erstellt zwar das Profil, macht es aber nicht zum Standardprofil
OverwriteProfile
Yes - Überschreibt ein vorhandenes Mail-Profil gleichen Namens mit den Inhalten aus der PRF-Datei
No - Behält ein vorhandenes Mail-Profil gleichen Namens bei
Append - Ergänzt ein vorhandenes Mail-Profil gleichen Namens mit den Informationen aus der PRF-Datei
ModifyDefaultProfileIfPresent
TRUE - Die Einstellungen aus der PRF-Datei wirken sich automatisch auf ein vorhandenes Standardprofil aus, wenn es keine Namensübereinstimmung gibt
FALSE - Die PRF-Datei beeinflusst das Standardprofil nicht
ProfileName
<Text> - Weist dem Outlook-Profil einen Namen zu - z. B. "ProfileName=POP3-Konten"
BackupProfile
Yes - Legt beim Überschreiben eines vorhandenen Profils automatisch eine Backup-Kopie an
No - Überschreibt ein vorhandenes Profil gegebenenfalls ohne Backup
Sie können also gezielt Änderungen an Ihrer PRF-Datei vornehmen, was vor allem beim Einsatz mehrerer Profile sinnvoll ist.
Ein einmal angelegtes Outlook-Profil können Sie auf jedem Rechner, auf dem Outlook installiert ist, nutzen. Und ein besonderer Vorteil ist, dass Sie eine PRF-Datei für Outlook 2002 auch in Outlook 2003 integrieren können. Umgekehrt sollte es zwar auch funktionieren. Sie müssen dann aber auf die Neuerungen aus der jüngsten Outlook-Version verzichten, ein Problem, das aber vornehmlich Exchange Server-Anwender betrifft.
|
ANZEIGE Musterbriefe und Textbausteine jetzt endlich komfortabel
verwaltenSmartTools QuickText Pro bietet eine innovative und genial einfache Lösung, damit Sie auf immer wieder benötigte Musterbriefe, Vorlagen und Textabschnitte in Zukunft schnell und ohne Umwege zugreifen können:
SmartTools QuickText Pro für Word |
| Outlook-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Outlook 2003, 2002/XP, 2000, 98 oder 97? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an:
outlook-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Erstellungsdatums eines Termins ermitteln
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 98
FRAGE: Wenn ich einen Termin im Kalender per Doppelklick öffne, kann ich über das Menü Datei-Eigenschaften ganz einfach herausfinden, wann der Eintrag das letzte Mal geändert wurde. Wichtiger für mich wäre allerdings das Datum, zu dem der Termin zum ersten Mal eingetragen wurde. Lässt sich das irgendwie feststellen?
S. Weiker
ANTWORT: Das Erstellungsdatum wird mit jedem Eintrag gespeichert, aber es wird nicht ohne weiteres angezeigt. Mit den folgenden Schritten kommen Sie aber zum Ziel:
- Wählen Sie das Menü Ansicht-Anordnen
nach-Aktuelle Ansicht-Aktive Termine (Outlook 2003) bzw.
Ansicht- Aktuelle Ansicht-Aktive
Termine (Outlook 2002/XP, 2000 und 98) an.
- Outlook zeigt daraufhin die aktuellen Termine in tabellarischer Form
an. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine der
Spaltenbeschriftungen und rufen Sie das Kontextmenü Feldauswahl auf.
- Klicken Sie im Feldauswahl-Fenster den Eintrag Erstellt an und ziehen Sie ihn bei
gedrückter linker Maustaste an die gewünschte Stelle in den
Spaltenbeschriftungen. Sobald Sie die Maustaste los lassen, wird eine
neue Spalte zu der Tabelle hinzugefügt und Sie können zu jedem Termin
das Erstellungsdatum ablesen.
|
ANZEIGE Professionelle Geschäftsgrafiken in TV-Qualität für Excel
und PowerPointEndlich professionelle Geschäftsgrafiken in Ihren Excel-Tabellen und PowerPoint-Präsentationen!
Professionelle Geschäftsgrafiken in TV-Qualität |
Nachtrag: Kalenderübersicht mit benutzerdefinierten Formularfeldern ausdrucken
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP und 2000
FRAGE: In den Outlook Weekly-Ausgaben vom 27.4. und 4.5.2005 haben Sie einen Tipp zum Ausdrucken einer Kalenderübersicht mit benutzerdefinierten Formularfeldern veröffentlicht. Das vorgestellte Makro ist eine große Hilfe. Noch besser wäre es allerdings, wenn im Word-Dokument am Ende nicht nur die Datumsangaben sondern auch die zugehörigen Wochentage erscheinen würden. Lässt sich das auch realisieren?
R. Walter
ANTWORT: Dazu müssen Sie in der Prozedur "Terminausgabe" die TypeText-Anweisung, die das Datum einfügt, umformulieren. Im bislang vorgestellten Makrocode setzt "TypeText" nur das Datum, das sich aus "datBeginn + i" ergibt, ein. Die Zeile lautet im direkten Kontext:
With objWordApp.Selection
.Font.Name = "Arial"
.Font.Bold = True
.Font.Size = 12
.TypeText CStr(datBeginn + i)
Um zusätzlich auch den Wochentag auszugeben, lassen Sie mit der TypeText-Anweisung einen formatierten Datumswert einfügen. Für das Datum mit ausgeschriebenem Wochentag ändern Sie die Zeile in folgenden Ausdruck:
.TypeText Format(datBeginn + i, "dddd, d.m.yyyy")
Anstelle des Formats "dddd" für den vollständigen Wochentag (Montag, Dienstag, Mittwoch usw.) können sie auch das Format für die Kurzform (Mo, Di, Mi usw.) verwenden. Es lautet "ddd", sodass die Programmzeile wie folgt aussehen müsste:
.TypeText Format(datBeginn + i, "ddd, d.m.yyyy")
| Newsletter-Tipp |
Word-Tipps kostenlos per E-Mail
SmartTools Word Weekly ist unser aktueller E-Mail-Newsletter, der jede Woche kostenlos Tipps rund um Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97 liefert. Zum Beispiel
- Undokumentierte Parameter und Funktionen
- Berichte über Bugs, Patches und Sicherheitslücken
- Fertige Makros zur Automatisierung häufiger Arbeitsvorgänge
- Perfekte Datensicherung Ihrer Dokumente
- So nutzen Sie Word im Netzwerk
- Helpline für Ihre Fragen zu Word
| Abonnementverwaltung |
Um SmartTools Outlook Weekly abzubestellen, senden Sie einfach das Kommando "unsubscribe" an die Adresse
outlook-weekly-html-request@smarttools.de
Bitte beachten Sie, daß das Kommando im Nachrichtentext stehen muß (nicht im Betreff) und Sie keine Mail im HTML-Format senden dürfen. Weitere Informationen zur Verwaltung der Liste erhalten Sie mit dem Kommando "help" an dieselbe Adresse.
|
Copyright © 2005 SmartTools Publishing Thomas
Tai