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Gesendet: Dienstag, 21. September 2004 23:40
An: Outlook Weekly Abonnenten
Betreff: SmartTools Outlook Weekly vom 22.9.2004

 Ausgabe vom 22. September 2004

 In dieser Ausgabe

Outlook-News & Downloads
Outlook-Tipp der Woche
Outlook-Helpline
Newsletter-Tipp
 Outlook-News & Downloads

Spotlight: Das große Outlook-Archiv auf CD-ROM

Hier ist die ultimative Informationsquelle für alle Outlook-Anwender vom Einsteiger bis zum Profi:

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Download-Tipp: Aktualisierte Version von LookOut verfügbar

Wir haben in Outlook Weekly bereits mehrfach auf das kostenlose Tool LookOut hingewiesen, das Outlook um eine schnelle und effektive Suchfunktion erweitert. Vor wenigen Wochen wurde die Herstellerfirma von Microsoft gekauft, aber das Entwicklerteam arbeitet weiterhin an Verbesserungen. Ganz aktuell wurde jetzt die Version 1.2.2 von LookOut vorgestellt. Sie befindet sich noch im "Experimentierstadium", ist aber stabil und hat in unseren Tests keine Probleme gezeigt. Sie finden den Download unter:

 LookOut Version 1.2.2 für Outlook

Sobald die Version in der endgültigen Fassung verfügbar ist, werden wir natürlich darüber berichten.

News: Wichtige Sicherheitsupdates für Office 2000, 2002/XP und 2003

In der letzten Woche hat Microsoft in einem Security-Bulletin auf zwei kritische Sicherheitslücken in Office hingewiesen. Bei dem ersten Problem geht es um den WordPerfect-Konverter, der bereits im August 2003 ebenfalls wegen einer Sicherheitslücke aktualisiert wurde. Wenn Sie ein speziell präpariertes Dokument öffnen, das zum Aufruf des WordPerfect-Konverters führt, könnten unbemerkt schädliche Programme auf Ihrem Rechner ausgeführt werden. Nähere Informationen zu der Sicherheitslücke, die Office 2000, XP und 2003 betrifft, finden Sie unter:

Security-Bulletin für Office 2000, XP und 2003

Installieren Sie in jedem Fall das zu Ihrer Office-Version passende Update:

Sicherheitsupdate für Office 2000:

WordPerfect 5.x-Konverter

Sicherheitsupdate für Office XP:

WordPerfect 5.x-Konverter

Sicherheitsupdate für Office 2003:

WordPerfect 5.x-Konverter

Die zweite Sicherheitslücke betrifft nur Office XP und 2003; wenn Sie eine Grafik im JPEG-Format einfügen, kann es zur unbemerkten Ausführung von Makrocode kommen. Nähere Informationen finden Sie unter:

Sicherheitslücke in Office XP und 2003

Die Updates für Office XP und 2003 können Sie unter den folgenden Adressen herunterladen:

Sicherheitsupdate für Office XP:

JPEG-Grafik-Konverter

Sicherheitsupdate für Office 2003:

JPEG-Grafik-Konverter

News: Hotfix für Intelligent Message Filter verfügbar

Vor wenigen Wochen hat Microsoft den kostenlosen Intelligent Message Filter (IMF) zum Exchange Server 2003 veröffentlicht. Inzwischen ist ein Bug in dem Filter entdeckt worden: wenn der NetBIOS-Name des Rechners mit dem Exchange Server 2003 mehr als 15 Zeichen lang ist, wird ohne Fehlermeldung grundsätzlich keine Prüfung der eingehenden Mails vorgenommen. Nähere Informationen über das Problem und den Hotfix finden Sie unter:

Hotfix für Intelligent Message Filter

 Outlook-Tipp der Woche

E-Mails mit der Freeware-Version von PGP signieren und verschlüsseln, Teil 2
Versionen: Outlook 98, 2000, 2002/XP und 2003

Aus dem ersten Teil dieses Tipps wissen Sie, wie Sie die PGP-Software installieren und einen eigenen Schlüssel anlegen. Erfahren Sie nun, wie Sie die öffentlichen Schlüssel mit Ihren E-Mail-Partnern austauschen und sich von der Echtheit fremder Schlüssel überzeugen.

Wenn Sie vorher noch nicht mit PGP gearbeitet haben, sehen Sie in der angezeigten Liste zunächst nur Ihren eigenen Schlüssel, den Sie während der Installation angelegt haben. Als nächstes müssen Sie öffentliche Schlüssel mit Ihren E-Mail-Partnern austauschen. Ihren eigenen Schlüssel verschicken Sie am schnellsten wie folgt:

  1. Starten Sie PGPkey.
  2. Markieren Sie Ihren eigenen Schlüssel in der angezeigten Liste.
  3. Wählen Sie im Menü Server erst Senden an und dann Mail-Empfänger an.
  4. Daraufhin öffnet sich ein neues E-Mail-Fenster mit einer vorgefertigten Betreffzeile und einem Dateianhang, hinter dem sich Ihr öffentlicher PGP-Schlüssel verbirgt. Geben Sie in die An-Zeile nur noch den oder die Empfänger ein und klicken Sie dann auf Senden, um den Schlüssel zu verteilen.
Sprechen Sie die Aktion mit Ihren E-Mail-Partnern ab, damit Sie ebenfalls öffentliche Schlüssel anderer Personen erhalten. Die entsprechenden Mails landen in Ihrem Outlook-Posteingang. Anschließend gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Öffnen Sie die Mail, die den öffentlichen PGP-Schlüssel einer anderen Person enthält.
  2. Doppelklicken Sie auf den Dateianhang - normalerweise eine Datei mit der Endung ASC.
  3. Auf die Frage, ob Sie die Datei öffnen oder speichern wollen, klicken Sie auf Öffnen. Oder - in älteren Windows-Versionen - Sie aktivieren die Option Öffnen und klicken dann auf Ok.
  4. Es öffnet sich automatisch ein Dialogfenster mit Informationen zum fremden PGP-Schlüssel. Klicken Sie auf die Schaltfläche Importieren.
Damit haben Sie den Schlüssel zu Ihrem PGP-Schlüsselbund hinzugefügt. Das Resultat sehen Sie, wenn Sie erneut das Programm-Modul PGPkey starten. Die Liste enthält jetzt den fremden Schlüssel.

Wenn Sie einen fremden Schlüssel erhalten und in Ihr PGP-Schlüsselbund importieren, können Sie nicht sicher sein, dass der fremde Schlüssel tatsächlich von der jeweiligen Person stammt. Unter Umständen wurde der Schlüssel zuvor manipuliert oder es wurde Ihnen ein Schlüssel unter falschem Namen untergeschoben. Um derartige Angriffe auf Ihre E-Mail-Sicherheit auszuschließen, besitzt jeder Schlüssel einen eindeutigen "Fingerabdruck". Vor der PGP-Kommunikation sollten Sie diesen Fingerabdruck gemeinsam mit dem Urheber überprüfen.

Dazu klicken Sie das PGP-Symbol in der Windows-Taskleiste an und starten über das aufklappende Menü das Schlüsselverwaltungs-Tool PGPkeys. Nun markieren Sie den Schlüssel, den Sie abstimmen wollen. Das kann Ihr eigener oder ein fremder Schlüssel sein. Anschließend rufen Sie im Menü Schlüssel den Befehl Eigenschaften auf. Im Bereich Fingerabdruck sehen Sie jetzt eine Folge englischsprachiger Begriffe. Die erscheinen auf den ersten Blick zwar recht merkwürdig, sie sind aber bewusst so gewählt, dass sie akustisch leicht voneinander zu unterscheiden sind - und das auch bei einer möglicherweise schlechten Telefonverbindung.

Rufen Sie also Ihren E-Mail-Partner an und lesen Sie die Ausdrücke im Bereich Fingerabdruck vor. Wenn sie identisch sind, können Sie dem fremden Schlüssel vertrauen. Alternativ können Sie natürlich auch das Kontrollkästchen Hexadezimal aktivieren und die Hexadezimalzahl austauschen. Telefonisch ist das allerdings nicht empfehlenswert, sodass sich in diesem Fall eher der gute alte Postweg (per Brief) anbietet. Danach verlassen Sie das Dialogfenster mit der Schaltfläche Schließen.

Sobald Sie die Echtheit eines Schlüssels überprüft haben, erklären Sie ihn für gültig und sprechen ihm Ihr Vertrauen aus. Das erreichen Sie mit folgenden Schritten:

  1. Starten Sie PGPkeys.
  2. Markieren Sie den geprüften fremden Schlüssel.
  3. Wählen Sie im Menü Schlüssel den Befehl Signieren an.
  4. Übernehmen Sie die Standardeinstellungen des daraufhin angezeigten Dialogfensters mit Ok.
  5. Prüfen Sie, ob im Dropdown-Feld Signierschlüssel Ihr eigener PGP-Schlüssel ausgewählt ist, und geben Sie dann die "Passphrase" (das Kennwort) Ihres Schlüssels ein. Die Eingabe bestätigen Sie mit Ok.
  6. Dass sich der Status des Schlüssels geändert hat, erkennen Sie anhand des inzwischen grünen Symbols in der Gültigkeitsspalte von PGPkeys. Das hat aber noch keinen Einfluss auf die Vertrauensstufe des Schlüssels. Um ihn als vertrauenswürdig einzustufen, wählen Sie im Menü Schlüssel den Befehl Eigenschaften an.
  7. Im daraufhin angezeigten Dialogfeld stellen Sie den Schieberegler im Bereich Vertrauensstufe von Nicht vertraut auf Vertraut um. Danach klicken Sie auf Schließen.
Einer sicheren Kommunikation steht damit nichts mehr im Wege. Wie genau es nun weitergeht, erfahren Sie im dritten und letzten Teil in der nächsten Woche.

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 Outlook-Helpline

Haben Sie Fragen zu Outlook 97, 98, 2000, 2002/XP oder 2003? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an:

outlook-helpline@smarttools.de

Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.

Standardvorgaben im Terminformular ändern
Versionen: Outlook 98, 2000, 2002/XP und 2003

 FRAGE:  Wenn ich einen neuen Termin anlegen will, stört mich, dass die Zeitspanne immer als "Gebucht" vorgegeben wird und dass die Dauer standardmäßig auf eine halbe Stunde eingestellt ist. Gibt es eine Möglichkeit, die Standardeinstellungen zu ändern, sodass meine Termine automatisch als "Frei" angezeigt werden und die Dauer immer eine ganze Stunde beträgt?
C. Warneke

 ANTWORT:  Dazu müssen Sie das Terminformular an Ihre Bedürfnisse anpassen und als benutzerdefiniertes Formular speichern. Anschließend setzen Sie das geänderte Formular als Standard für neue Termine im Outlook-Kalender ein. So gehen Sie vor:

  1. Wechseln Sie in Ihren Kalender und legen Sie einen neuen, leeren Termin an.
  2. Im Terminformular wählen Sie Extras-Formulare-Dieses Formular entwerfen an.
  3. Stellen Sie nun das Dropdown-Feld Zeitspanne zeigen als (98/2000) bzw. Anzeigen als (2002/2003) auf den gewünschten neuen Standardwert ein - beispielsweise "Frei".
  4. Die Standarddauer lässt sich leider nicht mit den üblichen Formularfeldern beeinflussen. Dafür müssen Sie den Skriptcode des Formulars bearbeiten, indem Sie im Menü Formular den Befehl Code anzeigen aufrufen.
  5. Im Skript-Editor wählen Sie im Menü Skript den Befehl Ereignisbehandlung (Outlook 98) bzw. Ereignishandler (Outlook 2000/2002/2003) an.
  6. Markieren Sie das Ereignis "Open" und klicken Sie auf Hinzufügen.
  7. m Editorbereich wird daraufhin das Gerüst für eine Funktion namens "Item_Open" eingefügt. In die leere Zeile zwischen Anfang und Ende der Funktion geben Sie "Duration = 60" (für 60 Minuten) ein, sodass die vollständige Funktion folgendermaßen aussieht:
Function Item_Open()
  Duration = 60
End Function

  • Schließen Sie das Fenster des Skript-Editors.
  • Im Formularentwurf wählen Sie Extras-Formulare-Formular veröffentlichen an.
  • Öffnen Sie das Dropdown-Listenfeld Suchen in und aktivieren Sie den Eintrag "Bibliothek für persönliche Formulare". Anschließend geben Sie im Feld Angezeigter Name die Bezeichnung "Termin2" ein. Danach klicken Sie auf Veröffentlichen.
  • Schließen Sie das Fenster mit dem Formularentwurf, ohne die Änderungen zu speichern.
  • Im Outlook-Kalender öffnen Sie das Menü Datei und wählen erst Ordner und dann Eigenschaften für/von 'Kalender' an.
  • Im Dropdown-Feld Bereitstellen in diesem Ordner mit wählen Sie den Eintrag "Formulare..." aus.
  • Im daraufhin angezeigten Dialogfenster wechseln Sie mit Hilfe des Dropdown-Feldes Suchen in in die "Bibliothek für persönliche Formulare". Nun erscheint eine Liste, in der Sie auch das Formular "Termin2" finden. Markieren Sie diesen Formularnamen und klicken Sie dann auf Öffnen.
  • Bestätigen Sie die Änderung der Kalendereigenschaften mit Ok.
Wenn Sie jetzt einen neuen Termin anlegen, greift Outlook auf das an Ihre Bedürfnisse angepasste Formular "Termin2" zurück, sodass die Zeitspanne automatisch auf "Frei" und die Termindauer auf 60 Minuten eingestellt ist.

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Tooltipp: AMIGO 2000 für Office 97, 2000, XP und 2003

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Verbesserung bei den Meldungen über Outlook-Webcasts?
Versionen: Outlook 97, 2000, 2002/XP und 2003

 FRAGE:  Ihre Info über den Outlook Webcast in der letzten Ausgabe finde ich hervorragend. Nur schade für die meisten Anwender, dass er zu einer Zeit stattfindet wo die meisten nicht mehr an Ihrem Arbeitsplatz sitzen. Auch die Tatsache, dass der Webcast nur in Englisch gehalten wird, ist sicherlich für viele ein Problem. Wäre es nicht möglich hier auf die deutschen Webcasts zu verweisen?
P. Mika

 ANTWORT:  Grundsätzlich versuchen wir natürlich, möglichst viele Hinweise auf Webcasts und auch auf andere Informationen in deutscher Sprache anzubieten. Leider ist es so, dass das Angebot in englischer Sprache deutlich größer ist, so dass wir nur die Wahl haben, entweder gar nicht darüber zu berichten oder den englischen Link zu veröffentlichen. Sie können aber sicher sein, dass wir auch auf deutsche Webcasts rund um Outlook hinweisen werden.

Da die englischen Webcasts von Microsoft in den USA veranstaltet werden, gibt es natürlich das Problem mit der Zeitzone, so dass viele Anwender den angegebenen Termin nicht wahrnehmen können. Hier gibt es aber glücklicherweise eine Lösung, denn jeder Webcast wird aufgezeichnet und steht nach der ersten "Ausstrahlung" noch mehrere Monate zum Abruf bereit. Sie können daher den von uns angebotenen Link nutzen und den Webcast nachträglich abrufen.

 Newsletter-Tipp

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  • Tipps und Workshops zum optimalen Einsatz der neuen Funktionen
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