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Ausgabe vom 23. November
2005 |
| In dieser
Ausgabe |
News & Downloads
- Spotlight: Mustertexte und Textbausteine für Ihre
Outlook-Mails und Word-Dokumente
- Download-Tipp: Wichtige Mails per Mausklick
anlegen
- News: Sober-Wurm verbreitet sich mit neuen
Varianten
Outlook-Helpline
- E-Mail-Adressen aus dem Nachrichtentext in den
Kontaktordner eintragen
- Outlook Rich-Text-Format für einzelne Kontakte
deaktivieren
- Tool-Helpline: E-Mails schneller weiterleiten und
ablegen
| News &
Downloads |
Spotlight: Mustertexte und Textbausteine für Ihre Outlook-Mails und Word-Dokumente
Noch nie war es so einfach E-Mails, Briefe, Berichte, Angebote und beliebige andere Dokumente mit wenigen Mausklicks zu erstellen: Mit der brandneuen Version 2.0 von SmartTools QuickText Pro können Sie auf immer wieder benötigte Musterbriefe, Vorlagen und Textbausteine jetzt noch schneller und flexibler zugreifen.
SmartTools QuickText Pro wird voll automatisch in Word integriert und steht Ihnen daher auch zum schnellen Verfassen Ihrer Outlook-Mails zur Verfügung, wenn Sie Word als E-Mail-Editor eingestellt haben.
Das genial einfache und innovative Konzept hat sich bereits bei vielen tausend Anwendern in der Praxis bewährt:
- Jeder Mustertext ist ein eigenes Dokument mit allen Formatierungen,
Grafiken und Tabellen, die Word zu bieten hat. Öffnen, ändern, speichern
- einfacher kann die Bearbeitung von Textbausteinen auch für unerfahrene
Anwender nicht sein.
- Sie haben auch größere Mengen von Mustertexten perfekt im Griff,
denn Sie legen die Dateien einfach in verschiedenen Unterverzeichnissen
ab, die SmartTools QuickText Pro Ihnen dann voll automatisch als
Kategorien im Menü anbietet (auch über mehrere Ebenen!).
- Sie müssen kein neues Programm erlernen, denn SmartTools QuickText
Pro ist fest in die Menüs von Word integriert und lässt sich
kinderleicht bedienen.
- Nutzen Sie Ihre Mustertexte ganz einfach über das Netzwerk auch mit
mehreren Anwendern. Alle Dokumente werden an einer Stelle zentral
abgelegt, so dass Sie einen Mustertext nur ein einziges Mal erstellen
und bearbeiten müssen.
http://www.add-in-world.com/katalog/quicktext-pro/
Download-Tipp: Wichtige Mails per Mausklick anlegen
Sie schreiben Tag für Tag E-Mails an die gleichen Empfänger? Sie tippen immer wieder dieselben Namen und Betreffzeilen ein? SmartTools QuickMail verspricht schnelle Abhilfe:
Nachdem Sie in einem komfortablen Dialog die wichtigsten Empfänger samt Betreffzeilen festgelegt haben genügt in Zukunft ein einziger Mausklick in die neu installierte QuickMail-Liste in Outlook 2003, 2002/XP oder 2000, um eine neue Mail zu erstellen. Empfänger und Betreff werden automatisch vorgegeben, so dass Sie nur noch den gewünschten Text eingeben und auf Senden klicken müssen.
SmartTools Publishing stellt Ihnen diese nützliche Outlook-Erweiterung zum kostenlosen Download zur Verfügung:
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Kostenloser
Download von QuickMail für
Outlook |
News: Sober-Wurm verbreitet sich mit neuen Varianten
Bereits in der letzten Ausgabe haben wir von neuen Varianten des Sober-Wurms berichtet, die sich in den letzten Tagen per Mail verbreiten. Die neuesten Versionen erwecken den Anschein, entweder vom Bundeskriminalamt (BKA) oder der Fernsehshow "Wer wird Millionär" zu stammen. Im Endeffekt ist es aber unwichtig, auf welche Weise versucht wird, Sie auszutricksen; der Sober-Wurm lebt alleine davon, dass es immer noch Anwender gibt, die Mail-Anhänge entpacken und ohne weitere Prüfung bedenkenlos starten. Auf dem Bildschirm erscheint dann lediglich eine lapidare Fehlermeldung, aber tatsächlich installiert sich der Wurm und verschickt anschließend im Hintergrund fleißig E-Mails mit Kopien des Sober-Wurms an jede Adresse, die sich auf dem Rechner finden lässt.
Dabei könnte man die Verbreitung des Wurms mit einfachsten Mitteln verhindern. Abgesehen davon, dass der Inhalt der infizierten Mails bereits äußerst verdächtig ist, sollte man es sich zum Grundsatz machen, keine empfangene Datei ohne Prüfung durch einen Virenscanner zu starten. Dazu müssen Sie noch nicht einmal umfangreiche Schutzpakete mit teuren Abogebühren erwerben: ClamWin Free Antivirus ist ein kostenloser Virenscanner für Windows, der sich voll automatisch installiert und mehrmals pro Woche die neuesten Virendefinitionen abruft. ClamWin kann sich dabei auf Wunsch in Outlook integrieren und jede ein- und ausgehende Mail automatisch prüfen. Wird dabei ein Virus oder ein Wurm entdeckt, entfernt ClamWin ihn aus der Mail und ersetzt ihn durch einen entsprechenden Hinweistext. So kommen Sie erst gar nicht in Versuchung, den gefährlichen Anhang zu starten. Sie finden den Download von ClamWin Free Antivirus unter:
http://www.clamwin.net
Leider steht ClamWin zurzeit nur in Englisch zur Verfügung, aber es installiert sich wie gesagt voll automatisch und arbeitet absolut einwandfrei mit deutschen Windows- und Outlook-Versionen zusammen.
| Outlook-Tipp der
Woche |
Outlook-Adressen komfortabel über die Zwischenablage übernehmen, Teil 2
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP und 2000
Sie möchten eine Adresse aus Ihren Outlook-Kontakten schnell über die Zwischenablage in eine andere Anwendung übernehmen? Das ist zwar grundsätzlich möglich, das Ergebnis muss in der Regel nachbearbeitet werden, weil Outlook beispielsweise neben der Adresse auch Telefon, Fax usw. überträgt. Außerdem werden Vor- und Nachname in der falschen Reihenfolge dargestellt, weil Sie Ihre Kontakte natürlich nach dem Nachnamen sortiert haben. Das Problem lässt mit einem kleinen Makro lösen, das wir Ihnen in der letzten Woche vorgestellt haben.
Sehen wir uns im Folgenden die Funktionsweise unserer Lösung etwas genauer an: Im ersten Schritt wird geprüft, ob entweder ein Kontakt im Bearbeitungsfenster geöffnet oder in der Übersicht markiert ist. Wenn nicht, wird eine entsprechende Meldung angezeigt und die Prozedur verlassen. Andernfalls werden die aktuellen Adressdaten zunächst in lokale Variablen wie "strAnrede", "strVorname", "strFirma" usw. übertragen. Dabei wird dafür Sorge getragen, dass der Vorname und weitere Vornamen sowie der Nachname und ein eventuell vorhandener Zusatz wie "Jun" oder "Sen" zusammengefasst werden. Die eigentlichen Adressdaten (Strasse, Postleitzahl, Ort, Land) ermitteln wir abhängig davon, welche Adresse über die Option Dies ist die Postanschrift als zu verwendende Anschrift eingestellt ist. Im Anschluss daran wird abhängig vom Kontakt-Typ "Privat" oder "Geschäftlich" die Adresse zeilenweise zusammengesetzt.
Geschäftliche Kontakte erhalten als Anrede generell "Firma", private Kontakte die eingestellte Anrede. Bei geschäftlichen Kontakten wird bei Vorhandensein noch der Ansprechpartner hinzugefügt, wobei für "Herr" eine Umsetzung auf "Herrn" erfolgt. "vbCrLf" sorgt jeweils für einen Zeilenumbruch bzw. bei doppelter Verwendung für eine Leerzeile. Wenn Sie einzelne Adressdaten wie zum Beispiel das Land nicht übernehmen möchten, setzen Sie einfach das REM-Zeichen (einfaches Hochkomma, ') zur Auskommentierung vor die betreffende Zeile:
'strAdr = strAdr & vbCrLf & vbCrLf & strLand
Der Aufruf des Makros erfolgt über ein Symbol, das einmal in der Ordner-Ansicht und einmal im Bearbeitungsfenster der Kontakte hinzugefügt wird:
- Öffnen Sie einen beliebigen Kontakte-Ordner.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Symbolleiste und
wählen Sie Anpassen im Kontextmenü
an.
- Wechseln Sie auf die Registerkarte "Befehle" und markieren Sie in
der Liste Kategorien den Eintrag
"Makros".
- Ziehen Sie nun den Prozedureintrag "AdresseKopieren" aus der Liste
Befehle in eine beliebige Symbolleiste
an die gewünschte Position.
- Klicken Sie das Symbol mit der rechten Maustaste an und ändern Sie
den Namen beispielsweise in "Adresse in Zwischenablage".
- Wählen Sie über Schaltflächensymbol
ändern als Symbol zum Beispiel den kleinen nach oben
weisenden blauen Pfeil.
- Klicken Sie im Dialog "Anpassen" auf die Schaltfläche Schließen.
- Öffnen Sie nun einen beliebigen Kontakt per Doppelklick zur
Bearbeitung und wiederholen Sie die Schritte 2. bis 8., um auch hier ein
Symbol für das Kopieren der Adresse einzufügen.
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ANZEIGE Endlich Notizen und Kommentare für Ihre
E-MailsAuf dieses pfiffige Tool wollen Sie bei der Bearbeitung Ihrer E-Mails bald nicht mehr verzichten: Mit SmartTools E-Mail-Notizen Pro erstellen Sie ganz einfach per Mausklick einen virtuellen Notizzettel zu jeder beliebigen E-Mail in Outlook 2003, 2002/XP und 2000. Stichworte zur Beantwortung der Mail, eine Telefon-Notiz oder andere Kommentare zu einer Nachricht gehen nie wieder verloren und können auf Wunsch sogar anderen Anwendern zur Verfügung gestellt werden, ohne die E-Mail selber zu verändern. Weitere Highlights von SmartTools E-Mail-Notizen Pro:
SmartTools E-Mail-Notizen Pro - Einzelplatzlizenz SmartTools E-Mail-Notizen Pro - Netzwerklizenz |
| Outlook-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Outlook 2003, 2002/XP, 2000 oder 97/98? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte keine Dateien schicken!) an:
outlook-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe eine oder mehrere Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
E-Mail-Adressen aus dem Nachrichtentext in den Kontaktordner eintragen
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 97/98
FRAGE: Ich weiß, dass ich beim Lesen einer Mail den Absender per Mausklick zu meinen Outlook-Kontakten hinzufügen kann. Dazu muss ich den Absender (das Von-Feld) im Kopfzeilenbereich mit der rechten Maustaste anklicken und anschließend Zu den Kontakten hinzufügen anwählen. Gibt es eine so komfortable Lösung auch für E-Mail-Adressen, die im normalen Nachrichtentext stehen? Es kommt zum Beispiel häufiger vor, dass ich den ursprünglichen Absender aus einer weitergeleiteten Mail in meinen Kontaktordner einbinden möchte.
Diverse Anfragen
ANTWORT: Sie brauchen zwar ein paar Mausklicks mehr, als wenn Sie eine Absenderadresse aus den Nachrichtenkopfzeilen übernehmen. Im Prinzip gestaltet sich die Erfassung einer E-Mail-Adresse aus dem Nachrichtentext aber fast genau so komfortabel.
- Öffnen Sie die Mail, die die entsprechende Adresse enthält.
- Falls die Adresse bereits als blau unterstrichener Hyperlink (oft
mit dem Zusatz "mailto:") angezeigt wird, klicken Sie sie einmal mit der
linken Maustaste an, um ein neues Nachrichtenfenster mit der Adresse im
An-Feld zu öffnen. Sollte die zu
übernehmende Adresse nur als simpler Text dargestellt werden, markieren
Sie sie und ziehen Sie die Markierung dann mit der Maus auf bzw. in den
Ordner Posteingang. Damit erstellen
Sie eine neue Nachricht, in der die E-Mail-Adresse im Textbereich
erscheint. Markieren Sie jetzt diese Adresse und ziehen Sie sie in das
An-Feld des aktuellen
Nachrichtenfensters.
- Verlassen Sie das An-Feld und
gehen Sie zum Beispiel in die Zeile Betreff, damit Outlook die Empfängeradresse
prüft und daraufhin unterstreicht. Falls die Prüfung nicht automatisch
erfolgt, beschleunigen Sie den Vorgang per Extras-Namen überprüfen.
- Nun können Sie die Adresse wie eine normale Absenderadresse zu Ihren
Kontakten hinzufügen. Dazu klicken Sie die Angabe im An-Feld mit der
rechten Maustaste an und rufen im Kontextmenü den Befehl Zum Ordner 'Kontakte' hinzufügen (Outlook
98), Zu den Kontakten hinzufügen
(Outlook 2000/2002) bzw. Zu Outlook-Kontakten
hinzufügen (Outlook 2003) auf.
- Vervollständigen Sie die Kontaktinformationen und speichern Sie
sie.
- Schließen Sie die Nachricht, aus der Sie die Kontaktdaten übernommen
haben, ohne sie zu senden oder zu speichern.
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ANZEIGE Barcodes ganz einfach mit Word, Excel und Access
ausgebenBarcode für Windows ist ein Komplettpaket zum Erstellen von Barcodes in Word, Excel und Access. Sie erhalten TrueType-Schriften sowie ein leistungsfähiges Programm zur Berechnung der Prüfziffern, das Sie komfortabel bedienen oder aus den Office-Applikationen heraus steuern können. Erstellen Sie mit wenig Aufwand Etiketten, CD-Einleger, Druckvorlagen oder sogar Serienbriefe in Word mit integrierten Barcodes. Alle gängigen Barcodes sind enthalten. Unter anderem:
http://www.add-in-world.com/katalog/barcode/ |
Outlook Rich-Text-Format für einzelne Kontakte deaktivieren
Versionen: Outlook 2003 und 2002/XP
FRAGE: Können Sie mir sagen, wie ich für einen einzelnen Kontakt die Verwendung des "Outlook Rich-Text-Formats" ausschalte? Ich möchte, dass E-Mails an diese Person immer im reinen Textformat verschickt werden.
H. Leuchs
ANTWORT: Standardmäßig bestimmen Outlook 2003 und 2002/XP selbst, in welchem Format E-Mails an Empfänger aus Ihrem Kontaktordner verschickt werden. Wenn Sie für einzelne Kontakte explizit das reine Textformat einstellen wollen, müssen Sie die Eigenschaften per Kontextmenü bearbeiten.
Dazu öffnen Sie den gewünschten Kontakt und klicken mit der rechten Maustaste auf die Adresse im Feld E-Mail. Im Kontextmenü wählen Sie den Befehl Outlook-Eigenschaften (Outlook 2003) bzw. Eigenschaften (Outlook 2002/XP) an. Nun stellen Sie im Dropdown-Feld Internetformat "Als Nur-Text senden" ein. Bestätigen Sie die Änderung mit Ok und speichern Sie anschließend den Kontakt.
Tool-Helpline: E-Mails schneller weiterleiten und ablegen
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP und 2000
FRAGE: Ich muss jeden Tag sehr viele neue Mails bearbeiten und ertappe mich dabei, dass ich immer wieder dieselben Arbeitsschritte ausführe: Ich klicke auf Weiterleiten, wähle den Empfänger der Mail aus, schicke die Mail ab und verschiebe dann die Originalnachricht in den passenden Outlook-Ordner. Lässt sich das nicht irgendwie automatisieren?
G. Kunstmann
ANTWORT: Das ist eine häufig gestellt Frage, denn bei genauerer Betrachtung verwenden viele Anwender immer wieder dieselben Weiterleitungen beispielsweise in die Buchhaltung, an den Vertrieb oder an einen anderen zuständigen Sachbearbeiter. Wir haben daher den kostenlosen Mailassistenten für Outlook entwickelt, der Ihnen genau in diesen Situationen weiterhilft:
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Kostenloser
Download des
Mail-Verteilers |
Nach der automatischen Installation legen Sie in einem komfortablen Dialog fest, an welche Personen oder Abteilungen Sie regelmäßig Mails weiterleiten müssen. Dabei wählen Sie eine entsprechende E-Mail-Adresse aus und auf Wunsch einen Ordner, in dem die weitergeleiteten Mails abgelegt werden.
In Zukunft ist Ihr Posteingang dann in Windeseile aufgeräumt: Sie gehen die einzelnen Mails durch und markieren in der Liste des Mailverteilers einfach den Empfänger, an den Sie weiterleiten möchten. Der Assistent legt für Sie voll automatisch die Weiterleitung an, trägt die Empfängeradresse ein, verschickt die Mail und legt das Original anschließend im gewünschten Ordner ab. Einfacher und schneller geht es nicht...
| Newsletter-Tipp |
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