Ausgabe vom 23. Februar 2005  In dieser Ausgabe Outlook-News & Downloads Spotlight: Outlook-Daten schnell, komfortabel und voll automatisch sichern Download-Tipp: Der komfortable SmartTools Mail-Verteiler Outlook-Tipp der Woche Tipps und Kniffe zur effektiven Aufgabenverwaltung Outlook-Helpline Markierte oder geöffnete Nachricht per VBA erkennen Lookout-Suchmaschine wieder deinstallieren Newsletter-Tipp Office XP und 2003-Tipps kostenlos per E-Mail  Outlook-News & Downloads Spotlight: Outlook-Daten schnell, komfortabel und voll automatisch sichern Was würde passieren, wenn Ihre Outlook-Daten plötzlich und unerwartet verloren gehen? Wenn Sie regelmäßig mit Outlook arbeiten wäre das ein echtes Problem, denn Sie verlieren meistens nicht nur E-Mails, sondern auch wichtige Adressen, Termine aus dem Kalender, Aufgaben und Notizen. Hinzu kommt ein erheblicher Einrichtungsaufwand, um alle Filter und Regeln, Kategorien, Signaturen, Symbolleisten und E-Mail-Konten so einzurichten, dass Sie wieder wie gewohnt arbeiten können. Mit dem brandneuen SmartTools Outlook Backup haben Sie diese Probleme zuverlässig im Griff: Machen Sie sich nie wieder sorgen um Ihre Daten, denn der Backup-Vorgang lässt sich mit wenig Aufwand automatisieren. SmartTools Outlook Backup sichert nicht nur einfach die Datendatei, sondern kümmert sich außerdem um Ihre Outlook-Symbolleiste, Kategorien, E-Mail-Kontoeinstellungen, Signaturen, Filter und Regeln. Bei einem Datenverlust sparen Sie viele Stunden Konfigurationsaufwand, denn alle gesicherten Informationen lassen sich mit wenigen Mausklicks wiederherstellen. SmartTools Outlook Backup bietet eine übersichtliche Benutzeroberfläche, die auch von weniger erfahrenen Anwendern komfortabel bedient werden kann. Intelligente Assistenten leiten Sie sicher durch das Anlegen und das Wiederherstellen einer Datensicherung. SmartTools Outlook Backup ist ab sofort verfügbar und kann zur Zeit mit 10% Einführungsrabatt bestellt werden. Weitere Infos finden Sie unter: http://www.add-in-world.com/katalog/outlook-backup/ Download-Tipp: Der komfortable SmartTools Mail-Verteiler Versionen: Outlook 2000, 2002/XP und 2003 Mit diesem kostenlosen Assistenten für Outlook haben Sie die Organisation Ihrer E-Mails optimal im Griff: In einem komfortablen Dialog legen Sie fest, an welche Personen oder Abteilungen Sie regelmäßig Mails weiterleiten müssen. Dabei wählen Sie eine entsprechende E-Mail-Adresse aus und auf Wunsch einen Ordner, in dem die weitergeleiteten Mails abgelegt werden. In Zukunft ist Ihr Posteingang dann in Windeseile aufgeräumt: Sie gehen die einzelnen Mails durch und markieren in der Liste des Mailverteilers einfach den Empfänger, an den Sie weiterleiten möchten. Der Assistent legt für Sie voll automatisch die Weiterleitung an, trägt die Empfängeradresse ein, verschickt die Mail und legt das Original anschließend im gewünschten Ordner ab. Einfacher und schneller geht es nicht... Der nützliche Helfer kann aber noch mehr: in dem komfortablen Optionen-Dialog können Sie auch bestimmen, dass die Mail entweder nur weitergeleitet und nicht abgelegt, weitergeleitet und dann gelöscht oder einfach ohne Weiterleitung nur abgelegt wird. Sie finden den kostenlosen Download unter:  SmartTools Mail-Verteiler für Outlook  Outlook-Tipp der Woche Tipps und Kniffe zur effektiven Aufgabenverwaltung Versionen: Outlook 2000, 2002/XP und 2003 Der Aufgabenblock, also der Bereich rechts unten im Kalender mit einer Liste der anstehenden Aufgaben, fristet meist ein Schattendasein. Und wenn Sie ihn einmal nutzen, dann liefert er vermeintlich die falschen Resultate. Dann nämlich, wenn Sie ein Datum in der Zukunft markieren und der Aufgabenblock immer noch die Aufgaben von heute anzeigt, obwohl Sie doch eigentlich wissen wollten, welche Aufgaben an dem ausgewählten Datum anstehen. Im Folgenden möchten wir Ihnen einige nützliche Tipps vorstellen, die ein effektiveres Arbeiten mit dem Aufgabenblock ermöglichen. Richtig eingesetzt, wird ein Wechsel in den eigentlichen Aufgabenordner nahezu überflüssig. Das spart darüber hinaus sogar einiges an Zeit. Die passenden Aufgaben zum markierten Datum Das bereits angesprochene Manko, dass der Aufgabenblock normalerweise immer die Einträge für den heutigen Tag anzeigt, beseitigen Sie mit wenigen Handgriffen: Wechseln Sie in den Kalender und klicken Sie im Aufgabenblock die Zeile mit der Aufschrift "Hier klicken, um Aufgabe zu erstellen" mit der rechten Maustaste an. Daraufhin öffnet sich ein Kontextmenü, in dem Sie erst Ansicht Aufgabenblock und dann Aktive Aufgaben für markierte Tage anwählen. Da Sie das Datum noch nicht gewechselt haben, werden Sie zunächst keinen Unterschied feststellen. Aber machen Sie den Test und lassen Sie sich im Kalender einen Tag im nächsten Monat anzeigen. Die Liste im Aufgabenblock wird jetzt vermutlich ganz anders aussehen. Die genaue Kontrolle über die Aufgaben an einem konkreten Termin macht das Projekt-Management deutlich effizienter. Zusätzliche Informationen anzeigen Die Änderung des zeitlichen Bezugspunkts ist aber nicht die einzige Anpassungsmöglichkeit des Aufgabenblocks. Praktisch wäre es zum Beispiel, wenn in der Liste auch das Fälligkeitsdatum angezeigt würde. Kein Problem, führen Sie einfach folgende Schritte aus: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine der grau hinterlegten Spaltenüberschriften - beispielsweise "Aufgabenblock". Wählen Sie das Kontextmenü Feldauswahl an. Daraufhin erscheint ein neues Fenster, das "Häufig verwendete Felder" für Outlook-Aufgaben anzeigt. Zeigen Sie auf den Feldnamen "Fällig am" und ziehen Sie den Eintrag mit der Maus aus der Feldauswahl in den Aufgabenblock, und zwar rechts neben die Spaltenüberschrift "Aufgabenblock". Kleine rote Pfeile markieren die Spaltenposition, an der das Fälligkeitsfeld eingefügt wird. Dort lassen Sie die Maustaste wieder los. Schließen Sie die Feldauswahl mit der Schließen-Schaltfläche. Um die neuen Informationen möglichst kompakt darzustellen, ändern Sie das Format des Fälligkeitsdatums. Dazu klicken Sie die zugehörige Spaltenüberschrift im Aufgabenblock mit der rechten Maustaste an und wählen im Kontextmenü den Befehl Spalten formatieren an. Ändern Sie das Format mit Hilfe des Dropdown-Felds in die Notierung "Wochentag, Tag.Monat" (Anzeigeform beispielsweise "Mi 15.01"). Anschließend verlassen Sie das Dialogfeld mit Ok. Wenn das Datum immer noch nicht vollständig zu sehen ist, ziehen Sie den linken Rand der Spaltenüberschrift "Fällig am" mit der Maus nach links. Allein der geringe Platz wird Sie davon abhalten, weitere Felder in den Aufgabenblock zu ziehen. Doch theoretisch ist das natürlich jederzeit machbar. Mehr Übersicht mit Gruppierungen Ein echtes Projekt-Management bietet Outlook zwar nicht. Aber immerhin können Sie Aufgaben Kategorien zuweisen, anhand derer sich die Einträge bestimmten Themenbereichen zuordnen lassen. Mit einer entsprechend gegliederten Ansicht wird auch der Aufgabenblock überschaubarer. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Zeile "Hier klicken, um Aufgabe zu erstellen" und rufen Sie im Kontextmenü den Befehl Aufgabenblock: Einstellungen und danach Gruppieren auf. Öffnen Sie das Dropdown-Feld im Bereich der ersten Gruppierungsebene, um den Eintrag "Kategorien" aus der Liste auszuwählen. Achten Sie darauf, dass das Kontrollkästchen Feld in Ansicht anzeigen ausgeschaltet ist. Weitere Gruppierungsebenen sind nicht erforderlich, weshalb Sie das Dialogfeld mit Ok schließen. Im Aufgabenblock klicken Sie auf die kleinen Plus-/Minussymbole neben der Kategorieüberschrift, um die untergeordneten Einträge ein- bzw. auszublenden. Sie sehen daran, dass der Aufgabenblock wesentlich leistungsfähiger ist als er zunächst aussieht. Über die Kontextmenüs stehen Ihnen noch diverse andere Ansichtsoptionen zur Verfügung. Die Bezeichnung "Kontextmenü" macht ihrem Namen hier allerdings alle Ehre, denn die Befehlsauswahl differiert, je nachdem, ob Sie die Spaltenüberschriften, die Eingabezeile für eine neue Aufgabe oder einen einzelnen Aufgabeneintrag anklicken. ANZEIGE  Excel-Tabellen automatisch vergleichen und zusammenführen Der Synkronizer 8.0 Premium liefert genau die Funktionen, die Microsoft in Excel vergessen hat: Er kann Ihre Kalkulationsmodelle, Tabellen, Listen und Datenbanken in Excel voll automatisch vergleichen, Unterschiede markieren und auf Wunsch zu einer einzigen aktuellen Version zusammenführen. Sparen Sie künftig viele Stunden mühseliger Kleinarbeit, denn der Synkronizer 8.0 Premium wird Ihnen bei der täglichen Arbeit mit Excel immer wieder eine unentbehrliche Hilfe sein. Zum Beispiel: Führen Sie mehrere Versionen der gleichen Tabelle in einer einzigen Datei zusammen, die alle Änderungen der anderen Versionen enthält. Markieren Sie mit wenigen Mausklicks die Unterschiede zwischen zwei Versionen eines Kalkulationsmodells. Arbeiten Sie Änderungen voll automatisch in eine Liste (Priese, Artikel, Aufträge etc.) ein. Erstellen Sie aus mehreren Adresslisten eine einzige Adressliste ohne Duplikate. Kombinieren Sie zwei Listen mit unterschiedlichen Informationen zu einer aussagekräftigen Gesamtliste. Weitere Informationen zu diesem unentbehrlichen Excel-Tool finden Sie unter: http://www.add-in-world.com/katalog/synkronizer/  Outlook-Helpline Haben Sie Fragen zu Outlook 97, 98, 2000, 2002/XP oder 2003? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an: outlook-helpline@smarttools.de Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter. Markierte oder geöffnete Nachricht per VBA erkennen Versionen: Outlook 2000, 2002/XP und 2003  FRAGE:  Ich habe ein kleines Makro geschrieben, das den Text aus einer Nachricht in die Zwischenablage kopiert, damit er von dort aus in ein Word-Dokument eingefügt werden kann. Das Makro wird über ein eigenes Symbol aufgerufen und greift über "ActiveExplorer.Selection" beziehungsweise "Inspector.CurrentItem" auf die Nachrichten zu. Beim Einsatz des Makros in unserer Firma werden den Anwendern jedoch immer wieder Laufzeitfehler angezeigt, wenn beim Klick auf das Symbol keine Nachricht markiert oder geöffnet ist. Können sie mir einen Tipp geben, wie sich zuverlässig erkennen lässt, ob eine Nachricht markiert oder geöffnet ist? O. Reimers  ANTWORT:  Ergänzen Sie Ihr Makro um die folgende Prüfroutine: Dim objInsp As Inspector Dim objExpl As Explorer Dim objMail As MailItem   On Error Resume Next   Set objInsp = ActiveInspector   If Err <> 0 Or objInsp Is Nothing Then     Err = 0     Set objExpl = ActiveExplorer     Set objMail = objExpl.Selection.Item(1)     If Err <> 0 Or objMail Is Nothing Then       Beep       MsgBox "Keine Nachricht markiert geöffnet...", _              vbOKOnly + vbExclamation, "Problem:"       Exit Sub     End If   Else     Err = 0     Set objMail = objInsp.CurrentItem     If Err <> 0 Or objMail Is Nothing Then       Beep       MsgBox "Dieses Element ist keine Nachricht...", _              vbOKOnly + vbExclamation, "Problem:       Exit Sub     End If   End If Zunächst wird mit "On Error Resume Next" die Anzeige von Laufzeitfehlern ausgeschaltet. Anschließen erfolgt der Versuch, ein Inspector-Objekt über "ActiveInspector" zu initialisieren. Schlägt dieser Versuch fehl, so ist kein Fenster, beispielsweise für die Bearbeitung einer Nachricht, geöffnet. Es wird dann versucht, über "ActiveExplorer" und "Selection.Item(1)" ein MailItem-Objekt zu initialisieren. Klappt auch dieser Versuch nicht, ist weder eine Nachricht in einem separaten Fenster geöffnet oder ein Element vom Typ "Nachricht" in der Übersicht markiert. Eine entsprechende Meldung informiert den Anwender darüber und das Makro wird verlassen. Ist ein separates Fenster geöffnet, wird über "CurrentItem" in einem zweiten Schritt versucht, ein MailItem-Objekt zu initialisieren. Das schlägt zum Beispiel fehl, wenn gerade ein Termin oder ein Kontakt angezeigt wird. Eine entsprechende Meldung informiert wieder den Anwender darüber und das Makro wird verlassen. Andernfalls steht nun mit "objMail" ein initialisiertes MailItem-Objekt für den weiteren Zugriff auf die geöffnete oder markierte Nachricht zur Verfügung. ANZEIGE  Serienfaxe und Zeitversetztes Faxen für Word und FRITZ!fax Endlich klappt das Faxen direkt aus Word ohne Probleme: Verschicken Sie Einzel- und Serienfaxe in Zukunft mit Word 97, 2000, 2002/XP und 2003 noch flexibler und zuverlässiger Sparen Sie bares Geld durch das Zeitversetzte Senden Ihrer Faxe Flexible und einfache Konfiguration für jedes System Der SmartTools Fritz Fax Assistent kann 30 Tage lang kostenlos getestet werden: http://www.add-in-world.com/katalog/fritzfaxassi/ Lookout-Suchmaschine wieder deinstallieren Versionen: Outlook 2000, 2002/XP und 2003  FRAGE:  In einer zurückliegenden Outlook Weekly-Ausgabe hatten Sie von der Suchmaschine "Lookout" berichtet. Ich hatte das Tool daraufhin installiert, dabei aber nicht genau auf die Systemvoraussetzungen geachtet. So funktionierte Lookout nicht korrekt, weil mein System unter Windows ME läuft und nicht unter Windows 2000 oder XP. Nun finde ich aber keine Möglichkeit zum Deinstallieren der Software. Wissen Sie, wie ich das Add-In aus Outlook entferne? C. Müller  ANTWORT:  Als Outlook-Add-In besitzt Lookout keinen eigenen Eintrag im Windows-Startmenü und somit haben Sie dort wahrscheinlich vergeblich nach einer "Uninstall-Routine" gesucht. Dennoch ist es normalerweise kein Problem, Lookout wieder vom Rechner zu entfernen. Sie finden die entsprechende Option im Software-Bereich der Systemsteuerung. Wählen Sie dazu im Windows-Startmenü erst Einstellungen und dann Systemsteuerung an oder rufen Sie in Windows XP die Systemsteuerung direkt aus dem Startmenü auf. Anschließend öffnen Sie das Software-Symbol. In der Liste installierter Programme suchen Sie den Eintrag "Lookout" und markieren ihn per Mausklick. Um das Programm zu deinstallieren, klicken Sie dann - je nach Betriebssystemversion - auf die Schaltfläche Hinzufügen/Entfernen oder Entfernen. Anschließend befolgen Sie die Bildschirmhinweise.  Newsletter-Tipp Office XP und 2003-Tipps kostenlos per E-Mail Der SmartTools Office XP Insider ist ein kostenloser E-Mail-Newsletter, der sich ausschließlich mit den neuen Funktionen von Office XP und 2003 beschäftigt: Praktische Tipps zur Installation Tipps und Workshops zum optimalen Einsatz der neuen Funktionen Wichtige Infos und Tipps für den Umstieg von anderen Office-Versionen Download-Links zu aktuellen Erweiterungen und Service Releases für Office XP/2003 Helpline für Ihre individuellen Fragen zu Office XP und 2003 Klicken Sie hier für Ihr kostenloses Abo!  Abonnementverwaltung Um SmartTools Outlook Weekly abzubestellen, senden Sie einfach das Kommando "unsubscribe" an die Adresse outlook-weekly-html-request@smarttools.de Bitte beachten Sie, daß das Kommando im Nachrichtentext stehen muß (nicht im Betreff) und Sie keine Mail im HTML-Format senden dürfen. 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Version: 6.0.859 / Virus Database: 585 - Release Date: 14.02.2005