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Ausgabe vom 23. Februar
2006 |
| In dieser
Ausgabe |
News & Downloads
- Spotlight: SmartTools Outlook Backup 2.0 -
Komfortable Sicherung für Ihre Outlook-Daten
- Download-Tipp: Outlook-Formulare perfekt
drucken
- Update: Probleme mit großen Anhängen in Outlook
2002/XP
- News: Aktualisierung des Junk-Mail-Filters von
Outlook 2003
Outlook-Helpline
Newsletter-Tipp
| News &
Downloads |
Spotlight: SmartTools Outlook Backup 2.0 - Komfortable Sicherung für Ihre Outlook-Daten
Was würde passieren, wenn Ihre Outlook-Daten plötzlich und unerwartet verloren gehen? Wenn Sie regelmäßig mit Outlook arbeiten wäre das ein echtes Problem, denn Sie verlieren meistens nicht nur E-Mails, sondern auch wichtige Adressen, Termine aus dem Kalender, Aufgaben und Notizen.
Hinzu kommt ein erheblicher Einrichtungsaufwand, um alle Filter und Regeln, Kategorien, Signaturen, Symbolleisten und E-Mail-Konten so einzurichten, dass Sie wieder wie gewohnt arbeiten können.
Mit SmartTools Outlook Backup 2.0 haben Sie diese Probleme zuverlässig im Griff:
- Machen Sie sich nie wieder sorgen um Ihre Daten, denn der
Backup-Vorgang lässt sich mit wenig Aufwand automatisieren.
- SmartTools Outlook Backup 2.0 sichert nicht nur einfach die
Datendatei, sondern kümmert sich außerdem um Ihre Outlook-Symbolleiste,
Kategorien, E-Mail-Kontoeinstellungen, Signaturen, Filter und
Regeln.
- Bei einem Datenverlust sparen Sie viele Stunden
Konfigurationsaufwand, denn alle gesicherten Informationen lassen sich
mit wenigen Mausklicks wiederherstellen.
- Die aktuelle Version 2.0 von SmartTools Outlook Backup kann
Ihre Daten noch schneller sichern, Outlook vor der Sicherung beenden und
danach neu starten, noch mehr Informationen wie
Übertragungseinstellungen, Ansichten und Junk-Mail-Filter sichern bzw.
zurückspielen usw.
SmartTools Outlook Backup 2.0 kann zurzeit mit 10% Einführungsrabatt bestellt werden. Weitere Infos finden Sie unter:
http://www.add-in-world.com/katalog/outlook-backup/
Download-Tipp: Outlook-Formulare perfekt drucken
Wer Outlook individuell erweitern will, kommt nicht an benutzerdefinierten Formularen vorbei. Ernüchterung kehrt erst ein, wenn es ans Drucken der Formularinhalte und ganz besonders der benutzerdefinierten Formular-/Ordnerfelder geht. Wenn Sie in Ihrem Formular Datei-Seitenansicht aufrufen, sehen Sie nur eine nüchterne Liste, in der nicht einmal die Formatierungen der benutzerdefinierten Felder übernommen werden. Leider bietet Outlook keinerlei Funktionen an, mit denen Sie das Drucklayout beeinflussen könnten.
In unserem kostenlosen Download zeigen wir, wie Sie individuell angepasste Formulare so zu Papier bringen, dass das Druckergebnis weitgehend mit der Eingabemaske übereinstimmt:
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Techinfo
zu Outlook-Formularen kostenlos
herunterladen! |
Update: Probleme mit großen Anhängen in Outlook 2002/XP
In einer aktuellen Techinfo weist Microsoft auf ein neu entdecktes Problem in Outlook 2002/XP hin: Mails mit Anhängen, die größer als 20 MB sind, werden zwar vom Server heruntergeladen, aber dann nicht in der PST-Datei gespeichert. Stattdessen geht der Anhang einfach verloren und Sie können nur auf den reinen Mailtext zugreifen. Es steht bereits ein Bugfix zur Verfügung, der das Problem behebt. Weitere Informationen finden Sie unter:
Probleme mit großen Anhängen in Outlook 2002/XP
News: Aktualisierung des Junk-Mail-Filters von Outlook 2003
Auch im Februar hat Microsoft den Junk-E-Mail-Filter für Outlook 2003 aktualisiert. Das Update vom 13.2.2006 inklusive aller vergangenen Aktualisierungen finden Sie unter:
Aktualisierung des Junk-Mail-Filters
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| Outlook-Tipp der
Woche |
Nachrichten komfortabel auf der Festplatte speichern, Teil 1
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP und 2000
Wenn Sie Nachrichten im MSG-Format auf der Festplatte speichern, um später einfach wieder auf zu zugreifen zu können, ist das leider nicht besonders komfortabel: Nachricht öffnen, Datei-Speichern unter anwählen, Ordner lokalisieren, Dateityp "Nachrichtenformat (*.msg)" einstellen und auf Speichern klicken. Besonders ärgerlich: Beim nächsten Speichern geht das alles wieder von vorne los, denn Outlook merkt sich weder den gewählten Ordner noch das eingestellte Format. Auch die Alternative, eine Nachricht per Drag & Drop aus Outlook in einen Ordner zu ziehen, ist recht umständlich, da dazu immer erst einmal das Outlook-Fenster verkleinert, der Windows-Explorer gestartet und der gewünschte Ordner gesucht werden muss. In diesem Tipp der Woche stellen wir Ihnen eine Lösung vor, die diese Aufgabe auf wenige Mausklicks reduziert.
Der komfortabelste Weg, eine Nachricht zu speichern, ist die Anzeige eines "Speichern unter"-Dialogs, wie Outlook das bei der Standardfunktion auch tut. Im Gegensatz zu anderen Office-Anwendungen wie Word oder Excel, bei denen interne Dialoge für solche Aufgaben genutzt werden können, muss bei Outlook jedoch auf externe Dialoge zurückgegriffen werden. Diese stellt Windows über die so genannten "Common Dialogs", eine Einrichtung für den Einsatz häufig genutzter Dialoge in eigenen Anwendungen, zur Verfügung. Der erste Schritt auf dem Weg, Nachrichten komfortabel im MSG-Format zu speichern, besteht also in der Einbindung des "Speichern unter"-Dialogs:
- Wechseln Sie mit Alt+F11 in die VBA-Entwicklungsumgebung.
- Wählen Sie das Menü Einfügen-Modul
an, drücken Sie Alt+F4 und benennen Sie das Modul
"modSaveAsDialog".
- Kopieren Sie die folgenden Deklarationen und Funktionen in das
Modul:
Private Const OFN_HIDEREADONLY As Long = &H4
Private Const OFN_LONGNAMES As Long = &H200000
Private Const OFN_OVERWRITEPROMPT As Long = &H2
Private Const OFS_FILE_SAVE_FLAGS = OFN_EXPLORER _
Or OFN_LONGNAMES _
Or OFN_OVERWRITEPROMPT _
Or OFN_HIDEREADONLY
Private Type OPENFILENAME
nStructSize As Long
hWndOwner As Long
hInstance As Long
sFilter As String
sCustomFilter As String
nMaxCustFilter As Long
nFilterIndex As Long
sFile As String
nMaxFile As Long
sFileTitle As String
nMaxTitle As Long
sInitialDir As String
sDialogTitle As String
flags As Long
nFileOffset As Integer
nFileExtension As Integer
sDefFileExt As String
nCustData As Long
fnHook As Long
sTemplateName As String
End Type
Private OFN As OPENFILENAME
Private Declare Function GetSaveFileName _
Lib "comdlg32" _
Alias "GetSaveFileNameA" _
(pOpenfilename As OPENFILENAME) As Long
Private Declare Function GetActiveWindow _
Lib "user32" () As Long
Public Function PathOnly(strPath As String) As String
Dim L As Integer
PathOnly = ""
If InStr(strPath, "\") = 0 Then Exit Function
L = Len(strPath)
While Mid$(strPath, L, 1) <> "\" And L > 0
L = L - 1
Wend
If L > 1 Then PathOnly = Left$(strPath, L)
End Function
Public Function SaveFileDialog( _
strFName As String, _
strTitle As String, _
strFilter As String) As String
On Error Resume Next
If strFilter = "" Then
strFilter = "Alle Dateien (*.*)" & vbNullChar & _
"*.*" & vbNullChar & vbNullChar
End If
With OFN
.nStructSize = Len(OFN)
.hWndOwner = GetActiveWindow()
.sFilter = strFilter
.nFilterIndex = 1
.sFile = strFName & Space$(1024) & _
vbNullChar & vbNullChar
.nMaxFile = Len(.sFile)
.sDefFileExt = "" & vbNullChar & vbNullChar
.sFileTitle = vbNullChar & Space$(512) & _
vbNullChar & vbNullChar
.nMaxTitle = Len(OFN.sFileTitle)
.sInitialDir = PathOnly(strFName) & _
vbNullChar & vbNullChar
.sDialogTitle = strTitle & vbNullChar
.flags = OFS_FILE_SAVE_FLAGS
End With
If GetSaveFileName(OFN) Then
SaveFileDialog = Left$(OFN.sFile, _
InStr(OFN.sFile, vbNullChar) - 1)
Else
SaveFileDialog = ""
End If
End Function
- Speichern Sie das Modul.
? SaveFileDialog("","Datei speichern unter:","")
Wählen Sie eine beliebige Datei per Doppelklick aus und beantworten Sie die folgende Sicherheitsabfrage mit einem Klick auf Ja - die Datei wird NICHT ersetzt, da der Dialog lediglich zur Ermittlung eines Dateinamens angezeigt wurde. Dieser wird anschließend im Direktfenster zur Information ausgegeben.
Im zweiten Teil dieses Tipps der Woche erweitern wir die Lösung um eine Prozedur, die mit Hilfe dieses Dialoges das Speichern einzelner oder mehrerer markierter Nachrichten nach Klick auf ein Symbol in einer Symbolleiste erlaubt.
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ANZEIGE Laufende Nummern für Rechungen, Lieferscheine, Angebote
usw. komfortabel in Excel & Word einfügenSie schreiben Rechnungen, Lieferscheine, Angebote und ähnliche Dokumente mit Excel oder Word und brauchen jetzt eine laufende Nummer für jedes neue Dokument? Mit dem SmartTools Rechnungsnummern-Assistenten können Sie Ihre Rechnungen wie bisher mit Excel oder Word erstellen. Die laufende Nummer rufen Sie jederzeit mit zwei Mausklicks ab und fügen Sie ganz einfach an der aktuellen Cursorposition ein:
SmartTools Rechnungsnummern-Assistent für Excel SmartTools Rechnungsnummern-Assistent für Word |
| Outlook-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Outlook 2003, 2002/XP, 2000 oder 97/98? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte keine Dateien schicken!) an:
outlook-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe eine oder mehrere Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Ortsliste im Terminformular bearbeiten
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP und 2000
FRAGE: Beim Anlegen eines Termins kann ich den Ort aus einer Dropdown-Liste auswählen oder selbst über die Tastatur eingeben. Die Listenauswahl finde ich sehr praktisch. Leider ist die Auswahl aber auf die letzten zehn Einträge beschränkt. Lässt sich die Anzahl der Listeneinträge irgendwie erhöhen, damit auch ältere Ortsangaben zur Verfügung stehen?
H. Schnatmeier
ANTWORT: Die maximale Anzahl der Listeneinträge im Feld Ort ist von Outlook vorgegeben und kann leider nicht bearbeitet werden. Es handelt sich um eine Liste der zuletzt benutzten Einträge, aus der die ältesten Elemente automatisch entfernt werden, sobald die Obergrenze des Listenumfangs erreicht ist.
Viele Anwender stehen ohnehin vor dem umgekehrten Problem: Sie wollen die Ortsliste komplett löschen oder einzelne Einträge entfernen, da diese zum Beispiel einen Tippfehler aufweisen. Das lässt sich durch einen Eingriff in die Windows-Registrierungsdatenbank (Registry) erreichen:
- Beenden Sie Outlook.
- Starten Sie den Registrierungs-Editor, indem Sie im
Windows-Startmenü den Befehl Ausführen
anwählen. Danach geben Sie "regedit" in das Textfeld Öffnen ein und klicken auf Ok.
- Im Registrierungs-Editor blenden Sie in der Baumstruktur auf der
linken Seite folgenden Zweig ein:
Outlook\Preferences
Dieser Pfad gilt für Outlook 2000. Wenn Sie mit Outlook 2002/XP arbeiten, lautet die Versionsnummer nicht "9.0" sondern "10.0" oder bei Einsatz von Outlook 2003 "11.0".
- In der rechten Fensterhälfte des Registrierungs-Editors sehen Sie
jetzt einen Eintrag namens "LocationMRU". Klicken Sie diesen Eintrag mit
der rechten Maustaste an und rufen Sie im Kontextmenü den Befehl Löschen auf. - Die anschließende
Sicherheitsabfrage bestätigen Sie mit Ja.
- Beenden Sie den Registrierungs-Editor.
- Starten Sie Outlook neu.
Die angegebenen Schritte können Sie jederzeit wiederholen, um die gesamte Ortsliste zurückzusetzen. Es ist leider nicht möglich, einzelne Einträge gezielt aus der Liste zu löschen.
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ANZEIGE Mit dem OLXDuplicateChecker finden Sie Duplikate in allen
Outlook-OrdnernHaben Sie mit Duplikaten in Outlook zu kämpfen? Mit dem OLXDuplicateChecker finden und entfernen Sie nicht nur doppelte Adressen, sondern auch Duplikate aus anderen Ordnern in Outlook oder auf dem Exchange Server. Mit wenigen Mausklicks finden Sie:
Den OLXDuplicateChecker gibt es in einer Einzelplatzversion zum Löschen von Duplikaten aus Ihrer persönlichen Ordnerdatei (PST): http://www.add-in-world.com/katalog/olxduplicatepst/ ...und in einer Serverversion, wenn Sie Duplikate aus Ordnern auf dem Exchange-Server entfernen möchten: http://www.add-in-world.com/katalog/olxduplicatesvr/ |
Terminserien löschen
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 98
FRAGE: Können Sie mir sagen, wie ich Terminserien - beispielsweise Geburtstage - auf einmal aus dem Kalender löschen kann? J. Schröter
ANTWORT: Terminserien löschen Sie genau so wie jeden anderen Termin auch: Markieren Sie das gewünschte Element im Kalender und klicken Sie dann in der Symbolleiste auf das Löschen-Symbol. Sofern Sie sich in der Tages-/Wochen-/Monatsansicht befinden, müssen Sie jetzt noch die Option Alle Serienelemente löschen aktivieren und auf Ok klicken, damit nicht nur der ausgewählte Kalendereintrag sondern alle Termine der Serie gelöscht werden. In einer tabellarischen Kalenderansicht erfolgt keine zusätzliche Abfrage; es wird immer die komplette Serie gelöscht.
Sofern Sie nicht nur eine Terminserie sondern gleich mehrere löschen wollen, wechseln Sie im Outlook-Kalender in die Ansicht "Terminserien". Dazu öffnen Sie im Kalender erst das Menü Ansicht und in Outlook 2003 auch noch das Untermenü Anordnen nach und anschließend wählen Sie Aktuelle Ansicht-Terminserien an. In dieser Liste können Sie einzelne oder auch mehrere Einträge auswählen und dann wie gewohnt mit dem Löschen-Symbol aus dem Kalender entfernen.
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- Tipps und Workshops zum optimalen Einsatz der erweiterten Funktionen
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- Wichtige Infos und Tipps für den Umstieg von anderen
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Releases
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