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Ausgabe vom 23. März
2005 |
| In dieser
Ausgabe |
Outlook-News & Downloads
- Spotlight: Laufende Nummern für Rechungen,
Lieferscheine, Angebote usw. in Word und Excel einfügen
- Download-Tipp: Gesendete Nachrichten komfortabel
verwalten
- News: Update für den Intelligent Message Filter des
Exchange Server 2003
Outlook-Helpline
- Postfachabfrage von mehreren Rechnern
- Probleme beim Indizieren von Excel- und Word-Dateien
mit LookOut
- Outlook-Nachrichten auf der Festplatte
sichern
| Outlook-News &
Downloads |
Spotlight: Laufende Nummern für Rechungen, Lieferscheine, Angebote usw. in Word und Excel einfügen
Sie schreiben Rechnungen, Lieferscheine, Angebote und ähnliche Dokumente mit Word oder Excel? Wie haben Sie bisher laufende Nummern vergeben?
Seit dem 1.7.2004 ist eine laufende Rechnungsnummer zwingend vorgeschrieben. Mit dem SmartTools Rechnungsnummern- Assistenten können Sie Ihre Rechnungen wie bisher schnell und komfortabel mit Word oder Excel schreiben. Die laufende Nummer rufen Sie jederzeit mit zwei Mausklicks ab und fügen Sie ganz einfach an der aktuellen Cursorposition ein:
- Es sind keinerlei Änderungen oder spezielle Anpassungen in Ihren
vorhandenen Formularen notwendig.
- Der Assistent merkt sich automatisch die letzte vergebene Nummer und
fügt die nächste Nummer automatisch an jede gewünschte Position in Ihrem
Word-Dokument oder Ihrer Excel-Tabelle ein.
- Das Format der Rechnungsnummern können Sie frei bestimmen. Auch
Kombinationen mit Datumsangaben wie Monat und Jahr sind ohne Probleme
möglich.
- Sie haben jederzeit die volle Kontrolle über die Nummern, denn Sie
bestimmen sowohl den Startwert, als auch die Schrittweite und können mit
einem Mausklick die letzte Nummer löschen, wenn beispielsweise eine
Rechnung aus Versehen ausgestellt wurde.
- Sie können den Assistenten nicht nur für Rechnungsnummern nutzen:
Mit wenig Aufwand legen Sie bis zu 50 weitere Nummernkreise für
Lieferscheine, Angebote, Gutschriften, Zertifikate usw. an
- Eine Netzwerkversion ermöglicht sogar die Vergabe eindeutiger
Nummern bei mehreren Anwendern.
SmartTools Rechnungsnummern-Assistent für Word
http://www.add-in-world.com/katalog/word-rgnummer/
SmartTools Rechnungsnummern-Assistent für Excel
http://www.add-in-world.com/katalog/xl-rgnummer/
Download-Tipp: Gesendete Nachrichten komfortabel verwalten
Ab sofort müssen sich Ihre verschickten Mails nicht mehr im Ordner "Gesendete Objekte" ansammeln. Nachdem wir bereits in einer Techinfo eine VBA-Lösung für dieses Problem vorgestellt haben, bieten wir Ihnen jetzt ein komfortables Add-In zur einfachen Archivierung Ihrer versendeten Nachrichten. Nach der voll automatischen Installation erscheint beim Versand jeder Mail ein kleiner Dialog, in dem Sie den gewünschten Ablageordner per Doppelklick auswählen können.
Die Nachrichten, die Sie selber geschrieben haben, sammeln sich also nicht alle unter den gesendeten Objekten, sondern werden ebenfalls in verschiedene Ordner wie "Kunden", "Privat", Angebote" usw. aufgeteilt. Welche Ordner Ihnen dabei zur Verfügung stehen, können Sie übrigens vollkommen frei bestimmen. Außerdem lässt sich der Auswahldialog jederzeit unterdrücken, wenn Sie eine Mail einmal nicht speziell ablegen möchten, indem Sie beim Senden die Strg-Taste gedrückt halten. SmartTools Publishing bietet Ihnen dieses Outlook-Add-In kostenlos zum Download an:
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Gesendete
Nachrichten komfortabel
verwalten |
News: Update für den Intelligent Message Filter des Exchange Server 2003
Im letzten Jahr hat Microsoft mit dem IMF einen leistungsfähigen Spam-Filter für den Exchange Server 2003 kostenlos zur Verfügung gestellt. Dank der "SmartScreen"-Technologie soll der IMF in der Lage sein, Spam-Mails noch zuverlässiger zu erkennen. In regelmäßigen Abständen müssen die im Filter hinterlegten Spam-Charakteristiken allerdings aktualisiert werden. Das letzte Update können Sie unter der folgenden Adresse kostenlos herunterladen:
Spam- Filter für den Exchange Server 2003
| Outlook-Tipp der
Woche |
Jede verschickte E-Mail automatisch per CC verteilen
Versionen: Outlook 2000, 2002/XP und 2003
Möchten Sie von jeder gesendeten Nachricht eine sichtbare (CC) oder unsichtbare (BCC) Kopie zur Kontrolle oder zu Dokumentationszwecken an eine bestimmte E-Mail-Adresse schicken? Zu diesem Zweck müssen Sie bei jeder neuen Nachricht die Felder "CC" bzw. "BCC" entsprechend füllen. Abgesehen davon, dass dieses Vorgehen bei jeder Nachricht zusätzlichen Aufwand bedeutet, besteht die Gefahr, dass das Setzen des CC- oder BCC-Feldes in der Alltagshektik vergessen wird. Outlook bietet jedoch Möglichkeiten, diesen Vorgang per VBA zu automatisieren.
Der Hintergrund: Bei jeder verschickten Nachricht wird ein Anwendungsereignis "ItemSend" ausgelöst, das Sie um eigene Aktionen ergänzen können. Eine solche Aktion kann dann zum Beispiel auch das "CC"- oder BCC-Feld automatisch setzen. Um eine solche Lösung in Ihr Outlook einzubauen, gehen Sie wie folgt vor:
- Wechseln Sie mit Alt+F11 in die VBA-Entwicklungsumgebung.
- Öffnen Sie den Bereich "VBAProject|Microsoft Outlook
Objekte|DieseOutlooksitzung" per Doppelklick.
- Stellen Sie rechts im VBA-Editor die Liste Objekt (links) auf "Application" und die
Liste Prozedur (rechts) auf
"ItemSend".
- Geben Sie die folgenden Anweisungen ein:
Cancel As Boolean)
Dim objMail As MailItem
Dim objRecpt As Outlook.Recipient
Const cstrBCCAdr = "joeuser@provider.de"
Const cstrCCAdr = "chef@provider.de"
If TypeName(Item) = "MailItem" Then 'nur bei E-Mails...
On Error Resume Next
Set objMail = Item
With objMail
If cstrCCAdr <> "" Then
If .Recipients.Item(cstrCCAdr) Is Nothing Then
Set objRecpt = .Recipients.Add(cstrCCAdr)
objRecpt.Type = olCC
.Recipients.ResolveAll
End If
End If
If cstrBCCAdr <> "" Then
If .Recipients.Item(cstrBCCAdr) Is Nothing Then
Set objRecpt = .Recipients.Add(cstrBCCAdr)
objRecpt.Type = olBCC
.Recipients.ResolveAll
End If
End If
End With
Set objRecpt = Nothing
Set objMail = Nothing
End If
End Sub
Die Konstanten "cstrCCAdr" und "cstrBCCAdr" passen Sie dabei entsprechend an. Soll keine CC- oder BCC-Kopie gesendet werden, setzen Sie die jeweilige Konstante einfach auf einen Leerstring. Also:
Const cstrBCCAdr = ""
Const cstrCCAdr = "chef@provider.de"
oder
Const cstrBCCAdr = "joeuser@provider.de"
Const cstrCCAdr = ""
- Speichern Sie die Änderungen und verlassen Sie die
VBA-Entwicklungsumgebung wieder.
Bitte beachten Sie, dass bei einzelnen Outlook-Versionen durch "Recipients.Add" die Sicherheitsabfrage ausgelöst wird, die mit Aktivierung der Option Zugriff gewähren für 1 Minute und einem Klick auf die Schaltfläche Ja zu beantworten ist.
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| Outlook-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Outlook 97, 98, 2000, 2002/XP oder 2003? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an:
outlook-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Postfachabfrage von mehreren Rechnern
Versionen: Outlook 98, 2000, 2002/XP und 2003
FRAGE: Kann ich mein E-Mail-Postfach eigentlich von mehreren PCs, auf denen Outlook läuft, abrufen? Normalerweise empfange ich meine Mails am Rechner zu Hause. Schön wäre es, wenn ich auch im Büro nachschauen kann, ob eine Nachricht für mich eingegangen ist.
B. Heller
ANTWORT: In den meisten Fällen können Sie Ihre Mailbox von beliebigen Rechnern abrufen. Normalerweise stehen Sie dann aber vor dem Problem, dass der Posteingang von Outlook im Büro anders aussieht als der bei Ihnen zu Hause: im Posteingang Ihres Bürorechners sehen Sie nur die Mails, die Sie aus dem Büro abgerufen haben, und im Posteingang Ihres heimischen PCs sehen Sie nur die Mails, die Sie von zu Hause abgeholt haben. Grund dafür ist, dass die Nachrichten standardmäßig nicht nur aus dem Internet heruntergeladen sondern auch auf dem Computer Ihres Providers gelöscht werden. Das schafft Platz und verhindert, dass Sie dieselben Nachrichten bei jeder Mailbox-Abfrage immer und immer wieder herunterladen müssen.
Damit Sie Ihre Mailbox dennoch von mehreren PCs abfragen können, müssen Sie das Löschen der Nachrichten auf dem Computer Ihres Providers unterbinden. Das gilt zumindest für die Systeme, die nur zur schnellen Kontrolle dienen. Auf Ihrem Hauptrechner belassen Sie alles beim Alten, sodass die Nachrichten heruntergeladen und anschließend gelöscht werden. So verhindern Sie, dass Ihre Mailbox eines Tages überläuft.
Angenommen etwa, Sie wollten auf dem heimischen PC alle Mails sehen, die an Sie geschickt worden sind. Vom Rechner im Büro wollen Sie nur sporadisch prüfen, ob wichtige E-Mails eingegangen sind. Dort muss nicht die vollständige E-Mail-Liste vorhanden sein.
Dann müssen Sie zu Hause gar nichts ändern. Notieren Sie sich höchstens die Zugangsdaten, mit denen Sie von dort auf Ihr E-Mail- Postfach zugreifen. Dazu zählen Ihr Benutzername, Ihr Kennwort sowie die Namen der Posteingangs-(POP3-) und Postausgangs-(SMTP-) Server.
Im Büro richten Sie in Outlook ein neues "Internet-E-Mail-Konto" ein, in das Sie die Zugangsdaten von zu Hause übertragen. Die entsprechenden Installationsschritte setzen wir an dieser Stelle voraus. Sobald das E-Mail-Konto eingerichtet ist, lassen Sie sich das Dialogfeld mit den Eigenschaften anzeigen. Die Vorgehensweise richtet sich nach der eingesetzten Outlook-Version und dem aktuellen Installationsmodus.
In Outlook 98 und 2000 wählen Sie entweder Extras-Konten oder Extras-Dienste an. Danach markieren Sie den Namen Ihres E-Mail-Kontos und klicken auf die Schaltfläche Eigenschaften. Im daraufhin angezeigten Dialogfeld wechseln Sie auf die Registerkarte Erweitert. Dort aktivieren Sie das Kontrollkästchen Kopie aller Nachrichten auf dem Server belassen. Zur Bestätigung verlassen Sie alle geöffneten Dialogfelder mit Ok bzw. Schließen.
In Outlook 2002/XP und 2003 wählen Sie Extras-E-Mail-Konten an. Danach aktivieren Sie die Option Vorhandene E- Mail-Konten anzeigen oder bearbeiten und fahren mit der Schaltfläche Weiter fort. Markieren Sie den Namen Ihres Mail-Kontos und klicken Sie auf Ändern. Im nächsten Fenster klicken Sie auf Weitere Einstellungen, womit Sie zu einem Dialogfeld gelangen, das dem aus den Vorgängerversionen ähnelt. Wechseln Sie auf die Registerkarte Erweitert und schalten Sie das Kontrollkästchen Kopie aller Nachrichten auf dem Server belassen ein. Bestätigen Sie die Änderung mit Ok und schließen Sie die Bearbeitung der Kontoinformationen erst mit Weiter und dann mit Fertig stellen ab. Starten Sie Outlook neu, damit die Einstellungen wirksam werden.
Wenn Sie jetzt Ihr Postfach abrufen, werden neue Nachrichten zwar abgeholt und in den Posteingang von Outlook übertragen. Sie werden auf dem Server Ihres Providers aber nicht gelöscht, sodass Sie sie von zu Hause erneut herunterladen können. Erst bei diesem Vorgang werden die Nachrichten auch aus dem Postfach entfernt.
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Probleme beim Indizieren von Excel- und Word-Dateien mit LookOut
Versionen: Outlook 97, 98, 2000, 2002/XP und 2003
FRAGE: Ich nutze das von Ihnen empfohlene kostenlose Programm "LookOut" zur schnellen Suche in meinen Outlook-Daten. Jetzt habe ich gesehen, dass man in den Optionen auch Dateiordner hinzufügen kann. Das habe ich gemacht und den Index daraufhin aktualisiert. Das Ergebnis war allerdings enttäuschend, denn ich konnte bei meinen Tests kein einziges Suchwort zuverlässig finden. Was habe ich falsch gemacht?
Diverse Anfragen
ANTWORT: Das Angebot an kostenlosen Suchprogrammen für den lokalen Rechner ist inzwischen sehr groß. Viele dieser Tools befinden sich noch im Beta-Stadium, aber unsere Tests haben gezeigt, dass LookOut für die Suche in Outlook-Daten immer noch das zuverlässigste und schnellste Programm ist. Leider ist die Suche in Dateiordnern nicht ganz so leistungsfähig wie es zunächst scheint. LookOut kann nur die Dateinamen in den Index aufnehmen, so dass keine Suche in Dateinhalten möglich ist. Wir würden daher die zusätzliche Verwendung eines Tools empfehlen, das speziell die Dateien auf Ihrer Festplatte durchsucht, während Sie LookOut für die Suche in Outlook verwenden. Einen Überblick über die verfügbaren Suchprogramme haben wir zurzeit in Arbeit.
Outlook-Nachrichten auf der Festplatte sichern
Versionen: Outlook 2000, 2002/XP und 2003
FRAGE: Ich möchte E-Mails auf der Festplatte speichern. Momentan erledige ich das noch für jede Mail und jeden Anhang einzeln, aber geht es nicht einfacher?
S. Harmssen
ANTWORT: Für diese Zwecke gibt es unseren kostenlosen SmartTools Message Saver: nach der automatischen Installation steht Ihnen ein neues Menü SmartTools-Alle Nachrichten speichern zur Verfügung. Rufen Sie die neue Funktion auf und es erscheint ein Dialog, in dem Sie den Outlook-Ordner festlegen, aus dem Sie Nachrichten speichern möchten sowie ein Zielverzeichnis auf der Festplatte definieren. Danach genügt ein Mausklick und die gewünschten Nachrichten werden einzeln im MSG-Format auf der Platte gesichert. Sie finden den Download unter:
http://www.add-in-world.com/katalog/ol-msg-save/
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- Meldungen über neue Lösungen und Add-Ins zu Office 97, 2000, XP und
2003
- Berichte über Updates und Bugfixes.
- Tipps und effektivere Arbeitstechniken zu Access, Excel, Word &
Co.
- Hinweise auf kostenlose Downloads zu Office 97, 2000, XP und
2003
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