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Ausgabe vom 23. Juni
2004 |
| In dieser
Ausgabe |
Outlook-News & Downloads
- Spotlight: Outlook-Adressen ganz einfach nach Word
übernehmen
- Download-Tipp: Wochen- und Monatsübersichten Ihrer
Outlook-Termine per Mausklick erstellen
- Update: Hotfix für Outlook
2003
Outlook-Helpline
Newsletter-Tipp
| Outlook-News &
Downloads |
Spotlight: Outlook-Adressen ganz einfach nach Word übernehmen
Der SmartTools Brief- und Fax-Manager 2003 reduziert das Erstellen eines neuen Briefes oder Fax-Anschreibens auf wenige Mausklicks. In Zukunft geben Sie keine Adresse mehr doppelt ein, denn Sie können auf Ihre vorhandenen Datenbestände in jeder beliebigen Access 97/2000/2002/2003-Datenbank, in Outlook 2000/2002/2003 oder auf dem Exchange Server zugreifen. Den ganzen Vorgang steuern Sie direkt aus Word 2000, 2002/XP oder 2003(!):
- Per Mausklick in die Symbolleiste des Brief- und Fax-Managers rufen
Sie die Liste der verfügbaren Adressen ab.
- Sie markieren den gewünschten Empfänger.
- Der Assistent öffnet ein neues Dokument auf Grundlage Ihrer
vorbereiteten Brief- oder Fax-Vorlage und fügt die Adresse samt fertiger
Anrede genau an den richtigen Stellen ein.
- Auf Wunsch wird das Dokument automatisch nach dem Brief-Empfänger
sowie dem aktuellen Datum benannt und in einem der vordefinierten
Verzeichnisse gespeichert.
http://www.add-in-world.com/katalog/briefman2003/
Download-Tipp: Wochen- und Monatsübersichten Ihrer Outlook-Termine per Mausklick erstellen
Outlook bietet Ihnen zwar bereits standardmäßig die Möglichkeit, Terminübersichten auszudrucken, aber für viele Situation ist diese Lösung zu unflexibel. Mit dem Tool "SmartTools Terminübersicht" können Sie Tages-, Wochen- und Monatsübersichten Ihrer Outlook-Termine voll automatisch als Word-Dokument anlegen lassen. Das Ergebnis können Sie dann beliebig formatieren, bearbeiten oder auch per E-Mail verschicken.
Nach der automatischen Installation steht Ihnen in Outlook ein neues Menü SmartTools-Word-Terminlisten-Terminliste Erstellen zur Verfügung, über das Sie die neue Funktion aufrufen können. In einem Dialog können Sie dann nacheinander den gewünschten Kalender, den Zeitraum und das Format auswählen. Ein Mausklick auf Dokument anlegen startet dann Word und schreibt Ihre Termine in ein neues Dokument. Die Vorlagen, die für die Übersichten verwendet werden, sind als separate Dateien auf Ihrer Festplatte gespeichert und können auf Wunsch individuell angepasst werden.
Den kostenlosen Download finden Sie unter:
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SmartTools
Terminübersicht für
Outlook |
Update: Hotfix für Outlook 2003
Es gibt ein neues Hotfix für Outlook 2003, dass (wie bei Hotfixes üblich) leider nicht zum direkten Download bereitsteht, sondern bei Microsoft angefordert werden muss:
Hotfix für Outlook 2003
Sie finden auf dieser Seite eine genaue Beschreibung aller mit diesem Hotfix behobenen Probleme. Unter anderem handelt es sich dabei um die folgenden Bugs:
- Gelöschte Objekte aus öffentlichen Ordnern können nicht
wiederhergestellt werden.
- Programmabsturz beim Öffnen eines Formulars.
- Programmabsturz oder extrem lange Reaktionszeiten beim Hinzufügen
von Teilnehmern zu einer Besprechungsanfrage.
- Unvollständige Anzeige der verfügbaren Adressbücher.
- Verzögerungen beim ersten Aufruf der Mailbox nach dem Umstieg von
Exchange Server 2000 auf die Version 2003
| Outlook-Tipp der
Woche |
Mails verschicken ohne Kopien im Ordner 'Gesendete Objekte'
Versionen: Outlook 2000, 2002/XP und 2003
Wenn Sie eine E-Mail verschicken, speichert Outlook normalerweise eine Kopie der Nachricht im Ordner "Gesendete Objekte". Im Zweifelsfall haben Sie damit eine genaue Kontrolle darüber, was Sie wann an wen geschickt haben. Das sieht dann aber auch jeder andere, der Zugriff auf Ihren Rechner oder Ihr Outlook-Postfach hat. In manchen Situationen ist das nicht unbedingt wünschenswert.
Um ein Ausspionieren Ihres Nachrichtenaustausches zu verhindern, können Sie die Protokollierung der gesendeten Objekte ausschalten. Das geht generell für alle Nachrichten oder individuell für jede einzelne Mail.
Wenn Sie generell keine Kopien im Ordner "Gesendete Objekte" ablegen wollen, wählen Sie im Outlook-Menü Extras den Befehl Optionen an. Auf der Registerkarte Einstellungen klicken Sie auf die Schaltfläche E-Mail-Optionen. Anschließend deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Nachrichtenkopien im Ordner 'Gesendete Objekte' speichern. Bestätigen Sie die geöffneten Dialogfelder jeweils mit Ok.
Optimal ist das generelle Deaktivieren der Protokollfunktion allerdings nicht, denn Sie nehmen sich damit auch selbst die Möglichkeit, die gesendeten Nachrichten zu kontrollieren. Sinnvoller ist deshalb die individuelle Auswahl, ob eine Kopie der E-Mail gespeichert werden soll oder nicht.
Die Entscheidung treffen Sie direkt vor dem Nachrichtenversand. Bevor Sie also auf Senden klicken, wählen Sie in der Symbolleiste des Nachrichtenfensters die Schaltfläche Optionen an. Im daraufhin angezeigten Dialogfeld ändern Sie den Status des Kontrollkästchens Gesendete Nachricht speichern in (Outlook 2002/2003) bzw. Gesendete Nachr. speichern (Outlook 2000). Setzen Sie das Häkchen, wenn eine Kopie der Nachricht gespeichert werden soll, oder entfernen Sie das Häkchen, wenn Sie die Protokollierung ausschalten wollen. Danach klicken Sie auf Schließen und senden die Nachricht wie gewohnt.
Nachteilig am individuellen Ein- oder Ausschalten der Protokollfunktion ist jedoch, dass es leicht vergessen werden kann. Schnell klickt man auf Senden, ohne vorher die Speicherung im Ordner "Gesendete Objekte" ausgeschaltet zu haben. Solche Probleme vermeiden Sie mit einem kleinen Makro, das Sie bequem per Menübefehl ausführen lassen. Dazu gehen Sie wie folgt vor:
- Starten Sie Outlook und wechseln Sie mit Alt+F11 in den
Visual Basic-Editor.
- Wählen Sie das Menü Einfügen-Modul
an, um ein neues Codefenster zu öffnen.
- In das Codefenster geben Sie folgende Prozedur
ein:
Dim objMail As MailItem
Set objMail = Application.CreateItem(olMailItem)
With objMail
.DeleteAfterSubmit = True
.Display
End With
End Sub
- Speichern Sie das Modul per Datei-VbaProject.OTM speichern.
- Verlassen Sie den Visual Basic-Editor über den Befehl Datei-Schließen und zurück zu Microsoft (Office)
Outlook.
- Fügen Sie einen neuen Befehl in das Outlook-Menü ein, indem Sie als
erstes Extras-Anpassen aufrufen.
- Im danach angezeigten Dialogfeld wechseln Sie auf die Registerkarte
Befehle, wo Sie in der Liste Kategorien den Eintrag "Makros"
markieren.
- Im rechten Listenfeld erscheinen daraufhin die verfügbaren Makros.
Ziehen Sie den Eintrag "Projekt1.SendenOhneKopie" mit der Maus in die
Outlook-Menüleiste, und zwar auf das Menü Datei. Halten Sie die linke Maustaste
weiterhin gedrückt und warten Sie, bis sich das Menü öffnet. Lassen Sie
sich das Untermenü Neu anzeigen, um
den Mauszeiger schließlich unter den Befehl E-Mail-Nachricht zu ziehen. Wenn Sie die
Maustaste jetzt loslassen, fügt Outlook einen neuen Untermenübefehl
namens Projekt1.SendenOhneKopie
ein.
- Ändern Sie die Befehlsbezeichnung, indem Sie den neuen Menüeintrag
mit der rechten Maustaste anklicken. Danach ersetzen Sie den Inhalt im
Feld Name durch "E-Mail-Nachricht ohne
Kopie". Schließen Sie die Eingabe mit der Return-Taste ab.
- Klicken Sie im Dialogfeld Anpassen
auf die Schaltfläche Schließen.
Wenn die nächste E-Mail, die Sie schreiben, protokolliert werden soll, verfahren Sie wie immer, beispielsweise indem Sie auf die Symbolleistenschaltfläche Neue E-Mail-Nachricht klicken. Wenn Sie den Versand der nächsten E-Mail einmal nicht aufzeichnen wollen, wählen Sie stattdessen den Befehl Datei-Neu-E-Mail-Nachricht ohne Kopie an. Dahinter verbirgt sich das zuvor eingegebene Makro, mit dem Sie ein neues Nachrichtenfenster öffnen, in dem die Protokollfunktion automatisch deaktiviert ist.
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| Outlook-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Outlook 97, 98, 2000, 2002/XP oder 2003? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an:
outlook-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
E-Mail an Kontakte aus Suchergebnis schicken
Versionen: Outlook 98, 2000, 2002/XP und 2003
FRAGE: Ich verwende die erweiterte Suche von Outlook, um aus meinen Kontaktordnern Adressen nach bestimmten Kriterien herauszusuchen. An die gefundenen Kontakte möchte ich eine E-Mail verschicken, aber der Befehl Neue Nachricht an Kontakt steht mir hier nicht zur Verfügung. Wie gehe ich am besten vor?
H. Brückner
ANTWORT: Dazu gibt es einen einfachen, aber wenig bekannten Trick. Markieren Sie einfach alle oder nur die gewünschten Kontakte in den Suchergebnissen der erweiterten Suche. Klicken Sie die Markierung dann mit der linken Maustaste an und halten Sie die Taste gedrückt, während Sie die Markierung auf das Symbol "Posteingang" in der Outlook-Leiste bzw. den entsprechenden Eintrag in der Ordnerliste ziehen. Sobald Sie die Maustaste loslassen, erstellt Outlook eine neue Mail mit den Adressen aller gefundenen Kontakte.
Wenn Sie häufiger vor der Aufgabe stehen, die Empfänger einer E-Mail per Suchfunktion zu bestimmen, hier noch zwei Hinweise:
- Die erweiterte Suche muss hier in der Regel nur zum Einsatz kommen,
wenn Sie mehrere Kontaktordner durchsuchen möchten. Die normale Suche
liefert die Ergebnisse andernfalls schneller und bietet dann auch die
Möglichkeit, die gefundenen Kontakte per Kontextmenü Neue Nachricht an Kontakt anzumailen. In
Outlook 2003 entfällt das Argument zu durchsuchenden Ordner vollends,
weil Sie hier über das Menü Suchen in-Ordner
wählen auch mehrere Ordner auswählen können.
- Wenn Sie immer wieder nach denselben Kriterien durchsuchen, sollten
Sie eine Speicherung der Suchläufe in Erwägung ziehen. Dazu verwenden
Sie entweder eine Ansicht, für die ein entsprechender Filter gesetzt ist
oder Sie speichern einen Suchlauf in der erweiterten
Suchfunktion.
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OutlookEndlich: Entfernen Sie doppelte Adressen in drei einfachen Schritten aus Ihren Outlook-Kontakten. http://www.add-in-world.com/katalog/olxduplicatepst/ |
Web-Zugriff auf öffentliche Exchange Server-Ordner
Versionen: Outlook 98, 2000, 2002/XP und 2003
FRAGE: Seit kurzem nutzen wir öffentliche Ordner auf einem Exchange 2000 Server, um die Belegung von Ressourcen wie Besprechungszimmern, Laboreinrichtungen usw. zu verwalten. Für jede Ressource haben wir einen Kalender angelegt und die Kalender sollen jetzt zur allgemeinen Verfügbarkeit auf einer Webseite im firmeneigenen Intranet veröffentlicht werden. Beim Aufruf des Befehls Datei-Als Webseite speichern erhalten wir aber eine Fehlermeldung, dass der "Web Publishing Assistent" installiert werden müsste. Die weiteren Informationen in dem Meldungsfenster verweisen auf Systemkomponenten oder Webseiten, die gar nicht mehr existieren. Können Sie uns sagen, wie wir die Ressourcen-Kalender trotzdem in unser Intranet stellen können?
G. Belsemeyer
ANTWORT: Wenn Sie die angesprochenen Kalender unbedingt Als Webseite speichern wollen und Ihnen dafür der "Web Publishing Assistent" fehlt, können Sie die Programmkomponenten von folgender Internetseite herunterladen:
Web Publishing Assistent
Es heißt, dass die zum Download angebotene Version auch für Windows 2000 und XP geeignet ist, obwohl nur Windows 98 und NT als unterstützte Betriebssysteme angegeben werden.
Fraglich ist allerdings, warum Sie die Ressourcen-Kalender überhaupt als statische Webseiten speichern wollen. Wenn es darum geht, auch von Arbeitsplätzen, die nicht mit Outlook ausgestattet sind, auf den Exchange Server zuzugreifen, bietet "Outlook Web Access" (kurz OWA) weitaus flexiblere Methoden. OWA gehörte schon zum Lieferumfang von Exchange Server 5.5 und erfordert ansonsten noch den IIS (Internet Information Server). Letzterer ist seit Windows 2000 Server Teil des Betriebssystems. Bei Einsatz eines Exchange 2000 Servers sind somit alle Voraussetzungen erfüllt, um via OWA mit einem simplen Web-Browser auf die Server-Postfächer und auch die öffentlichen Ordner zuzugreifen.
Je nach Authentifizierungsmethode genügt am Arbeitsplatz der Aufruf der Webseite
http://<Serveradresse>/exchange
um ein Benutzerpostfach zu öffnen (ersetzen Sie <Serveradresse> durch den Namen oder die IP-Adresse Ihres Intranet-Servers). Unter Umständen werden Sie danach zur Eingabe der Login-Daten aufgefordert. Sie können sogar gezielt auf ein beliebiges Postfach zugreifen, indem Sie folgende Adresse im Browserfenster öffnen:
http://<Serveradresse>/exchange/<Benutzername>
Ersetzen Sie <Benutzername> durch den gewünschten Login-Namen.
Im Browser werden die Postfächer ähnlich dargestellt wie im Outlook-Fenster. Auf der linken Seite befindet sich eine Navigationsleiste mit Symbolen für die Standardordner. Am oberen Rand erscheint eine Art Symbolleiste mit den wichtigsten Befehlen. Und im übrigen Fensterbereich sehen Sie die ordnerspezifischen Details: E-Mail-Listen, Tageskalender, Adresskarten usw.
Wenn Sie in der Navigationsleiste auf den Gruppennamen Ordner klicken, können Sie über eine Baumstruktur auch auf alle öffentlichen Ordner zugreifen. So gelangen Sie problemlos in Ihre Ressourcen-Kalender, in denen Sie Termine nicht nur anschauen sondern auch einfügen oder bearbeiten können. Voraussetzung ist natürlich, dass Sie über entsprechende Rechte verfügen. Auch die Aktualität der Terminübersichten ist jederzeit gewahrt. Um auf dem neuesten Stand zu sein, müssen Sie nur auf das Symbol Auf neue Nachrichten prüfen klicken.
Dieses Verfahren bietet weit mehr Möglichkeiten als die Bereitstellung in Form einer Webseite, die allenfalls zum Zeitpunkt der Veröffentlichung aktuell ist.
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