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Outlook-Helpline Newsletter-Tipp
Spotlight: Outlook-Adressen ganz einfach nach Word übernehmen Der SmartTools Brief- und Fax-Manager 2003 reduziert das Erstellen eines neuen Briefes oder Fax-Anschreibens auf wenige Mausklicks. In Zukunft geben Sie keine Adresse mehr doppelt ein, denn Sie können auf Ihre vorhandenen Datenbestände in jeder beliebigen Access 97/2000/2002/2003-Datenbank, in Outlook 2000/2002/2003 oder auf dem Exchange Server zugreifen. Den ganzen Vorgang steuern Sie direkt aus Word 2000, 2002/XP oder 2003(!):
http://www.add-in-world.com/katalog/briefman2003/ Download-Tipp: Wochen- und Monatsübersichten Ihrer Outlook-Termine per Mausklick erstellen Outlook bietet Ihnen zwar bereits standardmäßig die Möglichkeit, Terminübersichten auszudrucken, aber für viele Situation ist diese Lösung zu unflexibel. Mit dem Tool "SmartTools Terminübersicht" können Sie Tages-, Wochen- und Monatsübersichten Ihrer Outlook-Termine voll automatisch als Word-Dokument anlegen lassen. Das Ergebnis können Sie dann beliebig formatieren, bearbeiten oder auch per E-Mail verschicken. Nach der automatischen Installation steht Ihnen in Outlook ein neues Menü SmartTools-Word-Terminlisten-Terminliste Erstellen zur Verfügung, über das Sie die neue Funktion aufrufen können. In einem Dialog können Sie dann nacheinander den gewünschten Kalender, den Zeitraum und das Format auswählen. Ein Mausklick auf Dokument anlegen startet dann Word und schreibt Ihre Termine in ein neues Dokument. Die Vorlagen, die für die Übersichten verwendet werden, sind als separate Dateien auf Ihrer Festplatte gespeichert und können auf Wunsch individuell angepasst werden. Den kostenlosen Download finden Sie unter:
Update: Hotfix für Outlook 2003 Es gibt ein neues Hotfix für Outlook 2003, dass (wie bei Hotfixes üblich) leider nicht zum direkten Download bereitsteht, sondern bei Microsoft angefordert werden muss: Hotfix für Outlook 2003 Sie finden auf dieser Seite eine genaue Beschreibung aller mit diesem Hotfix behobenen Probleme. Unter anderem handelt es sich dabei um die folgenden Bugs:
Mails verschicken ohne Kopien im Ordner 'Gesendete Objekte' Versionen: Outlook 2000, 2002/XP und 2003 Wenn Sie eine E-Mail verschicken, speichert Outlook normalerweise eine Kopie der Nachricht im Ordner "Gesendete Objekte". Im Zweifelsfall haben Sie damit eine genaue Kontrolle darüber, was Sie wann an wen geschickt haben. Das sieht dann aber auch jeder andere, der Zugriff auf Ihren Rechner oder Ihr Outlook-Postfach hat. In manchen Situationen ist das nicht unbedingt wünschenswert. Um ein Ausspionieren Ihres Nachrichtenaustausches zu verhindern, können Sie die Protokollierung der gesendeten Objekte ausschalten. Das geht generell für alle Nachrichten oder individuell für jede einzelne Mail. Wenn Sie generell keine Kopien im Ordner "Gesendete Objekte" ablegen wollen, wählen Sie im Outlook-Menü Extras den Befehl Optionen an. Auf der Registerkarte Einstellungen klicken Sie auf die Schaltfläche E-Mail-Optionen. Anschließend deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Nachrichtenkopien im Ordner 'Gesendete Objekte' speichern. Bestätigen Sie die geöffneten Dialogfelder jeweils mit Ok. Optimal ist das generelle Deaktivieren der Protokollfunktion allerdings nicht, denn Sie nehmen sich damit auch selbst die Möglichkeit, die gesendeten Nachrichten zu kontrollieren. Sinnvoller ist deshalb die individuelle Auswahl, ob eine Kopie der E-Mail gespeichert werden soll oder nicht. Die Entscheidung treffen Sie direkt vor dem Nachrichtenversand. Bevor Sie also auf Senden klicken, wählen Sie in der Symbolleiste des Nachrichtenfensters die Schaltfläche Optionen an. Im daraufhin angezeigten Dialogfeld ändern Sie den Status des Kontrollkästchens Gesendete Nachricht speichern in (Outlook 2002/2003) bzw. Gesendete Nachr. speichern (Outlook 2000). Setzen Sie das Häkchen, wenn eine Kopie der Nachricht gespeichert werden soll, oder entfernen Sie das Häkchen, wenn Sie die Protokollierung ausschalten wollen. Danach klicken Sie auf Schließen und senden die Nachricht wie gewohnt. Nachteilig am individuellen Ein- oder Ausschalten der Protokollfunktion ist jedoch, dass es leicht vergessen werden kann. Schnell klickt man auf Senden, ohne vorher die Speicherung im Ordner "Gesendete Objekte" ausgeschaltet zu haben. Solche Probleme vermeiden Sie mit einem kleinen Makro, das Sie bequem per Menübefehl ausführen lassen. Dazu gehen Sie wie folgt vor:
Dim objMail As MailItem Set objMail = Application.CreateItem(olMailItem) With objMail .DeleteAfterSubmit = True .Display End With End Sub
Wenn die nächste E-Mail, die Sie schreiben, protokolliert werden soll, verfahren Sie wie immer, beispielsweise indem Sie auf die Symbolleistenschaltfläche Neue E-Mail-Nachricht klicken. Wenn Sie den Versand der nächsten E-Mail einmal nicht aufzeichnen wollen, wählen Sie stattdessen den Befehl Datei-Neu-E-Mail-Nachricht ohne Kopie an. Dahinter verbirgt sich das zuvor eingegebene Makro, mit dem Sie ein neues Nachrichtenfenster öffnen, in dem die Protokollfunktion automatisch deaktiviert ist.
Haben Sie Fragen zu Outlook 97, 98, 2000, 2002/XP oder 2003? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an: outlook-helpline@smarttools.de Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter. E-Mail an Kontakte aus Suchergebnis schicken Versionen: Outlook 98, 2000, 2002/XP und 2003 FRAGE: Ich verwende die erweiterte Suche von Outlook, um aus meinen Kontaktordnern Adressen nach bestimmten Kriterien herauszusuchen. An die gefundenen Kontakte möchte ich eine E-Mail verschicken, aber der Befehl Neue Nachricht an Kontakt steht mir hier nicht zur Verfügung. Wie gehe ich am besten vor? H. Brückner ANTWORT: Dazu gibt es einen einfachen, aber wenig bekannten Trick. Markieren Sie einfach alle oder nur die gewünschten Kontakte in den Suchergebnissen der erweiterten Suche. Klicken Sie die Markierung dann mit der linken Maustaste an und halten Sie die Taste gedrückt, während Sie die Markierung auf das Symbol "Posteingang" in der Outlook-Leiste bzw. den entsprechenden Eintrag in der Ordnerliste ziehen. Sobald Sie die Maustaste loslassen, erstellt Outlook eine neue Mail mit den Adressen aller gefundenen Kontakte. Wenn Sie häufiger vor der Aufgabe stehen, die Empfänger einer E-Mail per Suchfunktion zu bestimmen, hier noch zwei Hinweise:
Web-Zugriff auf öffentliche Exchange Server-Ordner Versionen: Outlook 98, 2000, 2002/XP und 2003 FRAGE: Seit kurzem nutzen wir öffentliche Ordner auf einem Exchange 2000 Server, um die Belegung von Ressourcen wie Besprechungszimmern, Laboreinrichtungen usw. zu verwalten. Für jede Ressource haben wir einen Kalender angelegt und die Kalender sollen jetzt zur allgemeinen Verfügbarkeit auf einer Webseite im firmeneigenen Intranet veröffentlicht werden. Beim Aufruf des Befehls Datei-Als Webseite speichern erhalten wir aber eine Fehlermeldung, dass der "Web Publishing Assistent" installiert werden müsste. Die weiteren Informationen in dem Meldungsfenster verweisen auf Systemkomponenten oder Webseiten, die gar nicht mehr existieren. Können Sie uns sagen, wie wir die Ressourcen-Kalender trotzdem in unser Intranet stellen können? G. Belsemeyer ANTWORT: Wenn Sie die angesprochenen Kalender unbedingt Als Webseite speichern wollen und Ihnen dafür der "Web Publishing Assistent" fehlt, können Sie die Programmkomponenten von folgender Internetseite herunterladen: Web Publishing Assistent Es heißt, dass die zum Download angebotene Version auch für Windows 2000 und XP geeignet ist, obwohl nur Windows 98 und NT als unterstützte Betriebssysteme angegeben werden. Fraglich ist allerdings, warum Sie die Ressourcen-Kalender überhaupt als statische Webseiten speichern wollen. Wenn es darum geht, auch von Arbeitsplätzen, die nicht mit Outlook ausgestattet sind, auf den Exchange Server zuzugreifen, bietet "Outlook Web Access" (kurz OWA) weitaus flexiblere Methoden. OWA gehörte schon zum Lieferumfang von Exchange Server 5.5 und erfordert ansonsten noch den IIS (Internet Information Server). Letzterer ist seit Windows 2000 Server Teil des Betriebssystems. Bei Einsatz eines Exchange 2000 Servers sind somit alle Voraussetzungen erfüllt, um via OWA mit einem simplen Web-Browser auf die Server-Postfächer und auch die öffentlichen Ordner zuzugreifen. Je nach Authentifizierungsmethode genügt am Arbeitsplatz der Aufruf der Webseite http://<Serveradresse>/exchange um ein Benutzerpostfach zu öffnen (ersetzen Sie <Serveradresse> durch den Namen oder die IP-Adresse Ihres Intranet-Servers). Unter Umständen werden Sie danach zur Eingabe der Login-Daten aufgefordert. Sie können sogar gezielt auf ein beliebiges Postfach zugreifen, indem Sie folgende Adresse im Browserfenster öffnen: http://<Serveradresse>/exchange/<Benutzername> Ersetzen Sie <Benutzername> durch den gewünschten Login-Namen. Im Browser werden die Postfächer ähnlich dargestellt wie im Outlook-Fenster. Auf der linken Seite befindet sich eine Navigationsleiste mit Symbolen für die Standardordner. Am oberen Rand erscheint eine Art Symbolleiste mit den wichtigsten Befehlen. Und im übrigen Fensterbereich sehen Sie die ordnerspezifischen Details: E-Mail-Listen, Tageskalender, Adresskarten usw. Wenn Sie in der Navigationsleiste auf den Gruppennamen Ordner klicken, können Sie über eine Baumstruktur auch auf alle öffentlichen Ordner zugreifen. So gelangen Sie problemlos in Ihre Ressourcen-Kalender, in denen Sie Termine nicht nur anschauen sondern auch einfügen oder bearbeiten können. Voraussetzung ist natürlich, dass Sie über entsprechende Rechte verfügen. Auch die Aktualität der Terminübersichten ist jederzeit gewahrt. Um auf dem neuesten Stand zu sein, müssen Sie nur auf das Symbol Auf neue Nachrichten prüfen klicken. Dieses Verfahren bietet weit mehr Möglichkeiten als die Bereitstellung in Form einer Webseite, die allenfalls zum Zeitpunkt der Veröffentlichung aktuell ist.
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