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Ausgabe vom 24. November
2004 |
| In dieser
Ausgabe |
Outlook-News & Downloads
- Spotlight: Endlich eine komfortable Datensicherung
für Outlook
- Download-Tipp: Verteilerlisten automatisch
aktualisieren
- Update: Aktualisierung des Junk-Mail-Filter von
Outlook 2003
Outlook-Helpline
- Einfügeposition beim Antworten und Weiterleiten
ändern
- Outlook als Standard-E-Mail-Editor festlegen
- Unterschied zwischen Google Desktop Search und
Lookout
| Outlook-News &
Downloads |
Spotlight: Endlich eine komfortable Datensicherung für Outlook
Was würde passieren, wenn Ihre Outlook-Daten plötzlich und unerwartet verloren gehen? Wenn Sie regelmäßig mit Outlook arbeiten wäre das ein echtes Problem, denn Sie verlieren meistens nicht nur E-Mails, sondern auch wichtige Adressen, Termine aus dem Kalender, Aufgaben und Notizen.
Hinzu kommt ein erheblicher Einrichtungsaufwand, um alle Filter und Regeln, Kategorien, Signaturen, Symbolleisten und E-Mail-Konten so einzurichten, dass Sie wieder wie gewohnt arbeiten können.
Mit dem brandneuen SmartTools Outlook Backup haben Sie diese Probleme zuverlässig im Griff:
- Machen Sie sich nie wieder sorgen um Ihre Daten, denn der
Backup-Vorgang lässt sich mit wenig Aufwand automatisieren.
- SmartTools Outlook Backup sichert nicht nur einfach die
Datendatei, sondern kümmert sich außerdem um Ihre Outlook-Symbolleiste,
Kategorien, E-Mail-Kontoeinstellungen, Signaturen, Filter und
Regeln.
- Bei einem Datenverlust sparen Sie viele Stunden
Konfigurationsaufwand, denn alle gesicherten Informationen lassen sich
mit wenigen Mausklicks wiederherstellen.
SmartTools Outlook Backup ist ab sofort verfügbar und kann zur Zeit mit 10% Einführungsrabatt bestellt werden. Weitere Infos finden Sie unter:
http://www.add-in-world.com/katalog/outlook-backup/
Download-Tipp: Verteilerlisten automatisch aktualisieren
Mit Hilfe von Verteilerlisten können Sie immer wieder benötigte Gruppen von E-Mail-Adressen schnell und komfortabel zusammenfassen und anschreiben. Das Problem: Wenn Sie E-Mail-Adressen ändern oder löschen, werden diese Informationen nicht automatisch in Verteilerlisten berücksichtigt.
Wir möchten daher in unserer Techinfo zeigen, wie sich alle vorhandenen Verteilerlisten nach Änderungen oder Löschungen von Kontakten mit einer kleinen VBA-Lösung aktualisieren lassen. Die Verteilerlisten werden der Reihe nach angezeigt und können ganz einfach per Tastenkombination aktualisiert werden. Alle Änderungen werden automatisch in die Verteilerliste übertragen. SmartTools Publishing bietet Ihnen diese Outlook-Techinfo kostenlos zum Download an:
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Verteilerlisten
automatisch
aktualisieren |
Update: Aktualisierung des Junk-Mail-Filter von Outlook 2003
Vor wenigen Tagen hat Microsoft ein weiteres Update des Junk-Mail-Filters von Outlook 2003 online gestellt. Sie finden den kostenlosen Download unter:
Update: Junk-Mail-Filter von Outlook 2003
Nähere Informationen zu dem Update bietet die folgende Techinfo:
Techinfo zum Update des Junk-Mail-Filter von Outlook 2003
| Outlook-Tipp der
Woche |
So können Sie gelöschte Outlook-Elemente wiederherstellen, Teil 1
Versionen: Outlook 97/98, 2000, 2002/XP und 2003
Mit dem Ordner "Gelöschte Objekte" bietet Outlook die Möglichkeit, auch nach Tagen oder Wochen noch auf eventuell irrtümlich gelöschte Elemente zurückzugreifen. Viele Outlook-Nutzer aktivieren allerdings die Option Bei Programmbeendigung Ordner 'Gelöschte Objekte' leeren, um den persönlichen Ordner nicht über Gebühr zu belasten, da vor allem gelöschte Spam- und Viren-Mails mit teils riesigen Anhängen nun wirklich nicht "aufbewahrungswürdig" sind. Wenn Sie allerdings tatsächlich einmal eine wichtige E-Mail aus Versehen löschen, ist auch sie beim nächsten Beenden von Outlook unwiederbringlich verloren sein.
So sieht es zumindest auf den ersten Blick aus, denn diese Annahme trifft nicht zu. Beim Leeren des Ordners "Gelöschte Objekte" - ob nun automatisch beim Beenden von Outlook oder manuell über das Kontextmenü und Ordner 'Gelöschte Objekte' leeren - kennzeichnet Outlook das Element lediglich als "Gelöscht" und macht es unsichtbar. Erst wenn die automatische Archivierung läuft oder die Funktion Jetzt komprimieren ausgeführt wird, entfernt Outlook die Elemente tatsächlich unwiederbringlich aus der PST-Datei. Bis dahin bestehen also Chancen, durch Zurücksetzen des "Gelöscht"-Kennzeichens ein irrtümlich gelöschtes Element wieder sichtbar zu machen. Leider dokumentiert Microsoft den Aufbau der PST-Datei nicht, so dass entsprechende Tools zum Zurücksetzen dieses Kennzeichens nicht entwickelt werden können. Mit einem kleinen Trick lässt sich das "Gelöscht"-Kennzeichen jedoch auch auf anderem Wege zurücksetzen.
Mit Outlook installiert das Office-Setup ein kleines Hilfsprogramm "Posteingang reparieren" (SCANPST.EXE), das bei Problemen mit dem persönlichen Ordner ausgeführt werden kann. Der Name führt etwas in die Irre, denn es repariert nicht nur den Posteingang, sondern unterzieht die gesamte PST-Datei einer ausführlichen Analyse und repariert auch andere Objekte und Elemente. Im Zuge dieser Reparatur werden nicht nur Ordner-Strukturen und der Aufbau der Objekte und Elemente wiederhergestellt, gleichzeitig setzt das Tool auch sicherheitshalber alle "Gelöscht"-Kennzeichen zurück!
Allerdings bleibt der Aufruf von SCANPST.EXE wirkungslos, wenn sich nicht tatsächlich defekte Objekte oder Elemente in der PST-Datei befinden. Es ist also notwendig, der PST-Datei eine kleine, geringfügige Beschädigung beizubringen. Dazu reicht es, im Header der PS-Datei mit einem HEX-Editor ein paar Bytes zu ändern. SCANPST.EXE erkennt das als Fehler und führt den kompletten Reparaturvorgang inklusive Zurücksetzen der "Gelöscht"-Kennzeichen durch.
Bevor Sie nun weitermachen, beachten Sie bitte noch folgende Hinweise: Die Rettung irrtümlich gelöschter Elemente wie im folgenden beschrieben kann nur erfolgreich durchgeführt werden, wenn noch keine automatische Archivierung erfolgte und die Funktion Jetzt komprimieren seit dem Löschen des oder der Elemente nicht ausgeführt wurde. Außerdem ist es unbedingt erforderlich, eine Sicherungskopie der PST-Datei anzulegen, die Sie im Folgenden bearbeiten. Wir haben diese Technik mehrfach getestet und sind auf keinerlei Probleme gestoßen, aber bevor Sie sich an die unten beschriebenen Schritte machen, kopieren Sie Ihre PST-Datei bitte zur Sicherheit in ein anderes Verzeichnis bzw. auf eine andere Festplatte, damit Sie bei einem unerwarteten Fehler mit dieser Fassung weiterarbeiten können.
Um die bereits erwähnte geringfügige Beschädigung an der PST-Datei vorzunehmen, benötigen Sie zunächst einen so genannten HEX-Editor. Sollten Sie noch nicht über ein solches Programm verfügen, empfehlen wir "HexEdit MX" von NextSoft. HexEdit MX ist kostenlos, aber Sie können sich gegen 3 EUR freiwillig registrieren lassen. Ein besonderer Vorteil von HexEdit MX ist, dass er Änderungen farblich hervorhebt und so die Kontrolle der vorzunehmenden Manipulation extrem vereinfacht. Wird nämlich zuviel des Guten getan, ist die PST-Datei womöglich so weit beschädigt, dass auch SCANPST.EXE nichts mehr retten kann. Sie finden das Setup von HexEdit MX unter der folgenden Adresse:
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'HexEdit MX' von
NextSoft |
Entpacken Sie den Inhalt nach dem Download zunächst in ein beliebiges Verzeichnis auf Ihrer Festplatte, starten Sie dort SETUP.EXE per Doppelklick und folgen Sie den weiteren Anweisungen des Installationsprogramms.
In der nächsten Ausgabe schließen wir diesen Tipp der Woche ab und zeigen, wie Sie mit Hilfe des Editors und dem Programm SCANPST Ihre gelöschten Outlook-Elemente wiederherstellen.
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SmartTools Rechnungsnummern-Assistent für Excel: http://www.add-in-world.com/katalog/xl-rgnummer/ SmartTools Rechnungsnummern-Assistent für Word: http://www.add-in-world.com/katalog/word-rgnummer/ |
| Outlook-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Outlook 97, 98, 2000, 2002/XP oder 2003? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an:
outlook-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Einfügeposition beim Antworten und Weiterleiten ändern
Versionen: Outlook 98, 2000, 2002/XP und 2003
FRAGE: Können Sie mir sagen, wie ich die vordefinierte Textposition beim Antworten und Weiterleiten von E-Mails ändern kann? Outlook platziert die Einfügemarke immer oberhalb der ursprünglichen Nachricht, sodass nur "ToFu-Antworten" möglich sind. Ich bevorzuge es, sowohl meine Antwort als auch meine Signatur unter den Originaltext zu setzen.
P. Reimer
ANTWORT: Die "ToFu-Antworten" (Text oben, Fullquote unten), auch als "Top Posting" bezeichnet, sind der Standard in Outlook. Mit den Bordmitteln können Sie zwar ein paar Formatoptionen einstellen, - zum Beispiel die Einrückung des Originaltextes oder das Zeichen vor dem zitierten Text, - ein Umschalten auf das "Bottom Posting", also das Antworten unterhalb des ursprünglichen Textes ist nicht möglich.
Um die Standardeinstellungen beim Antworten und Weiterleiten zu ändern, rufen Sie Extras-Optionen auf und klicken dann auf der Registerkarte Einstellungen auf die Schaltfläche E-Mail-Optionen. Im Bereich Beim Antworten und Weiterleiten finden Sie die Formatoptionen, die Outlook zur Verfügung stellt.
Wenn Ihnen "Bottom Posting" lieber ist, sollten Sie ein Zusatztool namens "Outlook QuoteFix" von Dominik Jain einsetzen. Infos und einen Link zum Downloaden des Tools gibt es auf folgender Internetseite:
Outlook QuoteFix
Nach der Installation können Sie Outlook gemeinsam mit Outlook QuoteFix starten, indem Sie in der Startmenü-Programmgruppe des Utilities den Befehl Outlook with QuoteFix anwählen. QuoteFix lädt sich dabei automatisch als Symbol in den Infobereich der Windows-Taskleiste. Per Doppelklick können Sie sich die Programmoptionen ansehen, obwohl Änderungen eigentlich nicht notwendig sind.
Wenn Sie in Outlook auf eine Mail antworten oder sie weiterleiten, klingt sich QuoteFix automatisch ein und stellt die Nachricht so um, dass Sie sofort am Ende Ihren Text eingeben können.
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Outlook als Standard-E-Mail-Editor festlegen
Versionen: Outlook 97/98, 2000, 2002/XP und 2003
FRAGE: Ich habe bisher nur Outlook benutzt. Seit einigen Tagen habe ich nun auch Outlook Express installiert, das sich auf meinem System ungefragt als Standard-E-Mail-Client eingetragen hat. Wie kann ich Outlook wieder zum Standard-E-Mail-Client machen? Bei Outlook Express kann ich die entsprechende Option nicht deaktivieren, bei Outlook habe ich keine Möglichkeit gefunden, eine solche Option zu aktivieren.
F. Küppers
ANTWORT: Die Einstellung nehmen Sie nicht in einem der E-Mail-Clients, sondern wie folgt in den Internetoptionen vor:
- Starten Sie den Internet Explorer.
- Wählen Sie das Menü Extras-Optionen an.
- Wechseln Sie auf die Registerkarte "Programme".
- In der Liste "E-Mail:" können Sie nun den E-Mail-Client wählen, der
auf Ihrem System als Standard gesetzt werden soll. Wählen Sie hier
"Microsoft Outlook"
- Übernehmen Sie die Zuordnung mit einem Klick auf die Schaltfläche
Ok.
Versionen: Outlook 2000, 2002/XP und 2003
FRAGE: Als begeisterter Leser Ihrer Newsletter hatte ich vor einigen Wochen das von Ihnen empfohlene kostenlose Lookout installiert und bin heilfroh über diesen Tipp. Nun haben Sie in den letzten Wochen mit "Google Desktop Search" ein weiteres interessantes Programm vorgestellt. Kann "Google Desktop Search" irgend etwas, was Lookout nicht kann? Gibt es einen praktikablen Grund, Google Desktop Search zusätzlich zu installieren oder gar gegen Lookout auszutauschen?
H. Nolte
ANTWORT: Gute Frage. Der Markt der Suchprogramme für den Desktop boomt zur Zeit und wir werden in nächster Zeit noch einige andere interessante Programme zu diesem Thema vorstellen (alle kostenlos!). Google Desktop Search ist vor allem deshalb interessant, weil es nicht nur Outlook-Mails, sondern auch viele andere Dateitypen auf der Festplatte indizieren und in die Suche einbeziehen kann.
Lookout erlaubt ebenfalls die Definition von Dateiordnern auf der Festplatte, aber es werden leider nur die Dateinamen und keine Inhalte in den Index aufgenommen. Wenn es Ihnen primär um die Suche in Outlook geht, bleibt LookOut erste Wahl. Das Programm ist besser in Outlook integriert, kann besser mit Archiv-PST-Dateien umgehen und sucht nicht nur in Mails, sondern auch in allen anderen Outlook-Elementen (Notizen, Termine, Aufgaben usw.).
Google Desktop Search sollten Sie sich dann ansehen, wenn Sie hauptsächlich in Ihren Outlook-Mails und zusätzlich in Word-Dokumenten, Excel-Tabellen usw. suchen möchten. Hier hat Lookout noch Schwächen, wobei zu erwarten ist, dass Microsoft in Kürze eine neue Version veröffentlichen wird, die hier Abhilfe schafft.
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- Meldungen über neue Lösungen und Add-Ins zu Office 97, 2000, XP und
2003
- Berichte über Updates und Bugfixes.
- Tipps und effektivere Arbeitstechniken zu Access, Excel, Word &
Co.
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2003
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