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Ausgabe vom 24. Mai
2006 |
| In dieser
Ausgabe |
News & Downloads
- Spotlight: PDFgrabber 3.0 Standard und Professional
können jetzt auch neue PDF-Dateien erstellen
- Download-Tipp: Der kostenlose
Archivierungs-Assistent für Ihre Outlook-Daten
- News: Neue Funktionen für Outlook
2007-Entwickler
Outlook-Helpline
Newsletter-Tipp
| News &
Downloads |
Spotlight: PDFgrabber 3.0 Standard und Professional können jetzt auch neue PDF-Dateien erstellen
Der PDFgrabber ist das tausendfach bewährte Tool, um PDF-Dateien direkt in Excel oder Word zu öffnen und zu bearbeiten. In der brandneuen Version 3.0 wurden die Standard- und Professional-Editionen komplett überarbeitet und wesentlich erweitert. Die wichtigsten neuen Funktionen:
- Der PDFgrabber 3.0 Standard/Professional kann jetzt auch neue
PDF-Dateien erzeugen. Lesen Sie also beispielsweise eine PDF-Datei in
Excel oder Word ein, nehmen Sie Änderungen vor und wandeln Sie die Datei
dann mit wenigen Mausklicks wieder in ein PDF-Dokument um.
- Optimierte Geschwindigkeit: Wandeln Sie ein 25seitiges PDF mit
Bildern je nach Rechnerleistung in durchschnittlich 15 Sekunden um!
- Verbesserte Exportqualität für noch detailgetreuere Umsetzung Ihrer
PDF-Dateien
- Automatische Texterkennung bei der Umwandlung von PDF-Dateien mit
gescannten Seiten (Voraussetzung ist der Einsatz von Office
2003).
- Starten Sie den PDFgrabber über das Start-Menü oder direkt aus Word bzw. Excel
über das neu installierte Menü PDF-Datei
öffnen.
- Wählen Sie ein PDF-Dokument aus und legen Sie das gewünschte Format
(Word, Excel, Text, XML) fest.
- Ein Mausklick startet die Umwandlung, die voll automatisch abläuft.
Am Ende steht Ihnen das Word-Dokument oder die Excel-Arbeitsmappe zur
direkten Bearbeitung zur Verfügung.
PDFgrabber 3.0 - Standard für Privatanwender
PDFgrabber 3.0 - Professional für professionelle Anwender
Download-Tipp: Der kostenlose Archivierungs-Assistent für Ihre Outlook-Daten
Kämpfen Sie mit einem umfangreichen Outlook-Datenbestand, der unbedingt entrümpelt werden müsste? Der kostenlose SmartTools Archivierungs-Assistent hilft Ihnen dabei, E-Mails, Journaleinträge, Notizen, Termine oder Aufgaben, die nicht mehr ständig benötigt werden, im Dateisystem abzulegen, aus den Outlook-Ordnern zu löschen und so die Übersicht in den Outlook-Ordnern wiederherzustellen und die Arbeitsgeschwindigkeit von Outlook zu erhöhen.
Der Archivierungs-Assistent spiegelt dabei die Outlook-Ordnerstruktur 1:1 auf die Festplatte und speichert die Elemente in einem speziellen Outlook-Format, so dass Sie sie jederzeit direkt per Doppelklick öffnen und in Outlook einsehen können.
Der SmartTools Archivierungs-Assistent bietet ein komfortables Setup-Programm und bindet sich automatisch auch in andere Office-Anwendungen ein, wenn Sie auch Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien sichern möchten. Wir stellen Ihnen diesen leistungsfähigen Assistenten zurzeit noch als uneingeschränkte Vollversion kostenlos zur Verfügung:
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SmartTools
Archivierungs-Assistent kostenlos
herunterladen! |
News: Neue Funktionen für Outlook 2007-Entwickler
Wenn Sie Outlook selber durch Makros, Add-ins oder individuelle Formulare erweitert haben, sollten Sie einmal einen Blick auf die neuen Möglichkeiten werfen, die Ihnen die kommende Version 2007 eröffnen wird:
Neue Funktionen für Outlook 2007-Entwickler
In einem sehr interessanten Video erhalten Sie einen etwa 30 minütigen Überblick über Outlook 2007 aus Entwicklersicht.
Klicken Sie hier, um die News & Downloads zu bewerten!
| Outlook-Tipp der
Woche |
Effektiver Filtern per SQL, Teil 2
Versionen: Outlook 2003 und 2002/XP
In der letzten Ausgabe hatten wir begonnen, Ihnen eine wenig bekannte sehr leistungsfähige Möglichkeit zum Filtern von Ansichten vorzustellen: den Einsatz von SQL. Dazu ein wichtiger Tipp zur Vereinfachung der folgenden Experimente: Um an die Funktion Filtern zu gelangen, müssen Sie sich zunächst durch diverse Menüs hangeln, die Funktion Aktuelle Ansicht Anpassen aufrufen und auf die Schaltfläche Filtern klicken, erst dann können Sie einen Filter definieren. Vereinfachen können Sie den Aufruf der Funktion Filtern wie folgt:
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Symbolleiste und wählen
Sie das Kontextmenü Anpassen an.
- Wechseln Sie auf die Registerkarte "Befehle".
- Markieren Sie in der Liste Kategorien den Eintrag "Ansicht" und ziehen
Sie dann aus der Liste Befehle den
Eintrag "Filtern" an die gewünschte Position in einer der
Symbolleisten.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Schließen.
Bei unserem ersten Beispiel ging es darum, nur E-Mails anzuzeigen, die von der Domain "smarttools.de" verschickt wurden:
"urn:schemas:httpmail:fromemail" LIKE '%@smarttools.de'
Ähnlich einfach können Sie eine bestimmte Untermenge von Nachrichten ausblenden:
NOT "urn:schemas:httpmail:fromemail" LIKE '%weekly%'
Hier wird geprüft, ob in der Absenderadresse das Wort "weekly" vorkommt. Durch das Wildcard "%" spielt es keine Rolle, welche und wie viele Zeichen am Anfang oder am Ende stehen. Es würden also alle Nachrichten, die von einem Absender wie "excel-weekly@smarttools.de", "word-weekly@smarttools.de" oder "outlook-weekly@smarttools.de" kommen, selektiert werden. Allerdings dreht der Operator "NOT" das Kriterium um, so dass nur Nachrichten angezeigt werden, die NICHT von einem der zum Muster passenden Absender stammen.
Solche Filterungen können Sie dann noch um weitere Kriterien ergänzen:
"urn:schemas:httpmail:fromemail"
LIKE '%@smarttools.de' AND
"urn:schemas:httpmail:read" = 0
Diese Filterung zeigt alle Nachrichten aus der Domain "smarttools.de" an, die Sie noch nicht gelesen haben. Die Verknüpfung der Bedingungen erfolgt per Operator "AND", es müssen also beide Bedingungen erfüllt sein, damit die Nachricht selektiert wird.
Hierbei wird übrigens eine wichtige Regel der Syntax von SQL-Abfragen sichtbar: Werden alphanumerische Feldinhalte, also Texte mit oder ohne Wildcards, verglichen, müssen diese Kriterien in einfachen Hochkommas angegeben werden. Bei allen anderen, numerischen Feldern wird das Vergleichskriterium ohne Hochkommas direkt angegeben. Das Feld "read" ist in diesem Fall ein boolesches Feld (Ja/Nein, True/False), dessen Zustand numerisch mit "0" für "Nein/False" und mit "-1" für "Ja/True" dargestellt wird. Eine Filterung auf gelesene Nachrichten sieht dementsprechend so aus:
"urn:schemas:httpmail:fromemail"
LIKE '%@smarttools.de' AND
"urn:schemas:httpmail:read" = -1
Neben "AND" und "NOT" gibt es noch einen dritten Operator "OR", mit dem Nachrichten ausgewählt werden, wenn eine der beiden Bedingungen erfüllt ist:
"urn:schemas:httpmail:displayto" LIKE '%Joe User%' OR
"urn:schemas:httpmail:displaycc" LIKE '%Joe User%'
Hier wird beispielsweise geprüft, ob der Empfängername "Joe User" entweder im "An"-Feld oder im "CC"-Feld enthalten ist. das Ergebnis ist also eine Liste der Nachrichten, die entweder direkt an "Joe User" gesendet wurden, ODER die in CC an "Joe User" gesendet wurden.
In der nächsten Ausgabe von Outlook Weekly stellen wir Ihnen weitere praktische Filterungsmöglichkeiten per SQL vor. So erfahren Sie unter anderem, wie Sie mehrere Bedingungen gruppieren und kombinieren oder durch den Einsatz von Abfrage-Funktionen noch leistungsfähigere Filterungen realisieren.
Klicken Sie hier, um den Tipp der Woche zu bewerten!
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automatisch speichernSmartTools AutoSave Pro ist ein bereits tausendfach bewährtes Add-In zur komfortablen Verwaltung Ihrer Mailanhänge. Anstatt jede Mail einzeln anzuklicken und die entsprechenden Anhänge zu speichern, wartet SmartTools AutoSave Pro im Hintergrund auf neue Mails und sichert die Anhänge voll automatisch auf Ihrer Festplatte. Auch der nachträgliche Aufruf beispielsweise zur Archivierung aller Anhänge eines bestimmten Ordners, ist jederzeit möglich. Auf Wunsch löscht SmartTools AutoSave Pro die Anhänge aus den Mails, damit sie in Ihrer Outlook-Datei keinen unnötigen Speicherplatz verschwenden. Weitere Highlights:
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| Outlook-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Outlook 2003, 2002/XP, 2000 oder 97/98? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte keine Dateien schicken!) an:
outlook-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe eine oder mehrere Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Mails mit anderer Absenderadresse verschicken
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 98
FRAGE: Ich möchte E-Mails zum Teil mit einer anderen Absenderadresse verschicken, - am besten vollautomatisch per VBA-Prozedur. Vorerst habe ich aber den "manuellen" Ansatz ausprobiert, der schon zu Problemen führte: Ich habe einen neuen Kontakt angelegt und darin die vom Standard abweichende Absender-E-Mail-Adresse gespeichert. Dann öffne ich eine neue Nachricht, blende per Ansicht-'Von'-Feld die Absenderzeile ein, klicke auf die Schaltfläche Von und wähle den genannten Kontakt aus. Beim Verschicken der E-Mail sagt mir Outlook nun, dass ich nicht die Berechtigung besitze, die Nachricht im Auftrag der Person zu senden. Was läuft hier falsch?
S. Gerlinger
ANTWORT: Das Problem besteht darin, dass Sie die Aufgabe des Von-Feldes falsch interpretieren. Es ist in erster Linie für eine Arbeitsgruppe mit Exchange Server gedacht. Über den Exchange Server kann ein Benutzer einem anderen Mitglied der Arbeitsgruppe das Recht einräumen, auf sein Postfach zuzugreifen und darin Elemente zu lesen, zu bearbeiten und zu erstellen. Das andere Arbeitsgruppenmitglied wird zu einem so genannten "Stellvertreter" und kann anschließend Mails im Namen des eigentlichen Postfachbesitzers verschicken. Das geschieht mit Hilfe des Von-Feldes, über das der betreffende Name ausgewählt wird.
Der Empfänger einer Nachricht, die von einem Stellvertreter gesendet wurde, sieht in der Absenderzeile aber nicht nur den Namen des eigentlichen Postfachbesitzers sondern auch den Namen des Stellvertreters, und zwar in der Form "<Stellvertreter> im Auftrag von <Postfachbesitzer>". Wenn eine solche Mail beantwortet wird, geht sie automatisch an den Stellvertreter.
Das Von-Feld ist also in mehrfacher Hinsicht nicht zum Ändern der Absenderadresse geeignet: 1. Ihre Standard-E-Mail-Adresse taucht als Stellvertreter weiterhin in der Absenderzeile auf, 2. die alternative Absenderadresse wird nicht automatisch zur neuen Antwortadresse.
Was Sie eigentlich vorhaben, funktioniert in Outlook nur durch alternative E-Mail-Konten. Sie müssen für die Alternativadresse also zuerst ein neues Konto einrichten, wofür Sie je nach Outlook-Version Extras-Konten, Extras-E-Mail-Konten oder Extras-Dienste anwählen. Danach richten Sie das Konto nach demselben Prinzip wie Ihr Standard-Konto ein, wobei Sie natürlich die alternative Absenderadresse und die entsprechenden Providerinformationen eingeben müssen.
Recht unproblematisch geht es jetzt weiter, wenn Sie mit Outlook 2002/2003 arbeiten oder mit Outlook 98/2000 im "Nur via Internet-Modus". Dann können Sie das Konto, über das eine Mail verschickt wird, bequem beim Verfassen der Nachricht auswählen. Öffnen Sie einfach ein neues Nachrichtenfenster und rufen Sie in Outlook 98/2000 zuerst Datei-Senden mit und dann das gewünschte Absenderkonto auf. In Outlook 2002/2003 klicken Sie im Nachrichtenfenster auf die Symbolleisten-Schaltfläche Konten und in der aufklappenden Liste auf den gewünschten Kontonamen.
Wenn Sie Outlook 98/2000 im "Unternehmen oder Arbeitsgruppe-Modus" einsetzen, werden Nachrichten immer über Ihr Standardkonto verschickt. Selbst wenn Sie weitere Konten eingerichtet haben, stehen diese nicht als Versandalternativen zur Verfügung. Das Standardkonto richten Sie per Extras-Dienste auf der Registerkarte Übermittlung ein. Das Konto, das im unteren Listenfeld an erster Stelle steht, wird von Outlook für den E-Mail-Versand herangezogen.
Falls Sie den Versand über verschiedene Konten per VBA-Code automatisieren wollen, sieht es in allen Outlook-Versionen und Installationsvarianten schlecht aus. Im Outlook-Objektmodell gibt es keine Eigenschaft oder Methode, mit der sich das Konto ändern ließe.
Eine andere interessante Möglichkeit ist noch unserer kostenloser SmartTools Konten-Assistent, den Sie unter der folgenden Adresse herunterladen können:
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Unterschiedliche Arbeitsstunden je nach Wochentag
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 98
FRAGE: Ich arbeite an jedem Wochentag zu unterschiedlichen Zeiten - beispielsweise montags von 9 bis 18 Uhr, dienstags von 6 bis 15 Uhr usw. Wie kann ich diese Arbeitszeiten im Outlook-Kalender kenntlich machen? Bislang habe ich nur eine allgemeingültige Option mit einheitlichen Arbeitszeiten für alle Wochentage gefunden.
J. Schäfer
ANTWORT: Variable Arbeitszeiten werden von Outlook nicht unterstützt. Wie Sie herausgefunden haben, können Sie per Extras-Optionen und Anwahl der Schaltfläche Kalenderoptionen auf der Registerkarte Einstellungen lediglich generelle Arbeitszeiten festlegen. Die Zeiten in den Feldern Beginnt um und Endet um gelten für alle Tage der Arbeitswoche.
Ein Lösungsansatz für Ihr Problem könnte darin bestehen, Serientermine einzurichten, die entweder genau Ihren Arbeitszeiten entsprechen oder die die Zeiten belegen, an denen Sie eben nicht im Büro sind. Der zweite Ansatz hat den Vorteil, dass Sie bei der Eingabe eines neuen, regulären Termins gewarnt werden, falls es eine Überschneidung gibt, also falls der neue Termin außerhalb Ihrer gewohnten Arbeitszeiten liegt.
Legen Sie für den Montag zum Beispiel einen neuen Termin an, den Sie "Außer Haus" oder "Freizeit" nennen. Damit Sie Outlook auf eventuelle Terminüberschneidungen hinweist, aktivieren Sie im Dropdown-Feld Anzeigen als (Outlook 2003 und 2002/XP) bzw. Zeitspanne zeigen als (Outlook 2000 und 98) den Eintrag "Gebucht". Dann klicken Sie auf Serientyp und stellen ein Serienmuster wie "Wöchentlich jeden Montag von 0:00 bis 9:00" ein. Für die Abendstunden erstellen Sie einen weiteren Serientermin mit dem Muster "Wöchentlich jeden Montag von 18:00 bis 0:00". Für die restlichen Arbeitstage setzen Sie das Verfahren fort, wobei Sie die Zeiten für den Dienstag zum Beispiel auf "0:00 bis 6:00" und "15:00 bis 0:00" einstellen.
In Outlook 2003 und 2002/XP können Sie die Serientermine sogar farbig hervorheben, sodass sich Ihre "Nicht-Arbeitszeiten" noch besser von den restlichen Terminen absetzen. Dazu öffnen Sie beim Anlegen des Serientermins das Dropdown-Feld Beschriftung und wählen die gewünschte Farbe aus.
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