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Ausgabe vom 24. August
2005 |
| In dieser
Ausgabe |
News & Downloads
- Spotlight: Outlook-Adressen ganz einfach nach Word
übernehmen
- Download-Tipp: Über 1.000 neue Icons für Ihre
Symbolleisten in Outlook
- News: Google Desktop 2 mit verbesserter
Outlook-Integration
- News: Aktualisierung des Junk-Mail-Filters von
Outlook 2003
Outlook-Helpline
- Übersichtlicher Terminkalender durch Farben
- Lesebestätigungen in einer Exchange
Server-Arbeitsgruppe
unterdrücken
| News &
Downloads |
Spotlight: Outlook-Adressen ganz einfach nach Word übernehmen
Der SmartTools Brief- und Fax-Manager reduziert das Erstellen eines neuen Briefes auf wenige Mausklicks. In Zukunft geben Sie keine Adresse mehr doppelt ein, denn Sie können auf Ihre Outlook-Kontakte oder Adressdaten in Access bzw. auf dem Exchange Server zugreifen. Den ganzen Vorgang steuern Sie bequem aus Word 2003, 2002/XP oder 2000:
- Per Mausklick in die Symbolleiste des Brief- und Fax-Managers rufen
Sie die Liste der verfügbaren Adressen ab.
- Sie markieren den gewünschten Empfänger.
- Der Assistent öffnet ein neues Dokument auf Grundlage Ihrer
vorbereiteten Brief-Vorlage und fügt die Adresse samt fertiger Anrede
genau an den richtigen Stellen ein.
- Auf Wunsch wird das Dokument automatisch nach dem Brief-Empfänger
sowie dem aktuellen Datum benannt und in einem der vordefinierten
Verzeichnisse gespeichert.
http://www.add-in-world.com/katalog/briefman2003/
Download-Tipp: Über 1.000 neue Icons für Ihre Symbolleisten in Outlook
Sie suchen nach aussagekräftigen Icons für Ihre selbst definierten Symbolleisten? Die standardmäßig von Outlook angebotene Auswahl ist sehr bescheiden und so müssen Sie schon selber künstlerisch tätig werden, um zum Ziel zu kommen. SmartTools Iconhelp hilft weiter: In Outlook finden Sie über 1.000 verschiedenen Schaltflächen-Symbole, die Sie mit unserem kostenlosen Tool übersichtlich anzeigen und durchblättern können. Damit Sie nicht den Überblick verlieren und jederzeit die wichtigsten Symbole wieder finden, können Sie auf Wunsch Stichworte zuordnen und die komfortable Suchfunktion einsetzen.
Möchten Sie eines der Icons nutzen, klicken Sie es einfach an, rufen das Kontextmenü Symbol in Zwischenablage kopieren auf und weisen es dann Ihrer eigenen Schaltfläche zu. Der besondere Bonus für VBA-Entwickler: SmartTools Iconhelp für Outlook kann auch direkt aus der Entwicklungsumgebung gestartet werden und zeigt die "FaceID" zu jedem Symbol an, die Sie für die Erstellung von Symbolleisten per Makro benötigen. Das Gratis-Tool finden Sie unter der folgenden Adresse:
 |
IconHelp mit
über 1000 neuen
Symbolen |
News: Google Desktop 2 mit verbesserter Outlook-Integration
Wir haben bereits mehrfach über das kostenlose Tool Google Desktop Search zur schnellen Suche in Ihren Outlook-Mails und anderen Office-Daten auf Ihrer Festplatte berichtet. Google hat das nützliche Programm jetzt noch einmal erheblich erweitert und bietet zurzeit eine Betaversion (leider nur in Englisch) von Google Desktop 2 zum kostenlosen Download an:
http://desktop.google.com
Die Änderung des Namens durch das Weglassen des Zusatzes "Search" deutet schon an, dass sich die neue Version nicht mehr allein die Suche in Ihren lokalen Daten beschränkt. Eine der wichtigsten Neuerung besteht in einer so genannten "Sidebar", die sich fest auf dem Bildschirm positionieren lässt und eine Fülle von individuell konfigurierbaren Informationen anzeigen kann. So können Sie sich die letzten eingegangenen Mails aus Outlook (oder aus einem anderen Mailprogramm wie Thunderbird) oder Fotos als Slideshow anzeigen, aber auch aktuelle Informationen aus dem Internet (RSS-Feeds, Börsenkurse, Wetterdaten usw.) anzeigen lassen. Mit der Zeit wird es hier sicherlich ein umfangreiches Angebot von kostenlosen Erweiterungen für die Google Sidebar geben.
Besonders interessant ist eine Symbolleiste direkt in Outlook, über die Sie ohne Umwege direkt im Programm nach Mails suchen können. Die Ergebnisse werden dabei auch nicht Browser, sondern in tabellarischer Form in einem separaten Fenster dargestellt, wie es beispielsweise auch LookOut anbietet. Google Desktop 2 kann außerdem jetzt nicht nur Outlook-Mails, sondern auch Termine, Aufgaben, Notizen und Kontakte durchsuchen.
News: Aktualisierung des Junk-Mail-Filters von Outlook 2003
Auch August hat Microsoft den Junk-E-Mail-Filter für Outlook 2003 wieder aktualisiert. Das Update vom 22.8.2005 inklusive aller vergangenen Aktualisierungen finden Sie unter:
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Junk-Mail-Filter
Update für Outlook 2003 |
| Outlook-Tipp der
Woche |
E-Mail-Inhalte ganz einfach an Excel und Word übergeben, Teil 2
Versionen: Outlook, Word und Excel 2003, 2002/XP, 2000 und 97/98
Im ersten Teil dieses Tipps der Woche waren wir auf die Problematik beim Zugriff auf E-Mails per VBA eingegangen und hatten verschiedene Zugriffsmethoden je nach Format der E-Mail und der Art des verwendeten Editors – HTML-Editor, Word-Mail, interner Outlook-Editor – aufgezeigt. Wir waren damit in der Lage, markierte Passagen oder komplette E-Mails auszulesen und in einer Variablen zur Verfügung zu stellen. Der zweite Teil zeigt nun aufbauend auf den im ersten Teil vermittelten Grundlagen die Realisierung eines Add-Ins für Outlook, das die Datenübergabe an Excel oder Word übernimmt.
Bei Word ist zunächst zu prüfen, ob Word als E-Mail-Editor für Outlook definiert ist oder nicht. Diese Unterscheidung erweist sich als recht problematisch: Bei dem Versuch, mit "GetObject()" eine Referenz auf eine Instanz von Word zu erhalten, wird generell die unsichtbar laufende WordMail-Instanz als Ergebnis geliefert. Selbst wenn mehrere andere Dokumente geöffnet sind, ist ein gezielter Zugriff darauf nicht möglich, da Word die einzelnen Instanzen abkapselt. Die einzig praktikable Lösung besteht darin, die "Tasks"-Auflistung zu prüfen: Dort ist eine unsichtbar laufende WordMail-Instanz mit dem Namen "Microsoft Word" und "Visible = False" verzeichnet, während Dokumente im Format "Dokumentname – Microsoft Word" und "Visible = True" festgehalten werden. Eine Prüfung wie die folgende erlaubt dann beispielsweise die Aktivierung des ersten Dokumentes in der Tasks-Auflistung:
For Each objTask In appWord.Tasks
If InStr(objTask.Name, "- Microsoft Word") <> 0 And _
objTask.Visible Then
objTask.Activate
SendKeys strText, True
bolFound = True
Exit For
End If
Next objTask
Da die Tasks-Auflistung keine verwertbare Referenz vom Typ "Word.Application", sondern auch nur wieder einen Verweis auf die unsichtbar laufende WordMail-Instanz liefert, kann hier nur mit "SendKeys" gearbeitet und der selektierte Text beziehungsweise die komplette Nachricht auf diesem Wege quasi als simulierte Tastatureingabe in das Dokument übertragen werden.
In Verbindung mit Excel stellt sich dieses Problem nicht: Entweder läuft Excel bereits, so dass wir mit "GetObject()" eine direkt verwertbare Referenz erhalten, oder es läuft nicht, so dass wir mit "CreateObject()" eine neue Instanz starten können. Über die folgende Anweisung lässt sich der selektierte Text beziehungsweise die komplette Nachricht in die vorhandene, aktivierte Tabelle oder in eine gegebenenfalls neu angelegte Arbeitsmappe einfügen:
With appExcel
If .Workbooks.Count = 0 Then
.Workbooks.Add
End If
.Visible = True
.WindowState = xlMaximized
.Windows(0).Activate
.ActiveCell.Activate
.Selection = strText
End With
Um nun eine Lösung auf dieser Basis in Outlook einzubinden, gehen Sie wie folgt vor:
- Drücken Sie Alt+F11, um in die VBA-Entwicklungsumgebung zu
wechseln.
- Wählen Sie das Menü Extras-Verweise an und setzen Sie Referenzen
auf "Microsoft HTML Object Library", "Microsoft Word x.0 Object Library"
und "Microsoft Excel x.0 Object Library", wobei "x" für "9" (Word/Excel
2000) bzw. "10" (Word/Excel 2002/XP) oder "11" (Word/Excel 2003)
steht.
- Geben Sie im VBA-Editor die folgende Prozedur "SelWordExcel" ein.
Bitte beachten Sie, dass wir innerhalb des Listings Kommentare zur
Erläuterung der Funktionsweise eingefügt haben, die Sie natürlich nicht
eingeben können:
Dim appWord As Word.Application
Dim appExcel As Excel.Application
Dim objWORDDoc As Word.Document
Dim objHTMLDoc As MSHTML.HTMLDocument
Dim objRange As IHTMLTxtRange
Dim objInsp As Inspector
Dim objMail As MailItem
Dim strText As String
Dim bolAnExcel As Boolean, bolFound As Boolean
Dim objTask As Word.Task
If Abs(GetKeyState(17) < 0) Then 'Strg gedrückt
bolAnExcel = True
Else
bolAnExcel = False
End If
Über die API-Funktion "GetKeyState()" prüfen wir zunächst, ob die Strg-Taste gedrückt ist und setzen ein Kennzeichen für die spätere Übertragung.
On Error Resume Next
Set objMail = Application.ActiveInspector.CurrentItem
If Err <> 0 Then
Beep
MsgBox "Das aktuelle Element ist keine Nachricht...", _
vbOKOnly + vbExclamation, "!!! Problem !!!"
Exit Sub
End If
Dieser Bereich prüft das aktuelle Element – ist es keine Nachricht, geben wir eine entsprechende Meldung aus und verlassen die Routine.
Set objInsp = ActiveInspector
If objInsp.IsWordMail And objInsp.EditorType = _
olEditorWord Then
Set objWORDDoc = objInsp.WordEditor
Set appWord = objWORDDoc.Parent
strText = appWord.Selection.Text
ElseIf objInsp.EditorType = olEditorHTML Then
Set objHTMLDoc = objInsp.HTMLEditor
Set objRange = objHTMLDoc.Selection.createRange
strText = objRange.Text
ElseIf objInsp.EditorType = olEditorRTF Then
strText = objMail.Body
ElseIf objInsp.EditorType = olEditorText Then
strText = objMail.Body
End If
Je nach Nachrichtenformat und Editortyp lesen wir hier den markierten Text oder die komplette Nachricht aus (zur Erinnerung: RTF und TXT im internen Editor unterstützt keine Markierungen...) und legen das Ergebnis in der Variablen "strText" ab.
If bolAnExcel Then 'Text in Excel einfügen
Abhängig vom eingangs gesetzten Kennzeichen fügen wir den Text dann in Excel oder Word ein.
Err.Clear
Set appExcel = GetObject(, "Excel.Application")
If Err <> 0 Then 'Instanz starten...
Err.Clear
Set appExcel = CreateObject("Excel.Application")
End If
If Err <> 0 Then
Beep
MsgBox "Excel konnte nicht gestartet werden!", _
vbOKOnly + vbCritical, "!!! Problem !!!"
Exit Sub
End If
Für die Übertragung an Excel versuchen wir hier zunächst über "GetObject()" eine Referenz auf ein bereits laufendes Excel zu erhalten. Ist das nicht möglich, starten wir über "CreateObject()" eine neue Instanz. Andernfalls geben wir eine entsprechende Meldung aus und verlassen die Routine.
With appExcel
If .Workbooks.Count = 0 Then
.Workbooks.Add
End If
.Visible = True
.WindowState = xlMaximized
.Windows(0).Activate
.ActiveCell.Activate
.Selection = strText
End With
In diesem Bereich prüfen wir, ob eine Arbeitsmappe geöffnet ist und legen gegebenenfalls eine neue an. Die weiteren Anweisungen machen Excel dann sichtbar und holen das Programmfenster in den Vordergrund. Abschließend wird der ermittelte Text aus der Nachricht in die aktuelle Markierung bzw. in die aktivierte Zelle der Tabelle geschrieben.
Else 'Text in Word einfügen
bolFound = True
Err.Clear
Set appWord = GetObject(, "Word.Application")
If Err <> 0 Then 'Instanz starten...
Err.Clear
Set appWord = CreateObject("Word.Application")
Else 'Word läuft bereits...
If Not appWord.Visible Then 'Instanz unsichtbar...
'Prüfen, ob ein Dokument vorhanden ist
For Each objTask In appWord.Tasks
If InStr(objTask.Name, "- Microsoft Word") <> _
0 And objTask.Visible Then
objTask.Activate
SendKeys strText, True
bolFound = True
Exit For
End If
Next objTask
If bolFound Then Exit Sub ' Job erledigt...
Wie weiter oben bereits erläutert, stellt Word uns vor einige Probleme. In diesem Bereich handhaben wir den Umstand, dass Word eventuell als E-Mail-Editor läuft und prüfen die Tasks, ob parallel ein Dokument geöffnet ist. Wenn ja, aktivieren wir das entsprechende Fenster und übertragen den Text als Tastatureingabe.
'Word läuft versteckt, kein Dokument geöffnet
Set appWord = CreateObject("Word.Application")
End If 'Word läuft unsichtbar?...
End If 'Word läuft nicht...
If Err <> 0 Then
Beep
MsgBox "Word konnte nicht gestartet werden!", _
vbOKOnly + vbCritical, "!!! Problem !!!"
Exit Sub
End If
Andernfalls versuchen wir, eine einsatzbereite Instanz zu starten. Misslingt das, wird eine entsprechende Fehlermeldung angezeigt und die Routine verlassen.
'Word läuft sichtbar, ggf. Dokument anlegen
If appWord.Documents.Count = 0 Then
appWord.Documents.Add 'Neues Dokument
End If
With appWord
.Visible = True
.Activate
.Selection.TypeText strText 'In aktuelles Dokument
End With
End If 'bolAnExcel...
End Sub
Hier prüfen wir zuerst, ob ein Dokument geöffnet ist und legen gegebenenfalls ein neues an. Die weiteren Anweisungen machen Word dann sichtbar und holen es aktiviert in den Vordergrund. Abschließend wird der oben ermittelte Text aus der Nachricht an die aktuelle Cursorposition in das Dokument geschrieben.
Um nach dem Sichern des eingegebenen Makros den Aufruf über ein Symbol im Nachrichtenfenster vornehmen zu können, gehen Sie wie folgt vor:
- Wechseln Sie mit Alt+F11 zurück zu Outlook.
- Öffnen Sie eine Nachricht im Posteingang, klicken Sie mit der
rechten Maustaste auf eine Symbolleiste, wählen Sie das Kontextmenü
Anpassen an und wechseln Sie im
folgenden Dialog auf die Registerkarte "Befehle".
- Markieren Sie in der Liste Kategorien den Eintrag "Makros" und ziehen
Sie "Modulname.SelWordExcel" in die gewünschte Symbolleiste.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das neue Symbol und nehmen
Sie im Eigenschaften-Menü die gewünschten Einstellungen vor.
- Klicken Sie im "Anpassen"-Dialog auf die Schaltfläche Schließen.
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| Outlook-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 97/98? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte keine Dateien schicken!) an:
outlook-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe eine oder mehrere Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Übersichtlicher Terminkalender durch Farben
Versionen: Outlook 2003 und 2002/XP
FRAGE: Als ich noch mit einem handschriftlichen Terminplaner gearbeitet habe, habe ich mir die Orientierung mit farbigen Markierungen erleichtert. So fielen zum Beispiel Tagungen sofort durch grünen Textmarker auf, Besprechungen durch eine rote Kennzeichnung usw. Seitdem ich mit Outlook arbeite, suche ich vergeblich nach einem so praktischen Werkzeug. Gibt es keine Funktion zur farbigen Kennzeichnung von Terminen?
V. Borgstedt
ANTWORT: Wenn Sie noch nicht mit Outlook 2003 oder 2002/XP arbeiten, müssen Sie leider auf farbige Termine verzichten. Erst seit Outlook 2002/XP können Sie so genannte "Beschriftungen" festlegen, die den Termin gleich entsprechend einfärben.
Um eine Farbe zuzuweisen, öffnen Sie den gewünschten Termin aus dem Outlook-Kalender. Im Terminfenster klappen Sie dann per Mausklick die Dropdown-Liste zum Feld Beschriftung auf. Anschließend wählen Sie einen der farbigen Einträge aus. Sobald Sie den Termin gespeichert haben, erscheint er mit der gewählten Farbe in der Terminübersicht.
Falls Ihnen die Texte zu den Farben nicht gefallen, können Sie sie ändern. Dazu lassen Sie sich den Kalender in der "Tages-/Wochen-/Monatsansicht" anzeigen, - was meist ohnehin der Fall ist. Öffnen Sie dann das Menü Bearbeiten und wählen Sie Beschriftung sowie den Untermenübefehl Beschriftungen bearbeiten an. In einem Dialogfeld können Sie nun alle Bezeichnungen durch eigene Begriffe ersetzen.
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in AccessHier ist das Tool, auf das alle Datenbank-Administratoren gewartet haben: Total Access Admin macht die Verwaltung von Multiuser-Datenbanken zum Kinderspiel. Unabhängig davon, ob Access 2003, 2002/XP, 2000 und 97 im Einsatz ist oder alle Versionen parallel genutzt werden - Sie haben die Kontrolle darüber, was mit der Datenbank geschieht:
Total Access Admin |
Lesebestätigungen in einer Exchange Server-Arbeitsgruppe unterdrücken
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP und 2000
FRAGE: Mein Outlook ist an einen Exchange Server angeschlossen. Dabei stört mich, dass ich das Senden von Lesebestätigungen nicht unterdrücken kann, wenn ich E-Mails von internen Mitgliedern der Exchange Server-Arbeitsgruppe erhalte. Bei Mails von externen Absendern aus dem Internet funktioniert die Lesebestätigungs-Option Nie eine Antwort senden dagegen ohne Probleme. Wissen Sie, woran das liegt?
R. Klingenberg
ANTWORT: Vermutlich setzen Sie Outlook 2000 ein. In dieser Version lässt sich das Senden von Lesebestätigungen bei E-Mails aus der Exchange Server-Arbeitsgruppe nicht verhindern. Selbst wenn Sie per Extras-Optionen und nach Anwahl der Registerkarte Einstellungen und den Schaltflächen E-Mail-Optionen sowie Verlaufoptionen die Option Nie eine Antwort senden aktiviert haben, schickt Outlook 2000 immer eine Lesebestätigung an die Anwender, die an Ihren Exchange Server angeschlossen sind.
Erst seit Outlook 2002 wirkt sich die genannte Programmoption auch auf interne Mails und nicht nur auf Nachrichten, die Sie über ein Internet-Konto erhalten, aus. Sie haben dann zusätzlich sogar die Möglichkeit, Lesebestätigungen nur auf Wunsch zu senden. Dazu aktivieren Sie die Option Das Senden einer Antwort vorher bestätigen.
| Newsletter-Tipp |
Excel-Tipps kostenlos per E-Mail
SmartTools Excel Weekly ist ein kostenloser E-Mail-Newsletter, der Ihnen jede Woche interessante Tipps rund um Excel 2003, 2002/XP, 2000 und 97 liefert:
- Neue Rechenfunktionen für Ihre Tabellen
- Nützliche VBA-Prozeduren
- Undokumentierte Parameter und Funktionen
- Infos zu Bugs und Patches
- Wichtige Download-Links
- Helpline für Ihre Fragen zu Excel
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