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Ausgabe vom 25. Januar
2006 |
| In dieser
Ausgabe |
News & Downloads
- Spotlight: Erstellen Sie schnell und komfortabel
Notizen und Kommentare zu Ihren E-Mails
- Download-Tipp: Schneller Zugriff auf immer wieder
benötigte E-Mail-Anhänge
- News: PDF-Dateien direkt in Word öffnen -
Sonderpreis gilt nur noch wenige Tage!
- News: Wahl zum Tipp & Tool des Jahres 2005 - Die
Ergebnisse
- News: Neuer E-Mail-Wurm löscht
Office-Dateien
Outlook-Helpline
Newsletter-Tipp
| News &
Downloads |
Spotlight: Erstellen Sie schnell und komfortabel Notizen und Kommentare zu Ihren E-Mails
Auf dieses pfiffige Tool wollen Sie bei der Bearbeitung Ihrer E-Mails bald nicht mehr verzichten: Mit SmartTools E-Mail-Notizen Pro erstellen Sie ganz einfach per Mausklick einen virtuellen Notizzettel zu jeder beliebigen E-Mail in Outlook 2003, 2002/XP und 2000.
Stichworte zur Beantwortung der Mail, eine Telefon-Notiz oder andere Kommentare zu einer Nachricht gehen nie wieder verloren und können auf Wunsch sogar anderen Anwendern zur Verfügung gestellt werden, ohne die E-Mail selber zu verändern.
Weitere Highlights von SmartTools E-Mail-Notizen Pro:
- Über einen komfortablen Dialog können Sie die Notizen aller E-Mails
durchsuchen und verwalten.
- Definieren Sie mit der Notiz auch gleich eine Erinnerung, um die
Bearbeitung, eine Nachfrage oder einen Anruf zu der Mail nicht zu
vergessen.
- Beim Weiterleiten haben Sie die Wahl: Notiz mit der E-Mail
weitergeben oder vorher löschen. Geben Sie sie weiter kann der Empfänger
auf Ihre Kommentare zugreifen, wenn er ebenfalls SmartTools
E-Mail-Notizen Pro nutzt.
- Wenn Sie einen Exchange-Server einsetzen, können Sie E-Mails
wesentlich komfortabler im Team bearbeiten, indem Sie Kommentare für
Ihre Kollegen hinterlassen.
- Automatische Installation, komplette Integration in Outlook und
einfacher Aufruf per Mausklick
- Schnell und intuitiv ohne lange Einarbeitung zu bedienen (Menüs und
Anleitung in Deutsch)
SmartTools E-Mail-Notizen Pro - Einzelplatzlizenz
http://www.add-in-world.com/katalog/email-notizen-pro/
SmartTools E-Mail-Notizen Pro - Netzwerklizenz
http://www.add-in-world.com/katalog/email-notizen-net/
Download-Tipp: Schneller Zugriff auf immer wieder benötigte E-Mail-Anhänge
Verschicken Sie immer wieder dieselben Anhänge mit Preislisten, Produktbeschreibungen, Techinfos, nützlichen Tools, Bildern usw.? Sparen Sie sich in Zukunft die manuelle Suche nach den entsprechenden Dateien und nutzen Sie den kostenlosen SmartTools Anhang-Assistenten: Nach der automatischen Installation wird er fest in Outlook 2003, 2002/XP oder 2000 integriert und steht Ihnen beim nächsten Programmstart über ein neues Symbol zur Verfügung.
In einem komfortablen Dialogfeld wählen Sie zunächst einmal die Dateien aus, die Sie regelmäßig als Anhang verschicken müssen. Sie geben eine kurze Beschreibung für jede Datei ein und schon ist der SmartTools Anhang-Assistent einsatzbereit: Möchten Sie in Zukunft eine Mail mit einem der hinterlegten Anhänge verschicken, genügt dazu ein einziger Mausklick, denn der Assistent bietet Ihnen alle vordefinierten Dateien in einem übersichtlichen Menü an. Klicken Sie einfach auf den gewünschten Eintrag und der Assistent erstellt automatisch eine neue Mail mit dem korrekten Anhang.
Aber auch beim Beantworten oder Weiterleiten einer Mail stehen Ihnen die Anhänge zur Verfügung: öffnen Sie einfach das Einfügen-Menü und Sie können die gewünschte Datei ohne lange Suche direkt auswählen.
SmartTools Publishing bietet Ihnen diese Outlook-Erweiterung zum kostenlosen Download an:
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Anhang-Assistent
kostenlos
herunterladen |
News: PDF-Dateien direkt in Word öffnen - Sonderpreis gilt nur noch wenige Tage!
Der PDFgrabber wandelt PDF-Dateien in Word-Dokumente um, so dass Sie sie bearbeiten oder in Ihren eigenen Texten verwenden können. Mit der neuesten Version 3.0 des bewährten PDFgrabber wurde die Ausgabequalität noch einmal optimiert und ein Menüpunkt zum Öffnen von PDF-Dateien direkt in Word integriert.
Mit dem PDFgrabber 3.0 Home war es noch nie so günstig, PDF-Dateien in Word zu bearbeiten. Nur noch bis zum 31.1.2005 gilt unser Sonderpreis mit über 25% Rabatt:
http://www.add-in-world.com/katalog/pdfgrabber-home/
News: Wahl zum Tipp & Tool des Jahres 2005 - Die Ergebnisse
In den letzten Wochen hatten wir Sie gebeten, an der Wahl zum Tipp und Tool des Jahres 2005 teilzunehmen. Viele tausend Leser haben diese Möglichkeit genutzt und wir möchten uns bei den Teilnehmern der Umfrage für Ihre Mitarbeit bedanken. Beliebtester Tipp des letzten Jahres war das Thema "Kostenloser Schutz vor Viren und Würmern für Outlook und Windows", in dem wir ausführlich auf die Möglichkeiten zum Schutz vor Viren und Würmern eingehen.
Aufgrund der großen Beliebtheit dieses Tipps, haben wir ihn für Sie als ausführliche Techinfo mit Bildern aufbereitet und stellen sie unter der folgenden Adresse zum kostenlosen Download bereit:
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Techinfo
zum Schutz vor Viren und Würmern für Outlook und
Windows |
Das beliebteste Tool des Jahres 2005 war mit großem Abstand unser komfortabler Adress-Assistent:
SmartTools Adress-Assistent 2.0
Automatische Adresserkennung: Der Assistent übernimmt eine beliebige markierte Adresse einer Outlook-Nachricht direkt in einen Dialog, aus dem die einzelnen Adressdaten (Name, Vorname, Straße, PLZ etc.) in die richtigen Adressfelder gelegt und die passende Anrede gesetzt werden. Anschließend können Sie den Kontakt per Mausklick in Outlook speichern.
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Kostenloser
Download des Adress-Assistenten
2.0 |
News: Neuer E-Mail-Wurm löscht Office-Dateien
Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) warnt vor einem neuen Wurm, der sich in den letzten Tagen massenhaft per E-Mail verbreitet:
Beschreibung: W32.Blackmal.E@mm
Er wird zurzeit noch von den verschiedenen Herstellern von Antiviren-Software mit unterschiedlichen Namen wie W32.Blackmal.E@mm oder Nyxem-D bezeichnet, aber gemeint ist immer derselbe "Schädling". Auch dieser Wurm vertraut darauf, dass Anwender den Anhang einer bereits sehr zweifelhaften Mail startet und damit den Wurm aktiviert. Er infiziert daraufhin den entsprechenden Rechner, schaltet eventuell vorhandene Antivirenprogramme aus und verbreitet sich anschließend an jede E-Mail-Adresse, die er auf dem System finden kann.
Am 3. Tag jedes Monats aktiviert sich dann eine Schadensroutine, die Excel-Arbeitsmappen, Word-Dokumente, Access-Datenbanken und viele andere Daten-Dateien auf dem Rechner einfach überschreibt und damit unbrauchbar macht. Ein weiterer wichtiger Grund also, möglichst schnell ein Antiviren-Programm einzusetzen, sofern Sie das bisher noch nicht getan haben. Dazu müssen Sie noch nicht einmal umfangreiche Schutzpakete mit teuren Abogebühren erwerben: ClamWin Free Antivirus ist ein kostenloser Virenscanner für Windows, der sich voll automatisch installiert und mehrmals pro Woche die neuesten Virendefinitionen abruft. ClamWin kann sich dabei auf Wunsch in Outlook integrieren und jede ein- und ausgehende Mail automatisch prüfen. Wird dabei ein Virus oder ein Wurm entdeckt, entfernt ClamWin ihn aus der Mail und ersetzt ihn durch einen entsprechenden Hinweistext. So kommen Sie erst gar nicht in Versuchung, den gefährlichen Anhang zu starten. Sie finden den Download von ClamWin Free Antivirus unter:
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ClamWin Free Antivirus kostenlos
herunterladen! |
ClamWin Free Antivirus gibt es derzeit nur in Englisch, aber das Programm lässt sich ohne Probleme auch auf einem deutschsprachigen System einsetzen. Außerdem haben wir unter der folgenden Adresse eine deutsche Techinfo zum Download zur Verfügung gestellt, in der Installation und Konfiguration des nützlichen Programms Schritt für Schritt beschrieben werden:
Techinfo zu ClamWin Free Antivirus
Sollten Sie den Verdacht haben, dass der beschriebene Wurm bereits Ihren Rechner infiziert hat, weil Sie beispielsweise einen Mailanhang geöffnet haben, bietet Symantec ein kostenloses Tool an, um Ihr System wieder zu säubern:
Kostenloses Entfernungstool von Symantec
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| Outlook-Tipp der
Woche |
Sichere E-Mails mit GnuPG, Teil 2
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 98
Im ersten Teil dieses Tipps haben Sie GnuPG und die grafische Benutzeroberfläche GPGshell installiert. Bevor Sie einen Schlüssel anlegen, mit dem Sie Ihre E-Mails verschlüsseln und signieren können, möchten wir Ihnen kurz das Prinzip von GnuPG vorstellen.
Schlüssel bilden die Basis des sicheren E-Mail-Austausches. Bei GnuPG arbeiten Sie immer mit einem Paar aus privatem und öffentlichem Schlüssel. Einem E-Mail-Empfänger übermitteln Sie Ihren öffentlichen Schlüssel, den er nach Überprüfung und Verifizierung in sein "Schlüsselbund" (auch "Keyring" genannt) aufnehmen kann. Umgekehrt erhalten Sie von Ihren E-Mail-Partnern ebenfalls öffentliche Schlüssel, die Sie in Ihr eigenes Schlüsselbund aufnehmen. Wenn Sie nun eine sichere E-Mail verschicken wollen, chiffrieren Sie sie mit dem öffentlichen Schlüssel des jeweiligen Empfängers. Dann kann diese Mail nur noch mit dem privaten Schlüssel des Empfängers dechiffriert werden. Ähnlich funktioniert das Signieren einer E-Mail. Um zu gewährleisten, dass eine Nachricht von Ihnen stammt, signieren Sie sie mit Ihrem privaten Schlüssel. Der Empfänger hat mit Ihrem öffentlichen Schlüssel das passende Gegenstück und kann so davon ausgehen, dass Sie der echte Absender sind.
Es liegt auf der Hand, dass Sie Ihren privaten GnuPG-Schlüssel niemals aus der Hand geben dürfen. Außerdem sollten Sie eine Sicherungskopie anlegen, auf die Sie im Notfall zurückgreifen können. Wenn Ihr privater Schlüssel gelöscht oder verloren geht, können Sie verschlüsselte Nachrichten, die Sie von anderen Anwendern erhalten haben, sonst nicht mehr lesen.
Aufbauend auf diesem Wissen, erstellen und verwalten Sie nun alle GnuPG-Schlüssel. Zuerst müssen Sie einen eigenen Schlüssel anlegen. Dazu starten Sie über das Desktop-Icon oder über die Startmenü-Programmgruppe GPGshell das Modul GPGkeys. Darin wählen Sie Schlüssel-Neu an. Sie gelangen in ein DOS-Fenster, in dem Sie folgende Schritte ausführen:
- Da Sie sich die Option offen halten wollen, E-Mails sowohl zu
signieren als auch zu verschlüsseln, geben Sie als Schlüsselart die
Ziffer "1" ein (für DSA and Elgamal).
Diese und alle folgenden Eingaben im DOS-Fenster bestätigen Sie jeweils
mit Return.
- Als nächstes müssen Sie die "keysize" (= die Schlüssellänge)
angeben. Je höher der Wert, desto sicherer die Verschlüsselung. Unter
Umständen dauert es dann aber auch länger, bis eine Mail oder Datei
verschlüsselt ist. Geben Sie den Wert "2048" ein; diese Schlüssellänge
gilt derzeit als ausreichend sicher.
- Bestimmen Sie nun, wie lange der Schlüssel gültig sein soll.
Sinnvoll sind Werte von einem oder zwei Jahren. Bei einer längeren
Zeitdauer laufen Sie Gefahr, dass die gewählte Schlüssellänge nicht mehr
sicher ist. Bei kürzeren Intervallen ist der Aufwand der
Schlüsselverteilung wahrscheinlich zu hoch. Um eine Gültigkeitsdauer von
einem Jahr festzulegen, geben Sie "1y" ein.
- Bestätigen Sie die Angabe mit "j".
- Sie werden nun nacheinander zur Eingabe Ihres Namens, Ihrer
E-Mail-Adresse und eines Kommentars aufgefordert. Daraus setzt GnuPG
Ihre Benutzer-ID zusammen.
- Am Ende zeigt GnuPG die fertige BenutzerID und bietet Ihnen noch
einmal Gelegenheit, Änderungen vorzunehmen. Wenn alles in Ordnung ist,
fahren Sie mit einem Druck auf "F" (für Fertig) fort.
- Jetzt fehlt noch die "Passphrase", das ist das Kennwort, mit dem Sie
den Zugriff auf Ihren GnuPG-Schlüssel schützen. Wählen Sie ein möglichst
komplexes Kennwort und merken Sie es sich gut, denn wenn Sie es
vergessen, können Sie Ihren GnuPG-Schlüssel nicht mehr verwenden. Da
Ihre Eingabe aus Sicherheitsgründen nicht am Bildschirm zu sehen ist,
werden Sie automatisch zur wiederholten Eingabe der Passphrase
aufgefordert.
- Danach beginnt GnuPG mit der Schlüsselerstellung. Nach Abschluss
dieser Arbeit gelangen Sie in das Programmfenster von GPGkeys, wo Sie
einen Eintrag für den gerade erzeugten Schlüssel sehen.
Noch nützt Ihnen Ihr Schlüssel nichts. Um ihn zum Signieren und Verschlüsseln einsetzen zu können, müssen Sie den öffentlichen Teil an Ihre E-Mail-Partner verteilen. Dafür verschicken Sie die Datei, in die Sie den öffentlichen (!) Schlüssel exportiert hatten, per Outlook an die gewünschten Mail-Empfänger. Achten Sie unbedingt darauf, dass Sie nur die Datei mit dem öffentlichen Schlüssel und nicht etwa die mit Ihrem privaten Schlüssel verteilen!
Die gleichen Schritte müssen auch die Personen ausführen, mit denen Sie sichere E-Mails austauschen wollen. So erhalten Sie irgendwann öffentliche GnuPG-Schlüssel in Form von ASC-Dateien. Um diese in die Schlüsselliste von GPGkeys aufzunehmen, gehen Sie wie folgt vor:
- Öffnen Sie die E-Mail, der eine ASC-Datei angehängt ist.
- Speichern Sie die Schlüsseldatei in einem Ordner auf Ihrer
Festplatte.
- Starten Sie GPGkeys und wählen Sie Schlüssel-Importieren an.
- Öffnen Sie die ASC-Datei mit dem öffentlichen Schlüssel des anderen
Anwenders.
- Wenn der Importvorgang erfolgreich war, zeigt GPGkeys ein Fenster
mit einem grünen Punkt neben dem Text OK an. Klicken Sie dann auf Schließen.
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| Outlook-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Outlook 2003, 2002/XP, 2000 oder 97/98? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte keine Dateien schicken!) an:
outlook-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe eine oder mehrere Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Spalten in einer tabellarischen Ordneransicht formatieren
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 98
FRAGE: Ich möchte meine Kontakte als Telefonliste ausdrucken und dabei auch das Geburtsdatum ausgeben. Um alle Informationen auf eine Seite zu bekommen, habe ich die Breite der Spalten so weit wie möglich reduziert. Was mich jetzt stört, ist das lange Datumsformat der Geburtstagsspalte. Wie kann ich hier ein kurzes Datumsformat wie "12.12.1978" (statt "12. Dezember 1978") einstellen, damit ich die Spaltenbreite anschließend weiter verkleinern kann?
B. Mettler
ANTWORT: In einer tabellarischen Ordneransicht können Sie Spalten mit Datums- oder Zahlenwerten problemlos umformatieren. Dazu gehen Sie wie folgt vor:
- Klicken Sie den Spaltenkopf - in Ihrem Fall zum Beispiel
"Geburtstag" - mit der rechten Maustaste an.
- Rufen Sie im Kontextmenü den Befehl Spalten
formatieren auf.
- Öffnen Sie im daraufhin angezeigten Dialogfenster das Dropdown-Feld
Format. Aus der aufklappenden Liste
wählen Sie die gewünschte Spaltenformatierung aus - in Ihrem Fall etwa
das kurze Datumsformat mit zweistelligen Tages- und Monatsangaben sowie
einer vierstelligen Jahreszahl.
- Wenn Sie wollen, können Sie auch noch die Beschriftung oder die Ausrichtung der Spalte verändern.
- Zur Bestätigung klicken Sie auf Ok.
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sofort Duplikate in allen OrdnernDer bewährte OLXDuplicateChecker kann jetzt noch mehr! Ab sofort finden und entfernen Sie nicht nur doppelte Adressen, sondern auch beliebige andere Duplikate aus anderen Ordnern in Outlook oder auf dem Exchange Server. Mit wenigen Mausklicks finden Sie:
Den OLXDuplicateChecker gibt es in einer Einzelplatzversion zum Löschen von Duplikaten aus Ihrer persönlichen Ordnerdatei (PST): http://www.add-in-world.com/katalog/olxduplicatepst/ ...und in einer Serverversion, wenn Sie Duplikate aus Ordnern auf dem Exchange-Server entfernen möchten: http://www.add-in-world.com/katalog/olxduplicatesvr/ |
Termine mit Farben formatieren
Versionen: Outlook 2003 und 2002/XP
FRAGE: Ich trage in meinen Kalender sehr viele Termine ein und möchte bestimmte Einträge zur besseren Übersichtlichkeit farblich hervorheben. Ich finde leider keine entsprechende Möglichkeit in Outlook. Kennen Sie eine entsprechende Erweiterung?
Diverse Anfragen
ANTWORT: Eine spezielle Erweiterung benötigen Sie dazu nicht. Outlook bietet diese Möglichkeit in den Versionen 2002/XP und 2002 bereits standardmäßig: Klicken Sie dazu den gewünschten Termin mit der rechten Maustaste an und rufen Sie das Kontextmenü Beschriftung auf. Hinter dieser etwas irreführenden Bezeichnung hat Microsoft nämlich das die Zuweisung einer Farbe versteckt. Auf dem Bildschirm erscheint daraufhin eine Auswahl von Farben, die Sie den einzelnen Terminen zuweisen können. Der Text zu jeder Farbe ist lediglich als Vorschlag für den Fall gedacht, dass Sie auf diesem Weg eine Organisation Ihrer Termine erreichen möchten. Über das Kontextmenü Beschriftung-Beschriftungen bearbeiten können Sie die Texte sogar beliebig anpassen.
In der Praxis erweist es sich allerdings als sinnvoller, die bekannten Kategorien von Outlook zur Einteilung der Termine zu verwenden. Ihnen stehen hier wesentlich mehr Möglichkeiten zur Suche, Anzeige und Gruppierung zur Verfügung. Das Kontextmenü Beschriftung sehen Sie am besten nur als Hilfsmittel zum Hervorheben bestimmter Termine durch Farben.
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- Nützliche VBA-Prozeduren
- Undokumentierte Parameter und Funktionen
- Infos zu Bugs und Patches
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