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Ausgabe vom 25. Mai
2005 |
| In dieser
Ausgabe |
Outlook-News & Downloads
- News: Das brandneue Outlook-Tool für Notizen und
Kommentare zu Ihren E-Mails
- Download-Tipp: Outlook-Lesebestätigungen optimal
nutzen
- News: Microsoft gewährt erste Einblicke in Office
12
Outlook-Helpline
- Inhalte von Dropdown-Listen aus Sicherheitsgründen
löschen
- Standardvorgabe für Erinnerungen neu
setzen
| Outlook-News &
Downloads |
News: Das brandneue Outlook-Tool für Notizen und Kommentare zu Ihren E-Mails
Auf dieses pfiffige Tool wollen Sie bei der Bearbeitung Ihrer E-Mails bald nicht mehr verzichten: Mit SmartTools E-Mail-Notizen Pro erstellen Sie ganz einfach per Mausklick einen virtuellen Notizzettel zu jeder beliebigen E-Mail in Outlook 2003, 2002/XP und 2000.
Stichworte zur Beantwortung der Mail, eine Telefon-Notiz oder andere Kommentare zu einer Nachricht gehen nie wieder verloren und können auf Wunsch sogar anderen Anwendern zur Verfügung gestellt werden, ohne die E-Mail selber zu verändern.
Weitere Highlights von SmartTools E-Mail-Notizen Pro:
- Ein kleines Symbol und auf Wunsch ein akustisches Signal zeigen
jederzeit an, ob die aktuelle E-Mail eine Notiz enthält oder nicht.
- Über einen komfortablen Dialog können Sie die Notizen aller E-Mails
durchsuchen und verwalten.
- Definieren Sie mit der Notiz auch gleich eine Erinnerung, um die
Bearbeitung, eine Nachfrage oder einen Anruf zu der Mail nicht zu
vergessen.
- Beim Weiterleiten haben Sie die Wahl: Notiz mit der E-Mail
weitergeben oder vorher löschen. Geben Sie sie weiter kann der Empfänger
auf Ihre Kommentare zugreifen, wenn er ebenfalls SmartTools
E-Mail-Notizen Pro nutzt.
- Wenn Sie einen Exchange-Server einsetzen, können Sie E-Mails
wesentlich komfortabler im Team bearbeiten, indem Sie Kommentare für
Ihre Kollegen hinterlassen.
- Automatische Installation, komplette Integration in Outlook und
einfacher Aufruf per Mausklick
- Schnell und intuitiv ohne lange Einarbeitung zu bedienen (Menüs und
Anleitung in Deutsch)
SmartTools E-Mail-Notizen Pro - Einzelplatzlizenz
SmartTools E-Mail-Notizen Pro - Netzwerklizenz
Download-Tipp: Outlook-Lesebestätigungen optimal nutzen
Manchmal möchten Sie wissen, ob eine Mail tatsächlich vom Empfänger gelesen wurde. Um das herauszufinden, müssen Sie nicht zum Telefonhörer greifen. In Outlook genügt es, eine Lesebestätigung anzufordern.
In unseren kostenlosen Techinfo stellen wir Ihnen zunächst die Standardverfahren zum Ein- oder Ausschalten der Bestätigungen vor und zeigen wir Ihnen dann eine VBA-Lösung, mit der Sie die Arbeit noch schneller erledigen: per Programmcode erstellen Sie eine Symbolleistenschaltfläche, die die Lesebestätigung mit einem einzigen Mausklick aktiviert oder deaktiviert:
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Outlook-Lesebestätigungen
optimal nutzen |
News: Microsoft gewährt erste Einblicke in Office 12
In einer Pressemitteilung anlässlich des CEO Summit hat Microsoft nun erstmals offiziell zur nächsten Office-Version Stellung genommen:
Pressemeldung zur nächsten Office-Version
Demnach sieht der vorläufige Zeitplan so aus, dass bereits im Herbst dieses Jahres eine Beta-Version verfügbar sein soll. Die Fertigstellung ist allerdings erst für das 2. Halbjahr 2006 geplant.
| Outlook-Tipp der
Woche |
Mailanhänge schneller zuordnen, Teil 2
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP und 2000
Im ersten Teil dieses Tipps der Woche hatten wir die Basis für die Zuordnung von Anhängen in Form einer Prozedur "AnhangZuordnen" geschaffen. Diese Prozedur versucht wie im ersten Teil erläutert, eine Referenz auf das aktuelle Nachrichtenfenster (ActiveInspector) und die darin bearbeitete Nachricht (CurrentItem) zu ermitteln. Kommt es dabei zu Fehlern, so ist entweder kein Fenster geöffnet oder das Element ist keine Nachricht. Entsprechende Meldungen zeigen das an und die Routine wird ohne weitere Aktionen verlassen. Andernfalls wird der Auflistung der Anhänge ein neuer Anhang hinzugefügt, dessen Pfad und Dateiname über den Parameter "strFName" beziehungsweise "Source:=..." spezifiziert ist. "Type:=..." legt fest, dass der Anhang in die Nachricht einzubetten ist, "Position:=..." sorgt dafür, dass der Anhang am Ende der Nachricht hinzugefügt wird.
Sie können die Prozedur nun einmal wie folgt auf korrekte Arbeitsweise testen:
- Wechseln Sie zurück zu Outlook (die VBA-Entwicklungsumgebung bleibt
geöffnet!) und legen Sie eine neue Nachricht an.
- Wechseln Sie zurück in die VBA-Entwicklungsumgebung und drücken Sie
Strg+G, um den Direktbereich anzuzeigen.
- Geben Sie die folgende Anweisung ein, wobei Sie Pfad und Dateinamen
gemäß einer auf Ihrem System vorhandenen Datei
anpassen:
- Wechseln Sie zurück zur eben angelegten Nachricht - der Anhang wird
dort nun im unteren Bereich durch eine Trennlinie vom Nachrichtentext
getrennt angezeigt.
Sub AnhangPreisliste()
AnhangZuordnen "D:\Daten\Excel\Preisliste.xls"
End Sub
Sub AnhangTechinfo()
AnhangZuordnen "Z:\Produkte\Techinfo Installation.doc"
End Sub
Sub AnhangProduktinfos()
AnhangZuordnen "D:\Daten\Kataloge\Katalog.pdf"
End Sub
Für den Aufruf jeder einzelnen Prozedur wird nun ein separates Symbol in einer eigenen Symbolleiste angelegt. Beim Erstellen einer neuen Nachricht können Sie dann der Nachricht einfach per Mausklick den gewünschten Anhang zuordnen:
- Legen Sie eine neue Nachricht an oder öffnen Sie eine im Entwurf
befindliche Nachricht.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Symbolleiste und
wählen Sie das Kontextmenü Anpassen
an.
- Wechseln Sie auf die Registerkarte "Symbolleisten", klicken Sie auf
die Schaltfläche Neu und benennen Sie
die Symbolleiste "Anhang zuordnen".
- Wechseln Sie auf die Registerkarte "Befehle" und markieren Sie in
der Liste Kategorien den Eintrag
"Makros".
- Ziehen Sie nun der Reihe nach die Prozedureinträge
"AnhangPreisliste", "AnhangTechinfo", "AnhangProduktinfos" usw. aus der
Liste Befehle in die neue Symbolleiste.
- Klicken Sie jedes Symbol mit der rechten Maustaste an und ändern Sie
den Namen in Bezeichnungen wie beispielsweise "Preisliste anhängen",
"Techinfo zuordnen" oder "Anhang Produktinfos".
- Wählen Sie über Schaltflächensymbol
ändern zum Beispiel die kleine Diskette mit dem blauen Pfeil
als Symbol aus.
- Sind alle Prozeduraufrufe als Symbol in die Symbolleiste
aufgenommen, klicken Sie im Dialog "Anpassen" auf die Schaltfläche Schließen.
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| Outlook-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Outlook 97, 98, 2000, 2002/XP oder 2003? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an:
outlook-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Inhalte von Dropdown-Listen aus Sicherheitsgründen löschen
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 98
FRAGE: Wenn ich die erweiterte Suche starte, kann ich für das Feld Suchen nach eine Dropdown-Liste mit den letzten Suchbegriffen öffnen. Das ist im Prinzip ganz praktisch. Es führt aber auch dazu, dass mich andere Personen, die meinen PC benutzen, gewissermaßen ausspionieren können. Da es sich nicht vermeiden lässt, dass Kollegen aus meiner Firma Zugriff auf meinen Rechner haben, wäre ich sehr an einer Lösung interessiert, mit der sich die Suchliste nach getaner Arbeit löschen ließe. Gibt es eine derartige Möglichkeit in Outlook?
C. Weller
ANTWORT: Es gibt leider keine Programmoption, mit der Sie verhindern könnten, dass sich Outlook die letzten Suchbegriffe merkt. Diese sowie eine Reihe anderer "MRU-Listen" (MRU = Most Recently Used = Zuletzt verwendet) speichert Outlook aber in der Windows-Registrierungsdatenbank - der "Registry". Dort können Sie die entsprechenden Schlüssel löschen, wenn Sie Ihre Spuren verwischen wollen.
Eingriffe in die Registry sind nicht ganz ohne Risiko, da fehlerhafte Aktionen zu Systemabstürzen oder schwerwiegenden Programmfehlern führen können. Darüber sollten Sie sich im Klaren sein, wenn Sie die nachfolgend beschriebenen Schritte anwenden. Nur wenn Sie die Anleitungen strikt befolgen, sind Fehlfunktionen so gut wie ausgeschlossen.
Gehen Sie wie folgt vor, um die Liste der Suchbegriffe - und gegebenenfalls andere MRU-Listen zu entfernen:
- Beenden Sie Outlook.
- Starten Sie den Registrierungs-Editor, indem Sie im
Windows-Startmenü den Befehl Ausführen
anwählen, "regedit" in die Befehlszeile eingeben und anschließend auf
Ok klicken.
- In der linken Fensterhälfte des Registrierungs-Editors sehen Sie
eine hierarchisch gegliederte Übersicht der verfügbaren
Registrierungsschlüssel. Sie bewegen sich darin genau so wie in der
Ordnerliste des Windows-Explorer. Öffnen Sie auf diese Weise den
folgenden
Unterschlüssel:
wobei sich der Zweig [Versionsnummer] nach Ihrer Outlook-Version richtet:
8.0 für Outlook 97/98
9.0 für Outlook 2000
10.0 für Outlook 2002/XP
11.0 für Outlook 2003
- Zum Löschen der zuletzt eingegebenen Suchbegriffe im Dialogfenster
der "Erweiterten Suche" markieren Sie unter "Outlook" (dem Schlüssel,
den Sie im letzten Schritt geöffnet haben) den Unterschlüssel "Office
Finder". Danach sehen Sie in der rechten Fensterhälfte einen
Listeneintrag mit dem Namen "MRU 1". Klicken Sie diesen Eintrag mit der
rechten Maustaste an und rufen Sie im daraufhin angezeigten Kontextmenü
den Befehl Löschen auf. Die
Sicherheitsabfrage beantworten Sie mit Ja.
- Das Verfahren aus Schritt 4 können Sie auch zum Löschen anderer
MRU-Listen verwenden. Um die Beschreibung zu vereinfachen, nennen wir
nur den Unterschlüssel unter "Outlook" und dann den Eintrag in der
rechten Fensterhälfte des Registrierungs-Editors. Für den oben
beschriebenen Eintrag sähe das folgendermaßen
aus:
Zum Beseitigen der Liste zuletzt verwendeter Kategorien auf der Registerkarte Weitere Optionen im Dialogfenster Erweiterte Suche löschen Sie folgenden Registry-Eintrag:
Office Finder -> MRU 3
Für die Liste Ort in einem Kalendertermin:
Preferences -> LocationMRU
Für das Feld Kontakt suchen in der Standard-Symbolleiste von Outlook:
Contact\QuickFindMRU -> QuickFindMRU
Für das Feld Suchen nach, das nach Anklicken der Symbolleisten-Schaltfläche Suchen erscheint:
Contact\StripSearchMRU -> StripSearchMRU
- Nachdem Sie die gewünschten Listen gelöscht haben, beenden Sie den
Registrierungs-Editor.
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ANZEIGE Laufende Nummern für Rechungen, Lieferscheine, Angebote
usw. komfortabel in Word & Excel einfügenSie schreiben Rechnungen, Lieferscheine, Angebote und ähnliche Dokumente mit Word oder Excel und benötigen eine laufende Nummer für jedes neue Dokument? Mit dem SmartTools Rechnungsnummern-Assistenten können Sie Ihre Rechnungen wie bisher mit Word oder Excel schreiben. Die laufende Nummer rufen Sie jederzeit mit zwei Mausklicks ab und fügen Sie ganz einfach an der aktuellen Cursorposition ein:
SmartTools Rechnungsnummern-Assistent für Word SmartTools Rechnungsnummern-Assistent für Excel |
Standardvorgabe für Erinnerungen neu setzen
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 98
FRAGE: Wenn ich einen neuen Termin in den Kalender eintrage, nutze ich auch immer die Möglichkeit, rechtzeitig eine entsprechende Erinnerung anzeigen zu lassen. Standardmäßig sind dabei immer 15 Minuten vorgegeben, was mir zu kurz ist. Ich muss daher die Vorgabe jedes Mal anpassen. Kann man "Vorwarnzeit" für Termine irgendwo individuell anpassen, damit Outlook sie gleich so vorgibt, wie ich es brauche?
J. Senger
ANTWORT: Diese Möglichkeit gibt es. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:
- Wählen Sie das Menü Extras-Optionen an und wechseln Sie auf die
Registerkarte "Einstellungen".
- Stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen Standarderinnerung eingeschaltet ist.
- Wählen Sie aus der Dropdown-Liste neben Standarderinnerung das Intervall aus, das
Outlook in Zukunft standardmäßig für Erinnerungen verwenden soll und
bestätigen Sie mit Ok.
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- Aktuelle Informationen über Bugs und Patches
- Helpline für Ihre Fragen zu Access
- Tipps für effektivere Arbeitstechniken
- Undokumentierte Parameter und Funktionen
- Nützliche VBA-Prozeduren
- Download-Links zu Access-Erweiterungen
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