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Ausgabe vom 25. Mai
2005
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Outlook-News &
Downloads
Outlook-Tipp der Woche
Outlook-Helpline
Newsletter-Tipp
News: Das brandneue Outlook-Tool für Notizen und Kommentare zu
Ihren E-Mails
Auf dieses pfiffige Tool wollen Sie
bei der Bearbeitung Ihrer E-Mails bald nicht mehr verzichten: Mit
SmartTools E-Mail-Notizen Pro erstellen Sie ganz einfach per
Mausklick einen virtuellen Notizzettel zu jeder beliebigen E-Mail in
Outlook 2003, 2002/XP und 2000.
Stichworte zur Beantwortung der
Mail, eine Telefon-Notiz oder andere Kommentare zu einer Nachricht gehen
nie wieder verloren und können auf Wunsch sogar anderen Anwendern zur
Verfügung gestellt werden, ohne die E-Mail selber zu
verändern.
Weitere Highlights von SmartTools E-Mail-Notizen
Pro:
- Ein kleines Symbol und auf Wunsch ein akustisches Signal zeigen
jederzeit an, ob die aktuelle E-Mail eine Notiz enthält oder nicht.
- Über einen komfortablen Dialog können Sie die Notizen aller E-Mails
durchsuchen und verwalten.
- Definieren Sie mit der Notiz auch gleich eine Erinnerung, um die
Bearbeitung, eine Nachfrage oder einen Anruf zu der Mail nicht zu
vergessen.
- Beim Weiterleiten haben Sie die Wahl: Notiz mit der E-Mail
weitergeben oder vorher löschen. Geben Sie sie weiter kann der Empfänger
auf Ihre Kommentare zugreifen, wenn er ebenfalls SmartTools
E-Mail-Notizen Pro nutzt.
- Wenn Sie einen Exchange-Server einsetzen, können Sie E-Mails
wesentlich komfortabler im Team bearbeiten, indem Sie Kommentare für
Ihre Kollegen hinterlassen.
- Automatische Installation, komplette Integration in Outlook und
einfacher Aufruf per Mausklick
- Schnell und intuitiv ohne lange Einarbeitung zu bedienen (Menüs und
Anleitung in Deutsch)
Die Vorgängerversion von SmartTools
E-Mail-Notizen Pro hat sich bereits über 10.000mal im Praxiseinsatz
bewährt. Nutzen Sie jetzt die Einführungsaktion zur erweiterten und
optimierten Pro-Version mit 35% Rabatt für Outlook
Weekly-Abonnenten:
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E-Mail-Notizen Pro - Einzelplatzlizenz
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Download-Tipp: Outlook-Lesebestätigungen optimal
nutzen
Manchmal möchten Sie wissen, ob eine Mail
tatsächlich vom Empfänger gelesen wurde. Um das herauszufinden, müssen Sie
nicht zum Telefonhörer greifen. In Outlook genügt es, eine Lesebestätigung
anzufordern.
In unseren kostenlosen Techinfo stellen wir Ihnen
zunächst die Standardverfahren zum Ein- oder Ausschalten der Bestätigungen
vor und zeigen wir Ihnen dann eine VBA-Lösung, mit der Sie die Arbeit noch
schneller erledigen: per Programmcode erstellen Sie eine
Symbolleistenschaltfläche, die die Lesebestätigung mit einem einzigen
Mausklick aktiviert oder deaktiviert:
News: Microsoft gewährt erste Einblicke in Office
12
In einer Pressemitteilung anlässlich des CEO
Summit hat Microsoft nun erstmals offiziell zur nächsten Office-Version
Stellung genommen:
Pressemeldung
zur nächsten Office-Version
Demnach sieht der vorläufige
Zeitplan so aus, dass bereits im Herbst dieses Jahres eine Beta-Version
verfügbar sein soll. Die Fertigstellung ist allerdings erst für das 2.
Halbjahr 2006 geplant.
Mailanhänge schneller zuordnen, Teil
2 Versionen: Outlook 2003, 2002/XP und 2000
Im
ersten Teil dieses Tipps der Woche hatten wir die Basis für die Zuordnung
von Anhängen in Form einer Prozedur "AnhangZuordnen" geschaffen. Diese
Prozedur versucht wie im ersten Teil erläutert, eine Referenz auf das
aktuelle Nachrichtenfenster (ActiveInspector) und die darin bearbeitete
Nachricht (CurrentItem) zu ermitteln. Kommt es dabei zu Fehlern, so ist
entweder kein Fenster geöffnet oder das Element ist keine Nachricht.
Entsprechende Meldungen zeigen das an und die Routine wird ohne weitere
Aktionen verlassen. Andernfalls wird der Auflistung der Anhänge ein neuer
Anhang hinzugefügt, dessen Pfad und Dateiname über den Parameter
"strFName" beziehungsweise "Source:=..." spezifiziert ist. "Type:=..."
legt fest, dass der Anhang in die Nachricht einzubetten ist,
"Position:=..." sorgt dafür, dass der Anhang am Ende der Nachricht
hinzugefügt wird.
Sie können die Prozedur nun einmal wie folgt auf
korrekte Arbeitsweise testen:
- Wechseln Sie zurück zu Outlook (die VBA-Entwicklungsumgebung bleibt
geöffnet!) und legen Sie eine neue Nachricht an.
- Wechseln Sie zurück in die VBA-Entwicklungsumgebung und drücken Sie
Strg+G, um den Direktbereich anzuzeigen.
- Geben Sie die folgende Anweisung ein, wobei Sie Pfad und Dateinamen
gemäß einer auf Ihrem System vorhandenen Datei
anpassen:
AnhangZuordnen
"D:\Daten\Excel\Preisliste.xls"
- Wechseln Sie zurück zur eben angelegten Nachricht - der Anhang wird
dort nun im unteren Bereich durch eine Trennlinie vom Nachrichtentext
getrennt angezeigt.
Aufbauend darauf können Sie nun weitere
kleine Prozeduren anlegen, die die globale Prozedur "AnhangZuordnen" mit
unterschiedlichen Parametern aufrufen:
Sub AnhangPreisliste()
AnhangZuordnen
"D:\Daten\Excel\Preisliste.xls"
End Sub
Sub
AnhangTechinfo()
AnhangZuordnen "Z:\Produkte\Techinfo
Installation.doc"
End Sub
Sub
AnhangProduktinfos()
AnhangZuordnen
"D:\Daten\Kataloge\Katalog.pdf"
End Sub
Für den Aufruf jeder einzelnen
Prozedur wird nun ein separates Symbol in einer eigenen Symbolleiste
angelegt. Beim Erstellen einer neuen Nachricht können Sie dann der
Nachricht einfach per Mausklick den gewünschten Anhang zuordnen:
- Legen Sie eine neue Nachricht an oder öffnen Sie eine im Entwurf
befindliche Nachricht.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Symbolleiste und
wählen Sie das Kontextmenü Anpassen
an.
- Wechseln Sie auf die Registerkarte "Symbolleisten", klicken Sie auf
die Schaltfläche Neu und benennen Sie
die Symbolleiste "Anhang zuordnen".
- Wechseln Sie auf die Registerkarte "Befehle" und markieren Sie in
der Liste Kategorien den Eintrag
"Makros".
- Ziehen Sie nun der Reihe nach die Prozedureinträge
"AnhangPreisliste", "AnhangTechinfo", "AnhangProduktinfos" usw. aus der
Liste Befehle in die neue Symbolleiste.
- Klicken Sie jedes Symbol mit der rechten Maustaste an und ändern Sie
den Namen in Bezeichnungen wie beispielsweise "Preisliste anhängen",
"Techinfo zuordnen" oder "Anhang Produktinfos".
- Wählen Sie über Schaltflächensymbol
ändern zum Beispiel die kleine Diskette mit dem blauen Pfeil
als Symbol aus.
- Sind alle Prozeduraufrufe als Symbol in die Symbolleiste
aufgenommen, klicken Sie im Dialog "Anpassen" auf die Schaltfläche Schließen.
In Zukunft können Sie
nun in neuen Nachrichten mit einem einzigen Mausklick eine oder mehrere
der hinterlegten Dateien als Anhang zuordnen.
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Haben
Sie Fragen zu Outlook 97, 98, 2000, 2002/XP oder 2003? Dann wenden Sie
sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine
Dateien!) an:
outlook-helpline@smarttools.de
Unser
Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an
dieser Stelle im Newsletter.
Inhalte
von Dropdown-Listen aus Sicherheitsgründen
löschen Versionen: Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und
98
FRAGE: Wenn ich die
erweiterte Suche starte, kann ich für das Feld Suchen nach eine
Dropdown-Liste mit den letzten Suchbegriffen öffnen. Das ist im Prinzip
ganz praktisch. Es führt aber auch dazu, dass mich andere Personen, die
meinen PC benutzen, gewissermaßen ausspionieren können. Da es sich nicht
vermeiden lässt, dass Kollegen aus meiner Firma Zugriff auf meinen Rechner
haben, wäre ich sehr an einer Lösung interessiert, mit der sich die
Suchliste nach getaner Arbeit löschen ließe. Gibt es eine derartige
Möglichkeit in Outlook? C. Weller
ANTWORT: Es gibt leider
keine Programmoption, mit der Sie verhindern könnten, dass sich Outlook
die letzten Suchbegriffe merkt. Diese sowie eine Reihe anderer
"MRU-Listen" (MRU = Most Recently Used = Zuletzt verwendet) speichert
Outlook aber in der Windows-Registrierungsdatenbank - der "Registry". Dort
können Sie die entsprechenden Schlüssel löschen, wenn Sie Ihre Spuren
verwischen wollen.
Eingriffe in die Registry sind nicht ganz ohne
Risiko, da fehlerhafte Aktionen zu Systemabstürzen oder schwerwiegenden
Programmfehlern führen können. Darüber sollten Sie sich im Klaren sein,
wenn Sie die nachfolgend beschriebenen Schritte anwenden. Nur wenn Sie die
Anleitungen strikt befolgen, sind Fehlfunktionen so gut wie
ausgeschlossen.
Gehen Sie wie folgt vor, um die Liste der
Suchbegriffe - und gegebenenfalls andere MRU-Listen zu entfernen:
- Beenden Sie Outlook.
- Starten Sie den Registrierungs-Editor, indem Sie im
Windows-Startmenü den Befehl Ausführen
anwählen, "regedit" in die Befehlszeile eingeben und anschließend auf
Ok klicken.
- In der linken Fensterhälfte des Registrierungs-Editors sehen Sie
eine hierarchisch gegliederte Übersicht der verfügbaren
Registrierungsschlüssel. Sie bewegen sich darin genau so wie in der
Ordnerliste des Windows-Explorer. Öffnen Sie auf diese Weise den
folgenden
Unterschlüssel:
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\[Versionsnummer]\Outlook\
wobei
sich der Zweig [Versionsnummer] nach Ihrer Outlook-Version
richtet:
8.0 für Outlook 97/98 9.0 für Outlook 2000 10.0 für
Outlook 2002/XP 11.0 für Outlook 2003
- Zum Löschen der zuletzt eingegebenen Suchbegriffe im Dialogfenster
der "Erweiterten Suche" markieren Sie unter "Outlook" (dem Schlüssel,
den Sie im letzten Schritt geöffnet haben) den Unterschlüssel "Office
Finder". Danach sehen Sie in der rechten Fensterhälfte einen
Listeneintrag mit dem Namen "MRU 1". Klicken Sie diesen Eintrag mit der
rechten Maustaste an und rufen Sie im daraufhin angezeigten Kontextmenü
den Befehl Löschen auf. Die
Sicherheitsabfrage beantworten Sie mit Ja.
- Das Verfahren aus Schritt 4 können Sie auch zum Löschen anderer
MRU-Listen verwenden. Um die Beschreibung zu vereinfachen, nennen wir
nur den Unterschlüssel unter "Outlook" und dann den Eintrag in der
rechten Fensterhälfte des Registrierungs-Editors. Für den oben
beschriebenen Eintrag sähe das folgendermaßen
aus:
Office Finder -> MRU
1
Zum Beseitigen
der Liste zuletzt verwendeter Kategorien auf der Registerkarte Weitere Optionen im Dialogfenster Erweiterte Suche löschen Sie folgenden
Registry-Eintrag:
Office Finder
-> MRU 3
Für
die Liste Ort in einem
Kalendertermin:
Preferences ->
LocationMRU
Für
das Feld Kontakt suchen in der
Standard-Symbolleiste von Outlook:
Contact\QuickFindMRU ->
QuickFindMRU
Für
das Feld Suchen nach, das nach Anklicken
der Symbolleisten-Schaltfläche Suchen
erscheint:
Contact\StripSearchMRU
-> StripSearchMRU
- Nachdem Sie die gewünschten Listen gelöscht haben, beenden Sie den
Registrierungs-Editor.
Wenn Sie Outlook das nächste Mal
starten, sind die oben genannten MRU-Listen leer. So brauchen Sie keine
Angst mehr zu haben, dass andere Personen etwas über Ihre
Nutzungsgewohnheiten herausfinden könnten.
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Laufende Nummern für Rechungen, Lieferscheine, Angebote
usw. komfortabel in Word & Excel einfügen
Sie
schreiben Rechnungen, Lieferscheine, Angebote und ähnliche Dokumente
mit Word oder Excel und benötigen eine laufende Nummer für jedes
neue Dokument?
Mit dem SmartTools
Rechnungsnummern-Assistenten können Sie Ihre Rechnungen wie bisher
mit Word oder Excel schreiben. Die laufende Nummer rufen Sie
jederzeit mit zwei Mausklicks ab und fügen Sie ganz einfach an der
aktuellen Cursorposition ein:
- Es sind keine Änderungen in Ihren vorhandenen Formularen
notwendig.
- Der Assistent merkt sich die letzte vergebene Nummer und fügt
die nächste Nummer automatisch an jeder gewünschten Position
ein.
- Das Format der Rechnungsnummern können Sie frei bestimmen.
- Sie haben jederzeit die volle Kontrolle über die Nummern, denn
Sie bestimmen sowohl den Startwert, als auch die Schrittweite.
- Mit wenig Aufwand legen Sie bis zu 50 weitere Nummernkreise
für Lieferscheine, Angebote, Gutschriften, Zertifikate usw. an
- Eine Netzwerkversion ermöglicht sogar die Vergabe eindeutiger
Nummern bei mehreren Anwendern.
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Rechnungsnummern-Assistent kann zurzeit mit 25% Rabatt auf den
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Rechnungsnummern-Assistent für Word
SmartTools
Rechnungsnummern-Assistent für
Excel
| Standardvorgabe für Erinnerungen neu
setzen Versionen: Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und
98
FRAGE: Wenn ich einen neuen
Termin in den Kalender eintrage, nutze ich auch immer die Möglichkeit,
rechtzeitig eine entsprechende Erinnerung anzeigen zu lassen.
Standardmäßig sind dabei immer 15 Minuten vorgegeben, was mir zu kurz ist.
Ich muss daher die Vorgabe jedes Mal anpassen. Kann man "Vorwarnzeit" für
Termine irgendwo individuell anpassen, damit Outlook sie gleich so
vorgibt, wie ich es brauche? J. Senger
ANTWORT: Diese Möglichkeit
gibt es. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:
- Wählen Sie das Menü Extras-Optionen an und wechseln Sie auf die
Registerkarte "Einstellungen".
- Stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen Standarderinnerung eingeschaltet ist.
- Wählen Sie aus der Dropdown-Liste neben Standarderinnerung das Intervall aus, das
Outlook in Zukunft standardmäßig für Erinnerungen verwenden soll und
bestätigen Sie mit Ok.
Access-Tipps kostenlos per
E-Mail
SmartTools Access Weekly ist ein kostenloser
wöchentlicher Newsletter mit interessanten Tipps für Anwender und
Entwickler von Access 2003, 2002/XP, 2000 und 97:
- Aktuelle Informationen über Bugs und Patches
- Helpline für Ihre Fragen zu Access
- Tipps für effektivere Arbeitstechniken
- Undokumentierte Parameter und Funktionen
- Nützliche VBA-Prozeduren
- Download-Links zu Access-Erweiterungen
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