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Ausgabe vom 26. Januar
2005 |
| In dieser
Ausgabe |
Outlook-News & Downloads
- Spotlight: OLXTeamOutlook - Outlook-Daten ganz
einfach gemeinsam nutzen
- Download-Tipp: Erstellen Sie voll automatisch eine
Geburtstagsliste Ihrer Outlook-Kontakte
Outlook-Helpline
Newsletter-Tipp
| Outlook-News &
Downloads |
Spotlight: OLXTeamOutlook - Outlook-Daten ganz einfach gemeinsam nutzen
Mit der neuesten Generation intelligenter Team-Software für Outlook 97, 98, 2000, 2002/XP und 2003 nutzen Sie Ihre Outlook-Daten in Zukunft noch effizienter:
- Greifen Sie ab sofort im Team auf Ihre Termine, Aufgaben, Kontakte,
E-Mails und Notizen aus Outlook zu.
- Richten Sie mit wenigen Mausklicks öffentliche Ordner für
Gruppentermine, Raumbelegungen, gemeinsamen Firmenadressen usw. ein oder
geben Sie einen oder mehrere Ihrer persönlichen Ordner mit Terminen,
Kontakten, E-Mails etc. für andere Anwender frei.
- Alle Änderungen und Neueingaben in den gemeinsamen Ordnern sind
immer sofort ohne Verzögerung in den Ordnern der anderen
Teilnehmer sichtbar.
- Im nützlichen Gruppenkalender sehen Sie jederzeit die Termine aller
freigegebenen Kalender im Wochenüberblick.
- Sie benötigen keinen Exchange-Server, sondern lediglich ein
freigegebenes Verzeichnis im Netzwerk, auf das alle beteiligten Anwender
zugreifen können. Dieses Verzeichnis muss sich noch nicht einmal auf
einem Server befinden! Jeder beliebige Rechner in Ihrem Netzwerk kann
diese Aufgabe übernehmen
- Kinderleichte Installation und Einrichtung. Mit ein paar
Mausklicks legen Sie fest, wer bestimmte Ordner zu sehen bekommt und
welche Rechte er bei der Bearbeitung hat.
http://www.add-in-world.com/katalog/olxteamoutlook/
Download-Tipp: Erstellen Sie voll automatisch eine Geburtstagsliste Ihrer Outlook-Kontakte
Es bietet sich an, in Outlook auch gleich den Geburtstag Ihrer Kontakte zu speichern, sofern er Ihnen bekannt ist. Damit Sie die Geburtstage aber wirklich nicht vergessen und rechtzeitig an Brief, Anruf oder Geschenk denken, bietet sich die Erstellung einer Geburtstagsliste an, die nach Monaten sortiert ist und Ihnen jederzeit einen Überblick über die Termine liefert, die Sie möglichst nicht vergessen sollten.
Standardmäßig bietet Outlook leider keine entsprechende Funktion an, aber mit unserem kostenlosen Tool "SmartTools Outlook-Geburtstagsliste" kommen Sie weiter: Nach der automatischen Installation steht Ihnen in Word ein neuer Menüpunkt Extras-SmartTools Outlook-Geburtstagsliste zur Verfügung. Nach dem Aufruf erscheint das Dialogfeld des Assistenten, in dem Sie zunächst einmal den gewünschten Kontaktordner in Outlook auswählen und dann verschiedene Einstellungen zur Formatierung und Sortierung der Liste vornehmen können. Bestimmen Sie außerdem, welche Zusatzinformationen (Ort, Telefon etc.) auf der Liste erscheinen sollen und bestätigen Sie alle Einstellungen per Mausklick.
Das Ergebnis ist eine übersichtliche Liste in einem neuen Word-Dokument, das Sie auf Wunsch noch bearbeiten, speichern, drucken oder beispielsweise per Mail weiterleiten können- SmartTools Publishing bietet Ihnen dieses nützliche Outlook-Tool kostenlos zum Download an:
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SmartTools
Outlook-Geburtstagsliste |
| Outlook-Tipp der
Woche |
Terminlisten ganz einfach per E-Mail verteilen
Versionen: Outlook 2000, 2002/XP und 2003
Outlook unterstützt bekanntlich das vCalendar-Format, über das Sie schnell und komfortabel Einzeltermine an andere Anwender weiterleiten können. Wie aber gehen Sie vor, wenn Sie eine ganze Terminliste schnell und benutzerfreundlich an andere Outlook-Anwender verteilen möchten? Unser Tipp zeigt, wie es geht: Sie legen die gewünschten Termine zunächst wie gewohnt im Outlook-Kalender an. Anschließend exportieren Sie den gesamten Kalender oder Teile daraus in eine "Persönliche Ordner-Datei", die Sie als Anhang in eine E-Mail-Nachricht einfügen. Die Empfänger Ihrer Mail müssen die beigefügte PST-Datei dann nur noch in ihren eigenen Outlook-Kalender importieren.
Prädestiniert ist das Verfahren natürlich für Veranstalter, die Konzertdaten, Messetermine oder Ankündigungen von Pressekonferenzen weiterleiten wollen. Aber auch für Firmen, die die Daten Ihrer Außendienstmitarbeiter koordinieren wollen, ist diese Form des Terminaustausches durchaus von Vorteil. Und so gehen Sie vor:
- Beginnen Sie damit, die zu verschickenden Termine im Kalender von
Outlook anzulegen. Dabei kann es sich auch um ganztägige Ereignisse
handeln. TIPP: Da Sie vermutlich nicht Ihren gesamten Kalender
inklusive aller persönlichen Termine übermitteln wollen, weisen Sie den
Terminen, die Sie per Mail verschicken wollen, am besten eine
einheitliche Kategorie zu. Sie können die Schaltfläche Kategorie im Terminfenster nutzen, um eine
Standardkategorie auszuwählen. Oder Sie geben im Kategorie-Feld des
Terminfensters einfach eine neue Bezeichnung ein.
- Sobald der Outlook-Kalender alle Termine für den Verteiler enthält,
wählen Sie im Menü Datei den Befehl
Importieren/Exportieren an.
- Ein Assistent leitet Sie durch den Exportvorgang. Auf der ersten
Seite markieren Sie die Option "Export(ieren) in eine Datei". Danach
klicken Sie jeweils auf die Schaltfläche Weiter
>, um zur nächsten Seite zu gelangen.
- Auf der nächsten Seite des Assistenten wählen Sie den Dateityp aus:
in diesem Fall "Persönliche Ordner-Datei (.pst)".
- Im nächsten Schritt bestimmen Sie den Outlook-Ordner mit den zu
verschickenden Terminen. Das ist normalerweise der "Kalender". Achten
Sie darauf, dass das Kontrollfeld Untergeordnete
Ordner einbeziehen (2000) bzw. Unterordner einbeziehen (2002/XP und 2003)
ausgeschaltet ist, es sei denn, Sie möchten diese Elemente tatsächlich
gemeinsam mit dem Standard-Kalender verschicken.
Nachdem Sie die Filterkriterien bestimmt haben, setzen Sie den Export-Assistenten mit der Schaltfläche Weiter > fort.
- Vergeben Sie einen Dateinamen für die PST-Datei. Die Schaltfläche
Durchsuchen steht Ihnen in gewohnter
Weise zur Verfügung, um Zielordner und Dateinamen per Dialogfeld
einzugeben. Ein Klick auf Fertig
stellen schließt den Exportvorgang ab. Beim ersten Speichern
einer PST-Datei fragt Outlook Sie nach einem individuellen Namen, einem
Verschlüsselungsverfahren und einem Kennwort für die Datei. Im
Normalfall können Sie die Standard-Einstellungen sofort mit Ok übernehmen.
- Ihre Termine sind jetzt in einer separaten Datei gespeichert. Das
hält Outlook aber aus unerfindlichen Gründen nicht davon ab, weiter die
Zugriffsrechte daran zu beanspruchen. Das wiederum bedeutet, dass Sie
die PST-Datei nicht sofort verschicken können. Vorher müssen Sie Outlook
beenden und noch einmal neu starten!
- Legen Sie dann eine neue E-Mail-Nachricht an und fügen Sie die zuvor
exportierte PST-Datei als Dateianhang ein. Zum Schluss müssen Sie sie
nur noch an alle Interessenten verschicken.
- Als erstes muss die als Anhang verschickte PST-Datei auf der
Festplatte gespeichert werden.
- Dann öffnen Sie über das Menü Datei den Befehl Importieren/Exportieren. Auf der ersten
Seite des zugehörigen Assistenten ist standardmäßig der korrekte
Listeneintrag markiert: "Import aus anderen Programmen/Dateien" (98)
bzw. "Importieren aus anderen Programmen oder Dateien" (2000, 2002/XP
und 2003). So genügt ein Klick auf Weiter
>, um zur nächsten Dialogfeldseite zu gelangen.
- Suchen Sie aus der Liste verfügbarer Dateitypen den Eintrag
"Persönliche Ordner-Datei (.pst)" und markieren Sie ihn per Mausklick.
Dann fahren Sie mit Weiter >
fort.
- Wählen Sie die Schaltfläche Durchsuchen an, um die im ersten Schritt
gespeicherte PST-Datei zu öffnen. Bestimmen Sie dann noch, wie mit
Duplikaten verfahren werden soll, indem Sie die gewünschte Option
aktivieren. Die Schaltfläche Weiter
> bringt Sie zur letzten Seite des Import-Assistenten.
- Markieren Sie im oberen Dialogfeldbereich den Ordnernamen
"Kalender", damit nur Termine importiert werden. Die restlichen Optionen
können Sie meist unverändert übernehmen. Die Standard-Einstellung sorgt
zum Beispiel dafür, dass die Termine aus der PST-Datei automatisch in
den eigenen Kalender integriert werden. Schließen Sie den Vorgang dann
mit der Schaltfläche Fertig stellen
ab.
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| Outlook-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Outlook 97, 98, 2000, 2002/XP oder 2003? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an:
outlook-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Aktuelles Datum als Aktualisierungsstand per Mausklick einfügen
Versionen: Outlook 2000, 2002/XP und 2003
FRAGE: Wenn ich einen Kontakt neu eingebe oder bearbeite, füge ich im Notiz-/Textbereich immer das aktuelle Datum ein. So weiß ich, auf welchem Stand die Adressdaten sind. Meine Frage ist, ob sich diese Eingabe nicht irgendwie beschleunigen lässt. In Excel gibt es doch auch ein Tastaturkürzel zum Einfügen des aktuellen Datums.
K. Genius
ANTWORT: Einen solchen Shortcut gibt es in Outlook leider nicht. Sie können aber per VBA eine Schaltfläche in die Symbolleiste des Kontaktformulars einfügen, mit der Sie dann das aktuelle Datum per Mausklick einfügen können.
Für eine korrekte Funktionsweise muss die Ausführung von Makros erlaubt sein. Das erreichen Sie entweder, indem Sie Ihr VBA-Projekt digital signieren (Hinweise stehen in der Online-Hilfe) oder indem Sie die Makro-Sicherheitsstufe über den Befehl Extras-Makro-Sicherheit auf Mittel setzen. Auf Anfrage müssen Sie dann die Ausführung von Makros aktivieren.
Den Code für die Datums-Schaltfläche legen Sie ansonsten mit folgenden Schritten an:
- Öffnen Sie den Visual Basic-Editor, indem Sie im Outlook-Fenster
Alt + F11 drücken.
- Auf der linken Seite des Visual Basic-Editors sehen Sie das
Unterfenster des Projekt-Explorers, in dem der Projektname "Projekt1
(VbaProject.OTM)" angezeigt wird. Blenden Sie mit Mausklicks auf die
kleinen Plussymbole die untergeordneten Ebenen ein, bis Sie das Element
"DieseOutlookSitzung" sehen.
- Doppelklicken Sie auf "DieseOutlookSitzung".
- Geben Sie im daraufhin angezeigten Codefenster folgende
Programmzeilen ein:
Private Sub Application_Startup()
Set objInspectors = Application.Inspectors
End Sub
Private Sub objInspectors_NewInspector(ByVal Inspector _
As Inspector)
Dim objItem As MailItem
Dim cb As CommandBar
Dim ctl As CommandBarButton
Select Case Inspector.CurrentItem.Class
Case olContact
On Error Resume Next
Set cb = Inspector.CommandBars("Standard")
Set ctl = cb.FindControl(Tag:="DateButton")
ctl.Delete
Set ctl = cb.Controls.Add _
(Temporary:=True)
With ctl
.Tag = "DateButton"
.Caption = "Datum"
.TooltipText = "Fügt aktuelles Datum ein"
.Style = msoButtonCaption
.OnAction = "InsertDateIntoContact"
End With
Set ctl = Nothing
Set cb = Nothing
Case Else
End Select
End Sub
- Wählen Sie im Menü Einfügen den
Befehl Modul an.
- Damit öffnen Sie ein weiteres Codefenster, in das Sie folgende
Prozedur eingeben:
Dim objContact As ContactItem
Set objContact = ActiveInspector.CurrentItem
With objContact
.Body = .Body & String(2, vbCrLf) & _
"Stand: " & Format(Now(), "dd.mm.yyyy")
End With
Set objContact = Nothing
End Sub
- Verlassen Sie den Visual Basic-Editor per Datei-Schließen und zurück zu Microsoft (Office)
Outlook.
- Beenden Sie Outlook und starten Sie das Programm noch einmal
neu.
Zur Funktionsweise: Im Codefenster "DieseOutlookSitzung" richten Sie eine Objektvariable "objInspectors" ein, die aufgrund des Zusatzes "WithEvents" die Ereignisse aller Outlook-Formulare überwacht. Diese Überwachung wird beim Starten von Outlook (in der Startup-Prozedur) eingeschaltet.
Beim Öffnen eines Formulars erfolgt zunächst eine Prüfung, ob es sich um ein Kontaktformular handelt. Wenn das der Fall ist, legt die Prozedur "objInspectors_NewInspector" die Datums-Schaltfläche in der Standard-Symbolleiste an. Dabei wird festgelegt, dass beim Anklicken der Schaltfläche die Prozedur "InsertDateIntoContact" ausgeführt werden soll.
Diese Prozedur befindet sich im zweiten Codefenster. Ihre Aufgabe ist es, den Text "Stand:" sowie das aktuelle Datum in den Textbereich ("Body") des Kontaktformulars einzufügen.
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Kontakte duplizieren und anpassen
Versionen: Outlook 97/98, 2000, 2002/XP und 2003
FRAGE: Ist es möglich, einen Kontakt im Outlook zu duplizieren und dann noch einmal abzuspeichern? Ich möchte eine Person zum Beispiel einmal unter ihrem Namen und einmal unter der Firmenbezeichnung speichern?
M. Karst
ANTWORT: Ja, das geht wie folgt:
- Halten Sie die Strg-Taste gedrückt und ziehen Sie den
gewünschten Kontakt bzw. dessen grau/schwarze Titelleiste auf eine freie
Stelle im Kontakteordner.
- Outlook legt daraufhin eine Kopie des Kontaktes an.
- Öffnen Sie die Kopie per Doppelklick und legen Sie unter Speichern als fest, wie Sie den Kontakt
speichern möchten.
- Klicken Sie auf Speichern und
schließen.
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