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Ausgabe vom 26. Januar
2005
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Outlook-News &
Downloads
Outlook-Tipp
der Woche
Outlook-Helpline
Newsletter-Tipp
Spotlight: OLXTeamOutlook - Outlook-Daten ganz einfach gemeinsam
nutzen
Mit der neuesten Generation intelligenter
Team-Software für Outlook 97, 98, 2000, 2002/XP und 2003 nutzen Sie Ihre
Outlook-Daten in Zukunft noch effizienter:
- Greifen Sie ab sofort im Team auf Ihre Termine, Aufgaben, Kontakte,
E-Mails und Notizen aus Outlook zu.
- Richten Sie mit wenigen Mausklicks öffentliche Ordner für
Gruppentermine, Raumbelegungen, gemeinsamen Firmenadressen usw. ein oder
geben Sie einen oder mehrere Ihrer persönlichen Ordner mit Terminen,
Kontakten, E-Mails etc. für andere Anwender frei.
- Alle Änderungen und Neueingaben in den gemeinsamen Ordnern sind
immer sofort ohne Verzögerung in den Ordnern der anderen
Teilnehmer sichtbar.
- Im nützlichen Gruppenkalender sehen Sie jederzeit die Termine aller
freigegebenen Kalender im Wochenüberblick.
- Sie benötigen keinen Exchange-Server, sondern lediglich ein
freigegebenes Verzeichnis im Netzwerk, auf das alle beteiligten Anwender
zugreifen können. Dieses Verzeichnis muss sich noch nicht einmal auf
einem Server befinden! Jeder beliebige Rechner in Ihrem Netzwerk kann
diese Aufgabe übernehmen
- Kinderleichte Installation und Einrichtung. Mit ein paar
Mausklicks legen Sie fest, wer bestimmte Ordner zu sehen bekommt und
welche Rechte er bei der Bearbeitung hat.
Weitere
Informationen zu einer der beliebtesten Outlook-Erweiterung finden Sie
unter:
http://www.add-in-world.com/katalog/olxteamoutlook/
Download-Tipp: Erstellen Sie voll automatisch eine
Geburtstagsliste Ihrer Outlook-Kontakte
Es bietet
sich an, in Outlook auch gleich den Geburtstag Ihrer Kontakte zu
speichern, sofern er Ihnen bekannt ist. Damit Sie die Geburtstage aber
wirklich nicht vergessen und rechtzeitig an Brief, Anruf oder Geschenk
denken, bietet sich die Erstellung einer Geburtstagsliste an, die nach
Monaten sortiert ist und Ihnen jederzeit einen Überblick über die Termine
liefert, die Sie möglichst nicht vergessen sollten.
Standardmäßig
bietet Outlook leider keine entsprechende Funktion an, aber mit unserem
kostenlosen Tool "SmartTools Outlook-Geburtstagsliste" kommen Sie weiter:
Nach der automatischen Installation steht Ihnen in Word ein neuer
Menüpunkt Extras-SmartTools
Outlook-Geburtstagsliste zur Verfügung. Nach dem Aufruf
erscheint das Dialogfeld des Assistenten, in dem Sie zunächst einmal den
gewünschten Kontaktordner in Outlook auswählen und dann verschiedene
Einstellungen zur Formatierung und Sortierung der Liste vornehmen können.
Bestimmen Sie außerdem, welche Zusatzinformationen (Ort, Telefon etc.) auf
der Liste erscheinen sollen und bestätigen Sie alle Einstellungen per
Mausklick.
Das Ergebnis ist eine übersichtliche Liste in einem
neuen Word-Dokument, das Sie auf Wunsch noch bearbeiten, speichern,
drucken oder beispielsweise per Mail weiterleiten können- SmartTools
Publishing bietet Ihnen dieses nützliche Outlook-Tool kostenlos zum
Download an:
Terminlisten ganz einfach per E-Mail
verteilen Versionen: Outlook 2000, 2002/XP und
2003
Outlook unterstützt bekanntlich das vCalendar-Format, über das
Sie schnell und komfortabel Einzeltermine an andere Anwender weiterleiten
können. Wie aber gehen Sie vor, wenn Sie eine ganze Terminliste schnell
und benutzerfreundlich an andere Outlook-Anwender verteilen möchten? Unser
Tipp zeigt, wie es geht: Sie legen die gewünschten Termine zunächst wie
gewohnt im Outlook-Kalender an. Anschließend exportieren Sie den gesamten
Kalender oder Teile daraus in eine "Persönliche Ordner-Datei", die Sie als
Anhang in eine E-Mail-Nachricht einfügen. Die Empfänger Ihrer Mail müssen
die beigefügte PST-Datei dann nur noch in ihren eigenen Outlook-Kalender
importieren.
Prädestiniert ist das Verfahren natürlich für
Veranstalter, die Konzertdaten, Messetermine oder Ankündigungen von
Pressekonferenzen weiterleiten wollen. Aber auch für Firmen, die die Daten
Ihrer Außendienstmitarbeiter koordinieren wollen, ist diese Form des
Terminaustausches durchaus von Vorteil. Und so gehen Sie vor:
- Beginnen Sie damit, die zu verschickenden Termine im Kalender von
Outlook anzulegen. Dabei kann es sich auch um ganztägige Ereignisse
handeln. TIPP: Da Sie vermutlich nicht Ihren gesamten Kalender
inklusive aller persönlichen Termine übermitteln wollen, weisen Sie den
Terminen, die Sie per Mail verschicken wollen, am besten eine
einheitliche Kategorie zu. Sie können die Schaltfläche Kategorie im Terminfenster nutzen, um eine
Standardkategorie auszuwählen. Oder Sie geben im Kategorie-Feld des
Terminfensters einfach eine neue Bezeichnung ein.
- Sobald der Outlook-Kalender alle Termine für den Verteiler enthält,
wählen Sie im Menü Datei den Befehl
Importieren/Exportieren an.
- Ein Assistent leitet Sie durch den Exportvorgang. Auf der ersten
Seite markieren Sie die Option "Export(ieren) in eine Datei". Danach
klicken Sie jeweils auf die Schaltfläche Weiter
>, um zur nächsten Seite zu gelangen.
- Auf der nächsten Seite des Assistenten wählen Sie den Dateityp aus:
in diesem Fall "Persönliche Ordner-Datei (.pst)".
- Im nächsten Schritt bestimmen Sie den Outlook-Ordner mit den zu
verschickenden Terminen. Das ist normalerweise der "Kalender". Achten
Sie darauf, dass das Kontrollfeld Untergeordnete
Ordner einbeziehen (2000) bzw. Unterordner einbeziehen (2002/XP und 2003)
ausgeschaltet ist, es sei denn, Sie möchten diese Elemente tatsächlich
gemeinsam mit dem Standard-Kalender verschicken.
Wenn Sie
nicht alle Termine, sondern nur die per Kategorie vorgemerkten Elemente
exportieren wollen, klicken Sie auf die Schaltfläche Filter. Im daraufhin eingeblendeten Dialogfeld
können Sie auf der Registerkarte Weitere
Optionen die Kategorie auswählen oder manuell
eingeben.
Nachdem Sie die Filterkriterien bestimmt haben, setzen
Sie den Export-Assistenten mit der Schaltfläche Weiter > fort.
- Vergeben Sie einen Dateinamen für die PST-Datei. Die Schaltfläche
Durchsuchen steht Ihnen in gewohnter
Weise zur Verfügung, um Zielordner und Dateinamen per Dialogfeld
einzugeben. Ein Klick auf Fertig
stellen schließt den Exportvorgang ab. Beim ersten Speichern
einer PST-Datei fragt Outlook Sie nach einem individuellen Namen, einem
Verschlüsselungsverfahren und einem Kennwort für die Datei. Im
Normalfall können Sie die Standard-Einstellungen sofort mit Ok übernehmen.
- Ihre Termine sind jetzt in einer separaten Datei gespeichert. Das
hält Outlook aber aus unerfindlichen Gründen nicht davon ab, weiter die
Zugriffsrechte daran zu beanspruchen. Das wiederum bedeutet, dass Sie
die PST-Datei nicht sofort verschicken können. Vorher müssen Sie Outlook
beenden und noch einmal neu starten!
- Legen Sie dann eine neue E-Mail-Nachricht an und fügen Sie die zuvor
exportierte PST-Datei als Dateianhang ein. Zum Schluss müssen Sie sie
nur noch an alle Interessenten verschicken.
Das war’s von
Ihrer Seite aus. Damit die Empfänger von dem Terminverteiler profitieren,
sollten Sie Ihnen mitteilen, wie sie die PST-Datei in ihren eigenen
Outlook-Kalender einfügen. Das funktioniert folgendermaßen:
- Als erstes muss die als Anhang verschickte PST-Datei auf der
Festplatte gespeichert werden.
- Dann öffnen Sie über das Menü Datei den Befehl Importieren/Exportieren. Auf der ersten
Seite des zugehörigen Assistenten ist standardmäßig der korrekte
Listeneintrag markiert: "Import aus anderen Programmen/Dateien" (98)
bzw. "Importieren aus anderen Programmen oder Dateien" (2000, 2002/XP
und 2003). So genügt ein Klick auf Weiter
>, um zur nächsten Dialogfeldseite zu gelangen.
- Suchen Sie aus der Liste verfügbarer Dateitypen den Eintrag
"Persönliche Ordner-Datei (.pst)" und markieren Sie ihn per Mausklick.
Dann fahren Sie mit Weiter >
fort.
- Wählen Sie die Schaltfläche Durchsuchen an, um die im ersten Schritt
gespeicherte PST-Datei zu öffnen. Bestimmen Sie dann noch, wie mit
Duplikaten verfahren werden soll, indem Sie die gewünschte Option
aktivieren. Die Schaltfläche Weiter
> bringt Sie zur letzten Seite des Import-Assistenten.
- Markieren Sie im oberen Dialogfeldbereich den Ordnernamen
"Kalender", damit nur Termine importiert werden. Die restlichen Optionen
können Sie meist unverändert übernehmen. Die Standard-Einstellung sorgt
zum Beispiel dafür, dass die Termine aus der PST-Datei automatisch in
den eigenen Kalender integriert werden. Schließen Sie den Vorgang dann
mit der Schaltfläche Fertig stellen
ab.
Ein Blick in den Outlook-Kalender belegt: Alle
per Mail eingegangenen Termine aus der PST-Datei stehen nun auch dem oder
den Empfänger(n) in ihren Kalendern zur Verfügung.
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verwalten
SmartTools QuickText Pro bietet eine
innovative und genial einfache Lösung, damit Sie auf immer wieder
benötigte Musterbriefe, Vorlagen und Textabschnitte in Zukunft
schnell und ohne Umwege zugreifen können:
- Sie speichern alle Texte, die Sie immer wieder benötigen, in
einem beliebigen Verzeichnis auf Ihrer Festplatte oder auf einem
im Team genutzten Netzwerk-Server.
- Wenn Sie bei der Arbeit an einem Dokument auf einen der
Mustertexte zugreifen möchten, klicken Sie die gewünschte Stelle
mit der rechten Maustaste an und rufen das neue Kontextmenü von
SmartTools QuickText Pro auf.
- An der Cursorposition erscheint daraufhin eine Liste Ihrer
Mustertexte, die automatisch aus den Dateien in dem von Ihnen
festgelegten QuickText-Verzeichnis zusammengestellt wird. Sie
markieren nur noch einen der Einträge und schon erscheint der
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Haben
Sie Fragen zu Outlook 97, 98, 2000, 2002/XP oder 2003? Dann wenden Sie
sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine
Dateien!) an:
outlook-helpline@smarttools.de
Unser
Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an
dieser Stelle im Newsletter.
Aktuelles Datum als Aktualisierungsstand per Mausklick
einfügen Versionen: Outlook 2000, 2002/XP und
2003
FRAGE: Wenn ich einen
Kontakt neu eingebe oder bearbeite, füge ich im Notiz-/Textbereich immer
das aktuelle Datum ein. So weiß ich, auf welchem Stand die Adressdaten
sind. Meine Frage ist, ob sich diese Eingabe nicht irgendwie beschleunigen
lässt. In Excel gibt es doch auch ein Tastaturkürzel zum Einfügen des
aktuellen Datums. K. Genius
ANTWORT: Einen solchen
Shortcut gibt es in Outlook leider nicht. Sie können aber per VBA eine
Schaltfläche in die Symbolleiste des Kontaktformulars einfügen, mit der
Sie dann das aktuelle Datum per Mausklick einfügen können.
Für eine
korrekte Funktionsweise muss die Ausführung von Makros erlaubt sein. Das
erreichen Sie entweder, indem Sie Ihr VBA-Projekt digital signieren
(Hinweise stehen in der Online-Hilfe) oder indem Sie die
Makro-Sicherheitsstufe über den Befehl Extras-Makro-Sicherheit auf Mittel setzen. Auf Anfrage müssen Sie dann die
Ausführung von Makros aktivieren.
Den Code für die
Datums-Schaltfläche legen Sie ansonsten mit folgenden Schritten
an:
- Öffnen Sie den Visual Basic-Editor, indem Sie im Outlook-Fenster
Alt + F11 drücken.
- Auf der linken Seite des Visual Basic-Editors sehen Sie das
Unterfenster des Projekt-Explorers, in dem der Projektname "Projekt1
(VbaProject.OTM)" angezeigt wird. Blenden Sie mit Mausklicks auf die
kleinen Plussymbole die untergeordneten Ebenen ein, bis Sie das Element
"DieseOutlookSitzung" sehen.
- Doppelklicken Sie auf "DieseOutlookSitzung".
- Geben Sie im daraufhin angezeigten Codefenster folgende
Programmzeilen ein:
Dim
WithEvents objInspectors As Inspectors
Private Sub
Application_Startup() Set objInspectors =
Application.Inspectors End Sub
Private Sub
objInspectors_NewInspector(ByVal Inspector
_ As
Inspector) Dim objItem As MailItem Dim cb As CommandBar Dim ctl
As CommandBarButton
Select Case
Inspector.CurrentItem.Class Case
olContact On Error Resume
Next Set cb =
Inspector.CommandBars("Standard") Set
ctl =
cb.FindControl(Tag:="DateButton") ctl.Delete Set
ctl = cb.Controls.Add
_ (Temporary:=True) With
ctl .Tag =
"DateButton" .Caption =
"Datum" .TooltipText =
"Fügt aktuelles Datum
ein" .Style =
msoButtonCaption .OnAction
= "InsertDateIntoContact" End
With Set ctl =
Nothing Set cb =
Nothing Case Else End
Select
End Sub
- Wählen Sie im Menü Einfügen den
Befehl Modul an.
- Damit öffnen Sie ein weiteres Codefenster, in das Sie folgende
Prozedur eingeben:
Sub
InsertDateIntoContact() Dim objContact As
ContactItem Set objContact =
ActiveInspector.CurrentItem With
objContact .Body = .Body & String(2,
vbCrLf) & _ "Stand: " &
Format(Now(), "dd.mm.yyyy") End With Set
objContact = Nothing End Sub
- Verlassen Sie den Visual Basic-Editor per Datei-Schließen und zurück zu Microsoft (Office)
Outlook.
- Beenden Sie Outlook und starten Sie das Programm noch einmal
neu.
Wenn Sie jetzt einen Kontakt öffnen, erscheint in der
Symbolleiste eine Schaltfläche mit der Aufschrift Datum. Damit können Sie den Text "Stand:" und
das aktuelle Datum in den Textbereich des Kontaktformulars einfügen. Die
Angaben werden an das Ende des Textbereichs angefügt, sofern Sie bereits
Eingaben vorgenommen haben. Wenn Sie einen Kontakt bearbeiten und erneut
die Schaltfläche anklicken, müssen Sie vorher den alten
Aktualisierungsstand manuell entfernen.
Zur Funktionsweise: Im
Codefenster "DieseOutlookSitzung" richten Sie eine Objektvariable
"objInspectors" ein, die aufgrund des Zusatzes "WithEvents" die Ereignisse
aller Outlook-Formulare überwacht. Diese Überwachung wird beim Starten von
Outlook (in der Startup-Prozedur) eingeschaltet.
Beim Öffnen eines
Formulars erfolgt zunächst eine Prüfung, ob es sich um ein Kontaktformular
handelt. Wenn das der Fall ist, legt die Prozedur
"objInspectors_NewInspector" die Datums-Schaltfläche in der
Standard-Symbolleiste an. Dabei wird festgelegt, dass beim Anklicken der
Schaltfläche die Prozedur "InsertDateIntoContact" ausgeführt werden
soll.
Diese Prozedur befindet sich im zweiten Codefenster. Ihre
Aufgabe ist es, den Text "Stand:" sowie das aktuelle Datum in den
Textbereich ("Body") des Kontaktformulars einzufügen.
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| Kontakte duplizieren und
anpassen Versionen: Outlook 97/98, 2000, 2002/XP und
2003
FRAGE: Ist es möglich,
einen Kontakt im Outlook zu duplizieren und dann noch einmal
abzuspeichern? Ich möchte eine Person zum Beispiel einmal unter ihrem
Namen und einmal unter der Firmenbezeichnung speichern? M.
Karst
ANTWORT: Ja, das geht wie
folgt:
- Halten Sie die Strg-Taste gedrückt und ziehen Sie den
gewünschten Kontakt bzw. dessen grau/schwarze Titelleiste auf eine freie
Stelle im Kontakteordner.
- Outlook legt daraufhin eine Kopie des Kontaktes an.
- Öffnen Sie die Kopie per Doppelklick und legen Sie unter Speichern als fest, wie Sie den Kontakt
speichern möchten.
- Klicken Sie auf Speichern und
schließen.
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