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Ausgabe vom 27. Oktober
2004 |
| In dieser
Ausgabe |
Outlook-News & Downloads
- Spotlight: Laufende Nummern für Rechungen,
Lieferscheine, Angebote usw. in Word und Excel einfügen
- Download-Tipp: Gesendete Nachrichten komfortabel
verwalten
- Techinfo: Alle Änderungen für Entwickler in Outlook
2003
Outlook-Helpline
Newsletter-Tipp
| Outlook-News &
Downloads |
Spotlight: Laufende Nummern für Rechungen, Lieferscheine, Angebote usw. in Word und Excel einfügen
Sie schreiben Rechnungen, Lieferscheine, Angebote und ähnliche Dokumente mit Word oder Excel? Dann stellt sich die Frage: Wie haben Sie bisher laufende Nummern vergeben? In den meisten Fällen haben Sie ganz darauf verzichtet, aber für die Zuordnung von Zahlungen oder Anfragen wäre eine eindeutige Nummer für jedes Dokument oder jede Tabelle äußerst praktisch.
Außerdem: Bei Rechnungen kommen Sie seit dem 1.7.2004 um eine laufende Rechnungsnummer nicht mehr herum, denn sie ist ab diesem Zeitpunkt zwingend vorgeschrieben. Mit dem SmartTools Rechnungsnummern-Assistenten können Sie Ihre Rechnungen wie bisher einfach, schnell und komfortabel mit Word oder Excel schreiben. Die laufende Nummer rufen Sie jederzeit mit zwei Mausklicks ab und fügen Sie ganz einfach an der aktuellen Cursorposition ein:
- Es sind keinerlei Änderungen oder spezielle Anpassungen in Ihren
vorhandenen Formularen notwendig.
- Der Assistent merkt sich automatisch die letzte vergebene Nummer und
fügt die nächste Nummer automatisch an jede gewünschte Position in Ihrem
Word-Dokument oder Ihrer Excel-Tabelle ein.
- Das Format der Rechnungsnummern können Sie frei bestimmen. Auch
Kombinationen mit Datumsangaben wie Monat und Jahr sind ohne Probleme
möglich.
- Sie haben jederzeit die volle Kontrolle über die Nummern, denn Sie
bestimmen sowohl den Startwert, als auch die Schrittweite und können mit
einem Mausklick die letzte Nummer löschen, wenn beispielsweise eine
Rechnung aus Versehen ausgestellt wurde.
- Sie können den Assistenten nicht nur für Rechnungsnummern nutzen:
Mit wenig Aufwand legen Sie bis zu 50 weitere Nummernkreise für
Lieferscheine, Angebote, Gutschriften (auch hier ist übrigens eine
laufende Nummerierung seit dem 1.7.2004 vorgeschrieben!), Zertifikate
usw. an
- Eine Netzwerkversion ermöglicht sogar die Vergabe eindeutiger
Nummern bei mehreren Anwendern.
SmartTools Rechnungsnummern-Assistent für Word
http://www.add-in-world.com/katalog/word-rgnummer/
SmartTools Rechnungsnummern-Assistent für Excel
http://www.add-in-world.com/katalog/xl-rgnummer/
Download-Tipp: Gesendete Nachrichten komfortabel verwalten
Ab sofort müssen sich Ihre verschickten Mails nicht mehr im Ordner "Gesendete Objekte" ansammeln. Nachdem wir bereits in einer Techinfo eine VBA-Lösung für dieses Problem vorgestellt haben, bieten wir Ihnen jetzt ein komfortables Add-In zur einfachen Archivierung Ihrer versendeten Nachrichten. Nach der voll automatischen Installation erscheint beim Versand jeder Mail ein kleiner Dialog, in dem Sie den gewünschten Ablageordner per Doppelklick auswählen können.
Die Nachrichten, die Sie selber geschrieben haben, sammeln sich also nicht alle unter den gesendeten Objekten, sondern werden ebenfalls in verschiedene Ordner wie "Kunden", "Privat", Angebote" usw. aufgeteilt. Welche Ordner Ihnen dabei zur Verfügung stehen, können Sie übrigens vollkommen frei bestimmen. Außerdem lässt sich der Auswahldialog jederzeit unterdrücken, wenn Sie eine Mail einmal nicht speziell ablegen möchten, indem Sie beim Senden die Strg-Taste gedrückt halten. SmartTools Publishing bietet Ihnen dieses Outlook-Add-In kostenlos zum Download an:
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SmartTools
E-Mail-Archiv für
Outlook |
Techinfo: Alle Änderungen für Entwickler in Outlook 2003
Wenn Sie Office 2003 einsetzen, sollten Sie das Service Pack 1 installieren, um die bisher bekannten Bugs und Sicherheitslücken zu beheben. Wenig bekannt ist die Tatsache, dass mit dem SP-1 auch verschiedene Erweiterungen und Änderungen installiert werden, die speziell für Outlook-Entwickler interessant sind. In einer aktuellen Techinfo hat Microsoft diese Änderungen jeweils mit einer kurzen Beschreibung und Links zu weiterführenden Informationen zusammengefasst:
Techinfo: Alle Änderungen für Entwickler in Outlook 2003
| Outlook-Tipp der
Woche |
Nachrichten schnell und komfortabel ablegen, Teil 2
Versionen: Outlook 2000, 2002/XP und 2003
Nachdem wir im ersten Teil das Anlegen unseres "MailMover"-Dialogs und dessen Aufruf über ein Symbol in einer Symbolleiste erläutert hatten, geht es nun darum, die eigentliche Funktionalität einzubauen. Damit Sie die Lösung anschließend direkt testen können, legen Sie sich am besten für erste Experimente die folgende Ordnerstruktur in Outlook an:
- Nachrichten-Ablage
- Kunden
- Müller GmbH
- Schmidt KG
- Privat
- Wohnung
- Verwandtschaft
- Sonstige
- Fußballverein
Die Erweiterungen am Dialog nehmen Sie dann wie folgt vor:
- Wechseln Sie mit Alt+F11 in die VBA-Entwicklungsumgebung und
öffnen Sie das Formular "frmMailMover" per Doppelklick.
- Doppelklicken Sie in den freien Bereich der UserForm, um den
VBA-Editor zu öffnen.
- Stellen Sie die Liste Objekt
(links) auf "(Allgemein)" und die Liste Prozedur (rechts) auf "(Deklarationen)".
Geben Sie hier nun die folgende Deklaration ein:
Diese Konstante definiert den gewünschten Basis-Ordner, in diesem Fall also den Persönlichen Ordner. Wenn Sie mehrere Persönliche Ordner (mehrere PSTs) verwenden oder auf einen Exchange Server zugreifen, ändern Sie hier die Zuweisung auf den Namen des gewünschten Basis-Ordners wie zum Beispiel "Öffentliche Ordner" oder "Ordner von Vorname Nachname".
- Geben Sie die folgende Prozedur ein:
Dim objExpl As Explorer
Dim objNamespace As NameSpace
Dim objRoot As MAPIFolder
Dim objFolder As MAPIFolder
Dim objItems As Selection
Dim objMail As MailItem
Dim varFolders As Variant
Dim I As Integer, Cnt As Integer
Dim strFoldername As String
'Pfad aus aktueller Schaltfläche
strFoldername = Me.ActiveControl.Caption
'Zugriff auf Ordner setzen
On Error Resume Next
Set objNamespace = GetNamespace("MAPI")
Set objRoot = objNamespace.Folders(cstrRoot)
varFolders = Split(strFoldername, "\")
For I = LBound(varFolders) To UBound(varFolders)
Set objFolder = objRoot.Folders(varFolders(I))
Set objRoot = objFolder
Next I
If Err <> 0 Then
MsgBox "Ordner '" & strFoldername & _
"' nicht gefunden...", _
vbOKOnly + vbExclamation, "!!! Problem !!!"
GoTo EndeMailMover
End If
'Zugriff auf markierte E-Mails...
Set objItems = ActiveExplorer.Selection
Cnt = 0
For Each objMail In objItems
objMail.Move objFolder
Cnt = Cnt + 1
Next
If Cnt = 0 Then
MsgBox "Keine Nachrichten zum Verschieben " & _
"gefunden...", _
vbOKOnly + vbExclamation, "MailMover"
Else
MsgBox CStr(Cnt) & " Nachricht(en) verschoben...", _
vbOKOnly + vbInformation, "MailMover"
End If
EndeMailMover:
Set objMail = Nothing
Set objItems = Nothing
Set objFolder = Nothing
Set objRoot = Nothing
Set objNamespace = Nothing
Unload Me
End Sub
- Klicken Sie auf das Symbol VbapPoject.OTM
Speichern, um die bisherigen Erweiterungen zu sichern.
- Wechseln Sie über das Menü Fenster
zurück zur UserForm.
- Legen Sie der Reihe nach Schaltflächen an, deren Namen Sie auf
"btn1", "btn2", "btn3" usw. setzen und für die Sie eine Beschriftung
(Eigenschaft "Caption") in Form des Pfades des Zielordners wie zum
Beispiel Nachrichten-Ablage\\Kunden\\Müller
GmbH oder Nachrichten-Ablage\\Privat\\Wohnung
zuordnen.
- Doppelklicken Sie jeweils auf die angelegte Schaltfläche und geben
Sie für deren Prozedur "Click" die folgende Anweisung
ein:
- Klicken Sie auf das Symbol VbapPoject.OTM
Speichern, um auch diese Erweiterungen zu
sichern.
Else
MsgBox CStr(Cnt) & " Nachricht(en) verschoben...", _
vbOKOnly + vbInformation, "MailMover"
Es wird dann nur eine Meldung angezeigt, falls keine Nachrichten zum Verschieben gefunden wurden.
Zur Funktionsweise der Lösung: Im ersten Schritt ermitteln wir über "Me.ActiveControl" die Beschriftung der gerade angeklickten Schaltfläche und damit den Pfad auf den Zielordner. Danach setzen wir eine Referenz auf den zu verwendenden Basis-Ordner, hier also auf "Persönliche Ordner". Mit Hilfe der Funktion "Split()" konvertieren wir den Pfad auf den Zielordner dann in ein Array mit einzelnen Ordnernamen. In einer Schleife wechseln wir dann zum eigentlichen Zielordner und erhalten so abschließend in "objFolder" einen Verweis zum Beispiel auf "Müller GmbH" oder "Wohnung". Weiter geht es dann über "ActiveExplorer.Selection", um eine Referenz auf die markierten Nachrichten zu ermitteln. Diese werden dann jeweils über die Methode "Move" in den gewünschten Zielordner verschoben.
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| Outlook-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Outlook 97, 98, 2000, 2002/XP oder 2003? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an:
outlook-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Automatische Meldung für neue Nachrichten
Versionen: Outlook 98, 2000, 2002/XP und 2003
FRAGE: Ich habe diverse E-Mail-Ordner angelegt, in die ich eingehende Nachrichten per Regel-Assistent verteilen lasse. So bleibt der Haupt-Posteingang zwar überschaubar. Wenn Nachrichten aber in die Unterordner verteilt worden sind, sehe ich diese nicht sofort, sondern muss alle Ordner einzeln durchschauen. Gibt es nicht irgendeine Möglichkeit, mit Hilfe einer optischen oder akustischen Meldung auf das Eintreffen neuer Nachrichten aufmerksam gemacht zu werden?
K. Sebastiany
ANTWORT: Diese Möglichkeit ist schon standardmäßig in Outlook vorgesehen. Standardmäßig ist allerdings nur die akustische Rückmeldung eingeschaltet. Um die optische Resonanz auf eintreffende Nachrichten zu aktivieren, wählen Sie Extras-Optionen an. Auf der Registerkarte Einstellungen klicken Sie dann auf die Schaltfläche E-Mail-Optionen. In Outlook 98, 2000 und 2002 können Sie nun direkt das Kontrollkästchen Benachrichtigungstext bei Ankunft neuer E-Mail ankreuzen. In Outlook 2003 klicken Sie stattdessen auf die Schaltfläche Erweiterte E-Mail-Optionen. Im daraufhin angezeigten Dialogfenster aktivieren Sie das Kontrollkästchen Desktopbenachrichtigung anzeigen. Zusätzlich sollten Sie auch Briefumschlagsymbol im Benachrichtigungsbereich anzeigen aktivieren.
Danach bestätigen Sie alle geöffneten Dialogfenster mit Ok. Ab sofort meldet sich Outlook mit einem kleinen Bildschirmfenster, sobald neue Nachrichten eingehen. Solange Outlook geladen ist, erscheint das Fenster sogar, wenn Sie in einer anderen Anwendung - beispielsweise Word oder Excel - arbeiten.
In Outlook 2003 hat sich nur die Form des Fensters geändert. Es wird langsam unten rechts über der Windows-Taskleiste eingeblendet und dann nach kurzer Zeit wieder abgeblendet. Danach bleibt dann aber das Briefumschlagsymbol sichtbar.
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Zeiten für Kalender festlegen
Versionen: Outlook 2000, 2002/XP und 2003
FRAGE: In meinem Kalender lassen sich standardmäßig nur die Termine von 8:00 Uhr bis 17:00 Uhr erfassen. Ich würde aber gerne einen ganz anderen Zeitraum verwenden. Wie kann ich diese Vorgabe verändern?
H. Gephard
ANTWORT: Outlook ist in diesem Punkt sehr flexibel, denn der Zeitraum für Termine lässt sich beliebig anpassen:
- Wählen Sie das Menü Extras-Optionen an.
- Klicken Sie auf der Registerkarte "Einstellungen" auf die
Schaltfläche Kalenderoptionen.
- Im Bereich "Arbeitswoche" können Sie nun detailliert festlegen,
welche Tage und Zeiten in der Anzeige des Kalenders zu berücksichtigen
sind. Dabei legen Sie in den Feldern Beginnt
um und Endet um die Start-
und Endzeit fest.
| Newsletter-Tipp |
Office XP und 2003-Tipps kostenlos per E-Mail
Der SmartTools Office XP Insider ist ein kostenloser E-Mail-Newsletter, der sich ausschließlich mit den neuen Funktionen von Office XP und 2003 beschäftigt:
- Praktische Tipps zur Installation
- Tipps und Workshops zum optimalen Einsatz der neuen Funktionen
- Wichtige Infos und Tipps für den Umstieg von anderen
Office-Versionen
- Download-Links zu aktuellen Erweiterungen und Service Releases für
Office XP/2003
- Helpline für Ihre individuellen Fragen zu Office XP und
2003
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