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Spotlight: Laufende Nummern für Rechungen, Lieferscheine, Angebote usw. in Word und Excel einfügen Sie schreiben Rechnungen, Lieferscheine, Angebote und ähnliche Dokumente mit Word oder Excel? Dann stellt sich die Frage: Wie haben Sie bisher laufende Nummern vergeben? In den meisten Fällen haben Sie ganz darauf verzichtet, aber für die Zuordnung von Zahlungen oder Anfragen wäre eine eindeutige Nummer für jedes Dokument oder jede Tabelle äußerst praktisch. Außerdem: Bei Rechnungen kommen Sie seit dem 1.7.2004 um eine laufende Rechnungsnummer nicht mehr herum, denn sie ist ab diesem Zeitpunkt zwingend vorgeschrieben. Mit dem SmartTools Rechnungsnummern-Assistenten können Sie Ihre Rechnungen wie bisher einfach, schnell und komfortabel mit Word oder Excel schreiben. Die laufende Nummer rufen Sie jederzeit mit zwei Mausklicks ab und fügen Sie ganz einfach an der aktuellen Cursorposition ein:
SmartTools Rechnungsnummern-Assistent für Word http://www.add-in-world.com/katalog/word-rgnummer/ SmartTools Rechnungsnummern-Assistent für Excel http://www.add-in-world.com/katalog/xl-rgnummer/ Download-Tipp: Gesendete Nachrichten komfortabel verwalten Ab sofort müssen sich Ihre verschickten Mails nicht mehr im Ordner "Gesendete Objekte" ansammeln. Nachdem wir bereits in einer Techinfo eine VBA-Lösung für dieses Problem vorgestellt haben, bieten wir Ihnen jetzt ein komfortables Add-In zur einfachen Archivierung Ihrer versendeten Nachrichten. Nach der voll automatischen Installation erscheint beim Versand jeder Mail ein kleiner Dialog, in dem Sie den gewünschten Ablageordner per Doppelklick auswählen können. Die Nachrichten, die Sie selber geschrieben haben, sammeln sich also nicht alle unter den gesendeten Objekten, sondern werden ebenfalls in verschiedene Ordner wie "Kunden", "Privat", Angebote" usw. aufgeteilt. Welche Ordner Ihnen dabei zur Verfügung stehen, können Sie übrigens vollkommen frei bestimmen. Außerdem lässt sich der Auswahldialog jederzeit unterdrücken, wenn Sie eine Mail einmal nicht speziell ablegen möchten, indem Sie beim Senden die Strg-Taste gedrückt halten. SmartTools Publishing bietet Ihnen dieses Outlook-Add-In kostenlos zum Download an:
Techinfo: Alle Änderungen für Entwickler in Outlook 2003 Wenn Sie Office 2003 einsetzen, sollten Sie das Service Pack 1 installieren, um die bisher bekannten Bugs und Sicherheitslücken zu beheben. Wenig bekannt ist die Tatsache, dass mit dem SP-1 auch verschiedene Erweiterungen und Änderungen installiert werden, die speziell für Outlook-Entwickler interessant sind. In einer aktuellen Techinfo hat Microsoft diese Änderungen jeweils mit einer kurzen Beschreibung und Links zu weiterführenden Informationen zusammengefasst: Techinfo: Alle Änderungen für Entwickler in Outlook 2003
Nachrichten schnell und komfortabel ablegen, Teil 2 Versionen: Outlook 2000, 2002/XP und 2003 Nachdem wir im ersten Teil das Anlegen unseres "MailMover"-Dialogs und dessen Aufruf über ein Symbol in einer Symbolleiste erläutert hatten, geht es nun darum, die eigentliche Funktionalität einzubauen. Damit Sie die Lösung anschließend direkt testen können, legen Sie sich am besten für erste Experimente die folgende Ordnerstruktur in Outlook an: - Nachrichten-Ablage - Kunden - Müller GmbH - Schmidt KG - Privat - Wohnung - Verwandtschaft - Sonstige - Fußballverein Die Erweiterungen am Dialog nehmen Sie dann wie folgt vor:
Diese Konstante definiert den gewünschten Basis-Ordner, in diesem Fall also den Persönlichen Ordner. Wenn Sie mehrere Persönliche Ordner (mehrere PSTs) verwenden oder auf einen Exchange Server zugreifen, ändern Sie hier die Zuweisung auf den Namen des gewünschten Basis-Ordners wie zum Beispiel "Öffentliche Ordner" oder "Ordner von Vorname Nachname".
Dim objExpl As Explorer Dim objNamespace As NameSpace Dim objRoot As MAPIFolder Dim objFolder As MAPIFolder Dim objItems As Selection Dim objMail As MailItem Dim varFolders As Variant Dim I As Integer, Cnt As Integer Dim strFoldername As String 'Pfad aus aktueller Schaltfläche strFoldername = Me.ActiveControl.Caption 'Zugriff auf Ordner setzen On Error Resume Next Set objNamespace = GetNamespace("MAPI") Set objRoot = objNamespace.Folders(cstrRoot) varFolders = Split(strFoldername, "\") For I = LBound(varFolders) To UBound(varFolders) Set objFolder = objRoot.Folders(varFolders(I)) Set objRoot = objFolder Next I If Err <> 0 Then MsgBox "Ordner '" & strFoldername & _ "' nicht gefunden...", _ vbOKOnly + vbExclamation, "!!! Problem !!!" GoTo EndeMailMover End If 'Zugriff auf markierte E-Mails... Set objItems = ActiveExplorer.Selection Cnt = 0 For Each objMail In objItems objMail.Move objFolder Cnt = Cnt + 1 Next If Cnt = 0 Then MsgBox "Keine Nachrichten zum Verschieben " & _ "gefunden...", _ vbOKOnly + vbExclamation, "MailMover" Else MsgBox CStr(Cnt) & " Nachricht(en) verschoben...", _ vbOKOnly + vbInformation, "MailMover" End If EndeMailMover: Set objMail = Nothing Set objItems = Nothing Set objFolder = Nothing Set objRoot = Nothing Set objNamespace = Nothing Unload Me End Sub
Else MsgBox CStr(Cnt) & " Nachricht(en) verschoben...", _ vbOKOnly + vbInformation, "MailMover" Es wird dann nur eine Meldung angezeigt, falls keine Nachrichten zum Verschieben gefunden wurden. Zur Funktionsweise der Lösung: Im ersten Schritt ermitteln wir über "Me.ActiveControl" die Beschriftung der gerade angeklickten Schaltfläche und damit den Pfad auf den Zielordner. Danach setzen wir eine Referenz auf den zu verwendenden Basis-Ordner, hier also auf "Persönliche Ordner". Mit Hilfe der Funktion "Split()" konvertieren wir den Pfad auf den Zielordner dann in ein Array mit einzelnen Ordnernamen. In einer Schleife wechseln wir dann zum eigentlichen Zielordner und erhalten so abschließend in "objFolder" einen Verweis zum Beispiel auf "Müller GmbH" oder "Wohnung". Weiter geht es dann über "ActiveExplorer.Selection", um eine Referenz auf die markierten Nachrichten zu ermitteln. Diese werden dann jeweils über die Methode "Move" in den gewünschten Zielordner verschoben.
Haben Sie Fragen zu Outlook 97, 98, 2000, 2002/XP oder 2003? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an: outlook-helpline@smarttools.de Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter. Automatische Meldung für neue Nachrichten Versionen: Outlook 98, 2000, 2002/XP und 2003 FRAGE: Ich habe diverse E-Mail-Ordner angelegt, in die ich eingehende Nachrichten per Regel-Assistent verteilen lasse. So bleibt der Haupt-Posteingang zwar überschaubar. Wenn Nachrichten aber in die Unterordner verteilt worden sind, sehe ich diese nicht sofort, sondern muss alle Ordner einzeln durchschauen. Gibt es nicht irgendeine Möglichkeit, mit Hilfe einer optischen oder akustischen Meldung auf das Eintreffen neuer Nachrichten aufmerksam gemacht zu werden? K. Sebastiany ANTWORT: Diese Möglichkeit ist schon standardmäßig in Outlook vorgesehen. Standardmäßig ist allerdings nur die akustische Rückmeldung eingeschaltet. Um die optische Resonanz auf eintreffende Nachrichten zu aktivieren, wählen Sie Extras-Optionen an. Auf der Registerkarte Einstellungen klicken Sie dann auf die Schaltfläche E-Mail-Optionen. In Outlook 98, 2000 und 2002 können Sie nun direkt das Kontrollkästchen Benachrichtigungstext bei Ankunft neuer E-Mail ankreuzen. In Outlook 2003 klicken Sie stattdessen auf die Schaltfläche Erweiterte E-Mail-Optionen. Im daraufhin angezeigten Dialogfenster aktivieren Sie das Kontrollkästchen Desktopbenachrichtigung anzeigen. Zusätzlich sollten Sie auch Briefumschlagsymbol im Benachrichtigungsbereich anzeigen aktivieren. Danach bestätigen Sie alle geöffneten Dialogfenster mit Ok. Ab sofort meldet sich Outlook mit einem kleinen Bildschirmfenster, sobald neue Nachrichten eingehen. Solange Outlook geladen ist, erscheint das Fenster sogar, wenn Sie in einer anderen Anwendung - beispielsweise Word oder Excel - arbeiten. In Outlook 2003 hat sich nur die Form des Fensters geändert. Es wird langsam unten rechts über der Windows-Taskleiste eingeblendet und dann nach kurzer Zeit wieder abgeblendet. Danach bleibt dann aber das Briefumschlagsymbol sichtbar.
Zeiten für Kalender festlegen Versionen: Outlook 2000, 2002/XP und 2003 FRAGE: In meinem Kalender lassen sich standardmäßig nur die Termine von 8:00 Uhr bis 17:00 Uhr erfassen. Ich würde aber gerne einen ganz anderen Zeitraum verwenden. Wie kann ich diese Vorgabe verändern? H. Gephard ANTWORT: Outlook ist in diesem Punkt sehr flexibel, denn der Zeitraum für Termine lässt sich beliebig anpassen:
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