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Ausgabe vom 27. April
2005 |
| In dieser
Ausgabe |
Outlook-News & Downloads
- Spotlight: Excel-Tabellen automatisch vergleichen
und zusammenführen
- Download-Tipp: Outlook-Notizen als Post-It
nutzen
- News: Einblicke in den Spam-Filter von
Outlook
Outlook-Helpline
Newsletter-Tipp
| Outlook-News &
Downloads |
Spotlight: Excel-Tabellen automatisch vergleichen und zusammenführen
Der Synkronizer 8.0 Premium liefert genau die Funktionen, die Microsoft in Excel vergessen hat: Er kann Ihre Kalkulationsmodelle, Tabellen, Listen und Datenbanken in Excel voll automatisch vergleichen, Unterschiede markieren und auf Wunsch zu einer einzigen aktuellen Version zusammenführen.
Sparen Sie künftig viele Stunden mühseliger Kleinarbeit, denn der Synkronizer 8.0 Premium wird Ihnen bei der täglichen Arbeit mit Excel immer wieder eine unentbehrliche Hilfe sein. Zum Beispiel:
- Mehrere Mitarbeiter haben unterschiedliche Versionen der gleichen
Tabelle bearbeitet. Der Synkronizer 8.0 Premium liefert Ihnen im
Handumdrehen eine einzige Tabelle, die alle Änderungen der anderen
Versionen enthält.
- Sie müssen ein Kalkulationsmodell überarbeiten, finden aber zwei
Versionen auf Ihrer Festplatte. Der Synkronizer 8.0 Premium zeigt
Ihnen wo die Unterschiede der beiden Versionen liegen.
- Sie arbeiten mit einer Preisliste und ein Kollege schickt Ihnen eine
Liste der Artikel, bei denen sich etwas geändert hat. Der Synkronizer
8.0 Premium pflegt die neuen Informationen automatisch in Ihre
Gesamtliste ein.
- Ihnen liegen mehrere Adresslisten, an die Sie ein Mailing
verschicken möchten. Mit dem Synkronizer 8.0 Premium erstellen
Sie eine einzige Adressliste ohne Duplikate!
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Download-Tipp: Outlook-Notizen als Post-It nutzen
Post-It-Zettel erfreuen sich nach wie vor großer Beliebtheit. Und so finden sich die kleinen Klebenotizen auch an vielen Computer-Bildschirmen. Dort verunzieren sie unnötigerweise den Arbeitsplatz, denn als Outlook-Anwender können Sie Notizen in ganz ähnlicher Art und Weise einsetzen. Per VBA-Code ordnen Sie die kleinen Fenster einfach so an, dass sie immer im Vordergrund bleiben und nicht in Vergessenheit geraten, - egal ob Sie gerade mit Outlook oder irgendeiner anderen Anwendung arbeiten.
Möglich wird das mit Hilfe von API-Funktionen, also mit Funktionen, die das Betriebssystem bereitstellt. Sie sorgen für die passende Positionierung der Fenster. Outlook-Routinen dienen nur dazu, neue Notizen anzulegen oder vorhanden Notizen in den Vordergrund zu bringen. Unsere kostenlose Anleitung erklärt Schritt für Schritt, wie Sie Notizen als "Klebezettel" auf dem Desktop anordnen:
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Notizen
als 'Klebezettel' auf dem
Desktop |
News: Einblicke in den Spam-Filter von Outlook
Outlook 2003 verfügt über einen neuartigen Spam-Filter, der durch regelmäßige Updates auf den neuesten Stand gebracht wird. Es handelt sich zwar nicht um einen selbstlernenden Filter, aber im Vergleich zur Ende 2003 erschienenen ersten Version konnte Microsoft den Filter inzwischen erheblich verbessern. In der aktuellen Ausgabe renommierten Zeitschrift "Scientific American" haben nun drei Microsoft-Mitarbeiter detaillierte Einblicke in ihre Arbeit rund um den Kampf gegen Spam gegeben. Die beschriebenen Techniken sind dabei in die aktuellen Spam-Filter von Outlook und dem Exchange Server eingeflossen. Der interessante Artikel kann unter der folgenden Adresse kostenlos abgerufen werden (er steht allerdings zurzeit nur in Englisch zur Verfügung):
Einblicke in den Spam-Filter von Outlook
| Outlook-Tipp der
Woche |
Kalenderübersicht mit benutzerdefinierten Formularfeldern ausdrucken, Teil 1
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP und 2000
Nehmen wir einmal an, dass Sie zur Protokollierung von Außendienst-Terminen ein Terminformular entworfen haben, in dem man eine Reihe von Zusatzinformationen in benutzerdefinierte Formularfelder eingeben kann. Die Felder sind auf der im Formularentwurf vorgegebenen Registerkarte "S.2" eingefügt. Nach Veröffentlichung des Formulars funktioniert die Dateneingabe fehlerfrei.
Nun möchten Sie die Termine einer Woche als Bericht ausdrucken, und zwar natürlich inklusive der Zusatzinformationen in den benutzerdefinierten Feldern. Das Problem: Weder im "Wochenformat" noch im "Kalenderdetailformat" erscheinen diese Angaben. Das allgemeine Layout der Druckformate lässt sich auch leider nicht bearbeiten. Somit können Sie Outlook nicht mitteilen, dass bestimmte benutzerdefinierte Felder im "Wochenformat" oder "Kalenderdetailformat" ausgedruckt werden sollen. Benutzerdefinierte Felder gibt Outlook nur im "Memoformat" - beim Drucken eines einzelnen Termins - aus.
Um eine berichtsähnliche Kalenderübersicht zu erhalten, müssen Sie Word für die Druckausgabe verwenden. Das funktioniert allerdings nur per VBA-Prozedur, in der Sie das Dokument mit den Terminen Schritt für Schritt zusammensetzen. Wie eine solche Prozedur aussehen könnte, erklärt die folgende Anleitung:
- Drücken Sie in Outlook die Tastenkombination Alt + F11, um
den Visual Basic-Editor zu starten.
- Öffnen Sie ein neues Codefenster, indem Sie Einfügen-Modul anwählen.
- In das neue Fenster geben Sie folgenden Prozedurcode
ein:
Const FORMULARNAME As String = _
"IPM.Appointment.Kundentermin"
Dim datBeginn As Date
Dim datEnde As Date
Dim lngDifferenz As Long
Dim i As Long
Dim objKalender As MAPIFolder
Dim objTermine As Items
Dim objTerminUntergruppe As Items
Dim objTermin As AppointmentItem
Dim objBenutzerfeld As UserProperty
Dim objWordApp As Object
Dim objWordDoc As Object
Dim objWordRange As Object
On Error Resume Next
datBeginn = _
CDate(InputBox("Erstes Datum für Druckausgabe:"))
datEnde = _
CDate(InputBox("Letztes Datum für Druckausgabe:"))
If Err <> 0 Then Exit Sub
lngDifferenz = datEnde - datBeginn
Set objWordApp = GetObject(, "Word.Application")
If objWordApp Is Nothing Then
Err.Clear
Set objWordApp = CreateObject("Word.Application")
If Err <> 0 Then Exit Sub
End If
On Error GoTo 0
Set objWordDoc = objWordApp.Documents.Add()
objWordDoc.Range.Select
Set objKalender = Application.GetNamespace("MAPI") _
.GetDefaultFolder(olFolderCalendar)
Set objTermine = objKalender.Items
objTermine.Sort "[Start]"
objTermine.IncludeRecurrences = True
For i = 0 To lngDifferenz
Set objTerminUntergruppe = _
objTermine.Restrict("[Start] >= '" & _
datBeginn + i & " 00:00'" & _
"AND [Start] <= '" & _
datBeginn + i & " 23:59'")
With objWordApp.Selection
.Font.Name = "Arial"
.Font.Bold = True
.Font.Size = 12
.TypeText CStr(datBeginn + i)
.TypeParagraph
.Font.Name = "Times New Roman"
.Font.Size = 10
For Each objTermin In objTerminUntergruppe
.Font.Bold = True
.TypeText Format(objTermin.Start, "hh:mm") & _
" - " & Format(objTermin.End, "hh:mm")
.TypeText vbTab & objTermin.Subject
.TypeParagraph
.Paragraphs.Indent
.Font.Bold = False
.TypeText "Notiz: " & objTermin.Body
.TypeParagraph
If objTermin.MessageClass = FORMULARNAME Then
For Each objBenutzerfeld In _
objTermin.UserProperties
.TypeText objBenutzerfeld.Name & ": " & _
objBenutzerfeld.Value
.TypeParagraph
Next objBenutzerfeld
End If
.Paragraphs.Outdent
Next objTermin
.TypeParagraph
End With
Next i
Set objWordRange = Nothing
Set objWordDoc = Nothing
objWordApp.Visible = True
Set objWordApp = Nothing
MsgBox "Terminausgabe beendet." & vbCr & _
"Wechseln Sie zu Word, um die Übersicht zu " & _
"betrachten."
End Sub
- Ersetzen Sie ganz am Anfang der Prozedur
"IPM.Appointment.Kundentermin" durch den Namen des Formulars, in dem Sie
die benutzerdefinierten Felder eingefügt haben. Den genauen Namen
erfahren Sie, indem Sie das Formular öffnen und per Extras-Formulare-Dieses Formular entwerfen
in den Entwurfsmodus wechseln. Dann lassen Sie sich die Registerkarte
(Alle Felder) anzeigen und blenden die
Feldauswahl "Alle Terminfelder" ein. Das Feld "Nachrichtenklasse" nennt
den genauen Formularnamen.
- Verlassen Sie den Visual Basic-Editor über das Menü Datei und den Befehl Schließen und zurück zu Microsoft (Office)
Outlook.
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Ihren E-MailsAuf dieses pfiffige Tool wollen Sie bei der Bearbeitung Ihrer E-Mails bald nicht mehr verzichten: Mit SmartTools E-Mail-Notizen Pro erstellen Sie ganz einfach per Mausklick einen virtuellen Notizzettel zu jeder beliebigen E-Mail in Outlook 2003, 2002/XP und 2000. Stichworte zur Beantwortung der Mail, eine Telefon-Notiz oder andere Kommentare zu einer Nachricht gehen nie wieder verloren und können auf Wunsch sogar anderen Anwendern zur Verfügung gestellt werden, ohne die E-Mail selber zu verändern. Weitere Highlights von SmartTools E-Mail-Notizen Pro:
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| Outlook-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 98? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an:
outlook-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Feiertagserweiterungen für Outlook
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 98
FRAGE: Je nach Version trägt Outlook die Feiertage leider nur bis zu einem bestimmten Jahr ein. So reicht die Feiertagsliste von Outlook 2003 zum Beispiel nur bis Ende 2007. Die Feiertage der älteren Versionen enden entsprechend früher. Was kann man also tun, um etwa mit Outlook 2000 die Feiertage für 2006 zu erhalten?
Diverse Anfragen
ANTWORT: Die Feiertage bezieht Outlook aus einer Datei namens OUTLOOK.TXT (Outlook 98 und 2000) bzw. OUTLOOK.HOL (Outlook 2002 und 2003). Es ist eine reine Textdatei, die Sie mit einem Editor wie Notepad beliebig erweitern können. Eine entsprechende Anleitung finden Sie in der SmartTools Techinfo "Feiertage für Outlook", die Sie von folgender Webseite herunterladen können:
http://www.add-in-world.com/katalog/outlook-feiertage/
Manuelle Änderungen der Outlook-Feiertagsdatei sind natürlich nicht sonderlich komfortabel. Das hat Microsoft offensichtlich auch erkannt und so gibt es zumindest für Outlook 2000 ein "Feiertags-Update", das Sie von folgender Webseite beziehen können:
'Feiertags-Update' für Outlook 2000
Damit stehen Ihnen die Feiertage bis zum Jahr 2007 zur Verfügung. Es ist fraglich, ob Microsoft darüber hinaus weitere Updates für Outlook 2000 veröffentlichen wird. Dann sollten Sie wahrscheinlich wirklich auf eine neue Outlook-Version umsteigen.
Neuere Outlook-Versionen bringen normalerweise auch mehr Komfort. Das gilt auch für die Feiertagsdatei, die seit Outlook 2002 OUTLOOK.HOL heißt. Dateien mit der Endung .HOL können Sie im Windows-Explorer direkt per Doppelklick öffnen. Daraufhin wird die Datei nicht etwa im Texteditor Notepad geladen. Es erscheint vielmehr ein Outlook-Dialogfenster mit dem Titel Feiertage in Kalender eintragen. Sie müssen dann nur noch ein Häkchen neben dem Namen des Landes setzen, dessen Feiertage in den Outlook-Kalender übernommen werden sollen. Ein Klick auf Ok aktualisiert Ihre Terminliste.
Was Sie allerdings brauchen, um den Vorteil nutzen zu können, sind aktuelle HOL-Dateien. Die können Sie zum Beispiel auf folgender Webseite erhalten:
http://www.feiertage.net/frei-tage.php
Die Feiertage werden dort jahresweise für die deutschen Bundesländer angezeigt. Per Dropdown-Feld können Sie Bundesland und Jahr auswählen. Unter der Feiertagsliste klicken Sie anschließend auf den Download-Link für die entsprechende HOL-Datei. Laden Sie die Datei auf Ihren Computer und verfahren Sie danach so wie oben beschrieben, um die Feiertage in Ihren Outlook-Kalender einzufügen.
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http://www.add-in-world.com/katalog/outlook-archiv2002/ |
Adressen aus einem E-Mail-Text übernehmen
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP und 2000
FRAGE: Elektronische Visitenkarten sind ja eine nützliche Sache, um auf Wunsch eine Adresse sozusagen per Mausklick aus einer E-Mail in die Outlook-Kontakte zu übernehmen. Leider werden sie noch viel zu selten genutzt. In den meisten Fällen stehen die Adressen als normaler Text in der Mail und ich kopiere die einzelnen Bestandteile entweder einzeln in einen neuen Outlook-Kontakt oder ich tippe sie sogar manuell ab. Das muss doch einfacher gehen!
J. Hellenberger
ANTWORT: Dieses Problem können Sie mit dem kostenlosen Adressassistenten für Outlook lösen:
http://www.add-in-world.com/katalog/ol-adressassistent/
Nach der automatischen Installation können Sie die gewünschte Adresse direkt in der Mail markieren und den Assistenten per Mausklick starten. Er analysiert dann die Markierung und übernimmt bereits automatisch die erkennbaren Informationen wie Ort, Telefon- und Faxnummer, E-Mail usw. in die entsprechenden Eingabefelder.
Andere Daten wir Vor- und Nachname sowie Firmenbezeichnung lassen sich nicht immer erkennen. Aber auch das ist kein Problem, denn Sie markieren beispielsweise einfach den Firmennamen im linken Feld und ziehen ihn dann ganz einfach mit der Maus in das Feld Firma. Mit wenigen Mausklicks haben Sie auf diesem Weg jede beliebige Adresse sozusagen "mundgerecht" für Outlook aufbereitet. Sie müssen nur noch auf Kontakt anlegen klicken.
Nach wenigen Augenblicken erscheint dann der gewohnte Dialog für neue Kontakte, in die Informationen aus Ihrer E-Mail bereits korrekt vorgegeben sind. Sie können noch Ergänzungen oder Änderungen vornehmen, bevor Sie die Adresse dann speichern.
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