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Ausgabe vom 27. Juli
2005 |
| In dieser
Ausgabe |
Outlook-News & Downloads
- Spotlight: Komfortable Datensicherung für Outlook -
Die Version 2.0 von SmartTools Outlook Backup
- Download-Tipp: Tages-, Wochen- und Monatsübersichten
Ihrer Outlook-Termine automatisch anlegen
- News: Microsoft kündigt ActiveSync 4.0
an
Outlook-Helpline
Newsletter-Tipp
| Outlook-News &
Downloads |
Spotlight: Komfortable Datensicherung für Outlook - Die Version 2.0 von SmartTools Outlook Backup
Was würde passieren, wenn Ihre Outlook-Daten plötzlich und unerwartet verloren gehen? Wenn Sie regelmäßig mit Outlook arbeiten wäre das ein echtes Problem, denn Sie verlieren meistens nicht nur E-Mails, sondern auch wichtige Adressen, Termine aus dem Kalender, Aufgaben und Notizen.
Hinzu kommt ein erheblicher Einrichtungsaufwand, um alle Filter und Regeln, Kategorien, Signaturen, Symbolleisten und E-Mail-Konten so einzurichten, dass Sie wieder wie gewohnt arbeiten können.
Mit dem SmartTools Outlook Backup 2.0 haben Sie diese Probleme zuverlässig im Griff:
- Machen Sie sich nie wieder sorgen um Ihre Daten, denn der
Backup-Vorgang lässt sich mit wenig Aufwand automatisieren.
- SmartTools Outlook Backup 2.0 sichert nicht nur einfach die
Datendatei, sondern kümmert sich außerdem um Ihre Outlook-Symbolleiste,
Kategorien, E-Mail-Kontoeinstellungen, Signaturen, Filter und
Regeln.
- Bei einem Datenverlust sparen Sie viele Stunden
Konfigurationsaufwand, denn alle gesicherten Informationen lassen sich
mit wenigen Mausklicks wiederherstellen.
- Die brandneue Version 2.0 von SmartTools Outlook Backup kann
Ihre Daten ab sofort noch schneller sichern, Outlook vor der Sicherung
beenden und danach neu starten, noch mehr Informationen wie
Übertragungseinstellungen, Ansichten und Junk-Mail-Filter sichern bzw.
zurückspielen usw.
SmartTools Outlook Backup 2.0 kann zurzeit mit 10% Einführungsrabatt bestellt werden. Weitere Infos finden Sie unter:
SmartTools Outlook Backup 2.0
Download-Tipp: Tages-, Wochen- und Monatsübersichten Ihrer Outlook-Termine automatisch anlegen
Unser beliebter SmartTools Terminlister für Outlook steht ab sofort in einer wesentlich erweiterten Version 2.0 zum kostenlosen Download bereit. Outlook bietet Ihnen zwar bereits standardmäßig die Möglichkeit, Terminübersichten auszudrucken, aber für viele Situation ist diese Lösung zu unflexibel. Mit unserem SmartTools Terminlister können Sie Tages-, Wochen- und Monatsübersichten Ihrer Outlook-Termine voll automatisch als Word-Dokument anlegen lassen.
Nach der automatischen Installation steht Ihnen in Outlook ein neues Menü SmartTools-Word-Terminlisten-Terminliste erstellen zur Verfügung, über das Sie die neue Funktion aufrufen können. In einem komfortablen Dialogfeld entscheiden Sie dann zunächst, ob Sie eine Tages- Wochen- oder Monatsübersicht anlegen möchten. Anschließend bietet die brandneue Version 2.0 nun die Möglichkeit, in einem Kalender den gewünschten Zeitraum per Mausklick zu bestimmen. Entscheiden Sie sich dann noch für das Ausgabeformat (Kalenderübersicht oder als einfache Word-Tabelle) und nach einem Mausklick auf Dokument anlegen startet der Assistent Word und schreibt Ihre Termine in ein neues Dokument.
Das Ergebnis ist eine ganz normale ungeschützte Word-Datei, die Sie noch beliebig anpassen können, bevor Sie sie ausdrucken oder weiterleiten. Entfernen Sie beispielsweise unwichtige oder vertrauliche Einträge aus dem Kalender, ergänzen Sie Infos zu bestimmten Terminen oder fügen Sie Ihr Firmenlogo ein. Die Dokumentvorlagen, die für die Übersichten verwendet werden, sind als separate Dateien auf Ihrer Festplatte gespeichert und können auf Wunsch individuell angepasst werden.
Sie finden den Gratis-Download dieses beliebten Outlook-Tools unter:
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Outlook-Termine
automatisch anlegen |
News: Microsoft kündigt ActiveSync 4.0 an
Bereits vor einigen Wochen hat Microsoft zusammen mit Windows Mobile 5.0 auch ActiveSync 4.0 angekündigt. Zu den Neuerungen sollen unter anderem ein optimierter Datenabgleich mit Outlook, verbesserte USB-Unterstützung und die Möglichkeit zur Synchronisation per Bluetooth gehören. Auf einigen Webseiten wurde sogar bereits ein Link zum Download von ActiveSync 4.0 veröffentlicht, aber tatsächlich handelte es sich dabei lediglich um eine Preview-Version für Entwickler. Die Installation führte häufig zu erheblichen Problemen und die Rückkehr zur aktuellen Version 3.8 war kompliziert. Eine gute Gelegenheit, um sich ohne derartige Probleme einen ersten Eindruck von ActiveSync 4.0 zu verschaffen, ist daher eine Live Webcast, den Microsoft am 4. August 2005 zu diesem Thema anbietet:
Live Webcast zu ActiveSync 4.0 an
| Outlook-Tipp der
Woche |
So greifen Sie per VBA auf das Outlook-Adressbuch zu, Teil 2
Versionen: Outlook 2003 und 2002/XP
Eher heimlich und kaum dokumentiert hat Microsoft mit Outlook 2002/XP ein spezielles Objekt "AddrBookWrapper" eingeführt, das ebenfalls den Zugriff auf das Adressbuch erlaubt, gleichzeitig aber erweiterte Möglichkeiten bietet: Im ersten Teil dieses Tipps der Woche hatten Sie erfahren, dass "AddressBook" der CDO-Session eine "Recipients"-Auflistung als Ergebnis liefert. Die gleichnamige Funktion des Address Book Wrappers liefert hingegen eine "ContactItems"-Auflistung, die außer Namen und E-Mail-Adressen weitere Informationen eines Kontaktes erreichbar macht. Im Einzelnen können Sie auf die folgenden Kontaktefelder zugreifen: "FirstName", "LastName", "SMTPAddress", "CompanyName", "JobTitle", "HomeTelephoneNumber", "BusinessTelephoneNumber", "MobileTelephoneNumber", "BusinessFaxNumber", "BusinessAddressStreet", "BusinessAddressCity", "BusinessAddressState", "BusinessAddressPostalCode" und "Body". Damit lässt sich das Adressbuch dann beispielsweise auch nutzen, um eine Postanschrift in Erfahrung zu bringen.
Um den Address Book Wrapper zu nutzen, gehen Sie wie folgt vor:
- Wählen Sie in der VBA-Entwicklungsumgebung das Menü Extras-Verweise an, setzen Sie eine Referenz
auf "Safe Address Book Wrapper" und klicken Sie auf Ok.
- Geben Sie die folgenden Deklarationen und die Funktion
"AdrBookTest_2()" ein:
Const txtTitel = "Outlook Weekly-Tests..."
Function AddrBookTest_2(OneAddress As Boolean) As String
Dim objAddrBook As MsSvAbw.AddrBookWrapper
Dim objContacts As MsSvAbw.ContactItems
Dim R As Variant, I&
Dim strErr As String, strResult As String
On Error Resume Next
AddrBookTest_2 = "" 'Default: Nichts ausgewählt
Set objAddrBook = _
CreateObject("MsSvAbw.AddrBookWrapper")
If Err <> 0 Or objAddrBook Is Nothing Then
Beep
MsgBox "Fehler bei Initialisierung der " & _
"Adressbuch-Schnittstelle: " _
& Err.Description, _
vbOKOnly + vbExclamation, txtTitel
GoTo Exit_Func
End If
Err = 0
With objAddrBook
.OneAddress = OneAddress
R = .AddressBook("Empfänger wählen:", 1, , , , _
objContacts, , , True)
End With
If Err <> 0 Or R <> 0 Then
strErr = Err.Description
If InStr(LCase$(strErr), "user_cancel") = 0 Then
Beep
MsgBox "Problem beim Aufruf des Adressbuches (" & _
strErr & ")...", _
vbOKOnly + vbExclamation, txtTitel
GoTo Exit_Func
End If 'User_Cancel?
End If 'Err<> 0, R<> 0...
If objContacts Is Nothing Then Exit Function
Err = 0
strResult = ""
For I = 1 To objContacts.Count
With objContacts.Item(I)
strResult = strResult & Trim$(.FullName) & _
"|" & Trim$(.SMTPAddress) & vbCrLf
End With
If OneAddress And I = 1 Then Exit For
Next I
If Err <> 0 Then
strErr = Err.Description
Beep
MsgBox "Problem bei der Übernahme der Adresse (" & _
strErr & ")...", _
vbOKOnly + vbExclamation, txtTitel
Else 'letztes vbCrLf wieder raus
strResult = Left$(strResult, Len(strResult) - 2)
AddrBookTest_2 = strResult
End If
Exit_Func:
Set objContacts = Nothing
Set objAddrBook = Nothing
End Function
Im Großen und Ganzen entspricht die Arbeitsweise dieser Funktion der im ersten Teil vorgestellten Funktion "AddrBookTest_1()". Der wesentliche Unterschied liegt im Aufruf der Funktion "AddressBook": Sie verfügt über einen Parameter "OneAddress", über den Sie steuern können, ob nur eine oder ob mehrere Adressen ausgewählt werden können. Außerdem liefert sie als Ergebnis keine Auflistung. Vielmehr ist als Parameter eine Variable, in diesem Fall "objContacts", anzugeben, die das Funktionsergebnis aufnimmt. Ein zweiter wesentlicher Unterschied liegt in der Aufbereitung des Funktionsergebnisses: Hier lesen wir keine "Recipients"- sondern die spezielle "ContacItems"-Auflistung aus, die ausgesuchte Felder der Kontakte liefert. Name und E-Mail-Adresse entnehmen wir den Feldern "FullName" und "SMTPAddress".
Das Funktionsergebnis von "AddrBookTest_2()" ist dann wieder identisch, also entweder eine Zeichenfolge wie zum Beispiel "Vorname Nachname|nachname@provider.de" (OneAddress= True) oder eine per "vbCrLf" getrennte Liste oben genannten Aufbaus (OneAddress= False). Um auf die einzelnen Einträge der Liste zuzugreifen, wandeln Sie sie zunächst per "Split" in ein Array um und zerlegen Sie dann anhand des Trennzeichens "|" in Name und E-Mail-Adresse:
Sub Test_2a()
Dim strListe As String, X As Variant, I&
Dim strName As String, strEMail As String
strListe = AddrBookTest_2(False)
X = Split(strListe, vbCrLf)
For I = 0 To UBound(X)
strName = Left$(X(I), InStr(X(I), "|") - 1)
strEMail = Mid$(X(I), InStr(X(I), "|") + 1)
Debug.Print strName, strEMail
Next I
End Sub
Eine einzelne Adresse zerlegen Sie wie oben gezeigt per "Left$()" und "Mid$()" in Ihre Bestandteile:
Sub Test_2b()
Dim strAusw As String, strName As String, _
strEMail As String
strAusw = AddrBookTest_2(True)
strName = Left$(strAusw, InStr(strAusw, "|") - 1)
strEMail = Mid$(strAusw, InStr(strAusw, "|") + 1)
Debug.Print strName, strEMail
End Sub
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SmartTools Serienmailer für Word |
| Outlook-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Outlook 2003, 2002/XP, 2000 oder 97/98? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an:
outlook-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Wochentag fehlt in der Kalenderansicht
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 98
FRAGE: Aus unerfindlichen Gründen zeigt Outlook in der Tages- und Wochenansicht des Kalenders nicht mehr die Wochentage an. Anstelle von "Montag, 4. April" steht nur noch "4. April" über der Terminliste. Wissen Sie, wie ich die Anzeige des Wochentags wieder einschalten kann?
A. Penner
ANTWORT: Das liegt vermutlich an den Systemeinstellungen für das lange Datumsformat. Outlook richtet sich bei der Datumsanzeige nach den Vorgaben des Betriebssystems. Damit im Kalender nicht nur das Datum sondern zusätzlich auch der Wochentag angezeigt wird, gehen Sie wie folgt vor:
- Beenden Sie Outlook.
- Rufen Sie die Systemsteuerung von Windows auf. In Windows XP
erreichen Sie die Systemsteuerung
direkt über das Startmenü. In früheren Windows-Versionen wählen Sie
Start-Einstellungen-Systemsteuerung
an.
- Lassen Sie sich nun per Doppelklick die Ländereinstellungen (bis Windows 2000) oder
die Regions- und Sprachoptionen
(Windows XP mit "klassischer Ansicht") anzeigen. Falls Sie in Windows XP
die "Kategorieansicht" verwenden, klicken Sie zuerst auf Datums-, Zeit-, Sprach- und
Regionaleinstellungen und dann auf den Link Format für Zahlen, Datum und Zeit ändern. Im
daraufhin angezeigten Dialogfenster wechseln Sie auf die Registerkarte
Regionale Einstellungen, auf der Sie
die Schaltfläche Anpassen
anklicken.
- Im nächsten Dialogfenster aktivieren Sie die Registerkarte Datum.
- Nun stellen Sie das "lange Datumsformat" so ein, dass es den
Wochentag einschließt. Dazu wählen Sie im entsprechenden Dropdown-Feld
den Eintrag "TTTT, T. MMMM JJJJ" aus.
- Bestätigen Sie alle geöffneten Dialogfenster mit Ok und schließen Sie das Fenster der
Systemsteuerung.
- Starten Sie Outlook und überprüfen Sie die Datumsanzeige im
Kalender. Der Wochentag sollte nun wieder sichtbar sein.
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Zusatzfunktionen für die tägliche ArbeitSie nutzen die Zellkommentare von Excel? Dann sollten Sie den neuen SmartTools Kommentar-Manager verwenden, der Ihnen die tägliche Arbeit in Zukunft wesentlich erleichtern wird: Legen Sie Formatierung und Größe für Ihre Kommentar-Popups zum Beispiel vollkommen beliebig fest. Alle Kommentare lassen sich per Mausklick einblenden, ausblenden oder komplett löschen. Weitere Highlights:
SmartTools Kommentar-Manager für Excel |
Unterschiede zwischen Outlook und Outlook Express
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 97/98
FRAGE: Ich arbeite in der Firma mit Microsoft Outlook und die Tipps aus Ihrem Newsletter haben mir schon in einigen Fällen sehr geholfen. Jetzt habe ich mir auch privat einen PC angeschafft. Dort finde ich aber kein Outlook sondern nur Outlook Express. Ist das eine abgespeckte Version ohne Kalender? Oder gibt es noch andere Unterschiede zwischen den beiden Programmen?
Diverse Anfragen
ANTWORT: Outlook und Outlook Express werden oftmals verwechselt und in einen Topf geworfen. Das belegen auch die Leseranfragen, die uns erreichen.
Obwohl beide Programme von Microsoft stammen, handelt es sich um zwei völlig unterschiedliche Anwendungen. Outlook Express kann man also nicht als abgespeckte Version des "großen" Outlook bezeichnen.
Outlook Express ist Bestandteil der Internet Explorer-Installation und steht somit auf fast jedem Windows-System zur Verfügung - und das kostenlos. Outlook dagegen gehört zum Office-Paket, das heißt es muss als separate Software erworben werden. Einzige Ausnahme: Sie haben ein Komplettsystem gekauft, dem der Händler bereits eine gewisse Grundausstattung an Programmen beigefügt hat.
Überschneidungen gibt es nur in manchen Anwendungsbereichen. So eignen sich sowohl Outlook als auch Outlook Express zum Versenden und Empfangen von E-Mail-Nachrichten. Beide Programme besitzen ein Adressbuch, doch der Kontaktordner von Outlook ist deutlich flexibler und lässt sich zum Beispiel direkt für Serienbriefe in Word nutzen. Das Adressbuch von Outlook Express kann hier nicht mithalten.
Zu den weiteren Vorteilen von Outlook gehören Kalender-, Aufgaben und Journalfunktionen sowie spezielle Features für das Team-Management. Auch die individuellen Erweiterungsmöglichkeiten in Form von benutzerdefinierten Formularen oder VBA-Programmierwerkzeugen machen die Unterschiede zu Outlook Express deutlich. Derartige Programmbestandteile sucht man dort vergeblich.
So bleibt Outlook Express ein einfacher Mail-Client, während Outlook zur Gruppe der "Personal Information Manager" zählt. Allein in einem Punkt hat Outlook Express die Nase vorn: es besitzt einen News-Client, mit dem Sie Nachrichten aus den Internet-Diskussionsforen (Newsgroups) lesen können. Diese Funktion ist in Outlook überhaupt nicht vorhanden.
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SmartTools Word Weekly ist unser aktueller E-Mail-Newsletter, der jede Woche kostenlos Tipps rund um Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97 liefert. Zum Beispiel
- Undokumentierte Parameter und Funktionen
- Berichte über Bugs, Patches und Sicherheitslücken
- Fertige Makros zur Automatisierung häufiger Arbeitsvorgänge
- Perfekte Datensicherung Ihrer Dokumente
- So nutzen Sie Word im Netzwerk
- Helpline für Ihre Fragen zu Word
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