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Ausgabe vom 28. September
2005 |
| In dieser
Ausgabe |
Outlook-News & Downloads
- Spotlight: Mustertexte und Textbausteine für Ihre
Outlook-Mails und Word-Dokumente
- Download-Tipp: Verteilerlisten automatisch
aktualisieren
- News: Service Pack 2 für Office 2003 mit zahlreichen
Outlook-Updates
- News: Neuer Name für Outlook
Express
Outlook-Helpline
- Fragen zu automatischen Urlaubsmeldungen
- Verlauf einer E-Mail-Konversation durch Farben
kennzeichnen
| Outlook-News &
Downloads |
Spotlight: Mustertexte und Textbausteine für Ihre Outlook-Mails und Word-Dokumente
Noch nie war es so einfach E-Mails, Briefe, Berichte, Angebote und beliebige andere Dokumente mit wenigen Mausklicks zu erstellen: Mit der brandneuen Version 2.0 von SmartTools QuickText Pro können Sie auf immer wieder benötigte Musterbriefe, Vorlagen und Textbausteine jetzt noch schneller und flexibler zugreifen.
SmartTools QuickText Pro wird voll automatisch in Word integriert und steht Ihnen daher auch zum schnellen Verfassen Ihrer Outlook-Mails zur Verfügung, wenn Sie Word als E-Mail-Editor eingestellt haben.
Das genial einfache und innovative Konzept hat sich bereits bei vielen tausend Anwendern in der Praxis bewährt:
- Jeder Mustertext ist ein eigenes Dokument mit allen Formatierungen,
Grafiken und Tabellen, die Word zu bieten hat. Öffnen, ändern, speichern
- einfacher kann die Bearbeitung von Textbausteinen auch für unerfahrene
Anwender nicht sein.
- Sie haben auch größere Mengen von Mustertexten perfekt im Griff,
denn Sie legen die Dateien einfach in verschiedenen Unterverzeichnissen
ab, die SmartTools QuickText Pro Ihnen dann voll automatisch als
Kategorien im Menü anbietet (auch über mehrere Ebenen!).
- Sie müssen kein neues Programm erlernen, denn SmartTools QuickText
Pro ist fest in die Menüs von Word integriert und lässt sich
kinderleicht bedienen.
- Nutzen Sie Ihre Mustertexte ganz einfach über das Netzwerk auch mit
mehreren Anwendern. Alle Dokumente werden an einer Stelle zentral
abgelegt, so dass Sie einen Mustertext nur ein einziges Mal erstellen
und bearbeiten müssen.
SmartTools QuickText Pro
Download-Tipp: Verteilerlisten automatisch aktualisieren
Mit Hilfe von Verteilerlisten können Sie immer wieder benötigte Gruppen von E-Mail-Adressen schnell und komfortabel zusammenfassen und anschreiben. Das Problem: Wenn Sie E-Mail-Adressen ändern oder löschen, werden diese Informationen nicht automatisch in Verteilerlisten berücksichtigt.
Wir möchten daher in unserer Techinfo zeigen, wie sich alle vorhandenen Verteilerlisten nach Änderungen oder Löschungen von Kontakten mit einer kleinen VBA-Lösung aktualisieren lassen. Die Verteilerlisten werden der Reihe nach angezeigt und können ganz einfach per Tastenkombination aktualisiert werden. Alle Änderungen werden automatisch in die Verteilerliste übertragen. SmartTools Publishing bietet Ihnen diese Outlook-Techinfo kostenlos zum Download an:
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Kostenloser
Download zur Aktualisierung von
Verteilerlisten |
News: Service Pack 2 für Office 2003 mit zahlreichen Outlook-Updates
Ab sofort können Sie das neueste Service-Pack für Office 2003 herunterladen, das unter anderem über 150 Aktualisierungen für Outlook 2003 enthält:
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Download
des Service Pack 2 für Office
2003 |
Eine komplette Liste aller Änderungen ist als Excel-Tabelle unter der folgenden Adresse verfügbar:
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Excel-Tabelle
mit allen SP2-Änderungen
herunterladen |
Die Liste ist nach Anwendungen sortiert und enthält neben einer kurzen Beschreibung auch den Namen der betroffenen Datei sowie die Nummer des Knowledge Base-Artikels mit weiteren Informationen. Zum Abruf eines solchen Artikels verwenden Sie einfach den folgenden Link, wobei Sie "xxxxxx" durch die entsprechende Nummer ersetzen:
http://support.microsoft.com/kb/xxxxxxx/
Neben den üblichen Bugfixes wurden speziell in Outlook 2003 auch einige neue Funktionen ergänzt. Besonders hervorzuheben ist dabei ein neuer Phishing-Schutz, der Sie vor gefälschten E-Mails zur Abfrage von vertraulichen Informationen bewahren soll. Auf den Microsoft-Seiten werden die neuen Optionen in einem ausführlichen Artikel beschrieben, der zum Redaktionsschluss leider nur in Englisch verfügbar war:
Techinfo zum neuen Phishing-Schutz in Outlook
Am 6. Oktober bietet Microsoft außerdem einen Webcast an, der sich speziell mit den Änderungen des Service Pack 2 von Office 2003 in Outlook beschäftigt:
Webcast zu den Änderungen in Outlook 2003 SP2
News: Neuer Name für Outlook Express
In SmartTools Outlook Weekly finden Sie jede Woche Tipps, Tools und Hilfen rund um Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 97/98. Bei Outlook Express handelt es sich um ein komplett anderes Programm, das außer dem Namen nichts mit der Outlook-Version zu tun hat, die auch mit Microsoft Office ausgeliefert wird. Das führte immer wieder zu Missverständnissen, so dass sich Microsoft anlässlich der nächsten Windows-Version endlich zu einer Namensänderung entschlossen hat: mit dem Erscheinen von "Windows Vista" im 2. Halbjahr 2006 wird aus "Outlook Express" daher "Windows Mail".
| Outlook-Tipp der
Woche |
Tipps, Tricks und Techniken rund um Signaturen , Teil 3
Versionen: Outlook 2003 und 2002/XP
Outlook 2002 und Outlook 2003 sind in punkto Signaturen enger mit Word verzahnt als die Vorgängerversionen. Tatsächlich nutzen der Outlook-eigene Editor und Word dieselben Signaturen. Das bedeutet andererseits, dass es in Word keine AutoTexte mehr gibt. Welche Auswirkungen dies hat, erfahren Sie im folgenden Beitrag.
Da Signaturen für Outlook und Word in den Versionen 2002/XP und 2003 zentral gespeichert werden, spielt es keine Rolle, ob Sie sie in Outlook oder in Word anlegen. Sie können entweder die Verfahren aus dem ersten Teil dieser dreiteiligen Tippserie anwenden oder das für die Kombination Outlook 2000/Word 2000 vorgestellte Verfahren aus Teil 2. Für Letzteres muss natürlich Word als E-Mail-Editor eingestellt sein.
Wenn Sie Wert auf formatspezifische Signaturen legen - je nachdem, ob Sie Text-, RTF- oder HTML-Mails verschicken wollen -, müssen Sie allerdings den Weg über die Outlook-Optionen und das "Erweiterte Bearbeiten" nehmen. Nur so können Sie die Signaturdateien im zentralen SIGNATURES-Ordner separat ändern. Wenn Sie eine Signatur in Word bearbeiten, werden zwar auch drei Signaturdateien manipuliert (eine TXT-, eine RTF- und eine HTM-Datei), die Änderungen wirken sich aber immer auf alle drei Varianten aus.
Ein Vorteil von Word 2002 oder 2003 als E-Mail-Editor ist, dass Sie in einer neuen Nachricht das Sendeformat bestimmen können. Geöffnet wird das Nachrichtenfenster immer im Standardformat, das in den Outlook-Optionen eingestellt ist. Anschließend können Sie aber per Dropdown-Feld in der E-Mail-Symbolleiste zwischen "Nur-Text", "Rich-Text" und "HTML" wählen. Falls Sie formatspezifische Signaturen angelegt haben, ändert sich dabei auch der Signaturinhalt. Sollte das nicht automatisch passieren, klicken Sie die Signatur mit der rechten Maustaste an und wählen Sie im Kontextmenü noch einmal den gewünschten Signaturnamen aus.
Signaturen zu AutoTexten
Die Neuerung, dass Sie Signaturen in den neueren Programmversionen nur einmal definieren müssen, egal ob Sie den Outlook-Nachrichteneditor oder Word als E-Mail-Editor einsetzen, hat nicht nur Vorteile. So werden Sie vielleicht die AutoText-Einträge für Signaturen in Word vermissen, wenn Sie Ihre Signatur einmal nicht unter eine E-Mail sondern unter ein normales Dokument setzen wollen.
In Word 97 konnten Sie wenigstens den Standardeintrag "SIGNATUR" per Einfügen-AutoText-Standard einfügen. Und in Word 2000 standen Ihnen alle Signaturen im Untermenü Einfügen-AutoText-E-Mail-Signatur zur Verfügung. In Word 2002 und 2003 gibt es keine AutoTexte für Signaturen. So bleibt Ihnen leider nichts anderes übrig, als alle Signaturen manuell als AutoTexte einzurichten. Damit die Signaturen dann in einer eigenen Kategorie im AutoText-Menü erscheinen, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Sorgen Sie dafür, dass Word als E-Mail-Editor eingestellt ist, indem
Sie in Outlook Extras-Optionen
aufrufen und auf der Registerkarte E-Mail-Format das Kontrollkästchen E-Mail mit Microsoft (Office) Word (2003)
bearbeiten aktivieren.
- Stellen Sie außerdem eine Standardsignatur für neue Nachrichten ein,
denn nur so können Sie in Word schnell und bequem auf Ihre Signaturen
zugreifen.
- Nachdem Sie die Optionen mit Ok
bestätigt haben, legen Sie aus Outlook heraus eine neue E-Mail-Nachricht
an. Word wird daraufhin als E-Mail-Editor gestartet.
- Falls nötig, ändern Sie das Nachrichtenformat per
Symbolleisten-Dropdown-Feld in "HTML" oder "Rich-Text". Bei Verwendung
des "Nur-Text"-Formats können Sie Ihre Signatur nicht formatieren.
- Wenn Ihre Signatur nicht ohnehin mit einer Leerzeile beginnt, fügen
Sie darüber eine Leerzeile ein.
- Markieren Sie die einleitende Leerzeile und weisen Sie ihr die
Formatvorlage "E-Mail-Signatur" zu. Das erreichen Sie, indem Sie Format-Formatvorlagen und Formatierung
anwählen. Danach wählen Sie am unteren Ende des Aufgabenbereichs im
Dropdown-Feld Anzeigen den Eintrag
"Alle Formatvorlagen" aus. Anschließend klicken Sie in der
Formatvorlagenliste auf "E-Mail-Signatur".
- Markieren Sie nun die einleitende Leerzeile und den Rest Ihrer
Signatur.
- Wählen Sie Einfügen-AutoText-Neu
an. Im daraufhin angezeigten Dialogfenster geben Sie dem neuen
AutoText-Eintrag einen Namen Ihrer Wahl (Sie können den Signaturnamen
verwenden) und zur Bestätigung klicken Sie auf Ok.
- Um weitere Signaturen als AutoTexte zu definieren, klicken Sie
einmal mit der linken Maustaste an einer beliebigen Stelle im
Nachrichtenbereich, um die aktuelle Markierung aufzuheben. Dann klicken
Sie die Signatur mit der rechten Maustaste an, sodass sich ein
Kontextmenü mit den verfügbaren Signaturnamen öffnet. Wählen Sie den
gewünschten Eintrag und verfahren Sie dann genau so wie bei der ersten
Signatur, die Sie als AutoText gespeichert haben (Schritte 5 bis 8).
- Am Ende schließen Sie das Nachrichtenfenster, ohne die Änderungen am
Entwurf zu speichern. Nur falls Sie gefragt werden, ob Sie Ihre
NORMAL.DOT-Vorlage speichern wollen, antworten Sie mit Ja. Standardmäßig
werden die Änderungen an der Vorlage aber ohne Rückfrage
gespeichert.
Neues in Outlook/Word 2003
Eine überaus praktische Neuerung in Outlook 2003 ist, dass Sie für jedes E-Mail-Konto eine andere Standardsignatur definieren können. Dazu wählen Sie in Outlook Extras-Optionen an und wechseln auf die Registerkarte E-Mail-Format. Danach stellen Sie im Dropdown-Feld Wählen Sie die Signaturen für folgendes Konto aus zuerst den Namen des E-Mail-Kontos ein, für das Sie eine individuelle Signatur festlegen wollen. Anschließend verfahren Sie wie gewohnt, um eine Signatur für neue Nachrichten bzw. für das Antworten und Weiterleiten per Dropdown-Liste zu bestimmen oder um sie komplett neu einzurichten.
Die Sache hat aber auch einen Haken, denn sinnvoll funktioniert der Signaturtausch beim Wechsel des Kontos nur, wenn Sie Word als E-Mail-Editor einsetzen. Nur dann können Sie im Fenster einer neuen Nachricht auf das Symbolleisten-Dropdown-Feld Konten klicken, ein anderes Versandkonto auswählen und damit auch die Signatur wechseln. Falls Sie den Outlook-internen Nachrichteneditor verwenden, führt ein Kontenwechsel nicht zum Austausch der Signatur.
Und noch etwas gilt es zu bedenken: Damit Sie auch weiterhin Signaturen, die von der Standardsignatur abweichen, über ein Kontextmenü auswählen können, müssen Sie für jedes E-Mail-Konto eine Standardsignatur einstellen. Grund dafür ist, dass Word Signaturen mit einer unsichtbaren Textmarke namens "_MailAutoSig" kennzeichnet. Wenn Sie im Bereich dieser Textmarke mit der rechten Maustaste klicken, öffnet sich das Kontextmenü mit den weiteren Signaturnamen. Wenn Sie nun aber für ein E-Mail-Konto keine Standardsignatur definiert haben, fehlt die unsichtbare Textmarke. Somit kann Ihnen Word auch kein Kontextmenü zur Verfügung stellen.
Ein kleiner unaufwändiger Trick lässt Ihnen aber auch in Zukunft alle Signaturoptionen offen, selbst wenn Sie einem E-Mail-Konto gar keine Standardsignatur zuweisen wollen. Erstellen Sie einfach eine "leere" Signatur, die nur aus einem Leerzeichen, einer einzelnen Absatzmarke oder aus ein paar Minuszeichen/Unterstrichen besteht und nennen Sie sie beispielsweise "Keine Signatur". Diese ordnen Sie dann allen Konten zu, für die Sie noch keine Standardsignatur eingerichtet haben.
Nun können Sie eine neue E-Mail-Nachricht anlegen und problemlos das Versandkonto ändern. Falls Sie der Mail dann doch noch eine Signatur anfügen möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste an der Stelle Ihrer "leeren" Signatur. Bei Verwendung eines Leerzeichens oder einer Absatzmarke ist die Stelle leider etwas schwer zu finden, aber an der richtigen Position öffnet sich auf jeden Fall das gewohnte Kontextmenü mit den verfügbaren Signaturen, sodass Sie nur noch den gewünschten Eintrag auswählen müssen.
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ANZEIGE Das brandneue Outlook-Tool für Notizen und Kommentare zu
Ihren E-MailsAuf dieses pfiffige Tool wollen Sie bei der Bearbeitung Ihrer E-Mails bald nicht mehr verzichten: Mit SmartTools E-Mail-Notizen Pro erstellen Sie ganz einfach per Mausklick einen virtuellen Notizzettel zu jeder beliebigen E-Mail in Outlook 2003, 2002/XP und 2000. Stichworte zur Beantwortung der Mail, eine Telefon-Notiz oder andere Kommentare zu einer Nachricht gehen nie wieder verloren und können auf Wunsch sogar anderen Anwendern zur Verfügung gestellt werden, ohne die E-Mail selber zu verändern. Weitere Highlights von SmartTools E-Mail-Notizen Pro:
SmartTools E-Mail-Notizen Pro - Einzelplatzlizenz SmartTools E-Mail-Notizen Pro - Netzwerklizenz |
| Outlook-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Outlook 2003, 2002/XP, 2000 oder 97/98? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an:
outlook-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Fragen zu automatischen Urlaubsmeldungen
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 98
FRAGE: In der Outlook Weekly-Ausgabe vom 10.8.2005 beschreiben Sie in der Rubrik "Outlook-Tipp der Woche", wie man eine Urlaubsmeldung als automatische Antwort auf eingehende E-Mails einrichten kann. Was passiert aber eigentlich, wenn dies zwei Outlook-Anwender machen und der eine dem anderen kurz vor dem Urlaub noch eine Nachricht zukommen lässt. Schicken sich die beiden Outlook-Systeme dann ständig Abwesenheitsbenachrichtigungen hin und her? - Außerdem würde ich gerne wissen, wie Sie die Vorlage für die Urlaubsmeldung eingerichtet haben. Sie beschreiben, dass man eine neue E-Mail-Nachricht anlegen und diese dann als "Outlook-Vorlage" speichern soll. Einen solchen Dateityp finde ich bei mir aber nicht. Fehlen mir bestimmte Programm-Bausteine oder mache ich irgendetwas falsch? Ich würde mich freuen, wenn Sie mir in diesen beiden Punkten weiterhelfen könnten.
C. Ludwig
ANTWORT: Zur ersten Frage: Keine Sorge, selbst wenn mehrere Outlook-Anwender automatische Urlaubsbenachrichtigungen eingerichtet haben, kommt es nicht zu einem unendlichen E-Mail-Austausch. Outlook merkt sich die Absenderadressen und verschickt die Vorlage, die Sie im Regel-Assistenten angegeben haben, nur einmal an das jeweilige E-Mail-Konto. Das gilt so lange, bis Sie Outlook neu starten. Ein Neustart ist bei der Lösung aus dem Tipp vom 10.8.2005 ohnehin erst vorgesehen, nachdem Sie aus dem Urlaub zurück sind. So lange sollte Outlook ununterbrochen laufen und in regelmäßigen Abständen Ihr E-Mail-Konto abrufen.
Zur zweiten Frage: Wahrscheinlich verwenden Sie Word als E-Mail-Editor. Aus Word heraus können Sie keine Outlook-Vorlagen speichern. Um die Vorlage für die Urlaubsmeldung einzurichten, müssen Sie Word vorübergehend als E-Mail-Editor deaktivieren. Das erreichen Sie, indem Sie in Outlook den Befehl Extras-Optionen aufrufen. Danach wechseln Sie auf die Registerkarte E-Mail-Format. In Outlook 2000, 2002/XP und 2003 schalten Sie dort das Kontrollkästchen E-Mail mit Microsoft (Office) Word (2003) bearbeiten aus. In Outlook 98 wählen Sie im Dropdown-Feld Senden im Nachrichtenformat etwas anderes als "Microsoft Word" aus - beispielsweise "Nur-Text". Bestätigen Sie die Änderung mit Ok und führen Sie anschließend die Schritte zum Anlegen der Urlaubsbenachrichtigung aus, so wie sie im Tipp vom 10.8.2005 beschrieben wurden. Sobald Sie die Outlook-Vorlage gespeichert haben, können Sie Word wieder als E-Mail-Editor aktivieren.
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ausgebenBarcode für Windows ist ein Komplettpaket zum Erstellen von Barcodes in Word, Excel und Access. Sie erhalten TrueType-Schriften sowie ein leistungsfähiges Programm zur Berechnung der Prüfziffern, das Sie komfortabel bedienen oder aus den Office-Applikationen heraus steuern können. Erstellen Sie mit wenig Aufwand Etiketten, CD-Einleger, Druckvorlagen oder sogar Serienbriefe in Word mit integrierten Barcodes. Alle gängigen Barcodes sind enthalten. Unter anderem:
Barcode für Windows |
Verlauf einer E-Mail-Konversation durch Farben kennzeichnen
Versionen: Outlook 2003 und 2002/XP
FRAGE: Immer wieder kommt es vor, dass ich per E-Mail mit Kollegen oder Kunden recht umfangreiche Fragen diskutiere. Jede Mail enthält dann zwar die bisherige Korrespondenz, aber häufiger die Nachrichten hin- und hergehen, desto schwieriger wird es, die einzelnen Schritte auseinander zu halten. Haben Sie einen Tipp, wie man hier mehr Übersicht bewahren kann?
V. Walter
ANTWORT: Wenn Sie Outlook 2003 oder 2002/XP einsetzen und Word als E-Mail-Editor nutzen, können Sie auf Wunsch jede Antwort bzw. Weiterleitung in einer anderen Farbe darstellen lassen. Die entsprechende Einstellung können Sie nur vornehmen, wenn Sie Word als E-Mail-Editor geöffnet haben. Legen Sie daher eine neue Nachricht an und rufen Sie das Dialogfeld Extras-Optionen auf. Wechseln Sie dann auf die Registerkarte "Allgemein" und klicken Sie auf die Schaltfläche E-Mail-Optionen. Auf der Registerkarte "Persönliches Briefpapier" schalten Sie das Kontrollkästchen Andere Farbe beim Antworten und Weiterleiten verwenden ein und bestätigen schließlich mit Ok. Die Einstellung ist in Zukunft für jede Mail standardmäßig aktiviert und muss auf dem gleichen Weg wieder ausgeschaltet werden, wenn Sie diese Kennzeichnung nicht mehr wünschen.
| Newsletter-Tipp |
Excel-Tipps kostenlos per E-Mail
SmartTools Excel Weekly ist ein kostenloser E-Mail-Newsletter, der Ihnen jede Woche interessante Tipps rund um Excel 2003, 2002/XP, 2000 und 97 liefert:
- Neue Rechenfunktionen für Ihre Tabellen
- Nützliche VBA-Prozeduren
- Undokumentierte Parameter und Funktionen
- Infos zu Bugs und Patches
- Wichtige Download-Links
- Helpline für Ihre Fragen zu Excel
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