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Outlook-Helpline Newsletter-Tipp
Spotlight: Mustertexte und Textbausteine für Ihre Outlook-Mails und Word-Dokumente Noch nie war es so einfach E-Mails, Briefe, Berichte, Angebote und beliebige andere Dokumente mit wenigen Mausklicks zu erstellen: Mit der brandneuen Version 2.0 von SmartTools QuickText Pro können Sie auf immer wieder benötigte Musterbriefe, Vorlagen und Textbausteine jetzt noch schneller und flexibler zugreifen. SmartTools QuickText Pro wird voll automatisch in Word integriert und steht Ihnen daher auch zum schnellen Verfassen Ihrer Outlook-Mails zur Verfügung, wenn Sie Word als E-Mail-Editor eingestellt haben. Das genial einfache und innovative Konzept hat sich bereits bei vielen tausend Anwendern in der Praxis bewährt:
http://www.add-in-world.com/katalog/quicktext-pro/ Download-Tipp: Outlook-Mails komfortabel sichern Bei der Organisation Ihrer E-Mails stehen Sie immer wieder vor dem Problem, alle Nachrichten eines Ordners auf die Festplatte speichern zu müssen. Von dort aus sollen die Mails dann beispielsweise zur Archivierung auf eine CD gebrannt oder komprimiert als ZIP-Archiv verschickt werden. Im Nachrichtenfenster steht Ihnen dazu zwar eine Funktion Datei-Speichern Unter zur Verfügung, aber es wäre kaum praktikabel, sie für Dutzende oder Hunderte von Nachrichten einzusetzen. Auch die Möglichkeit, alle gewünschten Nachrichten zu markieren und über das Menü Datei-Speichern Unter zu sichern führt nicht zum Ziel, denn die Nachrichten werden nur gemeinsam in einer einzigen Datei im Text-Format und ohne Anhänge gespeichert. Der SmartTools Message Saver hilft weiter: nach der automatischen Installation steht Ihnen ein neues Menü SmartTools-Alle Nachrichten speichern zur Verfügung. Rufen Sie die neue Funktion auf und es erscheint ein Dialog, in dem Sie den Outlook-Ordner festlegen, aus dem Sie Nachrichten speichern möchten sowie ein Zielverzeichnis auf der Festplatte definieren. Danach genügt ein Mausklick und die gewünschten Nachrichten werden einzeln im MSG-Format auf der Platte gesichert. Die Vorteile:
News: Microsoft verschiebt die allgemeine Verfügbarkeit von Office 2007 Ursprünglich hatte Microsoft die Veröffentlichung der nächsten Office-Version für den Oktober dieses Jahres geplant, aber dieser Termin wurde jetzt noch einmal um einige Monate auf den Januar 2007 verschoben. Dabei läuft die Entwicklung von Office 2007 nach Angaben von Microsoft vollkommen nach Plan und wird auch im Oktober beendet sein, aber durch die Verschiebung von Windows Vista in den Januar, soll Office ebenfalls nicht früher verfügbar sein. Lediglich Firmen mit Volumen-Lizenzverträgen sind von der Terminänderung nicht betroffen. Sie werden bereits im Oktober Office 2007 einsetzen können. Update: Probleme bei der Darstellung von HTML-Mails In einer aktuellen Techinfo weist Microsoft darauf hin, dass Outlook 2003 in einigen Fällen HTML-Mails nicht so anzeigt, wie sie ursprünglich formatiert wurden. Außerdem wird formatierter HTML-Text manchmal mit einem unerwünschten zusätzlichen Zeichen in die Beschreibung einer Outlook-Aufgabe übernommen. Weitere Informationen zu einem Hotfix, der diese Bugs beseitigt finden Sie unter: Informationen zum Hotfix Waren die News & Downloads für Sie hilfreich? Klicken Sie bitte hier!
'Speichern unter'-Eigenschaft für alle Kontakte eines Ordners ändern Versionen: Outlook 2003, 2002/XP und 2000 Ein häufiges Problem, das uns immer wieder beschrieben wird: Ihr Kontaktordner enthält Adressen, von denen ein Teil in der Form "Nachname, Vorname" und der Rest in der Form "Vorname Nachname" gespeichert ist. Inzwischen haben Sie natürlich die Outlook-Programmoptionen so eingestellt, dass alle neuen Kontakte automatisch mit "Nachname, Vorname" gespeichert werden. Das hat den Vorteil, dass ich E-Mail-Empfänger leichter identifizieren kann. Aber wie können Sie nun aber die falsch gespeicherten Kontakte umstellen, ohne die "Speichern unter"-Eigenschaft manuell in hunderten von Kontakten ändern zu müssen? Für eine automatisierte Umstellung Ihrer Kontakte eignet sich eine VBA-Prozedur, die Sie wie folgt im Visual Basic-Editor von Outlook eingeben:
Dim ContactFolder As MAPIFolder Dim AllContacts As Items Dim SingleContact As Object Set ContactFolder = _ Application.GetNamespace("MAPI").PickFolder If ContactFolder Is Nothing Then Exit Sub If ContactFolder.DefaultItemType = olContactItem Then Set AllContacts = ContactFolder.Items For Each SingleContact In AllContacts If TypeName(SingleContact) = "ContactItem" Then With SingleContact If .LastName <> "" Then .FileAs = .LastName & _ IIf(.FirstName <> "", ", _ " & .FirstName, "") If .CompanyName <> "" Then .FileAs = .FileAs & vbCrLf & .CompanyName End If ElseIf .CompanyName <> "" Then .FileAs = .CompanyName Else .FileAs = .FirstName End If .Save End With End If Next SingleContact MsgBox "Die Kontakte wurden aktualisiert.", _ vbInformation Else MsgBox "Diese Makroaktion kann nur " & _ "in einem Kontaktordner ausgeführt werden.", _ vbInformation End If Set SingleContact = Nothing Set AllContacts = Nothing Set ContactFolder = Nothing End Sub
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Haben Sie Fragen zu Outlook 2003, 2002/XP, 2000 oder 97/98? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte keine Dateien schicken!) an: outlook-helpline@smarttools.de Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe eine oder mehrere Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter. Mail-Anhänge werden auf dem Ausdruck nicht angezeigt Versionen: Outlook 2002/XP, 2000 und 98 FRAGE: In einem früheren Newsletter haben Sie erwähnt, dass das neueste Service Pack für Outlook 2003 Probleme beim Drucken von Mail-Anhängen beseitigt. Ich setze noch Outlook 2002/XP ein und stehe ebenfalls vor dem Problem, dass beim Drucken einer E-Mail keinerlei Hinweise auf die angehängten Dateien erscheinen. Ich habe sowohl für Outlook als auch für Windows alle verfügbaren Patches und Service Packs installiert. Was kann ich tun? L. Liebisch ANTWORT: Wie in Outlook 2003 handelt es sich auch in den früheren Outlook-Versionen um einen Fehler, der nur bei E-Mails im HTML-Format auftritt. Wenn Sie eine Mail erhalten, die im Text- oder RTF-Format geschickt worden ist, können Sie den Inhalt problemlos inklusive aller Anhang-Verweise ausdrucken. Anders als bei Outlook 2003 gibt es für die früheren Versionen jedoch kein Patch oder Service Pack, in dem der Fehler behoben wurde. Eine unkomplizierte Lösung für das Problem mit HTML-Mails bietet nur Outlook 98: Starten Sie den Druckvorgang nicht aus einem eigenständigen Nachrichtenfenster sondern direkt aus der tabellarischen Übersicht des Posteingangs. Dazu markieren Sie die gewünschte Mail, wählen Datei-Drucken an und klicken zum Abschluss auf Ok. In Outlook 2002/XP oder 2000 besteht der schnellste Weg zu einem Ausdruck mit Anhang-Hinweisen darin, HTML-Mails vorübergehend ins reine Textformat umzuwandeln und sie dann in einer unformatierten Fassung auszudrucken:
Fehlende Kontaktfelder beim Exportieren Versionen: Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 98 FRAGE: Beim Export von Outlook-Kontaktdaten ist mir aufgefallen, dass nicht alle Informationen in die Exportdatei geschrieben werden. Es fehlen zum Beispiel Felder wie "Speichern unter" oder "Spitzname". Können Sie mir sagen, wie ich auch diese Daten exportieren kann? Diverse Anfragen ANTWORT: Sie haben Recht; Outlook exportiert nicht alle Felder, die im Kontaktformular auf der Registerkarte Alle Felder und nach Auswahl von "Alle Kontaktfelder" angezeigt werden. Leider ist das eine Programmfunktion, die sich nicht beeinflussen lässt. Wenn Sie auf die fehlenden Felder angewiesen sind und Excel auf Ihrem System installiert ist, können Sie alle Felder mit einem Kopiervorgang in ein Tabellenblatt übernehmen. Dazu definieren Sie im Outlook-Kontaktordner zunächst eine neue tabellarische (das ist wichtig!) Ansicht, der Sie alle verfügbaren Kontaktfelder hinzufügen. Sie können sogar benutzerdefinierte Felder einbeziehen. Lassen Sie dann den Inhalt des Kontaktordners in der neuen Ansicht darstellen und markieren Sie alle aufgeführten Kontakte, indem Sie Strg+A drücken. Kopieren Sie die Daten per Bearbeiten-Kopieren in die Zwischenablage. Nun starten Sie Excel und wählen in einem neuen Tabellenblatt Bearbeiten-Einfügen an. Sie erhalten eine Tabelle mit all Ihren Outlook-Kontaktdaten inklusive der ansonsten nicht exportierbaren Felder. Bei Bedarf können Sie diese Tabelle als CSV-Datei speichern, um sie in andere Programme zu importieren. War die Helpline für Sie hilfreich? Klicken Sie bitte hier!
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