 |
Ausgabe vom 29. März
2006 |
| In dieser
Ausgabe |
News & Downloads
- Spotlight: Mustertexte und Textbausteine für Ihre
Outlook-Mails und Word-Dokumente
- Download-Tipp: Outlook-Mails komfortabel
sichern
- News: Microsoft verschiebt die allgemeine
Verfügbarkeit von Office 2007
- Update: Probleme bei der Darstellung von
HTML-Mails
Outlook-Helpline
Newsletter-Tipp
| News &
Downloads |
Spotlight: Mustertexte und Textbausteine für Ihre Outlook-Mails und Word-Dokumente
Noch nie war es so einfach E-Mails, Briefe, Berichte, Angebote und beliebige andere Dokumente mit wenigen Mausklicks zu erstellen: Mit der brandneuen Version 2.0 von SmartTools QuickText Pro können Sie auf immer wieder benötigte Musterbriefe, Vorlagen und Textbausteine jetzt noch schneller und flexibler zugreifen.
SmartTools QuickText Pro wird voll automatisch in Word integriert und steht Ihnen daher auch zum schnellen Verfassen Ihrer Outlook-Mails zur Verfügung, wenn Sie Word als E-Mail-Editor eingestellt haben.
Das genial einfache und innovative Konzept hat sich bereits bei vielen tausend Anwendern in der Praxis bewährt:
- Jeder Mustertext ist ein eigenes Dokument mit allen Formatierungen,
Grafiken und Tabellen, die Word zu bieten hat. Öffnen, ändern, speichern
- einfacher kann die Bearbeitung von Textbausteinen auch für unerfahrene
Anwender nicht sein.
- Sie haben auch größere Mengen von Mustertexten perfekt im Griff,
denn Sie legen die Dateien einfach in verschiedenen Unterverzeichnissen
ab, die SmartTools QuickText Pro Ihnen dann voll automatisch als
Kategorien im Menü anbietet (auch über mehrere Ebenen!).
- Sie müssen kein neues Programm erlernen, denn SmartTools QuickText
Pro ist fest in die Menüs von Word integriert und lässt sich
kinderleicht bedienen.
- Nutzen Sie Ihre Mustertexte ganz einfach über das Netzwerk auch mit
mehreren Anwendern. Alle Dokumente werden an einer Stelle zentral
abgelegt, so dass Sie einen Mustertext nur ein einziges Mal erstellen
und bearbeiten müssen.
http://www.add-in-world.com/katalog/quicktext-pro/
Download-Tipp: Outlook-Mails komfortabel sichern
Bei der Organisation Ihrer E-Mails stehen Sie immer wieder vor dem Problem, alle Nachrichten eines Ordners auf die Festplatte speichern zu müssen. Von dort aus sollen die Mails dann beispielsweise zur Archivierung auf eine CD gebrannt oder komprimiert als ZIP-Archiv verschickt werden.
Im Nachrichtenfenster steht Ihnen dazu zwar eine Funktion Datei-Speichern Unter zur Verfügung, aber es wäre kaum praktikabel, sie für Dutzende oder Hunderte von Nachrichten einzusetzen. Auch die Möglichkeit, alle gewünschten Nachrichten zu markieren und über das Menü Datei-Speichern Unter zu sichern führt nicht zum Ziel, denn die Nachrichten werden nur gemeinsam in einer einzigen Datei im Text-Format und ohne Anhänge gespeichert.
Der SmartTools Message Saver hilft weiter: nach der automatischen Installation steht Ihnen ein neues Menü SmartTools-Alle Nachrichten speichern zur Verfügung. Rufen Sie die neue Funktion auf und es erscheint ein Dialog, in dem Sie den Outlook-Ordner festlegen, aus dem Sie Nachrichten speichern möchten sowie ein Zielverzeichnis auf der Festplatte definieren. Danach genügt ein Mausklick und die gewünschten Nachrichten werden einzeln im MSG-Format auf der Platte gesichert. Die Vorteile:
- ...die MSG-Dateien lassen sich einfach und komfortabel sichern.
- ...jede MSG-Datei können Sie einzeln per Doppelklick aufrufen und
Ihnen steht sofort nicht nur der komplette Nachrichtentext zur
Verfügung, sondern auch sämtliche Header sowie eventuelle Anhänge.
- ...schließlich können Sie MSG-Dateien ganz einfach mit der Maus vom
Explorer in ein Outlook-Fenster ziehen, um die entsprechenden Mails
beispielsweise nach einem Datenverlust neu
anzulegen.
 |
Message
Saver für Outlook kostenlos
herunterladen! |
News: Microsoft verschiebt die allgemeine Verfügbarkeit von Office 2007
Ursprünglich hatte Microsoft die Veröffentlichung der nächsten Office-Version für den Oktober dieses Jahres geplant, aber dieser Termin wurde jetzt noch einmal um einige Monate auf den Januar 2007 verschoben. Dabei läuft die Entwicklung von Office 2007 nach Angaben von Microsoft vollkommen nach Plan und wird auch im Oktober beendet sein, aber durch die Verschiebung von Windows Vista in den Januar, soll Office ebenfalls nicht früher verfügbar sein. Lediglich Firmen mit Volumen-Lizenzverträgen sind von der Terminänderung nicht betroffen. Sie werden bereits im Oktober Office 2007 einsetzen können.
Update: Probleme bei der Darstellung von HTML-Mails
In einer aktuellen Techinfo weist Microsoft darauf hin, dass Outlook 2003 in einigen Fällen HTML-Mails nicht so anzeigt, wie sie ursprünglich formatiert wurden. Außerdem wird formatierter HTML-Text manchmal mit einem unerwünschten zusätzlichen Zeichen in die Beschreibung einer Outlook-Aufgabe übernommen. Weitere Informationen zu einem Hotfix, der diese Bugs beseitigt finden Sie unter:
Informationen zum Hotfix
Waren die News & Downloads für Sie hilfreich? Klicken Sie bitte hier!
| Outlook-Tipp der
Woche |
'Speichern unter'-Eigenschaft für alle Kontakte eines Ordners ändern
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP und 2000
Ein häufiges Problem, das uns immer wieder beschrieben wird: Ihr Kontaktordner enthält Adressen, von denen ein Teil in der Form "Nachname, Vorname" und der Rest in der Form "Vorname Nachname" gespeichert ist. Inzwischen haben Sie natürlich die Outlook-Programmoptionen so eingestellt, dass alle neuen Kontakte automatisch mit "Nachname, Vorname" gespeichert werden. Das hat den Vorteil, dass ich E-Mail-Empfänger leichter identifizieren kann. Aber wie können Sie nun aber die falsch gespeicherten Kontakte umstellen, ohne die "Speichern unter"-Eigenschaft manuell in hunderten von Kontakten ändern zu müssen?
Für eine automatisierte Umstellung Ihrer Kontakte eignet sich eine VBA-Prozedur, die Sie wie folgt im Visual Basic-Editor von Outlook eingeben:
- Starten Sie Outlook und drücken Sie Alt + F11, um in den
VB-Editor zu wechseln.
- Wählen Sie Einfügen-Modul an.
- Geben Sie folgende Prozedur in das neue Codefenster
ein:
Dim ContactFolder As MAPIFolder
Dim AllContacts As Items
Dim SingleContact As Object
Set ContactFolder = _
Application.GetNamespace("MAPI").PickFolder
If ContactFolder Is Nothing Then Exit Sub
If ContactFolder.DefaultItemType = olContactItem Then
Set AllContacts = ContactFolder.Items
For Each SingleContact In AllContacts
If TypeName(SingleContact) = "ContactItem" Then
With SingleContact
If .LastName <> "" Then
.FileAs = .LastName & _
IIf(.FirstName <> "", ", _
" & .FirstName, "")
If .CompanyName <> "" Then
.FileAs = .FileAs & vbCrLf & .CompanyName
End If
ElseIf .CompanyName <> "" Then
.FileAs = .CompanyName
Else
.FileAs = .FirstName
End If
.Save
End With
End If
Next SingleContact
MsgBox "Die Kontakte wurden aktualisiert.", _
vbInformation
Else
MsgBox "Diese Makroaktion kann nur " & _
"in einem Kontaktordner ausgeführt werden.", _
vbInformation
End If
Set SingleContact = Nothing
Set AllContacts = Nothing
Set ContactFolder = Nothing
End Sub
- Verlassen Sie den Visual Basic-Editor per Datei-Schließen und zurück zu Microsoft (Office)
Outlook.
- In Outlook drücken Sie die Tastenkombination Alt + F8 und in
der Liste verfügbarer Makros doppelklicken Sie auf den Makronamen
"ChangeContactFileAs".
- Daraufhin können Sie den Kontaktordner auswählen, in dem Sie die
"Speichern unter"-Eigenschaft ändern wollen. Bestätigen Sie Ihre Wahl
mit Ok.
- Nach Ausführung des Makros teilt Ihnen ein Dialogfenster mit, dass
die Kontakte erfolgreich umgestellt worden sind. Quittieren Sie die
Meldung mit Ok.
War der Tipp der Woche für Sie hilfreich? Klicken Sie bitte hier!
|
ANZEIGE Professionelle Geschäftsgrafiken in TV-Qualität für Excel
und PowerPointEndlich professionelle Geschäftsgrafiken in Ihren Excel-Tabellen und PowerPoint-Präsentationen!
http://www.add-in-world.com/katalog/amigo2000/ |
| Outlook-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Outlook 2003, 2002/XP, 2000 oder 97/98? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte keine Dateien schicken!) an:
outlook-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe eine oder mehrere Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Mail-Anhänge werden auf dem Ausdruck nicht angezeigt
Versionen: Outlook 2002/XP, 2000 und 98
FRAGE: In einem früheren Newsletter haben Sie erwähnt, dass das neueste Service Pack für Outlook 2003 Probleme beim Drucken von Mail-Anhängen beseitigt. Ich setze noch Outlook 2002/XP ein und stehe ebenfalls vor dem Problem, dass beim Drucken einer E-Mail keinerlei Hinweise auf die angehängten Dateien erscheinen. Ich habe sowohl für Outlook als auch für Windows alle verfügbaren Patches und Service Packs installiert. Was kann ich tun?
L. Liebisch
ANTWORT: Wie in Outlook 2003 handelt es sich auch in den früheren Outlook-Versionen um einen Fehler, der nur bei E-Mails im HTML-Format auftritt. Wenn Sie eine Mail erhalten, die im Text- oder RTF-Format geschickt worden ist, können Sie den Inhalt problemlos inklusive aller Anhang-Verweise ausdrucken. Anders als bei Outlook 2003 gibt es für die früheren Versionen jedoch kein Patch oder Service Pack, in dem der Fehler behoben wurde.
Eine unkomplizierte Lösung für das Problem mit HTML-Mails bietet nur Outlook 98: Starten Sie den Druckvorgang nicht aus einem eigenständigen Nachrichtenfenster sondern direkt aus der tabellarischen Übersicht des Posteingangs. Dazu markieren Sie die gewünschte Mail, wählen Datei-Drucken an und klicken zum Abschluss auf Ok.
In Outlook 2002/XP oder 2000 besteht der schnellste Weg zu einem Ausdruck mit Anhang-Hinweisen darin, HTML-Mails vorübergehend ins reine Textformat umzuwandeln und sie dann in einer unformatierten Fassung auszudrucken:
- Öffnen Sie eine Mail im HTML-Format in einem eigenen
Nachrichtenfenster.
- Drücken Sie Strg + Umschalt + O und bestätigen Sie die
anschließende Frage mit Ja. - Damit
wandeln Sie die Mail ins reine Textformat um, was natürlich auch dazu
führt, dass alle Formatierungen verloren gehen.
- Starten Sie den Druckvorgang wie gewohnt per Datei-Drucken. - Auf dem Papier erscheinen
unter den Kopfzeilen die üblichen Symbole für die Dateianhänge.
- Nach dem Druckvorgang schließen Sie das Nachrichtenfenster,
allerdings - und das ist wichtig - ohne die Änderungen zu speichern.
Beantworten Sie die entsprechende Frage also mit Nein. - Auf diese Weise bleibt die
ursprüngliche HTML-Mail mit all ihren Formatierungen im Posteingang
erhalten, sodass Sie sie später wieder im "Originalzustand" betrachten
können.
|
ANZEIGE Serienmails an Ihre Outlook-Kontakte direkt aus Word
verschickenVergessen Sie den umständlichen Versand von Serienbriefen per Post! Ab sofort können Sie Angebote, Preislisten, Newsletter, Ankündigungen usw. an Ihre Outlook-Kontakte direkt aus Word ganz einfach per E-Mail verschicken. Der SmartTools Serienmailer ist direkt in Word integriert und mit wenigen Mausklicks startbereit:
http://www.add-in-world.com/katalog/word-serienmailer/ |
Fehlende Kontaktfelder beim Exportieren
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 98
FRAGE: Beim Export von Outlook-Kontaktdaten ist mir aufgefallen, dass nicht alle Informationen in die Exportdatei geschrieben werden. Es fehlen zum Beispiel Felder wie "Speichern unter" oder "Spitzname". Können Sie mir sagen, wie ich auch diese Daten exportieren kann?
Diverse Anfragen
ANTWORT: Sie haben Recht; Outlook exportiert nicht alle Felder, die im Kontaktformular auf der Registerkarte Alle Felder und nach Auswahl von "Alle Kontaktfelder" angezeigt werden. Leider ist das eine Programmfunktion, die sich nicht beeinflussen lässt.
Wenn Sie auf die fehlenden Felder angewiesen sind und Excel auf Ihrem System installiert ist, können Sie alle Felder mit einem Kopiervorgang in ein Tabellenblatt übernehmen. Dazu definieren Sie im Outlook-Kontaktordner zunächst eine neue tabellarische (das ist wichtig!) Ansicht, der Sie alle verfügbaren Kontaktfelder hinzufügen. Sie können sogar benutzerdefinierte Felder einbeziehen. Lassen Sie dann den Inhalt des Kontaktordners in der neuen Ansicht darstellen und markieren Sie alle aufgeführten Kontakte, indem Sie Strg+A drücken. Kopieren Sie die Daten per Bearbeiten-Kopieren in die Zwischenablage.
Nun starten Sie Excel und wählen in einem neuen Tabellenblatt Bearbeiten-Einfügen an. Sie erhalten eine Tabelle mit all Ihren Outlook-Kontaktdaten inklusive der ansonsten nicht exportierbaren Felder. Bei Bedarf können Sie diese Tabelle als CSV-Datei speichern, um sie in andere Programme zu importieren.
War die Helpline für Sie hilfreich? Klicken Sie bitte hier!
| Newsletter-Tipp |
Office 2003 und XP-Tipps kostenlos per E-Mail
Der SmartTools Office XP Insider ist ein kostenloser E-Mail-Newsletter, der sich ausschließlich mit den Funktionen von Office 2003 und XP beschäftigt:
- Praktische Tipps zur Installation
- Tipps und Workshops zum optimalen Einsatz der neuen Funktionen
- Wichtige Infos und Tipps für den Umstieg von anderen
Office-Versionen
- Download-Links zu aktuellen Erweiterungen und Service Releases für
Office 2003 und XP
- Helpline für Ihre individuellen Fragen zu Office 2003 und
XP
| Abonnementverwaltung |
Um SmartTools Outlook Weekly abzubestellen, senden Sie einfach das Kommando "unsubscribe" an die Adresse
outlook-weekly-html-request@smarttools.de
Bitte beachten Sie, daß das Kommando im Nachrichtentext stehen muß (nicht im Betreff) und Sie keine Mail im HTML-Format senden dürfen. Weitere Informationen zur Verwaltung der Liste erhalten Sie mit dem Kommando "help" an dieselbe Adresse.
|
Copyright © 2006 SmartTools Publishing Thomas
Tai