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Ausgabe vom 29. Juni
2005 |
| In dieser
Ausgabe |
Outlook-News & Downloads
- Spotlight: Mailwasher Pro - die perfekte
Outlook-Ergänzung gegen Spam, Würmer und unerwünschte E-Mai
- Download-Tipp: Erstellen Sie voll automatisch eine
Geburtstagsliste Ihrer Outlook-Kontakte
- News: Kostenloses Update für Outlook 2003 mit
Business Contact Manager
Outlook-Helpline
Newsletter-Tipp
| Outlook-News &
Downloads |
Spotlight: Mailwasher Pro - die perfekte Outlook-Ergänzung gegen Spam, Würmer und unerwünschte E-Mai
Der Junk-Mail-Filter von Outlook und eine schier unüberschaubare Anzahl von Zusatzprogrammen sollen Sie von unerwünschten Mails befreien. Der Nachteil dieser Lösungen: Die Nachrichten werden zunächst kosten- und zeitintensiv auf Ihren Rechner heruntergeladen und erst dann analysiert, sortiert oder gegebenenfalls gelöscht.
Mailwasher Pro ist die revolutionäre Alternative - das bereits millionenfach bewährte Programm wird ab sofort von SmartTools Publishing in einer komplett deutschen Version angeboten. Das Konzept:
- Mit Mailwasher Pro bestimmen Sie alleine, welche Mails von Outlook
überhaupt auf Ihren Computer geladen werden.
- Viren, Würmer, Spam, Mails mit umfangreichen Anhängen und andere
unerwünschten Nachrichten werden bereits auf dem Mailserver gelöscht, so
dass sie erst gar nicht auf ihren Computer gelangen.
- Mailwasher Pro kann gefährliche und unerwünschte Mails automatisch
erkennen. Das Programm sortiert die Nachrichten für Sie vor. Auf Wunsch
kontrollieren Sie die Liste noch und löschen dann per Mausklick alle
gefährlichen und nicht erwünschten Mails direkt auf dem Mailserver.
- Outlook wird erheblich entlastet. Sie sparen Zeit und Geld, weil nur
noch die Mails komplett geladen werden, die Sie auch wirklich empfangen
möchten.
- Mailwasher Pro kann sowohl normale Mailkonten (POP3), als auch IMAP,
AOL und Hotmail von Spam befreien.
Nähere Informationen zu Mailwasher Pro und dem zurzeit gültigen Einführungspreis mit 15% Rabatt finden Sie unter:
Mailwasher Pro für Outlook
Download-Tipp: Erstellen Sie voll automatisch eine Geburtstagsliste Ihrer Outlook-Kontakte
Es bietet sich an, in Outlook auch gleich den Geburtstag Ihrer Kontakte zu speichern, sofern er Ihnen bekannt ist. Damit Sie die Geburtstage aber wirklich nicht vergessen und rechtzeitig an Brief, Anruf oder Geschenk denken, bietet sich die Erstellung einer Geburtstagsliste an, die nach Monaten sortiert ist und Ihnen jederzeit einen Überblick über die Termine liefert, die Sie möglichst nicht vergessen sollten.
Standardmäßig bietet Outlook leider keine entsprechende Funktion an, aber mit unserem kostenlosen Tool "SmartTools Outlook-Geburtstagsliste" kommen Sie weiter: Nach der automatischen Installation steht Ihnen in Word ein neuer Menüpunkt Extras-SmartTools Outlook-Geburtstagsliste zur Verfügung. Nach dem Aufruf erscheint das Dialogfeld des Assistenten, in dem Sie zunächst einmal den gewünschten Kontaktordner in Outlook auswählen und dann verschiedene Einstellungen zur Formatierung und Sortierung der Liste vornehmen können. Bestimmen Sie außerdem, welche Zusatzinformationen (Ort, Telefon etc.) auf der Liste erscheinen sollen und bestätigen Sie alle Einstellungen per Mausklick.
Das Ergebnis ist eine übersichtliche Liste in einem neuen Word-Dokument, das Sie auf Wunsch noch bearbeiten, speichern, drucken oder beispielsweise per Mail weiterleiten können- SmartTools Publishing bietet Ihnen dieses nützliche Outlook-Tool kostenlos zum Download an:
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Geburtstagsliste
für Outlook |
News: Kostenloses Update für Outlook 2003 mit Business Contact Manager
Mit den Office 2003 Editionen "Small Business", "Professional" oder "Enterprise" liefert Microsoft eine kostenlose Erweiterung namens "Small Business Manager" aus, mit deren Hilfe Sie Outlook 2003 gezielt zur Kundenverwaltung nutzen können. Seit einigen Tagen steht nun ein kostenloses Update für den Business Contact Manager zur Verfügung, das verschiedene Bugfixes und Erweiterungen anbietet. So haben Sie beim Einsatz des Business Contact Manager auf mehreren Arbeitsplätzen nun die Möglichkeit, Kontaktdaten gemeinsam im lokalen Netzwerk zu nutzen. Sie finden den recht umfangreichen kostenlosen Download unter:
Update für den Business Contact Manager
Zu den neuen Funktionen des Updates gehört nun auch der Abgleich von Kontaktdaten mit einem Windows Mobile Pocket PC. Dazu benötigen Sie allerdings noch eine Anwendung auf dem Pocket PC, die Sie unter der folgenden Adresse ebenfalls kostenlos herunterladen können:
Abgleich von Kontaktdaten mit Pocket PC
Weitere Informationen zu dem Update und den neuen Funktionen finden Sie auf der folgenden Seite:
Informationen zu dem Update
| Outlook-Tipp der
Woche |
Dateiversand über 'Senden an' und Outlook optimieren
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP und 2000
Wenn Sie im Explorer von Windows eine Datei mit der rechten Maustaste anklicken, können Sie sie über das Kontextmenü Senden an-E-Mail-Empfänger per E-Mail verschicken. So sieht es zumindest auf den ersten Blick aus, denn wie gewünscht wird eine neue Mail mit der Datei als Anhang angelegt. Die meisten Outlook-Anwender nutzen diese Funktion allerdings schon lange nicht mehr, denn bei näherem Hinsehen stellt sich heraus, dass es sich um keine neue Mail-Nachricht handelt, wie Sie es normalerweise von Outlook gewohnt sind. Voreinstellungen wie HTML-Mail, Word als E-Mail-Editor oder die Standardsignatur werden nicht berücksichtigt. Es handelt sich um eine Mail im Textformat, Sie können nicht auf Ihre Signaturen zugreifen und auch eventuell definierte Textbausteine aus Word stehen nicht zur Verfügung.
Der Grund: Windows verwendet für die Ausführung des Befehls Senden an-E-Mail-Empfänger das so genannte Simple MAPI-Protokoll, das nicht nur mit Outlook, sondern auch mit anderen Mailprogrammen funktionieren soll. Mit einem kleinen Trick können Sie das Problem beheben. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um das Menü Senden an um einen neuen Eintrag "Outlook-Empfänger" zu erweitern:
- Öffnen Sie im Windows-Explorer das Installationsverzeichnis Ihrer
Office-Version. Zum Beispiel: "C:\Programme\Microsoft
Office\Office".
- Suchen Sie in diesem Verzeichnis die Datei OUTLOOK.EXE, markieren
Sie sie, klicken Sie sie mit der rechten Maustaste an und rufen Sie das
Kontextmenü Kopieren auf.
- Wählen Sie das Menü Start-Ausführen an, geben Sie die folgende
Anweisung ein und drücken Sie die
Return-Taste:
Nach wenigen Augenblicken erscheint ein Fenster des Windows-Explorer geöffnet, in dem Sie unter anderem das Verzeichnis "SendTo" finden. Wird dieses Verzeichnis nicht angezeigt, müssen Sie über die Ordneroptionen des Explorer die Anzeige versteckter Elemente aktivieren.
- Wechseln Sie in das Verzeichnis "SendTo" und klicken Sie mit der
rechten Maustaste in den freien Bereich der Dateiliste. Rufen Sie
anschließend das Kontextmenü Verknüpfung
einfügen auf, um eine Verknüpfung zu der Programmdatei
OUTLOOK.EXE anzulegen.
- Während der Eintrag dieser Verknüpfung markiert ist, drücken Sie
F2 und geben den neuen Namen "Outlook-Empfänger" ein.
- Klicken Sie die Verknüpfung mit der rechten Maustaste an und rufen
Sie das Kontextmenü Eigenschaften
auf.
- Im nachfolgenden Dialog sind Pfad und Dateiname für den Aufruf von
Outlook bereits in Feld Ziel
vorgegeben. Springen Sie an das Ende dieser Angabe, geben Sie ein
Leerzeichen ein und dann die folgenden Parameter
ein:
Das sieht dann zum Beispiel so aus:
"C:\Programme\Microsoft Office\
Office\outlook.exe" /a %1
- Klicken Sie auf Ok, um die
Änderungen zu übernehmen.
Wenn Sie eine bestimmte Datei wie beispielsweise "Preisliste.xls" regelmäßig an verschiedene Empfänger senden müssen, kann auch diese Aufgabe durch eine spezielle Verknüpfung erleichtert werden:
- Öffnen Sie im Windows-Explorer das Installationsverzeichnis Ihrer
Office-Version. Zum Beispiel: "C:\Programme\Microsoft
Office\Office".
- Suchen Sie in diesem Verzeichnis die Datei OUTLOOK.EXE, markieren
Sie sie, klicken Sie sie mit der rechten Maustaste an und rufen Sie das
Kontextmenü Kopieren auf.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste in einen freien Bereich auf
dem Desktop und wählen Sie das Kontextmenü Verknüpfung einfügen an.
- Drücken Sie bei markierter Verknüpfung die Taste F2 und
benennen Sie sie in beispielsweise "Preisliste senden" um.
- Klicken Sie das Symbol mit der rechten Maustaste an und rufen Sie
das Kontextmenü Eigenschaften auf.
- Pfad und Dateiname für den Aufruf von Outlook im Feld Ziel erweitern Sie nun um ein Leerzeichen
und den folgenden Parameter:
- Bestätigen Sie Ihre Änderungen mit Ok.
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| Outlook-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 97? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an:
outlook-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
AutoArchivierung funktioniert in einigen Ordnern nicht
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 97/98
FRAGE: Ich habe in Outlook einen speziellen Spam-Ordner angelegt, in den ich Mails per Regelassistent verschieben lasse, sofern sie ein bestimmtes Muster erfüllen. Da liegt auch nicht das Problem. Problematisch ist vielmehr, dass sich der Ordner mit Hilfe der AutoArchivierung nicht entleeren lässt. Ich habe schon verschiedene Intervalle ausprobiert, doch leider bleiben die Mails in meinem Spam-Ordner ungelöscht. Woran kann das liegen?
S. Beltrame
ANTWORT: Was bei der AutoArchivierung gern übersehen wird, ist, dass es nicht nur die allgemeinen Optionen gibt, die Sie per Extras-Optionen und die Registerkarte Weitere erreichen, sondern auch die speziellen Ordner-Eigenschaften.
In Outlook 98 und 2000 stellen Sie in den allgemeinen Programmoptionen nur ein, wie oft die AutoArchivierung durchgeführt werden soll und welche Standard-Archivdatei genutzt werden soll. Outlook weiß damit aber nicht, welche Elemente archiviert werden sollen. Das teilen Sie Outlook in den Ordner-Eigenschaften mit, die Sie sich anzeigen lassen, indem Sie in den gewünschten Ordner wechseln und anschließend Datei-Ordner-Eigenschaften für <Ordnername> aufrufen. Wechseln Sie dann auf die Registerkarte AutoArchivierung. Damit die Elemente aus dem aktuellen Ordner überhaupt von der AutoArchivierung berücksichtigt werden, müssen Sie das Kontrollkästchen Elemente bereinigen, wenn diese älter sind als einschalten. Anschließend stellen Sie die weiteren Archivierungsoptionen nach Wunsch ein. Zur Bestätigung klicken Sie auf Ok.
In Outlook 2002 und 2003 können Sie in den allgemeinen Programmoptionen verschiedene Standardwerte für die AutoArchivierung setzen - unter anderem das Alter der zu archivierenden Elemente. Das bedeutet aber nicht, dass diese Standardwerte automatisch für alle Outlook-Ordner übernommen werden. Selbst ein Klick auf die Schaltfläche Einstellungen auf alle Ordner anwenden erfüllt nicht das, was die Schaltflächenaufschrift verspricht. Dazu müssen Ihre Ordner so konfiguriert sein, dass sie überhaupt auf die Standardwerte reagieren.
Somit müssen Sie auch in Outlook 2002 und 2003 die Ordner-Eigenschaften kontrollieren, wofür Sie wie in den Vorgängerversionen in den gewünschten Ordner wechseln und anschließend Datei-Ordner-Eigenschaften von <Ordnername> anwählen. Damit die AutoArchivierung für den jeweiligen Ordner greift, aktivieren Sie auf der Registerkarte AutoArchivierung entweder die Option Standardarchivierungseinstellungen verwenden oder die Option Für diesen Ordner folgende Einstellungen verwenden. Das führt dazu, dass entweder die Einstellungen aus den allgemeinen Programmoptionen zum Einsatz kommen oder die Einstellungen, die Sie direkt auf der Registerkarte der Ordner-Eigenschaften festlegen. Die Anpassungen quittieren Sie schließlich mit Ok.
In Ihrem Fall verhindern wahrscheinlich die Eigenschaften Ihres Spam-Ordners eine korrekte Funktionsweise der AutoArchivierung.
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FRITZ!faxEndlich klappt das Faxen direkt aus Word ohne Probleme:
SmartTools Fritz Fax Assistent |
Pfad der PST-Datei feststellen
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 97/98
FRAGE: Man liest und hört immer wieder von der Outlook.pst, in der Outlook sämtliche Informationen abspeichert. Wie finde ich das Verzeichnis, in dem sich meine PST-Datei befindet?
G. Trendmann
ANTWORT: Es gibt verschiedene Installationsmodi und Einsatzmöglichkeiten von Outlook, so dass man nicht generell sagen kann, dass in der PST-Datei immer sämtliche Daten gespeichert sind. Dazu aber in einer anderen Ausgabe mehr. Wenn Sie mit einer PST-Datei arbeiten, finden Sie den genauen Speichert ganz einfach mit den folgenden Schritten:
- Blenden Sie mit Ansicht-Ordnerliste die aktuelle
Ordnerstruktur von Outlook ein.
- Am Anfang des Ordnerbaums finden Sie den Eintrag "Outlook Heute -
[Persönliche Ordner]". Klicken Sie ihn mit der rechten Maustaste an und
rufen Sie das Kontextmenü Eigenschaften von
'Persönlicher Ordner' bzw. Eigenschaften von 'Outlook Heute' auf.
- In dem nachfolgenden Dialogfeld klicken Sie auf Erweitert und können dann das Verzeichnis
Ihrer PST-Datei im Feld Pfad bzw.
Datei ablesen.
| Newsletter-Tipp |
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- Aktuelle Informationen über Bugs und Patches
- Helpline für Ihre Fragen zu Access
- Tipps für effektivere Arbeitstechniken
- Undokumentierte Parameter und Funktionen
- Nützliche VBA-Prozeduren
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