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Ausgabe vom 29. September
2004 |
| In dieser
Ausgabe |
Outlook-News & Downloads
- News: Erweiterte Version des OLXDuplicateChecker
findet ab sofort Duplikate in allen Ordnern
- Download-Tipp: Outlook-Formulare perfekt
drucken
- News: Microsoft bietet Best Practices Analyzer für
Exchange zum kostenlosen Download an
- E-Mails mit der Freeware-Version von PGP signieren
und verschlüsseln, Teil 3
- QuickTipp: Gruppierungen per Mausrad erweitern und
reduzieren
- Uhrzeit für die verzögerte Übermittlung einer E-Mail
einstellen
- Speicherort für den LookOut-Index
festlegen
| Outlook-News &
Downloads |
News: Erweiterte Version des OLXDuplicateChecker findet ab sofort Duplikate in allen Ordnern
Der beliebte und bewährte OLXDuplicateChecker kann jetzt noch mehr! Ab sofort finden und entfernen Sie nicht nur doppelte Adressen, sondern auch beliebige andere Duplikate aus anderen Ordnern in Outlook oder auf dem Exchange Server. Mit wenigen Mausklicks finden Sie:
- doppelte E-Mail
- doppelte Aufgaben
- doppelte Termine
- doppelte Journal-Einträge
- und natürlich doppelte Adressen
- Sie wählen einen oder mehrere Ordner aus, die Sie auf Duplikate
untersuchen möchten. Der OLXDuplicateChecker findet wahlweise Duplikate
innerhalb eines Ordners oder beim Vergleich mehrerer Ordnerinhalte.
- Entscheiden Sie sich für die gewünschten Suchkriterien zur Erkennung
von Duplikaten. Zum Beispiel: reicht es bei Adressen, wenn nur der Name
gleich ist oder müssen Name, Straße, Postleitzahl und E-Mail-Adresse
übereinstimmen? Möchten Sie doppelte Kalendereinträge nur auf Grundlage
des gleichen Betreffs finden oder sollen vielleicht auch Beginn und Ende
exakt übereinstimmen?
- Klicken Sie auf Check und
innerhalb weniger Sekunden ermittelt der OLXDuplicateChecker die
Duplikate auch aus umfangreichen Datenbeständen (ca. 1 Sekunde pro 1.000
Einträge).
Den OLXDuplicateChecker gibt es in einer Einzelplatzversion zum Löschen von Duplikaten aus Ihrer persönlichen Ordnerdatei (PST):
http://www.add-in-world.com/katalog/olxduplicatepst/
...und in einer Serverversion, wenn Sie Duplikate aus Ordnern auf dem Exchange-Server entfernen möchten:
http://www.add-in-world.com/katalog/olxduplicatesvr/
Download-Tipp: Outlook-Formulare perfekt drucken
Wer Outlook individuell erweitern will, kommt nicht an benutzerdefinierten Formularen vorbei. Ernüchterung kehrt erst ein, wenn es ans Drucken der Formularinhalte und ganz besonders der benutzerdefinierten Formular-/Ordnerfelder geht. Wenn Sie in Ihrem Formular Datei-Seitenansicht aufrufen, sehen Sie nur eine nüchterne Liste, in der nicht einmal die Formatierungen der benutzerdefinierten Felder übernommen werden. Leider bietet Outlook keinerlei Funktionen an, mit denen Sie das Drucklayout beeinflussen könnten.
In unserem kostenlosen Download zeigen wir, wie Sie individuell angepasste Formulare so zu Papier bringen, dass das Druckergebnis weitgehend mit der Eingabemaske übereinstimmt:
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Techinfo:
Formulare drucken |
News: Microsoft bietet Best Practices Analyzer für Exchange zum kostenlosen Download an
Mit dem Best Practices Analyzer Tool für den Exchange Server bietet Microsoft ab sofort ein kostenloses Tool zum Download an, das Ihre Exchange-Server-Konfiguration voll automatisch analysieren kann. Als Ergebnis erhalten Sie dann einen umfangreichen Überblick über alle aktuellen Einstellungen mit weitergehenden Hinweisen auf problematische Konfigurationen und Möglichkeiten zur Optimierung von Geschwindigkeit und Sicherheit. Sollten Sie mehrere Exchange Server einsetzen, kann der Analyzer das komplette Netzwerk in die Prüfung einbeziehen. Unterstützt werden dabei der Exchange Server 2000 und 2003. Der Exchange Server 5.5 kann dann berücksichtigt werden, wenn er im Verbund mit neueren Exchange-Versionen eingesetzt wird. Weitere sehr ausführliche Informationen sowie den kostenlosen Download finden Sie unter:
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Download:
Microsoft Best Practices Analyzer
Tool |
Für den 7. Oktober 2004 ist außerdem ein kostenloser WebCast angekündigt, bei dem es um eine Einführung in den Best Practices Analyzer für Exchange geht:
Webcast: Microsoft Best Practices Analyzer Tool
| Outlook-Tipp der
Woche |
E-Mails mit der Freeware-Version von PGP signieren und verschlüsseln, Teil 3
Versionen: Outlook 98, 2000, 2002/XP und 2003
Wenn Sie den ersten beiden Teilen dieses Tipps gefolgt sind, haben Sie inzwischen eigene PGP-Schlüssel angelegt und mit Ihren E-Mail-Partnern ausgetauscht. Damit steht einer sicheren Kommunikation nichts mehr im Wege. Sie haben nun drei Möglichkeiten: Entweder Sie signieren ausgehende Nachrichten, um dem Empfänger zu garantieren, dass eine Mail tatsächlich von Ihnen stammt. Oder Sie verschlüsseln die Nachrichten, damit auch der Inhalt einer Mail verborgen bleibt und nur von der beabsichtigten Zielperson gelesen werden kann. Oder Sie kombinieren beide Verfahren. Die Vorgehensweise ist in allen Fällen nahezu identisch, deshalb hier eine allgemeine Anleitung:
- Legen Sie wie gewohnt eine neue E-Mail in Outlook an - mit
Empfängerauswahl, Betreffzeile und Nachrichtentext (zum Versand von
verschlüsselten Anhängen kommen wir später noch).
- Sorgen Sie dafür, dass sich der Cursor im Bereich des
Nachrichtentextes befindet, und klicken Sie dann auf das PGP-Symbol in
der Windows-Taskleiste.
- Wählen Sie im aufklappenden Menü erst Aktuelles Fenster und dann je nach
gewünschter Aktion entweder Signieren,
Verschlüsseln oder Verschlüsseln & Signieren an.
- Wenn Sie sich entschieden haben, eine Nachricht zu signieren, wählen
Sie im anschließenden Dialogfenster, sofern Sie mehrere eigene Schlüssel
besitzen, den passenden Signierschlüssel aus und geben Sie dann die
"Passphrase" für diesen Schlüssel ein. - Falls Sie sich für das
Verschlüsseln einer Nachricht entschieden haben, zeigt PGP ein
Dialogfenster an, in dem Sie den gewünschten Empfänger aus einer
allgemeinen Übersicht mit der Maus in die Empfängerliste ziehen können.
Sollte Ihr eigener Schlüssel nicht automatisch in der Empfängerliste
erscheinen, fügen Sie ihn ebenfalls hinzu; sonst können Sie den
Nachrichtentext später selbst nicht mehr entschlüsseln. Nach einem Klick
auf Ok wird der Nachrichtentext
verschlüsselt.
- Nun versenden Sie die E-Mail in gewohnter Art und Weise aus
Outlook.
- Starten Sie den Windows-Explorer und wechseln Sie in das Verzeichnis
mit der zu verschlüsselnden Datei.
- Klicken Sie den Dateinamen mit der rechten Maustaste an und wählen
Sie im Kontextmenü zuerst PGP und dann
entweder Verschlüsseln, Signieren oder Verschlüsseln & Signieren an.
- Gehen Sie wie beim Senden einer sicheren E-Mail vor, um die
"Passphrase" Ihres Signierschlüssels einzugeben oder um den Empfänger
auszuwählen, der die verschlüsselte Datei weiterbearbeiten soll.
Beachten Sie, dass Ihnen beim Verschlüsseln unter anderem eine Option
zum Überschreiben der Originaldatei zur Verfügung steht. Setzen Sie
diese Funktion mit äußerster Vorsicht ein, damit Sie nicht später selbst
Probleme bekommen, die normale Datei zu öffnen.
- Die Signatur bzw. die verschlüsselte Datei werden im selben Ordner
wie das Original gespeichert. In beiden Fällen wird der ursprüngliche
Dateiname beibehalten und ihm zusätzlich die Endung .SIG (Signatur) oder
.PGP (Verschlüsselung) angehängt.
- Nun können Sie eine normale E-Mail erstellen, der Sie im Fall einer
signierten Datei sowohl das Original als auch die SIG-Datei anhängen
oder nur die verschlüsselte PGP-Datei beifügen.
- Senden Sie die E-Mail wie gewohnt.
So bleibt Ihre E-Mail-Kommunikation immer vertraulich und Sie brauchen keine Angst zu haben, dass Ihre Informationen auf dem Weg zum Empfänger manipuliert werden.
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zusammenführenDer Synkronizer 8.0 Premium liefert genau die Funktionen, die Microsoft in Excel vergessen hat: Er kann Ihre Kalkulationsmodelle, Tabellen, Listen und Datenbanken in Excel voll automatisch vergleichen, Unterschiede markieren und auf Wunsch zu einer einzigen aktuellen Version zusammenführen. Sparen Sie künftig viele Stunden mühseliger Kleinarbeit, denn der Synkronizer 8.0 Premium wird Ihnen bei der täglichen Arbeit mit Excel immer wieder eine unentbehrliche Hilfe sein. Zum Beispiel:
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QuickTipp: Gruppierungen per Mausrad erweitern und reduzieren
Versionen: Outlook 97, 2000, 2002/XP und 2003
Mit Hilfe von Gruppierungen können Sie Informationen in Outlook-Ordnern noch übersichtlicher anzeigen. In den meisten Fällen verwenden Sie das "+"- oder "-"-Symbol vor den Gruppenüberschriften, um einzelne Ebenen ein- oder auszublenden. Es gibt allerdings auch eine wenig bekannte komfortable Alternative: Bewegen Sie den Mauszeiger über die gewünschte Überschrift, drücken Sie die Umschalt-Taste und halten Sie sie gedrückt. Betätigen Sie dann ganz einfach das Mausrad nach unten zum Aus- oder nach oben zum Einblenden der zugehörigen Elemente.
| Outlook-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Outlook 97, 98, 2000, 2002/XP oder 2003? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an:
outlook-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Uhrzeit für die verzögerte Übermittlung einer E-Mail einstellen
Versionen: Outlook 98, 2000, 2002/XP und 2003
FRAGE: Es kommt häufiger vor, dass ich E-Mails vorbereite, die ich erst zu einem späteren Zeitpunkt - manchmal auch erst Tage später - verschicken will. Bislang klicke ich dazu im Mail-Fenster auf Optionen und dann schalte ich das Kontrollkästchen Übermittlung verzögern bis ein. Dann kann ich im nebenstehenden Dropdown-Feld den Tag des Versands mit Hilfe eines kleinen Kalenders einstellen. Als Uhrzeit trägt Outlook aber immer "17:00" ein. Wie lässt sich das ändern, damit zum Beispiel standardmäßig die Uhrzeit "20:00" genommen wird?
A. Hohmann
ANTWORT: Für Outlook 98 und 2000 gilt: Wenn Sie die Uhrzeit des verzögerten E-Mail-Versands ändern wollen, können Sie den Vorgabewert "17:00" einfach manuell überschreiben. Da Outlook bei einer Datumsänderung aber immer wieder zur Standard-Uhrzeit "17:00" zurückkehrt, sollten Sie unbedingt zuerst das Datum festlegen, indem Sie auf den Dropdown-Pfeil am rechten Ende des Feldes Übermittlung verzögern bis klicken und dann den gewünschten Tag auswählen. Danach erscheint eine Angabe wie "Di 14.09.04 17:00" im zugehörigen Dropdown-Feld. Klicken Sie nun einfach mit der Maus in dem Feld und bewegen Sie sich mit den Cursortasten zur Uhrzeitangabe. Ersetzen Sie "17:00" durch die gewünschte Versandzeit - beispielsweise "20:00".
In Outlook 2002 und 2003 sind Datum und Uhrzeit der Verzögerung in getrennten Dropdown-Feldern untergebracht. Hier ist es also offensichtlich, wie Sie die Zeit von "17:00" auf "20:00" ändern können.
Dass Outlook aber in allen Versionen standardmäßig 17 Uhr als Versandzeit vorschlägt, liegt an den Vorgaben, die die Programmentwickler getroffen haben. In Outlook 98 und 2000 können Sie die Standardvorgaben immerhin in gewissem Maße beeinflussen:
Dazu wählen Sie im Outlook-Menü Extras den Befehl Optionen an und klicken auf der Registerkarte Einstellungen auf die Schaltfläche Kalenderoptionen. Danach stellen Sie das Ende des Arbeitstages im Feld Endet um auf die neue Standardzeit für den verzögerten E-Mail-Versand ein - etwa "20:00". ACHTUNG: Damit ändern Sie gleichzeitig die Kalenderdarstellung, weshalb Sie abwägen müssen, ob sich die Aktion tatsächlich lohnt. Zum Speichern der Änderungen schließen Sie die beiden Dialogfenster jeweils mit Ok.
Wenn Sie jetzt eine neue E-Mail-Nachricht anlegen und per Optionen-Schaltfläche das Kontrollkästchen Übermittlung verzögern bis einschalten, wählt Outlook zwar nicht sofort die neue Standardzeit (anfangs bleibt es bei "17:00"). Aber sobald Sie ein anderes Datum auswählen, greift Outlook auf die neue Uhrzeit (also etwa "20:00") zurück.
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ANZEIGE Tooltipp: SmartTools Brief- und Fax-Manager
2003Übernehmen Sie Adressen aus Outlook und Access ganz einfach in Ihre Word-Dokumente. http://www.add-in-world.com/katalog/briefman2003/ |
Speicherort für den LookOut-Index festlegen
Versionen: Outlook 2000, 2002/XP und 2003
FRAGE: Ich nutze das kostenlose LookOut-Tool von Microsoft und bin begeistert. Seit Ihrem Tipp in der Ausgabe vom 15.9.2004 habe ich auch mehrere PST-Dateien zum Index hinzugefügt. Das Problem: Der Index ist jetzt recht umfangreich und ich würde ihn gerne auf einem anderen Laufwerk platzieren. Ist das möglich?
R. Heumüller
ANTWORT: Ja das ist glücklicherweise möglich. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Options und wechseln Sie auf die Registerkarte "Advanced". Unter dem Eintrag Data Folder wird hier nun der aktuelle Speicherort des Index angezeigt. Außerdem können Sie aus der Meldung "Your index is using x,x MB and contains xxxx documents" ersehen, wie viel Speicherplatz zur Zeit benötigt wird. In unserer umfangreichsten Testinstallation haben wir von Lookout insgesamt 3 PST-Dateien mit 5,5 GB Daten indizieren lassen und haben dabei einen Index von knapp 500 MB erhalten.
Je nachdem, wie viele Daten Sie zur Zeit in Outlook abgelegt haben und in Zukunft nutzen möchten, sollten Sie danach Ihren ungefähren Speicherbedarf bestimmen und ein Laufwerk mit ausreichend Platz heraussuchen (nicht im Netzwerk!). Klicken Sie dann auf Change Folder und legen Sie den neuen Speicherort für den Index fest. Nachdem Sie mit Ok bestätigt haben, müssen Sie den Index neu erstellen (mit aktivierter Option Rebuild index from scratch), damit die Daten an der neuen Stelle verfügbar sind.
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