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Ausgabe vom 3. November
2005 |
| In dieser
Ausgabe |
Outlook-News & Downloads
- Spotlight: Erstellen Sie schnell und komfortabel
Notizen und Kommentare zu Ihren E-Mails
- Download-Tipp: Excel-Daten ganz einfach per E-Mail
verschicken
- News: Aktualisierung des Junk-Mail-Filters von
Outlook 2003
- News: WebCast zu den neuen Junk-Mail-Funktionen von
Outlook 2003 SP-2
Outlook-Helpline
- Antwort-Symbol erscheint auch bei nicht
beantworteten E-Mails
- Hyperlinks auf netzwerkinterne Dokumente
verschicken
- Tool-Helpline: Mails mit leerem Betreff
verhindern
| Outlook-News &
Downloads |
Spotlight: Erstellen Sie schnell und komfortabel Notizen und Kommentare zu Ihren E-Mails
Auf dieses pfiffige Tool wollen Sie bei der Bearbeitung Ihrer E-Mails bald nicht mehr verzichten: Mit SmartTools E-Mail-Notizen Pro erstellen Sie ganz einfach per Mausklick einen virtuellen Notizzettel zu jeder beliebigen E-Mail in Outlook 2003, 2002/XP und 2000.
Stichworte zur Beantwortung der Mail, eine Telefon-Notiz oder andere Kommentare zu einer Nachricht gehen nie wieder verloren und können auf Wunsch sogar anderen Anwendern zur Verfügung gestellt werden, ohne die E-Mail selber zu verändern.
Weitere Highlights von SmartTools E-Mail-Notizen Pro:
- Über einen komfortablen Dialog können Sie die Notizen aller E-Mails
durchsuchen und verwalten.
- Definieren Sie mit der Notiz auch gleich eine Erinnerung, um die
Bearbeitung, eine Nachfrage oder einen Anruf zu der Mail nicht zu
vergessen.
- Beim Weiterleiten haben Sie die Wahl: Notiz mit der E-Mail
weitergeben oder vorher löschen. Geben Sie sie weiter kann der Empfänger
auf Ihre Kommentare zugreifen, wenn er ebenfalls SmartTools
E-Mail-Notizen Pro nutzt.
- Wenn Sie einen Exchange-Server einsetzen, können Sie E-Mails
wesentlich komfortabler im Team bearbeiten, indem Sie Kommentare für
Ihre Kollegen hinterlassen.
- Automatische Installation, komplette Integration in Outlook und
einfacher Aufruf per Mausklick
- Schnell und intuitiv ohne lange Einarbeitung zu bedienen (Menüs und
Anleitung in Deutsch)
SmartTools E-Mail-Notizen Pro
SmartTools E-Mail-Notizen Pro - Netzwerklizenz
Download-Tipp: Excel-Daten ganz einfach per E-Mail verschicken
Sie möchten die Rabattstaffel aus einer Excel-Tabelle mit möglichst wenig Aufwand an einen Kunden verschicken? Ein Kollege benötigt ein bestimmtes Tabellenblatt aus einer umfangreicheren Arbeitsmappe? In Zukunft sind dazu nur noch ein paar Mausklicks notwendig: der kostenlose SmartTools Excel-Mailer integriert sich in Excel und lässt sich nach der automatischen Installation jederzeit über das Menü Extras starten.
Sie markieren dann beispielsweise einen beliebigen Tabellenbereich, starten den SmartTools Excel-Mailer und nach zwei Mausklicks erscheint auf dem Bildschirm eine neue Mail in Outlook mit dem gewünschten Tabellenausschnitt inklusive aller Formatierungen.
Auf Wunsch können Sie einen Bereich auch als Anhang verschicken oder wahlweise ein ganzes Tabellenblatt bzw. die komplette Tabelle. Die Konfiguration erfolgt schnell und komfortabel über ein übersichtliches Dialogfeld. Sie finden den kostenlosen Download unter:
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SmartTools
Excel-Mailer kostenlos
herunterladen |
News: Aktualisierung des Junk-Mail-Filters von Outlook 2003
Nur wenige Wochen nach dem SP-2 für Office 2003 und einer kompletten Überarbeitung des Junk-Mail-Filters, steht bereits wieder ein weiteres Update zur Verfügung, das Sie unter der folgenden Adresse herunterladen können:
Download des Junk-Mail-Filter Updates
News: WebCast zu den neuen Junk-Mail-Funktionen von Outlook 2003 SP-2
Nach der Installation des SP-2 für Office 2003 stehen Ihnen in Outlook 2003 einige neue Optionen des Junk-Mail-Filters zur Verfügung. In einem WebCast stellen Support-Mitarbeiter von Microsoft diese neuen Funktionen vor und geben Tipps zur optimalen Konfiguration. Unter der folgenden Adresse können Sie den WebCast als Stream anzeigen oder zur Offline-Anzeige herunterladen:
Support-Webcast zu den neuen Junk-Mail-Funktionen
| Outlook-Tipp der
Woche |
Outlook-Kontakte in Buchform ausdrucken
Versionen: Outlook 2003 und 2002/XP
Wenn Sie die Adressen Ihrer Outlook-Kontakte als kleines Booklet im DIN-A6-Format ausdrucken möchten, bietet Outlook zu diesem Zweck ein Druckformat namens "Heft-Format (A6)" an. Vielen Anwendern gefällt das Ergebnis allerdings nicht, da die Seiten fortlaufend gedruckt werden. Für ein echtes Booklet müsste man die Seiten aber beidseitig bedrucken, ineinander legen, dann in der Mitte falten und zusammenheften. Für den Druckvorgang bedeutet das, dass bei einem 8-seitigen Booklet zum Beispiel folgende Seitenreihenfolge eingehalten werden muss:
Vorderseite:
oben links: Seite 8
oben rechts: Seite 1
unten links: Seite 6
unten rechts: Seite 3
Rückseite:
oben links: Seite 2
oben rechts: Seite 7
unten links: Seite 4
unten rechts: Seite 5
Mit Outlook allein kommen Sie in diesem Fall nicht weiter. Sie können aber die Seriendruckfunktion von Word nutzen, um die Adressen in ein Word-Dokument zu übertragen und in "Buchform" auszudrucken. Word bietet in den Versionen 2003 und 2002/XP diese Layout-Option an, mit der Sie die von Ihnen gewünschte Seitenreihenfolge erhalten.
Worauf Sie allerdings verzichten müssen, sind die praktischen Buchstabenregister am Seitenrand sowie die hervorgehobenen Anfangsbuchstaben in der Adressenliste, die Outlook in seinen Druckformaten einfügt. Word besitzt keine Seriendruckfunktion, die automatisch den ersten Buchstaben des Nachnamens ausgibt.
Wenn Sie diese Einschränkungen in Kauf nehmen können und wenn Sie mit Outlook/Word 2003 oder 2002/XP arbeiten, erstellen Sie das Booklet mit der gewünschten Seitenreihenfolge auf folgende Art und Weise:
- Wechseln Sie in den Outlook-Kontaktordner, dessen Adressen Sie
drucken möchten.
- Wählen Sie das Menü Extras-Seriendruck an.
- Davon ausgehend, dass Sie alle Kontakte im aktuellen Ordner drucken
wollen und bislang noch keine Seriendruckvorlage in Word erstellt haben,
lassen Sie die Standardeinstellungen des angezeigten Dialogfelds
unverändert. Lediglich ganz unten im Dropdown-Feld Dokumenttyp wählen Sie den Eintrag "Katalog"
aus. Danach klicken Sie auf Ok. - Eine
eventuell erscheinende Meldung, dass Verteilerlisten nicht
zusammengeführt werden können, quittieren Sie mit Ok.
- Mit Hilfe der Seriendruck-Symbolleiste fügen Sie nun die
gewünschten Seriendruckfelder in das Word-Dokument ein - beispielsweise
"Nachname", "Vorname", "Adresse_geschäftlich" usw. Sie müssen nur einmal
festlegen, welche Seriendruckfelder benötigt werden. Da Sie den
Dokumenttyp "Katalog" gewählt hatten, wiederholt Word diese Anordnung
automatisch für alle Kontakte.
- Fügen Sie unter dem letzten Seriendruckfeld eine oder mehrere
Leerzeilen ein, damit die Kontakte später mit einem gewissen Abstand auf
dem Papier erscheinen.
- Wenn Sie wollen, passen Sie die Formatierung an, etwa indem Sie die
Zeile mit dem Namen fett formatieren. Oder fügen Sie eine
Seitennummerierung in die Kopf- bzw. Fußzeile ein.
- Danach wählen Sie das Menü Datei-Seite
einrichten an.
- Setzen Sie in der Mitte der Registerkarte Seitenränder das Dropdown-Feld Mehrere Seiten auf den Wert "Buch" und
bestätigen Sie die Auswahl mit Ok.
- Nun führen Sie Datenquelle und Seriendruckdokument in einem neuen
Dokument zusammen, indem Sie die Symbolleisten-Schaltfläche Seriendruck in neues Dokument anklicken. Um
alle Datensätze auszugeben, bestätigen Sie das danach eingeblendete
Dialogfenster mit Ok.
- Wenn Sie das neue Dokument mit Ihren Adressen ausdrucken, erhalten
Sie normalerweise ein Booklet mit DIN-A5-Blättern, da Word immer zwei
Seiten auf ein Standard-A4-Blatt druckt. Um ein DIN-A6-Booklet zu
bekommen, müssen Sie die Zoom-Funktion Ihres Druckers nutzen, sofern er
das unterstützt. Dazu wählen Sie Datei-Drucken an und klicken rechts neben
dem Druckernamen auf die Schaltfläche Eigenschaften. Aktivieren Sie jetzt die
druckerspezifische Funktion, mit der zwei Seiten pro Blatt gedruckt
werden.
- Zurück im Dialogfenster Drucken
schalten Sie noch das Kontrollkästchen Manuell
duplex ein. Damit erreichen Sie, dass Word eine Pause nach
dem Bedrucken der Vorderseiten einlegt und Sie zum erneuten Einlegen des
Papiers auffordert. Legen Sie dann die bedruckten Seiten wieder so in
den Drucker ein, dass die Rückseiten passend bedruckt werden. - Wenn Ihr
Drucker den beidseitigen Druck unterstützt, können Sie alternativ
natürlich auch die entsprechende Funktion in den Drucker-Eigenschaften
einstellen.
- Starten Sie den Druckvorgang.
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Word-DokumenteNoch nie war es so einfach E-Mails, Briefe, Berichte, Angebote und beliebige andere Dokumente mit wenigen Mausklicks zu erstellen: Mit der brandneuen Version 2.0 von SmartTools QuickText Pro können Sie auf immer wieder benötigte Musterbriefe, Vorlagen und Textbausteine jetzt noch schneller und flexibler zugreifen. SmartTools QuickText Pro wird voll automatisch in Word integriert und steht Ihnen daher auch zum schnellen Verfassen Ihrer Outlook-Mails zur Verfügung, wenn Sie Word als E-Mail-Editor eingestellt haben. Das genial einfache und innovative Konzept hat sich bereits bei vielen tausend Anwendern in der Praxis bewährt:
SmartTools QuickText Pro |
| Outlook-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Outlook 2003, 2002/XP, 2000 oder 97/98? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an:
outlook-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Antwort-Symbol erscheint auch bei nicht beantworteten E-Mails
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 97/98
FRAGE: Outlook zeigt bekanntlich durch ein Symbol vor einer E-Mail an, ob die entsprechende Nachricht bereits beantwortet wurde oder nicht. Nun habe ich bereits mehrfach festgestellt, dass das Antwort-Symbol zwar angezeigt wird, ich mir aber absolut sicher bin, dass noch keine Antwort erstellt wurde. Handelt es sich hier um einen Bug?
Diverse Anfragen
ANTWORT: Hinter diesem Problem steckt kein Bug. Eine Mail kann als beantwortet erscheinen, obwohl Sie keine Antwort geschrieben haben, wenn Sie auf Antworten geklickt und die neue Nachricht dann nicht abgeschickt haben, weil Sie es sich beispielsweise anders überlegt haben oder noch weitere Informationen einholen möchten. Dabei muss die nicht verschickte Antwort allerdings so lange geöffnet sein, dass Sie einmal von Outlook automatisch als Entwurf gespeichert wurde.
Das hört sich zunächst etwas verwirrend an, ist aber eigentlich ganz einfach. Probieren Sie einmal folgendes aus: Markieren Sie eine beliebige bisher nicht beantwortete Mail in Ihrem Posteingang und klicken Sie auf Antworten. Outlook legt daraufhin eine neue Nachricht an, die Sie ganz einfach sofort wieder mit Esc verwerfen. Sie haben also eine Antwort erstellt, aber nicht abgeschickt. Die Folge: Outlook zeigt wunschgemäß kein Antwortsymbol neben der Mail an.
Nun gibt es einen wenig bekannten Mechanismus in Outlook, der für die automatische Speicherung einer neuen Mail im Ordner "Entwürfe" sorgt, sobald sie eine bestimmte Zeit geöffnet war. Dieser Mechanismus ist eine Vorsichtsmaßnahme und soll dafür sorgen, dass Entwürfe neuer Mails nicht aus Versehen verloren gehen können. Leider sorgt die automatische Speicherung des Mailentwurfs auch dafür, dass Outlook die Ausgangsmail als beantwortet ansieht. Wenn Sie die Antwort dann nach der Speicherung verwerfen, wird der Status "beantwortet" leider nicht mehr verändert.
Um diesem Problem aus dem Weg zu gehen, können Sie das Intervall verändern, in dem Outlook die automatische Speicherung eines Mailentwurfs vornimmt. Standardmäßig sind 3 Minuten vorgegeben, aber Sie können diesen Wert erhöhen, indem Sie das Menü Extras-Optionen anwählen, auf die Registerkarte "Einstellungen" wechseln und dann nacheinander auf E-Mail-Optionen und Erweiterte E-Mail-Optionen klicken. Unter Nicht gesendete Elemente alle x Minuten automatisch speichern legen Sie dann das neue Sicherungsintervall fest. Schalten Sie das entsprechende Kontrollkästchen komplett aus, wenn Sie auf die Speicherung ganz verzichten möchten.
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verschickenVerschicken Sie Ihre Serienfaxe ganz einfach in Word und FRITZ!fax: Sie legen nur noch das Seriendokument an und unser Fritzfax-Assistent verschickt automatisch ein Fax nach dem anderen an die gewünschten Empfänger. Weitere Highlights:
SmartTools FritzFax-Assistent |
Hyperlinks auf netzwerkinterne Dokumente verschicken
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 98
FRAGE: Unsere Firma besitzt ein Netzwerk mit zentralem Datei- und Exchange Server. Auf den Arbeitsstationen läuft einheitlich Outlook 2002. Nur Word wird in unterschiedlichen Versionen eingesetzt. Das führt dazu, dass Word nicht auf allen Rechnern als E-Mail-Editor eingesetzt werden kann, denn Outlook 2002 weigert sich, Word 2000 oder Word 97 als Editor anzuerkennen. Netzwerkintern wollen wir nun nicht mehr komplette Dokumente verschicken, sondern nur entsprechende Hyperlinks auf die zentral gespeicherten Dateien. Genau da ist das Problem, denn bei Einsatz des Outlook-internen Editors erscheint nach Aufruf von Einfügen-Hyperlink ein Dialogfenster, in dem ich zwar das Protokoll (hier "Datei" bzw. "file://") auswählen kann, Pfad und Namen der Datei aber komplett manuell eintragen muss. Hier hätte ich gerne denselben Komfort wie in Word, wo man den Hyperlink zu der Datei per Dateiauswahl-Dialog festlegen kann. Gibt es dafür ein Add-In oder eine VBA-Lösung?
G. Brettschneider
ANTWORT: Wie wäre es mit folgender Lösung, die zwar nicht so komfortabel wie die Dateiauswahl im Word-E-Mail-Editor ist, aber eigentlich genau Ihren Anforderungen entspricht?
- Starten Sie Outlook und öffnen Sie den Posteingangsordner.
- Starten Sie den Windows-Explorer.
- Suchen Sie darin die Datei, die Sie als Hyperlink verschicken
wollen. Funktionieren kann der Hyperlink natürlich nur, wenn Sie eine
Datei aus einem freigegebenen Netzwerkordner auswählen, auf den alle
Empfänger Ihrer E-Mail Zugriff haben.
- Ziehen Sie den Dateinamen bei gedrückter rechter (!) Maustaste aus
dem Windows-Explorer auf das Anwendungssymbol von Outlook in der
Windows-Taskleiste. Lassen Sie die Maustaste weiter gedrückt und warten
Sie, bis das Outlook-Fenster im Vordergrund erscheint. Jetzt ziehen Sie
den Mauszeiger bei weiterhin gedrückter Taste in den Posteingangsordner
von Outlook.
- Sobald Sie die Maustaste loslassen, öffnet sich ein Kontextmenü, in
dem Sie den Befehl Mit Verknüpfung
senden aufrufen.
- Outlook präsentiert ein neues Nachrichtenfenster, in dem die
Verknüpfung/der Hyperlink zur Datei als Anlage eingefügt ist. Sie müssen
nur noch den oder die Empfänger auswählen, gegebenenfalls Betreffzeile
und Nachrichtentext bearbeiten und die Nachricht senden.
Tool-Helpline: Mails mit leerem Betreff verhindern
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP und 2000
FRAGE: Im Eifer des Gefechts kommt es immer wieder vor, dass ich eine Mail ohne Betreff abschicke. Damit erschwere ich nicht nur meinen Empfängern oder mir selber die Organisation der Mails, sondern ich riskiere auch, dass die Nachrichten erst gar nicht ankommen. Viele Spam-Filter löschen Mails ohne Betreff voll automatisch, so dass ich leere Betreffzeilen in Zukunft gerne sicher vermeiden möchte.
Diverse Anfragen
ANTWORT: Für dieses häufig auftauchende Problem haben wir den Mail-Assistenten entwickelt, den Sie unter der folgenden Adresse kostenlos herunterladen können:
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Gratis-Download
des Mail-Assistenten für
Outlook |
Nach der Installation können Sie in einem komfortablen Dialog unter anderem festlegen, dass jede neue Mail geprüft wird und Sie vor dem Versand auf einen fehlenden Betreff aufmerksam gemacht werden.
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- Neue Rechenfunktionen für Ihre Tabellen
- Nützliche VBA-Prozeduren
- Undokumentierte Parameter und Funktionen
- Infos zu Bugs und Patches
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