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Ausgabe vom 3. Februar
2005 |
| In dieser
Ausgabe |
Outlook-News & Downloads
- Spotlight: Outlook-Adressen ganz einfach nach Word
übernehmen
- Download-Tipp: Mailanhänge voll automatisch
speichern
- News: Neue Version der kostenlosen Desktop-Suche von
Microsoft
Outlook-Helpline
- Automatische Großschreibung am Zeilenanfang
verhindern
- Automatisches Vorschlagen ähnlicher Namen
deaktivieren
| Outlook-News &
Downloads |
Spotlight: Outlook-Adressen ganz einfach nach Word übernehmen
Der SmartTools Brief- und Fax-Manager 2003 reduziert das Erstellen eines neuen Briefes oder Fax-Anschreibens auf wenige Mausklicks. In Zukunft geben Sie keine Adresse mehr doppelt ein, denn Sie können auf Ihre vorhandenen Datenbestände in jeder beliebigen Access 97/2000/2002/2003-Datenbank, in Outlook 2000/2002/2003 oder auf dem Exchange Server zugreifen. Den ganzen Vorgang steuern Sie direkt aus Word 2000, 2002/XP oder 2003(!):
- Per Mausklick in die Symbolleiste des Brief- und Fax-Managers rufen
Sie die Liste der verfügbaren Adressen ab.
- Sie markieren den gewünschten Empfänger.
- Der Assistent öffnet ein neues Dokument auf Grundlage Ihrer
vorbereiteten Brief- oder Fax-Vorlage und fügt die Adresse samt fertiger
Anrede genau an den richtigen Stellen ein.
- Auf Wunsch wird das Dokument automatisch nach dem Brief-Empfänger
sowie dem aktuellen Datum benannt und in einem der vordefinierten
Verzeichnisse gespeichert.
http://www.add-in-world.com/katalog/briefman2003/
Download-Tipp: Mailanhänge voll automatisch speichern
Mit SmartTools AutoSave steht Ihnen endlich ein Outlook-Add-In zur komfortablen Verwaltung Ihrer Mailanhänge zur Verfügung: Anstatt jede Mail einzeln anzuklicken und die entsprechenden Anhänge zu speichern, wartet SmartTools AutoSave im Hintergrund auf neue Mails und sichert die Anhänge voll automatisch in einen beliebigen Ordner. Dabei kann SmartTools AutoSave automatisch Ordner mit dem Eingangsdatum der Mail verwenden oder auch Ordner mit den E-Mail-Adressen der Absender, so dass Sie die Dateien jederzeit ohne Probleme zuordnen können. SmartTools AutoSave löscht die Anhänge auf Wunsch außerdem aus den Mails, so dass sie in Outlook keinen unnötigen Speicherplatz verschwenden.
SmartTools AutoSave wird voll automatisch installiert und steht nach einem Neustart von Outlook sofort zur Verfügung. In einem übersichtlichen Dialog nehmen Sie die gewünschten Einstellungen zur Organisation Ihrer elektronischen Ablage vor. Außerdem können Sie auf Wunsch die automatische Speicherung der Anhänge auch jederzeit nachträglich auf eingegangene Mails anwenden:
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SmartTools
AutoSave für Outlook |
News: Neue Version der kostenlosen Desktop-Suche von Microsoft
Unter der Bezeichnung "MSN Toolbar Suite" hat Microsoft im Dezember eine Beta-Version eines kostenlosen Programms zur Desktop-Suche veröffentlicht. Das Tool indiziert E-Mails von Outlook bzw. Outlook Express sowie sämtliche Dokumente auf Ihrer Festplatte und liefert dann in Zukunft blitzschnell Ergebnisse zur verschiedenen Suchkriterien. Ab sofort steht die MSN Toolbar Suite in einer neuen aktualisierten Version zur Verfügung:
http://beta.toolbar.msn.com/
Neben verschiedenen Bugfixes wurde in der aktuellen Version vor allem die Zusammenarbeit mit Outlook verbessert und die Indizierung von Anhängen beschleunigt. Wenn Sie die Installation nach dem Download starten, erscheint zunächst ein Hinweis, dass Sie nicht mit einer englischen Windows-Version arbeiten. Nach unseren Tests arbeitet die MSN Toolbar Suite aber ohne Probleme auch unter den deutschen Softwareversionen.
Außerdem wichtig zu beachten: Damit die Suche funktioniert, muss zu Beginn einmalig ein Index Ihres Datenbestandes angelegt werden. Ihre Mails werden aber nur dann indiziert, wenn Outlook auch gestartet ist!
| Outlook-Tipp der
Woche |
Verwenden Sie Suchordner für Termine, Aufgaben und andere Outlook-Elemente, Teil 1
Versionen: Outlook 2003
Die neuen Suchordner von Outlook 2003 sind überaus praktisch, ersparen sie Ihnen doch die mühevolle Aufgabe, ständig nach den gleichen Informationen suchen zu müssen. Einmal eingerichtet, präsentieren die Suchordner automatisch das gewünschte Suchergebnis - und das aktuell auf die Sekunde.
Aber die Suchordner haben auch ihre Schwachstellen: Standardmäßig enthalten Sie nur E-Mail-Nachrichten und sie untersuchen normalerweise nur die üblichen E-Mail-Ordner. Doch mit ein paar Zeilen VBA-Code lässt sich dieses Manko umgehen. So erhalten Sie Suchordner für Aufgaben, Termine, Journaleinträge usw.
Die Vorgehensweise ist im Prinzip sehr simpel: Sie müssen per VBA-Makro nur eine "Erweiterte Suche" definieren und diese anschließend speichern. Beim Speichern legt Outlook automatisch einen entsprechenden Suchordner an. Dazu ein Beispiel.
Angenommen, Sie arbeiten an verschiedenen Projekten und haben entsprechende Aufgaben und Termine angelegt. Zur besseren Orientierung haben Sie projektspezifische Kategorien eingerichtet, die Sie den jeweiligen Aufgaben und Terminen zugeordnet haben. Nun wollen Sie sich ordnerübergreifend einen Überblick über die Outlook-Elemente eines bestimmten Projekts verschaffen. Das erreichen Sie mit einem Suchordner, den Sie per VBA-Code erstellen:
- Wechseln Sie per Alt + F11 in den Visual Basic-Editor.
- Rufen Sie Einfügen-Modul auf, um
ein neues Codefenster zu öffnen.
- Geben Sie folgende Prozedur ein:
Dim objSuche As Search
Dim strOrdner As String
Dim blnUnterordner As Boolean
Dim strSOName As String
Dim strBezeichner As String
Dim strFilter As String
strOrdner = "'Aufgaben','Kalender'"
blnUnterordner = False
strSOName = "Projekt Müller"
strBezeichner = "PrjMueller"
strFilter = "urn:schemas-microsoft-com:" & _
"office:office#Keywords LIKE '%Projekt Müller%'"
Set objSuche = Application.AdvancedSearch _
(Scope:=strOrdner, _
Filter:=strFilter, _
SearchSubFolders:=blnUnterordner, _
Tag:=strBezeichner)
objSuche.Save Name:=strSOName
End Sub
- Wählen Sie im VB-Editor den Befehl Extras-Makros an und starten Sie dann das
Makro "NeuerSuchordner" per Doppelklick auf den
Makronamen.
Auf Ihrem System ist das Beispiel allerdings nur wenig praxistauglich, da Sie vermutlich keine Kategorie "Projekt Müller" haben. Der Suchordner dürfte somit leer sein; wenn Sie wollen, können Sie ihn sofort wieder löschen. Das VBA-Makro können Sie aber problemlos an Ihre eigenen Bedürfnisse anpassen. Dazu weisen Sie den Variablen "strOrdner" bis "strFilter" geeignete Werte zu.
"strOrdner" enthält die Namen der Ordner, die Sie durchsuchen wollen. Einen einzelnen Standardordner können Sie direkt als Textwert angeben - beispielsweise
strOrdner = "Kalender"
Wenn Sie - wie im oben aufgeführten Beispiel - mehrere Standardordner durchsuchen wollen, schließen Sie die Ordnernamen in Hochkommata ein und trennen Sie die Namen jeweils per Komma. Wie Sie sowohl Kalender als auch Aufgaben durchsuchen können, sehen Sie im oben stehenden Makrocode.
Falls Sie gezielt einen benutzerdefinierten Unterordner in die Suche einbeziehen wollen, müssen Sie seinen vollständigen Ordnerpfad angeben und diesen dann in einfache Hochkommata einschließen. Um den Pfad zu ermitteln, wechseln Sie im Outlook-Fenster in den gewünschten Unterordner. Dann gehen Sie per Alt + F11 zum Visual Basic-Editor und geben im Direktbereich (lässt sich per Strg + G öffnen) folgende Anweisung ein:
?Application.ActiveExplorer.CurrentFolder.FolderPath
Nach Betätigen der Return-Taste gibt Outlook die Pfadangabe aus, die Sie dann in Ihren Makrocode kopieren können.
Im zweiten und letzten Teil dieses Tipps beschreiben wir dann nächste Woche die Anpassung der weiteren Variablen und die Definition der gewünschten Suche in Form eines speziellen Suchfilters.
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OutlookWas würde passieren, wenn Ihre Outlook-Daten plötzlich und unerwartet verloren gehen? Sie verlieren meistens nicht nur E-Mails, sondern auch wichtige Adressen, Termine aus dem Kalender, Aufgaben und Notizen. Hinzu kommt ein erheblicher Einrichtungsaufwand, um alle Filter und Regeln, Kategorien, Signaturen, Symbolleisten und E-Mail-Konten so einzurichten, dass Sie wieder wie gewohnt arbeiten können. Mit dem brandneuen SmartTools Outlook Backup haben Sie diese Probleme zuverlässig im Griff:
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| Outlook-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Outlook 97, 98, 2000, 2002/XP oder 2003? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an:
outlook-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Automatische Großschreibung am Zeilenanfang verhindern
Versionen: Outlook 2002/XP und 2003
FRAGE: Seit ich mit Outlook 2003 arbeite, stört mich, dass beim Schreiben einer E-Mail der erste Buchstabe einer neuen Zeile immer automatisch groß geschrieben wird. Das kenne ich zwar von der Textverarbeitung Word. Für E-Mails nutze ich aber den in Outlook integrierten Editor. Lässt sich die genannte Automatik irgendwie abstellen?
S. Lischker
ANTWORT: Das von Ihnen beschriebene Verhalten hängt mit den AutoKorrektur-Optionen zusammen, die seit Office XP (Programmversion 2002) nicht nur in Word sondern auch in Outlook verfügbar sind. Wenn Sie verhindern wollen, dass der erste Buchstabe eines Satzes oder einer neuen Zeile automatisch groß geschrieben wird, wählen Sie im Outlook-Menü Extras den Befehl Optionen an. Danach wechseln Sie auf die Registerkarte Rechtschreibung.
Falls die automatische Großschreibung auch im Outlook-Editor angewendet wird, ist das Kontrollkästchen AutoKorrektur in Outlook-E-Mail-Editoren verwenden aktiviert. Wenn Sie dieses Kontrollkästchen deaktivieren, entledigen Sie sich auf einen Schlag aller automatischen Korrekturhilfen.
Das ist aber nicht immer beabsichtigt, weshalb Sie das Kontrollkästchen ruhig eingeschaltet lassen können. Um dennoch einzelne Automatik-Funktionen auszuschalten, klicken Sie auf die Schaltfläche AutoKorrektur-Optionen. Die automatische Großschreibung beseitigen Sie dann, indem Sie im daraufhin angezeigten Dialogfenster das Kontrollkästchen Jeden Satz mit einem Großbuchstaben beginnen deaktivieren. Entsprechend können Sie die anderen Optionen je nach Bedarf ein- oder ausschalten. Zur Vermeidung von Buchstabendrehern oder zum schnellen Einfügen feststehender Ausdrücke stehen Ihnen jetzt trotzdem alle Einträge aus der AutoKorrektur-Liste zur Verfügung. Schließen Sie alle geöffneten Dialogfenster am Ende mit Ok.
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Automatisches Vorschlagen ähnlicher Namen deaktivieren
Versionen: Outlook 2002/XP und 2003
FRAGE: Wenn ich in Outlook 2002/XP oder 2003 eine neue Nachricht erstelle und in den Feldern "An", "CC" oder "BCC" E-Mail-Adressen eintippen, zeigt Outlook eine Vorschlags-Liste früher eingetippter E-Mail-Adressen zur einfacheren Auswahl an. Häufig sind hier Einträge enthalten, die nicht mehr benötigt werden und in einigen Fällen sogar zu falsch verschickten Mails führen können. Haben Sie eine Lösung?
G. Feller
ANTWORT: Outlook richtet sich bei den vorgeschlagenen Adressen leider nicht nach Ihrem Kontakte-Ordner, sondern berücksichtigt sämtliche Personen, an die Sie jemals eine Mail geschrieben haben. Um diese Einträge aus der Liste zu entfernen, setzen Sie die Markierung mit den Cursor-Tasten auf den gewünschten Eintrag und drücken Sie dann die Entf-Taste.
Möchten Sie in Zukunft komplett auf die Vorschlagsliste verzichten, weil Sie leicht zu Fehlern bei der Adressauswahl führen kann, wählen Sie in Outlook das Menü Extras-Optionen an. Nachdem Sie auf die Registerkarte "Einstellungen" gewechselt sind, klicken Sie zunächst auf E-Mail-Optionen und dann auf Erweiterte E-Mail-Optionen. Schalten Sie dann das Kontrollkästchen Beim Ausfüllen der Adressfelder ähnliche Namen vorschlagen aus und bestätigen Sie Ihre Änderungen.
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