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Ausgabe vom 3. März
2005 |
| In dieser
Ausgabe |
Outlook-News & Downloads
- Spotlight: Mustertexte, Textbausteine und Formulare
ganz einfach verwalten und abrufen
- Download-Tipp: Outlook-Mails komfortabel
sichern
Outlook-Helpline
Newsletter-Tipp
| Outlook-News &
Downloads |
Spotlight: Mustertexte, Textbausteine und Formulare ganz einfach verwalten und abrufen
SmartTools QuickText Pro ist die innovative und genial einfache Lösung, damit Sie auf immer wieder benötigte Musterbriefe, Vorlagen und Textabschnitte in Word schnell und ohne Umwege zugreifen können:
- Sie speichern alle Musterbriefe, Formulare, Textbausteine usw., die
Sie immer wieder benötigen, in einem beliebigen Verzeichnis auf Ihrer
Festplatte oder auf einem gemeinsamen Laufwerk im Netz.
- Wenn Sie bei der Arbeit an einem Dokument auf einen der Mustertexte
zugreifen möchten, klicken Sie die gewünschte Stelle mit der rechten
Maustaste an und rufen das Kontextmenü von QuickText Pro auf.
- An der Cursorposition erscheint eine Liste Ihrer Mustertexte, die
automatisch aus den Dateien Ihrem QuickText-Verzeichnis zusammengestellt
wird. Sie markieren nur noch einen der Einträge und schon erscheint der
entsprechende Text an der aktuellen Cursorposition.
- Die Lösung ist unabhängig von Dokumentvorlagen, in denen Sie
normalerweise Textbausteine über die AutoText-Funktion speichern.
- QuickText Pro-Bausteine können Sie in alle Dokumente einfügen, egal,
auf welcher Vorlage sie basieren.
- QuickTextPro-Dokumente können außerdem mit anderen Anwendern im
Netzwerk geteilt werden, indem Sie ein globales Verzeichnis auf einem
Server anlegen und es als QuickText-Verzeichnis definieren. So lassen
sich Textbausteine für beliebig viele Anwender
standardisieren.
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Download-Tipp: Outlook-Mails komfortabel sichern
Versionen: Outlook 2000, 2002/XP und 2003
Bei der Organisation Ihrer E-Mails stehen Sie immer wieder vor dem Problem, alle Nachrichten eines Ordners auf die Festplatte speichern zu müssen. Von dort aus sollen die Mails dann beispielsweise zur Archivierung auf eine CD gebrannt oder komprimiert als ZIP-Archiv verschickt werden.
Im Nachrichtenfenster steht Ihnen dazu zwar eine Funktion Datei-Speichern Unter zur Verfügung, aber es wäre kaum praktikabel, sie für Dutzende oder Hunderte von Nachrichten einzusetzen. Auch die Möglichkeit, alle gewünschten Nachrichten zu markieren und über das Menü Datei-Speichern Unter zu sichern führt nicht zum Ziel, denn die Nachrichten werden nur gemeinsam in einer einzigen Datei im Text-Format und ohne Anhänge gespeichert.
Der SmartTools Message Saver hilft weiter: nach der automatischen Installation steht Ihnen ein neues Menü SmartTools-Alle Nachrichten speichern zur Verfügung. Rufen Sie die neue Funktion auf und es erscheint ein Dialog, in dem Sie den Outlook-Ordner festlegen, aus dem Sie Nachrichten speichern möchten sowie ein Zielverzeichnis auf der Festplatte definieren. Danach genügt ein Mausklick und die gewünschten Nachrichten werden einzeln im MSG-Format auf der Platte gesichert. Die Vorteile:
- ...die MSG-Dateien lassen sich einfach und komfortabel sichern.
- ...jede MSG-Datei können Sie einzeln per Doppelklick aufrufen und
Ihnen steht sofort nicht nur der komplette Nachrichtentext zur
Verfügung, sondern auch sämtliche Header sowie eventuelle Anhänge.
- ...schließlich können Sie MSG-Dateien ganz einfach mit der Maus vom
Explorer in ein Outlook-Fenster ziehen, um die entsprechenden Mails
beispielsweise nach einem Datenverlust neu
anzulegen.
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SmartTools
Message Saver für Outlook |
| Outlook-Tipp der
Woche |
Zugriffsschutz für Outlook optimieren
Versionen: Outlook 2000, 2002/XP und 2003
In den Ausgaben 2/2005 und 3/2005 hatten wir Ihnen gezeigt, wie Sie mit wenig Aufwand einen einfachen Passwortschutz für das laufende Outlook erreichen. Zu diesem Tipp der Woche haben uns zahlreiche Zuschriften zu der Eingabe des Kennwortes im Klartext erreicht, so dass wir uns entschlossen haben, einen eine kleine Optimierung nachzureichen. In dieser Woche zeigen wir die Erweiterung der Lösung um einen Eingabedialog, in dem das eingegebene Kennwort wie gewohnt in Form von Sternchen angezeigt wird.
Da sich die Funktion "InputBox$()" selbst nicht dazu bewegen lässt, bei der Eingabe von Kennwörtern Sternchen anzuzeigen, muss die Eingabe über eine UserForm mit einem speziell eingestellten Textfeld erfolgen:
- Wechseln Sie mit Alt+11 in die VBA-Entwicklungsumgebung.
- Wählen Sie das Menü Einfügen-UserForm an.
- Drücken Sie F4, um das Eigenschaftenfenster anzuzeigen.
- Für die Eigenschaft "Name" geben Sie "frmKennwort" ein und für die
Eigenschaft "Caption" den Text "Kennworteingabe:".
- Legen Sie im oberen Teil der UserForm ein Bezeichnungsfeld mit dem
Namen "lblInfo" an.
- Darunter legen Sie eine Kombination aus Bezeichnungsfeld (Caption=
"Kennwort:", TextAlign= 3- fmTextAlignRight") und Textfeld (Name =
"txtKennwort") für die Eingabe des Kennwortes an.
- Wichtig dabei: Geben Sie in der Eigenschaft "PasswordChar" des
Textfeldes das Zeichen "*" (Sternchen) ein.
- Legen Sie zwei Schaltflächen Ok
und Abbrechen (Name = "btnOK" und
"btnCancel" in der UserForm an.
- Stellen Sie die Eigenschaft "Default" der Schaltfläche "btnOK" und
die Eigenschaft "Cancel" der Schaltfläche "btnCancel" jeweils auf
"True".
- Für die Ereignisprozedur "Click" der Schaltfläche "btnOK" geben Sie
folgende Anweisung ein:
Me.Hide
End Sub
- Für die Ereignisprozedur "Click" der Schaltfläche "btnCancel" geben
Sie folgende Anweisung ein:
Me.txtKennwort = ""
Me.Hide
End Sub
- Speichern Sie die Änderungen und blenden Sie die UserForm zunächst
aus.
- Öffnen Sie das Modul "modLockOutlook" und geben Sie dort folgende
Funktion ein:
With frmKennwort
.lblInfo = strInfo
.txtKennwort = ""
.Show vbModal
InputBoxPW = .txtKennwort
Unload frmKennwort
End With
End Function
- Schalten Sie über die Liste Prozedur (rechts oben) auf die Prozedur
"CheckStartupPW" um.
- Den Aufruf für die Eingabe des Kennwortes ändern Sie wie
folgt:
InputBoxPW("Kennwort für den Aufruf von Outlook:")
Es ist also lediglich "InputBox$" auf "InputBoxPW" zu ändern.
- Schalten Sie nun über die Liste Prozedur (rechts oben) auf die Prozedur
"LockOutlook" um.
- Den Aufruf für die Eingabe des Kennwortes ändern Sie wie
folgt:
InputBoxPW("Kennwort für die Reaktivierung von Outlook:")
Auch hier wird wieder lediglich "InputBox$" auf "InputBoxPW" geändert.
- Speichern Sie die Änderungen und verlassen Sie die
VBA-Entwicklungsumgebung.
Kurz zur Funktionsweise der Erweiterung: Statt der Funktion "InputBox$()" wird nun "InputBoxPW()" für die Eingabe des Kennwortes aufgerufen. Diese Funktion füllt zunächst das Bezeichnungsfeld "lblInfo" in der UserForm mit dem als Parameter "strInfo" übergebenen Infotext. Anschließend wird die Userform angezeigt. Der Parameter "vbModal" sorgt dafür, dass der Dialog modal angezeigt wird, so dass Outlook nicht über das Symbol in der Taskleiste aktiviert beziehungsweise sichtbar gemacht werden kann. Nach Eingabe des Kennwortes wird die UserForm nicht geschlossen, sondern ausgeblendet, so dass das eingegebene Kennwort aus dem Textfeld "txtKennwort" ausgelesen und als Funktionsergebnis gesetzt werden kann. Erst dann wird die UserForm per "Unload" aus dem Speicher entfernt.
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| Outlook-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Outlook 97, 98, 2000, 2002/XP oder 2003? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an:
outlook-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Troubleshooting: So beseitigen Sie Programmabstürze von Outlook
Versionen: Outlook 2000, 2002/XP und 2003
FRAGE: Seit kurzer Zeit stürzt Outlook mit der Meldung "Microsoft Outlook hat ein Problem festgestellt und muss beendet werden" ab, sobald ich E-Mails verschicken oder empfangen will, - manchmal sogar schon, wenn ich einen E-Mail-Ordner öffne. Selbst die Installation der neuesten Service Packs hat keine Besserung gebracht. Wissen Sie, wie ich wieder vernünftig mit Outlook arbeiten kann?
R. Jungblut
ANTWORT: Als erste Rettungsmaßnahme empfiehlt sich der Befehl Erkennen und Reparieren im Hilfemenü (?) von Outlook. Die Aufgabe des Befehls erklärt sich durch seinen Namen. Da unter Umständen Original-Installationsdateien nachgeladen werden müssen, sollte die Office- bzw. Outlook-Setup-CD griffbereit sein.
Wenn der Reparaturversuch ohne Erfolg bleibt, sollten Sie überprüfen, ob die Programmabstürze auf Add-Ins von Drittanbietern zurückzuführen sind. Zusatzprogramme sind häufig die Ursache unerklärlicher Fehlfunktionen. Um die Überprüfung durchzuführen, starten Sie Outlook mit dem Startparameter "/safe". Anschließend deaktivieren Sie alle COM-Add-Ins. Dann laden Sie Schritt für Schritt alle Add-Ins und COM-Add-Ins, wobei Sie Outlook zwischendurch immer wieder normal starten und dabei das Auftreten von Fehlern testen. Wenn der Fehler nach dem Aktivieren eines bestimmten Add-Ins wieder auftritt, wissen Sie, welches Zusatzprogramm verantwortlich für die Programmabstürze ist.
Hier die konkrete Vorgehensweise:
- Beenden Sie Outlook.
- Um Outlook nun mit einem Startparameter zu laden, wählen Sie im
Windows-Startmenü den Befehl Ausführen
an. Danach klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen und wechseln in den
Installationsordner von Microsoft Office/Outlook (standardmäßig:
C:\PROGRAMME\MICROSOFT OFFICE\OFFICE bzw. -\OFFICE10 oder -\OFFICE11).
In diesem Ordner doppelklicken Sie auf den Programm-Dateinamen
OUTLOOK.EXE.
- Im Eingabefeld Öffnen erscheint
nun der vollständige Pfad zur Outlook-Programmdatei. Setzen Sie den
Cursor ganz ans Ende des Feldes und ergänzen Sie die Pfadangabe um ein
Leerzeichen und den Startparameter
- Starten Sie Outlook im abgesicherten Modus, indem Sie auf Ok klicken.
- Deaktivieren Sie alle COM-Add-Ins. Dazu wählen Sie Extras-Optionen an und wechseln auf die
Registerkarte Weitere. Dort klicken
Sie auf die Schaltfläche Erweiterte
Optionen. Im nächsten Dialogfenster klicken Sie auf COM-Add-Ins. Nun entfernen Sie die Häkchen
vor allen aufgelisteten Add-In-Einträgen. Diese Aktion bestätigen Sie
mit Ok, und auch alle anderen
Dialogfelder schließen Sie mit Ok.
- Beenden Sie Outlook und starten Sie das Programm im normalen Modus -
also wie sonst gewohnt - neu.
Umgekehrt können Sie beim Auftreten eines Programmabsturzes davon ausgehen, dass es an den normalen Add-Ins liegen muss, da COM-Add-Ins derzeit nicht aktiv sind.
- Um ein fehlerhaftes COM-Add-In ausfindig zu machen, lassen Sie sich
wie in Schritt 5 die Liste der Zusatzprogramme anzeigen. Aktivieren Sie
den ersten Listeneintrag und bestätigen Sie die Auswahl mit Ok. Danach starten Sie Outlook neu und
testen, ob es wieder zu Programmabstürzen kommt. Wenn ja, haben Sie die
Fehlerquelle gefunden. Wenn nicht, wiederholen Sie die Prozedur mit dem
nächsten COM-Add-In - bis Sie das Fehler verursachende Zusatzprogramm
gefunden haben.
- Falls ein normales Add-In für den Fehler verantwortlich ist, müssen
Sie Outlook beenden und anschließend, wie in den Schritten 2 bis 4
beschrieben, im abgesicherten Modus neu starten. Dann wählen Sie Extras-Optionen an und wechseln auf die
Registerkarte Weitere. Dort klicken
Sie auf Erweiterte Optionen und danach
auf Add-In-Manager.
Am Ende wissen Sie, welches (COM-)Add-In Sie NICHT aktivieren dürfen. Alle anderen Zusatzmodule sollten Sie wie gewohnt einsetzen können.
Unser Tipp: Schauen Sie auf den Internetseiten des Add-In-Herstellers nach, ob es womöglich ein Software-Update gibt, in dem der Fehler behoben wurde.
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sofort Duplikate in allen OrdnernDer bewährte OLXDuplicateChecker kann jetzt noch mehr! Ab sofort finden und entfernen Sie nicht nur doppelte Adressen, sondern auch beliebige andere Duplikate aus anderen Ordnern in Outlook oder auf dem Exchange Server. Mit wenigen Mausklicks finden Sie:
Den OLXDuplicateChecker gibt es in einer Einzelplatzversion zum Löschen von Duplikaten aus Ihrer persönlichen Ordnerdatei (PST): http://www.add-in-world.com/katalog/olxduplicatepst/ ...und in einer Serverversion, wenn Sie Duplikate aus Ordnern auf dem Exchange-Server entfernen möchten: http://www.add-in-world.com/katalog/olxduplicatesvr/ |
Kalenderdatum schnell auswählen
Versionen: Outlook 97, 98, 2000, 2002/XP und 2003
FRAGE: Ich suche nach einer Möglichkeit, im Kalender von Outlook möglichst schnell zu einem bestimmten Datum zu springen. Wie gehe ich dazu am besten vor?
W. Krauß
ANTWORT: Wenn Sie die Monatsansicht nicht verwenden können, um das gesuchte Datum direkt anzuklicken, gibt es einen nützlichen Shortcut: Drücken Sie Strg+G und Sie können in einem kleinen Dialogfeld das gewünschte Datum eingeben oder auswählen und dann mit Ok bestätigen. Outlook springt dann sofort zu dem gewünschten Datum.
Besonders interessant an diesem Dialogfeld ist, dass Sie nicht nur feste Datumsangaben, sondern auch Stichworte wie "in 14 Tagen", "morgen", "nächste Woche" etc. eingeben können. Die Ausdrücke werden von Outlook ausgewertet und sofort umgesetzt.
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