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Ausgabe vom 3. März
2005
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Outlook-News &
Downloads
Outlook-Tipp der Woche
Outlook-Helpline
Newsletter-Tipp
Spotlight: Mustertexte, Textbausteine und Formulare ganz einfach
verwalten und abrufen
SmartTools QuickText Pro ist
die innovative und genial einfache Lösung, damit Sie auf immer wieder
benötigte Musterbriefe, Vorlagen und Textabschnitte in Word schnell und
ohne Umwege zugreifen können:
- Sie speichern alle Musterbriefe, Formulare, Textbausteine usw., die
Sie immer wieder benötigen, in einem beliebigen Verzeichnis auf Ihrer
Festplatte oder auf einem gemeinsamen Laufwerk im Netz.
- Wenn Sie bei der Arbeit an einem Dokument auf einen der Mustertexte
zugreifen möchten, klicken Sie die gewünschte Stelle mit der rechten
Maustaste an und rufen das Kontextmenü von QuickText Pro auf.
- An der Cursorposition erscheint eine Liste Ihrer Mustertexte, die
automatisch aus den Dateien Ihrem QuickText-Verzeichnis zusammengestellt
wird. Sie markieren nur noch einen der Einträge und schon erscheint der
entsprechende Text an der aktuellen Cursorposition.
Das
genial einfache Konzept hinter SmartTools QuickText Pro hat viele
Vorteile:
- Die Lösung ist unabhängig von Dokumentvorlagen, in denen Sie
normalerweise Textbausteine über die AutoText-Funktion speichern.
- QuickText Pro-Bausteine können Sie in alle Dokumente einfügen, egal,
auf welcher Vorlage sie basieren.
- QuickTextPro-Dokumente können außerdem mit anderen Anwendern im
Netzwerk geteilt werden, indem Sie ein globales Verzeichnis auf einem
Server anlegen und es als QuickText-Verzeichnis definieren. So lassen
sich Textbausteine für beliebig viele Anwender
standardisieren.
SmartTools QuickText Pro ist zurzeit zu
einem Aktionspreis mit über 25% Rabatt verfügbar:
http://www.add-in-world.com/katalog/quicktext-pro/
Download-Tipp: Outlook-Mails komfortabel
sichern Versionen: Outlook 2000, 2002/XP und
2003
Bei der Organisation Ihrer E-Mails stehen Sie immer wieder vor
dem Problem, alle Nachrichten eines Ordners auf die Festplatte speichern
zu müssen. Von dort aus sollen die Mails dann beispielsweise zur
Archivierung auf eine CD gebrannt oder komprimiert als ZIP-Archiv
verschickt werden.
Im Nachrichtenfenster steht Ihnen dazu zwar eine
Funktion Datei-Speichern Unter zur
Verfügung, aber es wäre kaum praktikabel, sie für Dutzende oder Hunderte
von Nachrichten einzusetzen. Auch die Möglichkeit, alle gewünschten
Nachrichten zu markieren und über das Menü Datei-Speichern Unter zu sichern führt nicht
zum Ziel, denn die Nachrichten werden nur gemeinsam in einer einzigen
Datei im Text-Format und ohne Anhänge gespeichert.
Der
SmartTools Message Saver hilft weiter: nach der automatischen
Installation steht Ihnen ein neues Menü SmartTools-Alle Nachrichten speichern zur
Verfügung. Rufen Sie die neue Funktion auf und es erscheint ein Dialog, in
dem Sie den Outlook-Ordner festlegen, aus dem Sie Nachrichten speichern
möchten sowie ein Zielverzeichnis auf der Festplatte definieren. Danach
genügt ein Mausklick und die gewünschten Nachrichten werden einzeln im
MSG-Format auf der Platte gesichert. Die Vorteile:
- ...die MSG-Dateien lassen sich einfach und komfortabel sichern.
- ...jede MSG-Datei können Sie einzeln per Doppelklick aufrufen und
Ihnen steht sofort nicht nur der komplette Nachrichtentext zur
Verfügung, sondern auch sämtliche Header sowie eventuelle Anhänge.
- ...schließlich können Sie MSG-Dateien ganz einfach mit der Maus vom
Explorer in ein Outlook-Fenster ziehen, um die entsprechenden Mails
beispielsweise nach einem Datenverlust neu
anzulegen.
SmartTools Publishing bietet Ihnen diese nützliche
Outlook-Erweiterung zum kostenlosen Download an:
Zugriffsschutz für Outlook
optimieren Versionen: Outlook 2000, 2002/XP und
2003
In den Ausgaben 2/2005 und 3/2005 hatten wir Ihnen gezeigt,
wie Sie mit wenig Aufwand einen einfachen Passwortschutz für das laufende
Outlook erreichen. Zu diesem Tipp der Woche haben uns zahlreiche
Zuschriften zu der Eingabe des Kennwortes im Klartext erreicht, so dass
wir uns entschlossen haben, einen eine kleine Optimierung nachzureichen.
In dieser Woche zeigen wir die Erweiterung der Lösung um einen
Eingabedialog, in dem das eingegebene Kennwort wie gewohnt in Form von
Sternchen angezeigt wird.
Da sich die Funktion "InputBox$()" selbst
nicht dazu bewegen lässt, bei der Eingabe von Kennwörtern Sternchen
anzuzeigen, muss die Eingabe über eine UserForm mit einem speziell
eingestellten Textfeld erfolgen:
- Wechseln Sie mit Alt+11 in die VBA-Entwicklungsumgebung.
- Wählen Sie das Menü Einfügen-UserForm an.
- Drücken Sie F4, um das Eigenschaftenfenster anzuzeigen.
- Für die Eigenschaft "Name" geben Sie "frmKennwort" ein und für die
Eigenschaft "Caption" den Text "Kennworteingabe:".
- Legen Sie im oberen Teil der UserForm ein Bezeichnungsfeld mit dem
Namen "lblInfo" an.
- Darunter legen Sie eine Kombination aus Bezeichnungsfeld (Caption=
"Kennwort:", TextAlign= 3- fmTextAlignRight") und Textfeld (Name =
"txtKennwort") für die Eingabe des Kennwortes an.
- Wichtig dabei: Geben Sie in der Eigenschaft "PasswordChar" des
Textfeldes das Zeichen "*" (Sternchen) ein.
- Legen Sie zwei Schaltflächen Ok
und Abbrechen (Name = "btnOK" und
"btnCancel" in der UserForm an.
- Stellen Sie die Eigenschaft "Default" der Schaltfläche "btnOK" und
die Eigenschaft "Cancel" der Schaltfläche "btnCancel" jeweils auf
"True".
- Für die Ereignisprozedur "Click" der Schaltfläche "btnOK" geben Sie
folgende Anweisung ein:
Private Sub
btnOK_Click()
Me.Hide
End
Sub
- Für die Ereignisprozedur "Click" der Schaltfläche "btnCancel" geben
Sie folgende Anweisung ein:
Private Sub
btnCancel_Click()
Me.txtKennwort =
"" Me.Hide
End Sub
- Speichern Sie die Änderungen und blenden Sie die UserForm zunächst
aus.
- Öffnen Sie das Modul "modLockOutlook" und geben Sie dort folgende
Funktion ein:
Function
InputBoxPW(strInfo As String) As String
With
frmKennwort .lblInfo =
strInfo .txtKennwort =
"" .Show
vbModal InputBoxPW =
.txtKennwort Unload
frmKennwort End With
End
Function
- Schalten Sie über die Liste Prozedur (rechts oben) auf die Prozedur
"CheckStartupPW" um.
- Den Aufruf für die Eingabe des Kennwortes ändern Sie wie
folgt:
strKennwort =
_ InputBoxPW("Kennwort für den Aufruf von
Outlook:")
Es ist
also lediglich "InputBox$" auf "InputBoxPW" zu ändern.
- Schalten Sie nun über die Liste Prozedur (rechts oben) auf die Prozedur
"LockOutlook" um.
- Den Aufruf für die Eingabe des Kennwortes ändern Sie wie
folgt:
strKennwort =
_ InputBoxPW("Kennwort für die Reaktivierung von
Outlook:")
Auch hier wird wieder lediglich "InputBox$" auf "InputBoxPW"
geändert.
- Speichern Sie die Änderungen und verlassen Sie die
VBA-Entwicklungsumgebung.
Wenn Sie Outlook nun einmal beenden
und neu starten, kommt direkt der neue Eingabedialog zum Einsatz, der
Sternchen statt Zeichen im Klartext anzeigt.
Kurz zur
Funktionsweise der Erweiterung: Statt der Funktion "InputBox$()" wird nun
"InputBoxPW()" für die Eingabe des Kennwortes aufgerufen. Diese Funktion
füllt zunächst das Bezeichnungsfeld "lblInfo" in der UserForm mit dem als
Parameter "strInfo" übergebenen Infotext. Anschließend wird die Userform
angezeigt. Der Parameter "vbModal" sorgt dafür, dass der Dialog modal
angezeigt wird, so dass Outlook nicht über das Symbol in der Taskleiste
aktiviert beziehungsweise sichtbar gemacht werden kann. Nach Eingabe des
Kennwortes wird die UserForm nicht geschlossen, sondern ausgeblendet, so
dass das eingegebene Kennwort aus dem Textfeld "txtKennwort" ausgelesen
und als Funktionsergebnis gesetzt werden kann. Erst dann wird die UserForm
per "Unload" aus dem Speicher entfernt.
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Haben
Sie Fragen zu Outlook 97, 98, 2000, 2002/XP oder 2003? Dann wenden Sie
sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine
Dateien!) an:
outlook-helpline@smarttools.de
Unser
Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an
dieser Stelle im Newsletter.
Troubleshooting: So beseitigen Sie Programmabstürze von
Outlook Versionen: Outlook 2000, 2002/XP und
2003
FRAGE: Seit kurzer Zeit
stürzt Outlook mit der Meldung "Microsoft Outlook hat ein Problem
festgestellt und muss beendet werden" ab, sobald ich E-Mails verschicken
oder empfangen will, - manchmal sogar schon, wenn ich einen E-Mail-Ordner
öffne. Selbst die Installation der neuesten Service Packs hat keine
Besserung gebracht. Wissen Sie, wie ich wieder vernünftig mit Outlook
arbeiten kann? R. Jungblut
ANTWORT: Als erste
Rettungsmaßnahme empfiehlt sich der Befehl Erkennen
und Reparieren im Hilfemenü (?) von Outlook. Die Aufgabe des Befehls
erklärt sich durch seinen Namen. Da unter Umständen
Original-Installationsdateien nachgeladen werden müssen, sollte die
Office- bzw. Outlook-Setup-CD griffbereit sein.
Wenn der
Reparaturversuch ohne Erfolg bleibt, sollten Sie überprüfen, ob die
Programmabstürze auf Add-Ins von Drittanbietern zurückzuführen sind.
Zusatzprogramme sind häufig die Ursache unerklärlicher Fehlfunktionen. Um
die Überprüfung durchzuführen, starten Sie Outlook mit dem Startparameter
"/safe". Anschließend deaktivieren Sie alle COM-Add-Ins. Dann laden Sie
Schritt für Schritt alle Add-Ins und COM-Add-Ins, wobei Sie Outlook
zwischendurch immer wieder normal starten und dabei das Auftreten von
Fehlern testen. Wenn der Fehler nach dem Aktivieren eines bestimmten
Add-Ins wieder auftritt, wissen Sie, welches Zusatzprogramm verantwortlich
für die Programmabstürze ist.
Hier die konkrete
Vorgehensweise:
- Beenden Sie Outlook.
- Um Outlook nun mit einem Startparameter zu laden, wählen Sie im
Windows-Startmenü den Befehl Ausführen
an. Danach klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen und wechseln in den
Installationsordner von Microsoft Office/Outlook (standardmäßig:
C:\PROGRAMME\MICROSOFT OFFICE\OFFICE bzw. -\OFFICE10 oder -\OFFICE11).
In diesem Ordner doppelklicken Sie auf den Programm-Dateinamen
OUTLOOK.EXE.
- Im Eingabefeld Öffnen erscheint
nun der vollständige Pfad zur Outlook-Programmdatei. Setzen Sie den
Cursor ganz ans Ende des Feldes und ergänzen Sie die Pfadangabe um ein
Leerzeichen und den Startparameter
/safe
- Starten Sie Outlook im abgesicherten Modus, indem Sie auf Ok klicken.
- Deaktivieren Sie alle COM-Add-Ins. Dazu wählen Sie Extras-Optionen an und wechseln auf die
Registerkarte Weitere. Dort klicken
Sie auf die Schaltfläche Erweiterte
Optionen. Im nächsten Dialogfenster klicken Sie auf COM-Add-Ins. Nun entfernen Sie die Häkchen
vor allen aufgelisteten Add-In-Einträgen. Diese Aktion bestätigen Sie
mit Ok, und auch alle anderen
Dialogfelder schließen Sie mit Ok.
- Beenden Sie Outlook und starten Sie das Programm im normalen Modus -
also wie sonst gewohnt - neu.
Falls es jetzt nicht mehr zu
Fehlern kommt, wissen Sie, dass es nur an den COM-Add-Ins und nicht an den
normalen Add-Ins liegen kann, denn letztere werden im normalen Modus
vollständig geladen.
Umgekehrt können Sie beim Auftreten eines
Programmabsturzes davon ausgehen, dass es an den normalen Add-Ins liegen
muss, da COM-Add-Ins derzeit nicht aktiv sind.
- Um ein fehlerhaftes COM-Add-In ausfindig zu machen, lassen Sie sich
wie in Schritt 5 die Liste der Zusatzprogramme anzeigen. Aktivieren Sie
den ersten Listeneintrag und bestätigen Sie die Auswahl mit Ok. Danach starten Sie Outlook neu und
testen, ob es wieder zu Programmabstürzen kommt. Wenn ja, haben Sie die
Fehlerquelle gefunden. Wenn nicht, wiederholen Sie die Prozedur mit dem
nächsten COM-Add-In - bis Sie das Fehler verursachende Zusatzprogramm
gefunden haben.
- Falls ein normales Add-In für den Fehler verantwortlich ist, müssen
Sie Outlook beenden und anschließend, wie in den Schritten 2 bis 4
beschrieben, im abgesicherten Modus neu starten. Dann wählen Sie Extras-Optionen an und wechseln auf die
Registerkarte Weitere. Dort klicken
Sie auf Erweiterte Optionen und danach
auf Add-In-Manager.
In der
daraufhin angezeigten Liste aktivieren Sie den ersten Eintrag und
bestätigen dies in allen geöffneten Dialogfenstern mit Ok. Überprüfen Sie, ob es nach Einschalten des
Add-Ins zu Programmabstürzen kommt. Wenn ja, haben Sie die Fehlerquelle
gefunden. Wenn nicht, schalten Sie im Add-In-Manager nach und nach alle
Add-Ins ein, bis der Programmfehler wieder auftritt.
Am Ende wissen
Sie, welches (COM-)Add-In Sie NICHT aktivieren dürfen. Alle anderen
Zusatzmodule sollten Sie wie gewohnt einsetzen können.
Unser Tipp:
Schauen Sie auf den Internetseiten des Add-In-Herstellers nach, ob es
womöglich ein Software-Update gibt, in dem der Fehler behoben
wurde.
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Erweiterte Version des OLXDuplicateChecker findet ab
sofort Duplikate in allen Ordnern
Der bewährte
OLXDuplicateChecker kann jetzt noch mehr! Ab sofort finden und
entfernen Sie nicht nur doppelte Adressen, sondern auch beliebige
andere Duplikate aus anderen Ordnern in Outlook oder auf dem
Exchange Server. Mit wenigen Mausklicks finden Sie:
- doppelte E-Mail
- doppelte Aufgaben
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- doppelte Journal-Einträge
- und natürlich doppelte Adressen
Mit dem
OLXDuplicateChecker können Sie all diese Duplikate innerhalb weniger
Sekunden ausfindig machen und löschen.
Den
OLXDuplicateChecker gibt es in einer Einzelplatzversion zum Löschen
von Duplikaten aus Ihrer persönlichen Ordnerdatei
(PST):
http://www.add-in-world.com/katalog/olxduplicatepst/
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in einer Serverversion, wenn Sie Duplikate aus Ordnern auf dem
Exchange-Server entfernen möchten:
http://www.add-in-world.com/katalog/olxduplicatesvr/
| Kalenderdatum schnell
auswählen Versionen: Outlook 97, 98, 2000, 2002/XP und
2003
FRAGE: Ich suche nach einer
Möglichkeit, im Kalender von Outlook möglichst schnell zu einem bestimmten
Datum zu springen. Wie gehe ich dazu am besten vor? W.
Krauß
ANTWORT: Wenn Sie die
Monatsansicht nicht verwenden können, um das gesuchte Datum direkt
anzuklicken, gibt es einen nützlichen Shortcut: Drücken Sie Strg+G
und Sie können in einem kleinen Dialogfeld das gewünschte Datum eingeben
oder auswählen und dann mit Ok
bestätigen. Outlook springt dann sofort zu dem gewünschten
Datum.
Besonders interessant an diesem Dialogfeld ist, dass Sie
nicht nur feste Datumsangaben, sondern auch Stichworte wie "in 14 Tagen",
"morgen", "nächste Woche" etc. eingeben können. Die Ausdrücke werden von
Outlook ausgewertet und sofort umgesetzt.
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