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Ausgabe vom 30. November
2005 |
| In dieser
Ausgabe |
Outlook-News & Downloads
- Spotlight: SmartTools Outlook Backup 2.0 -
Komfortable Sicherung für Ihre Outlook-Daten
- Download-Tipp: Die neue Version 2.0 des
erfolgreichen SmartTools Mail-Assistenten für Outlook
- News: Neue Version 4.1 von
ActiveSync
Outlook-Helpline
- JPG-Anhänge erscheinen beim Empfänger als
WINMAIL.DAT-Datei
- Nachtrag: Adresse mit Anrede in die Zwischenablage
kopieren
| Outlook-News &
Downloads |
Spotlight: SmartTools Outlook Backup 2.0 - Komfortable Sicherung für Ihre Outlook-Daten
Was würde passieren, wenn Ihre Outlook-Daten plötzlich und unerwartet verloren gehen? Wenn Sie regelmäßig mit Outlook arbeiten wäre das ein echtes Problem, denn Sie verlieren meistens nicht nur E-Mails, sondern auch wichtige Adressen, Termine aus dem Kalender, Aufgaben und Notizen.
Hinzu kommt ein erheblicher Einrichtungsaufwand, um alle Filter und Regeln, Kategorien, Signaturen, Symbolleisten und E-Mail-Konten so einzurichten, dass Sie wieder wie gewohnt arbeiten können.
Mit SmartTools Outlook Backup 2.0 haben Sie diese Probleme zuverlässig im Griff:
- Machen Sie sich nie wieder sorgen um Ihre Daten, denn der
Backup-Vorgang lässt sich mit wenig Aufwand automatisieren.
- SmartTools Outlook Backup 2.0 sichert nicht nur einfach die
Datendatei, sondern kümmert sich außerdem um Ihre Outlook-Symbolleiste,
Kategorien, E-Mail-Kontoeinstellungen, Signaturen, Filter und
Regeln.
- Bei einem Datenverlust sparen Sie viele Stunden
Konfigurationsaufwand, denn alle gesicherten Informationen lassen sich
mit wenigen Mausklicks wiederherstellen.
- Die aktuelle Version 2.0 von SmartTools Outlook Backup kann
Ihre Daten noch schneller sichern, Outlook vor der Sicherung beenden und
danach neu starten, noch mehr Informationen wie
Übertragungseinstellungen, Ansichten und Junk-Mail-Filter sichern bzw.
zurückspielen usw.
SmartTools Outlook Backup 2.0 kann zurzeit mit 10% Einführungsrabatt bestellt werden. Weitere Infos finden Sie unter:
SmartTools Outlook Backup 2.0
Download-Tipp: Die neue Version 2.0 des erfolgreichen SmartTools Mail-Assistenten für Outlook
Der SmartTools Mail-Assistent ist eine unverzichtbare Hilfe für den täglichen E-Mail-Versand. Er erweitert Outlook um wichtige neue Komfortfunktionen und steht ab sofort in einer wesentlich erweiterten neuen Version 2.0 zur Verfügung, die wir Ihnen zurzeit noch vollkommen kostenlos zum Download anbieten:
- Vergessen Sie nie wieder einen Mailanhang: Der Mail-Assistent
prüft automatisch, ob typische Redewendungen wie "anbei erhalten Sie"
oder "beigefügt" usw. in Ihrem Mailtext vorhanden sind und zeigt eine
Warnung an, wenn der Anhang fehlt.
- E-Mails mit leerer Betreffzeile gehören der Vergangenheit an: Der
Mail-Assistent kann Sie auf Wunsch auf einen vergessenen Betreff
hinweisen.
- Jede verschickte Mail kann voll automatisch per BCC an eine frei
konfigurierbare Adresse zu verschickt werden, so dass beispielsweise ein
Kollege über alle Vorgänge auf dem Laufenden ist.
- Das besondere Highlight: Geben Sie einmal für bestimmte Empfänger
individuelle Versandeinstellungen vor. Der SmartTools
Mail-Assistent weist dann in Zukunft automatisch die gewünschte
Wichtigkeitsstufe zu, fordert eine Lesebestätigung an oder löscht eine
Nachricht nach dem Senden, sobald Sie eine Mail an einen dieser
Empfänger anlegen.
- Vermeiden Sie Mails mit falschem Absender: Sie können sich bei jeder
E-Mail das gewählte E-Mail-Konto/den Absender anzeigen lassen und
gegebenenfalls den Versand abbrechen.
- Drucken Sie Nachrichten direkt nach dem Versand automatisch
aus.
 |
SmartTools
Mail-Assistent kostenlos
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News: Neue Version 4.1 von ActiveSync
ActiveSync, das Tool zum Datenaustausch zwischen Outlook und einem Windows Mobile-basierten PDA, steht seit einigen Tagen in einer neuen Version 4.1 zum kostenlosen Download zur Verfügung:
ActiveSync 4.1
Das neue Release behebt einige Bugs, wie den problematischen Datenaustausch bei installierten Firewalls und bietet außerdem auch neue Funktionen:
- Komfortabler Assistent zum Einrichten eines
Synchronisationsprofils
- Schnellerer Datenaustausch
- Abgleich von Fotos aus den Outlook-Kontakten
| Outlook-Tipp der
Woche |
Kostenloser Schutz vor Viren und Würmern für Outlook und Windows
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP und 2000
In den letzten Ausgaben haben wir bereits über den Sober-Wurm berichtet, dessen Auswirkungen viele Leser immer noch in Form von verstopften E-Mail-Postfächern zu spüren bekommen. Aufgrund der großen Resonanz haben wir uns entschlossen, in einem Tipp der Woche noch einmal etwas ausführlicher auf die Möglichkeiten zum Schutz vor Viren und Würmern einzugehen.
Der Sober-Wurm macht deutlich, dass nicht immer Sicherheitslücken für die Verbreitung von Viren und Würmern verantwortlich sind. Zu viele Anwender haben immer noch keinen Virenscanner installiert und öffnen bzw. starten die Anhänge aus E-Mails bedenkenlos ohne jede weitere Prüfung. Machen Sie es sich daher zum Grundsatz, in Zukunft keine empfangene Datei mehr ohne vorherige Prüfung durch einen Virenscanner zu starten.
Als häufigstes Argument gegen ein solches Schutzprogramm wird der Preis genannt, denn es werden nicht nur einmalige Anschaffungskosten für die Software, sondern auch jährliche Abogebühren zur Aktualisierung der Viren-Datenbank fällig. Außerdem haben sich viele Virenschutz-Pakete inzwischen zu unnötig komplexen Programmen entwickelt, die nicht nur kompliziert zu bedienen sind, sondern auch viel Speicherplatz in Anspruch nehmen und die Systemgeschwindigkeit deutlich reduzieren.
Ein effektiver und zuverlässiger Schutz ist aber kostenlos und auch ohne Geschwindigkeitseinbußen möglich: ClamWin Free Antivirus wird von einem engagierten Entwickler-Team unter der "GNU General Public License" angeboten. Das Programm ist absolut kostenlos und bietet darüber hinaus einen erstklassigen Aktualisierungsservice für die neuesten Viren-Definitionen, der ebenfalls gratis angeboten wird. ClamWin Free Antivirus ist ein kleines, überschaubares Programm, das sich sowohl in den Windows Explorer als auch in Outlook integrieren kann.
Um ClamWin Free Antivirus zu nutzen, laden Sie zunächst die aktuellste Version von der folgenden Adresse herunter:
http://www.clamwin.net
Zur Installation gehen Sie dann folgendermaßen vor:
- Starten Sie das Setup und klicken Sie auf Next.
- Bestätigen Sie nach Durchsicht die Lizenzvereinbarung mit I accept the agreement und klicken Sie auf
Next.
- Entscheiden Sie, ob ClamWin Free Antivirus für alle Anwender
Ihres Rechners (erste Option) oder nur für Sie (zweite Option) zur
Verfügung stehen soll. Klicken Sie dann wieder auf Next.
- Bestimmten Sie das Installationsverzeichnis (in der Regel werden Sie
die Vorgabe einfach übernehmen) und klicken Sie auf Next.
- Wählen Sie die Komponenten von ClamWin Free Antivirus aus,
die Sie installieren möchten. Die Einträge Integration with Windows Explorer sowie
Integration with Microsoft Outlook
sind standardmäßig aktiviert, sofern eine Outlook-Installation auf Ihrem
Rechner gefunden wurde. Beide Optionen sollten Sie aktiviert lassen.
Klicken Sie dann auf Next.
- Legen Sie den Namen für die Programmgruppe im Start-Menü fest und bestätigen Sie mit Next.
- ClamWin Free Antivirus lädt standardmäßig nach der
Installation automatisch die neuesten Virendefinitionen aus dem Internet
herunter. Aus diesem Grund ist das Kontrollkästchen Download aktiviert. Sie sollten diese Option
allerdings ausschalten, wenn Sie sich über einen so genannten "Proxy
Server" mit dem Internet verbinden. Bei Ihrer privaten
Internetverbindung zu Hause ist das in der Regel nicht der Fall, aber in
Unternehmen kommt häufig ein Proxy zum Einsatz. Schalten Sie in diesem
Fall das Kontrollkästchen aus, weil vor dem Abruf des Updates eine
weitere Konfiguration notwendig ist.
- Nach Next und Install wird ClamWin Free Antivirus
dann voll automatisch auf Ihrem Rechner eingerichtet. Sofern Sie die
entsprechende Option nicht ausgeschaltet haben, ruft das Programm
anschließend auch die neusten Virendefinitionen ab und ist danach sofort
einsatzbereit. Wenn Sie mit einem Proxy-Server arbeiten, müssen Sie noch
mit Schritt 9 fortfahren.
- Um die automatisch Aktualisierung der Viren-Datenbank zu
ermöglichen, müssen Sie einmalig Ihren Proxy-Server konfigurieren.
Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf das ClamWin-Symbol im
Systray und rufen Sie das Kontextmenü Configure
ClamWin auf. Wechseln Sie dann auf die Registerkarte "Proxy"
und tragen Sie die Adresse sowie den Port Ihres Proxy-Servers ein.
Sollten Sie diese Angaben nicht kennen, können Sie sie in den
Verbindungseinstellungen Ihres Browsers nachsehen oder von Ihrem
zuständigen Administrator erfragen. Bestätigen Sie dann mit Ok, klicken Sie erneut mit der rechten
Maustaste auf das ClamWin-Symbol im Systray und rufen Sie Download Virus Database Update auf, um die
erste Aktualisierung Ihrer Viren-Datenbank zu
starten.
Unter Windows können Sie ClamWin Free Antivirus ebenfalls nutzen, aber hier arbeitet er nicht wie viele andere Scanner voll automatisch durch Prüfung jeder gestarteten Datei. Genau dieser Prüfvorgang ist es, der die Systemgeschwindigkeit deutlich reduzieren würde. ClamWin Free Antivirus wird daher etwas anders genutzt:
- Jede Datei, die Sie per Mail, per Download oder auf einem
Datenträger erhalten, klicken Sie vor dem ersten Aufruf mit de
rechten Maustaste im Windows Explorer an und rufen das Kontextmenü Scan for Viruses with ClamWin auf. Wird
dabei kein Virus gefunden, können Sie das Programm bedenkenlos
starten.
- Dieses Kontextmenü im Windows Explorer können Sie jederzeit nutzen,
um gezielt einzelne Dateien oder komplette Verzeichnisse nach Viren zu
durchsuchen.
- Nutzen Sie die Möglichkeit im ClamWin-Menü unter Scheduler regelmäßige automatische Scans
Ihrer Laufwerke zu einzustellen.
Schließlich möchten wir Sie noch darauf hinweisen, dass ClamWin Free Antivirus zwar kostenlos ist, aber wenn Sie das Programm nutzen, sollten Sie den Entwicklern zur Anerkennung eine kleine freiwillige Spende zukommen lassen. Nähere Informationen dazu erhalten Sie, wenn Sie im ClamWin-Dialog ?-About CLamWin aufrufen und auf Support this project klicken.
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| Outlook-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Outlook 2003, 2002/XP, 2000 oder 97/98? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an:
outlook-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
JPG-Anhänge erscheinen beim Empfänger als WINMAIL.DAT-Datei
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 97
FRAGE: Wenn ich mit Outlook eine Mail verschicke, der ich eine oder mehrere JPG-Dateien angehängt habe, erhält der Empfänger lediglich eine unlesbare Datei mit der Bezeichnung: WINMAIL.DAT. Das passiert nicht, wenn ich die Dateien zum Beispiel aus meinem Internetbrowser über ein Webmail-Konto verschicke. Wie stelle ich dieses Verhalten ab?
D. Gorkiewicz
ANTWORT: WINMAIL.DAT-Anhänge bereiten immer wieder Kopfschmerzen. Und immer wieder sind es dieselben Gründe, warum dieser unleserliche Dateianhang beim E-Mail-Empfänger ankommt:
Der Anhang ergibt sich, wenn Outlook E-Mails als RTF (Rich Text Format) verschickt. Andere E-Mail-Programme können damit nichts anfangen und so landen die nicht interpretierbaren Bestandteile der Mail in der speziellen WINMAIL.DAT-Datei.
Generell sollten Sie Ihre Nachrichten im "Nur Text"-Format senden. Das stellen Sie ein, indem Sie Extras-Optionen anwählen und auf die Registerkarte E-Mail-Format wechseln. Dort stellen Sie in der Dropdown-Liste Senden im Nachrichtenformat respektive Verfassen im Nachrichtenformat (Outlook 2002 und 2003) "Nur-Text" ein. In Outlook 98 ist damit automatisch der Einsatz von Word als E-Mail-Editor ausgeschlossen. Da es im Textformat ohnehin keine Formatierungsoptionen gibt, lässt sich das aber leicht verschmerzen.
Standardmäßig wird Outlook alle neuen E-Mails nun im reinen Textformat verschicken. Doch es gibt Ausnahmen, und zwar wenn Sie bei einem Kontakt explizit den Versand im RTF-Format eingestellt haben.
Falls einige Empfänger trotz allgemeiner Umstellung auf das Textformat immer noch WINMAIL.DAT-Anhänge erhalten, überprüfen Sie deren Eigenschaften in Ihrem Kontaktordner. Dazu öffnen Sie den entsprechenden Kontakteintrag per Doppelklick. Die weitere Vorgehensweise richtet sich nach Ihrer Outlook-Version und deren Installationsart.
Wenn Sie mit Outlook 98 oder 2000 im "Nur via Internet-Modus" arbeiten, sehen Sie unter der E-Mail-Adresse des Kontakts ein Kontrollkästchen namens Als Nur-Text senden; versehen Sie es mit einem Häkchen.
Bei Outlook 98 und 2000 im "Unternehmen oder Arbeitsgruppe-Modus" klicken Sie die E-Mail-Adresse mit der rechten Maustaste an und rufen im Kontextmenü den Befehl Eigenschaften auf. Danach schalten Sie das Kontrollkästchen für das "Outlook-Rich-Text-Format" aus und bestätigen die Änderung mit Ok.
In Outlook 2002 und 2003 klicken Sie die E-Mail-Adresse ebenfalls mit der rechten Maustaste an und im Kontextmenü rufen Sie den Befehl (Outlook-)Eigenschaften auf. Danach öffnen Sie das Dropdown-Feld Internetformat und wählen die Option "Als Nur-Text senden". Bestätigen Sie die Änderung mit Ok.
Wiederholen Sie den Vorgang gegebenenfalls für die zweite und/oder dritte E-Mail-Adresse des Kontakts. Und am Ende speichern Sie den aktuellen Kontakt.
Spätestens ab der nächsten E-Mail sollte dann wirklich Schluss mit den WINMAIL.DAT-Anhängen sein.
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OLXTeamOutlook Noch Fragen? Wir haben für Sie eine Beratungshotline zu OLXTeamOutlook eingerichtet: 0 54 61 / 99 52 - 21 |
Nachtrag: Adresse mit Anrede in die Zwischenablage kopieren
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP und 2000
FRAGE: Vielen Dank für Ihr nützliches Makro aus den letzten beiden Ausgaben, das mir bereits eine Menge Zeit und Arbeit gespart hat. Ich nutze es hauptsächlich, um Adressen in Briefe einzufügen und würde das Makro gerne so erweitern, dass es mit der Adresse auch wahlweise eine persönliche Anrede wie "Sehr geehrte Frau Schmidt" in die Zwischenablage kopiert. Allerdings reichen meine VBA-Kenntnisse dazu nicht aus. Können Sie mir ein paar Tipps geben, wie eine solche Erweiterung vorzunehmen ist?
H. Friedrichs
ANTWORT: Wechseln Sie mit Alt+F11 in die VBA-Entwicklungsumgebung und öffnen Sie das Modul "modAdrToClipboard" per Doppelklick. Geben Sie rechts im VBA-Editor die folgende Deklaration ein:
Private Declare Function GetKeyState _
Lib "user32" (ByVal nVirtKey As Long) As Integer
Stellen Sie dann die Liste Prozedur (rechts) auf "AdresseKopieren" ein und fügen Sie die folgenden Zeilen vor der Zeile "End With 'ObjCont" ein:
If Abs(GetKeyState(16) < 0) Then 'Persönliche Anrede
strTmp = String$(3, vbCrLf) & "Sehr geehrte"
If (.Sensitivity = olPrivate) Or _
(.Sensitivity <> olPrivate And_
strVorname <> "" And strNachname <> "") _
Then 'Mit Namen
strTmp = strTmp & _
IIf(strAnrede = "Herr", "r Herr", _
" " & strAnrede)
strTmp = strTmp & " " & strNachname
Else 'Geschäftliche Adresse mit Standard-Anrede
strTmp = strTmp & " Damen und Herren"
End If 'Mit Name oder Standard?
strTmp = strTmp & "," & vbCrLf
strAdr = strAdr & strTmp
End If 'Persönliche Anrede?
Speichern Sie die Änderungen per Klick auf das Symbol Speichern (Diskette) oder wählen Sie Datei-<Porjektname> speichern an und verlassen Sie die VBA-Entwicklungsumgebung per Klick auf das kleine Kreuz oben rechts in der Titelleiste.
Die Erweiterung funktioniert so: Nach der Zusammensetzung der Adresse prüft das Makro mit Hilfe einer API-Funktion, ob die Umschalt-Taste beim Klick auf das Symbol gedrückt wurde. Ist das der Fall, fügt es der Adresse zwei Leerzeilen und je nach Kontakt-Typ eine Anrede wie "Sehr geehrte Frau Schmidt", "Sehr geehrter Herr Müller" oder "Sehr geehrte Damen und Herren" gefolgt von einem Komma und einer Leerzeile hinzu. Ohne gedrückte Umschalt-Taste wird wie zuvor nur die reine Adresse in die Zwischenablage kopiert.
| Newsletter-Tipp |
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