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Spotlight: SmartTools Outlook Backup 2.0 - Komfortable Sicherung für Ihre Outlook-Daten Was würde passieren, wenn Ihre Outlook-Daten plötzlich und unerwartet verloren gehen? Wenn Sie regelmäßig mit Outlook arbeiten wäre das ein echtes Problem, denn Sie verlieren meistens nicht nur E-Mails, sondern auch wichtige Adressen, Termine aus dem Kalender, Aufgaben und Notizen. Hinzu kommt ein erheblicher Einrichtungsaufwand, um alle Filter und Regeln, Kategorien, Signaturen, Symbolleisten und E-Mail-Konten so einzurichten, dass Sie wieder wie gewohnt arbeiten können. Mit SmartTools Outlook Backup 2.0 haben Sie diese Probleme zuverlässig im Griff:
SmartTools Outlook Backup 2.0 kann zurzeit mit 10% Einführungsrabatt bestellt werden. Weitere Infos finden Sie unter: SmartTools Outlook Backup 2.0 Download-Tipp: Die neue Version 2.0 des erfolgreichen SmartTools Mail-Assistenten für Outlook Der SmartTools Mail-Assistent ist eine unverzichtbare Hilfe für den täglichen E-Mail-Versand. Er erweitert Outlook um wichtige neue Komfortfunktionen und steht ab sofort in einer wesentlich erweiterten neuen Version 2.0 zur Verfügung, die wir Ihnen zurzeit noch vollkommen kostenlos zum Download anbieten:
News: Neue Version 4.1 von ActiveSync ActiveSync, das Tool zum Datenaustausch zwischen Outlook und einem Windows Mobile-basierten PDA, steht seit einigen Tagen in einer neuen Version 4.1 zum kostenlosen Download zur Verfügung: ActiveSync 4.1 Das neue Release behebt einige Bugs, wie den problematischen Datenaustausch bei installierten Firewalls und bietet außerdem auch neue Funktionen:
Kostenloser Schutz vor Viren und Würmern für Outlook und Windows Versionen: Outlook 2003, 2002/XP und 2000 In den letzten Ausgaben haben wir bereits über den Sober-Wurm berichtet, dessen Auswirkungen viele Leser immer noch in Form von verstopften E-Mail-Postfächern zu spüren bekommen. Aufgrund der großen Resonanz haben wir uns entschlossen, in einem Tipp der Woche noch einmal etwas ausführlicher auf die Möglichkeiten zum Schutz vor Viren und Würmern einzugehen. Der Sober-Wurm macht deutlich, dass nicht immer Sicherheitslücken für die Verbreitung von Viren und Würmern verantwortlich sind. Zu viele Anwender haben immer noch keinen Virenscanner installiert und öffnen bzw. starten die Anhänge aus E-Mails bedenkenlos ohne jede weitere Prüfung. Machen Sie es sich daher zum Grundsatz, in Zukunft keine empfangene Datei mehr ohne vorherige Prüfung durch einen Virenscanner zu starten. Als häufigstes Argument gegen ein solches Schutzprogramm wird der Preis genannt, denn es werden nicht nur einmalige Anschaffungskosten für die Software, sondern auch jährliche Abogebühren zur Aktualisierung der Viren-Datenbank fällig. Außerdem haben sich viele Virenschutz-Pakete inzwischen zu unnötig komplexen Programmen entwickelt, die nicht nur kompliziert zu bedienen sind, sondern auch viel Speicherplatz in Anspruch nehmen und die Systemgeschwindigkeit deutlich reduzieren. Ein effektiver und zuverlässiger Schutz ist aber kostenlos und auch ohne Geschwindigkeitseinbußen möglich: ClamWin Free Antivirus wird von einem engagierten Entwickler-Team unter der "GNU General Public License" angeboten. Das Programm ist absolut kostenlos und bietet darüber hinaus einen erstklassigen Aktualisierungsservice für die neuesten Viren-Definitionen, der ebenfalls gratis angeboten wird. ClamWin Free Antivirus ist ein kleines, überschaubares Programm, das sich sowohl in den Windows Explorer als auch in Outlook integrieren kann. Um ClamWin Free Antivirus zu nutzen, laden Sie zunächst die aktuellste Version von der folgenden Adresse herunter: http://www.clamwin.net Zur Installation gehen Sie dann folgendermaßen vor:
Unter Windows können Sie ClamWin Free Antivirus ebenfalls nutzen, aber hier arbeitet er nicht wie viele andere Scanner voll automatisch durch Prüfung jeder gestarteten Datei. Genau dieser Prüfvorgang ist es, der die Systemgeschwindigkeit deutlich reduzieren würde. ClamWin Free Antivirus wird daher etwas anders genutzt:
Schließlich möchten wir Sie noch darauf hinweisen, dass ClamWin Free Antivirus zwar kostenlos ist, aber wenn Sie das Programm nutzen, sollten Sie den Entwicklern zur Anerkennung eine kleine freiwillige Spende zukommen lassen. Nähere Informationen dazu erhalten Sie, wenn Sie im ClamWin-Dialog ?-About CLamWin aufrufen und auf Support this project klicken.
Haben Sie Fragen zu Outlook 2003, 2002/XP, 2000 oder 97/98? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an: outlook-helpline@smarttools.de Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter. JPG-Anhänge erscheinen beim Empfänger als WINMAIL.DAT-Datei Versionen: Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 97 FRAGE: Wenn ich mit Outlook eine Mail verschicke, der ich eine oder mehrere JPG-Dateien angehängt habe, erhält der Empfänger lediglich eine unlesbare Datei mit der Bezeichnung: WINMAIL.DAT. Das passiert nicht, wenn ich die Dateien zum Beispiel aus meinem Internetbrowser über ein Webmail-Konto verschicke. Wie stelle ich dieses Verhalten ab? D. Gorkiewicz ANTWORT: WINMAIL.DAT-Anhänge bereiten immer wieder Kopfschmerzen. Und immer wieder sind es dieselben Gründe, warum dieser unleserliche Dateianhang beim E-Mail-Empfänger ankommt: Der Anhang ergibt sich, wenn Outlook E-Mails als RTF (Rich Text Format) verschickt. Andere E-Mail-Programme können damit nichts anfangen und so landen die nicht interpretierbaren Bestandteile der Mail in der speziellen WINMAIL.DAT-Datei. Generell sollten Sie Ihre Nachrichten im "Nur Text"-Format senden. Das stellen Sie ein, indem Sie Extras-Optionen anwählen und auf die Registerkarte E-Mail-Format wechseln. Dort stellen Sie in der Dropdown-Liste Senden im Nachrichtenformat respektive Verfassen im Nachrichtenformat (Outlook 2002 und 2003) "Nur-Text" ein. In Outlook 98 ist damit automatisch der Einsatz von Word als E-Mail-Editor ausgeschlossen. Da es im Textformat ohnehin keine Formatierungsoptionen gibt, lässt sich das aber leicht verschmerzen. Standardmäßig wird Outlook alle neuen E-Mails nun im reinen Textformat verschicken. Doch es gibt Ausnahmen, und zwar wenn Sie bei einem Kontakt explizit den Versand im RTF-Format eingestellt haben. Falls einige Empfänger trotz allgemeiner Umstellung auf das Textformat immer noch WINMAIL.DAT-Anhänge erhalten, überprüfen Sie deren Eigenschaften in Ihrem Kontaktordner. Dazu öffnen Sie den entsprechenden Kontakteintrag per Doppelklick. Die weitere Vorgehensweise richtet sich nach Ihrer Outlook-Version und deren Installationsart. Wenn Sie mit Outlook 98 oder 2000 im "Nur via Internet-Modus" arbeiten, sehen Sie unter der E-Mail-Adresse des Kontakts ein Kontrollkästchen namens Als Nur-Text senden; versehen Sie es mit einem Häkchen. Bei Outlook 98 und 2000 im "Unternehmen oder Arbeitsgruppe-Modus" klicken Sie die E-Mail-Adresse mit der rechten Maustaste an und rufen im Kontextmenü den Befehl Eigenschaften auf. Danach schalten Sie das Kontrollkästchen für das "Outlook-Rich-Text-Format" aus und bestätigen die Änderung mit Ok. In Outlook 2002 und 2003 klicken Sie die E-Mail-Adresse ebenfalls mit der rechten Maustaste an und im Kontextmenü rufen Sie den Befehl (Outlook-)Eigenschaften auf. Danach öffnen Sie das Dropdown-Feld Internetformat und wählen die Option "Als Nur-Text senden". Bestätigen Sie die Änderung mit Ok. Wiederholen Sie den Vorgang gegebenenfalls für die zweite und/oder dritte E-Mail-Adresse des Kontakts. Und am Ende speichern Sie den aktuellen Kontakt. Spätestens ab der nächsten E-Mail sollte dann wirklich Schluss mit den WINMAIL.DAT-Anhängen sein.
Nachtrag: Adresse mit Anrede in die Zwischenablage kopieren Versionen: Outlook 2003, 2002/XP und 2000 FRAGE: Vielen Dank für Ihr nützliches Makro aus den letzten beiden Ausgaben, das mir bereits eine Menge Zeit und Arbeit gespart hat. Ich nutze es hauptsächlich, um Adressen in Briefe einzufügen und würde das Makro gerne so erweitern, dass es mit der Adresse auch wahlweise eine persönliche Anrede wie "Sehr geehrte Frau Schmidt" in die Zwischenablage kopiert. Allerdings reichen meine VBA-Kenntnisse dazu nicht aus. Können Sie mir ein paar Tipps geben, wie eine solche Erweiterung vorzunehmen ist? H. Friedrichs ANTWORT: Wechseln Sie mit Alt+F11 in die VBA-Entwicklungsumgebung und öffnen Sie das Modul "modAdrToClipboard" per Doppelklick. Geben Sie rechts im VBA-Editor die folgende Deklaration ein: Private Declare Function GetKeyState _ Lib "user32" (ByVal nVirtKey As Long) As Integer Stellen Sie dann die Liste Prozedur (rechts) auf "AdresseKopieren" ein und fügen Sie die folgenden Zeilen vor der Zeile "End With 'ObjCont" ein: If Abs(GetKeyState(16) < 0) Then 'Persönliche Anrede strTmp = String$(3, vbCrLf) & "Sehr geehrte" If (.Sensitivity = olPrivate) Or _ (.Sensitivity <> olPrivate And_ strVorname <> "" And strNachname <> "") _ Then 'Mit Namen strTmp = strTmp & _ IIf(strAnrede = "Herr", "r Herr", _ " " & strAnrede) strTmp = strTmp & " " & strNachname Else 'Geschäftliche Adresse mit Standard-Anrede strTmp = strTmp & " Damen und Herren" End If 'Mit Name oder Standard? strTmp = strTmp & "," & vbCrLf strAdr = strAdr & strTmp End If 'Persönliche Anrede? Speichern Sie die Änderungen per Klick auf das Symbol Speichern (Diskette) oder wählen Sie Datei-<Porjektname> speichern an und verlassen Sie die VBA-Entwicklungsumgebung per Klick auf das kleine Kreuz oben rechts in der Titelleiste. Die Erweiterung funktioniert so: Nach der Zusammensetzung der Adresse prüft das Makro mit Hilfe einer API-Funktion, ob die Umschalt-Taste beim Klick auf das Symbol gedrückt wurde. Ist das der Fall, fügt es der Adresse zwei Leerzeilen und je nach Kontakt-Typ eine Anrede wie "Sehr geehrte Frau Schmidt", "Sehr geehrter Herr Müller" oder "Sehr geehrte Damen und Herren" gefolgt von einem Komma und einer Leerzeile hinzu. Ohne gedrückte Umschalt-Taste wird wie zuvor nur die reine Adresse in die Zwischenablage kopiert.
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