 |
Ausgabe vom 4. November
2004 |
| In dieser
Ausgabe |
Outlook-News & Downloads
- Spotlight: Outlook-Adressen ganz einfach nach Word
übernehmen
- Download-Tipp: Kategorien noch schneller
zuweisen
- News: Umfangreiche Webcast-Serie zum Exchange Server
2003
Outlook-Helpline
- Monatsübersichten über dem Aufgabenblock
verschwunden
- Inhalte von Festplatten-Ordnern in Outlook 2003
anzeigen
| Outlook-News &
Downloads |
Spotlight: Outlook-Adressen ganz einfach nach Word übernehmen
Der SmartTools Brief- und Fax-Manager 2003 reduziert das Erstellen eines neuen Briefes oder Fax-Anschreibens auf wenige Mausklicks. In Zukunft geben Sie keine Adresse mehr doppelt ein, denn Sie können auf Ihre vorhandenen Datenbestände in jeder beliebigen Access 97/2000/2002/2003-Datenbank, in Outlook 2000/2002/2003 oder auf dem Exchange Server zugreifen. Den ganzen Vorgang steuern Sie direkt aus Word 2000, 2002/XP oder 2003(!):
- Per Mausklick in die Symbolleiste des Brief- und Fax-Managers rufen
Sie die Liste der verfügbaren Adressen ab.
- Sie markieren den gewünschten Empfänger.
- Der Assistent öffnet ein neues Dokument auf Grundlage Ihrer
vorbereiteten Brief- oder Fax-Vorlage und fügt die Adresse samt fertiger
Anrede genau an den richtigen Stellen ein.
- Auf Wunsch wird das Dokument automatisch nach dem Brief-Empfänger
sowie dem aktuellen Datum benannt und in einem der vordefinierten
Verzeichnisse gespeichert.
http://www.add-in-world.com/katalog/briefman2003/
Download-Tipp: Kategorien noch schneller zuweisen
Mit Hilfe von Kategorien können Sie Kontakte, Aufgaben, Termine, E-Mails usw. in Outlook noch effektiver organisieren. Nutzen Sie den kostenlosen SmartTools Kategorie-Assistenten, um Zuweisungen in Zukunft noch schneller vorzunehmen: Nach der automatischen Installation steht Ihnen ein neues Menü SmartTools-Kategorien zuordnen-Kategoriezuordnung/Optionen zur Verfügung. Hier wählen Sie aus der Gesamtliste der Kategorien einmalig die Kategorien aus, die Sie besonders häufig verwenden und die daher möglichst schnell ausgewählt werden sollen.
Wenn Sie in Zukunft ein beliebiges Outlook-Element öffnen (Termin, Aufgabe, Kontakt usw.) steht hier ein neues Symbol Kategorien zuordnen zur Verfügung. Klicken Sie die neue Funktion an (Mausklick 1) und nach wenigen Augenblicken erscheint ein Dialogfeld, in dem für jede Ihrer favorisierten Kategorien eine Schaltfläche vorgegeben ist. Hier genügt dann ein weiterer Klick (Mausklick 2) und schon ist die Kategorie zugewiesen. Das Dialogfeld verschwindet automatisch, so dass der komplette Vorgang wirklich mit nur 2 Mausklicks abgeschlossen ist. Sie finden den Gratis-Download unter:
 |
SmartTools
Kategorie-Assistent für
Outlook |
News: Umfangreiche Webcast-Serie zum Exchange Server 2003
In der nächsten Woche startet Microsoft eine Informationsoffensive zum Exchange Server 2003. Zwischen dem 8.11. und 12.11. finden insgesamt 12 verschiedene Webcasts zu Themen wie Mobilität, Sicherheit, Migration von Lotus Domino/Notes, Novell Groupwise oder einer älteren Exchange Server-Version. Außerdem geht es um Administration, Spam-Bekämpfung und Techniken zur Fehlersuche. Eine komplette Übersicht mit ausführlicheren Informationen finden Sie unter der folgenden Adresse:
Webcast-Serie zum Exchange Server 2003
Übrigens: Wenn Sie an einem der Webcasts teilnehmen und anschließend eine Bewertung abgeben, nehmen Sie an der Verlosung eines Exchange-Server mit 5-Lizenzen sowie einigen anderen Preisen teil.
| Outlook-Tipp der
Woche |
Outlook-Daten suchen mit Google, Teil 1
Versionen: Outlook 2000, 2002/XP und 2003
Spätestens seit dem kostenlosen Add-In "LookOut", das wir Ihnen vor einigen Wochen vorgestellt haben, sind die Tage der quälend langsamen Standard-Suchfunktion von Outlook gezählt. LookOut ist fest in Outlook integriert und kann einen Index über Ihren kompletten Datenbestand erstellen, auf den Sie aus Outlook heraus zugreifen können. Dazu gehört also nicht nur Ihr persönlicher Standardordner; LookOut berücksichtigt auch eine oder mehrere PST-Dateien mit Archivdaten und öffentliche Ordner auf dem Exchange Server. Ist der Index einmal erstellt, haben Sie in Sekundenbruchteilen Zugriff auf jedes beliebige Outlook-Element. Sie geben einfach einen Suchbegriff in die von LookOut installierte Symbolleiste direkt in Outlook ein und nach wenigen Augenblicken erschein ein Dialog mit den Ergebnissen. Ein Doppelklick genügt dann, um das entsprechende Outlook-Element zu öffnen.
Als wir Ihnen einen Eindruck von der Geschwindigkeit von LookOut vermitteln wollten, zogen wir einen Vergleich zu Google. Auch hier sind Sie es gewohnt, die Ergebnisse praktisch sofort nach dem Abschicken der Suchdefinition präsentiert zu bekommen. Was damals noch niemand wusste: Google möchte sich in Zukunft nicht nur auf die Suche im Internet beschränken. Ab sofort können Sie auch nach Informationen auf Ihrem eigenen Computer "googlen". Google Desktop Search ist kostenlos, klein und schnell. Sie installieren es innerhalb weniger Minuten auf dem Rechner und durchsuchen dann mit gewohnter Google-Geschwindigkeit:
- Mails in Outlook 2000, 2002/XP und 2003
- Mails in Outlook Express 5 und 6
- Textdateien
- Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien
- AOL Instant Messenger chats
- Webseiten, die Sie im Internet Explorer angezeigt
haben
http://desktop.google.com/
Sehen Sie sich auf dieser Seite zunächst die "Terms & Conditions" und klicken Sie auf Agree and Download, um den Download zu starten. Das Setup ist nur knapp 650 KB groß und ist auch bei einer langsamen Internetverbindung in kürzester Zeit geladen. Vor der Installation sollten Sie noch beachten, dass es sich bei Google Desktop Search zur Zeit noch um eine Beta-Version handelt. Das Entwicklerteam ist also noch dabei, nach Fehlern zu suchen und eventuell sogar weitere Funktionen zu ergänzen. Während unseres Tests konnten wir allerdings keinerlei Probleme mit dem Programm feststellen. Abgesehen davon, verändert Google Desktop Search keine Daten auf Ihrem Rechner, so dass Datenverluste durch einen Programmfehler ausgeschlossen sind.
Nach dem Start des heruntergeladenen Programms ist die Installation innerhalb weniger Augenblicke abgeschlossen und in Ihrem Browser erscheint eine entsprechende Erfolgsmeldung. An dieser Stelle haben Sie nun die Möglichkeit, drei sehr entscheidende Einstellungen vorzunehmen:
- Aktivieren Sie die erste Option, wenn Sie den AOL Instant Messenger
verwendet und die dort geführten Chats indizieren möchten.
- Aktivieren Sie die zweite Option, wenn auch abgesicherte Webseiten
(in der Regel Seiten, auf denen vertrauliche Informationen wie
Kreditkartendaten oder Passwörter abgefragt werden) von Google Desktop
Search indiziert werden sollen. Wir empfehlen, diese Option
auszuschalten!
- Das dritte Kontrollkästchen bestimmt schließlich, ob Google Desktop
Search einige Informationen zu Ihrem Einsatz des Tools und über
eventuelle Programmabstürze an das Entwicklerteam senden darf. Dabei
werden ausdrücklich keine persönlichen Informationen
übertragen.
Allerdings lässt sich Google Desktop Search nicht sinnvoll einsetzen, solange der Gesamtindex nicht erstellt ist. Daher empfiehlt es sich, den Rechner beispielsweise über Nacht eingeschaltet zu lassen, damit dieser einmalige Vorgang abgeschlossen werden kann und Ihre Suche garantiert zu einem korrekten Ergebnis führt. Sie können sich dabei jederzeit über den aktuellen Stand der Indizierung informieren, indem Sie das Symbol von Google Desktop Search in der Taskleiste mit der rechten Maustaste anklicken und das Kontextmenü Status aufrufen. Solange Ihr Index noch nicht vollständig ist, erscheint auf dieser Seite der Hinweis "Note: one-time indexing is in progress". Darunter erscheint eine Übersicht über die Anzahl der Elemente, die zur Zeit indiziert sind. Die Seite können Sie jederzeit aufrufen, um sich einen Überblick über den aktuellen Stand des Index zu verschaffen.
Ein ganz besonderes Augenmerk müssen Sie noch auf die Indizierung Ihrer Outlook-Elemente richten. Zunächst einmal müssen Sie beachten, dass Google Desktop Search im Gegensatz zu LookOut ausschließlich E-Mails in den Index aufnimmt. Aufgaben, Notizen, Adressen usw. bleiben unberücksichtigt, aber in der Regel besteht der größte Recherchebedarf sowieso in den Mails. Google Desktop Search kann nach der Installation erst dann zum Anlegen des ersten Index auf Outlook zugreifen, wenn Sie das Programm neu starten. Sie müssen es also gegebenenfalls beenden und erneut aufrufen. Außerdem müssen Sie entscheiden, welche PST-Dateien das Programm in die Suche einbeziehen soll. Standardmäßig ist nur die Standard-PST-Datei geöffnet, aber häufig haben Sie aus Speicherplatzgründen bereits Daten in eine oder mehrere Archiv-PST-Dateien ausgelagert. Damit Google Desktop Search diese Dateien ebenfalls indiziert, müssen Sie sie in Outlook über Datei-Öffnen-Outlook-Datendatei laden!
Wenn Sie diesen Schritten bis zu dieser Stelle gefolgt sind, sollten Sie je nach Umfang des Datenbestands nach wenigen Stunden über einen kompletten Index Ihres Datenbestandes verfügen. Über den Indizierungsvorgang selber müssen Sie sich danach nie wieder Gedanken machen: nachdem der Index einmal erstellt ist, wird er in Zukunft von Google Desktop Search automatisch im Hintergrund aktualisiert. Nächste Woche werden wir darauf eingehen, wie Sie die nahezu grenzenlosen Suchmöglichkeiten von Google Desktop Search einsetzen können, um mit wenig Aufwand Informationen in Ihren Outlook-Mails, Word-Dokumenten usw. ausfindig zu machen.
|
ANZEIGE Endlich eine komfortable Datensicherung für
OutlookWas würde passieren, wenn Ihre Outlook-Daten plötzlich und unerwartet verloren gehen? Sie verlieren meistens nicht nur E-Mails, sondern auch wichtige Adressen, Termine aus dem Kalender, Aufgaben und Notizen. Hinzu kommt ein erheblicher Einrichtungsaufwand, um alle Filter und Regeln, Kategorien, Signaturen, Symbolleisten und E-Mail-Konten so einzurichten, dass Sie wieder wie gewohnt arbeiten können. Mit dem brandneuen SmartTools Outlook Backup haben Sie diese Probleme zuverlässig im Griff:
http://www.add-in-world.com/katalog/outlook-backup/ |
| Outlook-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Outlook 97, 98, 2000, 2002/XP oder 2003? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an:
outlook-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Monatsübersichten über dem Aufgabenblock verschwunden
Versionen: Outlook 98, 2000, 2002/XP und 2003
FRAGE: Aus unerfindlichen Gründen sind im Tageskalender die kleinen Monatsübersichten über dem Aufgabenblock verschwunden. Da ich die Übersichten häufig zum schnellen Verschieben von Terminen eingesetzt habe, wäre es schön, wenn sie sich möglichst unkompliziert wiederherstellen ließen. Wissen Sie Rat?
M. Fechler
ANTWORT: Wahrscheinlich haben Sie die obere Kante des Aufgabenblocks aus Versehen nach oben gezogen. So nimmt der Aufgabenblock jetzt vermutlich die gesamte Höhe des Kalenders ein. Die Monatsübersichten können Sie aber ebenso schnell wiederherstellen.
Dazu zeigen Sie mit der Maus auf die obere Kante des Aufgabenblocks (direkt über den Titel "Aufgabenblock"). Der Mauszeiger wird an dieser Stelle zu einem nach oben und unten weisenden Doppelpfeil. Dann ziehen Sie den Mauszeiger bei gedrückter linker Maustaste so weit nach unten, bis ein Markierungsbalken erscheint und ein Stück weiter unten "einrastet". Diese Position entspricht der Höhe einer Monatsübersicht. Sobald Sie die Maustaste loslassen, haben Sie Ihren "Minikalender" wieder.
Übrigens: Wenn Sie den Mauszeiger noch weiter nach unten ziehen würden, könnten Sie zwei übereinander angeordnete Monatsübersichten einrichten. Und wenn Sie nicht die obere sondern die linke Kante des Aufgabenblocks ziehen, beeinflussen Sie die Anzahl der nebeneinander angezeigten Minikalender.
|
ANZEIGE Tool-Tipp: SmartTools
Fritzfax-AssistentSerienfaxe mit Word und FRITZ!fax: Sie legen nur noch das Seriendokument an und der Assistent verschickt automatisch ein Fax nach dem anderen an die gewünschten Empfänger. http://www.add-in-world.com/katalog/fritzfaxassi/ |
Inhalte von Festplatten-Ordnern in Outlook 2003 anzeigen
Versionen: Outlook 2003
FRAGE: Ich bin auf Outlook 2003 umgestiegen und bin verwundert. Bisher habe ich in Outlook 2002/XP die Möglichkeit genutzt, auch die Inhalte von Festplatten-Ordnern direkt in Outlook anzuzeigen. In der aktuellen Version finde ich diese Funktion einfach nicht mehr.
H. Bergmann
ANTWORT: Sie suchen leider vergeblich, denn in Outlook 2003 hat Microsoft diese nützliche Funktion aus unerklärlichen Gründen entfernt. Wir halten Sie auf dem Laufenden, ob sich durch eine Erweiterung Abhilfe schaffen lässt, aber zur Zeit sieht es so aus, als ob Sie darauf verzichten müssen.
| Newsletter-Tipp |
Excel-Tipps kostenlos per E-Mail
SmartTools Excel Weekly ist ein kostenloser E-Mail-Newsletter, der Ihnen jede Woche interessante Tipps rund um Excel 97, 2000, 2002/XP und 2003 liefert:
- Neue Rechenfunktionen für Ihre Tabellen
- Nützliche VBA-Prozeduren
- Undokumentierte Parameter und Funktionen
- Infos zu Bugs und Patches
- Wichtige Download-Links
- Helpline für Ihre Fragen zu Excel
| Abonnementverwaltung |
Um SmartTools Outlook Weekly abzubestellen, senden Sie einfach das Kommando "unsubscribe" an die Adresse
outlook-weekly-html-request@smarttools.de
Bitte beachten Sie, daß das Kommando im Nachrichtentext stehen muß (nicht im Betreff) und Sie keine Mail im HTML-Format senden dürfen. Weitere Informationen zur Verwaltung der Liste erhalten Sie mit dem Kommando "help" an dieselbe Adresse.
|
Copyright © 2004 SmartTools Publishing Thomas
Tai