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Ausgabe vom 4. Mai
2005 |
| In dieser
Ausgabe |
Outlook-News & Downloads
- Spotlight: Mailwasher Pro - die perfekte
Outlook-Ergänzung gegen Spam, Würmer und unerwünschte E-Mail
- Download-Tipp: Excel-Daten ganz einfach per E-Mail
verschicken
- Techinfo: Outlook optimal mit Exchange Server 2003
einsetzen
Outlook-Helpline
Newsletter-Tipp
| Outlook-News &
Downloads |
Spotlight: Mailwasher Pro - die perfekte Outlook-Ergänzung gegen Spam, Würmer und unerwünschte E-Mail
Der Junk-Mail-Filter von Outlook und eine schier unüberschaubare Anzahl von Zusatzprogrammen sollen Sie von unerwünschten Mails befreien. Der Nachteil dieser Lösungen: Die Nachrichten werden zunächst kosten- und zeitintensiv auf Ihren Rechner heruntergeladen und erst dann analysiert, sortiert oder gegebenenfalls gelöscht.
Mailwasher Pro ist die revolutionäre Alternative - das bereits millionenfach bewährte Programm wird ab sofort von SmartTools Publishing in einer komplett deutschen Version angeboten. Das Konzept:
- Mit Mailwasher Pro bestimmen Sie alleine, welche Mails von Outlook
überhaupt auf Ihren Computer geladen werden.
- Viren, Würmer, Spam, Mails mit umfangreichen Anhängen und andere
unerwünschten Nachrichten werden bereits auf dem Mailserver gelöscht, so
dass sie erst gar nicht auf ihren Computer gelangen.
- Mailwasher Pro kann gefährliche und unerwünschte Mails automatisch
erkennen. Das Programm sortiert die Nachrichten für Sie vor. Auf Wunsch
kontrollieren Sie die Liste noch und löschen dann per Mausklick alle
gefährlichen und nicht erwünschten Mails direkt auf dem Mailserver.
- Outlook wird erheblich entlastet. Sie sparen Zeit und Geld, weil nur
noch die Mails komplett geladen werden, die Sie auch wirklich empfangen
möchten.
- Mailwasher Pro kann sowohl normale Mailkonten (POP3), als auch IMAP,
AOL und Hotmail von Spam befreien.
Nähere Informationen zu Mailwasher Pro und dem zurzeit gültigen Einführungspreis mit 15% Rabatt finden Sie unter:
http://www.add-in-world.com/katalog/mailwasher-pro/
Download-Tipp: Excel-Daten ganz einfach per E-Mail verschicken
Sie möchten die Rabattstaffel aus einer Excel-Tabelle mit möglichst wenig Aufwand an einen Kunden verschicken? Ein Kollege benötigt ein bestimmtes Tabellenblatt aus einer umfangreicheren Arbeitsmappe? In Zukunft sind dazu nur noch ein paar Mausklicks notwendig: der kostenlose SmartTools Excel-Mailer integriert sich in Excel und lässt sich nach der automatischen Installation jederzeit über das Menü Extras starten.
Sie markieren dann beispielsweise einen beliebigen Tabellenbereich, starten den SmartTools Excel-Mailer und nach zwei Mausklicks erscheint auf dem Bildschirm eine neue Mail in Outlook mit dem gewünschten Tabellenausschnitt inklusive aller Formatierungen.
Auf Wunsch können Sie einen Bereich auch als Anhang verschicken oder wahlweise ein ganzes Tabellenblatt bzw. die komplette Tabelle. Die Konfiguration erfolgt schnell und komfortabel über ein übersichtliches Dialogfeld. Sie finden den kostenlosen Download unter:
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SmartTools
Excel-Mailer |
Techinfo: Outlook optimal mit Exchange Server 2003 einsetzen
Mit dem "Exchange Server 2003 Client Access Guide" steht ein umfangreiches White Paper für die Anbindung von Outlook an den Exchange Server 2003 zur Verfügung. Die Erläuterungen der TechNet-Spezialisten richten sich dabei vor allem an Administratoren, die für einen Exchange Server 2003 sowie die Client-Anbindung verantwortlich sind, aber auch Entwickler von Exchange- oder Outlook-Lösungen finden interessante Hintergrundinformationen.
Die Autoren erläutern zunächst die verschiedenen Anbindungskonzepte, darunter das erweiterte Outlook Web Access, den neu eingeführten Caching-Modus von Outlook 2003 oder "RPC over HTTP". Weitere Kapitel befassen sich mit Installation und Konfiguration des Servers und der Clients und liefern nützliche Links auf Beiträge mit weiterführenden Beiträgen. Sie können den "Exchange Server 2003 Client Access Guide" wahlweise online durcharbeiten oder als Word-Dokument herunterladen:
Online-Kapitel (nur Englisch)
Handbuch-Download (Deutsch)
| Outlook-Tipp der
Woche |
Kalenderübersicht mit benutzerdefinierten Formularfeldern ausdrucken, Teil 2
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP und 2000
Wenn Sie Terminübersichten in Outlook drucken, werden benutzerdefinierte Felder dabei standardmäßig nicht berücksichtigt. Wir haben Ihnen in der letzten Woche ein kleines VBA-Makro vorgestellt, das dieses Problem löst, indem Word für die Druckausgabe verwendet wird. Sind Sie unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung gefolgt, haben Sie das Makro eingegeben und an Ihre individuellen Felder angepasst. Um nun die Kalenderübersicht zu erstellen, drücken Sie Alt+F8, womit Sie ein Dialogfenster mit den verfügbaren Makros öffnen. Doppelklicken Sie auf den Makronamen "Terminausgabe".
Sie werden dann aufgefordert, Anfangs- und Enddatum des Ausgabezeitraums einzugeben, und nach Abschluss der Makroausführung erscheint ein Meldungsfenster mit dem Hinweis, dass Sie die Kalenderübersicht in Word betrachten können. Den Druckvorgang müssen Sie schließlich aus Word heraus starten.
Zu den Details des Makrocodes: Die Prozedur erfragt den Druckzeitraum zunächst mit zwei InputBox-Funktionen. Die daraus resultierende Differenz "lngDifferenz" benötigen Sie später als Obergrenze für eine For...Next-Schleife, in der Sie die Termine tageweise abfragen.
Danach erstellen Sie eine Objektreferenz auf die Word-Anwendung, wobei geprüft wird, ob Word bereits läuft. Unter diesen Voraussetzungen bezieht sich "objWordApp" auf die laufende Instanz. Mit der Anweisung
Set objWordDoc = objWordApp.Documents.Add()
erstellen Sie ein neues Dokument für die Kalenderübersicht.
Im nächsten Prozedurteil lesen Sie die Termine des Outlook-Kalenders aus. Damit Terminserien berücksichtigt werden, sortieren Sie die Kalendereinträge nach dem Beginn (dem Feld "[Start]") und schließen wiederkehrende Ereignisse ein.
Darauf folgt die bereits erwähnte For...Next-Schleife. Darin fassen Sie jeweils mit Hilfe der Restrict-Methode die Termine eines Tages als Gruppe von Outlook-Elementen zusammen. In Word schreiben Sie die Outlook-Daten dann immer an die aktuelle Einfügeposition ("objWordApp.Selection"). Um die Lesbarkeit zu erhöhen, werden die Einträge per Font-Eigenschaften unterschiedlich formatiert: Die Datumsüberschrift ("datBeginn + i") ist fett in der Schriftart "Arial 12 Punkt"; die Zeitspanne eines Termins ("objTermin.Start" und "objTermin.End") sowie die Betreffzeile ("objTermin.Subject") sind fett in der Schriftart "Times New Roman 10 Punkt"; die restlichen Termindetails sind normal in der Schriftgröße 10 Punkt.
Für die benutzerdefinierten Felder ist die If-Abfrage interessant. Damit prüfen Sie, ob ein Termin mit dem angepassten Formular erfasst worden ist. In diesem Fall durchlaufen Sie alle benutzerdefinierten Eigenschaften mit einer For Each...Next-Schleife:
For Each objBenutzerfeld In objTermin.UserProperties
.TypeText objBenutzerfeld.Name & ": " & _
objBenutzerfeld.Value
.TypeParagraph
Next objBenutzerfeld
Sie lassen jeweils den Namen und den Wert der benutzerdefinierten Felder ("UserProperties") ausgeben. Wenn Sie den Code anpassen wollen, um gezielt ein bestimmtes Feld herauszugreifen, können Sie dessen Namen verwenden. Wenn Sie zum Beispiel ein benutzerdefiniertes Feld namens "Kundennummer" angelegt haben, lesen Sie mit folgender Codezeile den zugeordneten Wert aus:
<Terminobjekt>.UserProperties("Kundennummer").Value
<Terminobjekt> steht für die Objektvariable eines Kalenderelements - in der Beispielprozedur ist das "objTermin".
Nachdem alle Tage des Ausgabezeitraums in der For...Next-Schleife abgearbeitet worden sind, geben Sie den Speicherplatz für die Objektvariablen wieder frei, indem Sie sie auf den Wert "Nothing" setzen. Und danach blenden Sie per MsgBox-Funktion das abschließende Meldungsfenster ein.
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Weitere Informationen zu dieser brandneuen Outlook-Erweiterung finden Sie unter: http://www.add-in-world.com/katalog/olxteamoutlook/ |
| Outlook-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Outlook 2003, 2002/XP, 2000, 98 oder 97? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an:
outlook-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Outlook-Daten von einem auf den anderen PC übertragen
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 98
FRAGE: Ich arbeite zu Hause mit einem normalen PC, auf dem ich Outlook einsetze und intensiv nutze. Jetzt habe ich mir für den mobilen Einsatz ein Notebook angeschafft, auf dem ich ebenfalls mit Outlook arbeiten möchte. Wie bekomme ich meine Outlook-Daten vom PC auf das Notebook?
U. Schröter
ANTWORT: Am schnellsten und einfachsten erreichen Sie das mit der Import-/Exportfunktion von Outlook:
- Starten Sie Outlook auf Ihrem Heim-PC und wählen Sie Datei-Importieren/Exportieren an.
- Aktivieren Sie den Listeneintrag zum "Exportieren in eine Datei" und
klicken Sie dann auf Weiter.
- Als Dateityp markieren Sie
"Persönliche Ordner-Datei (.pst)". Anschließend fahren Sie mit der
Schaltfläche Weiter fort.
- Markieren Sie die höchste Ebene in der daraufhin angezeigten
Ordnerstruktur. In Ihrem Fall wird das die Ebene "Persönliche Ordner"
sein. Falls Sie Daten aus Outlook mit angeschlossenem Exchange Server
exportieren wollen, müssen Sie die Ebene für Ihr Exchange-Postfach
markieren. Achten Sie außerdem darauf, dass das Kontrollkästchen Unterordner einbeziehen (Outlook 2002/2003)
bzw. Untergeordnete Ordner einbeziehen
(Outlook 98/2000) mit einem Häkchen versehen ist. Danach gehen Sie mit
der Schaltfläche Weiter zur nächsten
Dialogfeldseite.
- Geben Sie einen Dateinamen für die PST-Datei an; mit der
Schaltfläche Durchsuchen können Sie
schnell in das gewünschte Zielverzeichnis auf Ihrer Festplatte wechseln.
Dann klicken Sie auf Fertig
stellen.
- Sofern es sich um eine neue PST-Datei handelt, zeigt Outlook
anschließend ein Fenster mit weiteren Details an. Akzeptieren Sie die
Standardeinstellungen einfach mit Ok.
- Beenden Sie Outlook, um nachfolgende Zugriffe auf die PST-Datei zu
ermöglichen.
Um die Outlook-Daten danach auf das Notebook zu übertragen, gehen Sie wie folgt vor:
- Starten Sie Outlook auf Ihrem Notebook und rufen Sie Datei-Importieren/Exportieren auf.
- Markieren Sie den Listeneintrag zum "Importieren aus anderen
Programmen oder Dateien" und fahren Sie dann mit einem Klick auf Weiter fort.
- Wählen Sie den Dateityp
"Persönliche Ordner-Datei (.pst)" aus und klicken Sie erneut auf Weiter.
- Nun öffnen Sie mit Hilfe der Schaltfläche Durchsuchen die PST-Datei, in die Sie Ihre
Kontaktinformationen exportiert hatten (zum Beispiel auf der CD oder im
freigegebenen Netzwerkordner). Anschließend wählen Sie die Schaltfläche
Weiter an.
- Markieren Sie den obersten Listeneintrag und aktivieren Sie das
darunter stehende Kontrollkästchen Unterordner
einbeziehen bzw. Untergeordnete Ordner
einbeziehen. Als Ziel wird automatisch die Option Elemente in denselben Ordner importieren in
und die "Persönlichen Ordner" bzw. das "Postfach" auf dem Notebook
gewählt. Danach schließen Sie den Importvorgang mit der Schaltfläche
Fertig stellen ab.
Wenn Sie zusätzlich auch die Einstellungen für E-Mail-Konten, Signaturen, Symbolleisten usw. auf einen anderen Computer übertragen wollen, sollten Sie "SmartTools Outlook-Backup" einsetzen. Weitere Informationen erhalten Sie auf folgender Internetseite:
http://www.add-in-world.com/katalog/outlook-backup/
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ausgebenDas Komplettpaket zum Erstellen von Barcodes in Excel, Access und Word. Ganz einfach und komfortabel. Alle wichtigen Barcodetypen sind bereits einhalten. Zum Beispiel:
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Umgang mit Kopfzeilenverwaltung vereinfachen
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 97/98
FRAGE: Der Zugriff auf die einzelnen Funktionen von "Mit Kopfzeilen arbeiten" über das entsprechende Menü ist recht mühsam. Durch die Verwendung mehrerer Untermenüs verliert man hier schnell die Übersicht. Mehrere gleichzeitig im Posteingang markierte E-Mails lassen sich zudem über das Kontextmenü nicht gemeinsam beispielsweise zum Löschen kennzeichnen. Kann man die Handhabung nicht irgendwie vereinfachen?
V. Kohn
ANTWORT: Sie können für die Funktion "Mit Kopfzeilen arbeiten" ein eigenständiges Dropdown-Menü in eine der Symbolleisten aufnehmen:
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die betreffende
Symbolleiste und wählen Sie das Kontextmenü Anpassen an.
- Wechseln Sie auf die Registerkarte "Befehle" und markieren Sie den
Eintrag "Extras" in der Liste Kategorien.
- Ziehen Sie den Eintrag "Mit Kopfzeilen arbeiten" aus der Liste
"Befehle" an die gewünschte Position in die Symbolleiste.
- Verlassen Sie den "Anpassen"-Dialog mit einem Klick auf Schließen.
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Office 2003 und XP-Tipps kostenlos per E-Mail
Der SmartTools Office XP Insider ist ein kostenloser E-Mail-Newsletter, der sich ausschließlich mit den Funktionen von Office 2003 und XP beschäftigt:
- Praktische Tipps zur Installation
- Tipps und Workshops zum optimalen Einsatz der neuen Funktionen
- Wichtige Infos und Tipps für den Umstieg von anderen
Office-Versionen
- Download-Links zu aktuellen Erweiterungen und Service Releases für
Office XP/2003
- Helpline für Ihre individuellen Fragen zu Office XP und
2003
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