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Ausgabe vom 4. August
2005
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Outlook-News &
Downloads
Outlook-Tipp der Woche
Outlook-Helpline
Newsletter-Tipp
Spotlight: Diagramme in TV-Qualität für Excel &
PowerPoint
Endlich professionelle Geschäftsgrafiken
in Ihren Excel-Tabellen und PowerPoint-Präsentationen: Mit Amigo 2000
steht eine leistungsfähige Erweiterung zur Verfügung, die Ihnen mit
minimalem Aufwand die Erstellung professioneller Diagramme in
verblüffender Qualität ermöglicht.
Amigo 2000 wurde in der Ausgabe
3/2004 der Fachzeitschrift "c't" getestet und für gut befunden. In dem
Artikel, in dem verschiedene Office-Erweiterungen vorgestellt wurden,
heißt es unter anderem:
"Mit Amigo 2000 gibt es jedoch eine
Möglichkeit, auch Excel-Zahlen in sehenswerte Diagramme zu überführen, die
man sonst in Hochglanzmagazinen oder TV-Wahlanalysen sieht."
Der
Schlüssel dabei ist die integrierte "Rendering-Funktion". Per Mausklick
wird das komplette Diagramm neu berechnet und erscheint dann in einem
raffinierten 3D-Look. Dabei benötigen Sie keine spezielle 3D-Grafikkarte,
sondern können das Programm auf jedem System nutzen, auf dem auch Office
2003, XP, 2000 oder 97 im Einsatz sind. Weitere Informationen und viele
Beispiele finden Sie unter:
Diagramme in
TV-Qualität
Download-Tipp:
Komfortabler Zugriff auf Outlook-Notizen aus Excel, Word und
Access
Mit dem SmartTools Notizen-Add-In können Sie
mit wenig Aufwand direkt aus Excel, Word oder Access auf Ihre
Outlook-Notizen zugreifen. Nach der automatischen Installation, steht
Ihnen ein neues Symbol zur Verfügung, über das Sie das neue Add-In
jederzeit aufrufen können. Die wichtigsten Funktionen:
- Legen Sie neue Notizen aus Excel, Word oder Access an, wobei Sie auf
Wunsch eine markierte Zeichenkette automatisch übernehmen können.
- Bei neuen Notizen können Sie sowohl Farbe als auch Kategorie
beliebig festlegen.
- Wenn Sie den Text einer Outlook-Notiz in Excel, Word oder Access
verwenden möchten, rufen Sie das Add-In auf und Ihnen wird automatisch
eine Liste der verfügbaren Notizen angezeigt. Ein Doppelklick genügt und
die Daten werden als Notiz in die aktuelle Zelle
eingefügt.
Das Notizen-Add-In gibt es kostenlos in drei
Versionen für Excel, Word und Access:
Notizen-Add-In
für Word 97/2000
Notizen-Add-In
für Excel 97/2000
Notizen-Add-In
für Access 97/2000
Update:
Neuer Hotfix für Outlook 2002/XP
Microsoft hat vor
kurzem einen weiteren Bugfix für Outlook 2002/XP bereitgestellt. Unter der
folgenden Adresse finden Sie weitere Informationen. Bitte beachten Sie,
dass ein direkter Download nicht angeboten wird; Sie müssen den Hotfix
explizit beim Support anfordern, wenn Sie von den entsprechenden Problemen
betroffen sind:
Outlook
2002 hotfix package vom 2. Juni Mai 2005
Behobene
Probleme: Wenn Sie per VBA-Makro Text in eine neue E-Mail einfügen und
dabei eine ganz bestimmte Eigenschaft verwendet wird, funktioniert
plötzlich die Tab-Taste nicht mehr.
Im Tipp der Woche finden
Sie ab sofort einmal im Monat die Outlook-Kolumne. Der Autor Peter Raddatz
ist anerkannter Outlook-Spezialist und trägt für sein Engagement als "Doc
Outlook" in der Outlook-Newsgroup von Microsoft bereits seit mehreren
Jahren den Titel "Most Valuable Professional" (MVP) für
Outlook.
Kolumne: Arbeiten Sie auch
in Outlook mit Vorlagen wie in Word Versionen: Outlook
2003, 2002/XP, 2000 und 97
Wenn Sie mit Ihrer Textverarbeitung
öfters Dokumente mit gleichem Aussehen erstellen (zum Beispiel Briefe,
Rechnungen, Faxe usw.), bietet beispielsweise Word die Möglichkeit, sich
eine entsprechende Dokumentvorlage anzulegen. So müssen Sie nicht in jedem
neuen Brief beispielsweise Ihre Adresse oder andere gleich bleibende
Textabschnitte des Brief-Formulars erneut anlegen.
Damit das
funktioniert, speichern Sie die entsprechenden Dateien nicht als normale
Dokumente, sondern als Dokumentvorlage ab. Sie verwenden dazu das
Dialogfeld Datei-Speichern unter, wobei
Sie den Dateityp explizit auf "(*.dot)
(Dokumentenvorlage)" einstellen müssen. Wenn Sie dann in Zukunft einen
neuen Brief schreiben möchten, beginnen Sie nicht mit einem leeren
Dokument, sondern Sie wählen die entsprechende Vorlage aus. Word legt
daraufhin eine Kopie dieser Vorlage als neues Dokument für Sie an und alle
festen Elemente wie Absender, Logo usw. sind bereits für Sie
vorgegeben.
Wenig bekannt ist die Tatsache, dass auch Outlook eine
komfortable Möglichkeit bietet Vorlagen von immer wieder benötigten
E-Mails zu erstellen. Die erforderlichen Schritte dazu gleichen denen in
Word.
Zunächst einmal müssen Sie aber beachten: Outlook Vorlagen
können nur angelegt werden, wenn Outlook auch der E-Mail-Editor ist. Falls
Sie sich für Word als E-Mail-Editor entschieden haben, deaktivieren Sie
bitte diese Einstellung für die Dauer der Erstellung der Vorlagen in den
Optionen von Outlook:
- Wählen Sie das Extras-Optionen
an.
- Wechseln Sie auf das Register "E-Mail-Format".
- Unter Nachrichtenformat markieren
Sie den Eintrag "E-Mail mit Microsoft Word bearbeiten".
Legen
Sie dann Ihre Vorlage zunächst wie eine ganz normale E-Mail an und geben
Sie feste Textelemente sowie alle gewünschten Optionen wie Signatur,
Bilder, Konto für den Versand, Formatierungen usw. vor. Fügen Sie am
besten an den Stellen, die für jede Mail angepasst werden müssen (zum
Beispiel die Anrede) einen Platzhalter wie "?????" ein, der Sie daran
erinnern soll, dass an dieser Stelle Text eingefügt werden muss. Speichern
Sie diese Mail dann als Vorlage ab:
- Wählen Sie das im Menü Datei-Speichern
unter an.
- Wechseln Sie in das Verzeichnis, in dem Sie die Vorlage abspeichern
möchten.
- Vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen, wählen Sie als Dateityp den Eintrag "Outlook Vorlage" aus
und bestätigen Sie mit Speichern.
Um dann in Zukunft die
die Vorlage aufzurufen, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Wählen Sie das Menü Datei-Neu-Formular
auswählen an.
- Markieren Sie im Feld Suchen in
den Eintrag "Vorlagen im Dateisystem".
- Wechseln Sie gegebenenfalls noch in das Verzeichnis, in dem Sie Ihre
Vorlage gespeichert haben, markieren Sie sie und bestätigen Sie mit
Öffnen.
Das Ergebnis ist eine neue E-Mail, in der alle
Einstellungen und Texte Ihrer Vorlage bereits vorgegeben sind.
Mit
einem weiteren kleinen Trick können Sie noch den Aufruf der Vorlagen etwas
beschleunigen, denn das Geklicke durch die Verzeichnisse ist häufig doch
etwas zeitraubend:
- Legen Sie in Outlook einen neuen Mail-Ordner mit dem Namen
"Vorlagen" an.
- Markieren Sie im Windows Explorer Ihre abgespeicherten Vorlagen,
klicken Sie sie mit der rechten Maustaste an und rufen Sie das
Kontextmenü Kopieren auf.
- Anschließend wechseln Sie in Outlook in Ihren neu erstellen
Vorlagen-Ordner, klicken mit der rechten Maustaste in den freien Bereich
das Ordners und wählen das Kontextmenü Einfügen an.
In Zukunft genügt
dann ein Doppelklick auf die gewünschte Datei in Ihrem Vorlagenordner und
Outlook legt sofort eine neue Mail mit den entsprechenden Vorgaben
an.
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Die perfekte Outlook-Ergänzung gegen Spam, Würmer und
andere unerwünschte E-Mail
Der Junk-Mail-Filter
von Outlook und viele Zusatzprogramme sollen Sie von unerwünschten
Mails befreien. Mailwasher Pro ist die revolutionäre
Alternative:
- Viren, Würmer, Spam, Mails mit umfangreichen Anhängen und
andere unerwünschten Nachrichten werden bereits auf dem Mailserver
gelöscht, so dass sie erst gar nicht auf ihren Computer
gelangen.
- Mailwasher Pro kann gefährliche und unerwünschte Mails
automatisch erkennen.
- Outlook wird erheblich entlastet. Sie sparen Zeit und Geld,
weil nur noch die Mails komplett geladen werden, die Sie wirklich
empfangen möchten.
- Mailwasher Pro ist ideal, wenn Sie Mails beispielsweise auf
Reisen über eine langsame und teure Verbindung abrufen. Reduzieren
Sie den Mailabruf gezielt nur auf die Nachrichten, die Sie auch
lesen möchten.
- Mailwasher Pro ist dank komfortabler Assistenten in wenigen
Minuten eingerichtet und sofort einsatzbereit.
Nähere
Informationen finden Sie unter:
Mailwasher
Pro für Outlook
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Haben
Sie Fragen zu Outlook 2003, 2002/XP, 2000 oder 97/98? Dann wenden Sie sich
mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!)
an:
outlook-helpline@smarttools.de
Unser
Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an
dieser Stelle im Newsletter.
Befehl
zum Aufruf des Newsreader verschwunden Versionen:
Outlook 2003
FRAGE: Ich bin inzwischen
auf Outlook 2003 umgestiegen. Jetzt vermisse ich die Möglichkeit, direkt
aus Outlook den Newsreader aufrufen zu können. In meiner früheren
Outlook-Version konnte ich Ansicht-Gehe
zu-News anwählen, woraufhin sich Outlook Express als Newsreader
öffnete. Den Befehl News kann ich in
Outlook 2003 nicht mehr finden. Habe ich etwas übersehen? V.
Schulte-Driesen
ANTWORT: In Outlook 2003
befindet sich der Befehl News in der Tat
nicht mehr in der Original-Menüstruktur. Durch Anpassung der
Menü-/Symbolleisten erhalten Sie aber schnell wieder die gewohnte
Funktionalität. Hier die Details:
- Wählen Sie das Menü Ansicht-Symbolleisten-Anpassen an.
- Wechseln Sie auf die Registerkarte "Befehle".
- Markieren Sie in der Liste Kategorien den Eintrag "Wechseln zu".
- Blättern Sie die Liste Befehle
fast bis zum Ende durch, bis Sie den Eintrag "News" sehen.
- Ziehen Sie den Listeneintrag "News" mit der Maus auf das
Outlook-Menü Wechseln zu und warten
Sie, bis sich das Menü öffnet. Halten Sie dabei weiter die linke
Maustaste gedrückt. Nun ziehen Sie den Listeneintrag an eine beliebige
Stelle in dem aufgeklappten Menü. An der gewünschten Position lassen Sie
die Maustaste wieder los.
- Klicken Sie im Dialogfeld Anpassen
auf die Schaltfläche Schließen.
Ab sofort können Sie
Ihren Standard-Newsreader über das Menü Wechseln
zu und den Befehl News wieder
direkt aus Outlook starten.
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Erweiterte Version des OLXDuplicateChecker findet ab
sofort Duplikate in allen Ordnern
Der bewährte
OLXDuplicateChecker kann jetzt noch mehr! Ab sofort finden und
entfernen Sie nicht nur doppelte Adressen, sondern auch beliebige
andere Duplikate aus anderen Ordnern in Outlook oder auf dem
Exchange Server. Mit wenigen Mausklicks finden Sie:
- doppelte E-Mail
- doppelte Aufgaben
- doppelte Termine
- doppelte Journal-Einträge
- und natürlich doppelte Adressen
Mit dem
OLXDuplicateChecker können Sie all diese Duplikate innerhalb weniger
Sekunden ausfindig machen und löschen.
Den
OLXDuplicateChecker gibt es in einer Einzelplatzversion zum Löschen
von Duplikaten aus Ihrer persönlichen Ordnerdatei
(PST):
OLXDuplicateChecker
- Einzelplatzversion
...und in einer Serverversion,
wenn Sie Duplikate aus Ordnern auf dem Exchange-Server entfernen
möchten:
OLXDuplicateChecker
- Serverversion
| Geänderte Kontakte kenntlich
machen Versionen: Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und
97/98
FRAGE: Wie kann ich
Kontakte kenntlich machen, die ich in einem öffentlichen Kontaktordner auf
einem Exchange Server bearbeitet bzw. hinzugefügt habe? Ich möchte damit
vor allem andere Benutzer auf die Änderungen hinweisen. S.
Gieß
ANTWORT: Prinzipiell
brauchen Sie nur eine allgemeingültige Ordneransicht für den öffentlichen
Kontaktordner einzurichten, in der Sie eine automatische Formatierung für
geänderte Kontakte festlegen. Unter der Voraussetzung, dass Sie
Administrator-Rechte für den Ordner haben, erreichen Sie das wie
folgt:
- Wechseln Sie in den öffentlichen Kontaktordner auf dem Exchange
Server.
- Wählen Sie das Menü Ansicht-Aktuelle
Ansicht-Ansichten definieren an.
- Um nicht alle Einstellungen von Grund auf neu definieren zu müssen,
kopieren Sie eine der vorhandenen Ansichten – beispielsweise
"Adresskarten". Dazu markieren Sie den gewünschten Ansichtsnamen und
klicken auf die Schaltfläche Kopieren.
- Geben Sie einen geeigneten Namen ein (etwa "Adresskarten mit
Änderungskennzeichnung") und, was besonders wichtig ist, aktivieren Sie
die Option Diesen Ordner, für alle Benutzer
sichtbar. Danach klicken Sie auf Ok.
- Im nächsten Dialogfeld wählen Sie die Schaltfläche Automat. Formatierung an.
- Erstellen Sie nun eine Bedingung, die geänderte Kontakte hervorhebt.
Dazu klicken Sie auf Hinzufügen.
- Geben Sie im Feld Name eine
sinnvolle Bezeichnung wie "Neu/Geändert" ein.
- Stellen Sie mit Hilfe der Schaltfläche Schriftart das gewünschte Zeichenformat für
die geänderten Kontakte ein. Sie könnten sie beispielsweise in roter,
fetter Schrift darstellen.
- Im Dialogfeld Automatische
Formatierung klicken Sie anschließend auf Bedingung.
- Wechseln Sie auf die Registerkarte Erweitert, um ein benutzerdefiniertes
Filterkriterium festzulegen. In diesem Fall klicken Sie erst auf die
Schaltfläche Feld und im aufklappenden
Menü erst auf Alle Kontaktfelder und
dann auf Geändert. Dann stellen Sie im
Dropdown-Listenfeld Bedingung ein, wie
lange das Änderungsdatum zurückliegen soll, bevor die Kontakte wieder
"normal" dargestellt werden sollen. Eine sinnvolle Einstellung wäre
beispielsweise "in den letzten sieben Tagen". Mit einem Klick auf Zur Liste hinzufügen übernehmen Sie das
Filterkriterium in die darüber angezeigte Liste.
- Danach klicken Sie mehrmals auf Ok, bis Sie sich wieder im Dialogfeld mit
den Ansichtsnamen befinden. Darin wählen Sie die Schaltfläche Ansicht übernehmen an.
Die neue
Ordneransicht steht nun allen Benutzern zur Verfügung. Das Problem ist
allerdings, dass Sie keinen Benutzer zwingen können, die neue Ansicht auch
einzusetzen. Sie können Ihre Kolleginnen und Kollegen zwar darauf
aufmerksam machen, dass sie mit der neuen Ansichtsdefinition sofort sehen,
welche Kontakte geändert wurden. Eine Garantie, dass diese
Arbeitserleichterung auch genutzt wird, haben Sie aber nicht.
Access-Tipps kostenlos per
E-Mail
SmartTools Access Weekly ist ein kostenloser
wöchentlicher Newsletter mit interessanten Tipps für Anwender und
Entwickler von Access 2003, 2002/XP, 2000 und 97:
- Aktuelle Informationen über Bugs und Patches
- Helpline für Ihre Fragen zu Access
- Tipps für effektivere Arbeitstechniken
- Undokumentierte Parameter und Funktionen
- Nützliche VBA-Prozeduren
- Download-Links zu Access-Erweiterungen
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