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Gesendet: Mittwoch, 3. August 2005 23:38
An: Outlook Weekly Abonnenten
Betreff: SmartTools Outlook Weekly vom 4.8.2005

 Ausgabe vom 4. August 2005

 In dieser Ausgabe

Outlook-News & Downloads
Outlook-Tipp der Woche
Outlook-Helpline
Newsletter-Tipp
 Outlook-News & Downloads

Spotlight: Diagramme in TV-Qualität für Excel & PowerPoint

Endlich professionelle Geschäftsgrafiken in Ihren Excel-Tabellen und PowerPoint-Präsentationen: Mit Amigo 2000 steht eine leistungsfähige Erweiterung zur Verfügung, die Ihnen mit minimalem Aufwand die Erstellung professioneller Diagramme in verblüffender Qualität ermöglicht.

Amigo 2000 wurde in der Ausgabe 3/2004 der Fachzeitschrift "c't" getestet und für gut befunden. In dem Artikel, in dem verschiedene Office-Erweiterungen vorgestellt wurden, heißt es unter anderem:

"Mit Amigo 2000 gibt es jedoch eine Möglichkeit, auch Excel-Zahlen in sehenswerte Diagramme zu überführen, die man sonst in Hochglanzmagazinen oder TV-Wahlanalysen sieht."

Der Schlüssel dabei ist die integrierte "Rendering-Funktion". Per Mausklick wird das komplette Diagramm neu berechnet und erscheint dann in einem raffinierten 3D-Look. Dabei benötigen Sie keine spezielle 3D-Grafikkarte, sondern können das Programm auf jedem System nutzen, auf dem auch Office 2003, XP, 2000 oder 97 im Einsatz sind. Weitere Informationen und viele Beispiele finden Sie unter:

Diagramme in TV-Qualität

Download-Tipp: Komfortabler Zugriff auf Outlook-Notizen aus Excel, Word und Access

Mit dem SmartTools Notizen-Add-In können Sie mit wenig Aufwand direkt aus Excel, Word oder Access auf Ihre Outlook-Notizen zugreifen. Nach der automatischen Installation, steht Ihnen ein neues Symbol zur Verfügung, über das Sie das neue Add-In jederzeit aufrufen können. Die wichtigsten Funktionen:

  • Legen Sie neue Notizen aus Excel, Word oder Access an, wobei Sie auf Wunsch eine markierte Zeichenkette automatisch übernehmen können.
  • Bei neuen Notizen können Sie sowohl Farbe als auch Kategorie beliebig festlegen.
  • Wenn Sie den Text einer Outlook-Notiz in Excel, Word oder Access verwenden möchten, rufen Sie das Add-In auf und Ihnen wird automatisch eine Liste der verfügbaren Notizen angezeigt. Ein Doppelklick genügt und die Daten werden als Notiz in die aktuelle Zelle eingefügt.
Das Notizen-Add-In gibt es kostenlos in drei Versionen für Excel, Word und Access:

Notizen-Add-In für Word 97/2000

Notizen-Add-In für Excel 97/2000

Notizen-Add-In für Access 97/2000

Update: Neuer Hotfix für Outlook 2002/XP

Microsoft hat vor kurzem einen weiteren Bugfix für Outlook 2002/XP bereitgestellt. Unter der folgenden Adresse finden Sie weitere Informationen. Bitte beachten Sie, dass ein direkter Download nicht angeboten wird; Sie müssen den Hotfix explizit beim Support anfordern, wenn Sie von den entsprechenden Problemen betroffen sind:

Outlook 2002 hotfix package vom 2. Juni Mai 2005

Behobene Probleme: Wenn Sie per VBA-Makro Text in eine neue E-Mail einfügen und dabei eine ganz bestimmte Eigenschaft verwendet wird, funktioniert plötzlich die Tab-Taste nicht mehr.

 Outlook-Tipp der Woche

Im Tipp der Woche finden Sie ab sofort einmal im Monat die Outlook-Kolumne. Der Autor Peter Raddatz ist anerkannter Outlook-Spezialist und trägt für sein Engagement als "Doc Outlook" in der Outlook-Newsgroup von Microsoft bereits seit mehreren Jahren den Titel "Most Valuable Professional" (MVP) für Outlook.

Kolumne: Arbeiten Sie auch in Outlook mit Vorlagen wie in Word
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 97

Wenn Sie mit Ihrer Textverarbeitung öfters Dokumente mit gleichem Aussehen erstellen (zum Beispiel Briefe, Rechnungen, Faxe usw.), bietet beispielsweise Word die Möglichkeit, sich eine entsprechende Dokumentvorlage anzulegen. So müssen Sie nicht in jedem neuen Brief beispielsweise Ihre Adresse oder andere gleich bleibende Textabschnitte des Brief-Formulars erneut anlegen.

Damit das funktioniert, speichern Sie die entsprechenden Dateien nicht als normale Dokumente, sondern als Dokumentvorlage ab. Sie verwenden dazu das Dialogfeld Datei-Speichern unter, wobei Sie den Dateityp explizit auf "(*.dot) (Dokumentenvorlage)" einstellen müssen. Wenn Sie dann in Zukunft einen neuen Brief schreiben möchten, beginnen Sie nicht mit einem leeren Dokument, sondern Sie wählen die entsprechende Vorlage aus. Word legt daraufhin eine Kopie dieser Vorlage als neues Dokument für Sie an und alle festen Elemente wie Absender, Logo usw. sind bereits für Sie vorgegeben.

Wenig bekannt ist die Tatsache, dass auch Outlook eine komfortable Möglichkeit bietet Vorlagen von immer wieder benötigten E-Mails zu erstellen. Die erforderlichen Schritte dazu gleichen denen in Word.

Zunächst einmal müssen Sie aber beachten: Outlook Vorlagen können nur angelegt werden, wenn Outlook auch der E-Mail-Editor ist. Falls Sie sich für Word als E-Mail-Editor entschieden haben, deaktivieren Sie bitte diese Einstellung für die Dauer der Erstellung der Vorlagen in den Optionen von Outlook:

  1. Wählen Sie das Extras-Optionen an.
  2. Wechseln Sie auf das Register "E-Mail-Format".
  3. Unter Nachrichtenformat markieren Sie den Eintrag "E-Mail mit Microsoft Word bearbeiten".
Legen Sie dann Ihre Vorlage zunächst wie eine ganz normale E-Mail an und geben Sie feste Textelemente sowie alle gewünschten Optionen wie Signatur, Bilder, Konto für den Versand, Formatierungen usw. vor. Fügen Sie am besten an den Stellen, die für jede Mail angepasst werden müssen (zum Beispiel die Anrede) einen Platzhalter wie "?????" ein, der Sie daran erinnern soll, dass an dieser Stelle Text eingefügt werden muss. Speichern Sie diese Mail dann als Vorlage ab:

  1. Wählen Sie das im Menü Datei-Speichern unter an.
  2. Wechseln Sie in das Verzeichnis, in dem Sie die Vorlage abspeichern möchten.
  3. Vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen, wählen Sie als Dateityp den Eintrag "Outlook Vorlage" aus und bestätigen Sie mit Speichern.
Um dann in Zukunft die die Vorlage aufzurufen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Wählen Sie das Menü Datei-Neu-Formular auswählen an.
  2. Markieren Sie im Feld Suchen in den Eintrag "Vorlagen im Dateisystem".
  3. Wechseln Sie gegebenenfalls noch in das Verzeichnis, in dem Sie Ihre Vorlage gespeichert haben, markieren Sie sie und bestätigen Sie mit Öffnen.
Das Ergebnis ist eine neue E-Mail, in der alle Einstellungen und Texte Ihrer Vorlage bereits vorgegeben sind.

Mit einem weiteren kleinen Trick können Sie noch den Aufruf der Vorlagen etwas beschleunigen, denn das Geklicke durch die Verzeichnisse ist häufig doch etwas zeitraubend:

  1. Legen Sie in Outlook einen neuen Mail-Ordner mit dem Namen "Vorlagen" an.
  2. Markieren Sie im Windows Explorer Ihre abgespeicherten Vorlagen, klicken Sie sie mit der rechten Maustaste an und rufen Sie das Kontextmenü Kopieren auf.
  3. Anschließend wechseln Sie in Outlook in Ihren neu erstellen Vorlagen-Ordner, klicken mit der rechten Maustaste in den freien Bereich das Ordners und wählen das Kontextmenü Einfügen an.
In Zukunft genügt dann ein Doppelklick auf die gewünschte Datei in Ihrem Vorlagenordner und Outlook legt sofort eine neue Mail mit den entsprechenden Vorgaben an.

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Nähere Informationen finden Sie unter:

Mailwasher Pro für Outlook


 Outlook-Helpline

Haben Sie Fragen zu Outlook 2003, 2002/XP, 2000 oder 97/98? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an:

outlook-helpline@smarttools.de

Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.

Befehl zum Aufruf des Newsreader verschwunden
Versionen: Outlook 2003

 FRAGE:  Ich bin inzwischen auf Outlook 2003 umgestiegen. Jetzt vermisse ich die Möglichkeit, direkt aus Outlook den Newsreader aufrufen zu können. In meiner früheren Outlook-Version konnte ich Ansicht-Gehe zu-News anwählen, woraufhin sich Outlook Express als Newsreader öffnete. Den Befehl News kann ich in Outlook 2003 nicht mehr finden. Habe ich etwas übersehen?
V. Schulte-Driesen

 ANTWORT:  In Outlook 2003 befindet sich der Befehl News in der Tat nicht mehr in der Original-Menüstruktur. Durch Anpassung der Menü-/Symbolleisten erhalten Sie aber schnell wieder die gewohnte Funktionalität. Hier die Details:

  1. Wählen Sie das Menü Ansicht-Symbolleisten-Anpassen an.
  2. Wechseln Sie auf die Registerkarte "Befehle".
  3. Markieren Sie in der Liste Kategorien den Eintrag "Wechseln zu".
  4. Blättern Sie die Liste Befehle fast bis zum Ende durch, bis Sie den Eintrag "News" sehen.
  5. Ziehen Sie den Listeneintrag "News" mit der Maus auf das Outlook-Menü Wechseln zu und warten Sie, bis sich das Menü öffnet. Halten Sie dabei weiter die linke Maustaste gedrückt. Nun ziehen Sie den Listeneintrag an eine beliebige Stelle in dem aufgeklappten Menü. An der gewünschten Position lassen Sie die Maustaste wieder los.
  6. Klicken Sie im Dialogfeld Anpassen auf die Schaltfläche Schließen.
Ab sofort können Sie Ihren Standard-Newsreader über das Menü Wechseln zu und den Befehl News wieder direkt aus Outlook starten.

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Erweiterte Version des OLXDuplicateChecker findet ab sofort Duplikate in allen Ordnern

Der bewährte OLXDuplicateChecker kann jetzt noch mehr! Ab sofort finden und entfernen Sie nicht nur doppelte Adressen, sondern auch beliebige andere Duplikate aus anderen Ordnern in Outlook oder auf dem Exchange Server. Mit wenigen Mausklicks finden Sie:

  • doppelte E-Mail
  • doppelte Aufgaben
  • doppelte Termine
  • doppelte Journal-Einträge
  • und natürlich doppelte Adressen
Mit dem OLXDuplicateChecker können Sie all diese Duplikate innerhalb weniger Sekunden ausfindig machen und löschen.

Den OLXDuplicateChecker gibt es in einer Einzelplatzversion zum Löschen von Duplikaten aus Ihrer persönlichen Ordnerdatei (PST):

OLXDuplicateChecker - Einzelplatzversion

...und in einer Serverversion, wenn Sie Duplikate aus Ordnern auf dem Exchange-Server entfernen möchten:

OLXDuplicateChecker - Serverversion


Geänderte Kontakte kenntlich machen
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 97/98

 FRAGE:  Wie kann ich Kontakte kenntlich machen, die ich in einem öffentlichen Kontaktordner auf einem Exchange Server bearbeitet bzw. hinzugefügt habe? Ich möchte damit vor allem andere Benutzer auf die Änderungen hinweisen.
S. Gieß

 ANTWORT:  Prinzipiell brauchen Sie nur eine allgemeingültige Ordneransicht für den öffentlichen Kontaktordner einzurichten, in der Sie eine automatische Formatierung für geänderte Kontakte festlegen. Unter der Voraussetzung, dass Sie Administrator-Rechte für den Ordner haben, erreichen Sie das wie folgt:

  1. Wechseln Sie in den öffentlichen Kontaktordner auf dem Exchange Server.
  2. Wählen Sie das Menü Ansicht-Aktuelle Ansicht-Ansichten definieren an.
  3. Um nicht alle Einstellungen von Grund auf neu definieren zu müssen, kopieren Sie eine der vorhandenen Ansichten – beispielsweise "Adresskarten". Dazu markieren Sie den gewünschten Ansichtsnamen und klicken auf die Schaltfläche Kopieren.
  4. Geben Sie einen geeigneten Namen ein (etwa "Adresskarten mit Änderungskennzeichnung") und, was besonders wichtig ist, aktivieren Sie die Option Diesen Ordner, für alle Benutzer sichtbar. Danach klicken Sie auf Ok.
  5. Im nächsten Dialogfeld wählen Sie die Schaltfläche Automat. Formatierung an.
  6. Erstellen Sie nun eine Bedingung, die geänderte Kontakte hervorhebt. Dazu klicken Sie auf Hinzufügen.
  7. Geben Sie im Feld Name eine sinnvolle Bezeichnung wie "Neu/Geändert" ein.
  8. Stellen Sie mit Hilfe der Schaltfläche Schriftart das gewünschte Zeichenformat für die geänderten Kontakte ein. Sie könnten sie beispielsweise in roter, fetter Schrift darstellen.
  9. Im Dialogfeld Automatische Formatierung klicken Sie anschließend auf Bedingung.
  10. Wechseln Sie auf die Registerkarte Erweitert, um ein benutzerdefiniertes Filterkriterium festzulegen. In diesem Fall klicken Sie erst auf die Schaltfläche Feld und im aufklappenden Menü erst auf Alle Kontaktfelder und dann auf Geändert. Dann stellen Sie im Dropdown-Listenfeld Bedingung ein, wie lange das Änderungsdatum zurückliegen soll, bevor die Kontakte wieder "normal" dargestellt werden sollen. Eine sinnvolle Einstellung wäre beispielsweise "in den letzten sieben Tagen". Mit einem Klick auf Zur Liste hinzufügen übernehmen Sie das Filterkriterium in die darüber angezeigte Liste.
  11. Danach klicken Sie mehrmals auf Ok, bis Sie sich wieder im Dialogfeld mit den Ansichtsnamen befinden. Darin wählen Sie die Schaltfläche Ansicht übernehmen an.
Die neue Ordneransicht steht nun allen Benutzern zur Verfügung. Das Problem ist allerdings, dass Sie keinen Benutzer zwingen können, die neue Ansicht auch einzusetzen. Sie können Ihre Kolleginnen und Kollegen zwar darauf aufmerksam machen, dass sie mit der neuen Ansichtsdefinition sofort sehen, welche Kontakte geändert wurden. Eine Garantie, dass diese Arbeitserleichterung auch genutzt wird, haben Sie aber nicht.

 Newsletter-Tipp

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  • Helpline für Ihre Fragen zu Access
  • Tipps für effektivere Arbeitstechniken
  • Undokumentierte Parameter und Funktionen
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