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Gesendet: Donnerstag, 6. Januar 2005 00:18
An: Outlook Weekly Abonnenten
Betreff: SmartTools Outlook Weekly vom 6.1.2005

 Ausgabe vom 6. Januar 2004

 In dieser Ausgabe

Outlook-News & Downloads
Outlook-Tipp der Woche
Outlook-Helpline
Newsletter-Tipp
 Outlook-News & Downloads

Spotlight: Laufende Nummern für Rechungen, Lieferscheine, Angebote usw. in Word und Excel einfügen

Sie schreiben Rechnungen, Lieferscheine, Angebote und ähnliche Dokumente mit Word oder Excel? Dann stellt sich die Frage: Wie haben Sie bisher laufende Nummern vergeben? In den meisten Fällen haben Sie ganz darauf verzichtet, aber für die Zuordnung von Zahlungen oder Anfragen wäre eine eindeutige Nummer für jedes Dokument oder jede Tabelle äußerst praktisch.

Außerdem: Bei Rechnungen kommen Sie seit dem 1.7.2004 um eine laufende Rechnungsnummer nicht mehr herum, denn sie ist ab diesem Zeitpunkt zwingend vorgeschrieben. Mit dem SmartTools Rechnungsnummern-Assistenten können Sie Ihre Rechnungen wie bisher einfach, schnell und komfortabel mit Word oder Excel schreiben. Die laufende Nummer rufen Sie jederzeit mit zwei Mausklicks ab und fügen Sie ganz einfach an der aktuellen Cursorposition ein:

  • Es sind keinerlei Änderungen oder spezielle Anpassungen in Ihren vorhandenen Formularen notwendig.
  • Der Assistent merkt sich automatisch die letzte vergebene Nummer und fügt die nächste Nummer automatisch an jede gewünschte Position in Ihrem Word-Dokument oder Ihrer Excel-Tabelle ein.
  • Das Format der Rechnungsnummern können Sie frei bestimmen. Auch Kombinationen mit Datumsangaben wie Monat und Jahr sind ohne Probleme möglich.
  • Sie haben jederzeit die volle Kontrolle über die Nummern, denn Sie bestimmen sowohl den Startwert, als auch die Schrittweite und können mit einem Mausklick die letzte Nummer löschen, wenn beispielsweise eine Rechnung aus Versehen ausgestellt wurde.
  • Sie können den Assistenten nicht nur für Rechnungsnummern nutzen: Mit wenig Aufwand legen Sie bis zu 50 weitere Nummernkreise für Lieferscheine, Angebote, Gutschriften (auch hier ist übrigens eine laufende Nummerierung seit dem 1.7.2004 vorgeschrieben!), Zertifikate usw. an
  • Eine Netzwerkversion ermöglicht sogar die Vergabe eindeutiger Nummern bei mehreren Anwendern.
Der SmartTools Rechnungsnummern-Assistent kann zur Zeit mit 25% Rabatt auf den Listenpreis bestellt werden:

SmartTools Rechnungsnummern-Assistent für Word
http://www.add-in-world.com/katalog/word-rgnummer/

SmartTools Rechnungsnummern-Assistent für Excel
http://www.add-in-world.com/katalog/xl-rgnummer/

Download-Tipp: Komfortabler Zugriff auf Outlook-Notizen aus Excel, Word und Access

Mit dem SmartTools Notizen-Add-In können Sie mit wenig Aufwand direkt aus Excel, Word oder Access auf Ihre Outlook-Notizen zugreifen. Nach der automatischen Installation, steht Ihnen ein neues Symbol zur Verfügung, über das Sie das neue Add-In jederzeit aufrufen können. Die wichtigsten Funktionen:

  • Legen Sie neue Notizen aus Excel, Word oder Access an, wobei Sie auf Wunsch eine markierte Zeichenkette automatisch übernehmen können.
  • Bei neuen Notizen können Sie sowohl Farbe als auch Kategorie beliebig festlegen.
  • Wenn Sie den Text einer Outlook-Notiz in Excel, Word oder Access verwenden möchten, rufen Sie das Add-In auf und Ihnen wird automatisch eine Liste der verfügbaren Notizen angezeigt. Ein Doppelklick genügt und die Daten werden als Notiz in die aktuelle Zelle eingefügt.
Das Notizen-Add-In gibt es kostenlos in drei Versionen für Excel, Word und Access:

 Notizen-Add-In für Word 97/2000

 Notizen-Add-In für Excel 97/2000

 Notizen-Add-In für Access 97/2000

News: Neues SMS-Add-In von Microsoft

Erweitern Sie Outlook 2003 um eine neue SMS-Funktion. Das kostenlose "Outlook SMS-Add-In" von Microsoft ermöglicht einen SMS-Versand direkt aus Outlook 2003 über ein kompatibles GSM-Handy. Tauschen Sie zukünftig die kleine Tastatur des Mobiltelefons zum Erstellen von SMS-Nachrichten gegen eine komfortable PC-Tastatur ein. Greifen Sie auf den Datenbestand ihrer Outlook-Kontakte zurück und speichern Sie alle gesendeten Messages in einem separaten Ordner. Durch die Verwendung der Windows-Zwischenablage ist eine schnelle Übernahme von Texten möglich, die außerdem per Rechtschreibprüfung auf mögliche Fehler untersucht werden können. Die kostenlose Outlook Erweiterung steht unter der folgenden Adresse zum Download bereit:

SMS-Add-In für Outlook 2003

 Outlook-Tipp der Woche

Adressänderungen schneller durchführen
Versionen: Outlook 97, 98, 2000, 2002/XP und 2003

In der Praxis kommt es häufig vor, dass Sie im Kontaktordner eine bestimmte Information für mehrere Personen gleichzeitig ändern müssen. Nehmen wir beispielsweise an, dass Sie mehrere Ansprechpartner von einer Firma erfasst haben, und sich nun die Anschrift der Firma. Praktisch wäre es in diesem Fall, die Geschäftsadresse mit "Suchen und Ersetzen" auf den neuesten Stand zu bringen, aber leider bietet Outlook keinen entsprechenden Befehl. Dennoch müssen Sie jetzt nicht jeden Kontakt manuell aktualisieren. Nutzen Sie stattdessen eine wenig bekannte Drag-and-Drop-Technik. Um eine Geschäftsadresse automatisch in mehreren Kontakten auf den neuesten Stand zu bringen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Definieren Sie zunächst eine Ansicht, die die Einträge des Kontaktordners nach den zu ändernden Informationen gruppiert. In unserem Beispiel handelt es sich dabei um die Geschäftsadresse. Dazu wählen Sie das Menü Ansicht-Aktuelle Ansicht-Ansichten definieren (Outlook 97, 98, 2000 und 2002/XP) bzw. Ansicht-Anordnen nach-Aktuelle Ansicht-Ansichten definieren (Outlook 2003) an.
  2. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Neu, woraufhin ein weiteres Dialogfeld erscheint, in dem Sie einen Namen für die Ansicht vergeben (etwa "Nach Adresse"), den Ansichtentyp "Tabelle" auswählen und am Ende auf Ok klicken.
  3. Im nächsten Dialogfeld lassen Sie sich mit Gruppieren die entsprechenden Optionen anzeigen. Nachdem Sie im Dropdown-Feld für die erste Gruppierungsebene "Adresse geschäftlich" markiert haben, bestätigen Sie das Fenster mit Ok.
  4. Schließen Sie dann auch das Dialogfeld Zusammenfassung anzeigen mit Ok, und aktivieren Sie die neue Ansicht schließlich mit Ansicht übernehmen.
  5. Sie erhalten eine Liste, in der unter anderen die Firmenanschrift, die Sie ändern möchten, als Gruppierungsebene angezeigt wird. Öffnen Sie nun eine der zugehörigen Kontaktpersonen, aktualisieren Sie die Geschäftsadresse, und speichern Sie den Eintrag. In der Ordneransicht erscheint diese Person jetzt in einer eigenen Gruppe.
  6. Danach bewegen Sie den Mauszeiger über die grau hinterlegte Gruppierungsüberschrift der restlichen Firmenkontakte; also auf die graue Leiste mit der alten Anschrift. Ziehen Sie dann sie mit der Maus in die neue Gruppe mit der aktuellen Geschäftsadresse. Outlook zeigt neben dem Mauszeiger ein kleines Hinweisfeld an, in dem es die Änderung dokumentiert. In diesem Fall erscheint ein Text wie "Adresse geschäftlich wird geändert in ...". Sobald Sie die Maustaste wieder loslassen, nimmt Outlook die gewünschten Änderungen automatisch an allen Einträgen vor.
Diese zeitsparende Technik können Sie übrigens auf alle Informationen anwenden, nach denen sich die Ordneransicht gruppieren lässt!

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Kalender, Kontakte und E-Mails ganz einfach im Team nutzen

Mit OLXTeamOutlook, der neuesten Generation intelligenter Team-Software für Outlook 97, 98, 2000, 2002/XP und 2003 nutzen Sie Ihre Outlook-Daten in Zukunft noch effizienter:

  • Nutzen Sie ab sofort Ihre Termine, Aufgaben, Kontakte, E-Mails und Notizen aus Outlook gemeinsam mit anderen Anwendern im Netzwerk.
  • Richten Sie mit wenigen Mausklicks öffentliche Ordner für Gruppentermine, Raumbelegungen, gemeinsamen Firmenadressen usw. ein oder geben Sie einen oder mehrere Ihrer persönlichen Ordner mit Terminen, Kontakten, E-Mails etc. für andere Anwender frei.
  • Alle Änderungen und Neueingaben in den gemeinsamen Ordnern sind immer sofort ohne Verzögerung in den Ordnern der anderen Teilnehmer sichtbar.
  • Im nützlichen Gruppenkalender sehen Sie jederzeit die Termine aller freigegebenen Kalender im Wochenüberblick.
  • Sie benötigen keinen Exchange-Server, sondern lediglich ein freigegebenes Verzeichnis im Netzwerk, auf das alle beteiligten Anwender zugreifen können. Dieses Verzeichnis muss sich noch nicht einmal auf einem Server befinden! Jeder beliebige Rechner in Ihrem Netzwerk kann diese Aufgabe übernehmen
  • Der Datenabgleich mit PDA's und Handy's ist weiterhin ohne Probleme möglich.
OLXTeamOutlook ist komplett in Outlook integriert. Unterstützt werden alle Versionen. Also: Outlook 97, 98, 2000, 2002/XP und 2003. Sie können innerhalb eines Netzwerkes auf Wunsch sogar unterschiedliche Outlook-Versionen nutzen!

Weitere Informationen zu dieser brandneuen Outlook-Erweiterung finden Sie unter:

http://www.add-in-world.com/katalog/olxteamoutlook/


 Outlook-Helpline

Haben Sie Fragen zu Outlook 97, 98, 2000, 2002/XP oder 2003? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an:

outlook-helpline@smarttools.de

Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.

Adressenimport aus Excel-Dateien
Versionen: Outlook 98, 2000, 2002/XP und 2003

 FRAGE:  Wie kann man Adressen aus einer Excel-Datei in Outlook importieren? Nach Aufruf des Outlook-Befehls Datei-Importieren/Exportieren und Auswahl des Dateityps "Microsoft Excel" erscheint eine Fehlermeldung, die besagt, dass ein Konverter-Fehler aufgetreten ist. Lässt sich dieser Fehler abstellen?
H. Gehrke

 ANTWORT:  Damit der Import klappt, muss die Excel-Datei bestimmte Vorgaben erfüllen:

  • Die Adressen müssen spaltenförmig angeordnet sein: alle Namen in einer Spalte, alle Vornamen in einer Spalte usw.
  • Über jeder Spalte, also in der ersten Zeile des Adressbereichs, müssen Sie eine Spaltenüberschrift mit dem jeweiligen Feldnamen eingeben - zum Beispiel "Name", "Vorname", "Straße" usw.
  • In welchem Tabellenblatt die Adressen stehen und an welcher Position innerhalb eines Tabellenblatts spielt keine Rolle
  • Der Zellbereich mit den Adressdaten muss einen Namen besitzen
Gerade der letzte Punkt ist meist der Grund dafür, warum der Import scheitert. Manche Anwender können überhaupt nichts mit Bereichsnamen anfangen; andere weisen fälschlicherweise den einzelnen Spalten - und nicht dem gesamten Bereich - Namen zu. Hier deshalb eine detaillierte Anleitung zum korrekten Import von Excel-Dateien:

  1. Beginnen Sie mit der Bearbeitung der Excel-Tabelle. Dazu öffnen Sie die Datei in Excel und wechseln zum Tabellenblatt mit den Adressdaten.
  2. Markieren Sie den gesamten Adressbestand inklusive der Spaltenüberschriften.
  3. Rufen Sie Einfügen-Name(n) und dann Festlegen (Excel 97) oder Definieren (Excel 2000/2002/2003) auf.
  4. Weisen Sie dem Bereich mit der Adressliste einen Namen Ihrer Wahl zu. Geben Sie im Feld Namen in der Arbeitsmappe zum Beispiel "Adressdaten" ein und bestätigen Sie die Namensvergabe mit Ok.
  5. Speichern Sie die Excel-Datei, schließen Sie sie und beenden Sie anschließend Excel. Die Datei darf weder auf Ihrem noch auf einem anderen PC geöffnet sein.
  6. Starten Sie Outlook und rufen Sie den Befehl Datei-Importieren/Exportieren auf.
  7. Wählen Sie dann die Option zum Importieren aus anderen Programmen oder Dateien an und fahren Sie im Import/Export-Assistenten mit Weiter fort.
  8. Markieren Sie den Dateityp Microsoft Excel und klicken Sie danach wieder auf Weiter.
  9. Legen Sie mit Hilfe der Schaltfläche Durchsuchen die Zu importierende Datei (mit dem Adressbestand) fest und legen Sie fest, wie mit Duplikaten verfahren werden soll. Danach klicken Sie erneut auf Weiter.
  10. Nun bestimmen Sie den Zielordner in Outlook, also den Kontaktordner, in den die Excel-Daten importiert werden sollen. Dann gehen Sie mit Weiter zur nächsten Seite des Assistenten.
  11. Ein Listenfeld zeigt Ihnen alle in der Excel-Datei definierten Bereichsnamen. Womöglich enthält das Feld auch nur einen Namen, und zwar den, den Sie in Schritt 4 definiert haben. Achten Sie auf jeden Fall darauf, dass genau der Bereichsname mit einem Häkchen versehen ist, der sich auf Ihre Adressdaten bezieht. Per Mausklick aktivieren und deaktivieren Sie die Einträge.
  12. Schließen Sie den Importvorgang noch nicht ab, sondern klicken Sie auf die Schaltfläche Felder zuordnen.
  13. Ordnen Sie die Feldnamen aus der Excel-Datei den Bezeichnungen aus dem Outlook-Kontaktordner zu, indem Sie die Einträge aus der linken Liste mit der Maus auf die passende Bezeichnung in der rechten Liste ziehen. Wenn Sie damit fertig sind, klicken Sie auf Ok.
  14. Jetzt starten Sie den eigentlichen Importvorgang mit der Schaltfläche Fertig stellen.
Ein Fenster informiert Sie über den Fortschritt des Adressimports. Nach Abschluss des Vorgangs können Sie das Resultat im zuvor angegebenen Kontaktordner begutachten.

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Serienfaxe und Zeitversetztes Faxen für Word und FRITZ!fax

Endlich klappt das Faxen direkt aus Word ohne Probleme:

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Der SmartTools Fritz Fax Assistent kann 30 Tage lang kostenlos getestet werden:

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vCards importieren und erstellen
Versionen: Outlook 98, 2000, 2002/XP und 2003

 FRAGE:  Manchmal erhalte ich mit meinen Mails eine so genannte "vCard" mit den Adressdaten des Absenders. Wie kann ich selber eine solche vCard erstellen und wie nutze ich einen solchen Anhang, wenn ich ihn erhalte?
G. Timmermann

 ANTWORT:  Die "vCard" ist ein Standard, über den Sie per E-Mail eine elektronische Visitenkarte verschicken können, die verschiedene Informationen wie den kompletten Namen, Firma, Adresse, Telefon, Fax etc. beinhaltet. Outlook beherrscht diesen Standard auf unterschiedlichste Weise. Sie können nicht nur eine vCard an Ihre E-Mails anhängen, sondern die Informationen aus vCards von E-Mail-Absendern direkt in die Kontakte übernehmen. Wenn Sie eine vCard erhalten haben, können Sie die dort gespeicherten Daten direkt in den Kontakteordner übernehmen:

  1. Öffnen Sie zunächst die vCard in der betreffenden E-Mail per Doppelklick.
  2. Outlook zeigt die Informationen der vCard nach wenigen Augenblicken im Dialogfenster für neue Kontakte an. Sie können die Informationen auf Wunsch noch ergänzen oder ändern.
  3. Klicken Sie auf Speichern und Schließen, um den Kontakt mit den Informationen aus der vCard zu speichern.
Alternativ können Sie eine vCard auch aus der E-Mail direkt auf das Kontakte-Symbol in der Outlook-Leiste ziehen - Outlook zeigt den neuen Eintrag dann allerdings nicht an. Änderungen können Sie also erst vornehmen, nachdem Sie den entsprechenden Kontakt geöffnet haben.

Um eine vCard zu erstellen, öffnen Sie einfach den gewünschten Eintrag im Kontakteordner und wählen das Menü Datei-an vCard-Datei exportieren an (in Outlook 98: Datei-SPeichern unter). Legen Sie dann den gewünschten Namen für die vCard fest und sichern Sie sie auf Ihrer Festplatte.

Wenn Sie diesen Vorgang mit Ihren eigenen Kontaktinformationen durchgeführt haben, können Sie die entsprechende vCard in Zukunft automatisch an jede neue E-Mail anhängen. Dazu wählen Sie das Menü Extras-Optionen an, wechseln auf die Registerkarte "E-Mail-Format" und klicken auf Signaturauswahl bzw. Signaturen (Outlook 2002). Hier können Sie nun eine neue Signatur anlegen und wählen anschließend die Option Die Signatur ohne Vorlage erstellen. Wenn Sie dann auf Weiter klicken, können Sie unter "vCard-Optionen" die gewünschte Datei auswählen.

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