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Ausgabe vom 6. Januar
2004
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Outlook-News &
Downloads
Outlook-Tipp der Woche
Outlook-Helpline
Newsletter-Tipp
Spotlight: Laufende Nummern für Rechungen, Lieferscheine,
Angebote usw. in Word und Excel einfügen
Sie
schreiben Rechnungen, Lieferscheine, Angebote und ähnliche Dokumente mit
Word oder Excel? Dann stellt sich die Frage: Wie haben Sie bisher laufende
Nummern vergeben? In den meisten Fällen haben Sie ganz darauf verzichtet,
aber für die Zuordnung von Zahlungen oder Anfragen wäre eine eindeutige
Nummer für jedes Dokument oder jede Tabelle äußerst
praktisch.
Außerdem: Bei Rechnungen kommen Sie seit dem 1.7.2004 um
eine laufende Rechnungsnummer nicht mehr herum, denn sie ist ab diesem
Zeitpunkt zwingend vorgeschrieben. Mit dem SmartTools
Rechnungsnummern-Assistenten können Sie Ihre Rechnungen wie bisher
einfach, schnell und komfortabel mit Word oder Excel schreiben. Die
laufende Nummer rufen Sie jederzeit mit zwei Mausklicks ab und fügen Sie
ganz einfach an der aktuellen Cursorposition ein:
- Es sind keinerlei Änderungen oder spezielle Anpassungen in Ihren
vorhandenen Formularen notwendig.
- Der Assistent merkt sich automatisch die letzte vergebene Nummer und
fügt die nächste Nummer automatisch an jede gewünschte Position in Ihrem
Word-Dokument oder Ihrer Excel-Tabelle ein.
- Das Format der Rechnungsnummern können Sie frei bestimmen. Auch
Kombinationen mit Datumsangaben wie Monat und Jahr sind ohne Probleme
möglich.
- Sie haben jederzeit die volle Kontrolle über die Nummern, denn Sie
bestimmen sowohl den Startwert, als auch die Schrittweite und können mit
einem Mausklick die letzte Nummer löschen, wenn beispielsweise eine
Rechnung aus Versehen ausgestellt wurde.
- Sie können den Assistenten nicht nur für Rechnungsnummern nutzen:
Mit wenig Aufwand legen Sie bis zu 50 weitere Nummernkreise für
Lieferscheine, Angebote, Gutschriften (auch hier ist übrigens eine
laufende Nummerierung seit dem 1.7.2004 vorgeschrieben!), Zertifikate
usw. an
- Eine Netzwerkversion ermöglicht sogar die Vergabe eindeutiger
Nummern bei mehreren Anwendern.
Der SmartTools
Rechnungsnummern-Assistent kann zur Zeit mit 25% Rabatt auf den
Listenpreis bestellt werden:
SmartTools Rechnungsnummern-Assistent
für Word http://www.add-in-world.com/katalog/word-rgnummer/
SmartTools
Rechnungsnummern-Assistent für Excel http://www.add-in-world.com/katalog/xl-rgnummer/
Download-Tipp: Komfortabler Zugriff auf
Outlook-Notizen aus Excel, Word und Access
Mit dem
SmartTools Notizen-Add-In können Sie mit wenig Aufwand direkt aus Excel,
Word oder Access auf Ihre Outlook-Notizen zugreifen. Nach der
automatischen Installation, steht Ihnen ein neues Symbol zur Verfügung,
über das Sie das neue Add-In jederzeit aufrufen können. Die wichtigsten
Funktionen:
- Legen Sie neue Notizen aus Excel, Word oder Access an, wobei Sie auf
Wunsch eine markierte Zeichenkette automatisch übernehmen können.
- Bei neuen Notizen können Sie sowohl Farbe als auch Kategorie
beliebig festlegen.
- Wenn Sie den Text einer Outlook-Notiz in Excel, Word oder Access
verwenden möchten, rufen Sie das Add-In auf und Ihnen wird automatisch
eine Liste der verfügbaren Notizen angezeigt. Ein Doppelklick genügt und
die Daten werden als Notiz in die aktuelle Zelle
eingefügt.
Das Notizen-Add-In gibt es kostenlos in drei
Versionen für Excel, Word und Access:
News: Neues SMS-Add-In von
Microsoft
Erweitern Sie Outlook 2003 um eine neue
SMS-Funktion. Das kostenlose "Outlook SMS-Add-In" von Microsoft ermöglicht
einen SMS-Versand direkt aus Outlook 2003 über ein kompatibles GSM-Handy.
Tauschen Sie zukünftig die kleine Tastatur des Mobiltelefons zum Erstellen
von SMS-Nachrichten gegen eine komfortable PC-Tastatur ein. Greifen Sie
auf den Datenbestand ihrer Outlook-Kontakte zurück und speichern Sie alle
gesendeten Messages in einem separaten Ordner. Durch die Verwendung der
Windows-Zwischenablage ist eine schnelle Übernahme von Texten möglich, die
außerdem per Rechtschreibprüfung auf mögliche Fehler untersucht werden
können. Die kostenlose Outlook Erweiterung steht unter der folgenden
Adresse zum Download bereit:
SMS-Add-In
für Outlook 2003
Adressänderungen schneller
durchführen Versionen: Outlook 97, 98, 2000, 2002/XP und
2003
In der Praxis kommt es häufig vor, dass Sie im Kontaktordner
eine bestimmte Information für mehrere Personen gleichzeitig ändern
müssen. Nehmen wir beispielsweise an, dass Sie mehrere Ansprechpartner von
einer Firma erfasst haben, und sich nun die Anschrift der Firma. Praktisch
wäre es in diesem Fall, die Geschäftsadresse mit "Suchen und Ersetzen" auf
den neuesten Stand zu bringen, aber leider bietet Outlook keinen
entsprechenden Befehl. Dennoch müssen Sie jetzt nicht jeden Kontakt
manuell aktualisieren. Nutzen Sie stattdessen eine wenig bekannte
Drag-and-Drop-Technik. Um eine Geschäftsadresse automatisch in mehreren
Kontakten auf den neuesten Stand zu bringen, gehen Sie folgendermaßen
vor:
- Definieren Sie zunächst eine Ansicht, die die Einträge des
Kontaktordners nach den zu ändernden Informationen gruppiert. In unserem
Beispiel handelt es sich dabei um die Geschäftsadresse. Dazu wählen Sie
das Menü Ansicht-Aktuelle
Ansicht-Ansichten
definieren (Outlook 97, 98, 2000 und 2002/XP) bzw. Ansicht-Anordnen nach-Aktuelle Ansicht-Ansichten definieren (Outlook 2003) an.
- Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Neu, woraufhin ein weiteres Dialogfeld
erscheint, in dem Sie einen Namen für die Ansicht vergeben (etwa "Nach
Adresse"), den Ansichtentyp "Tabelle" auswählen und am Ende auf Ok klicken.
- Im nächsten Dialogfeld lassen Sie sich mit Gruppieren die entsprechenden Optionen
anzeigen. Nachdem Sie im Dropdown-Feld für die erste Gruppierungsebene
"Adresse geschäftlich" markiert haben, bestätigen Sie das Fenster mit
Ok.
- Schließen Sie dann auch das Dialogfeld Zusammenfassung anzeigen mit Ok, und aktivieren Sie die neue Ansicht
schließlich mit Ansicht
übernehmen.
- Sie erhalten eine Liste, in der unter anderen die Firmenanschrift,
die Sie ändern möchten, als Gruppierungsebene angezeigt wird. Öffnen Sie
nun eine der zugehörigen Kontaktpersonen, aktualisieren Sie die
Geschäftsadresse, und speichern Sie den Eintrag. In der Ordneransicht
erscheint diese Person jetzt in einer eigenen Gruppe.
- Danach bewegen Sie den Mauszeiger über die grau hinterlegte
Gruppierungsüberschrift der restlichen Firmenkontakte; also auf die
graue Leiste mit der alten Anschrift. Ziehen Sie dann sie mit der Maus
in die neue Gruppe mit der aktuellen Geschäftsadresse. Outlook zeigt
neben dem Mauszeiger ein kleines Hinweisfeld an, in dem es die Änderung
dokumentiert. In diesem Fall erscheint ein Text wie "Adresse
geschäftlich wird geändert in ...". Sobald Sie die Maustaste wieder
loslassen, nimmt Outlook die gewünschten Änderungen automatisch an allen
Einträgen vor.
Diese zeitsparende Technik können Sie übrigens
auf alle Informationen anwenden, nach denen sich die Ordneransicht
gruppieren lässt!
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Kalender, Kontakte und E-Mails ganz einfach im Team
nutzen
Mit OLXTeamOutlook, der neuesten Generation
intelligenter Team-Software für Outlook 97, 98, 2000, 2002/XP und
2003 nutzen Sie Ihre Outlook-Daten in Zukunft noch
effizienter:
- Nutzen Sie ab sofort Ihre Termine, Aufgaben, Kontakte, E-Mails
und Notizen aus Outlook gemeinsam mit anderen Anwendern im
Netzwerk.
- Richten Sie mit wenigen Mausklicks öffentliche Ordner für
Gruppentermine, Raumbelegungen, gemeinsamen Firmenadressen usw.
ein oder geben Sie einen oder mehrere Ihrer persönlichen Ordner
mit Terminen, Kontakten, E-Mails etc. für andere Anwender
frei.
- Alle Änderungen und Neueingaben in den gemeinsamen Ordnern
sind immer sofort ohne Verzögerung in den Ordnern der
anderen Teilnehmer sichtbar.
- Im nützlichen Gruppenkalender sehen Sie jederzeit die Termine
aller freigegebenen Kalender im Wochenüberblick.
- Sie benötigen keinen Exchange-Server, sondern lediglich
ein freigegebenes Verzeichnis im Netzwerk, auf das alle
beteiligten Anwender zugreifen können. Dieses Verzeichnis muss
sich noch nicht einmal auf einem Server befinden! Jeder beliebige
Rechner in Ihrem Netzwerk kann diese Aufgabe übernehmen
- Der Datenabgleich mit PDA's und Handy's ist weiterhin ohne
Probleme möglich.
OLXTeamOutlook ist komplett in
Outlook integriert. Unterstützt werden alle Versionen.
Also: Outlook 97, 98, 2000, 2002/XP und 2003. Sie können innerhalb
eines Netzwerkes auf Wunsch sogar unterschiedliche Outlook-Versionen
nutzen!
Weitere Informationen zu dieser brandneuen
Outlook-Erweiterung finden Sie unter:
http://www.add-in-world.com/katalog/olxteamoutlook/
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Haben
Sie Fragen zu Outlook 97, 98, 2000, 2002/XP oder 2003? Dann wenden Sie
sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine
Dateien!) an:
outlook-helpline@smarttools.de
Unser
Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an
dieser Stelle im Newsletter.
Adressenimport aus Excel-Dateien Versionen:
Outlook 98, 2000, 2002/XP und 2003
FRAGE: Wie kann man
Adressen aus einer Excel-Datei in Outlook importieren? Nach Aufruf des
Outlook-Befehls Datei-Importieren/Exportieren und Auswahl des
Dateityps "Microsoft Excel" erscheint eine Fehlermeldung, die besagt, dass
ein Konverter-Fehler aufgetreten ist. Lässt sich dieser Fehler
abstellen? H. Gehrke
ANTWORT: Damit der Import
klappt, muss die Excel-Datei bestimmte Vorgaben erfüllen:
- Die Adressen müssen spaltenförmig angeordnet sein: alle Namen in
einer Spalte, alle Vornamen in einer Spalte usw.
- Über jeder Spalte, also in der ersten Zeile des Adressbereichs,
müssen Sie eine Spaltenüberschrift mit dem jeweiligen Feldnamen eingeben
- zum Beispiel "Name", "Vorname", "Straße" usw.
- In welchem Tabellenblatt die Adressen stehen und an welcher Position
innerhalb eines Tabellenblatts spielt keine Rolle
- Der Zellbereich mit den Adressdaten muss einen Namen
besitzen
Gerade der letzte Punkt ist meist der Grund dafür,
warum der Import scheitert. Manche Anwender können überhaupt nichts mit
Bereichsnamen anfangen; andere weisen fälschlicherweise den einzelnen
Spalten - und nicht dem gesamten Bereich - Namen zu. Hier deshalb eine
detaillierte Anleitung zum korrekten Import von Excel-Dateien:
- Beginnen Sie mit der Bearbeitung der Excel-Tabelle. Dazu öffnen Sie
die Datei in Excel und wechseln zum Tabellenblatt mit den
Adressdaten.
- Markieren Sie den gesamten Adressbestand inklusive der
Spaltenüberschriften.
- Rufen Sie Einfügen-Name(n) und
dann Festlegen (Excel 97) oder Definieren (Excel 2000/2002/2003) auf.
- Weisen Sie dem Bereich mit der Adressliste einen Namen Ihrer Wahl
zu. Geben Sie im Feld Namen in der
Arbeitsmappe zum Beispiel "Adressdaten" ein und bestätigen
Sie die Namensvergabe mit Ok.
- Speichern Sie die Excel-Datei, schließen Sie sie und beenden Sie
anschließend Excel. Die Datei darf weder auf Ihrem noch auf einem
anderen PC geöffnet sein.
- Starten Sie Outlook und rufen Sie den Befehl Datei-Importieren/Exportieren auf.
- Wählen Sie dann die Option zum Importieren
aus anderen Programmen oder Dateien an und fahren Sie im
Import/Export-Assistenten mit Weiter
fort.
- Markieren Sie den Dateityp Microsoft
Excel und klicken Sie danach wieder auf Weiter.
- Legen Sie mit Hilfe der Schaltfläche Durchsuchen die Zu
importierende Datei (mit dem Adressbestand) fest und legen
Sie fest, wie mit Duplikaten verfahren werden soll. Danach klicken Sie
erneut auf Weiter.
- Nun bestimmen Sie den Zielordner in Outlook, also den Kontaktordner,
in den die Excel-Daten importiert werden sollen. Dann gehen Sie mit
Weiter zur nächsten Seite des
Assistenten.
- Ein Listenfeld zeigt Ihnen alle in der Excel-Datei definierten
Bereichsnamen. Womöglich enthält das Feld auch nur einen Namen, und zwar
den, den Sie in Schritt 4 definiert haben. Achten Sie auf jeden Fall
darauf, dass genau der Bereichsname mit einem Häkchen versehen ist, der
sich auf Ihre Adressdaten bezieht. Per Mausklick aktivieren und
deaktivieren Sie die Einträge.
- Schließen Sie den Importvorgang noch nicht ab, sondern klicken Sie
auf die Schaltfläche Felder
zuordnen.
- Ordnen Sie die Feldnamen aus der Excel-Datei den Bezeichnungen aus
dem Outlook-Kontaktordner zu, indem Sie die Einträge aus der linken
Liste mit der Maus auf die passende Bezeichnung in der rechten Liste
ziehen. Wenn Sie damit fertig sind, klicken Sie auf Ok.
- Jetzt starten Sie den eigentlichen Importvorgang mit der
Schaltfläche Fertig
stellen.
Ein Fenster informiert Sie über den
Fortschritt des Adressimports. Nach Abschluss des Vorgangs können Sie das
Resultat im zuvor angegebenen Kontaktordner begutachten.
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FRITZ!fax
Endlich klappt das Faxen direkt aus Word
ohne Probleme:
- Verschicken Sie Einzel- und Serienfaxe in Zukunft mit Word 97,
2000, 2002/XP und 2003 noch flexibler und zuverlässiger
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Faxe
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System
Der SmartTools Fritz Fax Assistent kann 30 Tage
lang kostenlos getestet werden:
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| vCards importieren und
erstellen Versionen: Outlook 98, 2000, 2002/XP und
2003
FRAGE: Manchmal erhalte ich
mit meinen Mails eine so genannte "vCard" mit den Adressdaten des
Absenders. Wie kann ich selber eine solche vCard erstellen und wie nutze
ich einen solchen Anhang, wenn ich ihn erhalte? G.
Timmermann
ANTWORT: Die "vCard" ist
ein Standard, über den Sie per E-Mail eine elektronische Visitenkarte
verschicken können, die verschiedene Informationen wie den kompletten
Namen, Firma, Adresse, Telefon, Fax etc. beinhaltet. Outlook beherrscht
diesen Standard auf unterschiedlichste Weise. Sie können nicht nur eine
vCard an Ihre E-Mails anhängen, sondern die Informationen aus vCards von
E-Mail-Absendern direkt in die Kontakte übernehmen. Wenn Sie eine vCard
erhalten haben, können Sie die dort gespeicherten Daten direkt in den
Kontakteordner übernehmen:
- Öffnen Sie zunächst die vCard in der betreffenden E-Mail per
Doppelklick.
- Outlook zeigt die Informationen der vCard nach wenigen Augenblicken
im Dialogfenster für neue Kontakte an. Sie können die Informationen auf
Wunsch noch ergänzen oder ändern.
- Klicken Sie auf Speichern und
Schließen, um den Kontakt mit den Informationen aus der vCard
zu speichern.
Alternativ können Sie eine vCard auch aus der
E-Mail direkt auf das Kontakte-Symbol in der Outlook-Leiste ziehen -
Outlook zeigt den neuen Eintrag dann allerdings nicht an. Änderungen
können Sie also erst vornehmen, nachdem Sie den entsprechenden Kontakt
geöffnet haben.
Um eine vCard zu erstellen, öffnen Sie einfach den
gewünschten Eintrag im Kontakteordner und wählen das Menü Datei-an vCard-Datei exportieren an (in
Outlook 98: Datei-SPeichern unter).
Legen Sie dann den gewünschten Namen für die vCard fest und sichern Sie
sie auf Ihrer Festplatte.
Wenn Sie diesen Vorgang mit Ihren eigenen
Kontaktinformationen durchgeführt haben, können Sie die entsprechende
vCard in Zukunft automatisch an jede neue E-Mail anhängen. Dazu wählen Sie
das Menü Extras-Optionen an, wechseln
auf die Registerkarte "E-Mail-Format" und klicken auf Signaturauswahl bzw. Signaturen (Outlook 2002). Hier können Sie nun
eine neue Signatur anlegen und wählen anschließend die Option Die Signatur ohne Vorlage erstellen. Wenn Sie
dann auf Weiter klicken, können Sie
unter "vCard-Optionen" die gewünschte Datei auswählen.
Access-Tipps kostenlos per
E-Mail
SmartTools Access Weekly ist ein kostenloser
wöchentlicher Newsletter mit interessanten Tipps für Anwender und
Entwickler von Access 97, 2000, 2002/XP und 2003:
- Aktuelle Informationen über Bugs und Patches
- Helpline für Ihre Fragen zu Access
- Tipps für effektivere Arbeitstechniken
- Undokumentierte Parameter und Funktionen
- Nützliche VBA-Prozeduren
- Download-Links zu Access-Erweiterungen
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