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Ausgabe vom 6. Oktober
2005 |
| In dieser
Ausgabe |
News & Downloads
- Sonderaktion: OLXTeamOutlook 1.5 mit 30% Rabatt -
Outlook-Daten ganz einfach im Team nutzen
- Download-Tipp: Termin- und Aufgabenlisten
komfortabel per Mail verschicken
- News: Neue Registryschlüssel für Outlook 2003 nach
der Installation des SP-2
Outlook-Helpline
Newsletter-Tipp
| News &
Downloads |
Sonderaktion: OLXTeamOutlook 1.5 mit 30% Rabatt - Outlook-Daten ganz einfach im Team nutzen
Mit OLXTeamOutlook, der neuesten Generation intelligenter Team-Software nutzen Sie Ihre Outlook-Daten in Zukunft noch effizienter:
- Bearbeiten Sie ab sofort Ihre Termine, Aufgaben, Kontakte, E-Mails
und Notizen aus Outlook gemeinsam mit anderen Anwendern im Netzwerk.
- Richten Sie mit wenigen Mausklicks öffentliche Ordner für
Gruppentermine, Raumbelegungen, gemeinsamen Firmenadressen usw. ein oder
geben Sie einen oder mehrere Ihrer persönlichen Ordner mit Terminen,
Kontakten, E-Mails etc. für andere Anwender frei.
- Alle Änderungen und Neueingaben in den gemeinsamen Ordnern sind
immer sofort ohne Verzögerung in den Ordnern der anderen
Teilnehmer sichtbar.
- Im nützlichen Gruppenkalender sehen Sie jederzeit die Termine aller
freigegebenen Kalender im Wochen- oder Jahresüberblick.
- Sie benötigen keinen Exchange-Server, sondern lediglich ein
freigegebenes Verzeichnis im Netzwerk, auf das alle beteiligten Anwender
zugreifen können. Dieses Verzeichnis muss sich noch nicht einmal auf
einem Server befinden! Jeder beliebige Rechner in Ihrem Netzwerk kann
diese Aufgabe übernehmen.
- Die neue Version 1.5 bietet jetzt noch mehr Komfort zum Beispiel mit
dem Ausblenden privater Termine für andere Anwender und der globalen
Erinnerungsfunktion für alle veröffentlichten
Ordner.
In einer Sonderaktion erhalten Sie bis zum 14.10.2005 30% Rabatt auf den Listenpreis der brandneuen Version 1.5 von OLXTeamOutlook:
Sonderaktion: OLXTeamOutlook 1.5
Noch Fragen? Wir haben für Sie eine Beratungshotline zu OLXTeamOutlook eingerichtet: 0 54 61 / 99 52 - 21
Download-Tipp: Termin- und Aufgabenlisten komfortabel per Mail verschicken
Sie möchten Termine oder Aufgaben möglichst schnell beispielsweise an Kollegen, Mitarbeiter oder Vereinsmitglieder weiterleiten? Der kostenlose SmartTools Termin- und Aufgabenmailer hilft weiter: Nach der automatischen Installation wird er in Outlook integriert und steht in Zukunft per Mausklick zur Verfügung.
Möchten Sie dann beispielsweise einen Kollegen über Ihre Termine in der nächsten Woche informieren, rufen Sie den neuen Assistenten auf und wählen in dem übersichtlichen Dialogfeld zunächst den gewünschten Zeitraum aus. Entscheiden Sie außerdem, ob nur Termine, nur Aufgaben oder beides verschicket werden soll. Auf Wunsch können Sie dabei alle als "Privat" gekennzeichneten Termine und Aufgaben von der Weitergabe ausschließen.
Der SmartTools Termin- und Aufgabenmailer greift normalerweise auf die Standardordner für Kalender und Aufgaben zu, aber auf Wunsch können Sie auch beliebige andere Outlook-Ordner sowie Unterordner durchsuchen lassen. Per Mausklick starten Sie dann die Suche und am Ende erscheint eine neue E-Mail mit einer übersichtlichen Termin- und Aufgabenliste, die Sie dann an beliebige Empfänger weiterleiten können.
SmartTools Publishing bietet Ihnen diese nützliche Outlook-Erweiterung zum kostenlosen Download an:
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SmartTools
Termin- und Aufgabenmailer kostenlos
herunterladen |
News: Neue Registryschlüssel für Outlook 2003 nach der Installation des SP-2
Wie in der letzten Woche berichtet, hat Microsoft ein neues Service Pack für Office 2003 zum kostenlosen Download bereitgestellt, das alleine in Outlook 2003 über 150 Fehler beseitigt. Inzwischen steht eine spezielle Techinfo zur Verfügung, in der ausschließlich alle Änderungen in Outlook aufgeführt sind:
Liste der Outlook 2003-Änderungen durch das SP-2
Bei der umfangreichen Liste der Bugfixes im SP-2 kann man leicht übersehen, dass die Installation in einigen Fällen nicht ausreicht, damit eine Änderung aktiv wird. Ihnen stehen daher verschiedene neue Registryschlüssel zur Verfügung, um gezielt bestimmte Funktionen zu aktivieren. Zum Beispiel:
Probleme bei der Datenarchivierung
Die automatische Archivierung bricht mit einer Fehlermeldung ab, wenn Sie die Daten aus einer PST-Datei im neuen Unicode-kompatiblen Format von Outlook 2003 in eine PST-Datei im Format von Outlook 97 bis 2002 schreiben wollen. Sie können entweder eine andere PST-Datei auswählen, oder den DWORD-Wert
AllowUnicodeToAnsiArchiveDataLoss
unter
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\
Office\11.0\Outlook
anlegen und auf 1 setzen, um die Archivierung dennoch zu ermöglichen.
Verwendung von PST-Dateien verhindern
Wenn Sie Administrator in der Vergangenheit damit zu kämpfen hatten, dass Ihre Anwender trotz eines vorhandenen Exchange-Server noch eigene PST-Dateien angelegt haben, so lässt sich das nach der Installation des SP-2 künftig unterbinden. Erstellen Sie dazu den DWORD-Wert
DisablePST
unter
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\
Office\11.0\Outlook
und setzen Sie ihn auf 1. Sollten Sie mit Profilen arbeiten, müssen Sie "DisablePST" außerdem noch einmal unter
HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\
Microsoft\Office\11.0\Outlook
erstellen und ebenfalls auf 1 setzen.
| Outlook-Tipp der
Woche |
Im Tipp der Woche finden Sie einmal im Monat die Outlook-Kolumne. Der Autor Peter Raddatz ist anerkannter Outlook-Spezialist und trägt für sein Engagement als "Doc Outlook" in der Outlook-Newsgroup von Microsoft bereits seit mehreren Jahren den Titel "Most Valuable Professional" (MVP) für Outlook.
Kolumne: Alternatives Benachrichtigungsfenster beim Eingang neuer E-Mails
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 98
Outlook kann Sie auf unterschiedliche Weise über das Eintreffen neuer E-Mails unterrichten. Das Problem: Die Benachrichtigungen werden leider häufig nicht bemerkt.
Bis zur Outlook Version 2002 wird Ihnen in einem kleinen Fenster angezeigt, dass neue Nachrichten eingetroffen sind. Außerdem taucht ein kleiner Briefumschlag auf der Taskleiste im Bereich der Uhr auf. Dieses Fenster und der Briefumschlag sind selbst dann leicht zu übersehen, wenn man direkt vorm Bildschirm sitzt. Wirft man im Vorübergehen einen Blick auf den Monitor, übersieht man die Hinweise mit Sicherheit.
Mit Outlook 2003 führte Microsoft die "Benachrichtigung auf dem Desktop" ein. In einem transparenten Fenster, das maximal 30 Sekunden lang angezeigt wird, zeigt Outlook den Empfang neuer E-Mails an. Sollten Sie in diesen 30 Sekunden mit etwas Anderem beschäftigt sein, werden Sie diese Nachricht nicht zu Gesicht bekommen. Eine weitere Art der Benachrichtigung ist der Posteingangssound, der natürlich ebenfalls schnell überhört werden kann.
Nun bietet Outlook eine weitere Alternative zur Benachrichtigung über neu empfangene Mails, die allerdings nur wenigen Anwendern bekannt ist: Mit Hilfe eine Regel können Sie einen unübersehbaren Dialog mit einer Liste der neuen Nachrichten anzeigen lassen. Das Fenster wird erst dann ausgeblendet, wenn Sie es explizit schließen. Und so wird eine entsprechende Regel erstellt:
- Wählen Sie in Outlook 2003 das Menü Extras-Regeln und Benachrichtigungen an. In
Outlook 2002/XP, 2000 und 98 rufen Sie den Dialog Extras-Regel-Assistent auf.
- Klicken Sie in Outlook 2003 auf Neue
Regel und in Outlook 2002/XP, 2000 und 98 auf Neu.
- In Outlook 2003 und 2002/XP aktivieren Sie die Option Regel ohne vorlage.
- Markierten Sie den Eintrag "Nachrichten bei Ankunft prüfen" und
klicken Sie auf Weiter.
- Überspringen Sie den nächsten Schritt mit Weiter, da diese Regel auf jede eingehende
Mail angewendet werden soll. Bestätigen Sie die entsprechende
Sicherheitsabfrage mit Ja.
- Nach Weiter aktivieren Sie im
nächsten Schritt das Kontrollkästchen "im Benachrichtigungsfenster für
neue Elemente diesen Text anzeigen" (Outlook 2003) bzw. "mich mit einer
Info benachrichtigen" (Outlook 2002/XP, 2000 und 98).
- Klicken Sie in der Regelbeschreibung auf den unterstrichenen Text
"diesen Text" bzw. "einer Info" und geben Sie im nachfolgenden Dialog
einen beliebigen Text ein, der in dem Benachrichtungsfenster über neue
Mails angezeigt werden soll.
- Beenden Sie die Definition der neuen Regel mit Fertig stellen und verlassen Sie den
Regel-Assistenten.
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ANZEIGE Der Kommentar-Manager für Excel - Pfiffige
Zusatzfunktionen für die tägliche ArbeitSie nutzen die Zellkommentare von Excel? Dann sollten Sie den neuen SmartTools Kommentar-Manager verwenden, der Ihnen die tägliche Arbeit in Zukunft wesentlich erleichtern wird: Legen Sie Formatierung und Größe für Ihre Kommentar-Popups zum Beispiel vollkommen beliebig fest. Alle Kommentare lassen sich per Mausklick einblenden, ausblenden oder komplett löschen. Weitere Highlights:
http://www.add-in-world.com/katalog/xl-kommentar-pro/ |
| Outlook-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Outlook 2003, 2002/XP, 2000 oder 97/98? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte keine Dateien schicken!) an:
outlook-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe eine oder mehrere Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Terminliste ohne Ausgabe der Feiertage
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 98
FRAGE: Wenn ich mir im Kalender eine Liste meiner aktuellen Terminen anzeigen lasse, erscheinen gleichzeitig sämtliche Feiertage. Wie kann ich Outlook so einrichten, dass die Liste ausschließlich meine Termine anzeigt?
M. Butenholz
ANTWORT: Das erreichen Sie, indem Sie die Kalenderansicht filtern. Dazu gehen Sie wie folgt vor:
- Wechseln Sie in Ihren Kalender und lassen Sie sich die gewünschte
Terminliste anzeigen. – Noch enthält sie die Feiertage...
- Öffnen Sie das Menü Ansicht und
wählen Sie bei Einsatz von Outlook 2003 auch noch das Untermenü Anordnen nach an. Dann klicken Sie auf Aktuelle Ansicht und danach auf Aktuelle Ansicht anpassen.
- Im daraufhin eingeblendeten Dialogfenster klicken Sie auf die
Schaltfläche Filtern.
- Wechseln Sie auf die Registerkarte Erweitert.
- Klicken Sie im Bereich Weitere Kriterien
definieren auf die Schaltfläche Feld und wählen Sie dann erst Häufig verwendete Felder und anschließend
Kategorien an.
- Nun stellen Sie das Dropdown-Feld Bedingung auf "enthält nicht" ein.
- Geben Sie im Feld Wert den Text
"Feiertag" ein.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Zur Liste
hinzufügen.
- Bestätigen Sie Ihre Änderungen mit Ok.
- Quittieren Sie auch das Dialogfenster, das die Filtern-Schaltfläche enthält, mit Ok.
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ANZEIGE Serienmails an Ihre Outlook-Kontakte direkt aus Word
verschickenVergessen Sie den umständlichen Versand von Serienbriefen per Post! Ab sofort können Sie Angebote, Preislisten, Newsletter, Ankündigungen usw. an Ihre Outlook-Kontakte direkt aus Word ganz einfach per E-Mail verschicken. Der SmartTools Serienmailer ist direkt in Word integriert und mit wenigen Mausklicks startbereit:
http://www.add-in-world.com/katalog/word-serienmailer/ |
Mehr E-Mail-Adressen in den Kontakten
Versionen: Outlook 2003 und 2002/XP
FRAGE: Wie kann ich in Outlook 2003 oder 2002/XP mehr als drei E-Mail-Adressen pro Kontakt speichern? Ich erinnere mich, dass ich in Outlook 2000 manchmal bis zu neun Adressen eingetragen habe. Können Sie mir sagen, wie ich das auch in den neueren Outlook-Versionen schaffe?
W. Christmann
ANTWORT: Outlook unterstützt generell nur maximal drei E-Mail-Adressen pro Kontakt. Wenn Ihnen in Outlook 2000 mehr Adressen zur Verfügung standen, haben Sie die Adressinformationen offensichtlich im Windows-Adressbuch verwaltet und nicht im Kontaktordner von Outlook. Da sich Windows und Outlook je nach Systemeinstellung einen Datenbestand teilen konnten, waren die Grenzen allerdings fließend und vielleicht nicht auf Anhieb erkennbar.
Im Kontaktordner von Outlook 2003 und 2002/XP müssen Sie mit dem Limit von drei Adressen pro Kontakt zurechtkommen. Theoretisch könnten Sie das Kontaktformular zwar um benutzerdefinierte Felder erweitern, in denen Sie weitere E-Mail-Adressen verwalten. Das nützt Ihnen später aber nicht viel, da die benutzerdefinierten E-Mail-Felder beim Senden einer E-Mail nicht zur Wahl stehen.
Der einzige Ausweg besteht also darin, mehrere Kontakteinträge anzulegen, falls drei E-Mail-Adressen einmal nicht ausreichen sollten.
| Newsletter-Tipp |
Word-Tipps kostenlos per E-Mail
SmartTools Word Weekly ist unser aktueller E-Mail-Newsletter, der jede Woche kostenlos Tipps rund um Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97 liefert. Zum Beispiel
- Undokumentierte Parameter und Funktionen
- Berichte über Bugs, Patches und Sicherheitslücken
- Fertige Makros zur Automatisierung häufiger Arbeitsvorgänge
- Perfekte Datensicherung Ihrer Dokumente
- So nutzen Sie Word im Netzwerk
- Helpline für Ihre Fragen zu Word
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