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Ausgabe vom 6. April
2006 |
| In dieser
Ausgabe |
News & Downloads
- News: Der deutsche Reminder Manager 2.0 - Perfektes
Zeitmanagement mit Outlook
- Download-Tipp: Anhänge voll automatisch speichern -
die neue Version 2.0 von SmartTools AutoSave
- News: Neue Version von Google
Desktop
Outlook-Helpline
- Mehr Kalendertage auf der 'Outlook
Heute'-Seite
- Outlook nur einmal starten
- NACHTRAG: Fehler im Listing des Tipps zum Ändern der
'Speichern unter'-Eigenschaft für
Kontakte
| News &
Downloads |
News: Der deutsche Reminder Manager 2.0 - Perfektes Zeitmanagement mit Outlook
Wenn Sie sich von Outlook an wichtige Termine und Aufgaben oder die Nachverfolgung von E-Mails und Kontakten erinnern lassen, kennen Sie das Problem: Die Erinnerung funktioniert nur dann, wenn sich die entsprechende Elemente in einem der vorgegebenen Standardordner befinden. Sobald Sie neue Ordner anlegen, um Mails, Termine, Aufgaben und Adressen besser zu organisieren, steht die Erinnerungsfunktion nicht mehr zur Verfügung. Auch Erinnerungen aus einem öffentlichen Ordner vom Exchange Server kann Outlook standardmäßig nicht anzeigen! Hier ist endlich die Lösung für dieses Problem:
- Der Reminder Manager 2.0 erinnert Sie an Termine und
Nachverfolgungen für Termine, Aufgaben, Mails und Kontakte aus jedem
beliebigen Ordner in einer Outlook-PST-Datei oder auf dem
Exchange-Server.
- Optimieren Sie Ihr Zeitmanagement, denn mit dem Reminder
Manager können Sie endlich alle Termine und Erinnerungen perfekt
organisieren. Die Liste kann nicht nur beliebig formatiert und gruppiert
werden, sondern es lassen sich auch zukünftige Erinnerungen und Termine
anzeigen, so dass eine echte Zeitplanung möglich ist.
- Auch unterwegs nichts verpassen! Der Reminder Manager
2.0 schickt Ihnen auf Wunsch automatisch eine E-Mail, sobald eine
Erinnerung oder Nachverfolgung ansteht. Lassen Sie sich auf diesem Weg
beispielsweise auf dem Mobiltelefon per SMS an wichtige Termine
erinnern.
- Der Reminder Manager ist weltweit bereits bei vielen tausend
Anwendern und Unternehmen im Einsatz. Die Version 2.0 wird jetzt von
SmartTools komplett in Deutsch mit vielen neuen leistungsfähigen
Funktionen angeboten.
http://www.add-in-world.com/katalog/ol-reminder/
Download-Tipp: Anhänge voll automatisch speichern - die neue Version 2.0 von SmartTools AutoSave
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP und 2000
Mit SmartTools AutoSave steht Ihnen endlich ein Add-In zur komfortablen Verwaltung Ihrer Mailanhänge zur Verfügung. Anstatt jede Mail einzeln anzuklicken und die entsprechenden Anhänge zu speichern, wartet SmartTools AutoSave im Hintergrund auf neue Mails und sichert die Anhänge voll automatisch in einen beliebigen Ordner. Dabei kann SmartTools AutoSave Ordner mit dem Datum, Absender oder Empfänger der Mail verwenden, so dass Sie die Dateien jederzeit ohne Probleme zuordnen können. SmartTools AutoSave löscht die Anhänge auf Wunsch außerdem aus den Mails, damit sie in Ihrer Outlook-Datei keinen unnötigen Speicherplatz verschwenden.
Nach der automatischen Installation von SmartTools AutoSave finden Sie in Outlook ein neues Menü SmartTools-Autosave vor, über das Sie die gewünschten Einstellungen zur Organisation Ihrer elektronischen Ablage vornehmen. Mit der neuen Version 2.0 können Sie dabei das Ordnerformat, in dem die Anhänge gespeichert werden sollen, komfortabel über ein Dialogfeld einrichten. Außerdem wird der Pfad zu dem gespeicherten Anhang automatisch in die entsprechende Mail eingefügt. Sie finden den kostenlosen Assistenten unter:
 |
SmartTools
AutoSave kostenlos
herunterladen! |
News: Neue Version von Google Desktop
Google hat sein kostenloses Desktop-Suchprogramm (samt Outlook-Integration) um zahlreiche neue Funktionen erweitert und bietet ab sofort die neue Version 3 zum Download an:
http://desktop.google.com
Einige Highlight der neuen Version:
- Zusätzliche Suchfunktionen und komfortables erweitertes
Suchformular.
- Sperre der lokalen Suche, so dass fremde Anwender nicht ohne
weiteres Ihre Daten durchsuchen können.
- Erweiterung der Suche auf andere Rechner. Schließen Sie also
beispielsweise Office-Dokumente und PDF-Dateien auf Ihrem Laptop oder
dem Rechner des Kollegen in die Suche mit ein.
- Drücken Sie zweimal auf Strg und Ihnen steht jederzeit eine
"QuickSearch Box" zum Starten einer neuen Suche zur
Verfügung.
| Outlook-Tipp der
Woche |
Jede verschickte E-Mail automatisch per CC/BCC verteilen, Teil 1
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP und 2000
In einer früheren Ausgabe von Outlook Weekly hatten wir Ihnen eine VBA-Lösung vorgestellt, mit der Sie von jeder erstellten E-Mail automatisch eine sichtbare (CC) oder unsichtbare (BCC) Kopie versschicken können. Die Resonanz auf diesen Beitrag war sehr groß und uns haben zahlreiche Zuschriften von Lesern erreicht, die diese Funktion gerne um eine Steuerung "CC senden Ja/Nein" beziehungsweise "BCC Senden Ja/Nein" erweitern würden. Wir haben eine entsprechende Änderung in die Lösung integriert, die wir Ihnen mit diesem dreiteiligen Tipp der Woche vorstellen möchten.
Zunächst noch einmal kurz zum Konzept der Lösung: Um von jeder gesendeten Nachricht eine sichtbare (CC) oder unsichtbare (BCC) Kopie zur Kontrolle oder zu Dokumentationszwecken an eine bestimmte E-Mail-Adresse zu versenden, müssen Sie bei jeder neuen Nachricht die Felder "CC" bzw. "BCC" füllen. Abgesehen davon, dass dieses Vorgehen bei jeder Nachricht zusätzlichen Aufwand bedeutet, besteht die Gefahr, dass das Setzen des CC- oder BCC-Feldes in der Alltagshektik vergessen wird. Outlook bietet jedoch Möglichkeiten, diesen Vorgang zu automatisieren: Bei jeder verschickten E-Mail wird ein Anwendungsereignis "ItemSend" ausgelöst, das Sie um eigene Aktionen ergänzen können. Eine solche Aktion kann dann zum Beispiel auch das "CC"- oder "BCC"-Feld automatisch setzen. Dabei ist zu berücksichtigen, dass eventuell nicht jede Nachricht in CC oder BCC versendet werden soll. Um diesem Umstand Rechnung zu tragen, könnte man die Lösung um zwei Abfragen "CC versenden?" bzw. "BCC versenden?" ergänzen, die dann jeweils mit einem Klick auf Ja oder Nein zu beantworten sind. Wenn Sie dann jedoch mehrere Nachrichten hintereinander ohne CC oder BCC versenden möchten, müssten Sie die Abfragen entsprechend oft bestätigen. Um diesen Aufwand zu vermeiden, haben wir uns entschlossen, eine Symbolleiste mit zwei Schaltflächen CC: an/aus und BCC: an/aus einzusetzen: Ein Klick schaltet die jeweilige Funktion aus, ein weiterer Klick schaltet sie wieder ein. Vor dem Versenden einer Nachricht stellen Sie dann einfach den CC- und BCC-Status über diese Schaltflächen entsprechend ein und klicken dann auf Senden.
Um diese solche Lösung in Ihr Outlook einzubauen, gehen Sie wie folgt vor:
- Wechseln Sie mit Alt+F11 in die VBA-Entwicklungsumgebung.
- Öffnen Sie den Bereich "VBAProject|Microsoft Outlook
Objekte|DieseOutlooksitzung" per Doppelklick.
- Geben Sie im allgemeinen Teil die folgenden Deklarationen
ein:
Const cstrBCCAdr = "joeuser@provider.de"
Const cstrCCAdr = "chef@provider.de"
Dim CmdBar As Office.CommandBar
Dim SendCC As Boolean
Dim SendBCC As Boolean
Die Konstanten "cstrCCAdr" und "cstrBCCAdr" passen Sie dabei entsprechend an. Soll generell keine CC- oder BCC-Kopie gesendet werden, setzen Sie die jeweilige Konstante auf eine leere Zeichenkette:
Const cstrBCCAdr = ""
Const cstrCCAdr = "chef@provider.de"
oder
Const cstrBCCAdr = "joeuser@provider.de"
Const cstrCCAdr = ""
- Geben Sie danach die folgenden Prozeduren
ein:
SendCC = Not SendCC
UpdateCmdBar
End Sub
Public Sub SwitchBCC()
SendBCC = Not SendBCC
UpdateCmdBar
End Sub
Sub UpdateCmdBar()
On Error Resume Next
If CmdBar Is Nothing Then
Beep
MsgBox "Symbolleiste 'CCBCC' nicht gefunden...", _
vbOKOnly + vbCritical, "!!! Problem !!!"
Exit Sub
End If
With CmdBar
.Controls(1).Caption = IIf(SendCC, _
"CC: an", "CC: aus")
.Controls(2).Caption = IIf(SendBCC, _
"BCC: an", "BCC: aus")
End With
End Sub
Die Prozeduren "SwitchCC" und "SwitchBCC" schalten den aktuellen Status der globalen Variablen "SendCC" und "SendBCC" jeweils um, ändern den Status also per Operator "Not" von "True" auf "False" beziehungsweise umgekehrt. Die Prozedur "UpdateCmdBar" sorgt dafür, dass der aktuelle Status "an" oder "aus" in der Symbolleiste entsprechend angezeigt wird.
- Speichern Sie die Änderungen und verlassen Sie die
VBA-Entwicklungsumgebung wieder.
War der Tipp der Woche für Sie hilfreich? Klicken Sie bitte hier!
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2.0 von SmartTools Outlook BackupWas würde passieren, wenn Ihre Outlook-Daten plötzlich und unerwartet verloren gehen? Sie verlieren meistens nicht nur E-Mails, sondern auch wichtige Adressen, Termine aus dem Kalender, Aufgaben und Notizen. Hinzu kommt ein erheblicher Einrichtungsaufwand, um alle Filter und Regeln, Kategorien, Signaturen, Symbolleisten und E-Mail-Konten so einzurichten, dass Sie wieder wie gewohnt arbeiten können. Mit SmartTools Outlook Backup 2.0 haben Sie diese Probleme zuverlässig im Griff:
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| Outlook-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Outlook 2003, 2002/XP, 2000 oder 97/98? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte keine Dateien schicken!) an:
outlook-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe eine oder mehrere Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Mehr Kalendertage auf der 'Outlook Heute'-Seite
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP und 2000
FRAGE: Um einen Überblick über anstehende Termine und Aufgaben zu erhalten, benutze ich häufig die "Outlook Heute"-Seite. Über den Link Outlook Heute anpassen habe ich es auch schon geschafft, die Anzahl der angezeigten Kalendertage auf "7" zu erhöhen. Noch lieber wäre es mir, wenn sogar die Termine für die nächsten 14 Tage auf "Outlook Heute" zu sehen wären. Lässt sich das irgendwie einstellen?
P. Schnieder
ANTWORT: Wenn "Outlook Heute" mehr als sieben Tage in die Kalendervorschau einbeziehen soll, müssen Sie den Wert in die Windows-Registrierungsdatenbank (Registry) eintragen. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor:
- Beenden Sie Outlook.
- Starten Sie den Registrierungs-Editor über das Windows-Startmenü und
den Befehl Ausführen. Im Textfeld
Öffnen geben Sie "regedit" ein und
anschließend klicken Sie auf Ok.
- Auf der linken Seite des Registrierungs-Editors lassen Sie sich je
nach Outlook-Version folgenden Zweig anzeigen:
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office
\11.0\Outlook\Today
Outlook 2002/XP:
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office
\10.0\Outlook\Today
Outlook 2000:
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\
9.0\Outlook\Today
- Im genannten Schlüssel regeln Sie die Anzahl der
Kalender-Vorschautage über einen Zeichenfolge-Wert namens "CalDays".
Womöglich ist der Eintrag sogar schon in der rechten Fensterhälfte des
Registrierungs-Editors zu sehen. Falls nicht, wählen Sie Bearbeiten-Neu-Zeichenfolge an.
Überschreiben Sie den vorgegebenen Namen (meist "Neuer Wert #1") mit
"CalDays" und schließen Sie die Eingabe mit der Return-Taste
ab.
- Doppelklicken Sie auf den Eintrag "CalDays", um den Wert - die
Anzahl der Kalender-Vorschautage - einzustellen. Geben Sie im Feld Wert zum Beispiel "14" ein, damit auf der
"Outlook Heute"-Seite die Termine für die nächsten 14 Tage aufgelistet
werden. Ihre Eingabe bestätigen Sie mit Ok.
- Beenden Sie den Registrierungs-Editor.
- Starten Sie Outlook neu und schauen Sie sich die "Outlook
Heute"-Seite an.
Einen Haken hat die Kalendererweiterung allerdings: Outlook nennt immer nur die Wochentage, an denen Termine anstehen. Wenn Sie mehr als eine Woche auflisten lassen, kann es deshalb passieren, dass die Wochentagsbezeichnungen "Montag", "Dienstag" usw. mehrmals auftauchen. Es gibt leider keine Möglichkeit, neben den Wochentagen auch das Datum anzeigen zu lassen.
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usw. komfortabel in Word & Excel einfügenSie schreiben Rechnungen, Lieferscheine, Angebote und ähnliche Dokumente mit Word oder Excel und benötigen eine laufende Nummer für jedes neue Dokument? Mit dem SmartTools Rechnungsnummern-Assistenten können Sie Ihre Rechnungen wie bisher mit Word oder Excel schreiben. Die laufende Nummer rufen Sie jederzeit mit zwei Mausklicks ab und fügen Sie ganz einfach an der aktuellen Cursorposition ein:
SmartTools Rechnungsnummern-Assistent für Word SmartTools Rechnungsnummern-Assistent für Excel |
Outlook nur einmal starten
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP und 2000
FRAGE: Ich starte wie wohl die meisten Anwender Outlook mit einem Doppelklick über das standardmäßig angelegte Symbol auf dem Windows-Desktop und minimiere das Outlook-Fenster dann irgendwann. In der Tageshektik starte ich Outlook später aus Versehen ein zweites oder drittes Mal. Gibt es eine Einstellung oder eine andere Möglichkeit, dass Outlook nur einmal gestartet bzw. beim zweiten Versuch einfach das bereits laufende Outlook aktiviert wird?
K. Grahms
ANTWORT: Verwenden Sie statt des standardmäßig angelegten Symbols eine eigene Verknüpfung mit einem speziellen Parameter:
- Öffnen Sie den Windows-Explorer und lokalisieren Sie das
Office-Installationsverzeichnis, das Sie beispielsweise unter
"C:\Programme\Microsoft Office\Office11" finden.
- Klicken Sie OUTLOOK.EXE mit der rechten Maustaste an und wählen Sie
Kopieren im Kontextmenü aus.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Windows-Desktop,
wählen Sie Verknüpfung einfügen im
Kontextmenü an und benennen Sie die Verknüpfung anschließend in
"Outlook" um. Alternativ zu Schritt 2. und 3. können Sie OUTLOOK.EXE mit
der linken Maustaste bei gedrückter Alt-Taste auf den
Windows-Desktop ziehen, Windows legt dann automatisch eine Verknüpfung
an.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Verknüpfung und wählen
Sie Eigenschaften im Kontextmenü
an.
- Ergänzen Sie den Inhalt des Feldes Ziel um den folgenden
Parameter:
- Klicken Sie auf Ok, um die
Änderungen zu übernehmen.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das standardmäßig
angelegte Symbol für den Aufruf von Outlook, wählen Sie Löschen im Kontextmenü an und bestätigen Sie
die folgende Sicherheitsabfrage mit einem Klick auf die Schaltfläche
Ja.
- Verschieben Sie die eben angelegte Verknüpfung an den Platz des
standardmäßig angelegten Outlook-Symbols.
NACHTRAG: Fehler im Listing des Tipps zum Ändern der 'Speichern unter'-Eigenschaft für Kontakte
In unserem Tipp der letzten Woche hatten wir Ihnen ein Makro vorgestellt, mit dessen Hilfe Sie die 'Speichern unter'-Eigenschaft für alle Kontakte eines Ordners komfortabel ändern konnten. Leider hat sich ein kleiner Fehler in das veröffentlichte Makro eingeschlichen. Die fehlerhaften Zeilen lauten korrekt:
IIf(.FirstName <> "", _
"," & .FirstName, "")
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- Neue Rechenfunktionen für Ihre Tabellen
- Nützliche VBA-Prozeduren
- Undokumentierte Parameter und Funktionen
- Infos zu Bugs und Patches
- Wichtige Download-Links
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