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Outlook-Helpline
News: Der deutsche Reminder Manager 2.0 - Perfektes Zeitmanagement mit Outlook Wenn Sie sich von Outlook an wichtige Termine und Aufgaben oder die Nachverfolgung von E-Mails und Kontakten erinnern lassen, kennen Sie das Problem: Die Erinnerung funktioniert nur dann, wenn sich die entsprechende Elemente in einem der vorgegebenen Standardordner befinden. Sobald Sie neue Ordner anlegen, um Mails, Termine, Aufgaben und Adressen besser zu organisieren, steht die Erinnerungsfunktion nicht mehr zur Verfügung. Auch Erinnerungen aus einem öffentlichen Ordner vom Exchange Server kann Outlook standardmäßig nicht anzeigen! Hier ist endlich die Lösung für dieses Problem:
http://www.add-in-world.com/katalog/ol-reminder/ Download-Tipp: Anhänge voll automatisch speichern - die neue Version 2.0 von SmartTools AutoSave Versionen: Outlook 2003, 2002/XP und 2000 Mit SmartTools AutoSave steht Ihnen endlich ein Add-In zur komfortablen Verwaltung Ihrer Mailanhänge zur Verfügung. Anstatt jede Mail einzeln anzuklicken und die entsprechenden Anhänge zu speichern, wartet SmartTools AutoSave im Hintergrund auf neue Mails und sichert die Anhänge voll automatisch in einen beliebigen Ordner. Dabei kann SmartTools AutoSave Ordner mit dem Datum, Absender oder Empfänger der Mail verwenden, so dass Sie die Dateien jederzeit ohne Probleme zuordnen können. SmartTools AutoSave löscht die Anhänge auf Wunsch außerdem aus den Mails, damit sie in Ihrer Outlook-Datei keinen unnötigen Speicherplatz verschwenden. Nach der automatischen Installation von SmartTools AutoSave finden Sie in Outlook ein neues Menü SmartTools-Autosave vor, über das Sie die gewünschten Einstellungen zur Organisation Ihrer elektronischen Ablage vornehmen. Mit der neuen Version 2.0 können Sie dabei das Ordnerformat, in dem die Anhänge gespeichert werden sollen, komfortabel über ein Dialogfeld einrichten. Außerdem wird der Pfad zu dem gespeicherten Anhang automatisch in die entsprechende Mail eingefügt. Sie finden den kostenlosen Assistenten unter:
News: Neue Version von Google Desktop Google hat sein kostenloses Desktop-Suchprogramm (samt Outlook-Integration) um zahlreiche neue Funktionen erweitert und bietet ab sofort die neue Version 3 zum Download an: http://desktop.google.com Einige Highlight der neuen Version:
Jede verschickte E-Mail automatisch per CC/BCC verteilen, Teil 1 Versionen: Outlook 2003, 2002/XP und 2000 In einer früheren Ausgabe von Outlook Weekly hatten wir Ihnen eine VBA-Lösung vorgestellt, mit der Sie von jeder erstellten E-Mail automatisch eine sichtbare (CC) oder unsichtbare (BCC) Kopie versschicken können. Die Resonanz auf diesen Beitrag war sehr groß und uns haben zahlreiche Zuschriften von Lesern erreicht, die diese Funktion gerne um eine Steuerung "CC senden Ja/Nein" beziehungsweise "BCC Senden Ja/Nein" erweitern würden. Wir haben eine entsprechende Änderung in die Lösung integriert, die wir Ihnen mit diesem dreiteiligen Tipp der Woche vorstellen möchten. Zunächst noch einmal kurz zum Konzept der Lösung: Um von jeder gesendeten Nachricht eine sichtbare (CC) oder unsichtbare (BCC) Kopie zur Kontrolle oder zu Dokumentationszwecken an eine bestimmte E-Mail-Adresse zu versenden, müssen Sie bei jeder neuen Nachricht die Felder "CC" bzw. "BCC" füllen. Abgesehen davon, dass dieses Vorgehen bei jeder Nachricht zusätzlichen Aufwand bedeutet, besteht die Gefahr, dass das Setzen des CC- oder BCC-Feldes in der Alltagshektik vergessen wird. Outlook bietet jedoch Möglichkeiten, diesen Vorgang zu automatisieren: Bei jeder verschickten E-Mail wird ein Anwendungsereignis "ItemSend" ausgelöst, das Sie um eigene Aktionen ergänzen können. Eine solche Aktion kann dann zum Beispiel auch das "CC"- oder "BCC"-Feld automatisch setzen. Dabei ist zu berücksichtigen, dass eventuell nicht jede Nachricht in CC oder BCC versendet werden soll. Um diesem Umstand Rechnung zu tragen, könnte man die Lösung um zwei Abfragen "CC versenden?" bzw. "BCC versenden?" ergänzen, die dann jeweils mit einem Klick auf Ja oder Nein zu beantworten sind. Wenn Sie dann jedoch mehrere Nachrichten hintereinander ohne CC oder BCC versenden möchten, müssten Sie die Abfragen entsprechend oft bestätigen. Um diesen Aufwand zu vermeiden, haben wir uns entschlossen, eine Symbolleiste mit zwei Schaltflächen CC: an/aus und BCC: an/aus einzusetzen: Ein Klick schaltet die jeweilige Funktion aus, ein weiterer Klick schaltet sie wieder ein. Vor dem Versenden einer Nachricht stellen Sie dann einfach den CC- und BCC-Status über diese Schaltflächen entsprechend ein und klicken dann auf Senden. Um diese solche Lösung in Ihr Outlook einzubauen, gehen Sie wie folgt vor:
Const cstrBCCAdr = "joeuser@provider.de" Const cstrCCAdr = "chef@provider.de" Dim CmdBar As Office.CommandBar Dim SendCC As Boolean Dim SendBCC As Boolean Die Konstanten "cstrCCAdr" und "cstrBCCAdr" passen Sie dabei entsprechend an. Soll generell keine CC- oder BCC-Kopie gesendet werden, setzen Sie die jeweilige Konstante auf eine leere Zeichenkette: Const cstrBCCAdr = "" Const cstrCCAdr = "chef@provider.de" oder Const cstrBCCAdr = "joeuser@provider.de" Const cstrCCAdr = ""
SendCC = Not SendCC UpdateCmdBar End Sub Public Sub SwitchBCC() SendBCC = Not SendBCC UpdateCmdBar End Sub Sub UpdateCmdBar() On Error Resume Next If CmdBar Is Nothing Then Beep MsgBox "Symbolleiste 'CCBCC' nicht gefunden...", _ vbOKOnly + vbCritical, "!!! Problem !!!" Exit Sub End If With CmdBar .Controls(1).Caption = IIf(SendCC, _ "CC: an", "CC: aus") .Controls(2).Caption = IIf(SendBCC, _ "BCC: an", "BCC: aus") End With End Sub Die Prozeduren "SwitchCC" und "SwitchBCC" schalten den aktuellen Status der globalen Variablen "SendCC" und "SendBCC" jeweils um, ändern den Status also per Operator "Not" von "True" auf "False" beziehungsweise umgekehrt. Die Prozedur "UpdateCmdBar" sorgt dafür, dass der aktuelle Status "an" oder "aus" in der Symbolleiste entsprechend angezeigt wird.
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Haben Sie Fragen zu Outlook 2003, 2002/XP, 2000 oder 97/98? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte keine Dateien schicken!) an: outlook-helpline@smarttools.de Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe eine oder mehrere Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter. Mehr Kalendertage auf der 'Outlook Heute'-Seite Versionen: Outlook 2003, 2002/XP und 2000 FRAGE: Um einen Überblick über anstehende Termine und Aufgaben zu erhalten, benutze ich häufig die "Outlook Heute"-Seite. Über den Link Outlook Heute anpassen habe ich es auch schon geschafft, die Anzahl der angezeigten Kalendertage auf "7" zu erhöhen. Noch lieber wäre es mir, wenn sogar die Termine für die nächsten 14 Tage auf "Outlook Heute" zu sehen wären. Lässt sich das irgendwie einstellen? P. Schnieder ANTWORT: Wenn "Outlook Heute" mehr als sieben Tage in die Kalendervorschau einbeziehen soll, müssen Sie den Wert in die Windows-Registrierungsdatenbank (Registry) eintragen. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor:
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office \11.0\Outlook\Today Outlook 2002/XP: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office \10.0\Outlook\Today Outlook 2000: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\ 9.0\Outlook\Today
Einen Haken hat die Kalendererweiterung allerdings: Outlook nennt immer nur die Wochentage, an denen Termine anstehen. Wenn Sie mehr als eine Woche auflisten lassen, kann es deshalb passieren, dass die Wochentagsbezeichnungen "Montag", "Dienstag" usw. mehrmals auftauchen. Es gibt leider keine Möglichkeit, neben den Wochentagen auch das Datum anzeigen zu lassen.
Outlook nur einmal starten Versionen: Outlook 2003, 2002/XP und 2000 FRAGE: Ich starte wie wohl die meisten Anwender Outlook mit einem Doppelklick über das standardmäßig angelegte Symbol auf dem Windows-Desktop und minimiere das Outlook-Fenster dann irgendwann. In der Tageshektik starte ich Outlook später aus Versehen ein zweites oder drittes Mal. Gibt es eine Einstellung oder eine andere Möglichkeit, dass Outlook nur einmal gestartet bzw. beim zweiten Versuch einfach das bereits laufende Outlook aktiviert wird? K. Grahms ANTWORT: Verwenden Sie statt des standardmäßig angelegten Symbols eine eigene Verknüpfung mit einem speziellen Parameter:
NACHTRAG: Fehler im Listing des Tipps zum Ändern der 'Speichern unter'-Eigenschaft für Kontakte In unserem Tipp der letzten Woche hatten wir Ihnen ein Makro vorgestellt, mit dessen Hilfe Sie die 'Speichern unter'-Eigenschaft für alle Kontakte eines Ordners komfortabel ändern konnten. Leider hat sich ein kleiner Fehler in das veröffentlichte Makro eingeschlichen. Die fehlerhaften Zeilen lauten korrekt: IIf(.FirstName <> "", _ "," & .FirstName, "") War die Helpline für Sie hilfreich? Klicken Sie bitte hier!
Excel-Tipps kostenlos per E-Mail SmartTools Excel Weekly ist ein kostenloser E-Mail-Newsletter, der Ihnen jede Woche interessante Tipps rund um Excel 2003, 2002/XP, 2000 und 97 liefert:
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