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Outlook-Helpline Newsletter-Tipp
News: Endlich eine komfortable Datensicherung für Outlook Was würde passieren, wenn Ihre Outlook-Daten plötzlich und unerwartet verloren gehen? Wenn Sie regelmäßig mit Outlook arbeiten wäre das ein echtes Problem, denn Sie verlieren meistens nicht nur E-Mails, sondern auch wichtige Adressen, Termine aus dem Kalender, Aufgaben und Notizen. Hinzu kommt ein erheblicher Einrichtungsaufwand, um alle Filter und Regeln, Kategorien, Signaturen, Symbolleisten und E-Mail-Konten so einzurichten, dass Sie wieder wie gewohnt arbeiten können. Mit dem brandneuen SmartTools Outlook Backup haben Sie diese Probleme zuverlässig im Griff:
SmartTools Outlook Backup ist ab Mitte Oktober verfügbar und kann zur Zeit mit 10% Einführungsrabatt bestellt werden. Weitere Infos finden Sie unter: http://www.add-in-world.com/katalog/outlook-backup/ Download-Tipp: Einzeladressen komfortabel von Outlook nach Excel übernehmen Beim Schreiben von Rechnungen, Lieferscheinen oder ähnlichen Dateien, bietet es sich an, die Empfängeradresse möglichst komfortabel aus Outlook einzufügen. Excel kann das standardmäßig nicht, aber mit unserer kostenlosen Erweiterung SmartTools Outlook-To-Excel beheben Sie das Problem: Mit wenigen Mausklicks erweitern Sie Ihre Arbeitsmappen um eine Funktion zur Datenübernahme aus Outlook. Wenn Sie diese neue Funktion starten, wird automatisch eine Liste mit allen verfügbaren Adressen aus Outlook angezeigt. Sie markieren dann nur noch den gewünschten Namen, klicken auf Einfügen und wird die entsprechende Adresse in die aktuelle Zelle eingefügt. SmartTools Publishing stellt Ihnen diese nützlich Excel-Erweiterung samt Sourcecode kostenlose zur Verfügung:
Techinfo: Tipps & Infos zum Umstieg auf den Exchange Server 2003 Sie setzen zur Zeit den Exchange Server 5.5 oder 2000 ein und denken über ein Upgrade auf die Version 2003 nach? Microsoft bietet zu diesem Thema umfangreiches Support-Material an, das Ihnen bei der Planung und bei dem konkreten Umstieg wertvolle Dienste leisten wird. Sie müssen sich die entsprechenden Techinfos und Downloads glücklicherweise nicht an verschiedenen Stellen zusammensuchen, denn Microsoft bietet eine spezielle Migrationsseite an, auf der die wichtigsten Links rund um das Thema "Umstieg auf Exchange Server 2003" zusammengefasst werden: Techinfo: Umstieg auf den Exchange Server 2003
Posteingang nach Monaten gruppieren Versionen: Outlook 2000, 2002/XP und 2003 Wer viele Mails erhält, verliert schnell den Überblick über den Inhalt des "Posteingangs". Mehr Übersicht könnte eine Datumsorientierte Gruppierung der eingegangenen Nachrichten schaffen. Aber wenn Sie den Posteingang beispielsweise nach dem Feld "Erhalten" gruppieren, gliedert Outlook die Einträge so penibel, dass es Sie auch nicht weiter bringt. Als Gruppierungskriterium verwendet Outlook nämlich die exakte Zeit, so dass in der Regel jede Mail als eigene Gruppe erscheint. Sie könnten jetzt versuchen, mit den üblichen Programmfunktionen ein benutzerdefiniertes Feld einzurichten, in dem Sie nur Jahr und Monat des Mail-Eingangs ausgeben lassen. Outlook würde den Feldinhalt zwar in einer Spalte des Posteingangs anzeigen. Es ist jedoch nicht möglich, berechnete Felder als Gruppierungskriterium einzusetzen. Anders sieht es aus, wenn Sie ein benutzerdefiniertes Feld mit Hilfe von VBA-Code erstellen. Outlook behandelt ein solches Feld wie ein normales Textfeld, sodass es problemlos als Gruppierungskriterium für den Posteingang verwendet werden kann. Die entsprechende VBA-Prozedur erstellen Sie folgendermaßen:
Dim olNameSpace As NameSpace Dim olInputBox As MAPIFolder Dim NewField As UserProperty Dim intMails As Integer, i As Integer On Error Resume Next Set olNameSpace = Application.GetNamespace("MAPI") Set olInputBox = _ olNameSpace.GetDefaultFolder(olFolderInbox) intMails = olInputBox.Items.Count For i = 1 To intMails With olInputBox.Items(i) Set NewField = _ .UserProperties.Add("Monat", olText) NewField.Value = _ Format(.ReceivedTime, "yyyy\/MM") .Save End With Next i End Sub
NewField.Value = Format(.ReceivedTime, "yyyy\/ww", _ vbMonday, vbFirstFourDays)
Auf diese Weise ist es leicht, sich nur die Nachrichten anzeigen zu lassen, die in einem bestimmten Monat eingegangen sind. Allerdings müssen Sie die VBA-Prozedur zum Setzen des Monats immer wieder ausführen, sobald neue Mail eintrifft, da sie sich nur auf die vorhandenen Einträge auswirkt. Auch wenn das nicht dazu führt, dass in bereits behandelten Mail-Einträgen womöglich ein zweites Monatsfeld eingefügt wird, ist die wiederholte Bearbeitung des gesamten Posteingangs eine überflüssige Aufgabe. Mit automatisch ausgeführten Ereignisroutinen können Sie den Vorgang auf neu eintreffende Nachrichten beschränken:
Private Sub Application_Quit() Set olNachrichten = Nothing End Sub Private Sub Application_Startup() Dim objMAPI As NameSpace Set objMAPI = Application.GetNamespace("MAPI") Set olNachrichten = _ objMAPI.GetDefaultFolder(olFolderInbox).Items Set objMAPI = Nothing End Sub Private Sub olNachrichten_ItemAdd(ByVal Item As Object) Dim NewField As UserProperty On Error Resume Next With Item Set NewField = _ .UserProperties.Add("Monat", olText) NewField.Value = Format(.ReceivedTime, "yyyy\/MM") .Save End With Set Item = Nothing End Sub
Haben Sie Fragen zu Outlook 97, 98, 2000, 2002/XP oder 2003? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an: outlook-helpline@smarttools.de Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter. Unerwünschte Faxnummern beim Senden von E-Mails Versionen: Outlook 98, 2000, 2002/XP und 2003 FRAGE: Wenn ich eine E-Mail schreibe und dann den Empfänger per An-Schaltfläche auswählen möchte, stört mich, dass immer alle verfügbaren E-Mail-Adressen (und nicht nur eine Hauptadresse) und zu allem Überfluss auch noch Faxnummern angeboten werden. Das erschwert die zielgerichtete Auswahl der Empfängeradresse ungemein. Außerdem finde ich, dass Faxnummern in dieser Übersicht ohnehin nichts verloren haben. Lässt sich die Anzeige nicht irgendwie auf die erste E-Mail-Adresse beschränken? Diverse Anfragen ANTWORT: Leider lässt sich dieses Verhalten nicht abstellen. Es gibt nur mehr oder weniger sinnvolle "Workarounds". Wenn Sie zum Beispiel die Faxnummern aus der Empfängerliste ausschließen wollen, können Sie die entsprechenden Telefonnummern im Kontaktordner mit dem Präfix "FAX:" versehen. Oder Sie können die Nummern in ein anderes Rufnummernfeld eintragen - beispielsweise in das Feld Weitere. Neben dem Aufwand, alle vorhandenen Kontakte zu überarbeiten, hat dieses Verfahren den Nachteil, dass Sie die Faxfunktion von Outlook anschließend nicht mehr nutzen können. Wirklich sinnvoll ist diese Lösung demnach nicht. Auch der Ausschluss sekundärer E-Mail-Adressen lässt sich nur mit einiger Mühe erreichen. Der Vorschlag wäre, einen neuen Kontaktordner in Outlook anzulegen, in den Sie alle Kontakte kopieren. Dieser Ordner enthält somit alle verfügbaren E-Mail-Adressen. Danach bearbeiten Sie Ihren Original-Kontaktordner und löschen daraus alle E-Mail2- und E-Mail3-Einträge, sodass für jeden Empfänger nur noch die Hauptadresse übrig bleibt. Wenn Sie nun eine E-Mail schreiben und den/die Empfänger auswählen, enthält die Liste nur noch die primären E-Mail-Adressen. - Der Nachteil: In Zukunft müssen Sie Kontakte quasi doppelt erfassen - einmal im Original-Kontaktordner und einmal in der Kopie, wo Sie gegebenenfalls mehrere E-Mail-Adressen eintragen. Wem diese Hilfslösungen nicht professionell genug erscheinen, dem bleibt nur darauf zu vertrauen, dass Outlook die Empfängerliste immer in der Reihenfolge E-Mail1, E-Mail2, E-Mail3 und Fax anzeigt. Der erste Eintrag eines doppelt aufgeführten Namens entspricht somit der Haupt-E-Mail-Adresse.
Termin aus Aufgabe anlegen Versionen: Outlook 98, 2000, 2002/XP und 2003 FRAGE: Besteht die Möglichkeit, eine Aufgabe direkt als Termin in den Kalender zu übernehmen? G. Frielinghaus ANTWORT: Ja, Sie müssen die Aufgabe nur aus dem Aufgabenordner auf das Kalendersymbol in der Outlook-Leiste ziehen. Outlook erstellt daraufhin automatisch einen neuen Termin, dem die wichtigsten Aufgabendaten in Textform beigefügt sind. Einziger Nachteil: Sie müssen Datum und Uhrzeit selbst einstellen, denn standardmäßig setzt Outlook die aktuelle Zeit ein. Wenn Sie den Aufgabeneintrag nicht mit der linken, sondern mit der rechten Maustaste auf das Kalendersymbol ziehen, stellt Ihnen Outlook sogar verschiedene Aktionen zur Auswahl: Sie können die Aufgabeninhalte als Text beifügen (wie beim Ziehen mit der linken Maustaste) oder sie als Verknüpfung oder als Anlage einfügen. Die vierte Option erlaubt das Verschieben der Aufgabe, womit Sie die Möglichkeit haben, eine Aufgabe in einen Termin umzuwandeln. Ansonsten gilt auch für die erweiterten Aktionen, dass Sie Datum und Uhrzeit jedes Mal selbst einstellen müssen.
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