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Ausgabe vom 7. Oktober
2004 |
| In dieser
Ausgabe |
Outlook-News & Downloads
- News: Endlich eine komfortable Datensicherung für
Outlook
- Download-Tipp: Einzeladressen komfortabel von
Outlook nach Excel übernehmen
- Techinfo: Tipps & Infos zum Umstieg auf den
Exchange Server 2003
Outlook-Helpline
Newsletter-Tipp
| Outlook-News &
Downloads |
News: Endlich eine komfortable Datensicherung für Outlook
Was würde passieren, wenn Ihre Outlook-Daten plötzlich und unerwartet verloren gehen? Wenn Sie regelmäßig mit Outlook arbeiten wäre das ein echtes Problem, denn Sie verlieren meistens nicht nur E-Mails, sondern auch wichtige Adressen, Termine aus dem Kalender, Aufgaben und Notizen.
Hinzu kommt ein erheblicher Einrichtungsaufwand, um alle Filter und Regeln, Kategorien, Signaturen, Symbolleisten und E-Mail-Konten so einzurichten, dass Sie wieder wie gewohnt arbeiten können.
Mit dem brandneuen SmartTools Outlook Backup haben Sie diese Probleme zuverlässig im Griff:
- Machen Sie sich nie wieder sorgen um Ihre Daten, denn der
Backup-Vorgang lässt sich mit wenig Aufwand automatisieren.
- SmartTools Outlook Backup sichert nicht nur einfach die
Datendatei, sondern kümmert sich außerdem um Ihre Outlook-Symbolleiste,
Kategorien, E-Mail-Kontoeinstellungen, Signaturen, Filter und
Regeln.
- Bei einem Datenverlust sparen Sie viele Stunden
Konfigurationsaufwand, denn alle gesicherten Informationen lassen sich
mit wenigen Mausklicks wiederherstellen.
SmartTools Outlook Backup ist ab Mitte Oktober verfügbar und kann zur Zeit mit 10% Einführungsrabatt bestellt werden. Weitere Infos finden Sie unter:
http://www.add-in-world.com/katalog/outlook-backup/
Download-Tipp: Einzeladressen komfortabel von Outlook nach Excel übernehmen
Beim Schreiben von Rechnungen, Lieferscheinen oder ähnlichen Dateien, bietet es sich an, die Empfängeradresse möglichst komfortabel aus Outlook einzufügen. Excel kann das standardmäßig nicht, aber mit unserer kostenlosen Erweiterung SmartTools Outlook-To-Excel beheben Sie das Problem: Mit wenigen Mausklicks erweitern Sie Ihre Arbeitsmappen um eine Funktion zur Datenübernahme aus Outlook.
Wenn Sie diese neue Funktion starten, wird automatisch eine Liste mit allen verfügbaren Adressen aus Outlook angezeigt. Sie markieren dann nur noch den gewünschten Namen, klicken auf Einfügen und wird die entsprechende Adresse in die aktuelle Zelle eingefügt. SmartTools Publishing stellt Ihnen diese nützlich Excel-Erweiterung samt Sourcecode kostenlose zur Verfügung:
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SmartTools
Outlook-To-Excel
1.10 |
Techinfo: Tipps & Infos zum Umstieg auf den Exchange Server 2003
Sie setzen zur Zeit den Exchange Server 5.5 oder 2000 ein und denken über ein Upgrade auf die Version 2003 nach? Microsoft bietet zu diesem Thema umfangreiches Support-Material an, das Ihnen bei der Planung und bei dem konkreten Umstieg wertvolle Dienste leisten wird. Sie müssen sich die entsprechenden Techinfos und Downloads glücklicherweise nicht an verschiedenen Stellen zusammensuchen, denn Microsoft bietet eine spezielle Migrationsseite an, auf der die wichtigsten Links rund um das Thema "Umstieg auf Exchange Server 2003" zusammengefasst werden:
Techinfo: Umstieg auf den Exchange Server 2003
| Outlook-Tipp der
Woche |
Posteingang nach Monaten gruppieren
Versionen: Outlook 2000, 2002/XP und 2003
Wer viele Mails erhält, verliert schnell den Überblick über den Inhalt des "Posteingangs". Mehr Übersicht könnte eine Datumsorientierte Gruppierung der eingegangenen Nachrichten schaffen. Aber wenn Sie den Posteingang beispielsweise nach dem Feld "Erhalten" gruppieren, gliedert Outlook die Einträge so penibel, dass es Sie auch nicht weiter bringt. Als Gruppierungskriterium verwendet Outlook nämlich die exakte Zeit, so dass in der Regel jede Mail als eigene Gruppe erscheint.
Sie könnten jetzt versuchen, mit den üblichen Programmfunktionen ein benutzerdefiniertes Feld einzurichten, in dem Sie nur Jahr und Monat des Mail-Eingangs ausgeben lassen. Outlook würde den Feldinhalt zwar in einer Spalte des Posteingangs anzeigen. Es ist jedoch nicht möglich, berechnete Felder als Gruppierungskriterium einzusetzen.
Anders sieht es aus, wenn Sie ein benutzerdefiniertes Feld mit Hilfe von VBA-Code erstellen. Outlook behandelt ein solches Feld wie ein normales Textfeld, sodass es problemlos als Gruppierungskriterium für den Posteingang verwendet werden kann. Die entsprechende VBA-Prozedur erstellen Sie folgendermaßen:
- Wechseln Sie aus Outlook mit Alt+F11 in den Visual
Basic-Editor.
- Legen Sie mit dem Befehl Einfügen-Modul ein neues VBA-Modul an. Es
öffnet sich automatisch ein neues Codefenster, in dem Sie diese Prozedur
eingeben:
Dim olNameSpace As NameSpace
Dim olInputBox As MAPIFolder
Dim NewField As UserProperty
Dim intMails As Integer, i As Integer
On Error Resume Next
Set olNameSpace = Application.GetNamespace("MAPI")
Set olInputBox = _
olNameSpace.GetDefaultFolder(olFolderInbox)
intMails = olInputBox.Items.Count
For i = 1 To intMails
With olInputBox.Items(i)
Set NewField = _
.UserProperties.Add("Monat", olText)
NewField.Value = _
Format(.ReceivedTime, "yyyy\/MM")
.Save
End With
Next i
End Sub
- Dieses Makro durchläuft alle Elemente des Posteingangs und ergänzt
sie um ein Feld namens "Monat". In das Feld schreibt es dann Jahr und
Monat der Empfangszeit, für Oktober 2004 zum Beispiel "2004/10".
Übrigens: Falls Ihnen eine Gliederung nach Monaten noch zu grob ist,
können Sie genauso gut ein Feld mit Kalenderwochen hinzufügen. Dazu
müssen Sie nur die ersten beiden Zeilen in der With-Klammer ändern, und
zwar in:
NewField.Value = Format(.ReceivedTime, "yyyy\/ww", _
vbMonday, vbFirstFourDays)
- Verlassen Sie den Visual Basic-Editor, indem Sie Datei-Schließen und zurück zu Microsoft
Outlook anwählen.
- In Outlook rufen Sie nun Extras-Makro-Makros auf. Daraufhin erscheint
ein Dialogfeld mit den verfügbaren Makronamen. Doppelklicken Sie auf
"MonatSetzen", um die zuvor erstellte Prozedur zu starten.
- Nach Abschluss der Prozedurausführung fügen Sie das neue Monatsfeld
als Spalte in den Posteingang ein. Dazu wechseln Sie in Ihren
Posteingangsordner und klicken mit der rechten Maustaste auf den grauen
Bereich mit den Spaltenköpfen. Im Kontextmenü wählen Sie dann den Befehl
Feldauswahl an. Es öffnet sich ein
kleines Fenster mit einem Dropdown-Feld am oberen Rand. Daraus wählen
Sie den Eintrag "Benutzer-Posteingangsfelder". In der Liste verfügbarer
Felder erscheint nun das Feld "Monat", das Sie per VBA-Makro angelegt
hatten.
- Zeigen Sie auf den Feldnamen und ziehen Sie ihn mit der Maus an eine
beliebige Stelle innerhalb der Spaltenköpfe des Posteingangs,
beispielsweise zwischen "Betreff" und "Erhalten". Sobald Sie die
Maustaste loslassen, fügt Outlook die neue Spalte ein und zeigt die
Monatsangaben, die die VBA-Prozedur in das Feld geschrieben hat.
Anschließend können Sie das Fenster mit der Feldauswahl wieder
schließen.
- Nun öffnen Sie mit der rechten Maustaste noch einmal das Kontextmenü
für die Spaltenköpfe. Dieses Mal wählen Sie den Befehl Gruppierfeld an, sodass über den
Spaltenköpfen ein entsprechender Bereich angezeigt wird.
Auf diese Weise ist es leicht, sich nur die Nachrichten anzeigen zu lassen, die in einem bestimmten Monat eingegangen sind. Allerdings müssen Sie die VBA-Prozedur zum Setzen des Monats immer wieder ausführen, sobald neue Mail eintrifft, da sie sich nur auf die vorhandenen Einträge auswirkt. Auch wenn das nicht dazu führt, dass in bereits behandelten Mail-Einträgen womöglich ein zweites Monatsfeld eingefügt wird, ist die wiederholte Bearbeitung des gesamten Posteingangs eine überflüssige Aufgabe. Mit automatisch ausgeführten Ereignisroutinen können Sie den Vorgang auf neu eintreffende Nachrichten beschränken:
- Öffnen Sie wie oben mit Alt+F11 den Visual Basic-Editor,
wobei Sie jetzt im Projekt-Explorer den Zweig "Microsoft Outlook
Objekte" einblenden. Doppelklicken Sie dann auf "DieseOutlookSitzung",
um das zugehörige Codefenster zu öffnen.
- In das Codefenster geben Sie folgende VBA-Anweisungen
ein:
Private Sub Application_Quit()
Set olNachrichten = Nothing
End Sub
Private Sub Application_Startup()
Dim objMAPI As NameSpace
Set objMAPI = Application.GetNamespace("MAPI")
Set olNachrichten = _
objMAPI.GetDefaultFolder(olFolderInbox).Items
Set objMAPI = Nothing
End Sub
Private Sub olNachrichten_ItemAdd(ByVal Item As Object)
Dim NewField As UserProperty
On Error Resume Next
With Item
Set NewField = _
.UserProperties.Add("Monat", olText)
NewField.Value = Format(.ReceivedTime, "yyyy\/MM")
.Save
End With
Set Item = Nothing
End Sub
- Damit definieren Sie beim Starten von Outlook eine Objektvariable
namens "olNachrichten", die sich auf die Nachrichten im Posteingang
bezieht. Dafür kann Outlook diverse Ereignisse automatisch überwachen,
so auch das Hinzufügen eines neuen Eintrags ("ItemAdd"). Auf diese Weise
sind Sie in der Lage, das neue "Item" genauso zu behandeln, wie Sie es
zuvor mit der Prozedur "MonatSetzen" für den gesamten Posteingang
gemacht haben.
- Wenn Sie die Eingabe abgeschlossen haben, kehren Sie mit Datei-Schließen und zurück zu Microsoft
Outlook zum Outlook-Fenster zurück.
- Damit die automatische Monatszuweisung aktiv wird, müssen Sie
Outlook allerdings noch einmal neu starten. Vergessen Sie dabei nicht,
das VBA-Projekt zu speichern.
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| Outlook-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Outlook 97, 98, 2000, 2002/XP oder 2003? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an:
outlook-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Unerwünschte Faxnummern beim Senden von E-Mails
Versionen: Outlook 98, 2000, 2002/XP und 2003
FRAGE: Wenn ich eine E-Mail schreibe und dann den Empfänger per An-Schaltfläche auswählen möchte, stört mich, dass immer alle verfügbaren E-Mail-Adressen (und nicht nur eine Hauptadresse) und zu allem Überfluss auch noch Faxnummern angeboten werden. Das erschwert die zielgerichtete Auswahl der Empfängeradresse ungemein. Außerdem finde ich, dass Faxnummern in dieser Übersicht ohnehin nichts verloren haben. Lässt sich die Anzeige nicht irgendwie auf die erste E-Mail-Adresse beschränken?
Diverse Anfragen
ANTWORT: Leider lässt sich dieses Verhalten nicht abstellen. Es gibt nur mehr oder weniger sinnvolle "Workarounds".
Wenn Sie zum Beispiel die Faxnummern aus der Empfängerliste ausschließen wollen, können Sie die entsprechenden Telefonnummern im Kontaktordner mit dem Präfix "FAX:" versehen. Oder Sie können die Nummern in ein anderes Rufnummernfeld eintragen - beispielsweise in das Feld Weitere. Neben dem Aufwand, alle vorhandenen Kontakte zu überarbeiten, hat dieses Verfahren den Nachteil, dass Sie die Faxfunktion von Outlook anschließend nicht mehr nutzen können. Wirklich sinnvoll ist diese Lösung demnach nicht.
Auch der Ausschluss sekundärer E-Mail-Adressen lässt sich nur mit einiger Mühe erreichen. Der Vorschlag wäre, einen neuen Kontaktordner in Outlook anzulegen, in den Sie alle Kontakte kopieren. Dieser Ordner enthält somit alle verfügbaren E-Mail-Adressen. Danach bearbeiten Sie Ihren Original-Kontaktordner und löschen daraus alle E-Mail2- und E-Mail3-Einträge, sodass für jeden Empfänger nur noch die Hauptadresse übrig bleibt. Wenn Sie nun eine E-Mail schreiben und den/die Empfänger auswählen, enthält die Liste nur noch die primären E-Mail-Adressen. - Der Nachteil: In Zukunft müssen Sie Kontakte quasi doppelt erfassen - einmal im Original-Kontaktordner und einmal in der Kopie, wo Sie gegebenenfalls mehrere E-Mail-Adressen eintragen.
Wem diese Hilfslösungen nicht professionell genug erscheinen, dem bleibt nur darauf zu vertrauen, dass Outlook die Empfängerliste immer in der Reihenfolge E-Mail1, E-Mail2, E-Mail3 und Fax anzeigt. Der erste Eintrag eines doppelt aufgeführten Namens entspricht somit der Haupt-E-Mail-Adresse.
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Fritzfax-AssistentSerienfaxe mit Word und FRITZ!fax: Sie legen nur noch das Seriendokument an und der Assistent verschickt automatisch ein Fax nach dem anderen an die gewünschten Empfänger. http://www.add-in-world.com/katalog/fritzfaxassi/ |
Termin aus Aufgabe anlegen
Versionen: Outlook 98, 2000, 2002/XP und 2003
FRAGE: Besteht die Möglichkeit, eine Aufgabe direkt als Termin in den Kalender zu übernehmen?
G. Frielinghaus
ANTWORT: Ja, Sie müssen die Aufgabe nur aus dem Aufgabenordner auf das Kalendersymbol in der Outlook-Leiste ziehen. Outlook erstellt daraufhin automatisch einen neuen Termin, dem die wichtigsten Aufgabendaten in Textform beigefügt sind. Einziger Nachteil: Sie müssen Datum und Uhrzeit selbst einstellen, denn standardmäßig setzt Outlook die aktuelle Zeit ein.
Wenn Sie den Aufgabeneintrag nicht mit der linken, sondern mit der rechten Maustaste auf das Kalendersymbol ziehen, stellt Ihnen Outlook sogar verschiedene Aktionen zur Auswahl: Sie können die Aufgabeninhalte als Text beifügen (wie beim Ziehen mit der linken Maustaste) oder sie als Verknüpfung oder als Anlage einfügen. Die vierte Option erlaubt das Verschieben der Aufgabe, womit Sie die Möglichkeit haben, eine Aufgabe in einen Termin umzuwandeln. Ansonsten gilt auch für die erweiterten Aktionen, dass Sie Datum und Uhrzeit jedes Mal selbst einstellen müssen.
| Newsletter-Tipp |
Word-Tipps kostenlos per E-Mail
SMARTTOOLS WORD WEEKLY ist ein brandneuer E-Mail-Newsletter, der jede Woche kostenlose Tipps rund um Word 97, 2000, 2002/XP und 2003 liefert:
- Undokumentierte Parameter und Funktionen
- Berichte über Bugs, Patches und Sicherheitslücken
- Fertige Makros zur Automatisierung häufiger Arbeitsvorgänge
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